Hàm trong Microsoft Excel

Cấu trúc hàm Hàm trong excel có cấu trúc như sau Tên hàmdanh sách các đối số Chú ý: o Nếu không có đối số thì vẫn phải có cặp dấu mở đóng ngoặc ví dụ hàm Today.. Nhóm hàm Hàm trong e

N UN EXCEL

1 GIỚI THIỆU HÀM 2

1.1 Cấu trúc hàm 2

1.2 Nhóm hàm 2

2 Chèn hàm 3

2.1 Chèn hàm bằng cách chọn Insert function (fx) 3

2.2 Chèn hàm sử dụng tab Formulas 5

3 Nhóm hàm Text 5

4 Nhóm hàm logic 6

4.1 Các hàm dùng để kết hợp điều kiện 6

4.2 Hàm if: Hàm kiểm tra điều kiện 6

5 Nhóm hàm tham chiếu và tìm kiếm (Lookup & Reference) 9

5.1 Khi nào dùng VLOOKUP, khi nào dùng HLOOKUP??? 9

5.2 Ví dụ 11

5.3 Ví dụ cho trường hợp Lookup xấp xỉ 12

6 Hàm xếp hạng 12

1 Ớ TH ỆU HÀM

1.1 Cấu trúc hàm

Hàm trong excel có cấu trúc như sau

Tên hàm(danh sách các đối số)

Chú ý:

o Nếu không có đối số thì vẫn phải có cặp dấu mở đóng ngoặc ví dụ hàm

Today()

o Nếu hàm có nhiều đối số thì ngăn cách giữa các đối số mặc định bằng

dấu phảy (,) hoặc dấu chấm phảy (;) ví dụ Left(C6,2)

o Đối số của hàm có thể là

 Số ví dụ như: 5000

 “Ký tự” hoặc “xâu ký tự” (nhớ đặt trong cặp dấu nháy kép)

 Biểu thức ví dụ B5 + C7 hoặc 5+6

 Hàm khác trong ví dụ sau đối số của hàm if là hàm left:

if(left(B 6,2)= “ch”, “Cửa hàng”, “Khách lẻ”)

1.2 Nhóm hàm

Hàm trong excel được phân thành nhóm theo ý nghĩa hàm:

Ví dụ trong tab Formulas:

 Insert function: Mở cửa sổ chèn hàm;

 Autosum: Chèn hàm tính tổng nhanh (mở mũi tên chọn một số hàm khác

thuộc nhóm thống kê);

 Recently Used: Hàm thường xuyên dùng (vừa dùng gần đây);

 Financial: Nhóm hàm tài chính;

 Logical: Nhóm hàm logic;

 Text: Nhóm hàm liên quan đến xâu ký tự;

 Date & time: Nhóm hàm liên quan đến ngày tháng & thời gian;

 Lookup & Reference: Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu;

 Math & Trig: Nhóm hàm toán học

2 Chèn hàm

2.1 Chèn hàm bằng cách chọn nsert function (fx)

Kích chuột tại ô cần chèn hàm (trong hình dưới đang kích chọn ô B6) chọn fx trên thanh công thức Xuất hiện cửa sổ Insert Function (hoặc tab Formulas  Insert

function)



Chọn nhóm hàm trong mục Select a Category (thông thường nếu không nhớ hàm thuộc nhóm nào ta chọn all)

Kích chọn chuột xuống phần hiển thị hàm (Select a function) gõ chữ cái đầu của hàm cần tìm, vị trí chuột sẽ chuyển đến vị trí ký tự vừa gõ

Ví dụ trong hình dưới: Đang chọn nhóm hàm all, muốn tìm hàm Hlookup, ta gõ tiếp ký

tự “H” nhiều lần, lần lượt các hàm bắt đầu bằng ký tự H sẽ được duyệt cho đến khi tìm được hàm Hlookup

Ví dụ giao diện của hàm Hlookup

Nhóm hàm

Danh sách hàm thuộc nhóm

Cú pháp hàm đang chọn

Ý nghĩa của hàm đang chọn

Danh sách đối số (4 đối số)

Kết quả trả về của hàm

2.2 Chèn hàm sử dụng tab Formulas

Chọn ô cần chèn hàm  tab Formulas  chọn vào nhóm hàm cần chèn  chọn hàm cần chèn

Ví dụ chọn hàm Left trong nhóm hàm Text:

3 Nhóm hàm Text

- Left(Xâu ký tự, n): Tách n ký tự trong xâu ký tự bắt đầu từ phía trái

- Right(Xâu ký tự, n): Tách n ký tự trong xâu ký tự bắt đầu từ phía phải

- Mid(Xâu ký tự, s, n): Tách n ký tự trong xâu ký tự bắt đầu từ vị trí s

- Len( Xâu ký tự): Trả về độ dài xâu ký tự

- Concatenate(Xâu 1, xâu 2, …, xâu n): Nối n xâu thành 1 xâu (có thể dùng ký tự

& để nối các xâu)

- …

Ví dụ

4 Nhóm hàm logic

4.1 Các hàm dùng để kết hợp điều kiện

- And (và) or (hoặc) chỉ trả về kết quả True (Đúng) / False (Sai)

- And(điều kiện 1, điều kiện 2, …, điều kiện n)

o Trả về giá trị True (đúng) khi tất cả các điều kiện đúng

o Trả về giá trị False (sai) khi có điều kiện sai

- Or(điều kiện 1, điều kiện 2, …, điều kiện n)

o Trả về giá trị True (đúng) khi có điều kiện đúng

o Trả về giá trị False (sai) khi mọi điều kiện sai

Ví dụ: And(3 > 7, 6 < 9, 10 > 4) = False (do có điều kiện 3 > 7 sai)

Or(3 > 7, 6 < 9, 10 > 4) = True (do có 2 điều kiện 6 < 9 và 10 > 4 đúng)

4.2 Hàm if: Hàm kiểm tra điều kiện

Cú pháp: if(điều kiện, giá trị khi điều kiện đúng, giá trị khi điều kiện sai)

Trước hết nó kiểm tra điều kiện

- Nếu điều kiện đúng  đối số thứ 2 là kết quả trả về (Giá trị khi điều kiện đúng)

- Nếu điều kiện sai  đối số thứ 3 là kết quả trả về (Giá trị khi điều kiện sai)

Ví dụ: Nếu trời nắng thì “Đi chơi”, nếu trời không nắng “ở nhà”

Cách viết khác: Nếu trời nắng thì “Đi chơi” còn nếu không nắng thì “ở nhà”

if(Trời nắng, “Đi chơi”, “ở nhà”)

Điều kiện Giá trị khi điều kiện đúng Giá trị khi điều kiện sai

Trời nắng

“Đi chơi”

“ở nhà”

Trong ví dụ trên ứng với hàm if đơn do có 2 trường hợp trả về là “Đi chơi” hay “ở nhà” Nếu có > 2 trường hợp phải dùng hàm if lồng nhau

Số trường hợp Số hàm if

3 2 hàm if lồng nhau

4 3 hàm if lồng nhau

Cú pháp hàm if lồng nhau: Hàm if sau thường lồng vào vị trí giá trị sai của hàm if trước if(điều kiện, GT khi ĐK đúng, if(điều kiện, GT khi ĐK đúng, GT khi ĐK sai))

Ví dụ: Nếu trời nắng thì “đi chơi”, nếu trời mưa thì “đi học”, còn không “đi siêu thị”

f(trời nắng, “đi chơi”, if(trời mưa, “đi học”, “đi siêu thị”) )

Điều kiện

GT khi ĐK đúng

If(điều kiện, GT khi ĐK đúng, GT khi ĐK sai)

Trời nắng

“Đi chơi”

If(trời mưa, “đi học”, “đi siêu thị”)

Ví dụ:

5 Nhóm hàm tham chiếu và tìm kiếm (Lookup & Reference)

Chúng ta quan tâm 2 hàm: Hlookup và Vlookup

5.1 Khi nào dùng VLOOKUP, khi nào dùng HLOOKUP???

Câu trả lời là phụ thuộc vào thiết kế của bảng phụ

Để điền giá trị của cột Đơn giá dựa vào Tên hàng và:

- Bảng phụ (1) > Dùng hàm VLOOKUP

- Bảng phụ (2) > Dùng hàm HLOOKUP

- Vlookup: Tìm kiếm theo chiều dọc (chữ “v” viết tắt của Vertical – chiều dọc)

Địa chỉ ô mang đi tìm kiếm STT cột trả về trong bảng phụ

0

Địa chỉ ô mang đi tìm kiếm Địa chỉ bảng phụ (để địa chỉ cố định (F4) STT dòng trả về trong bảng phụ

0 Địa chỉ bảng phụ (để địa chỉ cố định (F4)

5.2 Ví dụ

Điền Đơn giá dựa vào Tên hàng và bảng phụ

Đặt con chuột tại vị trí cần chèn hàm: D2

Trên thanh Menu chọn biểu tượng ( ) > Xuất hiện cửa sổ Insert Function > Chọn hàm VLOOKUP (hoặc HLOOKUP)

Cửa sổ VLOOKUP xuất hiện

Có 4 tham số cần điền giá trị

Lookup_value: Địa chỉ của ô mang đi tìm kiếm > là ô Tên hàng > gõ C2

Table_array: Tìm kiếm ở đâu > là bảng phụ > bôi đen phần bảng phụ (không nhãn) hoặc gõ H8:I11 > Sau đó ấn F4

Col_Index_number: thứ tự của cột trả về trong bảng phụ > là ô Đơn giá > STT

C2

$H$8:$I$11

2

0

5.3 Ví dụ cho trường hợp Lookup xấp xỉ

Yêu cầu: Dựa vào điểm trung bình điền cột xếp hạng

Nhận xét: Điểm trung bình của từng sinh viên không bằng hoặc không xuất hiện trong phụ (Bảng xếp loại)  Sử dụng phương pháp Lookup xấp xỉ (đối số cuối cùng của hàm Vlookup hoặc Hlookup =1 thay vì bằng 0), xem hình phía dưới

6 Hàm xếp hạng

Rank(Số, Vùng so sánh, kiểu xếp hạng)

Chú ý:

- Vùng so sánh phải để địa chỉ tuyệt đối

- Kiểu xếp hạng

= 0 Nghịch: Giá trị lớn nhất thứ hạng nhỏ nhất

= 1 Thuận: Giá trị lớn nhất thứ hạng lớn nhất

Ví dụ: Dựa vào điểm trung bình để xếp thứ hạng cho sinh viên

Đặt trỏ chuột vào ô đầu tiên trong cột hạng (D2)

Chọn hàm Rank

- Đối số 1 (number): Điểm trung bình của bạn đầu tiên (B2)

- Đối số 2 (Ref): Điểm trung bình của cả lớp (B2: B8) để địa chỉ tuyệt đối (F4)

- Đối số 3 (Order): Điền 0 (Điểm trung bình lớn nhất  Thứ hạng =1)