slide hệ thống thông tin kế toán

CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG  NGHIỆP VỤ MUA CHỊU Đầu năm, căn cứ vào nhu cầu thị trường và dự toán hàng mua, công ty ký kết hợp đồng mua bán xi măng với công ty

NHÓM 5

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TH.S NGUYỄN QUỐC TÚ

Nhóm 5

NỘI DUNG

V NHƯỢC ĐIỂM VÀ ĐỀ XUẤT

IV ƯU ĐIỂM III QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

II GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY

I ĐẶT VẤN ĐỀ

Nhóm 5

 Trong nền kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp phải thường xuyên dựa vào

nhiều nguồn thông tin khác nhau để ra quyết định quản trị nhằm đạt được kết quả tốt nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình Hệ thống thông tin kế toán cung cấp rất nhiều thông tin hữu hiệu cho các nhà quản trị trong việc ra các quyết định kinh doanh.

 HTTTKT trong doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin hữu ích trợ giúp

nhà quản lý trong việc ra quyết định về: tài chính, nhân sự, sản xuât, việc mua hàng, quản lý tồn kho hay bán hàng trong doanh nghiệp.

 Cũng không ngoại lệ, thông tin kế toán trong doanh nghiệp thương mại

cũng có vai trò hết sức quan trọng.Mặt khác trong doanh nghiệp thương mại hoạt động đầu tiên, cơ bản và quan trọng liên quan đến sự tồn tại và phát triển của công ty đó là hoạt động mua hàng

 Do đó việc tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp liên quan đến

việc mua hàng làm sao cho hiệu quả để việc mua hàng được diễn ra thư­ ờng xuyên, kịp thời cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số l­ượng,

cơ cấu, chủng loại với chất lư­ợng tốt, giá cả hợp lí là hết sức quan trọng.

Công ty là đơn vị trực thuộc Tổng công ty công nghiệp xi măng

Việt Nam thực hiện nhiệm vụ cung cấp nguyên liệu thạch cao phục vụ nhu cầu sản xuất của hầu hết nhà máy thuộc Tổng công ty.

Ngày 18/12/2006, cổ phiếu của Công ty Cổ phần Vicem TCXM

chính thức được niêm yết và giao dịch tại

Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội.

Ngành nghề kinh doanh chính: nhập khẩu và kinh doanh thạch cao các loại,kinh doanh xi măng các loại, nghiền xi măng, kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ.

Tên giao dịch : CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM THẠCH CAO XI MĂNG

Vốn điều lệ: 35.000.000.000 VNĐ.

Trụ sở chính: số 24 đường Hà Nội,thành phố Huế,tỉnh Thừa Thiên Huế

Một số hình ảnh

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Công ty đang thực hiện “Chế độ chứng từ kế toán” theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC

Sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính với phần mềm

kế toán FAST ACCOUNTING 2004 dựa trên nền Nhật kí chung theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC

Công ty đang áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán

CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN

Đơn vị xí nghiệp xi măng tại

Quảng Bình được phép hạch toán

độc lập và hàng quý sẽ gửi báo cáo

tài chính về phòng kế toán của

Công ty.

Các chi nhánh còn lại hạch toán theo phương pháp báo sổ Cuối tháng chi nhánh lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa và gửi toàn bộ chứng từ gốc về phòng kế toán công ty để hạch toán.

III QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN

& THANH TOÁN TIỀN HÀNG

Sơ đồ tổ chức cung cấp thông tin kế toán

nghiệp vụ mua hàng

CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ

THANH TOÁN TIỀN HÀNG

CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ

THANH TOÁN TIỀN HÀNG

CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ

THANH TOÁN TIỀN HÀNG

 NGHIỆP VỤ MUA CHỊU

Đầu năm, căn cứ vào nhu cầu thị trường và dự toán hàng mua, công ty ký kết hợp đồng mua bán xi măng với công ty CP xi măng Bỉm Sơn cũng như ký hợp đồng vận chuyển với đơn vị vận tải đường sắt Sau đó, theo sự điều phối của Phòng TTTT, xi măng được nhận từ nhà máy xi măng Bỉm Sơn chuyển đến nơi tiêu thụ.

Khi có nhu cầu, Phòng TTTT “fax” cho CN Bỉm Sơn số lượng xi măng cần có Dựa vào bản fax, CN Bỉm Sơn lập PYCXM gồm 2 liên , ghi rõ số lượng xi măng cần nhận CN Bỉm Sơn gửi liên 2 cho đại diện nhà máy XM Bỉm Sơn và lưu liên 1 Khi hàng được xếp lên toa, bộ phận giao nhận CN Bỉm Sơn kiểm hàng và nhận liên 2 HĐMH từ bên bán HĐMH được photo thêm 1 bản để bộ phận giao nhận CN Bỉm Sơn và đại diện đơn vị vận tải ký xác nhận đủ hàng và sau đó được lưu lại theo số thứ tự Bản gốc của HĐMH được chuyển cho CN cuối nguồn theo toa xe.

CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ

THANH TOÁN TIỀN HÀNG

 NGHIỆP VỤ MUA CHỊU (TIẾP THEO)

Khi hàng đến CN cuối nguồn, bộ phận giao nhận tại đây nhận HĐMH để làm căn cứ để kiểm hàng Căn cứ vào HĐMH theo toa và số hàng thực tế, bộ phận giao nhận lập BBGN gồm

2 liên có xác nhận của Đơn vị vận tải (ĐVVT) BBGN phản ánh tình hình thừa thiếu của số hàng Liên 1 BBGN cùng với HĐMH làm căn cứ để lập PNK PNK gồm 2 liên, ghi số lượng xi măng thực nhập được dùng làm căn cứ ghi tăng tài khoản hàng tồn kho Liên 1 PNK cùng với liên 2 BBGN chuyển cho ĐVVT để tính cước vận chuyển Liên 2 PNK,HĐMH, liên 1 BBGN được chuyển cho kế toán CN cuối nguồn để nhập liệu (hoặc ghi sổ).

Cuối tháng (hoặc đầu tháng sau), các chứng từ trên (HĐMH, BBGN, PNK) được chuyển về văn phòng kế toán Công ty để tiến hành hạch toán Nhận được chứng từ, kế toán hàng hóa tiến hành kiểm tra, đối chiếu và nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Phần mềm sẽ

tự động tạo tập tin chứng từ chưa thanh toán và cập nhật vào sổ cái TK 156, 151 Sau khi nhập liệu xong các chứng từ này được lưu lại tại đây theo số thứ tự.

CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ

THANH TOÁN TIỀN HÀNG

 NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TIỀN HÀNG

Cuối tháng, kế toán hàng hóa tổng hợp các HĐMH trong tháng thành một Hóa đơn tổng hợp (HĐTH) ghi rõ số lượng xi măng đã nhận và giá trị phải trả cho Công ty CP xi măng Bỉm Sơn trong cả tháng Cùng với

BBĐCCN do Công ty CP xi măng Bỉm Sơn chuyển đến, kế toán thanh

toán đối chiếu, kiểm tra với số dư công nợ trên tài khoản 331 – Công ty

CP xi măng Bỉm Sơn, sau đó lập UNC gồm 2 liên Sau khi đã có chữ kí đầy đủ của Kế toán trưởng và Giám đốc công ty liên 2 UNC này được giao cho Ngân hàng để chuyển tiền cho khách hàng Liên 1 được sử dụng để nhập liệu và sau đó được lưu lại theo số thứ tự Phần mềm sẽ tự động cập nhật lên tập tin tài khoản Tiền gửi ngân hàng.

VỀ HỆ THỐNG CHỨNG TỪ SỬ DỤNG:

VỀ MẶT HẠCH TOÁN:

Tương đối đầy đủ, phù hợp với Luật kế toán và chế độ kế toán hiện hành Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện theo những quy trình chặt chẽ nhưng linh hoạt.

Để phản ánh nghiệp vụ mua hàng hóa, kế toán các CN hạch toán Nợ TK 151/ Có TK 331 cho tất cả các mặt hàng nhập mua Sau đó vào cuối tháng tại Công ty, kế toán hàng hóa căn cứ vào hóa đơn chứng từ các CN chuyển

về sẽ hạch toán Nợ TK 156/ Có TK 151

IV ƯU ĐIỂM

IV ƯU ĐIỂM (tiếp)

VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các chức năng Yêu cầu và đặt hàng, Nhận hàng, Xác định nghĩa vụ thanh toán và thanh toán; có sự kiểm tra, xét duyệt, theo dõi chặt chẽ của Giám đốc và Trưởng phòng TTTT trong công tác mua hàng và thanh toán

Các chứng từ quan trọng như Hóa đơn mua hàng, Phiếu nhập kho đều được đánh số trước liên tục tránh bỏ sót

Hầu hết các khoản chi được thực hiện đều thông qua hình thức chuyển khoản để dễ kiểm soát và tránh sai sót.

Kế toán công ty cũng có sự kiểm tra, đối chiếu cẩn thận số liệu trên các chứng từ với nhau như đối chiếu Biên bản giao nhận, PNK với HĐMH

V NHƯỢC ĐIỂM VÀ ĐỀ XUẤT

KHÂU

CÔNG

VIỆC NHƯỢC ĐIỂM ĐỀ XUẤT

Không có ĐĐH để các bộ phận nhận hàng, kế toán CN cuối nguồn và kế toán hàng hóa tại công ty có thể theo dõi, kiểm tra, đối chiếu của

Phòng TTTT nên gửi một bản thông báo

số lượng, nơi đến của lô hàng bằng email đến CN cuối nguồn để bộ phận giao nhận và kế toán tại đây tiện theo dõi

HĐMH làm thay chức năng của BBGN

Chữ ký của ĐVVT và Đại diện CN Bỉm Sơn trên bản photo HĐMH về mặt pháp

lý là không có giá trị

Khi giao hàng cho ĐVVT, CN Bỉm Sơn nên lập một BBGN gồm 3 liên, giao cho ĐVVT, đại diện bên bán và

CN Bỉm Sơn có chữ ký xác nhận của 3 bên.

Tại bộ phận giao nhận CN cuối nguồn, PNK chỉ được lập 2 liên giao cho ĐVVT

và kế toán CN cuối nguồn mà không lưu tại bộ phận Điều này gây khó khăn cho

CN nếu muốn kiểm tra số lượng hàng đã nhập vào kho CN.

V NHƯỢC ĐIỂM VÀ ĐỀ XUẤT

KHÂU

CÔNG

VIỆC NHƯỢC ĐIỂM ĐỀ XUẤT

PYCMH và UNC thanh toán tiền hàng không được đánh số thứ tự từ trước

Công ty nên đánh số thứ tự trước cho từng PYCMH & UNC để tránh nhầm lẫn, sai sót hoặc thực hiện trùng yêu cầu.

Hầu hết các nghiệp vụ nhập kho hàng hóa, thủ kho đồng thời là người lập PNK

Nên tách biệt chức năng lập PNK với thủ kho Thủ kho chỉ được phép nhập kho hàng hóa một khi nhận được PNK do bộ phận giao nhận lập.

Bộ chứng từ thanh toán sau khi được Giám đốc xét duyệt, chấp nhận thanh toán xong không được đánh dấu “đã chấp nhận thanh toán” hoặc “đã thanh toán”

NHÓM 5

Thank You !