Quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên

Tháng 5 năm 2012

Trần Minh Hải

Mục tiêu học tập

 Hiểu được khái niệm về quản lý, quản lý nhân viên, chức năng của quản lý nhân viên

 Hiểu được 4 loại năng lực và 4 loại tính cách

cuả nhân viên

 Thực hiện được các bước trong quá trình tuyển dụng nhân viên

 Biết cách giao việc và ủy quyền cho nhân viên

 Biết cách đánh giá kết quản công việc cuả nhân viên

 Biết cách động viên, khuyến khích nhân viên

 Biết cách tổ chức cuộc họp nhân viên một cách hiệu quả Trần Minh Hải

Nội dung

Phần I : Các khái niệm cơ bản

 Quản lý, quản lý dự án

 Quản lý nhân viên là gì

 Chức năng của quản lý nhân viên

 Lãnh đạo và quản lý

 Hiểu biết về 4 năng lực và 4 tính cách của

nhân viên để làm việc với họ hiệu quả

Trần Minh Hải

Nội dung

Phần II : Những kỹ năng cần thiết khi

quản lý nhân viên

 Tuyển dụng nhân viên

 Lãnh đạo theo tình huống (theo từng mức độ năng lực của nhân viên)

 Xây dựng nhóm làm việc

 Đánh giá kết quả công việc cuả nhân viên

 Giao việc, ủy quyền, động viên và khuyến

khích nhân viên

 Điều hành cuộc họp hiệu quả

Trần Minh Hải

Quản lý dự án

Trần Minh Hải

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là hành động đưa các cá nhân trong dự án làm việc

cùng nhau để thực

hiện, hoàn thành mục tiêu chung

Trần Minh Hải

Theo dõi giám sát và đánh giá

Theo dõi:

Là quá trình thu thập thông tin, số liệu

để biết những công việc đang tiến

hành có đúng như kế họach đã đề ra hay không.

Trần Minh Hải

Trần Minh Hải

Theo dõi giám sát và đánh giá

Khi nào? Cái gì? Như thế nào?

Theo dõi

Làm khá thường xuyên

Số liệu công việc

Qua báo cáo,

Con người, công việc

kế họach

Trực tiếp, gián tiếp qua

hồ sơ, báo cáo

Trần Minh Hải

Quan điểm quản lý

Nếu không hỏng hóc thì đừng sửa chữa

Sửa chữa trước khi hỏng

Quản lý nhân viên là quản lý một tập thể

những cá nhân

Trần Minh Hải

Quản lý nhân viên

Trần Minh Hải

Khái niệm về quản lý

Một hệ thống được thiết lập để có thể đạt những mục tiêu.

Dựa trên một số nguyên tắc khoa học (Tiến trình hoạch định, tổ chức, theo dõi và giám sát ).

Trần Minh Hải

Chức năng của quản lý nhân viên

Thu hút nhân viên

Sử dụng nhân viên

Phát triển

nhân viên

Trần Minh Hải

Lãnh đạo và quản lý

 Lãnh đạo: phương hướng, chiến lược, tập

hợp, động viên, khuyến khích, t6ạp trung cái mấu chốt, quan trọng

 Quản lý: xây dựng kế hoạch, thực hiện, theo dõi, giám sát, tập trung công việc cụ thể

Quản lý làm đúng các công việc, còn lãnh

đạo là làm những việc đúng.

Trần Minh Hải

Phong cách Chuyển đổi tâm

lý con người Trần Minh Hải Áp đặt tâm lý con người

Năng lực là gì?

Kinh nghiệm Thái độ

Trần Minh Hải

HIểu 4 lọai năng lực của nhân viên

Thái độ, tâm huyết

Tích cực

Cực đoan

Hoang tưởng

Gỗ mục (Dead wood)

Làm như ngựa (Work horse)

Siêu sao (Super start)

Trần Minh Hải

Người quản lý

Nhà khoa học người Nga Ômarôp:

Có lòng nhân ái với những người thuộc quyền.

Mẫu mực trong công tác, sinh hoạt và ứng xử.

Kiên nhẫn nhưng quyết đoán khi cần thiết.

Đòi hỏi cao với mình và nhân viên.

Tự tin và dũng cảm nhận thiết sót và sửa chữa.

Mềm mỏng, lịch thiệp, khiêm tốn khi giao tiếp.

Biết hài hước đúng lúc, đúng chỗ.

Trần Minh Hải

Năng lực của người quản lý

2000 năm trước khổng Tử đã đưa ra

Cho ở xa để xem lòng trung.

Cho ở gần để xem lòng kính.

Sai làm nhiều việc để xem tài.

Hỏi lúc vội vàng để xem trí.

Hạn cho ngặt nghèo để xem

Trần Minh Hải

30 Trần Minh Hải

Kỹ năng tuyển dụng

nhân viên

Trần Minh Hải

Tiến trình tuyển dụng nhân viên

1 Thảo một bản mô tả công việc

2 Chuẩn bị một bản tiêu chuẩn nhân sự

3 Viết mẫu quảng cáo để thu hút các ứng cử viên

4 Chọn nơi thích hợp để đặt mẫu quảng cáo

5 Quyết định phương pháp đánh giá sẽ sử dụng

6 Danh sách sơ tuyển các ứng viên sẽ được mời

phỏng vấn

7 Trả lời cho các ứng viên không đạt yêu cầu và mời các ứng viên đạt yêu cầu phỏng vấn

Trần Minh Hải

14 Giao chức vụ cho ứng cử viên trúng tuyển

15 Gởi thư từ chối đến các ứng cử viên không được tuyển dụng Trần Minh Hải

Tầm quan trọng của tiến trình

tuyển dụng nhân sự

 Để bạn không thất bại trong việc đánh giá bất kỳ

những kỹ năng, kiến thức cũng như kinh nghiệm làm việc của các ứng viên

 Nhằm tránh tình trạng sử dụng nhiều phương pháp tuyển dụng khác nhau trong cùng một tổ chức

 Nhằm tránh tạo ra những hình ảnh không tốt của tổ chức trước công chúng

 Nhằm giúp nhân viên trong tổ chức biết được

phương thức tuyển dụng nhân sự

 Biết được những sai sót và tránh lập lại những lần sau

Trần Minh Hải

Bài tập nhóm

Hãy sử dụng mẫu viết bản mô tả công việc của 3 chức danh sau:

1/ Quản lý hội quán

2/ Điều phối viên giới thiệu việc làm

3/ Trưởng nhóm tình nguyện viên.

Trần Minh Hải

tìm chi tiết

Trả lời Chuyển tiếp

Kết thúc Trần Minh Hải

Các yêu cầu mở đầu buổi

phỏng vấn

 Chào đón ứng viên và giới thiệu bạn là ai

 Làm tan băng: hỏi thăm, kể chuyện vui…

 Giải thích mục đích cuộc phỏng vấn

 Giải thích bạn sẽ ghi chú khi phỏng vấn

 Hãy cho ứng viên biết họ có thể yêu cầu bạn lập lại câu hỏi

Trần Minh Hải

Bắt đầu phỏng vấn

 Các câu hỏi về động cơ

 Các câu hỏi về năng lực

 Sử dụng câu hỏi mở

 Mời ứng viên hỏi những câu hỏi mà họ muốn

 Người phỏng vấn trách dùng câu hỏi gợi ý

 Người phỏng vấn tránh câu hỏi phức tạp

 Tạo không khí thỏai mái

Trần Minh Hải

Kết thúc phỏng vấn

 Thông báo thời gian trả lời

 Dặn dò ứng viên bổ xung thông tin

 Cảm ơn ứng viên

 Không nên hứa hẹn bất cứ điều gì

Dù ứng viên đạt hay không

đạt nhưng họ vẫn có

ấn tượng tốt về chúng ta

Trần Minh Hải

Kỹ năng lãnh đạo

theo tình huống

Trần Minh Hải

Nghệ thuật lãnh đạo là sự uyển

chuyển, biết sử dụng phương cách

nào một cách đúng lúc và thích hợp

nhất.

Đó là lãnh đạo theo tình huống

Trần Minh Hải

Phong cách lãnh đạo

 Là cách ta xử sự khi ta đang cố gắng ảnh

hưởng lên họat động của người khác

 Phong cách lãnh đạo là sự phối hợp giữa

hành vi chỉ đạo và hành vi hỗ trợ

Trần Minh Hải

Lãnh đạo theo tình huống

Lãnh đạo kiểu chỉ đạo:

Lãnh đạo kiểu gợi ý:

Lãnh đạo kiểu hỗ trợ:

Lãnh đạo kiểu uỷ quyền:

Trần Minh Hải

Lãnh đạo kiểu chỉ đạo

 Hướng dẫn nhân viên làm thế nào để hoàn thành công việc, kiểm tra chặt chẽ hoạt động của nhân viên và tự mình đưa ra hầu hết

quyết định

 Thích hợp để quản lý nhân viên mới vào

nghề hoặc những nhân viên thực hiện công việc không tốt

 Sử dụng một phong cách này thì sẽ trở thành tiểu tiết, độc đoán

Trần Minh Hải

Lãnh đạo kiểu gợi ý

 Định hướng và buộc nhân viên cùng tham

gia giải quyết vấn đề và tham gia vào quá

trình ra quyết định

 Lôi kéo ý kiến của nhân viên, trả lời các câu hỏi được nêu ra và thể hiện sự hứng thú bàn bạc công việc với từng cá nhân

 Thích hợp khi nhân viên không còn là người mới đối với công việc nhưng cũng chưa đủ khả năng hoặc sự tự tin về khả năng thực

hiện công việc của mình

Trần Minh Hải

Lãnh đạo kiểu hỗ trợ

 Nhân viên đã có khả năng thực hiện công

việc nhưng còn thiếu tự tin

 Lãnh đạo là nơi nhân viên nêu ra những lo ngại và để bàn bạc về những khó khăn

 Chia sẻ trách nhiệm với nhân viên trong việc chọn quyết định

 Tăng cường tính độc lập và sự tự tin của

nhân viên

Trần Minh Hải

Lãnh đại kiểu uỷ quyền

 Trao trách nhiệm chọn quyết định và giải

quyết vấn đề cho nhân viên

 Sử dụng đối với nhân viên có cả kỹ năng và

sự tự tin trong việc xử lý công việc

 Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng phong cách này trước khi nhân viên của bạn sẵn sàng cho

công việc thì họ có thể sẽ cảm thấy rằng, bạn

đã bỏ rơi họ

Trần Minh Hải

4 phong cách lãnh đạo theo tình huống

Người lãnh đạo đưa ra hướng dẫn riêng biệt và giám sát chặt chẻ việc phải hoàn thành

công việc

Người lãnh đạo tạo thuận lợi và hỗ trợ cố gắng của nhân viên trong công việc phải hoàn thành, chia sẻ trách nhiệm trong quyết

định chung

Gợi ý

Người lãnh đạo tiếp tục ch ỉ đạ o và giám sát chặt chẻ công việc phải hoàn thành và mong nhận những đề nghị và hỗ trợ tiến độ

Hỗ trợ

Người lãnh đạo chuyển giao trách

nhiệm quyết định và giải quyết

vấn đề

Ch ỉ đạ o

Uûy quyền

Trần Minh Hải

Các yêu cầu với lãnh đạo tình huống

 Liên tục thay đổi phong cách lãnh đạo để phù

hợp với sự phát triển của từng nhân viên

 Sẵn sàng sử dụng các phong cách khác

nhau với cùng một nhân viên

 Luôn luôn thực hiện quản lý với mục tiêu là

làm cho nhân viên của mình phát triển năng lực và tăng tính độc lập hơn.

 Lãnh đạo theo tình huống đã trở thành một

cách tiếp cận phổ biến trong quản lý con

người

Trần Minh Hải

Các yếu tố ảnh hưởng

 Thời gian là bao nhiêu?

 Các mối quan hệ được dựa trên sự tôn trọng

và tin tưởng hay dựa trên sự thiếu tôn trọng?

 Ai là người nắm giữ thông tin nhà quản lý, các nhân viên, hay cả hai?

 Các nhân viên được đào tạo huấn luyện ra

sao và bạn hiểu rõ các nhiệm vụ như thế nào?

 Các mâu thuẫn nội bộ

 Mức độ áp lực của công việc

 Kiểu nhiệm vụ phức tạp hay đơn giản? Trần Minh Hải

Thế nào là lãnh đạo theo tình huống

Những biện pháp khác nhau cho những

người khác nhau

Mỗi người đều có tiềm năng thực hiện cao

chỉ cần bạn biết họ từ đâu đến và

gặp họ ở đó

Lãnh đạo tình huống không phải cái bạn

làm cho nhân viên mà là cái bạn làm

với nhân viên

Trần Minh Hải

Chỉ đạo CAO và hỗ trợ CAO

Chỉ đạo THẤP và hỗ trợ THẤP

Ỉ Đ Ạ O

Ủ y

qu yề

n

HỖ T RỢ

CAO V A PH I Ừ Ả TH P Ấ

Phong cách lãnh đạo

Mức độ phát triển

Trần Minh Hải

Tóm tắc

K3

HỖ TRỢ Hành vi nặng về

Hỗ trợ và nhẹ về

Chỉ đạo

K2 GỢI Ý Hành vi nặng về Chỉ đạo và nặng

về Hỗ trợ

K4

ỦY QUYỀN Hành vi nhẹ về

Hỗ trợ và nhẹ về

Chỉ đạo

K1 CHỈ ĐẠO Hành vi nặng về Chỉ đạo và nhẹ về

Hỗ trợ

Hành vi chỉ đạo Nặng Nhẹ

Khả năng

cao

☻ Tận tâm biến đổi

Khả năng trung bình

☻ Tận tâm thấp

Khả năng thấp

☻ Tận tâm cao

Đã phát triển Đang phát triển

Trần Minh Hải

Chất lượng giải quyết công việc

Số lượng công việc

Sọan thảo văn bản

Mức độ Ý nghĩa Tiêu chuẩn

1 Không có

năng lực Không có khả năng sọan thảo văn bản đúng nội dung

2 Cơ bản Thực hiện sọan thảo một văn bản đầy

đủ nội dung nhưng hình thức chưa đep

và chẩun mực

3 Đạt yêu cần Sọai thảo văn bản có nội dung rõ ràng

và hình thức dễ nhìn không phạm lỗi chính tả với thời gian thực hiện đúng

hạ, đúng định dạng

4 Thành thạo Như mức 3, với nội dug và hình thức

trình bày ngắn gon, súc tích truyền đạt được 90% ý diễn đạt

5 Xuất sắc Như mức 4 và làm cho người đọc

hiểu 100% nội dungTrần Minh Hải

năng lực Không có khả năng lập luận để diễn đạt sự việc

2 Cơ bản Có khả năng trình bày và diễn đạt vấn đề một cách có

trình tự, nhưng cơ sở lập luận chưa đầy đủ

5 Xuất sắc Lập luận sắc bén, diễn đạt rõ ràng, mạch lạc, minh

chứng cụ thể và đạt được sự đồng ý >=90%Trần Minh Hải

Lắng nghe

Mức độ Ý nghĩa Tiêu chuẩn

1 Không có

năng lực Luôn luôn bảo vệ ý kiến của mình

2 Cơ bản Nghe nhưng không tiếp nhận ý kiến của

người khác

3 Đạt yêu cần Lắng nghe ý kiến đóng góp có tìm hiểu,

tiếp nhận và s ử a đổi.

4 Thành thạo Chủ động khuyến khích người khác

phát biểu ý kiến Tìm kiếm các ý tưởng mới.

5 Xuất sắc Bình tỉnh đón nhận các ý kiến phê

phán, chỉ trích, tiếp nhận các ý kiến tốt

Xử lý tình huống phù hợp.Trần Minh Hải

Thông điệp

Trần Minh Hải

Ba lọai kỹ năng cơ bản trong quản lý

Nhận thức

và tầm nhìn

Làm việc với con người

Chuyên môn

Các

kỹ năng

Trần Minh Hải

Chuyên môn

Kỹ năng xây dựng

nhóm làm việc

Trần Minh Hải

Làm việc với các nhóm là một hoạt động chủ yếu

của các dự án phát triển

Nhóm nhiều khi có thể làm được những điều mà cá nhân không thể tự làm

Nhóm hỗ trợ các thành viên của mình thực hiện các hành vi có lợi và còn giúp m ïi người thực tập lẫn ọ

nhau

Trần Minh Hải

Định nghĩa nhóm

Nhóm là một tập hợp người đến với nhau một cách tự nguyện vì có cùng mục đích, có chung một hay nhiều mối quan tâm hoặc lợi ích.

Trần Minh Hải

ý nghĩa của đội nhóm là gì?

ogether (Cùng nhau) ryone (Mọi người)

chieve (Đạt được) ore (Nhiều)

Trần Minh Hải

Các yếu tố hình thành một nhóm

  Có 4 yếu tố:

Chung một mục đích và cùng chia sẻ

trách nhiệm

Có mối quan hệ tác động qua lại

Sinh hoạt theo những qui tắc, tiêu

chuẩn riêng.

Mỗi thành viên đều có một hoặc

nhiều vai trò

Trần Minh Hải

 ĐẶC ĐIỂM MỐI QUAN HỆ

 NHIỆM VỤ QUẢN LÝ

Giai đoạn 1 LỆ THUỘC ĐỊNH HƯỚNG

Trần Minh Hải

 ĐẶC ĐIỂM MỐI QUAN HỆ

 NHIỆM VỤ QUẢN LÝ

Giai đoạn 2 MÂU THUẪN TỔ CHỨC

1 Đưa mâu thuẫn lên bề mặt & giải quyết

2 Đừng sợ mâu thuẫn

3 Mâu thuẫn là cần để tiến đến gắn bó

Trần Minh Hải

 ĐẶC ĐIỂM MỐI QUAN HỆ

 NHIỆM VỤ QUẢN LÝ

Giai đoạn 3 GẮN BÓ

TRƯỞNG THÀNH XỬ LÝ THÔNG TIN

Trần Minh Hải

 ĐẶC ĐIỂM MỐI QUAN HỆ

 NHIỆM VỤ QUẢN LÝ

Giai đoạn 4 GẮN BÓ

TRƯỞNG THÀNH XỬ LÝ THÔNG TIN

Trần Minh Hải

 ĐẶC ĐIỂM MỐI QUAN HỆ

 NHIỆM VỤ QUẢN LÝ

Giai đoạn 5 NÍU KÉO

Chống lại sự

chia tay

ĐÁNH GIÁ TỔNG KẾT

Tiếp tục hoạt động xây dựng mục tiêu mới

Trần Minh Hải

Nhìn thấy ai ở trong hình?

Trần Minh Hải

Mặt tích cực của mâu thuẫn

Mâu thuẫn là một nhân tố cần thiết cho sự

phát triển nhóm.

Không có mâu thuẫn thì không có sáng tạo, động lực…

Một nhóm mà không có sự mâu thuẫn là một nhóm chết.

Mỗi người tìm thấy ở người khác những cái mình không có để bổ sung.

Trần Minh Hải

Nguyên nhân chủ yếu của mâu thuẫn

Khi có sự khác biệt về giá trị (ý kiến, quan điểm, lối sống )

Mục đích khác nhau

Cạnh tranh về quyền lợi

Phương pháp làm việc khác nhau

Có sự cạnh tranh về uy tín, địa vị, quyền lợi vật

chất

Khi không xác định rõ vai trò của bản thân hay các thành viên khác trong nhóm

Trần Minh Hải

Các cấp độ mâu thuẫn

1. Bên trong cá nhân (Cấp độ trong mỗi con người).

2. Bên trong nhóm (Cấp độ giữa cá nhân với nhau).

3. Giữa các nhóm (Cấp độ giữa các nhóm).

Trần Minh Hải

Các phong cách giải quyết mâu thuẫn

1. Hợp Tác: nhận diện có mâu thuẫn, đưa ra giải

pháp, thực hiện giải pháp một cách dứt điểm

2. Tránh Né: tự dối lòng mình là không có mâu

thuẫn

3. Cạnh tranh: sử dụng quyền lực để trấn áp mâu

thuẫn

4. Thích nghi: đặt những nhu cầu, quan tâm của đối

phương lên trên nhu cầu và quan tâm của mình

5. Th a hiệp: ỏ nhân nhượng để mỗi bên đều được

thoả mãn một phần nhu cầu

Trần Minh Hải

ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CỦA

NHÂN VIÊN

Trần Minh Hải

Câu hỏi thảo luận

Trong tổ chức hay dự án của bạn, việc

đánh giá kết quả công việc của nhân viên được thực hiện như thế nào? Các bộ phận tham gia như thế nào?

Trần Minh Hải

Đánh giá kết quả công việc của

nhân viên

Nguyên tắc

 Được thừa nhận về tính khả thi

 Thẳng thắng, trung thực và căn cứ trên kết quả công việc

 Thực hiện nhất quán

 Lọai bỏ các yếu tố tác động

Trần Minh Hải

Xác định trọng số

 Trọng số nhằm xác định mức độ ưu tiên thực hiện của mỗi họat động

 Trọng số nhấn mạnh tầm quan trọng của mỗi họat động

 Tổng trọng số của tất cả họat động luôn bằng 100%

 Có thể thay đổi trọng số cho các họat động

Trần Minh Hải

Kỹ năng giao việc

ủy quyền

Trần Minh Hải

Phân biệt giao việc và uỷ quyền

 Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên

 Uỷ quyền mang tính sự vụ, giao nhiệm vụ và trách nhiệm quyền hạn

Trần Minh Hải

Lợi ích của giao việc

 Nhiều công việc được thực hiện trong cùng

Lợi ích của giao việc

 Nhân viên trưởng thành tiến bộ.

 Chất lượng làm việc của từng cá thể được

đánh giá chính xác hơn.

 Lãnh đạo có thời gian làm việc khác quan trọng

Trần Minh Hải

Những biểu hiện của bệnh phân công tồi

 Công việc thường trễ hạn, và tổ chức hay gặp

khó khăn do những quyết định đưa ra chậm trễ

 Không tìm được người trong tổ chức để giao

việc

 Một số nhân viên quá bận rộn - Một số nhân viện

ngồi không

 Các nhân viên được giao những nhiệm vụ không

liên quan gì tới chuyên môn và nghiệp vụ của họ

 Các nhân viên không tự tin vào quyền hạn của

mình

Trần Minh Hải