Ứng dụng phần mềm microsoft project 2013 trong quản lý dự án

Ch°¢ng trình này đ°ÿc thiÁt kÁ để hỗ trÿ quÁn lý dā án trong viác phát triển các kÁ ho¿ch, phân công ngußn lāc cho dā án, theo dõi tiÁn đß, quÁn lý ngân sách và phân tích khối l°ÿng công

TR¯âNG Đ¾I HàC NGÂN HÀNG TP Hà CHÍ MINH

LàP: D09

BÁO CÁO K¾T QUÀ THĀC HÀNH BÀI TẬP NHÓM

ĄNG DĀNG PHÀN MÂM MICROSOFT PROJECT 2013

LâI Mä ĐÀU Microsoft Project (MSP hoặc WinProj) là mßt phÁn mÃm quÁn lý dā án đ°ÿc

phát triển và bán bởi Microsoft Ch°¢ng trình này đ°ÿc thiÁt kÁ để hỗ trÿ quÁn lý dā

án trong viác phát triển các kÁ ho¿ch, phân công ngußn lāc cho dā án, theo dõi tiÁn đß, quÁn lý ngân sách và phân tích khối l°ÿng công viác Microsoft Project 2013 giúp b¿n trÁi nghiám mßt cách dß dàng cũng nh° cung c¿p nhÿng công cā để mang l¿i hiáu quÁ làm viác tốt h¢n

B¿n có thể sử dāng Microsoft Project để:

 T¿o ra các kÁ ho¿ch cho dā án ở các cÁp đß chi tiÁt cho mßt dā án Xác định đ°ÿc thời gian phÁi hoàn thành Làm viác vái các thông tin và dÿ liáu mßt cách chi tiÁt giúp b¿n kiểm soát dā án, kiểmsoát các công viác mà Microsoft Project có thể tā đßng thiÁt lÁp lịch hoặc b¿n s¿ thiÁt lÁp bằng tay

 QuÁn lý các công viác, chi phí, ngußn lāc theo từng c¿p đß

 Xem các thông tin, dÿ liáu cÿa dā án bằng nhiÃu cách Áp dāng các nhóm, đánh d¿u, sắp xÁp và lọc các thông tin mà b¿n muốn

 Theo dõi và quÁn lý kÁ ho¿ch trong quá trình thāc hián dā án Cho phép điÃu chỉnh kÁ ho¿ch phù hÿp vái các ràng bußc và thời gian và chi phí tài nguyên giái h¿n

 Cßng tác và chia sẻ dÿ liáu vái nhÿng thành viên trong nhóm để tăng năng su¿t làm viác

 Chuẩn bị nhÿng báo cáo mang tính ch¿t chuyên nghiáp để trình bày cho ban lãnh đ¿o, t° v¿n giám sát, chÿ đÁu t°, công nhân…

Dù MSP là mßt th°¢ng hiáu và nh° mßt thành viên trong gia đình Microsoft Office tuy nhiên không bao giờ th¿y nó đ°ÿc đi kèm trong b¿t kỳ bß Office nào cÁ Project có hai phiên bÁn, Standard và Professional Đuôi mở rßng cÿa nó MSP là mpp

NHÀN XÉT CĂA GIÀNG VIÊN

Māc Lāc

CH¯¡NG I GIàI THIàU TàNG QUAN 5

1 Khái niám dā án và quy trình quÁn lý dā án 5

CH¯¡NG II PHÀN MÂM QUÀN LÝ DĀ ÁN 13

3.4 T¿o danh sách công viác 22

3.5 ThiÁt lÁp mối quan há giÿa các công viác 23

Hình 5 T¿o danh sách công viác vái Task Name 23

Hình 6 Hßp tho¿i Task Information 24

Hình 7 NhÁp dÿ liáu tài nguyên vái Resource Sheet 25

Hình 8 NhÁp thông tin ngußn dÿ liáu tài nguyên 26

Hình 9 Hßp tho¿i Resource Information 26

Hình 10 Hßp tho¿i Task Information 27

Hình 11 Hßp tho¿i Assign Resources 28

Hình 12 Hßp tho¿i Change Working Time 29

Hình 13 Hßp tho¿i Project Information 30

Hình 14 LÁp lịch vái For Calendar 30

Hình 20 Hßp tho¿i Task Details Form 34

Hình 21 Hßp tho¿i Task Details Form 34

Hình 22 Sā sai khác giÿa kÁ ho¿ch và thāc tÁ 35

Hình 23 Cân đối tài nguyên vái thẻ Resource 36

Hình 24 Cửa sá Resource Leveling 36

Hình 25 Chọn biểu m¿u báo cáo vái thẻ Report 37

Hình 26 ThiÁt kÁ biểu m¿u báo cáo m¿u Project Overview 38

Hình 27 ThiÁt kÁ biểu m¿u báo cáo m¿u Work Overview 38

Hình 28 ThiÁt kÁ biểu m¿u báo cáo m¿u Visual Reports 39

Hình 29 KÁ ho¿ch thāc hián công viác vái MS Project 43

GIàI THIàU TâNG QUAN

2 Khái niám dā án và quy trình quÁn lý dā án

2.1 Khái niám dā án

Dā án là mßt tÁp hÿp các ho¿t đßng có liên quan đÁn nhau đ°ÿc thāc hián trong

mßt khoÁng thời gian có h¿n, vái nhÿng ngußn lāc đã đ°ÿc giái h¿n; nh¿t là ngußn tài chính có giái h¿n để đ¿t đ°ÿc nhÿng māc tiêu cā thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cÁu cÿa đối t°ÿng mà dā án h°áng đÁn Thāc ch¿t, Dā án là táng thể nhÿng chính sách, ho¿t đßng và chi phí liên quan vái nhau đ°ÿc thiÁt kÁ nhằm đ¿t đ°ÿc nhÿng māc tiêu nh¿t định trong mßt thời gian nh¿t định

Dā án bao gßm dā án đÁu t° và dā án hỗ trÿ kỹ thuÁt sÁn phẩm phÁi đ°ÿc đánh giá cao và ch¿t l°ÿng

2.2 Quy trình quÁn lý dā án

Quy trình quÁn lý dā án có vai trò thāc hián và kiểm soát nhiÃu công viác Quy trình giúp nhân viên hình dung đ°ÿc trong mỗi nghiáp vā họ phÁi tiÁn hành nhÿng b°ác công viác nào, cách thāc ra sao và phÁi cÁn đ¿t kÁt quÁ gì? Đối vái c¿p quÁn lý

có thể giám sát tiÁn đß và ch¿t l°ÿng công viác do nhân viên thāc hián

Quy trình quÁn lý dā án gßm năm b°ác: thiÁt lÁp dā án, lÁp kÁ ho¿ch dā án, thāc thi dā án, kiểm soát dā án, kÁt thúc dā án:

Hình 1 Quy trình quÁn lý dā án

 ThiÁt lÁp dā án

Quá trình thiÁt lÁp dā án gßm 2 ho¿t đßng chính:

- Xây dāng bÁn tuyên bố dā án: tài liáu này thể hián māc tiêu dā án, các ràng bußc, tá chāc dā án, quyÃn h¿n, vai trò trách nhiám nhÿng vị trí quan trọng, các giÁ định, các rÿi ro ở māc đß táng quát BÁn tuyên bố dā án đóng mßt vai trò hÁt sāc quan trọng cho toàn bß quá trình dā án Đó là māc tiêu cÁn đ¿t đ°ÿc, là định h°áng ho¿t đßng, là c¢ sở để công nhÁn kÁt quÁ cuối cùng cÿa dā án T¿t cÁ các dā án đÃu phÁi có bÁn tuyên bố dā án

- Xác định nhÿng ng°ời liên quan: nhằm thu thÁp đÁy đÿ các yêu cÁu, ràng bußc, giÁ định, rÿi ro, māc tiêu, và nhÿng tác đßng khác liên quan đÁn dā

án Māc tiêu cuối cùng cÿa quÁn lý dā án chính là thỏa mãn sā mong đÿi đ°ÿc xác định và thống nh¿t cÿa các bên liên quan Viác xác định đÁy đÿ và đánh giá đ°ÿc māc đß Ánh h°ởng cÿa các bên liên quan giúp tăng khÁ năng hoàn thành māc tiêu cÿa dā án

 Thāc thi dā án

Thāc hián dā án theo các kÁ ho¿ch chi tiÁt đã đ°ÿc v¿ch ra Giai đo¿n này thāc hián hoàn thành các công viác đ°ÿc xác định trong phÁn lÁp kÁ ho¿ch để đÁm bÁo các yêu cÁu cÿa dā án

 Kiểm soát dā án

Đối chiÁu giÿa kÁ ho¿ch và thāc tÁ thāc hián, đßng thời điÃu chỉnh nÁu cÁn thiÁt T¿i quá trình kiểm soát, các thay đái có thể xÁy ra Viác thay đái này có thể d¿n đÁn quá trình thāc thi, có thể phÁi lÁp kÁ ho¿ch l¿i, hoặc cũng có thể quay l¿i giai đo¿n thiÁt lÁp dā án Thay đái th°ờng không thể tránh khỏi trong các dā án Thay đái thông th°ờng s¿ tác đßng x¿u đÁn thời gian và chi phí dā án Vì thÁ các tá chāc nên có quy trình và phân chia vai trò cā thể để quÁn lý thay đái Thay đái trong giai đo¿n thāc hián dā án đa phÁn mang tích ch¿t tiêu cāc, thể hián viác tá chāc ch°a đánh giá hÁt và hiểu rõ māc tiêu, công viác, làm phát sinh ra các yêu cÁu mái không l°ờng tr°ác đ°ÿc trong quá trình triển khai dā án Thay đái càng nhiÃu chāng tỏ quy trình quÁn lý rÿi ro ch°a đ°ÿc áp dāng tốt.

 KÁt thúc dā án

Viác kÁt thúc dā án cÁn phÁi đ°ÿc thāc hián mßt cách đÁy đÿ CÁn phÁi bàn giao sÁn phẩm, đánh giá sā hài lòng cÿa khách hàng, l°u hß s¢,… và cuối cùng là kÁt thúc dā án Viác kÁt thúc không theo trình tā s¿ dß d¿n đÁn phát sinh nhiÃu viác rắc rối phÁi giÁi quyÁt sau khi dā án hoàn thành nh° kián tāng hÿp đßng, trách nhiám nhân

sā, pháp lý,… Viác kÁt thúc mà không l°u hß s¢ dā án cũng s¿ d¿n đÁn sā m¿t đi tài sÁn vô cùng giá trị trong tá chāc đó chính là tài liáu lịch sử

3 PhÁn mÃm quÁn lý dā án

3.1 PhÁn mÃm mißn phí

Jira là mßt công cā tuyát vời để lÁp kÁ ho¿ch, theo dõi và quÁn lý các dā án phát triển phÁn mÃm và nhanh nhẹn cÿa b¿n Trong Jira, b¿n có thể dß dàng tùy chỉnh quy trình làm viác, cßng tác và phát hành phÁn mÃm tuyát vời.

Trello: Lÿi thÁ cÿa Trello là cung c¿p cái nhìn táng quan cho dā án trong giai đo¿n phát triển Ngay từ đÁu cho đÁn cuối, b¿n có thể giÿ mßt bÁn ghi hoàn chỉnh cÿa

dā án Trello cung c¿p cho b¿n các thẻ vái thông tin liên quan đÁn dā án hoàn chỉnh Vái thông tin có sẵn này, b¿n có thể dß dàng đánh giá hiáu su¿t cÿa dā án Dā án tiÁp theo, dā án hián t¿i và tr¿ng thái hián t¿i cÿa dā án là gì?

2-Plan: Desktop 2-Plan là mßt há thống quÁn lý dā án hoàn chỉnh Giúp b¿n t¿o các dā án sáng t¿o bằng cách sử dāng các công cā đß họa và ho¿t hình nh° WBS B¿n cũng có thể phát triển các mốc quan trọng cÿa dā án Sử dāng ph°¢ng pháp lÁp kÁ ho¿ch từ trên xuống và từ d°ái lên thông qua Desktop 2-Plan B¿n có thể phát triển các há thống điÃu khiển dā án khi sử dāng phiên bÁn máy tính để bàn Work 2- Gether

là mßt ban quÁn lý nhiám vā Nó giúp b¿n thāc hián các dā án nhỏ mßt cách dß dàng

Có mßt số h¿n chÁ khi sử dāng Work2-gether Nó chỉ hỗ trÿ nhóm dā án gßm ba thành viên PhÁn mÃm này chỉ có thể sử dāng hai bÁng nhiám vā mißn phí Để có nhiÃu tính năng h¢n b¿n phÁi trÁ phí $ 15

Asana: Asana là mßt trong nhÿng phÁn mÃm quÁn lý dā án mißn phí phá biÁn nh¿t trên thị tr°ờng Asana là đāa con tinh thÁn cÿa Dustin Moskovitz, ng°ời đßng sáng lÁp Facebook Do đó, sā đ¢n giÁn, sang trọng và thân thián vái ng°ời dùng là điểm nái bÁt cÿa Asana

Các nhà quÁn lý có thể theo dõi các dā án mà không có b¿t kỳ phiÃn toái nào

Nó cũng giúp t°¢ng tác giÿa các thành viên trong nhóm Nó cũng mang l¿i cho b¿n c¢ hßi để hình dung các māc tiêu cÿa dā án Và gán °u tiên cho các nhiám vā liên quan đÁn dā án cÿa b¿n

B¿n cũng có quyÃn nhÁn thông tin cÁp nhÁt và dā án đang dißn ra trong thời gian thāc Nó cũng cung c¿p cho b¿n chāc năng lịch Cung c¿p cho b¿n thông tin chi tiÁt biểu đß và các dā án trong mßt trang táng

Producteev: B¿n có thể phát triển nhiÃu danh sách nhiám vā liên quan đÁn dā

án B¿n cũng có thể theo dõi tiÁn trình dā án táng thể cÿa b¿n B¿n cũng có quyÃn chuyển đái Email thành công viác Đ°a chúng vào danh sách công viác chỉ vái vài cú nh¿p chußt Các nhà quÁn lý dā án cũng có thể đo l°ờng kÁt quÁ cÿa các dā án trong quá trình phát triển

Mingle: B¿n nhÁn đ°ÿc mßt lo¿t các chāc năng kéo và thÁ cßt và thẻ tùy chỉnh cho các dā án cÿa b¿n Nó t¿o điÃu kián cho nhiÃu nhóm làm viác môi tr°ờng Nó cũng giúp b¿n dā án khÁ năng hiển thị và dā báo dā án

3.2 PhÁn mÃm có bÁn quyÃn

 Smartsheet là mßt nÃn tÁng quÁn lý công viác phá biÁn mà b¿n cÁn để chuyển từ ý t°ởng sang hành đßng

Mßt số tính năng chính cÿa nó là:

 Công cā báo cáo tuyát vời

 Basecamp: Cái tên đ°ÿc nhắc đÁn r¿t nhiÃu và phá biÁn vái anh em làm quÁn lý

dā án PhÁn mÃm này đáp āng các yêu cÁu Project Manager trong quÁn lý dā án

và nó tốt đÁn māc hián t¿i NASA sử dāng nó để quÁn lý dā án

 OneNote: không chỉ là mßt công cā ghi chú tuyát vời Nó còn là mßt phÁn mÃm quÁn lý công viác cá nhân tuyát vời Mßt số thiÁt kÁ tÁp trung vào quÁn lý dā án

để giúp b¿n tá chāc các dā án phāc t¿p vái nhiÃu viác cÁn làm Thêm vào đó, khi b¿n bÁt OneNote vái các plugin nh° OneTastic, hoặc các táp tin trong SkyDrive, b¿n s¿ th¿y OneNote là công cā đắc lāc, đáng chú ý

 Công cā Podio quÁn lý dā án dāa trên đám mây cho phép b¿n hÿp lý hóa và đßng bß hóa các dā án và quy trình làm viác cÿa nhóm cÿa b¿n

Mßt số tính năng chính cÿa nó là:

 Nßi dung, ngÿ cÁnh và cußc trò chuyán ở mßt n¢i

 CÁp nhÁt tiÁn trình trong nháy mắt hoặc đi sâu vào chi tiÁt

 Podio ho¿t đßng liên tāc vái nhiÃu dịch vā chia sẻ táp phá biÁn nh¿t

CH¯¡NG II PHÀN MÂM QUÀN LÝ DĀ ÁN

2 Giái thiáu tãng quan

Microsoft Project 2013 là mßt ch°¢ng trình giúp b¿n có thể lÁp kÁ ho¿ch và quÁn lý mßt dā án đ°ÿc phát triển bởi Microsoft Có khÁ năng r¿t lán, đ°ÿc āng dāng trong hÁu hÁt các lĩnh vāc khác nhau, nghĩa là b¿t cā mßt công viác (hay mßt dā án) nào tuân theo mßt tiÁn trình thì đÃu có thể áp dāng đ°ÿc Từ thời h¿n cÿa mßt cußc họp quan trọng cho đÁn ngân sách thích hÿp dành cho ngußn lāc cÿa dā án, Project giúp b¿n trÁi nghiám mßt cách dß dàng cũng nh° cung c¿p nhÿng công cā để mang l¿i hiáu quÁ làm viác tốt h¢n B¿n có thể sử dāng phÁn mÃm Microsoft Project để:

 T¿o ra các kÁ ho¿ch cho dā án ở các c¿p đß chi tiÁt cho mßt dā án Làm viác vái các thông tin và dÿ liáu mßt cách chi tiÁt giúp b¿n kiểm soát dā án Kiểm soát các công viác mà Microsoft Project có thể tā đßng thiÁt lÁp lịch hoặc b¿n s¿ thiÁt lÁp bằng tay

 Cho phép ng°ời dùng cÁp nhÁt, lÁp bÁn báo cáo mßt cách dß dàng trong b¿t cā thời điểm nào cÿa dā án ngoài ra còn cho phép làm viác cùng lúc vái nhiÃu dā

án đßc lÁp hoặc liên quan vái nhau ĐiÃu quan trọng nÿa là nó cung c¿p khÁ năng giÁi quyÁt các v¿n đà nÁy sinh trong quá trình thāc hián dā án, nh° thay đái thời gian thāc hián công tác nào đó, thay đái điÃu kián ràng bußc

 QuÁn lý các công viác, chi phí theo từng c¿p đß

 Xem các thông tin, dÿ liáu cÿa dā án bằng nhiÃu cách Áp dāng các nhóm, đánh d¿u, sắp xÁp và lọc các thông tin mà b¿n muốn

 Theo dõi và quÁn lý kÁ ho¿ch trong quá trình thāc hián dā án

 Cßng tác và chia sẻ dÿ liáu vái nhÿng thành viên trong nhóm để tăng năng su¿t làm viác

 ThiÁt kÁ để làm viác nhóm và cho phép mở rßng

2 Giao dián phÁn mÃm

Hình 2 Biểu t°ÿng MS Project

 Task: Công viác, nhiám vā

Hình 4 Màn hình chính MS Project Hình 3 Cửa sã chąc năng MS Project

 Duration: Thời gian thāc hián công viác

 Start: Ngày bắt đÁu

 Finish: Ngày kÁt thúc

 Predecessors: Công viác làm tr°ác

 Successors: Công viác kÁ tiÁp

 Task list: Danh sách các công viác

 Resource: Tài nguyên hay nhân lāc, máy móc thāc hián các công viác cÿa dā án

 Work: Số giờ công đ°ÿc gán để thāc hián công viác

 Unit: KhÁ năng lao dßng cÿa tài nguyên

 Milestone: Lo¿i công viác đặc biát (điểm mốc) có Duration=0, dùng để kÁt thúc các đo¿n trong dā án

 Recurring Task: Công viác định kỳ, lặp đi lặp l¿i nhiÃu lÁn theo chu kỳ trong thời gian thāc hián dā án Ví dā các buái họp giao ban đÁu tuÁn

 Shedule: Lịch trình cÿa dā án

 Std Rate: Giá chuẩn

 Ovr Rate: Giá ngoài giờ Cost/use: Phí sử dāng tài nguyên Baseline: Theo kÁ ho¿ch

 Actual cost: Chi phí đã sử dāng tái thời điểm hián t¿i

 Current cost: Chi phí đã sử dāng tái thời điểm hián t¿i + Chi phí còn l¿i theo thời điểm hián t¿i Remaining cost: Chi phí cÁn có để tiÁp tāc thāc hián dā án

 Summary Task (Công viác tóm l°ÿc): Công viác mà chāc năng duy nh¿t cÿa

nó là chāa đāng và tóm l°ÿc thời khoÁng, công viác và chi phí cÿa các công viác khác

(Hà Ngọc Ánh, 2019)

Thao tác đ°ÿc thāc hián trên 3 cßt:

 ID: Mã tác vā

 Task Mode: Kiểu tác vā

 Task Name: Tên tác vā

3.1 T¿o mßt dā án mái

File  New  Blank Project

T¾O DĀ ÁN MàI

Menu file

Sau khi nh¿n Blank Project, màn hình s¿ hián ra giao dián căa MS Project.

GIAO DIàN MS PROJECT 2013

Giao dián Microsoft Project

B°ác đÁu tiên để t¿o kÁ ho¿ch làm viác là t¿o ra mßt File dÿ liáu mái, thiÁt lÁp thời gian bắt đÁu, thời gian kÁt thúc và nhÁp các thông tin chung và dā án Sau khi t¿o

dā án mái, b¿n s¿ có mßt file dÿ liáu Microsoft Project chāa đāng tên dā án, ngày dā kiÁn bắt đÁu, ngày dā kiÁn kÁt thúc, kÁ ho¿ch dā án cũng nh° các thông tin khác và dā án

3.2.

ThiÁt lÁp thông tin dā án

Có 2 phÁn c¢ bÁn thiÁt lÁp thông tin dā án:

 File Info Project Information Advanced Properties

Hßp tho¿i Project propetties

Trong hßp Summary, ta có thể nhÁp tên dā án, ng°ời quÁn lý, công ty…để dß quÁn lý sau này Sau đó, nh¿n OK

Project Project Information

Hßp tho¿i project information

Khai báo ngày bắt đÁu – Start date (hoặc kÁt thúc – Finish date) dā kiÁn cÿa dā án

Chọn ngày hián hành trong Current date (mặc định l¿y bằng ngày cÿa máy tính,

có thể chọn bằng ngày khác

Chọn lo¿i lịch áp dāng cho dā án trong Calendar

3.3 T¿o lßch

Hßp tho¿i change working Time

File Options Schedule

 Hours per day: ThiÁt lÁp thời l°ÿng 1 ngày là bao nhiêu giờ

 Hours per week: ThiÁt lÁp thời l°ÿng 1 tuÁn là bao nhiêu giờ

 Days per month: ThiÁt lÁp thời l°ÿng 1 tháng là bao nhiêu ngày

Hßp tho¿i project options

Để nhÁp các giá trị thời gian khác nhau, click Duration và nhÁp giá trị thời

l°ÿng cho công viác

T¿i cßt Start, thiÁt lÁp thời gian bắt đÁu công viác Cßt Finish, thiÁt lÁp thời gian

kÁt thúc

3.4 T¿o danh sách công viác

 B°ác 1: Chọn Task  Gantt Chart rßi lÁn l°ÿt nhÁp tên các công viác trong

3.5 ThiÁt lÁp mßi quan há giÿa các công viác

Các lo¿i quan há:

 Finish - to - Start (FS): ngày kÁt thúc công tác tr°ác xác định ngày

bắt đÁu công tác sau

 Start - to - Start (SS): ngày bắt đÁu công tác tr°ác xác định ngày bắt

đÁu công tác sau

 Finish - to - Finish (FF): ngày kÁt thúc công tác tr°ác xác định ngày

kÁt thúc công tác sau

 Start - to - Finish (SF): ngày bắt đÁu công tác tr°ác xác định ngày

kÁt thúc công tác sau

 B°ác 1: Chọn Task  Properties  Information.

 B°ác 2: Hßp tho¿i Task Information hiển thị, chọn Predecessors NhÁp Task Name, số liáu t¿i cßt Lag, chọn Type và click OK

Hình 5 T¿o danh sách công viác vái Task Name