(Tiểu luận) môn học hệ thống thông tin quản lý đề tài vai trò của hệ thống thông tin đối với chiến lược tổ chức của doanh nghiệp

0 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ  BÁO CÁO NHÓM 2 Môn học HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài Vai trò của hệ thống thông tin đối với chiến lược tổ chức của doanh nghiệ[.]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

- -

BÁO CÁO NHÓM 2 Môn học: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Đề tài: Vai trò của hệ thống thông tin đối với

chiến lược tổ chức của doanh nghiệp

Giảng viên hướng dẫn : TS.Phạm Xuân Kiên

Lớp: D03

Nhóm: 2

TP Thủ Đức, tháng 06 năm 2022

1

THÀNH VIÊN NHÓM 2

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại ngày nay, hệ thống thông tin không chỉ xuất hiện trong lĩnh vực công nghệ thông tin mà còn có mặt ở khắp mọi nơi, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý và kinh doanh, bởi nó liên quan đến từng khâu như tổ chức, điều hành, sắp xếp và đưa ra những chiến lược hợp lý giúp doanh nghiệp có thể tồn tại, phát triển trong thời đại bây giờ Đặc biệt hơn hết, hệ thống thông tin có vai trò rất quan trọng đối với chiến lược tổ chức của doanh nghiệp Nó vẽ ra một bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp cho nhà quản trị

Từ đó, hỗ trợ họ trong việc đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp và có hiệu quả Bài luận này, nhóm chúng em sẽ nói đầy đủ và chi tiết về Hệ thống thông tin cũng như vai trò của Hệ thống thông tin đối với chiến lược tổ chức doanh nghiệp

Trong quá trình hoàn thành báo cáo, nhóm chúng em khó tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được sự đóng góp và đánh giá chân thành của quý giảng viên để bài làm của chúng em hoàn thiện hơn Sau cùng, chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Xuân Kiên đã tận tình giảng dạy để chúng em tiếp thu được nhiều kiến thức bổ ích trong môn

Hệ thống thông tin quản lý Chúng em xin cảm ơn và chúc thầy thật nhiều sức khỏe, đạt được nhiều thành công trong sự nghiệp!

3

MỤC LỤC

I Hệ thống thông tin 4

1 Nội dung 4

1.1 Khái niệm 4

1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin 4

2 Chức năng 5

3 Vai trò và hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 5

4 Các hệ thống thông tin tích hợp giải quyết những vấn đề doanh nghiệp 7

4.1 Hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức (ERP) 7

4.2 Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (SQM) 7

4.3 Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM) 8

II Triển khai và phát triển hệ thống thông tin 8

1 Cơ hội trong việc triển khai thành công Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 8 2 Thách thức trong việc triển khai Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 8

3 Vai trò của người kinh doanh & quản lý trong bộ quá trình phát triển một hệ thống thông tin doanh nghiệp 9

4 Các vấn đề về đạo đức, pháp lý và xã hội phát sinh khi triển khai hệ thống thông tin trong nhiều lĩnh vực của đời sống 10

4.1 Vấn đề đạo đức 10

4.2 Vấn đề pháp lý 10

4.3 Vấn đề xã hội 11

III Danh mục từ viết tắt 12

IV Tài liệu tham khảo 12

I Hệ thống thông tin

1 Nội dung

1.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối, chia sẻ các dữ liệu, thông tin, tri thức nhằm phục vụ mục tiêu hoạt động của tổ chức

Trong đó:

- Hệ thống: Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới mục tiêu chung bằng cách tiếp nhận các yếu tố đầu vào (Input) và biến đổi (Process) để tạo ra kết quả đầu ra (Output)

- Thông tin: là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng

1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin

Hình 1: Thành phần của HTTT

- Phần cứng (Hardware): Tài nguyên phần cứng không giới hạn ở phần cứng máy

tính mà nó bao gồm tất cả các loại phương tiện, công cụ, máy móc (tồn tại ở dạng vật lý) Các phần cứng bao gồm bộ vi xử lý, ổ cứng, bộ cấp nguồn điện và bộ lưu

5

trữ di động cũng cho phép máy tính lưu trữ và xử lý dữ liệu Ví dụ: điện thoại, máy fax, máy in,

- Phần mềm (Software): Tài nguyên phần mềm không chỉ là những chương trình

máy tính và các công cụ lưu trữ thông tin mà nó còn bao gồm các quy trình, thủ tục được sử dụng bởi người dùng Gồm phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng Phần mềm hệ thống chính là hệ điều hành Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để xử lý các tác vụ cụ thể cho người dùng

- Cơ sở Dữ liệu (Data): bao gồm tất cả các dữ liệu có trong một tổ chức, nó có

thể tồn tại dưới bất kỳ hình thức nào Cơ sở dữ liệu chứa các bộ sưu tập dữ liệu

có thể được truy vấn hoặc truy xuất cho các mục đích cụ thể

- Thủ tục (Procedure): Các quy trình hoạt động, giao tiếp người với máy

- Con người (People): Người dùng cuối hoặc người quản lý hệ thống Nguồn

nhân lực là phần quan trọng của một hệ thống thông tin

2 Chức năng

Hệ thống thông tin cho phép người dùng thu thập, lưu trữ, tổ chức và phân phối dữ liệu - các chức năng có thể phục vụ nhiều mục đích khác nhau cho các công ty như:

- Hệ thống lưu trữ và truy xuất khối lượng lớn dữ liệu về các đặc tả về nhân viên

và công việc để hỗ trợ nhà quản lý điều phối trong tuyển dụng, đưa ra dự báo kế

hoạch nhân sự ⇒ Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực

- Hệ thống được dùng trong các hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp: xử

lý bán hàng, tiền lương, ⇒ Hệ thống thông tin kế toán

- Hệ thống sử dụng nhằm mục đích quản lý, kiểm soát và điều phối các nguồn lực

kinh doanh và tác nghiệp của tổ chức ⇒ Hệ thống thông tin kinh doanh và tác nghiệp

3 Vai trò và hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Hình 2 : Sơ đồ Hệ thống thống tin trong doanh nghiệp

Là cầu nối trung gian giữa doanh nghiệp với môi trường bên ngoài: Hệ thống thông tin nằm ở trong doanh nghiệp nhưng lại phụ trách vai trò thu thập và xử lý các thông tin bên ngoài Đồng thời còn giúp việc cung cấp các thông tin nội bộ một cách thuận tiện nhất Do đó, có thể kết luận rằng hệ thống thông tin nắm vai trò không hề nhỏ cả hai mặt bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp Nó đã trở thành công cụ tương tác, trực tuyến

cơ bản tham gia sâu vào các hoạt động từng phút và ra quyết định của các tổ chức lớn Lợi ích cụ thể mà hệ thống thông tin mang lại cho doanh nghiệp thể hiện qua các yếu tố chính:

- Hoạt động xuất sắc - các doanh nghiệp có thể liên tục phát triển sự thành thạo của họ trong các nhiệm vụ của họ để đạt được lợi nhuận tối đa

- Dịch vụ sản phẩm và mô hình kinh doanh mới - Hệ thống I.S đóng vai trò chính cho các doanh nghiệp trong việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới Các mô hình kinh doanh mới có thể được tạo ra và những mô hình này có thể xác định cách một công ty sản xuất, tạo ra và bán sản phẩm của họ

- Xây dựng mối quan hệ bền chặt với Khách hàng và Nhà cung cấp - Các dịch vụ tốt hơn mà một công ty cung cấp cho người tiêu dùng của mình với nhiều khả năng họ cũng quay lại với họ và kết quả là họ sẽ càng mua lại nhà cung cấp, do đó tạo ra mối quan hệ tốt với cả hai bên

- Cải thiện việc ra quyết định - Các hệ thống I.S giúp người quản lý có thể hình dung được việc sử dụng dữ liệu thời gian thực khi đưa ra quyết định để đưa ra quyết định tốt hơn và không phải mất thời gian tìm kiếm thông tin

7

- Tạo lợi thế cạnh tranh: Khi doanh nghiệp đạt được một hoặc nhiều mục tiêu kinh doanh, hoạt động xuất sắc; tạo ra nhiều sản phẩm, dịch vụ, và các mô hình kinh doanh mới; khách hàng / nhà cung cấp gắn kết; và cải thiện việc ra quyết định, điều đó có nghĩa

là họ đã đạt được lợi thế cạnh tranh Làm những việc này tốt hơn so với đối thủ cạnh tranh của bạn, cung ứng được sản phẩm cao cấp, đáp ứng khách hàng và nhà cung cấp trong thời gian thực, thu được doanh thu và lợi nhuận cao hơn đối thủ cạnh tranh

- Tăng khả năng sống còn cho tổ chức: Trong một số lĩnh vực, tổ chức phải đầu tư vào

hệ thống thông tin và công nghệ vì đó là nhu cầu cần thiết trong kinh doanh Đôi khi, những nhu cầu hệ thống thông tin được định hướng bởi những thay đổi trong ngành công nghiệp đó

- Sản phẩm, dịch vụ, và các mô hình kinh doanh mới: Hệ thống thông tin là công cụ chính cho phép các công ty tạo ra sản phẩm, dịch vụ, cũng như các mô hình kinh doanh hoàn toàn mới Mô hình kinh doanh (business model) chỉ ra cách thức một công ty sản xuất, cung cấp, và bán một sản phẩm hoặc dịch vụ để tạo ra lợi nhuận

4 Các hệ thống thông tin tích hợp giải quyết những vấn đề doanh nghiệp

4.1 Hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức (ERP)

- Loại bỏ việc chia các ứng dụng và dữ liệu trong các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp (các ốc đảo thông tin - “information island”); chuyển từ quản lý riêng rẽ sang quản lý tích hợp các hoạt động chế tạo, sản xuất, nghiên cứu, công nghệ, kế toán, tài chính, v.v

- Cung cấp một nền tảng công nghệ thông tin duy nhất, hoàn thiện và thống nhất, chứa đựng dữ liệu về tất cả các quy trình nghiệp vụ chủ yếu

4.2 Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (SQM)

- Giúp quản lý và liên kết các bộ phận sản xuất, khách hàng và nhà cung cấp

- Mô hình hóa chuỗi cung ứng hiện tại, tạo dự báo nhu cầu cho sản phẩm, phát triển kế hoạch tìm nguồn cung ứng và sản xuất tối ưu

- SQM giúp quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả giúp tăng nhanh thời gian đáp ứng đơn hàng, thực hiện kế hoạch giao hàng tốt, tăng doanh thu, từ đó giảm lưu kho, giảm thời gian giao hàng, giảm hàng tồn,

4.3 Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM)

- Quản lý toàn diện quan hệ khách hàng hiện tại và tương lai

- Tích hợp những quy trình liên quan đến khách hàng và tổng hợp thông tin khách hàng

từ nhiều kênh

- Giảm chi phí tiếp thị trực tiếp, tiếp thị hiệu quả hơn và chi phí thấp hơn cho khách hàng mua và duy trì

- Kịp thời phản hồi, đáp ứng nhu cầu khách hàng

II Triển khai và phát triển hệ thống thông tin

1 Cơ hội trong việc triển khai thành công Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

- Hệ thống thông tin làm chuyển đổi việc kinh doanh, gia tăng năng lực cạnh tranh

Sự phát triển của hệ thống thông tin quản lý, sự nổi lên nền tảng kỹ thuật số di động, nhu cầu của doanh nghiệp sử dụng “big data”, sự tăng trưởng của các dịch

vụ điện toán đám mây, Internet đã làm giảm đáng kể chi phí hoạt động trên quy

mô toàn cầu của doanh nghiệp đã giúp các doanh nghiệp thay đổi cách mà họ hoạt động kinh doanh, từ đó đạt được những ưu thế cạnh tranh mà họ mong muốn, như:

 Giúp quá trình điều hành doanh nghiệp hiệu quả hơn

 Xây dựng được mối quan hệ chặt chẽ giữa người mua và người bán

 Khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong doanh nghiệp

 Tạo thành các chi phí chuyển đổi trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng hay nhà cung cấp của họ

 Mở ra một số mô hình hoạt động doanh nghiệp mới như tổ chức ảo, liên kết tổ chức, tổ chức theo mô hình truyền thống có các hoạt động trên nền tảng điện tử

2 Thách thức trong việc triển khai Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

- Chi phí triển khai lớn:

 Chi phí phần mềm, nâng cấp hệ thống hạ tầng, cơ sở vật chất

 Chi phí đào tạo nhân viên tiếp cận với hệ thống thông tin mới mẻ, hiện đại

- Mất thời gian để triển khai hệ thống: Khi triển khai hệ thống doanh nghiệp phải thay đổi công nghệ và thay đổi cơ bản trong cách thức hoạt động doanh nghiệp

9

- Khó khăn trong việc xây dựng hệ thống thông tin phù hợp với doanh nghiệp: Nhà cung cấp chưa thực sự hiểu nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, dẫn đến nhà cung cấp đưa ra ứng dụng phần mềm sai với nhu cầu thực tế Dẫn đến ảnh hưởng hoạt động vận hành trong thời gian dài, làm giảm năng suất và lợi nhuận

- Không đủ năng lực cho việc đào tạo và huấn luyện nhân viên hiểu hơn cách sử dụng, vận hành phần mềm và thấy thoải mái hơn với ứng dụng mới của hệ thống

- Một số công ty gặp khó khăn về điều hành và thiệt hại khi lần đầu tiên triển khai các ứng dụng doanh nghiệp

3 Vai trò của người kinh doanh & quản lý trong bộ quá trình phát triển một

hệ thống thông tin doanh nghiệp

Thông tin được cập nhật liên tục, cần được xử lý trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng nhiều và chúng ta phải nhanh chóng có được những quyết định chuẩn xác nhất, đúng lúc nhất, trong khối thông tin do mình tạo nên

Hệ thống thông tin chỉ có thể giúp cải thiện tiến độ chứ không thể thay thể coi người ra quyết định với các nhân tố biến động, đòi hỏi người trong vị trí kinh doanh

và quản lý góp phần vào quá trình kinh doanh có vai trò cụ thể như:

 Thiết lập các chiến lược tổ chức để ứng phó với những thách thức; và phân

bổ nguồn nhân lực, tài chính để phối hợp công việc đạt được thành công

 Xác định mục tiêu, xác định thông tin cần thiết, cấu trúc của hệ, vạch kế hoạch phát triển hệ thống, hiệu chỉnh các mô hình quyết định, động viên các nhân viên,

 Tạo ra sản phẩm và dịch vụ mới, tái cơ cấu trúc, sáng tạo và thu thập những thông tin mới

 Nhà quản lý là người sử dụng hệ thống trong tương lai Bởi vậy họ phải hiểu biết tường tận về hệ thống để chấp nhận được nó và sử dụng được nó một cách thuận tiện

 Phải luôn giám sát để phát hiện các sai sót, khuyết điểm của hệ thống thông tin kịp thời, để sửa chữa và cải thiện lại hệ thống thông tin Không ngừng thiết

kế, duy trì phát triển các hệ thống thông tin mang lại hiệu quả cao nhất

4 Các vấn đề về đạo đức, pháp lý và xã hội phát sinh khi triển khai hệ thống thông tin trong nhiều lĩnh vực của đời sống

4.1 Vấn đề đạo đức

Sử dụng hệ thống thông tin trong kinh doanh có tác động lớn đến xã hội nhưng cũng làm tăng thêm sự trầm trọng của những vấn đề về như: vi phạm sự riêng tư, đánh cắp bằng sáng chế, bản quyền, điều kiện việc làm, nhân cách, sử dụng sai thông tin cá nhân, thông tin sai lệch và giả mạo,…

Ngăn chặn:

+ Đánh giá trung thực nhu cầu và nguồn lực của bạn

+ Thiết lập một nền tảng vững chắc

+ Xây dựng văn hóa liêm chính – từ trên xuống

+ Đánh giá lại và sửa đổi khi cần thiết

+ Xây dựng văn hóa tuân thủ

4.2 Vấn đề pháp lý

Ngoài các vấn đề đạo đức, việc sử dụng hệ thống thông tin trong các tổ chức cũng

đi kèm với một số vấn đề pháp lý Hệ thống thông tin khiến các tổ chức dễ dàng vi phạm quyền của người tiêu dùng Bảo vệ các dữ liệu cá nhân và đời tư Bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ đối với các nội dung đưa lên mạng giao dịch điện tử Đấu tranh chống những hành vi bất hợp pháp trong lĩnh vực công nghệ thông tin Ngăn chặn:

+ Bảo vệ các dữ liệu cá nhân và bí mật đời tư

+ Bảo đảm an toàn cho các giao dịch thương mại điện tử

+ Bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ đối với các nội dung đưa lên mạng giao

dịch điện tử

+ Đấu tranh chống những hành vi bất hợp pháp trong lĩnh vực công nghệ thông tin

+ Tăng cường sự hợp tác và tham gia vào quá trình xây dựng, hoàn thiện và thực thi các văn bản quy phạm pháp luật quốc tế về sử dụng không gian mạng

11

4.3 Vấn đề xã hội

- Sai lầm và lãng phí máy tính (Computer Related Mistakes & Computer Waste):

Sai lầm máy tính bao gồm các lỗi, thất bại và các vấn đề khác liên quan đến máy tính dẫn đến đầu ra của hệ thống máy tính không chính xác hoặc không còn hữu ích

Lãng phí máy tính là việc sử dụng không phù hợp các nguồn lực máy tính

Cách thức ngăn chặn:

 Thiết lập các chính sách và thủ tục

 Thực hiện các chính sách và thủ tục

 Giám sát các chính sách và thủ tục

 Đánh giá các chính sách và thủ tục

- Tội phạm máy tính (Computer Crime): Có 2 dạng tội phạm máy tính:

Thứ nhất là tội phạm máy tính xem máy tính như công cụ ký thác: máy tích được sử dụng làm công cụ để truy cập thông tin có giá trị và là phương tiện để thực hiện hành vi ăn cắp tiền

Thứ hai là tội phạm máy tính xem máy tính là đối tượng của tội phạm: truy cập hệ thống bất hợp pháp, dữ liệu bị đánh cắp, bị phá hủy hoặc bị sao chép

Cách thức ngăn chặn:

 Hạ tầng kỹ thuật khóa công khai;

 Sinh trắc học;

 Sử dụng phần mềm phát hiện xâm phạm;

 Sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ quản lý an ninh;

 Phát triển và sử dụng các chính sách bảo mật Internet hiệu quả,