CHAPTER 4 PROJECT MANAGENAMENT

CHAPTER 4 PROJECT MANAGENAMENT 1

CHAPTER 4: PROJECT

MANAGENAMENT

Software Project Management

Goal of project managment is to ensure software is developed and delivered:

On time

Within budget

In accordance with the requirements

High quality

Satisfied customers

Project manager

Is a person to lead the project team to achieve project objectives (Là người lãnh

đạo nhóm đạt được những mục tiêu của dự án)

One single important person for the project (Trưởng dự án phải nắm rõ tiến độ, chi

phí, những vấn đề phát sinh trong công việc, …)

PM plays numerious roles of PM (Đối với những dự án nhỏ thì trưởng dự án có thể

kiêm luôn những vai trò khác trong dự án (developer,…).)

Stakeholders: người tham gia vào một phần dự án (PM, Dev, Designer,…).

Skill Requirements

Techical project management - Quản lý về vấn đề kỹ thuật của các dự án

Knowledge and skills in domain, program management (Người quản lý dự

án cần phải có những kiến thức và kỹ năng về chuyên ngành và quản lý chương trình.)

Leadership - Khả năng lãnh đạo

Knowledge and skills to build, motivate, guide, coach teams; lead people (Cần phải có những hiểu biết để xây dựng, định hướng, giải quyết các mâu thuẫn giữa các thành viên…)

Strategic and business management - Kỹ năng về kinh doanh và nghiệp vụ

Knowledge, skills and expertise for delivering business outcomes (Đàm phán với đối tác và nhà đầu tư để đưa ra sản phẩm có lời) Defining strategies, goals, objectives, products, services,… (Đưa ra những chiến lược, mục tiêu và sản phẩm phù hợp thị trường,…)

Common Management Activities

Ở bước này trưởng dự án cần phải trình bày cho khách hàng biết các thông tin về

dự án (thời gian hoàn thiện, chức năng, chi phí ước lượng, …)

Thường sẽ có các hoạt động sau:

Proposal writing and presentations (Viết bản dự kiến kế hoạch và trình bày nó

với khách hàng)

Project estimating and costing (ước lượng các chi phí dựa vào yêu cầu của

phần mềm và năng lực của nhân sự)

Project planning and scheduling (Lên kế hoạch và lịch trình thực hiện.)

Team building (Sau khi tuyển cần phải training cho nhân viên để làm quen với

công việc.)

Project monitoring, controlling, and reviews

Customer relations, user relations (Trưởng dự án phải quan hệ chặt chẽ với đối

tác và người dùng)

Reporting and presentations

Trong quá trình phát triển phần mềm có một số khác biệt với các dự án khác:

Software is intangible (Phần mềm không thể cảm nhận và sờ vào được → thay

đổi thường xuyên → bugs tốn thời gian để chỉnh sửa và kiểm thử.)

Software is flexible

Software processes are flexible

Software project depends on human factors (Phụ thuộc rất nhiều vào nhân tố

con người (kỹ năng của từng cá nhân, người làm chậm, người làm nhanh))

Project planning

Xác định mục tiêu và những việc cần làm

Lên kế hoạch là một hoạt động liên tục:

Được thực hiện sớm trước dự án, kéo dài cho đến cuối dự án

Các kế hoạch sẽ phải được thay đổi để đáp ứng với những yêu cầu mới

Những hoạt động và sản phẩm được tạo ra phụ thuộc vào các quy trình được tuân

thủ

Many different plans:

Testing plan:

Deployment plan:

Configuration management plan:

Quality management plan:

Software acceptance plan: Thiết lập kế hoạch để phần mềm của mình đáp ứng

yêu cầu ban đầu của khách hàng

Main activities to form SDP:

Estimate overall project effort, cost, and staff (Ước tính ngày công, chi phí và

nhân lực của dự án)

Plan phases, iterations (Lập kế hoạch cho các pha và các lần lặp lại (thời gian

sprint là cố định).)

Define and customize processes to use

Assign roles and responsibilities to staff

Plan training needs

Identify and assess risks

Thu 09/06/2022

Project scheduling

Slack time: Khoảng thời gian nghỉ/chờ đợi giữa hai hoạt động trong quá trình làm dự

án

Mục tiêu: giao việc cho các thành viên trong nhóm đúng với khả năng của họ

Hoạt động:

Ước lượng các khoảng thời gian, công việc, nguồn lực cụ thể cho từng công việc

Giảm thiểu tối đa sự phụ thuộc công việc, thời gian chờ giữa các hoạt động (slack time), …

Activities:

Breakdown tasks, estimate time, resources for each task

Organize tasks concurrently to make optimal use of workforce

Minimize task dependencies, slack time (Khoảng thời gian nghỉ), and waiting

time (Thời gian chờ để đến activites tiếp theo)

Balance workload

Scheduling is a challenging activity

Requiring much much intuition and experience of project managers

Activity 1

Slack time

Activity 2

Challenges in Project Scheduling

Việc ước lượng đôi khi không dễ dàng, có thể kể một số nguyên nhân sau:

Năng suất không tỉ lệ thuận với số người được giao việc

Sự phụ thuộc công việc của từng giai đoạn

Sự hạn chế về nguồn lực

Việc thêm người vào các dự án bị trễ không giúp tiến độ công việc được cải

thiện Việc kêu gọi các thành viên làm overtime, overweekend không phải là một

ý tưởng hay trong giai đoạn cuối dự án

Cần phải huấn luyện lại cho những người mới vào.

Communication overheads

⇒ Giải pháp tốt nhất là thuyết phục khác hàng extend deadline

Những vấn đề không lường trước được

Các vấn đề về con người, kỹ thuật,… có thể xảy ra một cách không dự đoán trước được

→ Cần phải có những phương án dự phòng

⇒ Để tránh các trường hợp đổ bể dự án thì ngay từ thời gian đầu phải hoạch định

kế hoạch một cách chặt chẽ

Task organization

Cần phải đề ra một Milestones - cột mốc, để do lường hiệu quả của công việc

Deliverables là các kết quả của các quá trình phát triển nhỏ (thường 1-2 tuần) được

chuyển giao cho khách hàng và người dùng để đánh giá và có những hướng chỉnh

sửa hợp lý

Mỗi cột mốc được đánh dấu bởi một set sản phẩm chuyển giao:

Build 1, build 2,…

Alpha Release, Beta Release, GA Release (General Availability), …

Planning poker

Ước lượng giờ lý tưởng (là đơn vị dùng để ước lượng độ lớn của công việc) cho dự

án agile

Estimate features in ideal hour for agile projects

Feature A ← 3

Feature B

Feature C

Mỗi người độc lập cho một giá trị vào B

Sau đó show ra với nhau: mỗi người sẽ có giá trị khác nhau, chệnh lệch, thảo luận

lại vì sao ước lượng như thế, và làm lại một lần nữa

Sau thảo luận và chọn lại, tương đối đồng thuận, chọn 1 giá trị ước lượng nhất định

và tiếp tục làm feature C

Nguyên tắc này dựa trên sự đồng thuận, nếu càng có sự đồng thuận cao thì càng

đúng

💡 Sử dụng dãy Fibonacci để dễ dàng ước lượng độ lớn của các công việc

cụ thể Nếu số nhỏ thì khoảng cách ngắn nhưng số càng lớn thì khoảng cách giữa 2 số sẽ rất lớn ⇒ Dễ dàng đồng thuận trong ước lượng

Risk management

Risk identification

Rủi ro về công nghệ (Dự án sử dụng công nghệ mới hoặc framework thay đổi

liên tục,…)

Rủi ro về con người (Sự bất đồng bởi các thành viên trong nhóm, năng lực

không đáp ứng yêu cầu công việc,…)

Rủi ro về tổ chức nhân sự (Thay đổi về cấu trúc công ty, công ty không đủ tài

chính để tài trợ dự án)

Rủi ro về yêu cầu dự án (Yêu cầu bị thay đổi đột ngột, khách hàng không cung

cấp thông tin đầy đủ cho dự án)

Rủi ro trong việc ước lượng (Thời gian quá ngắn so với thực tế)

Risk Analysis and Prioritization

Probability: Chance to have risks

Loss: The cost when risk happens

💡 ĐỘ ĐO RỦI RO

RISK EXPOSURE (RE) = PROBABILITY x LOSS

Probability

Categorical: very low, low, moderate, high or very high Numerical: from 0% to 100%

Loss

Categorical: catastrophic, serious, tolerable or insignificant Numerical: any number representing cost

Risk Planning

Mua thông tin

Chuyển rủi ro cho bộ phận khác

Có các chiến lược giảm thiểu/tránh rủi ro

Risk Indicators

Risk Monitoring and Controlling