Trình bày xây dựng kế hoạch thực hiện

Trình bày xây dựng kế hoạch thực hiện

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN

Kết quả mong đợi

Có một bảng kế họach thực

hiện của tổ chức trong 3 năm

tới.

Thành phần của khung chiến lược

Quan điểm quản lý

Nếu không hỏng hóc thì đừng sửa chữa

Sửa chữa trước khi hỏng

6 Trần Minh Hải

150 trẻ thuộc 10 dự án được tập huấn về kỹ

năng sống trong năm 2010

Stt Công việc Thời

gian Nơi thực hiện Phương tiện cần có Người thực

2 Xây dựng

chương trình

tập huấn

8 – 22/2/10 Văn phòng dự án Bản mô tả nhu cầu Anh

Anh Tín 10 Trần Minh Hải

Các công cụ để lập kế hoạch thực hiện

 WBS (Work Breakdown Structure) : phân

tích công việc theo hệ thống

 Gantt Chart: Giản đồ công việc theo thời gian

Các bước lập kế hoạch cho các hoạt động

Bước 1: Liệt kê các hoạt động chính

Bước 2: Chẻ (chia nhỏ) các hoạt động

Bước 3: Làm rõ chuổi hoạt động và sự

phụ thuộc giữa chúng với nhau

Bước 4: Ước tính thời điểm bắt đầu, thời

gian và thời điểm kết thúc

12 Trần Minh Hải

Các bước lập kế hoạch cho các hoạt động

Bước 5: Tóm tắt thời gian của các hoạt động chính

Bước 6: Xác định các cột mốc thời gian

Bước 7: Xác định năng lực cần có để hoàn

Đầu vào

Là những nguồn lực cần có để tiến hành các hoạt động:

Chỉ báo (chỉ số)

Là cái dựa vào đó để đo lường mục tiêu

cụ thể và mục tiêu tổng quát

Là thước đo để dùng để đo kết quả

Là công cụ quan trọng cho lượng giá

16 Trần Minh Hải

Các loại chỉ báo (chỉ số)

Đo số lượng/chất lượng

Đo đầu ra/mục tiêu

Đo tác động

Đo độ bao phủ

Đo sự tham gia

Đo sự nâng cao năng lực

18 Trần Minh Hải

Phân chia công việc theo cấu trúc (WBS)

1 Nguyên tắc 100%

2 Giới hạn của sự chia nhỏ

3 Cách đánh số thứ tự

20 Trần Minh Hải

Phân chia công việc theo cấu trúc (WBS)

1 Nguyên tắc 100%

1.1 Hoạt động được đem chia là « cha », công

việc tức sản phẩm được chia là « con »

1.2 Các con là đại diện một cách tập thể và độc

quyền cho cấp cha.

1.3 Tổng số của cấp con phải bằng cha và bằng

100%

Phân chia công việc theo cấu trúc (WBS)

2 Giới hạn của sự chia nhỏ

2.1 Không có qui định nào về việc chia

nhỏ nhưng có thể chia nhỏ cho đến khi

không chia được nữa

2.2 Để tránh nhầm lẫn chúng ta không

nên xem cái được chia là hoạt động mà

nên xem đó là những kết quả dự kiến

22 Trần Minh Hải

Phân chia công việc theo cấu trúc (WBS)

3 Cách đánh số thứ tự

3.1 Bắt buộc phải đánh số thừ tự theo cấu trúc,

ví dụ 1.; 1.1.; 1.1.1.

Ưu điểm của phân chia công việc

theo cấu trúc

 Mọi người cùng tham gia vào việc chia nhỏ

công việc và đề xuất cách thực hiện.

 Mỗi người của nhóm có thể chịu trách nhiệm

cho một vài công việc hoặc vài bước

 Có thể xác định và phân bổ các nguồn lực

riêng cho từng phần công việc.

 Xác định được công việc phụ thuộc và độc lập.

 Xác định các mốc thời gian hoàn thành.

24 Trần Minh Hải

Henry Laurence Gantt

 Ông là người Mỹ

 Sinh 1861 - mất năm 1919

 Ông là kỹ sư cơ khí và cố vấn dự án

 Phát minh sơ đồ Gantt năm 1910

 Sơ đồ Gantt sử dụng trình lớn như

đập Hoover (1931) hay hệ thống

đường quốc lộ liên bang Mỹ

 Ngày nay vẫn là một công cụ quan

Lập kế họach

Theo dõi Giám sát

Giản đồ công việc theo thời gian (Gantt)

Lịch tiến hành (Work plan = Gantt chart)

Nó mô tả mối liên quan giữa công việc,

người thực hiện và nơi chốn với thời

gian.

Lập kế hoạch công việc thì chỉ mới là một nửa của lập kế hoạch thực hiện

Lợi ích khi dùng giản đồ Gantt

Ta « nhìn thấy » được thời gian sẽ được sử dụng như thế nào.

Cân nhắc công việc nào cần được tiến hành trong khoảng thời gian nào và kéo dài trong bao lâu.

Nên bố trí bao nhiêu công việc trong một khoảng thời gian nào đó.

Những công việc nào phải chịu lệ thuộc vào công việc trước đó.

Những công việc nào phải chịu lệ thuộc vào mùa, chuyên gia bên ngoài hoặc vào sự sẳn có của vật

tư, kinh phí

28 Trần Minh Hải

Đặc điểm của thời gian

Thời gian qua đi không lấy lại được

Thời gian không mua, bán, mượn được

Chúng ta không nhìn thấy thời gian

Ai cũng có quỹ thời gian giống nhau

Quản lý thời gian

 Lịch làm việc của mỗi nhân viên

theo tuần, tháng

 Lịch họp, công tác định kỳ

 Lịch cho những công việc không

thường xuyên (như tập huấn )

 Thường xuyên nhấn mạnh mục

tiêu

 Tránh lãng phí thời gian vô ích:

đọc sách báo, nói điện thoại lâu,

nói chuyệnkhông liên quan dự án,

người thân, bạn bè đến thăm

Quản lý thời gian

 Chọn ưu tiên trong việc sử dụng thời gian

 Nên chọn công việc quan trọng làm trước hơn là làm việc nhỏ thời gian ngắn

 Đặt thời hạn cho mỗi hoạt động

 Đừng nhảy từ việc này qua việc khác mà không

có việc nào xong

Hoạt Động

Xác định tất cả những công việc cần phải làm để đạt được các mục tiêu cụ thể của

dự án, tổ chức

Sử dụng động từ hành động đầu câu:

Tổ chức, phối hợp, tiếp cận, tiến hành…

32 Trần Minh Hải

Các bước chính của lập

kế hoạch hoạt động

Xác định các hoạt động.

Lập trình tự cho các hoạt động.

Lên khung thời gian cho các hoạt động Phân công trách nhiệm thực hiện các

hoạt động.

Lượng định những phương tiện, thiết bị

và dịch vụ cần phải có.

Chuẩn bị kinh phí

P & PC

 Product: Sản phẩm

 Production Capability: Năng lực sản xuất.

34 Trần Minh Hải

Bí quyết thành công của Waltdisney

Biết tư duy

Biết tin tưởng

Biết ước mơ Dám hành động

36 Trần Minh Hải

Các cấp độ quan hệ

Lệ thuộc

Độc lập

Tương thuộc

Nhìn thấy ai ở trong hình?

38 Trần Minh Hải

Cảm

ơn

Trần Minh Hải