Chiến lược, định hướng của Công ty trong thời gian tới“Công ty đang phát triển bền vững, là nhà cung cấp tin cậy giải pháp quản trịhoạt động sản xuất kinh doanh trên nền tảng công nghệ t
Phân tích hệ thống
Đối với phần mềm mới, phân tích yêu cầu hệ thống là giai đoạn trung tâm trong quá trình phát triển, đòi hỏi nhà phân tích thiết kế làm việc ở nhiều mức độ khác nhau để xem xét các tình huống có thể xảy ra, tập trung vào hai khía cạnh chính là "cái gì" và "như thế nào" Các công cụ hỗ trợ phân tích trong giai đoạn này đóng vai trò quan trọng giúp nhà phân tích nắm bắt và mô tả chính xác yêu cầu hệ thống.
Sơ đồ luồng dữ liệu
Thiết kế hệ thống
Sau khi hoàn thành giai đoạn phân tích hệ thống, nhà phân tích tiếp tục bước vào giai đoạn thiết kế các module của hệ thống Thiết kế phần mềm là một tiến trình gồm nhiều bước, tập trung vào bốn thuộc tính phân biệt quan trọng của phần mềm.
Cấu trúc của dữ liệu
Kiến trúc của phần mềm
Các giải thuật được sử dụng trong phần mềm
Giao diện đặc trưng của phần mềm
Triển khai hệ thống
Sau khi hoàn thành giai đoạn thiết kế phần mềm, việc triển khai phần mềm giúp đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng Nhân viên công ty phần mềm sẽ trực tiếp đến công ty khách hàng để triển khai và đào tạo sử dụng phần mềm Các khóa đào tạo này giúp khách hàng tiếp cận và sử dụng phần mềm một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
Bảo trì hệ thống
Sau khi chương trình được hoàn tất và bàn giao cho khách hàng, sẽ có thời gian khách hàng yêu cầu thay đổi để hoàn thiện và phù hợp với điều kiện quản lý thực tế của doanh nghiệp Quá trình bảo trì cũng diễn ra khi khách hàng muốn nâng cao các chức năng của hệ thống nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển.
Phân tích thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại công ty CP Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp Fast
Khảo sát bài toán
Trong xã hội hiện đại phát triển gắn liền với công nghệ thông tin, việc ứng dụng tin học hóa trong quản lý mang lại nhiều thuận lợi cho các công ty Qua một tháng khảo sát tại đơn vị thực tập, em nhận thấy công ty tại cơ sở Hà Nội có tới 149 nhân sự vào năm 2018 Mặc dù công ty đã triển khai phần mềm quản lý nhân sự tích hợp, tuy nhiên phần mềm này vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong công tác quản lý.
Hiện nay, công ty đang gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý nhân sự do số lượng nhân viên ngày càng tăng và nhiều phòng ban, trong khi chưa có phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả Hệ thống quản lý hiện tại chỉ dừng ở mức độ nhỏ, chưa tối ưu hóa công việc và tăng tính cạnh tranh Vì vậy, công ty cần một hệ thống quản lý nhân sự mới để giải quyết các vấn đề này Đề tài khóa luận “Phân tích và thiết kế phần mềm nhân sự tại công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast” được xây dựng nhằm ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự, giúp cải thiện hiệu quả và đáp ứng nhu cầu thực tế của công ty.
Xác định các yêu cầu của hệ thống
3.2.1 Yêu cầu về chức năng
A, Chức năng quản lý hồ sơ
Mục đích: Với chức năng quản lý được thông tin hồ sơ của tất cả các nhân viên trong công ty.
Yêu cầu với hệ thống:
Tạo ra hồ sơ mới: Hệ hống thêm thông tin nhân viên khi có nhân viên mới vào làm.
Hệ thống cho phép lưu trữ và cập nhật thông tin nhân sự khi có thay đổi về bộ phận, chức vụ hoặc công tác, đảm bảo dữ liệu luôn chính xác trong suốt thời gian nhân viên làm việc tại công ty Khi nhân viên nghỉ việc, việc trả lại hồ sơ được thực hiện kịp thời và đầy đủ, giúp quản lý nhân sự hiệu quả và minh bạch.
B, Chức năng quản lý chấm công nhân viên
Mục đích: Giúp quản lý lịch đi làm hằng ngày, hàng tuần và hàng tháng của tất cả các nhân viên trong công ty.
Yêu cầu với hệ thống:
Chấm công cho phép nhân viên thực hiện 2 lần trong một ngày, bao gồm buổi sáng và buổi chiều, giúp hệ thống dễ dàng liệt kê những nhân viên đi làm muộn trong ngày.
Công tác giúp nhân viên dễ dàng khai báo thời điểm, địa điểm và khách hàng liên quan đến chuyến công tác, đồng thời hỗ trợ bộ phận nhân sự tổng hợp và quản lý phụ cấp công tác phí cho từng cá nhân Quản lý nghỉ phép giúp theo dõi lịch nghỉ của nhân viên theo quy định công ty, đảm bảo thời gian nghỉ phép có lương được thực hiện đúng, và khi hết hạn nghỉ phép có lương, các ngày nghỉ tiếp theo sẽ không được tính lương.
Nhân viên cần khai báo chính xác thời gian làm thêm để bộ phận nhân sự dễ dàng thống kê và tính phụ cấp làm thêm trong tháng, đảm bảo quyền lợi được chi trả đầy đủ và minh bạch.
C, Chức năng quản lý lương cho nhân viên
Mục đích: Có thể quản lý được việc trả lương, phụ cấp, khen thưởng cho các nhân viên.
Yêu cầu với hệ thống:
Tính phụ cấp nhân viên bao gồm cả phụ cấp hàng tháng mặc định, phụ cấp phát sinh và phụ cấp công tác phí Phụ cấp hàng tháng được công ty phân chia theo các bậc và dựa vào chức vụ của từng nhân viên Bên cạnh đó, còn có các phụ cấp phát sinh như làm thêm giờ, ốm đau Phụ cấp công tác phí được tính dựa trên mức chi phí do công ty quy định, nhân với số ngày công tác trong tháng.
Hệ thống tính chi phí thuế và bảo hiểm được xây dựng dựa trên công thức tính theo quy định của Luật Lao động, cho phép cập nhật linh hoạt khi có nghị định mới thay đổi, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.
Hệ thống tính chi phí khen thưởng và kỷ luật bao gồm việc xác định chi phí khen thưởng cho nhân viên dựa trên doanh số đạt được, đồng thời áp dụng mức phạt khi nhân viên đi muộn hoặc nghỉ sớm Việc này giúp nâng cao hiệu quả làm việc và đảm bảo kỷ luật trong doanh nghiệp.
Hệ thống tính lương cho nhân viên sẽ tự động thống kê dựa trên danh sách chấm công trong quản lý chuyên cần, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch Mức lương được chia thành nhiều cấp bậc khác nhau theo quy định của công ty, đồng thời cách tính lương còn phụ thuộc vào chế độ làm việc; ví dụ, nhân viên thử việc chỉ được hưởng 85% lương, trong khi nhân viên chính thức sẽ nhận 100% mức lương theo hợp đồng.
Công thức tính lương trong công ty:
Lương thực lĩnh được tính dựa trên công thức: (((Số ngày làm việc cộng với số ngày nghỉ có phép trừ đi số ngày nghỉ không phép) nhân với lương theo bậc chia cho số ngày công của tháng) trừ đi tạm ứng và bảo hiểm, cộng thêm phụ cấp và thưởng, sau đó trừ phạt, cuối cùng nhân với chế độ áp dụng Công thức này giúp xác định chính xác số tiền lương mà người lao động nhận được sau khi đã điều chỉnh các khoản liên quan.
Mục đích: Giúp công ty có thể thống kê số liệu và thông tin trong công tác quản lý lương giúp việc lên báo cáo của ban giám đốc.
Yêu cầu với hệ thống:
Tính cấp thiết: Có thể báo cáo lương tổng hợp lương theo từng phòng ban cũng như báo cáo lương chi tiết theo từng cá nhân trong công ty.
Có thể lên được báo cáo tổng tiền lương phải trả theo các tiêu chí tháng, quý, năm cũng như theo phòng ban.
Cho phép cán bộ quản lý có thể theo dõi lịch làm việc của nhân viên theo các tiêu chí phòng ban, số ngày làm việc…
3.2.2 Yêu cầu phi chức năng của hệ thống
Hệ thống sẽ được triển khai nội bộ và chỉ sử dụng trong phạm vi công ty, đảm bảo hoạt động trên các máy tính chạy Windows 10 và Windows 7 hiện có Dữ liệu sẽ được quản lý tập trung tại máy chủ đặt trong phòng kỹ thuật của công ty, giúp bảo mật và dễ dàng kiểm soát.
Phần mềm cần được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và đầy đủ chức năng, đồng thời hạn chế các thao tác nhập liệu không cần thiết để nâng cao hiệu quả làm việc Ngoài ra, phần mềm nên có chức năng hỗ trợ người dùng tra cứu thông tin khi cần thiết trong hoạt động quản lý của công ty Việc tổ chức các lớp đào tạo sử dụng phần mềm một cách hiệu quả là rất quan trọng, cùng với việc hỗ trợ kỹ thuật trong vòng một tháng sau khi phần mềm chính thức đi vào hoạt động.
Chức năng quản lý hồ sơ
Mục đích: Với chức năng quản lý được thông tin hồ sơ của tất cả các nhân viên trong công ty.
Yêu cầu với hệ thống:
Tạo ra hồ sơ mới: Hệ hống thêm thông tin nhân viên khi có nhân viên mới vào làm.
Hệ thống cho phép lưu trữ và cập nhật thông tin nhân sự khi có sự thay đổi về bộ phận, chức vụ hoặc công tác, đảm bảo dữ liệu luôn chính xác trong suốt thời gian nhân viên làm việc tại công ty Khi nhân viên nghỉ việc, việc trả lại hồ sơ được thực hiện kịp thời và đầy đủ, giúp quản lý nhân sự hiệu quả và minh bạch.
Chức năng quản lý chấm công
Mục đích: Giúp quản lý lịch đi làm hằng ngày, hàng tuần và hàng tháng của tất cả các nhân viên trong công ty.
Yêu cầu với hệ thống:
Chấm công cho phép nhân viên thực hiện 2 lần trong một ngày, bao gồm buổi sáng và buổi chiều Hệ thống sẽ tự động tổng hợp và liệt kê những nhân viên đi làm muộn trong ngày, giúp quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc.
Công tác giúp nhân viên dễ dàng khai báo thời điểm, địa điểm và khách hàng liên quan đến chuyến công tác, đồng thời hỗ trợ bộ phận nhân sự tổng hợp và quản lý phụ cấp công tác phí cho từng cá nhân Quản lý nghỉ phép giúp theo dõi lịch nghỉ của nhân viên theo quy định của công ty, đảm bảo thời gian nghỉ phép có lương được thực hiện đúng, và khi hết hạn nghỉ phép có lương, các ngày nghỉ tiếp theo sẽ không được tính lương.
Nhân viên cần khai báo chính xác thời gian làm thêm để bộ phận nhân sự dễ dàng thống kê và tính phụ cấp làm thêm trong tháng, đảm bảo quyền lợi và minh bạch trong quản lý nhân sự.
Chức năng quản lý lương
Mục đích: Có thể quản lý được việc trả lương, phụ cấp, khen thưởng cho các nhân viên.
Yêu cầu với hệ thống:
Tính phụ cấp nhân viên bao gồm cả phụ cấp hàng tháng mặc định, phụ cấp phát sinh và phụ cấp công tác phí Phụ cấp hàng tháng được công ty phân chia theo các bậc dựa trên chức vụ của nhân viên Bên cạnh đó, phụ cấp phát sinh như làm thêm giờ, ốm đau cũng được tính toán cụ thể Phụ cấp công tác phí được xác định dựa trên mức chi phí do công ty quy định, nhân với số ngày công tác trong tháng.
Hệ thống tính chi phí thuế và bảo hiểm được xây dựng dựa trên công thức tính theo quy định của luật Lao động, cho phép cập nhật linh hoạt khi có nghị định mới được ban hành, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.
Hệ thống tính chi phí khen thưởng và kỷ luật bao gồm việc xác định chi phí khen thưởng cho nhân viên dựa trên doanh số đạt được, đồng thời áp dụng mức phạt khi nhân viên đi muộn hoặc nghỉ sớm Việc này giúp nâng cao hiệu quả làm việc và đảm bảo kỷ luật trong tổ chức.
Hệ thống tính lương cho nhân viên sẽ tự động thống kê dựa trên danh sách chấm công trong quản lý chuyên cần, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch Mức lương được chia thành nhiều cấp bậc khác nhau theo quy định của công ty, trong đó nhân viên thử việc chỉ nhận 85% lương, còn nhân viên chính thức được hưởng 100% mức lương theo hợp đồng.
Công thức tính lương trong công ty:
Lương thực lĩnh được tính dựa trên công thức: (((Số ngày làm việc cộng với số ngày nghỉ có phép trừ đi số ngày nghỉ không phép) nhân với lương theo bậc chia cho số ngày công của tháng) trừ đi tạm ứng và bảo hiểm, cộng thêm phụ cấp và thưởng, sau đó trừ phạt, cuối cùng nhân với chế độ áp dụng Công thức này giúp xác định chính xác số tiền lương mà người lao động nhận được sau khi đã điều chỉnh các khoản liên quan.
Mục đích: Giúp công ty có thể thống kê số liệu và thông tin trong công tác quản lý lương giúp việc lên báo cáo của ban giám đốc.
Yêu cầu với hệ thống:
Tính cấp thiết: Có thể báo cáo lương tổng hợp lương theo từng phòng ban cũng như báo cáo lương chi tiết theo từng cá nhân trong công ty.
Có thể lên được báo cáo tổng tiền lương phải trả theo các tiêu chí tháng, quý, năm cũng như theo phòng ban.
Cho phép cán bộ quản lý có thể theo dõi lịch làm việc của nhân viên theo các tiêu chí phòng ban, số ngày làm việc…
3.2.2 Yêu cầu phi chức năng của hệ thống
Hệ thống sẽ được triển khai nội bộ và chỉ sử dụng trong phạm vi công ty, đảm bảo hoạt động trên các máy tính sử dụng Windows 10 và Windows 7 hiện có Dữ liệu sẽ được quản lý tập trung tại máy chủ đặt trong phòng kỹ thuật của công ty, giúp bảo mật và dễ dàng kiểm soát.
Phần mềm cần được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và đầy đủ chức năng, đồng thời hạn chế các thao tác nhập liệu không cần thiết Ngoài ra, phần mềm nên có chức năng hỗ trợ người dùng tra cứu thông tin khi cần thiết trong hoạt động quản lý của công ty Việc tổ chức các lớp đào tạo giúp người dùng sử dụng phần mềm hiệu quả hơn, cùng với việc hỗ trợ kỹ thuật trong tháng đầu khi phần mềm chính thức đi vào hoạt động là rất cần thiết.
3.3 Đề xuất ra hướng giải quyết bài toán
Với công nghệ làm cơ sở để xây dựng phần mềm sẽ được xây dựng bằng ngôn ngữ Visual Basci 6.0.
Với mô hình hệ thống:
Hình 3 01 Mô hình Client- Server
Hệ thống được phát triển theo mô hình Client – Server, hoạt động hoàn toàn trên mạng nội bộ và không kết nối hay tương tác với mạng internet bên ngoài, đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát chặt chẽ dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu đã được cài đặt trên máy chủ của công ty giúp dễ dàng hơn khi quản lý và sao ra các bản lưu dữ liệu.
Các máy trạm được cấu hình và cài đặt để trỏ đến địa chỉ trên máy chủ, đảm bảo mọi thao tác với dữ liệu từ các máy trạm đều được lưu trữ an toàn trong cơ sở dữ liệu (CSDL) trên máy chủ.
Hệ thống được xây dựng theo phương pháp dữ liệu tập trung mang lại nhiều lợi ích trong quản lý, giúp người quản trị dễ dàng sao lưu và phục hồi dữ liệu, giảm thiểu nguy cơ mất dữ liệu Bên cạnh đó, các máy trạm cũng được tối ưu khi chỉ cần cài đặt phần mềm sử dụng mà không cần cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu, giúp tiết kiệm tài nguyên và nâng cao hiệu quả vận hành.
A, Chức năng quản lý hồ sơ Để phục vụ việc lưu trữ thông tin của nhân viên thì cần phải xây dựng được các danh mục:
Chức vụ: khai báo chức vụ ở trong công ty.
Phòng ban: khai báo được các phòng ban ở trong công ty.
Tìm kiếm thông tin nhân viên cũng như việc cập nhật điều chỉnh các thông tin có liên quan đến nhân viên đó.
Chức năng chính: Thêm mới, xóa, sửa, lưu, tìm kiếm và in thông tin của nhân viên.
Hệ thống cho phép tạo hợp đồng lao động mới khi có nhân viên mới gia nhập, đồng thời quản lý đầy đủ các thông tin cá nhân quan trọng như mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại và thông tin gia đình, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự hiệu quả.
B, Chức năng quản lý việc chấm công
Cần phải xây dựng được các danh mục phục vụ việc trong việc quản lý chấm công lao động:
Ngày phép: Khai báo số ngày của nhân viên có thể được nghỉ trong năm.
Ngày công: Là việc khai báo số ngày công của nhân viên trong tháng.
Hệ thống phải chấm công của từng nhân viên trong một tháng.
Theo dõi được số giờ nhân viên làm thêm của từng nhân viên.
Theo dõi được số ngày nghỉ có phép cũng như số ngày nghỉ đã vượt quá phép của công ty quy định.
Phòng nhân sự lập bảng chấm công hàng ngày nhằm phục vụ việc tổng hợp bảng chấm công hàng tháng cho từng nhân viên trong công ty Đồng thời, phòng nhân sự cũng tạo các bản in bảng chấm công theo ngày và theo tháng khi có yêu cầu từ ban lãnh đạo, đảm bảo quản lý nhân sự hiệu quả và chính xác.
C, Chức năng quản lý lương
Hệ thống muốn thực hiện các chức năng tính toán để trả tiền lương cho nhân viên thì cần phải lên các danh mục:
Chế độ làm việc trong công ty bao gồm các quyền lợi và phúc lợi mà nhân viên có thể được hưởng, đảm bảo sự công bằng và hỗ trợ tối đa cho người lao động Mỗi nhân viên sẽ được áp dụng một bậc lương cụ thể tương ứng với vị trí và kinh nghiệm, giúp quản lý lương thưởng minh bạch và hiệu quả.
Công tác phí: Khai báo các mức phí công tác.
Bảo hiểm và thuế: Cho phép khai báo các thông tin có thể tính được các mức đóng thuế cũng như bảo hiểm của nhân viên.
Phụ cấp: Khai báo các loại phụ cấp mà nhân viên có thể được hưởng.
Tham số mặc định trong hệ thống giúp đánh giá chính xác việc đi muộn về sớm của nhân viên, từ đó đảm bảo tính đúng đắn trong việc tính toán tiền lương thực lĩnh Việc sử dụng tham số này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và minh bạch trong quy trình trả lương.
Theo dõi chặt chẽ các yêu cầu tạm ứng lương của nhân viên giúp quản lý tài chính hiệu quả Đồng thời, phòng nhân sự cần lập bảng chi phí bảo hiểm và tiền thuế hàng tháng để đảm bảo việc tính lương cuối tháng chính xác và minh bạch cho toàn bộ nhân viên trong công ty.