BµI 1 KH¸I NIÖM Vµ THAO TH¸C C¥ B¶N Gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng PhÇn 2 B¶ng tÝnh ®iÖn tö Excel Ch¬ng 1 KH¸I NIÖM Vµ THAO T¸C C¥ B¶N I C¸C KH¸I NIÖM C¥ B¶N Excel lµ mét phÇn mÒm chuyªn dïng cho c«ng[.]
Trang 1-Phần 2: Bảng tính điện tử Excel
Chơng 1 :KHáI NIệM Và THAO TáC CƠ BảN
I CáC KHáI NIệM CƠ BảN :
- Excel là một phần mềm chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trờng Windows
có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau :
+ Thực hiện đợc nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp
+ Tổ chức và lu trữ thông tin dới dạng bảng nh bảng lơng, bảng kết toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán
+ Khi có thay đổi dữ liệu bảng tính tự động thay tính toán lại theo dữ liệu mới
1 Khởi động Excel :
Cách 1 : Chọn Start, chọn Program, chọn Microsoft Excel.
Cách 2 : Nhắp trên nút lệnh Microsoft Excel trên thanh công cụ Office.
2 Giới thiệu màn hình giao tiếp của Microsoft Excel:
3 Giới thiệu cửa sổ ứng dụng của Excel:
a Thanh tiêu đề( Tittle Bar): Chứa tên của phần mềm ứng dụng và tên bảng tính hiện hành.
b Menu Bar: thực đơn hàng ngang, liệt kê tên các mục lệnh chính của Excel.
c Các thanh dụng cụ : Chứa các lệnh tắt dới dạng các biểu tợng, ta có thể sử dụng các lệnh trong
Excel nhanh chóng bằng cách Click chuột vào các biểu tợng này
- Để cho hiện ra các thanh dụng dụng cụ chọn lệnh : View / Toolbars, đánh dấu vào hộp kiểm của
các thanh dụng cụ muốn hiện ra Các thanh dụng cụ chính bao gồm:
Thanh tiêu đề Thanh thực đơn
Thanh chuẩn Thanh định dạng
Thanh công thức
Thanh cuộn Bảng tính thành phần
Ô hiện hành
Trang 2-+ Thanh chuẩn (Standard): chứa các lệnh về tệp tin, in ấn, sao chép,…
+ Thanh định dạng (Formatting) : chứa các lệnh về định dạng bảng tính,…
+ Thanh công thức (Formula): chứa địa chỉ, dữ liệu hoặc công thức của ô hiện hành
+ Thanh trạng thái (Status): thể hiện trạng thái làm việc hiện thời của bảng tính
+ Thanh cuộn (Scroll): dùng để hiện thị phần bảng tính bị che khuất.
d Phần bảng tính chính (Workbook): dùng để nhập dữ liệu và thực hiện tính toán Trong mỗi
workbook đợc mặc định có 3 sheet (bảng tính thành phần) Trong một Workbook gồm có tối đa 255 Sheets, mỗi Sheet đợc xem nh một bảng tính dùng để chứa dữ liệu, biểu đồ, hình ảnh
- Trong một Sheet gồm có 256 cột đợc đánh thứ tự bằng các ký tự chữ cái A, B, C, và 65536 hàng
đợc đánh thứ tự 1, 2, 3, , 65536 Giao giữa cột và hàng là ô, địa chỉ của ô là < địa chỉ cột >< địa chỉ hàng >
- Địa chỉ ô đợc phân thành 2 loại chính nh sau:
+ Địa chỉ tơng đối: A1, B2, H6
+ Địa chỉ tuyệt đối: $A$1, $B$2,
Chú ý: Cách tạo địa chỉ tuyệt đối
+ C1: hoặc là bạn gõ dấu $ trong khi nhập địa chỉ ô
+ C2 : hoặc là sau khi khai báo địa chỉ ô, bạn gõ phím F4
- Để thuận tiện trong việc quản lý các Sheet trong Workbook, nên đặt tên cho chúng, bằng cách : nhắp nút phải lên trên Sheet , chọn Rename, gõ tên và Enter
- Để chèn thêm 1 Sheet vào Workbook chọn lệnh : Insert – WorkSheet
II CáC THAO TáC CƠ BảN TRONG BảNG TíNH Và TậP TIN:
1 Di chuyển con trỏ ô :
- Tại một thời điểm luôn có một con trỏ ô trong bảng tính quy định ô hiện hành để nhập hay điều chỉnh dữ liệu Để di chuyển con trỏ ô hiện hành ta sử dụng: tổ hợp phím mũi tên một số phím tắt nh:
PgDn : Xuống một trang màn hình
Alt + PgUp : Sang trái một trang màn hình
Alt + PgDn : Sang phải một trang màn hình
Ctrl + Home : Trở về ô A1
PgUp : Lên trên một trang màn hình
2 Vùng :
- Vùng bao gồm một hay nhiều ô liên tục vùng đợc xác định bởi tọa độ vùng : “Địa chỉ ô
đầu : địa chỉ ô cuối” Vd : A1 : B3
3 Chèn dòng, cột
a Chèn dòng ( Rows) :
+ Chọn các dòng bằng cách : nháy ( hoặc rê chuột nếu chọn nhiều dòng ) tại đ ờng viền dọc của bảng tính
+ Thực hiện lệnh : Insert / Rows
b Chèn cột :
+ Chọn các cột bằng số cột muốn chèn
+ Chọn lệnh : Insert / Columns
c Sao chép/di chuyển dữ liệu:
+ Chọn dữ liệu muốn sao chép/di chuyển
Trang 3
-+ Chọn lệnh Edit Copy/Cut
+ Di chuyển ô hiện hành đến nơi cần chép tới
+ Thực hiện lệnh Edit/ Paste
d Đánh số thứ tự :
+ Gõ giá trị số bắt đầu
+ Thực hiện thao tác Copy nhng trớc khi kéo thì nhấn thêm phím Ctrl
4 Thao tác trên tập tin Workbook :
+ Một tập tin của Excel gọi là một Workbook có phần mở rộng là XLS và trong đó có nhiều Sheet
- Lu trữ tập tin Workbook : chọn lệnh File / Save hay nhấn tổ phợp phím : Ctrl + S hay nhấn nút
trên thanh dụng cụ Lần đầu tiên cho phép đa tên tập tin vào, chọn th mục cũng nh đĩa sẽ cất tập tin Những lần sau lệnh trên cho phép cất thêm dữ liệu vào tập tin
- Mở tập tin đã có trên đĩa : Lệnh File / Open
- Mở 1 tập tin mới : Lệnh File / New
Chơng 2 : ĐịNH DạNG BảNG TíNH
I THAY ĐổI Độ RộNG CộT Và CHIềU CAO HàNG :
Cách 1 : Giữ chuột trên biên bên pải của tên địa chỉ cột (hay bên dới hàng), khi đó chuột có hình :
hoặc click chuột sau đó kéo sang trái hoặc phải (trên hoặc d ới để đều chỉnh độ rộng của cột (hoặc hàng)
Cách 2 :
- Xác định (chọn) các cột cần chỉnh
- Chọn Format/ Column :
+ Width: Khai báo độ rộng cột + Auto Fit Selection : Tự động chỉnh độ rộng cột vừa với dữ liệu
+ Hide : ẩn cột
+ Unhide : chọn hiện ra các cột bị ẩn trong khối chọn
II ĐịNH DạNG FONT CHữ :
- Chọn các cells cần định dạng
- Chọn lệnh : Format/ Cells (hoặc nhắp chuột phải trên phần văn bản chọn và chọn Format Cells Chọn tab Font
Trang 4- Chän Font ch÷ (Font), kiÓu font ch÷ (Style), kÝch thíc (Size), KiÓu g¹ch ch©n (Underline), mµu (Color) …
III KÎ KHUNG Vµ T¤ NÒN
C¸ch 1 :
- Chän c¸c cells cÇn kÎ khung
- Chän lÖnh : Format – Cells – nhÊn tab Border :
Trang 5
-Style : chọn kiểu nét kẻ khung
Reset : Chọn vị trí kẻ khung ứng với kiểu nét kẻ tơng ứng đã chọn (viền quanh : Outline và các đờng kẻ trong Inside)
Border : Chọn vị trí kẻ khung tơng ứng : Trên, Dới, Trái, Phải, ở giữa, đờng chéo
Có thể chọn None hay click lại lên nút kẻ khung t ơng ứng để bỏ kẻ khung
Cách 2 : Có thể nhắp lên nút Borders trên thanh dụng cụ Formatting :
Sau đó chọn vào vị trí kẻ khung tơng ứng trên thanh dụng cụ
Có thể click lại cho vị trí kẻ khung tơng ứng nổi lên để bỏ kẻ khung
IV CANH CHỉNH Dữ LIệU TRONG CáC CELL : TAB ALIGNMENT
- Chọn dữ liệu muốn canh chỉnh
- Chọn lệnh : Format – Cells – chọn Tab Alignment :
- Text Alignment : canh chỉnh văn bản
+ Horizontal : Canh chỉnh theo chiều ngang của Cell gồm các tùy chọn : Bên trái : Left; bên
phải : Right, Trung tâm : Center, canh đều : Justify; Canh văn bản vảo giữa các ô (th ờng theo hàng)
đang chọn: Center Across Selection
+ Vertical : Canh chỉnh theo chiều đứng của cell : Bootom : ở dới; Top : ở trên; Center : ở
giữa
- Orientation : Xoay văn bản theo độ hay xếp chồng các chữ
- Text control:
+ Wrap text : nếu đánh dấu, văn bản trong các cells chọn sẽ tự động xuống hàng khi hết
chiều rộng của Cell
+ Shrink to fit : Tự động điều chỉnh kích thớc dữ liệu trong ô sao cho có thể thấy đợc toàn
bộ nội dung mà không cần điều chỉnh lại độ rộng cột
+ Merge Cells : Hợp nhất các cell trong khối chọn thành một cell
V ĐịNH DạNG MàU NềN Và MẫU NềN VĂN BảN
- Chọn các cell định tô màu
- Chọn lệnh Format – Cells – chọn Tab Patterns
Trang 6-Chọn màu nền và mẫu nền muốn tô
VI ĐịNH DạNG KIểU Dữ LIệU Số
Dữ liệu số rất thờng đợc nhập trong Excel, có thể định dạng số chèn thêm dấu cách nhóm theo từng
3 chữ số, chèn thêm các ký hiệu tiền tệ…
- Chọn cột/ các ô muốn định dạng
- Thực hiện lệnh : Format – Cells – chọn Tab Number
Trang 7
- Trong Category : chọn dạng số cần định dạng
+ General : dạng số mặt định ban đầu
+ Text : Dữ liệu có dạng văn bản (ngay cả khi nó là số)
+ Scientific : số hiển thị theo số mũ
+ Percentage : phần trăm (tự động cghia số cho 100 và xuất hiện dấu %)
+ Number : Cho phép định dạng phần số lẽ của số, có chèn thêm dấu phân cách phần ngàn
không, số âm sẽ đợc hiển thị nh thế nào
+ Currentcy : dạng tiền tệ(có hiển thị ký hiệu tiền tệ (đợc nhập trong ô Symbol)
+ Date : cách hiển thị ngày tháng
VII: Vẽ biểu đồ
- Chọn vùng dữ liệu cần tạo biểu đồ
- Insert/ Chart => xuất hiện hộp thoại
+ Chọn kiểu biểu đồ trong ô Chart type => Next
+ Chọn kiểu thể hiện trong phần Series in => Next
+ Gõ tiêu đề cho biểu đồ => Finish
Chơng 3 : CáC HàM EXCEL
I Sử dụng các hàm mẫu của Excel :
a Excel có một số hàm mẫu dùng tiện lợi cho việc tính toán
Dạng thức tổng quát của hàm : =Tên hàm (danh sách đối số)
- Tên hàm : tên các hàm mẫu của Excel nh : Sum, Average, Min, Max
- Danh sách đối số : có thể là một trị số, dãy các ô, địa chỉ ô, địa chỉ vùng (ôđầu : ô cuối),
công thức, tên hàm
b Công thức:
Trang 8- Bắt đầu bằng dấu “ = “ và kế tiếp là công thức cần lập Trong công thức có thể là những con số cần tính, các hàm và các toán tử tơng ứng nh sau:
>,>=,<,<=,+, <> So sánh =10>8 True
- Trong công thức bạn có thể sử dụng giá tri trong các ô khác để tính bằng cách tham chiếu
đến địa chỉ của nó , nếu giá trị trong ô tham chiếu thay đổi thì giá trị của ô chứa công thức cũng thay
đổi theo, có nghĩa là công thức sẽ đợc tính toán lại
- Trong công thức có thể có các hàm tính toán (sẽ đợc giới thiệu trong phần hàm)
c Các hàm cơ bản
1 Hàm Sum(Danh sách các trị) : tính tổng của các giá trị có trong danh sách
Danh sách các trị có thể là các số, địa chỉ ngăn cách nhau bởi dấu, nhng thờng là địa chỉ vùng
Ví dụ : dữ liệu trong các ô B1, B2 , B3 là 2, 5 ,7 :
= Sum(B1:B3) cho giá trị : 14
2 Hàm Average(Danh sách các trị) : tính trung bình cộng của các giá trị có trong danh sách
Ví dụ : =Average(B1:B3) : cho giá trị : 4.6666
3 Hàm Max(Danh sách các trị) : cho kết quả là giá trị lớn nhất trong danh sách
Ví dụ : =Max(B1:B3) : cho giá trị : 7
4 Hàm Min(Danh sách các trị) : Cho kết quả là giá trị nhỏ nhất trong danh sách
Ví dụ : =Min(B1:B3) : cho giá trị : 2
5 Hàm SUMIF(Danh sách điều kiện,Điều kiện,Danh sách cộng) : Tính tổng các số trong <Danh
sách cộng> có nội dung trong <Danh sách điều kiện> tơng ứng thỏa <Điều kiện>
Ví dụ :
8 Tổng số lợng Bia đã bán: =Sumif(B2:B6,"Bia",C2:C6)
=> Kết quả trả về là: =15+23+12=50
6 Hàm IF(Điều kiện, Giá trị đúng,Giá trị sai) :
-Điều kiện là một biểu thức Logic Excel sẽ kiểm tra kết của biểu thức Logic : Nếu đúng sẽ xuất hiện <Giá trị đúng>, nếu sai sẽ xuất hiện <Giá trị sai> Biểu thức điều kiện thờng chứa các toán
tử so sánh : <, > , >= , <=, =, <>
- Bản thân <Giá trị đúng> và <Giá trị sai> có thể là những hằng trị, biểu thức hoặc là 1 hàm (có thể là hàm IF con)
Trong biểu thức điều kiện của hàm IF thờng sử dụng các hàm : And, Or…
Trang 9
-7 Hàm AND(Điều kiện 1, Điều kiện 2, ) : cho giá trị đúng khi mọi điều kiện nên trong danh sách
đều đúng
Ví dụ : =AND(3>2,5<8) : cho giá trị True
=AND(3>2,6<5) : cho giá trị False
8 Hàm OR(Điều kiện 1, Điều kiện 2, ) : cho giá trị đúng khi 1 trong những điều kiện con là
đúng
Ví dụ : = OR(3>2,5=8) : cho giá trị True
=OR(3<2,5=8) : Cho giá trị False
9 Hàm MID(Text,m,n) : Trả về số ky tự chỉ định (n) trong chuỗiText bắt đầu đợc lấy từ ký tự thứ
m
Ví dụ : = Mid(“Microsoft Excel”,6,4) : cho giá trị “soft”
10 Hàm RIGHT(Text,n) : Trả về giá trị n ký tự nằm bên phải chuỗi Text
11 Hàm LEFT(Text,n): Trả về giá trị n ký tự nằm bên trái chuỗi Text
12 Hàm TRIM(Text): Loại trừ tất cả các khoảng trắng thừa trong chuỗi, ngoại trừ dấu cách giữa
các từ
13 Hàm VALUE(Text): Chuyển chuỗi số thành giá trị số
II CáC HàM Dữ LIệU TRÊN BảNG TíNH
1 Các hàm số học
* Hàm ABS(N) : cho giá trị tuyệt đối của biểu thức số N
ví dụ: =ABS(-25) cho kết quả 25
=ABS(5-149) cho kết quả 144
* Hàm SQRT(N): cho giá trị căn bật hai của biểu thức số N (N>0)
Ví dụ: =INT(236.26) cho kết quả 236
* Hàm PI(): cho giá trị số Pi (3.141593)
2 Các hàm thống kê
* Hàm COUNT(Danh sách các trị): đếm cho số các ô chứa trị số trong <Danh sách các trị>
Ví du : =COUNT(-2, “VTD”.5,8) cho kết quả 3
=COUNT(Dt:D8) cho kết quả 7
* Hàm COUNTA(Danh sách các trị): đếm số các ô chứa dữ liệu trong <Danh sách các trị>
ví dụ: =COUNTA(-2, “VTD”,5,8) cho kết quả 4
=COUNTA(Dt:D8) cho kết quả 8
* Hàm COUNTIF(Danh sách,Điều kiện) : đếm số các ô chứa trị số trong danh sách thỏa điều kiện
* Hàm RANK(x,Danh sách) : xác định thứ hạng của trị x so với các giá trị trong <Danh sách> Trị
x và danh sách phải là các trị số, nếu không sẽ gây ra lỗi #VALUE! Trị x phải rơi vào một trong các trị của danh sách, nếu không sẽ gây ra lỗi #N/A !
ví dụ: =RANK(E2,E $2:E$8) cho kết quả 5
=RANK(E3,E$2:E$8) cho kết quả 6
=RANK(E4,E$2:E$8) cho kết quả 3
3 Các hàm Ngày, Tháng, Năm (Day, Month, Year)
* Kiểu dữ liệu ngày (Date)
Dữ liệu ngày là một dạng đặc biệt của dữ liệu số Sau đây là một số dạng trong Excel:
dd/mm/yy : nếu nhập vào ô:11/1/96, kết quả là 11/01/96
dd-mmm-yy : nếu nhập vào ô:11/1/96, kết quả là 11-jan-96
dd-mmm : nếu nhập vào ô :11/1/96, kết quả là 11-jan
Trang 10mmm-yy : nếu nhập vào ô : 11/1/96, kết quả là jan-96
Chú ý, muốn thay đổi dữ liệu kiểu ngày theo kiểu Anh Mỹ: Tháng/ngày/năm hoặc theo kiểu Việt nam: Ngày/tháng/năm, ta phải đổi trong Windows : Start – Setting – Control Panel chạy Regional Setting, Chọn Date mới thay đổi đợc
* Hàm DAY(Dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu ngày.
Ví dụ: = DAY(“11/1/96”) cho kết quả 11
= DAY(“11-jan-96”) cho kết quả 11
= DAY(B5) cho kết quả 15
(khi B5 chứa gía trị kiểu ngày:15/01/96)
*Hàm MONTH(Dữ liệu kiểu ngày) : cho giá trị tháng của dữ liệu kiểu ngày
Ví dụ: =MONTH(“11/1/96”) cho kết quả 1
= MONTH(A5) cho kết quả 2
(khi A5 chứa giá trị kiểu ngày:20/02/95)
* Hàm YEAR(Dữ liệu kiểu ngày): cho gía trị năm của dữ liệu kiểu ngày.
Ví dụ: =year(“11/1/95”) cho kết quả 1995
=year(A5) cho kết quả 1996
( khi A5 chứa gía trị kiểu ngày: 11-jan-96)
4 Hàm tìm kiếm
* Hàm VLOOKUP(x,Bảng,Cột tham chiếu,Cách dò): dò tìm trị <x> ở cột bên trái của bảng, khi
tìm có thì lệch qua bên phải đến <Cột tham chiếu> đễ lấy trị trong ô ở đó ứng với vị trí của <x>
- Bảng: là một khối các ô, thờng gồm nhiều hàng và nhiều cột cột bên trái luôn luôn chứa các trị để
dò tìm, các cột khác chứa các trị tơng ứng đễ tham chiếu
- Cột tham chiếu :là thứ tự của cột (tính từ trái của bảng trở qua), cột đầu tiên của bảng là cột 1
- Cách dò: là số 0 hoặc số 1 Ngầm định là 1
+ Nếu cách dò là 1: Danh sách ở cột bên trái của bảng phải xếp theo thứ tự tăng dần
+ Nếu cách dò là 0: Danh sách ở cột bên trái của bảng không phải xếp theo thứ tự
III CƠ Sở Dữ LIệU TRÊN BảNG TíNH - CáC HàM TRÊN CSDL
1 Khái niệm cơ bản vê cơ sở dữ liệu ( Database)
Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin, dữ liệu đợc tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê, truy tìm, xóa, rút trích những dòng dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn nào đó nhanh chóng Để thực hiện các thao tác này ta phải tạo ra các vùng Database, Criteria và Extract
- Vùng Database là vùng cơ sở dự liệu gồm ít nhất 2 dòng Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột, gọi
là tên vùng tin (Field name) của cơ sở dữ liệu Tên các vùng tin phải là dữ kiện kiểu chuỗi và không
đơc trùng lặp Các dòng còn lại chứa dữ liệu, mỗi dòng gọi là một mẫu tin CSDL ( Record)
- Vùng Criteria là vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút trích, điều kiện của vùng
tiêu chuẩn
- Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề còn các thao tác tìm kiếm , xóa không
cần dùng đến vùng này
2 Thao tác tìm kiếm, rút trích và xóa :
a Tìm kiếm :
Trong thao tác này chỉ cần tạo trớc vùng Database và vùng Criteria không cần tạo trớc vùng Extract
- Di chuyển con trỏ vào vùng Database
- Chọn lệnh : Data / Filter / Advanced Filter Hộp thoạisau hiện ra :