HƯỚNG DẪN LÀM BÀI THI KỸ NĂNG GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ 1 SỬA BÀI TẬP TÌNH HUỐNG TRÊN LỚP (CHỈ THAM KHẢO) Tình huống Nhóm Tính chất Phương án giải quyết 1 Cấp trên – cấp dưới Sự không hoàn hợp (môi trường[.]
Trang 1HƯỚNG DẪN LÀM BÀI THI KỸ NĂNG
GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ
1 SỬA BÀI TẬP TÌNH HUỐNG TRÊN LỚP (CHỈ THAM KHẢO)
Tình
huống Nhóm Tính chất Phương án giải quyết
1 Cấp trên – cấp
dưới (môi trường làm việc)Sự không hoàn hợp Tìm hiểu nguyên nhân (đưa racác cách cụ thể) Lên phương
án giải quyết cho 2 nhóm (tẩy chay và bạn bị tẩy chay)
2 Cấp trên – cấp
dưới Sự cố đến từ bên ngoài Tìm hiểu nguyên nhân đến từ2 phía;
Giả định các trường hợp xảy
ra và giải quyết
3 Cấp trên – Cấp
dưới Sự cố đến từ bên trong công ty cố: lỗi do nhóm trưởng; lỗi doPhân tích nguyên nhân của sự
các nhân viên
Giải quyết tình huống: Ban hành lại các quy tắc, họp để nhắc nhở và công bố quy tắc mới Thường xuyên theo dõi
và nhắc nhở các nhân viên
2 CÁCH TRÌNH BÀY PHẦN TRẢ LỜI CHO TÌNH HUỐNG PHẦN THI
KỸ NĂNG GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ (TRÌNH BÀY CHO BÀI THI)
Phần phân tích tình huống:
- Tình huống thuộc kênh giao tiếp Cấp trên – Cấp dưới
- Nguyên nhân vấn đề, lỗi của ai?
Giải quyết tình huống: (trình bày theo các bước)
Bước 1: Tìm hiểu nguyên nhân về việc thành viên mới bị tẩy chay Tìm hiểu
nguyên nhân qua các kênh không chính thức: làm việc với nhóm tẩy chay (mời
cà phê)
Bước 2 Giải quyết vấn đề
Trang 2Phương án 1: Nếu nguyên nhân vấn đề xuất phát từ phía nhóm tẩy chay,
Phương án 2:…
Chú ý: Phần trên chỉ là gợi ý làm bài, các bạn có thể thay đổi bố cục câu trả lời cho phù hợp hơn
3 CÁCH PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG (CHỈ THAM KHẢO)
3.1 Tình huống cấp trên – cấp dưới
Chú ý: Quyền, trách nhiệm, các quy tắc của tổ chức (văn phòng) có được ban hành tốt chưa Xem xét nguyên nhân của vấn đề đến từ đâu
- Nguyên nhân khách quan (đến từ các sự cố hiển nhiên, không phải do lỗi của ai): giải quyết nhẹ nhàng, từ tốn, thương lượng
- Nguyên nhân chủ quan (lỗi của mình hay của nhân viên): Cứng rắn, công bằng, chú ý đến các quy định làm việc chung đã được ban hành tốt chưa
Xem xét thêm:
- Tình huống đến từ 1 cá nhân: lỗi có thể do cá nhân này hoặc là do quy tắc chung có vấn đề (thông thường phải làm việc với cá nhân và qua các kênh không chính thức hay kênh cá nhân – cá nhân)
- Tình huống đến từ 1 nhóm người: chắc chắn là do quy tắc làm việc và phong cách làm việc của người lãnh đạo có vấn đề Giải quyết: không nói suông, ban hành lại các quy tắc Kênh làm việc: có thể là kênh không chính thức và chính thức (bắt buộc)
3.2 Tình huống Đồng nghiệp – Đồng nghiệp
Kênh đồng nghiệp không được sử dụng các mệnh lệnh, chỉ có thể: thương lượng, chia sẻ, giao tiếp tế nhị và chú ý đến tình đồng nghiệp lâu dài
Mặc dù là kênh đồng nghiệp với nhau nhưng cũng phải chú ý đến phần ứng
xử với cấp trên, ví dụ: có nên báo cáo cho cấp trên biết hay không, có nên nhờ sự can thiệp và hỗ trợ của cấp trên hay không
Chú ý:
- Tình huống một cá nhân có vấn đề với 1 cá nhân: suy nghĩ về trách nhiệm và tính cách của từng cá nhân, nên xem xét giải quyết vấn đề dựa trên các đồng nghiệp khác (trưng cầu ý kiến, nhờ giúp đỡ, nhờ hỗ trợ thông tin,…) Tự hỏi từng hành động của cá nhân sẽ ảnh hưởng đến các đồng nghiệp khác như thế
Trang 3nào Tốt nhất nên giải quyết vấn đề bằng các kênh thông tin không chính thức nếu việc xảy ra nhỏ nhặt, không ảnh hưởng đến cái chung
- Tình huống 1 cá nhân có vấn đề với 1 tập thể: nên chú ý đến phần các quy định làm việc của văn phòng tốt chưa, trưng cầu sự giúp đỡ của sếp
3.3 Cấp dưới ứng xử với cấp trên
- Cá nhân là cấp dưới luôn nhận thiệt thòi về mình nhiều hơn, biết nhường nhịn để nghĩ đến các vấn đề lâu dài Tùy theo cá tính của mỗi bạn mà giải quyết vấn đề
- Xem xét quan trọng nhất là làm thế nào để giải quyết vấn đề tốt hơn, khắc phục các khó khăn chứ không phải đổ lỗi hay đùng đẩy trách nhiệm
- Sếp luôn không muốn nghe giải thích dài vòng, sếp quan tâm nhiều hơn đến
thành quả mà bạn làm được