Bài giảng quản lý dự án ( TS phùng tấn việt ) chương 3 xây dựng kế hoạch thực hiện, lập kế hoạch, dự đoán và phân bổ n

Khái niệm: Lập kế hoạch dự án là việc xác định và phân bổ các công việc của dự án theo một trình tự logic, qui định rõ các công việc cụ thể cần thực hiện, nguồn lực và thời gian cần thiế

Đặt vấn đề?

1 Điều tuyệt diệu của đêm nhạc Rock là màn trình diễn

đậm đà sắc thái và phong cách của các diễn viên múa Và

để có được điều đó họ đã tập 1 thời gian nhất định đểđạt đến trình độ hoàn thiện như thế!

2 Một dự án là nổ lực mang tính tạm thời nhằm tạo ra 1 sản phẩm độc nhất ! Nhóm dự án họ hiếm khi có cơ hội

để thực tập và họ chỉ có 1 màn trình diễn và điều đó tốthơn nếu như họ đạt mục đích từ lần đầu!

 Đêm nhạc Rock có 1 biên đạo múa đã thực hiệnviệc biên đạo và luyện tập cho vũ công!

 Nhà quản lý dự án phải dựa vào các kế hoạch

hành động cụ thể để biên đạo cho cả nhóm!

Các kế hoạch đó hình thành 1 nền tảng cho sự dựđoán, cân đối, giao tiếp, quản lý các phạm vi và rất nhiềuchức năng quản lý dự án khác!

Xây dựng 1 kế hoạch chi tiết, cần giải quyết 1 số câu hỏi?

1 Chính xác công việc nào sẽ hoàn thành dự án?

2 Các kỹ năng cần thiết cho công việc?

3 Ai sẽ được phân công cụ thể cho mỗi công việc?

4 Mỗi dự án cần bao nhiêu ngày và cần những nổ lực

cũng như chi phí bao nhiêu?

5 Tác nghiệp cần theo 1 trình tự nhất định hay

không?

6 Quy mô nhóm dự án?

 Những vấn đề trên sẽ được xử lý trong các lược

đồ mạng lưới, biểu đồ Gantt, các bảng tính toán nguồn lực, và cấu trúc phân tích công việc.

LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

1 Khái niệm:

Lập kế hoạch dự án là việc xác định và phân bổ các

công việc của dự án theo một trình tự logic, qui định rõ

các công việc cụ thể cần thực hiện, nguồn lực và thời

gian cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đã xác định

của dự án

2 Vị trí:

1 Lập kế hoạch là tiến hành chi tiết hóa các mụctiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạchđịnh 1 chương trình biện pháp để thực hiện các côngviệc đó

2 Là bước khởi đầu cho giai đoạn thực hiện dự án

3 Có ý nghĩa quan trọng và quyết định đối với việcbiến dự án thành hiện thực

QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CHI

TIẾT

MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHI TIẾT

Bước 1:

Phát triển 1 cấu trúc công việc (WBS)

Các quy tắc dự án Hoạch định Phạm vi và kết quả

Bước 2:

Tập hợp các tác vụ

Bước 3:

Dự đoán, thẩm định các gói công việc Bước 4:

Chi phí nguyên vật liệu

Các yêu cầu về trang tiết bị và ước lượng

kỹ năng và phân công

BƯỚC 1: CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS)

(WBS: Work Breakdown Structure)

Định nghĩa WBS: WBS xác định tất cả các tác vụ trong 1 dự án

Sử dụng WBS để đơn giản hóa danh sách các tác vụ

Ie: Nó chuyển một 1 công việc lớn, độc nhất, có thểmang tính chất bí mật, hay 1 khối công việc - dự án thànhnhiều tác vụ nhỏ có thể quản lý được

WBS: Có thể thiết lập bằng dạng đồ họa (H1) hay dạng biểumẫu đơn giản (H2)

Xây dựng WBS sẽ giúp chúng ta:

- Cung cấp minh họa chi tiết về phạm vi của dự án

- Giám sát quy trình: vì mỗi tác vụ là 1 loại hình công việc cóthể đo lường được

- Cho phép dự báo chính xác về chi phí và thời gian

- Xây dựng nhóm dự án

Tường và Trần tầng 2

Sân thượng

Dự án Biệt thự

Thiết kế, Chuẩn

bị mặt bằng Xây dựng

Trang trí nội thất Hoàn thiện

Hoạt động 1

Hoạt động 2

Hoạt động 3

Hoạt động 4

Cấu trúc phân tách công việc

(WBS)

1 WBS: Phân tách tất cả các công việc trong dự án thành các tác vụ (hoạt động) riêng lẻ.

2 Thông thường có 2 tác vụ trong một WBS (H2):

- Các gói công việc.

- Các tác vụ tóm lược (một số công việc phụ).

Quy mô gói công việc: Thực tiễn kiểm chứng và phổ biến nhất hiện nay mà các dự án thường vượt quá

kế hoạch chính là, các gói công việc quá lớn dẫn đến không kiểm soát được.

Ex: Một tác vụ được dự đoán là kéo dài 8 tháng, số giờ lao động là 3.800 giờ thì xem là 1 dự án con , không phải là 1 tác vụ.

Nguyên tắc gói công việc

Đảm bảo các gói công việc hiệu quả, kiểm soát được; gói công việc tuân theo các nguyên tắc phổ biến sau:

1 Nguyên tắc 8/80: Không có tác vụ nào ít hơn 8 hay lớn hơn 80

giờ công lao động Ie: Giới hạn thời gian gói công việc nằm trong khoản 1-10 ngày lao động (tính hướng dẫn).

2 Nguyên tắc thời gian báo cáo: Không 1 tác vụ nào dài hơn

khoảng cách giữa 2 điểm trạng thái Ex: Nếu bạn duy trì các cuộc họp giao ban tuần, thì không tác vụ nào dài hơn 1 tuần.

Ưu điểm là sát việc, không có hiện tượng hoàn thành tỷ lệ

%??.

3 Nguyên tắc “nếu như nó hữu ích”:

Tác vụ có thể dự đoán được

Tác vụ dễ chỉ định hơn

Tác vụ có thể theo dõi 1 cách dễ dàng hơn.

Tóm lại: Nếu việc phân tách công việc theo 1 cách nào đấy là không hữu ích, Ie: Việc dự báo, theo dõi và phân công chúng không thuận lợi, thì khuyên bạn đừng nên tách chúng.

ĐƯA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀO CẤU TRÚC CÔNG

ViỆC (WBS)

Mục đích: là đưa các hoạt động quản lý vào cấu trúc

phân tách công việc Và xem là “ Việc quản lý dự án”.

Phát triển sản phẩm B Quản lý dự án

Dự án

Phát triển sản

phẩm A

Quản lý dự án Chọn nhà thầu

BƯỚC 2 ĐỊNH NGHĨA (Tập hợp) CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG

 Và vấn đề trình tự các công việc như thế nào cho hợp lý?

EX: Trình tự Vật liệu, đá; mảnh vụn; cỏ dại phải loại bỏ trước khi gieo hạt Nếu ngược lại các hạt sẽ mất đi khi gieo hạt! H2.1.

Tác vụ 1,2 không có công việc phải thực hiện trước nó! Và nếu

có đủ nguồn lực thực hiện đồng thời H1,2.

Minh họa H2.1: Bảng công việc thực hiện theo trình tự

Chủ nhà

Nhóm thanh thiếu niên Các thiếu niên

Các thiếu niên Các thiếu niên

Minh họa trên sơ đồ mạng

3 2

1

Bắt

đầu

Kết thúc

H2 Đúng

H1 Không đúng (tác vụ 4, 5 bị dồn nguồn lực, đây là vấn đề sai lầm thông thường nhất)

Các cột mốc là những điểm đánh dấu hữu

dụng

Trong dự án có nhiều gói công việc, sự kiện; và nhà quản

lý dự án thấy rằng rất hữu ích nếu đánh dấu các sựkiện nổi bật và các điểm đó gọi là các điểm mốc! Cácđiểm mốc có thời gian bằng không! Có 3 lý do:

1 Các dấu mốc đánh dấu sự bắt đầu và kết thúc dựán; giúp ta đọc được kế hoạch dễ dàng hơn

2 Các mốc có thể sử dụng để đánh dấu đầu vào từcác bên tham gia (các báo cáo tác động môi trường )!

3 Một cột mốc có thể thể hiện cho 1 số sự kiệnquan trọng chưa được thể hiện bằng 1 gói công việchay 1 tác vụ?

Ex Việc chi trả các khoản dựa trên mứt độ hoànthành công việc

CÁC MỐI QUAN HỆ THỜI ĐiỂM PHỤ THUỘC

GIỮA CÁC CÔNG VIỆC

BƯỚC 3 DỰ TÍNH CÁC GÓI CÔNG ViỆC

- Để xác định chi phí và thời gian của toàn bộ 1 dự án; Chúng ta cần xây dựng 1 dự báo về chi phí và thời gian cho mỗi gói công việc; đây được gọi là

sự dự báo từ dưới lên

- Việc dự báo kế hoạch cho mỗi tác vụ đo lường thời gian từ lúc khởi động đến lúc kết thúc ! Sự dự báo này được gọi là thời gian tồn tại của tác vụ.

- Ex: Có thể mất 1 ngày để mua hàng, song mất 10

ngày để giao hàng và tổng cộng 11 ngày?

- Việc Dự báo chi phí có thể đến từ 4 nguồn:

1 Lao động.

2 Các thiết bị.

3 Nguyên vật liệu.

4 Các chi phí cố định.

BƯỚC 4 TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU

Tính toán kế hoạch ban đầu được tính toán bằng cách sử dụng sơ đồ mạng lưới và thời lượng cho mỗi gói công việc nhằm xác định ngày bắt đầu và kết thúc cho mỗi tác vụ cũng như cả dự án.

1 Thời điểm bắt đầu sớm nhất - Early Start (ES).

2 Thời điểm hoàn tất sớm nhất - Early Finish (EF).

3 Thời điểm bắt đầu trễ nhất - Late Start (LS).

4 Thời điểm kết thúc trễ nhất - Late Finis (LF).

 Việc tính toán các kế hoạch xác định 4 thời điểm trên là quy trình gồm 3 bước:

TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU

1 Bước tiến tiến độ: (Cho mỗi tác vụ).

- Thời điểm bắt đầu sớm nhất

- Thời điểm hoàn tất sớm nhất

2 Bước lùi tiến độ: Xác định thời gian bắt đầu trể nhất

và thời gian hoàn thành trể nhất.

3 Tính toán các thời lượng linh động: Nếu 1 dự án có

ngày hoàn thành được áp đặt từ bên ngoài và cho phép có nhiều thời gian để hoàn tất thì tất cả các tác vụ đều linh động.

Ex: Việc mua sắm cho ngày Giáng sinh Ngày 25.12 là

ngày áp đặt từ bên ngoài (ngay từ đầu năm, có đến 200 ngày cho việc mua sắm đến ngày Noel, không bị áp lực vì còn nhiều thời gian linh động để thực hiện).

Đường găng

1 Khi kế hoạch ban đầu đã được tính xong, dự án bắt đầu được định hình Một trong những tính năng của việc hoạch định ban đầu là đường găng!

2 Thuật ngữ đường găng được sử dụng rộng rãi nhất

và cũng thường bị hiểu nhầm nhiều nhất! Trong các

thuật ngữ về quản lý dự án Song, khái niệm về nó thật khá đơn giản.

3 Đường găng là đường dài nhất xuyên suốt mạng lưới (nghĩa là thời gian lâu nhất, không nhất thiết là đường có tác vụ nhiều nhất?)!

Sơ đồ PERT: Đường găng

2

BƯỚC 5 PHÂN BỔ VÀ CÂN BẰNG CÁC NGUỒN LỰC

Mục đích: Là nhằm tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực và cácthiết bị được phân phối cho dự án

Quy trình cân bằng nguồn lực: Thuật ngữ và khái niệm

“nguồn lực”, Các nguồn lực: Con người, thiết bị, nguyên vậtliệu

Cân bằng tuân theo 4 bước:

- Dự đoán các yêu cầu nguồn lực xuyên suốt dự án

- Xác định đỉnh của nhu cầu nguồn lực

- Tại mỗi đỉnh, hãy trì hoãn các tác vụ không cần thiết; Songkhông thay đổi chất lượng và tiến độ

- Khi trì hoãn hoặc loại bỏ phải đánh gía lại gói công việc

Ex: Thay vì 2, 3 người thì chỉ cần 1 người

Vấn đề: Chúng ta sẽ làm gì nếu KH Cân bằng NL không thực tiễn?

BƯỚC 6 XÂY DỰNG CHI TIẾT VỀ NGÂN SÁCH

Nguồn gốc của dữ liệu cho ngân sách chi

tiết:

1 Chi phí lao động nội bộ

2 Chi phí thiết bị nội bộ

3 Chi phí bên ngoài và thiết bị

4 Chi phí nguyên vật liệu

5 Tạo ra hoạch định về lưu chuyển tiền mặt.

NHỮNG CẠM BẨY TRONG LẬP KẾ HOẠCH

Các yếu tố sau đây có thể tạo những cạm bẩy trong việc lập kế hoạch:

1 Cấp độ lập kế hoạch không uyển chuyển.

2 Phương pháp lập kế hoạch kiềm chế tính sáng tạo.

3 Lập kế hoạch về thời gian và chi phí quá lạc quan:

Ex: Cắt giảm tùy tiện % , Kinh nghiệm không đầy đủ?.

4 Đánh giá nguồn nhân lực quá cao về năng lực và

khả năng của họ.

5 Bỏ sót các hoạt động!

The End