Tiểu luận đề tài vai trò của hệ thống thông tin đối với chiến lược tổ chức của doanh nghiệp

––– HO CHI MINH UNIVERSITY OF BANKING Management Information Systems

–––

HO CHI MINH UNIVERSITY OF BANKING

Management Information Systems

-🙢🕮🙠 -TIỂU LUẬN

Đề tài: “Vai trò của hệ thống thông tin đối với chiến lược tổ chức của doanh nghiệp”

Giáo viên hướng dẫn : Phạm Xuân Kiên Lớp : D02

Nhóm 11 :

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 2

I Nội dung và chức năng của hệ thống thông tin Nhận định về tầm quan trọng của hệ thống thông tin 3

II Hệ thống thông tin tích hợp ( Hệ thống thông tin doanh nghiệp) giúp giải quyết những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải .3

III Việc triển khai thành công hệ thống thông tin góp phần vào việc giúp doanh nghiệp thực hiện được chiến lược của tổ chức 5

IV Những thách thức mà doanh nghiệp gặp phải khi triển khai hệ thống thông tin: 6

V Một người trong vị trí kinh doanh và quản lí đóng vai trò gì trong toàn bộ quá trình phát triển hệ thông thông tin .7

VI Các vấn đề về đạo đức, pháp lý và xã hội phát sinh khi việc triển khai hệ thống thông tin diễn ra ngày càng rộng và sâu trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống .7

1 Các vấn đề về đạo đức, pháp lý và xã hội .7

2 Tội phạm mạng .8

Kết luận 9

TÀI LIỆU THAM KHẢO 10

LỜI MỞ ĐẦU

Ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, xây dựng ưu thế cạnh tranh, khuyến khích hoạt động sáng tạo, tạo liên kết đối tác kinh doanh

và đáp ứng được các nhu cầu thay đổi liên tục của thị trường hiện nay Việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý sẽ có ý nghĩa giúp cho doanh nghiệp thu thập đầy đủ, kịp thời những thông tin về các diễn biến của các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài (môi trường

vĩ mô, môi trường vi mô), nhận diện và đánh giá được mức độ tác động của các cơ hội

và nguy cơ trong môi trường Đây là cơ sở quan trọng để các nhà quản trị chiến lược phát triển các chiến lược khai thác và phát triển các cơ hội thị trường mới, ngăn chặn

và giảm bớt các rủi ro trong kinh doanh Doanh nghiệp luôn thích nghi với môi trường kinh doanh ở tất cả các khu vực địa lý

Tuy nhiên, trong thực tế môi trường diễn biến khá phức tạp và thay đổi nhanh, một quyết định quản trị phù hợp ở thời điểm này nhưng có thể không còn phù hợp ở giai đoạn sau Vì vậy, hệ thống thông tin quản lý sẽ giúp cho các nhà quản trị có thông tin

để điều chỉnh hoặc bổ sung các quyết định kịp thời Các doanh nghiệp có thể chủ động hình thành các chiến lược tấn công hay tác động ngược vào các yếu tố của môi trường

để tạo ra các cơ hội hoặc giảm bớt rủi ro cho doanh nghiệp Đồng thời, chủ động quản

lý môi trường nội bộ Mặt khác, doanh nghiệp có thể chủ động giảm điểm yếu trong nội

bộ, ngăn chặn các cuộc tấn công của các đối thủ cạnh tranh, giữ vững thị phần trên thị trường, Quản lý thông tin là chiếc cầu nối giữa môi trường kinh doanh với công việc quản trị chiến lược Chiếc cầu này cung cấp các dữ liệu đầu vào, giúp các nhà quản trị

có cơ sở khoa học để ra các quyết định hữu hiệu trong quá trình quản trị chiến lược kinh doanh nói riêng và thực hiện tốt các chức năng quản trị nói chung

I Nội dung và chức năng của hệ thống thông tin Nhận định về tầm quan trọng của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin (Information Systems) là tập hợp các thành phần được sử dụng

để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin, tri thức nhằm phục vụ mục tiêu hoạt động của tổ chức Hệ thống thông tin là một quy trình để phối hợp nhiều thành phần với sự tham gia của con người trong tổ chức để đạt được mục tiêu trong quản lý, tạo lập, chia sẻ hiệu quả các thông tin, tri thức của tổ chức

Hệ thống thông tin có nhiều chức năng như quản trị nội bộ, cải tiến dịch vụ, tăng sức cạnh tranh, hỗ trợ quản lý, Nó còn hỗ trợ các khía cạnh chính của việc điều hành một tổ chức, chẳng hạn như giao tiếp, lưu giữ hồ sơ, ra quyết định, phân tích dữ liệu,… Các công ty sử dụng thông tin này để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ, đưa ra các quyết định chiến lược và đạt được lợi thế cạnh tranh

Qua đó, có thể thấy được tầm quan trọng của hệ thống thông tin Nó giúp liên kết các công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội Đối với môi trường bên ngoài doanh nghiệp, nó giúp đưa thông tin doanh nghiệp từ bên trong ra bên ngoài và thu thập các thông tin từ môi trường bên ngoài như giá cả, sức lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, các chính sách của chính phủ,… Đối với môi trường bên trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin thu thập, cung cấp thông tin cho những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đích khác nhau mà doanh nghiệp đề ra Ví dụ như thông tin hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong năm; thông tin về trình độ quản lý của doanh nghiệp; thông tin về các chính sách nội bộ của doanh nghiệp; thông tin về mua sắm, xuất nhập khẩu hàng hóa; thông tin về bán hàng, doanh thu, tài chính Như vậy, hệ thống thông tin có một vai trò rất quan trọng vì nó cung cấp các thông tin cần thiết để ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn

II Hệ thống thông tin tích hợp (Hệ thống thông tin doanh nghiệp) giúp giải quyết những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải

Những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải:

+ Khó nắm bắt và phân bổ nguồn lực: Do hệ thống quản lý doanh nghiệp không

có sự chặt chẽ dẫn đến việc nhà quản trị khó để nắm bắt được toàn bộ nguồn lực doanh nghiệp Việc đó khiến cho sự phân bổ không đồng đều, hợp lý, những vị trí cần nhiều nguồn lực nhưng lại thiếu và ngược lại Vấn đề này dẫn đến sự thiếu hiệu quả trong sử dụng nguồn lực doanh nghiệp, làm giảm khả năng sinh lời Đôi lúc, sự phân bổ sai còn khiến cho chi phí tăng, doanh thu và lợi nhuận giảm, doanh nghiệp rơi vào tình trạng bất ổn

+ Khó quản lý đồng bộ: Do hệ thống không chặt chẽ, quy trình quản lý bị rời rạc dẫn đến sự không đồng nhất về dữ liệu giữa các phòng ban, chi nhánh Doanh nghiệp vẫn có thể thu thập đầy đủ số liệu cần thiết, tuy nhiên, để làm được điều đó cần rất nhiều thời gian và công sức

+ Khó kiểm soát tình hình nhân sự: Một hệ thống quản lý doanh nghiệp không phù hợp sẽ khó để kiểm soát được nguồn nhân lực, nhất là với những công ty có nhiều nhân viên Nếu một hệ thống quản lý không chặt chẽ và một phương pháp quản lý thủ công chắc chắn sẽ gây ra mất kiểm soát tình hình nhân sự

+ Thiếu công cụ quản lý tối ưu: Nhà quản lý của doanh nghiệp có nhiều công việc cần phải xử lý mà không biết bắt đầu từ đâu Sắp xếp công việc không hợp lý dẫn đến

bỏ sót hoặc quên không làm một số việc, công việc không thể giải quyết kịp thời gây tồn đọng, tốn nhiều thời gian, chi phí

→Để giải quyết những vấn đề này của doanh nghiệp thì rất cần đến hệ thống tích hợp (hệ thống doanh nghiệp) Ưu điểm của hệ thống doanh nghiệp là loại bỏ sự chia nhỏ ứng dụng và dữ liệu trong các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp (các ốc đảo thông tin), được hỗ trợ tốt hơn Hệ thống doanh nghiệp còn giúp các doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng đối với thông tin hoặc các sản phẩm, cung cấp nhiều thông tin có giá trị để cải thiện việc đưa ra quyết định quản lý Nó là công cụ phân tích dữ liệu, chuẩn định nghĩa và định dạng dữ liệu, giúp nhà quản lý cao cấp tìm kiếm thông tin bất kỳ lúc nào Tuy nhiên hệ thống doanh nghiệp cũng có các nhược điểm là chi phí cao, đòi hỏi thay đổi lớn khi hiện thực

III Việc triển khai thành công hệ thống thông tin góp phần vào việc giúp doanh nghiệp thực hiện được chiến lược của tổ chức

+ Hoạt động xuất sắc: Hệ thống thông tin giúp cải thiện hiệu quả để đạt được lợi nhuận cao hơn bằng cách giúp tổ chức tăng năng suất trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là khi được áp dụng hệ thống thông tin cùng với những thay đổi hoạt động kinh doanh và hành vi quản lý

+ Sản phẩm, dịch vụ, và các mô hình kinh doanh mới: Hệ thống thông tin là công

cụ chính cho phép các công ty tạo ra sản phẩm, dịch vụ cũng như các mô hình kinh doanh hoàn toàn mới Mô hình kinh doanh chỉ ra cách thức một công ty sản xuất, cung cấp và bán một sản phẩm hoặc dịch vụ để tạo ra lợi nhuận

+ Khách hàng và nhà cung cấp gắn kết cao hơn: Khi các khách hàng tiếp tục mua thêm sản phẩm đồng nghĩa rằng doanh nghiệp đó hiểu rõ và phục vụ khách hàng tốt làm tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp Tương tự như vậy với các nhà cung cấp: doanh nghiệp nên có nhiều hơn 1 nhà cung cấp, duy trì sự gắn kết, quan hệ tốt với nhà cung cấp giúp đảm bảo được nguồn cung cấp nguyên liệu đầu vào quan trọng Điều này làm giảm chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất có thể xảy ra nếu phải chờ nguồn nguyên liệu Khả năng thương lượng của nhà cung cấp cũng rất mạnh, do đó công ty cần nâng cao lợi thế cạnh tranh của để duy trì vị thế mặc cả của mình

+ Cải thiện việc ra quyết định: Hệ thống thông tin đã quản lý dữ liệu thời gian thực

từ thị trường khi cung cấp thông tin cho nhà quản lý quyết định

+ Tạo lợi thế cạnh tranh: Khi doanh nghiệp đạt được một hoặc nhiều mục tiêu kinh doanh, hoạt động xuất sắc; tạo ra nhiều sản phẩm, dịch vụ và các mô hình kinh doanh mới; khách hàng, nhà cung cấp gắn kết; cải thiện việc đưa ra quyết định, điều đó có nghĩa họ đã tạo ra được lợi thế cạnh tranh

+ Tăng khả năng sống còn cho tổ chức: Trong một số lĩnh vực, tổ chức phải đầu

tư vào hệ thống thông tin và công nghệ vì đó là nhu cầu cần thiết trong kinh doanh Đôi khi, những nhu cầu hệ thống thông tin được định hướng bởi những thay đổi trong ngành công nghiệp đó

IV Những thách thức mà doanh nghiệp gặp phải khi triển khai hệ thống thông tin:

✧ Phân loại dữ liệu: Những công ty đang sử dụng phương pháp quản lý dữ liệu

truyền thống, mọi dữ liệu và thông tin được lưu thủ công trên giấy tờ, khiến quá trình nhập liệu khó khăn hơn và tốn rất nhiều thời gian.Vì dữ liệu đầu vào sẽ quyết định chất lượng đầu ra của thông tin nên những dữ liệu này cần được phân tích và sàng lọc một cách kỹ lưỡng

✧ Chuyển giao hệ thống trong khi vẫn duy trì công việc hàng ngày: Việc phân

loại một lượng lớn dữ liệu và làm quen với hệ thống mới, nhân viên vẫn phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao hàng ngày Điều này có thể khiến nhân viên cảm thấy chán nản và căng thẳng, đặc biệt nếu như quá trình chuyển giao diễn ra trong nhiều tháng Hậu quả là hiệu suất của nhân viên sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, dẫn đến sự giảm sút năng suất lao động tổng thể của cả công ty

✧ Thiếu kỹ năng thực hành: Dù có nhận được sự trợ giúp từ đội kỹ thuật hay

không thì nhân viên vẫn cần thời gian làm quen với hệ thống mới để vận hành một cách hiệu quả

✧ Thiếu sự hỗ trợ sau triển khai: Quá trình chuyển đổi hệ thống thành công, các

phần mềm doanh nghiệp vẫn có thể gặp lỗi trong quá trình vận hành Đặc biệt trong việc áp dụng hệ thống công nghệ mới, công ty có khả năng gặp những lỗi như sập hệ thống, lỗi cập nhật, phản hồi sai, mất an toàn thông tin,… điều này dẫn đến sự trì trệ trong công việc và tạo căng thẳng cho nhân viên

✧ Chi phí phát sinh: Mục đích của các công ty khi triển khai hệ thống phần mềm

quản lý mới là cắt giảm chi phí và tinh gọn bộ máy quản lý Việc triển khai này còn có thể kéo theo những chi phí khác

⮚ Mặc dù có nhiều thách thức trong quá trình triển khai, việc sử dụng phần mềm quản

lý sẽ chắc chắn giúp công ty giảm chi phí vận hành, đơn giản hóa hệ thống quản lý

và tăng hiệu quả công việc

V Một người trong vị trí kinh doanh và quản lí đóng vai trò gì trong toàn bộ quá trình phát triển hệ thông thông tin

- Giám sát mọi quy trình, mối quan hệ và nguồn lực để đảm bảo công việc được diễn ra suôn sẻ

- Vai trò quan hệ liên quan đến hành vi của nhà quản lý tập trung vào sự tiếp xúc, giao tiếp giữa các cá nhân trong tổ chức, đây là những vai trò liên quan đến con người (ví dụ như cấp dưới, những cá nhân bên ngoài tổ chức)

• Người theo dõi thông tin (Monitor): là người luôn nắm bắt, cập nhật thông

tin để tạo một hệ thống hoàn chỉnh

• Người phổ biến thông tin (Disseminator): là người truyền đạt thông tin đến

nhà quản trị khởi tạo hệ thống thông tin

• Vai trò ra quyết định (Decisional roles)

• Người khởi xướng (Entrepreneur): là người bắt đầu thực hiện 1 qui trình

VI Các vấn đề về đạo đức, pháp lý và xã hội phát sinh khi việc triển khai hệ thống thông tin diễn ra ngày càng rộng và sâu trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống

1 Các vấn đề về đạo đức, pháp lý và xã hội

Các vấn đề đạo đức, pháp lý và xã hội có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Việc giới thiệu công nghệ mới có tác động làm xáo trộn trạng thái cân bằng hiện tại, tạo ra các vấn đề đạo đức, pháp lý và xã hội mới cần phải được giải quyết trên các cấp độ cá nhân,

xã hội và chính trị

● Quyền và nghĩa vụ thông tin (Information Rights and Obligations) – quyền và

nghĩa vụ về thông tin của các tổ chức sử dụng

● Quyền và nghĩa vụ tài sản (Property Rights and Obligations ) – quyền sở hữu trí

tuệ, tài sản được bảo vệ trong môi trường kỹ thuật số

● Trách nhiệm giải trình và kiểm soát (Accountability and Control ) – ai sẽ là người

chịu trách nhiệm về thiệt hại đã gây ra

● Chất lượng hệ thống (System quality ) – các tiêu chuẩn về chất lượng của dữ liệu,

hệ thống

● Chất lượng cuộc sống (Quality of Life ) – các quyền cá nhân và sự an toàn của

xã hội

Bốn xu hướng công nghệ chính đã làm gia tăng những căng thẳng về đạo đức đối với các quy định và luật lệ xã hội hiện hành

- Ngày càng có nhiều tổ chức sử dụng hệ thống thông tin trong các quy trình kinh doanh cốt lõi của họ Sự phụ thuộc ngày càng tăng vào các hệ thống quan trọng làm tăng khả năng dễ bị lỗi hệ thống và chất lượng dữ liệu kém

- Những tiến bộ trong kỹ thuật lưu trữ dữ liệu đã tạo điều kiện phát triển cho cơ sở dữ liệu về các cá nhân do các tổ chức tư nhân và nhà nước duy trì – làm cho việc vi phạm quyền riêng tư cá nhân dần trở nên vừa dễ dàng, vừa hiệu quả

- Nhận thức mối quan hệ không rõ ràng (NORA - Nonobvious relationship awareness)

là một công nghệ phân tích dữ liệu mới có thể lấy dữ liệu về mọi người từ nhiều nguồn và tương quan các mối quan hệ để tìm ra các kết nối ẩn nhằm xác định những tên tội phạm và khủng bố tiềm năng

- Những tiến bộ mạng làm giảm chi phí di chuyển và truy cập dữ liệu, cho phép xâm phạm quyền riêng tư trên quy mô lớn

2 Tội phạm mạng

Tội phạm mạng là việc sử dụng công nghệ thông tin để phạm tội Sự phát triển của công nghệ, điện thoại thông minh và các thiết bị di động cao cấp khác có khả năng truy cập internet cũng góp phần vào sự gia tăng tội phạm mạng

o Truy cập và sử dụng bất hợp pháp: vượt qua các kiểm soát bảo mật để có được

quyền truy cập trái phép vào hệ thống

o Trộm cắp thông tin và thiết bị: lấy mã số và mật khẩu để thâm nhập ăn cắp

thông tin hoặc làm gián đoạn hệ thống

o Virus máy tính: là các chương trình trái phép gây rắc rối cho người dùng, xâm

nhập vào máy tính và đánh cắp các thông tin cá nhân, dữ liệu nhạy cảm hoặc sử dụng

để chiếm quyền điều khiển thiết bị

o Vi phạm bản quyền phần mềm và Internet: là hành vi sao chép phần mềm bất

hợp pháp và là một trong những vấn đề lớn nhất và khó khăn trong việc chống lại nhất đối với các sản phẩm kỹ thuật số

o Lừa đảo liên quan đến máy tính: Lừa đảo là việc làm thế nào để đạt được truy

cập vào thông tin cá nhân bằng cách chuyển hướng người dùng đến các trang web giả mạo

o Tội phạm máy tính quốc tế: tội phạm máy tính trở nên phức tạp hơn khi nó

phát triển ra phạm vi quốc tế: mối đe dọa của khủng bố, buôn bán ma túy quốc tế, và tội phạm khác sử dụng hệ thống thông tin để rửa tiền bất hợp pháp thông qua các quỹ

❖ Kết luận

Trong thời đại phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp ngày càng nhiều, tạo nên một sự cạnh tranh cực kỳ lớn Vì vậy, áp dụng hệ thống thông tin đối với chiến lược tổ chức của mỗi doanh nghiệp là điều cần thiết, để bắt kịp với xu hướng của thời đại

Việc ứng dụng hệ thống thông tin đối với chiến lược tổ chức của doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, mang lại rất nhiều lợi ích to lớn như: tạo lợi thế cạnh tranh, hỗ trợ việc ra quyết định của doanh nghiệp, các hoạt động kinh doanh, tăng cường các hoạt động sáng tạo, tạo mối liên hệ đối tác kinh doanh và đáp ứng các nhu cầu của một thị trường thay đổi liên tục như hiện nay

Tuy nhiên, để có thể khai thác tốt hiệu quả của hệ thống thông tin trong việc áp dụng quản lý doanh nghiệp thì việc cần phải đầu tư trang thiết bị cũng như đào tạo nhân lực phải được chú trọng Thời gian chuẩn bị, đào tạo, vận hành thử, ứng dụng vào thực tiễn là cả một chặng đường dài, vì vậy, đòi hỏi các nhà quản trị phải có tầm nhìn và sự chuẩn bị kỹ lưỡng