Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý

CHƯƠNG IV

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT

KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH &

THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ

1 PP TIẾP CẬN HỆ THỐNG

2 ĐI TỪ PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG ĐẾN

MÔ HÌNH HÓA

3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CÓ CẤU TRÚC

4 ĐẢM BẢO ĐỘ TIN CẬY TRONG THIẾT

KẾ

5 THIẾT KẾ THEO CHU TRÌNH

PP TIẾP CẬN HỆ THỐNG

• Yêu cầu :xem xét hệ thống thông tin trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như các mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài

• Khi phân tích : xem xét một cách toàn diện các vấn đề kinh tế , kỹ thuật và tổ chức của hệ thống quản lý

• Ứng dụng pp tiếp cận hệ thống :phải xem xét

doanh nghiệp như là một hệ thống thống nhất về mặt kinh tế, tổ chức, kỹ thuật; Sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực Trong mỗi lĩnh vực lại phân chia thành các vấn đề cụ thể ngày càng chi tiết hơn

• Đây chính là pp tiếp cận đi từ tổng quát đến cụ thể, chi tiết

sơ đồ hình cây

ĐI TỪ PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG ĐẾN MÔ

HÌNH HÓA

Bước 1 : Phải cómột kế hoạch phân tích tỷ mỹ,

chu đáo đến từng khâu công việc

Bước 2 :

Phân tích chức năng của hệ thống thông tin ;

phân tích dòng thông tin kinh doanh ;

Tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin

quản lý bằng các mô hình như

1 BFD (Bussiness Function Diagram- sơ đồ

chức năng kinh doanh);

2 DFD ( sơ đồ dòng dữ liệu - Data Flow

Diagram )

3 mô hình thông tin ma trận

Bước 3 : Báo cáo chi tiết toàn bộ những kết quả

của quá trình phân tích hệ thống thông tin.

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CÓ CẤU TRÚC :

sử sụng các mô hình sau :

• Sơ đồ chức năng kinh doanh -Bussiness

Function Diagram- BFD

• Sơ đồ dòng dữ liệu - Data Flow Diagram

• Các mô hình dữ liệu - Data Models - DM

• Ngôn ngữ có cấu trúc - Structured

Language - SL

ĐẢM BẢO ĐỘ TIN CẬY TRONG THIẾT KẾ

Hệ thống thông tin quản lý:

• cung cấp thông tin cho toàn bộ hệ thống; trên cơ sở đó xây dựng và thông qua các quyết định chính xác;

• trong hệ thống thông tin quản lý còn có các cơ sở dữ liệu có vai trò hệ trọng đối

với hoạt động của hệ thống

• Do vậy vấn đề đảm bảo độ tin cậy của hệ thống thông tin quản lý có ý nghĩa rất

quan trọng

• phải chú ý đến việc bảo mật thông tin

trong hệ thống quản lý;

• Việc truy cập vào hệ thống thông tin phải được sự đồng ý của người có tráchnhiệm;

• các dữ liệu nhập từ bên ngoài vào phải

qua bức tường lửa ( Fire wall )

THIẾT KẾ THEO CHU TRÌNH

• phải tuân theo nguyên tắc tuần tự không

được bỏ qua bất cứ công đọan nào; sau mỗi giai đoạn, trên cơ sở đánh giá bổ

sung phương án được thiết kế , có thể

quay lại giai đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang thiết kế giai

đoạn tiếp theo, theo cấu trúc chu trình

( repetition )

10

1 Kế hoạch phát triển hệ thống

2 Phân tích hệ thống

3 Thiết kế hệ thống

3.1 thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2 thiết kế phần mềm

3.3 thiết kế giao diện

4 Cài đặt hệ thống

5 Quản lý hệ thống

II- PHÂN TÍCH ; THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ

THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

• A- PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

Mục tiêu cần nắm vững các vấn đề sau :

1 Sử dụng các công cụ thu thập thông tin cho

quá trình phân tích.

2 Mô hình hoá hệ thống thông tin như :

Sơ đồ chức năng

Sơ đồ dòng dữ liệu

Sơ đồ ngữ cảnh

1 Mô hình thông tin ma trận

Một số phương pháp thu thập thông

tin cho quá trình phân tích

Kết quả của việc thu thập thông tin là làm sao có được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã đặt

ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác

Thông tin thu thập gồm :

• Thông tin chung về ngành của tổ chức

• Thông tin về bản thân của tổ chức đó

• Các thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp đến vấn đề

1-Nghiên cứu tài liệu về hệ thống

• Mục đích thu nhận thông tin tổng quát về cấu trúc của tổ chức; cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ

• Môi trường vật lý : quy trình xử lý dữ liệu, độ tin cậy

• Môi trường kỹ thuật : phần cứng; phần mềm; trang bị kỹ thuật khác ; cơ sở dữ liệu; đội ngũ

cán bộ kỹ thuật tin học ….

Thu thập thông tin về thành phần của hệ thống thông tin hiện tại và sự hoạt động

của nó

Thành phần của hệ thống

• Dữ liệu đầu vào

• Thông tin đầu ra

• Quá trình xử lý

• Cơ sở dữ liệu

• Thiết bị ( phần cứng; phần mềm )

17

• Đề án

• BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN

• Tên người thực hiện:

• Chủ đề nghiên cứu:

• Thời gian ; ngày tháng năm địa điểm

• Mục tiêu :

• Nội dung nghiên cứu :

• Hoạt động của hệ thống

• Dữ liệu vào của hệ thống

• Thông tin ra của hệ thống

• Quá trình xử lý

• Cơ sở dữ liệu của hệ thống

• Tóm tắt chung :

• Đánh giá tổng quát :

• Người thực hiện

2) Phương pháp quan sát hệ thống

• Mục tiêu nhằm thấy được một bức tranh khái quát về tổ chức và cách quản lý các hệ thống của tổ chức Đồng thời cũng

phải quan sát chi tiết để tìm ra những giải pháp tối ưu về kỹ thuật , tài chính , thời

gian

Kết quả quan sát hệ thống là

• báo cáo về yêu cầu của người sử dụng; xác định các dòng thông tin ;

• đánh giá, lựa chọn các giải pháp

• và cho lời khuyên đối với người sử dụng về hệ thống hiện tại và thực hiện những công việc trong tương lai

Kết quả quan sát hệ thống phải lập báo cáo

về các vấn đề sau :

1 Thông tin đầu ra

2 Dữ liệu đầu vào

3 Tài nguyên

4 Đánh giá hệ thống thông tin quản lý

quan sát

22

Phương pháp phỏng vấn

cầu thông tin ; các tài nguyên cần thiết cho dự án tương lai ; khi phỏng vấn cần lưu ý các vấn đề sau :

• Thiết lập quan hệ tốt khi phỏng vấn

• Chuẩn bị, soạn thảo các câu hỏi liên quan đến

công việc cần phỏng vấn ; Các câu hỏi luôn

tạo nhiều khả năng trả lời cho người được hỏi; tránh gây hiểu lầm

được xác nhận, hay không có câu trả lời

24

• 4) Phương pháp sử dụng phiếu điều tra

• Thường áp dụng phương pháp điều tra chọn

mẫu; chọn các các đại diện điều tra thuộc nhiều lĩnh vực như : Cán bộ lãnh đạo; chuyên gia quản ly; nhân viên trong bộ máy quản lý ; người sử

dụng thông tin trong hệ thống ; các cán bộ tin

học trong hệ thống ……

• Nội dung điều tra thường xoay quanh những vấn đề sau :

• Cơ cấu tổ chức của cơ quan ;

• Quy trình xử lý thông tin

• Việc sử dụng thông tin và hệ thống thông tin trong hệ thống …….

2 - phân tích chức năng

Mục đích nhằm xác định một cách chính xác và cụ thể các chưc năng chính của hệ thống thông tin

• Phương pháp xây dựng sơ đồ chức năng (BFD

- Bussiness Function Diagram )

–Xây dựng sơ đồ chức năng thực thất là quá trình phân rã; từ một chức năng lớn ( ở cấp cao ) được phân chia thành

những phần thích hợp nhỏ hơn (ở

cấpthấp hơn ) theo cấu trúc hình cây

• một chức năng đầy đủ gồm các thành phần sau

–tên chức năng ; –mô tả chức năng ; –đầu vào của chức năng ( dữ liệu);

–đầu ra của chức năng ( thông tin )

sơ đồ chức năng quản lý tài chính

• Sơ đồ chức năng và các hồ sơ kèm theo xác

định giới hạn của các chức năng; sau này nếu phát hiện thêm chức năng mới thì phân tích viên bổ sung thêm vào sơ đồ chức năng.

• Để phân tích hệ thống thông tin một cách hiệu quả nhất cần phải phân cấp trong sơ đồ chức

năng

Bản chất của việc phân cấp là một chức năng

được phân tích thành nhiều chức năng ngày

càng chi tiết hơn theo cấu trúc hình cây -

Nhận xét :

• Sơ đồ chức năng là công cụ mô hình đầu tiên sử dụng trong tiến trình phân tích, nó xác định ranh giới hệ thống và cung cấp các thành phần để lập các mô hình ở các tiến trình sau

• Cần đạt sự nhất trí cao với người chủ và các người sử dụng hệ thống thông tin để hạn chế tính chủ quan của nhà phân tích

• Sau khi mô hình được tạo lập việc chi tiết hoá và điều chỉnh các chức năng là điều có thể thực hiện được

một quá trình.

• Chú ý : DFD là sơ đồ tỉnh cho nên nó không chỉ

ra thời gian thông tin chuyển vận từ quá trình/

chức năng này sang quá trình / chức năng khác; nó cũng không chỉ ra được khối lượng; quy mô; lượng tối đa, tối thiểu đối với dữ liệu ; thứ tự

thực hiện các chức năng

Ví dụ minh họa

• Phương pháp tạo ra DFD

• Sử dụng BFD để xác định các tiến trình

theo từng mức cho DFD

• BFD thực hiện theo phân rả ; do đó nó sẽ chỉ ra các mức mà tiến trình sẽ xuất hiện trong DFD

32

• Ghi chú :

1- Cập nhật phiếu nhập - xuất

• A1 nhà cung cấp giao hàng hoặc khách hàng mua hàng

• A2 Lưu phiq\ếu nhập - xuất

• A3 Yêu cầu cập nhật danh mục hàng hoá ( nếu là hàng hoá mới )

• A4 Cập nhật danh mục khác hàng ( nếu là khách hàng mới )

• A5 Lưu thông tin hàng hoá mới

2- Điều chỉnh phiếu nhập - xuất

• B1 Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu nhập - xuất ( do nhập sai sót )

• B2 Lấy phiếu nhập xuất cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yêu cầu và lưu lại

3- Báo cáo tồn kho

• E1 Ban quản lý yêu cầu báo cáo tồn kho

• E2 Lấy số tồn từ danh mục hàng hoá và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu phiếu

nhập xuất để xác định tồn kho cuối kỳ

• E3 Gửi ban quản lý báo cáo tồn kho

4- Cập nhật phiếu thu chi

• C1 Ban quản lý yêu cầu chi trả nợ cho nhà cung cấp ( yêu cầu lập phiếu chi )

• C2 Khách hàng trả nợ ( yêu cầu lập phiếu thu )

• C3 Lưu phiếu thu chi đã lập

• C4 Yêu cầu cập nhật khách hàng (nếu là khách hàng mới )

5- Điều chỉnh phiếu thu chi

• D1 Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thu chi

• D2 Lấy phiếu thu chi cần điều chỉnh từ kho lưu

ra điều chỉnh theo yêu cầu và lưu lại

6- Báo cáo công nợ

• F1 Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ

• F2 Lấy số nợ đầu kỳ từ danh mục khách hàng và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập - xuất ; tình hình thu chi từ

kho dữ liệu phiếu thu chi để xác định tăng giảm nợ trong kỳ và nợ cuối kỳ

• F3 Gửi ban quản lý báo cáo công nợ

4- Sơ đồ dòng dữ liệu bằng sơ đồ

ngữ cảnh

• được dùng để tạo ra biên giới của hệ

thống; là một vòng tròn quá trình trung tâm biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu được nối với mọi tác nhân

41

5- sơ đờ logic (sơ đồ giải thuật)

• Để chỉ ra những điều khiển của quá trình

ra quyết định phức tạp; thay vì sử dụng bảng quyết định với nhiều rới rắm, người

ta thường sử dụng sơ đờ logic để giải

quyết vấn đề trên

43

6- Mô hình hoá thực thể

• Nhằm xác định các đơn vị thông tin cơ

sở có ích cho hệ thống - thực thể- định

rõ mối quan hệ bên trong hoặc các tham trỏ chéo với nhau giữa chúng ;

• Trong từng trường hợp mọi thành phần dữ liệu của thực thể sẽ chỉ lưu trữ 1 lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập được từ bất kỳ chương trình nào.

45

• Trong mô hình này giữa các bộ phận trong hệ thống có mối quan hệ chằng chịt nhau

chắc chắn sẽ trùng lắp và dư thừa

thông tin

• Để cải thiện tình hình cần xây dựng một

cơ sở dữ liệu chung cho toàn bộ hệ

thống , các bộ phận trong hệ thống

không quan hệ trực tiếp nhau mà thông qua cơ sở dữ liệu chung

47

Chú ý :

• Dữ liệu lưu trữ trong hệ thống thể hịên

dưới dạng bảng

• mỗi bảng thể hiện một cơ sở dữ liệu

( Database)

• Xây dựng mô hình thực thể sẽ xác định có bao nhiêu bảng dùng trong hệ thống và các mối quan hệ giữa chúng.

Mô hình thực thể còn gọi là mô hình dữ liệu

Lôgic được xây dựng dựa trên các yếu tố :

1.thực thể

2.Kiểu thực thể

3.thuộc tính 4.quan hệ

1- thực thể :(records,maãu tin)

• Là một đối tượng; một sự kiện đối với tổ chức kể cả những thông tin mà nó lưu trữ,

• thí dụ :

mỗi khách hàng là một thực thể và nó thể hiện một dòng thông tin trong bảng

2-Kiểu thực thể ( tập thực thể - tập tin

bảng tính ; ….)(tập tin, files)

• Là mợt tập hợp các thực thể có cùng tính chất ;

mơ tả cho mợt loại thơng tin ( chú ý bản thân nó khơng phải là thơng tin )

• thí dụ

bảng khách hàng ( tập khách hàng ) là mợt kiểu thực thể, tập thực thể và nó mơ tả ; chứa đựng từng thực thể khách hàng.

Trong thực tế tập thực thể là mợt bảng - hình chữ nhật có nhiều cợt ( trường, fields) và nhiều dòng ( thực thể; records).

52

• Có 3 Tập thực thể sau :

• Liên quan đến một giao dịch chủ yếu

ví dụ : đơn đặt hàng

• Liên quan đến thuộc tính hoặc tài

nguyên của hệ thống ví dụ : nhà cung

cấp; khách hàng

• Liên quan đến việc lập kế hoạch hoặc kiểm soát ( thông tin dạng thống kê -

bảng ) ví dụ : bảng lương ; lịch điều xe …

Thuợc tính (fields,trường,cộât)

• Thuợc tính là đặc trưng của mỡi thực thể ; biểu thị bằng các trường ( cợt, fields) của bảng thực thể ( tập thực thể ) trong đó

chứa đựng thơng tin của thực thể

• Ví dụ : mỡi thực thể khách hàng ở bảng

trên có các thuợc tính sau : "Mã KH "; " tên

KH " ; " Cơng ty"; " sớ phone"; địa chỉ "

Có 3 loại thuộc tính :

• Thuộc tính khoá : Gồm một hay nhiều

thuộc tính trong một tập thực thể được

dùng để gán cho một thực thể một tham khảo ( tham trỏ ) duy nhất

• Thuộc tính mô tả : thông thường các

thuộc tính trong tập thực thể đều là thuộc tính mô tả ; tập hợp lại sẽ làm tăng hiểu

biết đầy đủ về thực thể

• Thuộc tính kết nối :chỉ ra mối quan hệ

giữa một thực thể của bảng này với một thực thể ở bảng khác

56

4) Mối quan hệ

• Mục đích nhằm tìm; tra cứu; truy cập

….liên quan đến một thực thể

• Có 3 kiểu mối quan hệ :

• một - một (1-1) ;

• một - nhiều ( 1-n);

• nhiều - nhiều ( n-n)

• Quan hệ 1-1 : là mối quan hệ mà một

thực thể của bảng này tương ứng với duy nhất một thực thể của bàng thực thể khác và ngược lại

• thí dụ : một thực thể sản phẩm chỉ có duy

nhất một thực thể chi tiết sản phẩm mô tả nó trên mô hình biểu diễn mối quan hệ

này là mủi tên có 2 đầu ( )

59

• Quan hệ 1-n : là mối quan hệ giữa một

thực thể bên bảng A với nhiều thực thể

bên bảng B ; thí dụ : một khách hàng có thể có nhiều đơn đặt hàng do đó một thực thể khách hàng trong tập khách hàng có quan hệ với nhiều thực thể đơn hàng

trong tập đơn hàng

• Trên mô hình được biểu diễn bằng mủi

tên 1 đầu hướng từ bên nhiều tới bên một

• (N 1)