Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp đề tài phân tích thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại 111 công ty cp phần mềm quản lý doanh nghiệp fast

Dựa trên nhu cầu thực tế thiết thực trong hầu hết các công tác quản lý nhân sự thì giải pháp thiết thực nhất cần được phát triển nhờ áp dụng tin học hóa và quản lý một cách triệt để giúp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ

- -

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI

111 CÔNG TY CP PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST

Họ tên sinh viên : Nguyễn Thị Vân Giảng viên hướng dẫn : TS Đoàn Quang Minh

HÀ NỘI - 2019

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI

111 CÔNG TY CP PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST

Sinh viên : Nguyễn Thị Vân

Chuyên ngành : Hệ thống thông tin quản lý Lớp : Hệ thống thông tin quản lý Khóa : 57

Hệ : CQ

Giảng viên hướng dẫn: TS Đoàn Quang Minh

HÀ NỘI - 2019

Mục lục

Lời mở đầu 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu đề tài 1

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết quả đạt được 2

6 Kết cấu đề tài 2

Chương 1.Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast 3

1.1 Giới thiệu chung về công ty 3

1.1.1 Thông tin cơ bản về Công ty 3

1.1.2 Lịch sử thành lập và phát triển Công ty 3

1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh của Công ty 4

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty 5

1.1.5 Nhân sự công ty phía chi nhánh Hà Nội 8

1.1.6 Sản phẩm, dịch vụ và lĩnh vực hoạt động, thị trường kinh doanh của Công ty 9

1.1.7 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 9

1.1.8 Chiến lược, định hướng của Công ty trong thời gian tới 10

1.2 Một số vấn đề về quản trị HTTT của công ty 10

Chương 2: Một số phương pháp luận về phát triển phần mềm hệ thống thông tin quản lý 12

2.1 Các khái niệm cơ bản 12

2.2 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý 12

2.2.1 Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý 12

2.2.2 Các chức năng cơ bản của hệ thống thông tin quản lý 12

2.3 Vòng đời phát triển của phần mềm 13

2.3.1 Xác định và lựa chọn lập kế hoạch cho hệ thống 14

2.3.2 Phân tích hệ thống 14

2.3.3 Thiết kế hệ thống 14

2.3.4 Triển khai hệ thống 15

2.3.5 Bảo trì hệ thống 15

Chương 3: Phân tích thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại công ty CP Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp Fast 16

3.1 Khảo sát bài toán 16

3.2 Xác định các yêu cầu của hệ thống 17

3.2.1 Yêu cầu về chức năng 17

3.2.2 Yêu cầu phi chức năng của hệ thống 19

3.3 Đề xuất ra hướng giải quyết bài toán 20

3.3.1 Mô hình xây dựng 20

3.3.2.Chức năng phần mềm 21

A, Chức năng quản lý hồ sơ 21

B, Chức năng quản lý chấm công 22

C, Chức năng quản lý lương 22

D , Chức năng thống kê báo cáo 23

3.4 Mô hình hóa hệ thống 24

3.4.1 Mô hình phân rã chức năng 24

3.4.2 Mô hình hóa hệ thống 25

3.4.3 Mô hình thực thể quan hệ ERD 31

3.5 Thiết kế hệ thống 32

3.5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 32

3.5.2 Thiết kế chi tiết cơ sở dữ liệu 33

3.5.3 Thiết kế giao diện 52

3.6 Cài đặt và kiểm thử 69

3.6.1 Kiểm thử phần mềm 70

3.6.2 Cài đặt và đào tạo 70

KẾT LUẬN 71

1 Kết quả đạt được của chuyên đề 71

2 Hướng phát triển của đề tài 72

3 Kết luận 72

Danh mục tài liệu tham khảo 73

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 3.12 Giao diện danh mục hồ sơ nhân viên 54

Hình 3.13 Giao diện hợp đồng nhân sự 55

Hình 3.14 Giao diện danh mục ngày công 55

Hình 3.15 Giao diện danh mục ngày phép 56

Hình 3.16 Giao diện lịch chấm công nhân viên 56

Danh mục từ viết tắt

CNTT : Công nghệ thông tin

HTTT : Hệ thống thông tin

GD& DT : Giáo dục và đào tạo

SXKD : Sản xuất kinh doanh

CTCP : Công ty cổ phần

Lời mở đầu

1 Tính cấp thiết của đề tài

Với một xã hội phát triển hòa nhập với công nghệ thông tin ngày nay là một thuận lợi cao giúp cho các công ty có thể sử dụng tin học hóa trong việc quản lý Với thời gian một tháng khảo sát ở đơn vị thực tập, em thấy với nhân sự công ty tại

cơ sở Hà Nội lên tới 149 người trong năm 2018 Mặc dù công ty đã có một chương trình quản lý nhân sự được tích hợp trong phần mềm quản lý nhân sự nhưng vẫn có những tồn tại trong quản lý

Hiện nay ở công ty việc quản lý nhân sự còn gặp nhiều khó khăn, công ty có nhiều phòng ban với số nhân viên ngày càng tăng mà công ty lại chưa có một phần mềm riêng để quản lý nhân sự một cách hợp lý Tại công ty thì chương trình quản lý nhân sự mới chỉ dừng lại ở mức độ quản lý nhỏ chưa giúp hỗ trợ tối ưu công việc tăng cạnh tranh của hệ thống với 1 quy mô lớn

“Do đó công ty cần có hệ thống quản lý nhân sự có thể giải quyết vấn đề khó khăn gặp phải Vậy nên em đã định hướng đề tài khóa luận giúp việc nâng cao hoạt động của hệ thống thông tin trong việc quản lý nhân sự của công ty.”

1 Mục tiêu đề tài

Qua quá trình tìm hiểu về thực trạng quản lý nhân sự của công ty, phân tích các yêu cầu và những khó khăn mà trong công tác quản lý còn gặp phải Dựa trên nhu cầu thực tế thiết thực trong hầu hết các công tác quản lý nhân sự thì giải pháp thiết thực nhất cần được phát triển nhờ áp dụng tin học hóa và quản lý một cách triệt

để giúp nhà quản lý có thể dễ dàng quản lý, hiệu quả làm việc tăng cao

2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

A, Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu về nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty

3 Phương pháp nghiên cứu

Với các phương pháp nghiên cứu mà em đã áp dụng để nghiên cứu xây dựng

đề tài một cách đầy đủ và hiệu quả tối ưu:

- Phương pháp quan sát thực tế: quan sát thực tế được công tác quản lý nhân sự

và các nghiệp vụ liên quan đến quá trình này

- Phương pháp thu thập thông tin: thu thập ra các thông tin cần thiết về quản lý

nhân sự của công ty

4 Kết quả đạt được

Qua thời gian nghiên cứu và quan sát, đề tài nghiên cứu này mang lại nhiều thuận lợi hơn cho việc quản lý nhân sự trong công ty Giúp cho việc quản lý nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, nhân lực hơn so với trước đây Trước khi hệ thống mới được ra đời thì hệ thống quản lý nhân sự cũ được tích hợp trong hệ thống quản lý doanh nghiệp Hệ thống cũ vẫn còn một số những nhược điểm không phù hợp với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ về nhân sự của công ty Do đó hệ thống mới ra đời giải quyết được các nhược điểm của hệ thống cũ, giúp cho cán bộ quản lý giảm đi sự phức tạp trong cách quản lý với các chức năng cần thiết cho các nhà tuyển dụng

5 Kết cấu đề tài

Với kết cấu đề tài nghiên cứu không chỉ có phần Lời mở đầu, Tài liệu tham khảo, Kết luận và Phụ Lục thì bố cục của bài được chia thành ba chương chính:

Chương 1: Tổng quan chung về CTCP phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast

Chương 2: Một số phương pháp luận về phát triển phần mềm hệ thống thông tin quản lý

Chương 3: Phân tích thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại công ty CP Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp Fast

Chương 1.Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast 1.1 Giới thiệu chung về công ty

1.1.1 Thông tin cơ bản về Công ty

 “Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần.”

 “Tên công ty : Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp Fast.”

 “Tên tiếng anh: Fast Software Company.”

 “Tên giao dịch: FAST.”

 “Ngày thành lập: 11/06/1997.”

 “Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 056067 được Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 18/06/1997, thay đổi lần cuối vào thời gian 26/05/2006.”

 “Mã số thuế: 0100727825.”

 “Vốn điều lệ của công ty: 10.000.000.000 đồng.”

 “Đại diện theo luật pháp: Ông Phan Quốc Khánh, Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc của Công ty.”

 Website: www.Fast.com.vn

 Email: info@Fast.com.vn

Trụ sở công ty tại thành phố Hà Nội:

“Tầng 3, Tòa nhà CT1B, Khu đô thị VOV, P.Mễ Trì, Q Nam Từ Liêm, Tp Hà Nội ”

Chi nhánh công ty tại thành phố Hồ Chí Minh:

“Lầu 9, khu B, tòa nhà Waseco, số 10 Phổ Quang, P.2, Q Tân Bình, Tp HCM.”

Chi nhánh công ty tại thành phố Đà Nẵng:

“39- 41 Quang Trung, Q.Hải Châu, Tp Đà Nẵng.”

1.1.2 Lịch sử thành lập và phát triển Công ty

“Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp chính thức ra đời vào ngày 11 tháng 6 năm 1997 chi nhánh đầu tiên tại văn phòng Hà Nội Ở Việt Nam thì Fast là công ty đầu tiên chuyên sâu trên lĩnh vực quản trị doanh nghiệp.”Với các chuyên gia đầu ngành chuyên sâu trong các lĩnh vực phần mềm tài chính kế toán, ngân hàng cùng với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết của mình về nghiệp vụ, công nghệ, kinh

nghiệm và phương thức hỗ trợ khách hàng để tạo ra được các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao hài hòa với xu thế thị trường

“ Lúc mới thành lập có khoảng 17 nhân viên và doanh thu mỗi năm khoảng 1.45 tỷ đồng, với số lượng khách hàng năm 1998 có khoảng 100 khách hàng Quy mô của công ty ngày càng được mở rộng không chỉ có chi nhánh ở Hà Nội mà công ty phát triển ra nhiều chi nhánh ở các thành phố lớn có thể nói đến thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng.”

Trên con đường phát triển của Fast thì công ty đã có được nhiều thành tựu hết sức to lớn có thể kể tới:

 Giải thưởng “Top 5 Đơn vị Phần mềm.”

 Giải thưởng “Sao Khuê của Hiệp Hội phần mềm Việt Nam (VINASA)”

 Bằng khen của Bộ GD & ĐT vì những đóng góp xuất sắc cho nước nhà

1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh của Công ty

“Đạt được và giữ vững vị trí số một về cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp trên thị trường Việt Nam”- Đây là một tầm nhìn rất là quan trọng đối với sự phát triển của công ty

Với các mục tiêu được đặt ra trong giai đoạn từ năm 2017-2019:

 Doanh thu: tăng từ 10%- 30%/1 năm

 Khách hàng mới cũng là một trong những mục tiêu đã được công ty đề cập đến: với khách hàng khoảng 1500-2000 khách hàng/ 1 năm

 Mục tiêu về tăng trưởng nhân sự: tăng khoảng 5% - 10%/ 1 năm

Công ty đặt ra phương châm kinh doanh của mình là “Đối tác lâu dài, tin cậy của nhân viên, khách hàng và đối tác” Với sự chuyên sâu này thì Fast sẽ cung cấp cho khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt hơn

Tầm nhìn:

“Fast là một công ty phát triển bền vững, là một nhà cung cấp đáng tin cậy với các giải pháp quản trị hoạt động SXKD trên nền tảng CNTT, có trách nhiệm với cộng đồng, góp phần xây dựng đất nước, mỗi thành viên ngày càng phát triển.”

Sứ mệnh:

“Phát triển và tư vấn các ứng dụng phần mềm, giúp các doanh nghiệp tác nghiệp nhanh hơn, quản trị tốt hơn nhằm tăng năng suất lao động và tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh Phát triển nghề nghiệp, phát huy năng lực của mỗi cá nhân trong một

tổ chức, cùng tạo dựng cuộc sống hạnh phúc cho tất cả thành viên trong công ty có đóng góp cho sự phát triển của công ty.”

Đây là một nhân tố đánh giá, đóng góp to lớn cho cộng đồng, xã hội, góp phần xây dựng đất nước

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Hình 1 1 Sơ đồ công ty

Cơ cấu nhân lực của doanh nghiệp:

Hình 1 2 Cơ cấu nhân sự của công ty

Trong đó:

Hình 1 3 Cơ cấu nhân sự theo trình độ và thâm niên

1.1.5 Nhân sự công ty phía chi nhánh Hà Nội

Hình 1 4 Nhân sự công ty phía chi nhánh Hà Nội

Với nhân sự ở cơ sở Hà Nội tính đến năm 2018 của công ty là 149 nhân viên

 Giám đốc chi nhánh: 1 người

 Nhân viên kinh doanh: 14 người

 Nhân viên Marketing: 8 người

 Nhân viên tư vấn thiết kế: 38 người

 Nhân viên triển khai: 20 người

 Nhân viên lập trình ứng dụng: 19 người

 Nhân viên hỗ trợ bảo hành: 34 người

 Nhân viên văn phòng, kế toán: 16 người

Nhận xét: Thông qua sự tìm hiểu về cơ cấu tổ chức của công ty, có thể nhận

thấy rằng cơ cấu tổ chức của công ty Fast khác chặt chẽ và rõ rãng Các bộ phận, phòng ban trong công ty có sự phối hợp với nhau, hỗ trợ lẫn nhau để xây dựng và cùng phát triển cho dù đều có công việc, nhiệm vụ riêng Bộ máy hoạt động minh bạch, rõ ràng, dễ điều hành và giám sát hoạt động kinh doanh của từng bộ phận, phòng ban

1.1.6 Sản phẩm, dịch vụ và lĩnh vực hoạt động, thị trường kinh doanh của

Công ty

Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp Fast là công ty “phát triển,

tư vấn và triển khai ứng dụng phần mềm và giải pháp quản trị doanh nghiệp trên nền tảng CNTT.”

Sản phẩm:

Các sản phẩm cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn:

 Fast Business Online - Giải pháp ERP trên nền tảng web

 Fast Business - Giải pháp ERP trên nền windows

 Fast DMS Online - Phần mềm quản lý phân phối

1.1.7 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Hình 1 5 Bảng kết quả kinh doanh của công ty trong giai đoạn từ năm 2013- 2019

(Nguồn: Phòng kế toán)

1.1.8 Chiến lược, định hướng của Công ty trong thời gian tới

“Công ty đang phát triển bền vững, là nhà cung cấp tin cậy giải pháp quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh trên nền tảng công nghệ thông tin, góp phần xây dựng đất nước, mỗi thành viên ngày càng phát triển về nghề nghiệp và cuộc sống.”

“Quan điểm của Fast trong phát triển kinh doanh, xây dựng các mối quan hệ với các đối tác (nhân viên, khách hàng, cộng đồng): Bền vững, dài lâu và tin cậy.”

Sản phẩm (phần mềm):

“Sản phẩm có tốc độ xử lý ngày càng nhanh, có thể giúp khách hàng làm việc với tăng tốc độ tác nghiệp và khai thác thông tin, đặc biệt trong điều kiện số lượng giao dịch, cơ sở dữ liệu ngày càng tăng cao và hoạt động trong môi trường online thông qua internet.”

“Với các chức năng, tính năng mới giúp giải quyết các bài toán nghiệp vụ và quản trị của khách hàng; làm cho công việc của khách hàng được giải quyết nhanh hơn chính xác và hiệu quả cao hơn.”

Về dịch vụ hỗ trợ tư vấn và chăm sóc khách hàng:

Với các giải pháp được tư vấn ứng dụng được đưa ra một cách thông minh, cách giải quyết các bài toán nghiệp vụ và quản trị khách hàng làm cho khách hàng có thể tác nghiệp mọi lúc mọi nơi và khai thác dữ liệu một cách hiệu quả và tối ưu nhất

Các dự án tư vấn ứng dụng và việc hoàn thành các dịch vụ hỗ trợ khách hàng

với thời gian hoàn thành một cách nhanh chóng

1.2 Một số vấn đề về quản trị HTTT của công ty

Công ty đã chú trọng xây dựng bộ phận quản trị hế thống thông tin, quản trị sự phát triển của từng dự án sản phẩm (lập kế hoạch, thống kê, kiểm soát trong suốt quá trình), quản trị website công ty

Hiện nay, mỗi năm công ty đều dành 5% doanh thu hàng năm để xây dựng và phát triển HTTT và ứng dụng CNTT

Công ty đang đào tạo, định hướng nguồn nhân lực trẻ làm tương lai cho đội ngũ quản trị HTTT, đặc biệt là các sinh viên tốt nghiệp khoa HTTT tại các trường đại học như Đại học Thương Mại, Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Học Viện Tài Chính,…

Nhân sự hiện nay tại công ty vẫn chưa đáp ứng hết các yêu cầu, nghiệp vụ trong công ty vì thế trong thời gian tới công ty Fast chú trọng hơn việc đào tạo nhân lực quản trị HTTT và có những chiến lược mới trong việc quản trị

Với đội ngũ nhân viên của công ty không chỉ ở Hà Nội với số nhân viên lên tới 149 người , mặc dù công ty đã có một chương trình quản lý nhân sự được tích hợp trong phần mềm quản lý nhân sự nhưng phần mềm đó vẫn còn một số tồn tại trong việc quản lý

Hiện nay ở công ty việc quản lý nhân sự còn gặp nhiều khó khăn, công ty có nhiều phòng ban với số nhân viên ngày càng tăng mà công ty lại chưa có một phần mềm riêng để quản lý nhân sự một cách hợp lý Chương trình quản lý nhân sự hiện tại ở công ty mới chỉ dừng lại ở mức độ quản lý nhỏ chưa giúp hỗ trợ tối ưu công việc tăng cạnh tranh của hệ thống Do đó công ty cần có phần mềm nhân sự có thể giải quyết vấn đề khó khăn gặp phải

Chương 2: Một số phương pháp luận về phát triển phần mềm hệ thống thông tin quản lý

2.1 Các khái niệm cơ bản

2.1.1 Thông tin và dữ liệu

“Sự thông báo trao đổi, giải thích về một hiện tượng nào đó thường được thể hiên dưới dạng các tín hiệu như hình ảnh, âm thanh, chữ số, chữ viết là một định nghĩa cho thông tin… Hay nói một cách tổng quát thì thông tin chính là sự hiểu biết của con người về một thực thể nào đó, có thể thu thập xử lý được.”

Dữ liệu chính là thông tin được đưa vào máy tính, sau khi được tập hợp lại thì

dữ liệu sẽ được xử lý cho ra thông tin Tóm lại thì dữ liệu chính là thông tin đã được

mã hóa trong máy tính

2.1.2 Hệ thống thông tin

“Hệ thống thông tin có thể bao gồm các thông tin cụ thể và đặc biệt về một con người, về các địa điểm khác nhau, về các sự kiện bên trong một tổ chức hoặc trong môi trường xung quanh nào đó.”

2.2 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý

“Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập xử

lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, điều khiển, phân tích các vấn đề phức tạp trong một số tổ chức doanh nghiệp.”

2.2.1 Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý

“Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập xử

lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, điều khiển, phân tích các vấn đề phức tạp trong một số tổ chức doanh nghiệp.”

2.2.2 Các chức năng cơ bản của hệ thống thông tin quản lý

Ngày nay với thời đại công nghệ thông tin bùng nổ thì việc áp dụng công nghệ thông tin đóng vai trò hết sức to lớn đối với việc quản lý trong doanh nghiệp Hiện nay thì các doanh nghiệp đang ứng dụng hệ thống thông tin ở mọi cấp quản lý nhờ đó mà các doanh nghiệp có thể tự khẳng định vị thế cạnh tranh của mình trên thị

trường và duy trì những thế mạnh sẵn có của mình Với những tác động tích cực của

hệ thống thông tin đối với các doanh nghiệp có thể giúp cho quá trình điều hành của doanh nghiệp được hiệu quả hơn

Cũng nhờ đó sự sáng tạo trong môi trường doanh nghiệp bằng việc tạo ra, phát triển và đổi mới các sản phẩm dịch vụ cũng được khuyến khích “Qua đó các

cơ hội tạo ra các cơ hội kinh doanh hoặc các thị trường mới cho các doanh nghiệp cũng tăng cao.”

2.3 Vòng đời phát triển của phần mềm

Trong công nghiệp phần mềm được định nghĩa: “Vòng đời phát triển của phần mềm có thể được hiểu là quy trình từ khi phần mềm được ra đời cho tới khi đưa vào sử dụng và nâng cấp phần mềm Mục đích của việc tìm hiều vòng đời phát triển của phần mền giúp cho ta có thể phân ra thành các giai đoạn nhờ đó tìm ra các giải pháp để có những tác động thích hợp đối với từng giai đoạn phát triển của phần mềm.”

Hình 2.1 Vòng đời phát triển của phần mềm

2.3.1 Xác định và lựa chọn lập kế hoạch cho hệ thống

“Xác định và lựa chọn lập ra kế hoạch hệ thống” hay việc đánh giá ra yêu cầu

có mục đích cung cấp cho các nhà lãnh đạo có thông tin đầy đủ và phù hợp để họ có căn cứ ra những quyết định về thời cơ tính khả thi và hiệu quả của một dự án nhờ đó ban lãnh đạo có thể đưa ra quyết định có áp dụng công nghệ trong việc quản lý hay không

2.3.2 Phân tích hệ thống

Đối với một phần mềm được xây dựng mới thì việc phân tích các yêu cầu hệ thống là một trong những giai đoạn trung tâm của quá trình phát triển và cũng là giai đoạn mà các nhà phân tích thiết kế một hệ thống cần phải làm việc ở các mức độ khác nhau liên quan đến việc xem xét các tình huống có thể xảy ra với 2 mức độ là cái gì và như thế nào Với các công cụ đã được các nhà phân tích dùng ở quá trình này có thể kể đến:

 Sơ đồ luồng dữ liệu

 Cấu trúc của dữ liệu

 Kiến trúc của phần mềm

 Các giải thuật được sử dụng trong phần mềm

 Giao diện đặc trưng của phần mềm

2.3.4 “ Triển khai hệ thống ”

Sau khi giai đoạn thiết kế phần mềm được giải quyết thì việc triển khai phần mềm nó làm cho phần mềm đến gần hơn với khách hàng Các nhân viên của công ty phần mềm sẽ đến công ty khách hàng để triển khai đào tạo khách hàng sử dụng phần mềm Với các khóa học giúp cho khách hàng có thể tiếp cận được phần mềm một cách dễ dàng hơn

2.3.5 “ Bảo trì hệ thống ”

Sau khi chương trình được hoàn tất và bàn giao cho khách hàng, chắc chắn sẽ

có thời gian khách hàng có những yêu cầu thay đổi để hoàn thiện hơn tương thích với các điều kiện quản lý của doanh nghiệp cơ sở thực tế Quá trình bảo trì còn xảy

ra khi khách hàng có những yêu cầu nâng cao các chức năng của hệ thống

“ Chương 3: Phân tích thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại công ty CP Phần

3.1 Khảo sát bài toán

Với một xã hội phát triển hòa nhập với công nghệ thông tin ngày nay là một thuận lợi cao giúp cho các công ty có thể sử dụng tin học hóa trong việc quản lý Với thời gian một tháng khảo sát ở đơn vị thực tập, em thấy với nhân sự công ty tại

cơ sở Hà Nội lên tới 149 người trong năm 2018 Mặc dù công ty đã có một chương trình quản lý nhân sự được tích hợp trong phần mềm quản lý nhân sự nhưng phần mềm đó vẫn còn một số hạn chế trong việc quản lý

Hiện nay ở công ty việc quản lý nhân sự còn gặp nhiều khó khăn, công ty có nhiều phòng ban với số nhân viên ngày càng tăng mà công ty lại chưa có một phần mềm riêng để quản lý nhân sự một cách hợp lý Chương trình quản lý nhân sự ở công ty hiện tại mới chỉ dừng lại ở mức độ quản lý nhỏ chưa giúp hỗ trợ tối ưu công việc tăng cạnh tranh của hệ thống Do đó công ty cần có một hệ thống quản lý nhân

sự có thể giải quyết vấn đề khó khăn gặp phải Do đó em đã định hướng đề tài khóa luận nhằm đưa tin học hóa trong việc quản lý nhân sự của công ty Với đề tài khóa luận: “Phân tích và thiết kế phần mềm nhân sự tại công ty cổ phần phần mềm quản

lý doanh nghiệp Fast” sẽ được xây dựng mới nhằm giải quyết được bài toán thực tế

đề ra

3.2 Xác định các yêu cầu của hệ thống

3.2.1 Yêu cầu về chức năng

A, Chức năng quản lý hồ sơ

Mục đích: Với chức năng quản lý được thông tin hồ sơ của tất cả các nhân

viên trong công ty

Yêu cầu với hệ thống:

 Tạo ra hồ sơ mới: Hệ hống thêm thông tin nhân viên khi có nhân viên mới vào làm

 Lưu hồ sơ: Khi có sự thay đổi nhân sự như thay đổi bộ phận chức vụ công tác… thì hệ thống cho phép sửa đổi thông tin Việc lưu trữ thông tin của các nhân viên trong công ty trong thời gian nhân viên làm việc tại công ty

 Trả lại hồ sơ nhân viên: Việc trả lại được thực hiện khi nhân viên nghỉ việc

B, Chức năng quản lý chấm công nhân viên

Mục đích: Giúp quản lý lịch đi làm hằng ngày, hàng tuần và hàng tháng của

tất cả các nhân viên trong công ty

Yêu cầu với hệ thống:

 Chấm công: Cho phép nhân viên chấm công 2 lần trong một ngày (buổi sáng và chiều) Sau đó thệ thống sẽ liệt kê ra được những nhân viên đi làm muộn trong ngày

 Công tác: Giúp nhân viên có thể khai báo được thời điểm, địa điểm và khách hàng đi công tác của mình, có thể giúp cho bộ phận nhân sự trong công ty có thể thống kê được phụ cấp công tác phí cho từng nhân viên

 Nghỉ phép: Giúp quản lý được lịch nghỉ phép của nhân viên trong quy định của công ty Với mỗi nhân viên thời gian nghỉ phép được quy định rõ trong quy định của công ty nghỉ phép vẫn được có lương, khi hết ngày nghỉ phép thì khi nhân viên nghỉ tiếp thì trong thời gian nghỉ đó sẽ không được tính lương

 Làm thêm: Nhân viên cần khai báo rõ thời gian làm thêm của mình để giúp cho bộ phận nhân sự thống kê được phụ cấp làm thêm của nhân viên trong tháng đó

C, Chức năng quản lý lương cho nhân viên

Mục đích: Có thể quản lý được việc trả lương, phụ cấp, khen thưởng cho các

nhân viên

Yêu cầu với hệ thống:

 Tính phụ cấp nhân viên: Bao gồm cả phụ cấp hàng tháng mặc định của mỗi nhân viên trong công ty và cả phụ cấp phát sinh và phụ cấp của công tác phí (đối với việc đi công tác của các nhân viên) Phụ cấp hàng tháng mặc định được công ty chia theo các bậc và dựa vào cả chức vụ của nhân viên đó trong công ty Ngoài ra nữa thì phụ cấp phát sinh thêm như ví dụ phụ cấp làm thêm giờ, ốm đau … Công tác phí đã được tính theo mức chi

phí mà công ty đã đặt ra và nhân với số ngày công tác trong một tháng

 Hệ thống tính chi phí thuế - bảo hiểm: Với công thức tính áp dụng theo

luật Lao động, cho phép hệ thống thay đổi khi có nghị định mới thay đổi

 Hệ thống tính chi phí khen thưởng và kỉ luật: Bao gồm chi phí khen thưởng của nhân viên theo doanh số và mức phạt khi nhân viên đi muộn,

nghỉ sớm

 Tính lương cho nhân viên: Hệ thống sẽ thống kê được lương cho nhân viên theo danh sách chấm công trong quản lý chuyên cần của nhân viên Với hệ thống lương của công ty hiện tại sẽ được chia thành nhiều cấp bậc khác nhau Cách tính lương cho nhân viên còn phụ thuộc vào chế độ của công ty như đối với nhân viên thử việc chỉ được hưởng 85% lương trong

khi đó nhân viên chính thức sẽ được hưởng 100% lương

Công thức tính lương trong công ty:

Lương thực lĩnh = (((Số ngày làm + số ngày nghỉ có phép – Số ngày nghỉ không phép)* Lương theo bậc/ (Số ngày công của tháng)) – Tạm ứng – Bảo hiểm +

Phụ cấp + Thưởng – Phạt) * Chế độ

D, Chức năng báo cáo

Mục đích: Giúp công ty có thể thống kê số liệu và thông tin trong công tác quản

lý lương giúp việc lên báo cáo của ban giám đốc

Yêu cầu với hệ thống:

 Tính cấp thiết: Có thể báo cáo lương tổng hợp lương theo từng phòng ban cũng như báo cáo lương chi tiết theo từng cá nhân trong công ty

 Có thể lên được báo cáo tổng tiền lương phải trả theo các tiêu chí tháng, quý, năm cũng như theo phòng ban

 Cho phép cán bộ quản lý có thể theo dõi lịch làm việc của nhân viên theo các tiêu chí phòng ban, số ngày làm việc…

3.2.2 Yêu cầu phi chức năng của hệ thống

Hệ thống sẽ được cần triển khai nội bộ chỉ được sử dụng trong phạm vi của công ty Hệ thống cần sử dụng trên hệ thống máy tính của công ty (hiện nay đa số các máy tính trong công ty sử dụng Win 10 và Win 7) Dữ liệu sẽ được quản lý tập trung tại máy chủ của công ty tại phòng kĩ thuật

Phần mềm cần được thiết kế với giao diện thân thiện người dùng, dễ sử dụng, giao diện đủ chức năng Nên hạn chế các thao tác khi không cần thiết nhập liệu dữ liệu vào Có chức năng hỗ trợ người dùng để họ có thể tra cứu khi thấy cần thiết trong hoạt động quản lý của công ty Cần phải mở các lớp đào tạo để sử dụng phần mềm một cách hiệu quả Hỗ trợ phần mềm một tháng khi đưa phần mềm vào chính thức hoạt động

3.3 Đề xuất ra hướng giải quyết bài toán

Hình 3 01 Mô hình Client- Server

Hệ thống sẽ được phát triển với mô hình Client – Server, hệ thống sẽ chỉ sử dụng mạng nội bộ mà không có tương tác gì với mạng internet bên ngoài

Cơ sở dữ liệu đã được cài đặt trên máy chủ của công ty giúp dễ dàng hơn khi quản lý và sao ra các bản lưu dữ liệu

Các máy trạm sẽ được cấu hình, cài đặt trỏ đến địa chỉ trên máy chủ Mọi thao tác với dữ liệu trên của các máy trạm sẽ được lưu trữ tại CSDL trên máy chủ

Với các tính năng ưu việt của hệ thống sẽ hướng tới Hệ thống được xây dựng theo phương pháp dữ liệu được tập trung hóa sẽ mang đến nhiều lợi ích trong quản lý: dữ liệu đã được tập trung tại máy chủ do đó người quản trị có thể dễ dàng và thuận tiện nhất trong việc sao lưu và phục hồi dữ liệu làm cho việc dữ liệu mất sẽ ít có cơ hội xảy ra Không chỉ có nhiều mặt tốt cho máy chủ mà lợi ích được đưa đến cho các máy trạm cũng rất coi trọng Đó là việc hạn chế tối đa nhất cho các tài nguyên của máy vì phần mềm chỉ được cài đặt phần mềm sử dụng mà sẽ không phải cần cài đặt

hệ quản trị cơ sở dữ liệu

3.3.2.Chức năng phần mềm

A, Chức năng quản lý hồ sơ

Để phục vụ việc lưu trữ thông tin của nhân viên thì cần phải xây dựng được các danh mục:

 Chức vụ: khai báo chức vụ ở trong công ty

 Phòng ban: khai báo được các phòng ban ở trong công ty

 Tìm kiếm thông tin nhân viên cũng như việc cập nhật điều chỉnh các thông tin

có liên quan đến nhân viên đó

 Chức năng chính: Thêm mới, xóa, sửa, lưu, tìm kiếm và in thông tin của nhân viên

 Tạo được ra các hợp đồng lao động mới khi có nhân viên mới vào làm việc

 Các thông tin nhân viên bao gồm: Mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, thông tin gia đình

B, Chức năng quản lý việc chấm công

Cần phải xây dựng được các danh mục phục vụ việc trong việc quản lý chấm công lao động:

 Ngày phép: Khai báo số ngày của nhân viên có thể được nghỉ trong năm

 Ngày công: Là việc khai báo số ngày công của nhân viên trong tháng

 Hệ thống phải chấm công của từng nhân viên trong một tháng

 Theo dõi được số giờ nhân viên làm thêm của từng nhân viên

 Theo dõi được số ngày nghỉ có phép cũng như số ngày nghỉ đã vượt quá phép của công ty quy định

 Phòng nhân sự lập ra bảng chấm công hằng ngày để có thể phục vụ cho việc thống kê ra bảng chấm công hàng tháng của công ty của từng nhân viên

 Tạo ra các bản in bảng chấm công theo ngày theo tháng khi có yêu cầu của ban lãnh đạo

C, Chức năng quản lý lương

Hệ thống muốn thực hiện các chức năng tính toán để trả tiền lương cho nhân viên thì cần phải lên các danh mục:

 Chế độ: Khai báo các chế độ mà nhân viên có thể được hưởng trong công ty

 Bậc lương nhân viên: Với mỗi nhân viên trong công ty sẽ tương ứng với một bậc lương cụ thể

 Công tác phí: Khai báo các mức phí công tác

 Bảo hiểm và thuế: Cho phép khai báo các thông tin có thể tính được các mức đóng thuế cũng như bảo hiểm của nhân viên

 Phụ cấp: Khai báo các loại phụ cấp mà nhân viên có thể được hưởng

 Tham số mặc định trong hệ thống: Để phục vụ cho việc đánh giá việc đi muộn

về sớm của nhân viên thì sử dụng tham số này làm cho việc đánh giá tiền lương thực lĩnh của nhân viên sẽ đúng hơn

 Theo dõi khi nhân viên có yêu cầu tạm ứng lương

 Để phục vụ cho việc tính lương cuối tháng của nhân viên trong công ty thì phòng nhân sự cần lập bảng chi phí bảo hiểm và tiền thuế mỗi tháng

 Phòng nhân sự lập bảng chi phí bảo hiểm, thuế mỗi tháng, để phục vụ công tác tính lương cuối tháng của công ty In bảng chi phí, bảo hiểm thuế khi cần thiết

 Phòng nhân sự lập bảng chi phí phụ cấp mỗi tháng, để phục vụ công tác tính lương cuối tháng của công ty In bảng chi phí phụ cấp khi cần thiết

 Phòng nhân sự lập bảng chi phí khen thưởng, kỷ luật mỗi tháng, để phục vụ công tác tính lương cuối tháng của công ty In bảng chi phí khen thưởng, kỷ luật khi cần thiết

 Phòng nhân sự lập bảng lương hàng tháng theo các thông số đã khai báo trước trong phần thông số tính lương của công ty In bảng lương theo tháng khi cần thiết

D , Chức năng thống kê báo cáo

Với hệ thống cũ còn gặp vấn đề chỉ có thể xem được báo cáo cho một nhân viên Do đó để khắc phục khó khăn đó thì hệ thống cho phép xem được báo cáo theo nhiều tiêu chí

Các báo cáo theo các tiêu chí:

 Báo cáo tổng hợp lịch làm thêm giờ của cán bộ công nhân

 Báo cáo tông hợp thời gian công tác của nhân viên

 Báo cáo tổng hợp chấm công theo nhân viên hoặc phòng ban

 Báo cáo tổng hợp số tiền tạm ứng của các nhân viên theo quý, năm

 Báo cáo tổng hợp phụ cấp lương của nhân viên được hưởng theo quý, năm

 Báo cáo tổng hợp các khoản khen thưởng, kỷ luật của nhân viên theo quý, năm

 Báo cáo tổng hợp tiền lương theo nhân viên, bộ phận, phòng ban

3.4 Mô hình hóa hệ thống

Với các phân tích về quản lý nhân sự của công ty, em có một số đề xuất về mô hình quản lý nhân sự của công ty để giúp công ty có thể quản lý một cách hiệu quả và tối ưu nhất

3.4.1 Mô hình phân rã chức năng

Bảng 3 02 “ Mô hình phân rã chức năng ”

3.4.2 Mô hình hóa hệ thống

A, Mô hình ngữ cảnh

Bảng 3 03 “ Mô hình ngữ cảnh ”

B, Mô hình DFD phân rã mức 0

Bảng 3 04 “ Mô hình DFD phân rã mức 0 ”

C, Mô hình DFD phân rã mức 1

Bảng 3 05 Mô hình DFD phân rã mức 1

D, Mô hình DFD phân rã mức một quy trình quản lý chuyên cần của nhân viên

Bảng 3.0 6 Mô hình DFD phân rã mức một quy trình quản lý chuyên cần của nhân viên

E, Mô hình DFD phân rã mức một quy trình quản lý lương

Bảng 3 07 Mô hình DFD phân rã mức một quy trình quản lý lương

F, Mô hình DFD phân rã mức một quy trình tạo ra báo cáo, thống kê

Bảng 3.08 Mô hình DFD phân rã mức một quy trình thống kê báo cáo