CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VNPT 1 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG SME I MỞ ĐẦU 2 1 Đường dẫn truy cập hệ thống 2 2 Mục đích tài liệu 2 3 Phạm vi sử dụng 2 4 Các quy ước đánh máy 2 5 Tài liệu liên quan 2 6[.]
Trang 1HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG SME
I MỞ ĐẦU 2
1 Đường dẫn truy cập hệ thống 2
2 Mục đích tài liệu 2
3 Phạm vi sử dụng 2
4 Các quy ước đánh máy 2
5 Tài liệu liên quan 2
6 Giải thích từ ngữ và các chữ viết tắt 2
II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 3
1 Đăng ký tài khoản 3
2 Đăng nhập 4
3 Quên mật khẩu 5
3.1 Gửi thông tin quên mật khẩu 5
3.2 Đặt lại mật khẩu 6
4 Các bước khởi tạo hệ thống 6
5 Thay đổi mật khẩu 7
6 Cập nhật thông tin đơn vị phát hành 8
7 Đăng ký mẫu hóa đơn 9
7.1 Đăng ký với mẫu upload 10
7.2 Đăng ký với mẫu có sẵn 13
7.3 Xem mẫu 16
7.4 Sửa mẫu 17
7.5 Xóa mẫu 19
7.6 Tải mẫu 21
8 Khởi tạo hệ thống Test (Hệ thống Demo) 22
9 Khởi tạo hệ thống thật 23
10 Đăng ký gói cước 25
11 Lịch sử thanh toán 26
12 Mẫu hóa đơn chuẩn 27
III CHỈNH SỬA MẪU HÓA ĐƠN 33
Trang 2Tài liệu sử dụng cho mọi đối tượng sử dụng hệ thống SME
4 Các quy ước đánh máy
N/A
5 Tài liệu liên quan
N/A
6 Giải thích từ ngữ và các chữ viết tắt
CAdmin Hệ thống quản trị và phát hành hóa đơn điện tử
Trang 3II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
1 Đăng ký tài khoản
Mục đích sử dụng: Khởi tạo tài khoản và thông tin cơ bản về đơn vị sử dụng hệ
thống SME
Điều kiện sử dụng: Truy cập vào website SME
Hướng dẫn sử dụng:
- Bước 1:.Chọn “Đăng ký”
- Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin trên màn hình Đăng ký Ấn nút “Đăng ký”
để thực hiện việc đăng ký tài khoản truy cập hệ thống SME
Trang 4Hệ thống hiển thị thông báo đăng ký tài khoản thành công Một email được gửi
đến email đăng ký về việc thông báo kích hoạt tài khoản
2 Đăng nhập
Mục đích sử dụng: Đăng nhập vào sử dụng hệ thống SME
Điều kiện sử dụng: Đã đăng ký và kích hoạt tài khoản
Hướng dẫn sử dụng:
Nhập thông tin đăng nhập tương ứng với tài khoản đã đăng ký (Tên tài khoản
được gửi trong email kích hoạt tài khoản) Sau đó ấn nút “Đăng nhập”
Trang 53 Quên mật khẩu
3.1 Gửi thông tin quên mật khẩu
Mục đích sử dụng: Gửi thông tin để đặt lại mật khẩu mới
Điều kiện sử dụng: Đã có tài khoản
Hướng dẫn sử dụng:
- Bước 1: Bấm chọn “Quên mật khẩu” trên màn hình Đăng nhập
- Bước 2: Nhập đầy đủ và đúng các thông tin trên màn hình Cấp lại mật khẩu
Sau đó bấm nút “Gửi” để thực hiện việc gửi thông tin lấy lại mật khẩu Email gửi thông tin đặt lại mật khẩu được gửi vào mail
Trang 63.2 Đặt lại mật khẩu
Mục đích sử dụng: Thiết lập mật khẩu mới
Điều kiện sử dụng: Đã có tài khoản
Hướng dẫn sử dụng:
Nhập thông tin mật khẩu mới Bấm nút “Đặt lại mật khẩu”
4 Các bước khởi tạo hệ thống
Mục đích sử dụng: Hướng dẫn các bước cần thực hiện để hoàn thiện khởi tạo hệ
Trang 7o Màu xanh: Bước thực hiện đã hoàn thành
o Màu vàng: Bước tiếp theo cần thực hiện để hoàn thành việc khởi tạo hệ
thống SME
5 Thay đổi mật khẩu
Mục đích sử dụng: Thay đổi mật khẩu mới cho tài khoản người dùng
Điều kiện sử dụng: Đăng nhập vào hệ thống
Hướng dẫn sử dụng:
- Bước 1: Bấm vào biểu thượng ảnh đại diện -> Bấm chọn “Thay đổi mật khẩu”
- Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin trên màn hình Thay đổi mật khẩu
o Bấm “Lưu”: thực hiện việc thay đổi mật khẩu
o Bấm “Đóng”: hủy bỏ thao tác thay đổi mật khẩu
Trang 86 Cập nhật thông tin đơn vị phát hành
Mục đích sử dụng: Thay đổi thông tin đơn vị phát hành hóa đơn điện tử trên hệ
Trang 9- Bước 2: Nhập các thông tin cần thay đổi Sau đó bấm nút “Lưu” để thực hiện lưu
lại các thay đổi
7 Đăng ký mẫu hóa đơn
Mục đích sử dụng: Đăng ký mẫu hóa đơn sử dụng cho đơn vị
Điều kiện sử dụng: Đăng nhập vào hệ thống
Hướng dẫn sử dụng:
o Cách 1: Bấm chọn vào bước “Đăng ký mẫu hóa đơn” trên màn hình
trạng thái hệ thống
Trang 10o Cách 2: Bấm chọn “Mẫu hóa đơn” trên thanh menu trái
7.1 Đăng ký với mẫu upload
- Bước 1: Bấm nút “Thêm mới với mẫu upload”
Trang 11- Bước 2: Thực hiện tải lên các file mẫu hóa đơn muốn đăng ký, nhập các thông
tin và chỉnh sửa cho mẫu
Màn hình trước khi thực hiện việc tải lên mẫu đăng ký
Màn hình sau khi thực hiện việc tải lên mẫu và thay đổi các thông tin
Trang 12- Bước 3:
o Bấm “Lưu” để thực hiện việc lưu mẫu đăng ký
Thông báo lưu mẫu thành công
Mẫu sau khi đăng ký thành công
o Bấm “In mẫu hóa đơn” để thực hiện việc in mẫu mà không cần thực hiện
việc lưu mẫu
o Bấm icon mũi tên trái để quay trở lại danh sách mẫu hóa đơn
Trang 137.2 Đăng ký với mẫu có sẵn
- Bước 1: Bấm nút “Thêm mới với mẫu có sẵn”
- Bước 2:
o Tìm kiếm mẫu hóa đơn:
Chọn loại mẫu hóa đơn giống như (1)
Nhập đúng tên mẫu hóa đơn vào (2) để thực hiện tìm kiếm mẫu
o Bấm nút “Tải mẫu” để thực hiện tải mẫu hóa đơn về máy tính người dùng
Sử dụng mẫu tải về tùy theo mục đích cá nhân
o Bấm nút “Chọn mẫu” để thực hiện việc đăng ký mẫu được chọn
Trang 15- Bước 3: Bấm nút “Đóng” sau khi đăng ký mẫu thành công để quay trở về danh
sách mẫu hóa đơn
Trang 16 Danh sách mẫu sau khi đăng ký thành công mẫu:
7.3 Xem mẫu
- Chọn mẫu hóa đơn muốn xem chi tiết Bấm chọn vào icon xem trên danh sách
mẫu hóa đơn
Trang 17 Hiển thị mẫu chi tiết:
7.4 Sửa mẫu
- Bước 1: Chọn mẫu hóa đơn muốn xóa Bấm vào icon Sửa trên danh sách mẫu
hóa đơn
Trang 18- Bước 2: Thực hiện việc chỉnh sửa mẫu theo nhu cầu của người dùng (Sửa mẫu
chi tiết)
- Bước 3:
o Bấm nút “Lưu” để thực hiện việc lưu các thay đổi trên mẫu
o Di chuột vào nút để thực hiện một số chức năng sau nếu có nhu cầu:
Trang 19 Mẫu hóa đơn sau khi đã chỉnh sửa (ví dụ):
7.5 Xóa mẫu
- Bước 1: Chọn mẫu hóa đơn muốn xóa Bấm vào icon Xóa trên danh sách mẫu
hóa đơn
Trang 20- Bước 2:
o Bấm “Có” để thực hiện xóa mẫu đã chọn khỏi hệ thống
o Bấm “Không” để hủy bỏ thao tác xóa mẫu hóa đơn
- Bước 3: Thông báo xóa thành công xuất hiện sau khi xác nhận việc xóa mẫu hóa
đơn Bấm “Đóng” để đóng thông báo và tải lại danh sách mẫu hóa đơn mới
Trang 21 Danh sách mẫu hóa đơn sau khi đã xóa mẫu
7.6 Tải mẫu
- Chọn mẫu hóa đơn muốn xóa Bấm vào icon Tải mẫu trên danh sách mẫu hóa
đơn
Trang 22 Hệ thống thực hiện việc tải mẫu về máy tính người dùng Mẫu tải về gồm 3 tệp
tin được nén vào 1 tệp zip Người dùng giải nén và sử dụng mẫu theo mục đích
cá nhân
8 Khởi tạo hệ thống Test (Hệ thống Demo)
Mục đích sử dụng:
o Chuyển đổi từ hệ thống tạo mới sang hệ thống Test
o Hệ thống CAdmin sẽ được khởi tạo Thông tin về hệ thống CAdmin được
gửi trong email sau khi khởi tạo Test thành công
Điều kiện sử dụng:
o Đã đăng nhập vào hệ thống
o Đã đăng ký mẫu hóa đơn
Trang 23 Hướng dẫn sử dụng:
- Bấm chọn “Thông tin đơn vị phát hành” trên menu trái Sau đó bấm nút
“Khởi tạo test” (1) hoặc Bấm chọn (2)
- Khởi tạo test thành công: Thông báo được gửi vào email của tài khoản Thời
gian sử dụng hệ thống Test là 30 ngày kể từ ngày khởi tạo
- Màn hình Thông tin đơn vị sau khi khởi tạo test thành công
Trang 24 Hướng dẫn sử dụng:
- Bước 1: Bấm chọn “Thông tin đơn vị phát hành” trên menu trái Sau đó bấm
nút “Khởi tạo thật” (1) hoặc bấm chọn (2)
- Bước 2: Chọn các gói cước phù hợp với đơn vị Sau đó bấm nút “Đăng ký &
khởi tạo”
Thông tin về hệ thống thật và gói cước đăng ký được gửi email sau khi thao tác
thành công Lúc này hệ thống sẽ ở trạng thái Chờ duyệt (Chờ phía bên
Trang 25VNPT-Thông tin đơn vị phát hành sau khi khởi tạo thật
Sau khi đã được phê duyệt chuyển thật
10 Đăng ký gói cước
Mục đích sử dụng: Đăng ký gói cước hóa đơn sử dụng cho đơn vị (Có thể đăng
ký thêm nếu đã sử dụng hết gói đăng ký trước đó)
Điều kiện sử dụng:
o Đăng nhập vào hệ thống
o Hệ thống đã khởi Test hoặc chuyển thật thành công
Trang 26 Hướng dẫn sử dụng:
- Bước 1: Bấm chọn “Danh sách gói cước” trên thanh menu trái
- Bước 2: Chọn các gói cước phù hợp với đơn vị Sau đó bấm nút “Đăng ký &
khởi tạo”
Thông tin về gói cước đăng ký được gửi email sau khi thao tác thành công
11 Lịch sử thanh toán
Mục đích sử dụng: Theo dõi lịch sử đăng ký gói cước hóa đơn
Điều kiện sử dụng: Đăng nhập hệ thống
Hướng dẫn sử dụng:
- Bấm chọn “Lịch sử thanh toán” trên thanh menu trái
Trang 27 Màn hình lịch sử thanh toán
12 Mẫu hóa đơn chuẩn
Mục đích sử dụng:
o Tra cứu các mẫu hóa đơn chuẩn của VNPT-Invoice
o Thực hiện tạo mới các mẫu riêng cho đơn vị dựa trên các mẫu chuẩn
Điều kiện sử dụng: Đăng nhập vào hệ thống
Hướng dẫn sử dụng:
- Bước 1: Bấm chọn “Mẫu hóa đơn chuẩn” trên menu trái
Trang 28- Bước 2:
o Tìm kiếm mẫu hóa đơn chuẩn:
Chọn loại mẫu hóa đơn giống như (1)
Nhập đúng tên mẫu hóa đơn vào (2) để thực hiện tìm kiếm mẫu
o Bấm nút “Tải mẫu” để thực hiện tải mẫu hóa đơn chuẩn về máy tính người dùng Sử dụng mẫu tải về tùy theo mục đích cá nhân
o Bấm nút “Sửa mẫu” để thực hiện việc tạo mẫu riêng cho đơn vị dựa trên mẫu chuẩn
Trang 30- Bước 3: Thực hiện chỉnh sửa trên mẫu đã chọn để tạo riêng mẫu chuẩn cho đơn
vị (Sửa mẫu chi tiết)
Màn hình chỉnh sửa mẫu chuẩn
Màn hình thực hiện các chỉnh sửa theo nhu cầu
Trang 32 Danh sách mẫu chuẩn sau khi thực hiện thành công
Trang 33III CHỈNH SỬA MẪU HÓA ĐƠN
- Bước 1: Sử dụng thanh công cụ bên trái để thực hiện việc chỉnh sửa thông tin
cơ bản của mẫu hóa đơn
- Bước 2:
o Di chuột vào từng vùng thông tin trên mẫu hóa đơn, khi đó 1 vùng chọn màu
xanh xuất hiện
o Click chuột vào vùng thông tin muốn chỉnh sửa
o Giao diện chỉnh sửa chi tiết xuất hiện Click vào từng ô thông tin trên popup
và thực hiện việc chỉnh sửa