Phân tích hệ thống thông tin kế toán quản lý bán hàng tại Đà Nẵng Mễ Cốc Công ty

Phân tích hệ thống thông tin kế toán quản lý bán hàng tại Đà Nẵng Mễ Cốc Công ty

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN

MỞ ĐẦU

TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta Công Nghiệp làngành sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân Là một doanh

nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Xây Dựng, “Công Ty Cổ Phần và Đầu tư Xây

Dựng 579 ’’có chức năng xây dựng và hoàn thiện các công trình giao thông,

thủy lợi, xây dựng… tạo cơ sở vật chất cho nền kinh tế

Do đặc trưng là một đơn vị Kinh doanh Xây dựng nên đầu vào của SảnXuất Kinh Doanh là các loại vật tư như gạch, cát, xi măng… nên hạch toán vậtliệu là công tác kế toán quan trọng nhất của Công Ty Hầu hết các vật liệu được

sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể công trình, chi phí về vật liệu chiếm

tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành công trình ( khoảng 70%) nên chỉ cần có một

sự thay đổi nhỏ trong việc hạch toán Nguyên Vật Liệu cũng có thể ảnh hưởnglớn đến giá thành công trình và kết quả hoạt động kinh doanh của DoanhNghiệp Bởi vậy Công Ty đặc biệt chú trọng đến vấn đề quản lý và hạch toán vậtliệu

Vì tính cấp thiết trên việc nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán trongviệc quản lý vật liệu là rất cần thiết

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG

I TÌNH HÌNH CƠ BẢN CỦA CT Công Ty Cổ Phần và Đầu tư Xây

Dựng 579

- Công Ty Cổ Phần và Đầu tư Xây Dựng 579 có trụ sở chính nằm tại tầng 12

Vinh Trung Plaza 255-257 Hùng Vương TP Đà Nẵng Với vị trí địa lý nằmtrong khu vực trọng yếu của miền trung (Đà Nẵng , Huế , Quảng Nam) đó làmột nền tảng phát triển thuận lợi của công ty

- Chức năng nhiệm vụ chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

là tham gia đấu thầu, tổ chức xây lắp các công trình nhặm tạo ra cơ sở vật chất chonền kinh tế quốc dân

II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY ECC5:

1 Sơ đồ tổ chức của công ty ECC5:

GIÁM ĐỐC

KẾ TOÁN BỘ PHẬN P.TỔ CHỨC P.KẾ TÀI CHÍNH Y TẾ HÀNH CHÍNH HOẠCH

X.SẢN XUẤT VP.ĐẠI DIỆN ĐỘI SỮA CHỮA ĐỘI XE Đ.CÔNG TRÌNH

P.GIÁM ĐỐC

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:

Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán Chịu

sự chỉ đạo trực tiếp của GĐ, bộ máy kế toán có sự phối hợp chuyên môn trong mối quan

hệ của các phòng ban cũng như kế toán của đội công trình Nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy

kế toán là phản ánh xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty và cung cấp cácthông tin báo cáo tài chính cho các đối tượng có liên quan như ngân hàng hay tổng C.ty.Ngoài ra kế toán C.ty còn thực hiện công việc kế toán quản trị nhằm lập dự toán về chiphí để phân tích tình hình biến động, kết quả kinh doanh trong tương lai của c.ty, lập cácbáo cáo quản trị các công trình trong thời kỳ quyết toán nhằm đánh giá chính xác kết quảdoanh thu và chi phí bỏ ra của công trình Kiểm soát hiệu quả các hoạt động kinh tế củaC.ty Tất cả các thông tin kế toán quản trị chỉ cung cấp cho các nhà quản trị của C.ty

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC KẾ TOÁN

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ TOÁN DỤNG CỤ VẬT TƯ

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

CÁC ĐỘI CÔNG TRÌNH

Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng kế toán phần hành trong công ty:

• Kế toán trưởng: Giúp giám đốc chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toáncủa công ty trong quá trình xử lý các thông tin kinh tế, đồng thời là ngườikiểm tra các hoạt động kinh tế- tài chính của chủ sở hữu

Nhiệm vụ chính: Tổ chức bộ máy một cách hợp lý không ngừng cáitiến bộ hình thức tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp với qui phạmpháp luật, phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời các thông tin kinh tế phátsinh Tổng hợp lập báo cáo tài chính cũng như các bảng tổng hợp vào cuối

kỳ, phân tích đánh giá tình hình hoạt động tài chính của toàn công ty

Tính toán các khoản phải nộp ngân sách, các khoản phải nộp cho tổngcông ty, cũng như các khoản phải thu phải trả nhằm thực hiện đấy đủ quyền

và nghĩa vụ của mình

Đề xuất các phương pháp xử lý tài sản thất thoát, thiếu và thừa trongcông ty, cũng như tính chính xác thời kỳ, chế độ kết quả tài sản hằng kỳ

• Kế toán ngân hàng tiền mặt

Hằng ngày phản ánh tình hình thu, chi và tồn quĩ tiền mặt, thườngxuyên đối chiếu tiền mặt tồn quĩ thực tế so với sổ sách, phát hiện và xử lýkịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt

Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hằng ngày,giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt

Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện các nguyênnhaan làm tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thíchhợp để giải phóng tiền đang chuyển kịp thời

•Kế toán tài sản tiền lương

Nhiệm vụ của kế toán tài sản:

- Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị tàisản hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàncông ty, cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấpthông tin để kiểm tra giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảodưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư TSCĐ trong toàn công ty

- Tính toán và phân bổ chính xác khấu hao TSCĐ vào chi phí sản kinh doanh theo mức độ hao mòn TSCĐ và chế độ tài chính qui định

xuất Tham gia lập kế hoạch sữa chữa và dự toán chi phí sửa chữaTSCĐ, tập hợp và phân bổ chính sách chi phi sửa chữa TSCĐ vào chi phíkinh doanh

Chức năng và nhiệm vụ của kế toán tiền lương:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số lượng lao động, thời giankết quả lao động, tính lương các khoản trích theo lương phân bổ chi phínhân công theo đúng đối tượng lao động

- Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, cáckhoản phụ cấp phụ trợ cho người lao động

- Lập báo cáo về lao động, tiền lương phục vụ cho công tác quản lí nhànước và quản lí doanh nghiệp

•Kế toán dụng cụ vật tư:

- Ghi chép tính toán, tính toán, phản ánh chính xác trung thực, kịpthời số lượng chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho

- Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào đối tượng tập hợp chi phísản xuất kinh doanh.

- Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho,phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, đọng, kém phẩm chất để công ty có biệnpháp xử lý kịp thời hạn chế tối đa mức thiệt hại có thể xảy ra

• Kế toán tổng hợp:

- Đôn đốc kiểm tra toàn bộ hoạt động bộ máy kế toán thông qua quátrình quản lý và hạch toán trên hệ thống tài khoản, chứng từ được tổng hợpvào cuối tháng

- Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo đúng qui định của nhànước

- Phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh trên các chỉ tiêu cơ bản,tham mưu cho kế toán trưởng về hoạt động sản xuất kinh doanh của công tynhững ưu nhược điểm, và yếu kém còn tồn đọng

- Thực hiện công tác quyết toán đối với tổng và nhà nước

- Báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động đột xuất kinh doanh vàquản lý của công ty

- Báo cáo nhanh về tổng thu tổng chi của ngày hôm trước và số

dư đầu ngày báo cáo

• Kế toán đội công trình:

- Hạch toán phụ thuộc vào bộ máy kế toán của công ty, kế toán phải tậphợp chi phí sản xuất theo từng hạng mục, theo mức độ hoàn thành của công việctheo phương pháp tính giá đã qui định.

- Tính giá trị khối lượng công việc có thể được quyết toán trong một kỳ đểtính doanh thu của công trình, kết thúc công trình cần lập bản quyết toán công trình

I HỆ THỐNG KẾ TOÁN CUNG ỨNG VẬT TƯ CỦA CÔNG TY

BP NHẬN HÀNG

BP PHÁT HÀNG

BP ĐỐI CHIẾU

BP KIỂM TRA

2.NHIỆM VỤ CƠ BẢN:

Khi các phân xưởng có yêu cầu vật tư thì bộ phận cung ứng vật tư phảimua hàng ở các nhà cung cấp đưa về đáp ứng kịp thời cho các phân xưởngkhông để xảy ra các sai sót về nhận hàng và trả tiền

3.CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ SỰ PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM

Tổ đặt hàng: Đặt hàng dựa trên các dự trù vật tư của các phân xưởng.Tổ

này có sử dụng một máy tính nhỏ, trên đó có 1 chương trình gọi là hệ đặthàng(ĐH) trợ giúp các công việc chọn nhà cung cấp, làm đơn hàng và theodõi sự hoàn tất của đơn hàng

Tổ nhận và phát hàng: Đảm nhiệm việc nhận và phát hàng: tổ này cũng

có một máy tính nhỏ trong đó có hệ chương trình gọi là hệ phát hàng trợ giúpcác việc ghi nhận hàng về và làm thủ tục phát hàng cho các phân xưởng

Tổ đối chiếu và kiểm tra Sở dĩ có tổ này vì 2 máy tính ở 2 tổ trên

không tương thích cho nên không nối ghép được với nhau Vậy các tập tin

về nhận hàng và đặt hàng quản lý ở 2 máy tính đó là hoàn toàn bị tách rời do

đó hàng về mà không xác định được là hàng cho phân xưởng nào

3 QUY TRÌNH XỬ LÝ:

Lưu đồ luân chuyển chứng từ:

BỘ PHẬN ĐẶT HÀNG BỘ PHẬN NHẬN & PHÁT

HÀN G

BỘ PHẬN ĐỐI CHIẾU & KIỂM TRA

BP NHẬN HÀNG

NHẬN VÀ KIỂM TRA HÀNG

PHIẾU ĐẶT HÀNG

BP PHÁT HÀNG

NHẬP DỮ LIỆU

CHƯƠNG TRÌNH

XỬ LÝ PHÁT HÀNG

PHIẾU ĐẶT HÓA ĐƠN HÀNG

KẾ TOÁN

- Sau khi kiểm kê vật tư tại các phân xưởng bộ phận kiểm kê lập phiếuyêu cầu mua hàng 1 liên giao cho bộ phận đặt hàng, sau đó bộ phận đặt hànglập phiếu đặt hàng 3 liên Liên 1 giao cho nhân viên nhập vào chương trình

xử lý Liên 2 giao cho bộ phận nhận và phát hàng Liên 3 giao cho bộ phậnkiểm tra và đối chiếu sau khi chương trình xử lý xong (trợ giúp các côngviệc chọn nhà cung cấp, làm đơn hàng và theo dõi hoàn tất của đơn hàng)

Bộ phận đặt hàng mua hàng tại nhà cung cấp và nhận một hóa đơn do nhàcung cấp lập sau đó chuyển hóa đơn này cho bộ phận đối chiếu và kiểm tra

- Sau khi nhận phiếu đặt hàng, bộ phận nhận hàng dựa trên phiếu đặthàng để nhận và kiểm tra hàng từ nhà cung cấp, sau đó chuyển phiếu đặthàng đến bộ phận phát hàng, nhân viên ở bộ phận này nhập dữ liệu vàochương trình xử lý phát hàng, sau khi chương trình xử lý xong nhân viênđưa hàng về cho các phân xưởng

- Sau khi nhận được phiếu đặt hàng và hóa đơn bộ phận kiểm tra và đốichiếu tiến hành kiểm tra và đối chiếu với hàng đã nhận nếu chính xác thì xácnhận chỉ lên hóa đơn và gửi cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán xử lýthanh toán tiền cho nhà cung cấp

Sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD) mức ngữ cảnh:

CÁC BỘ PHẬN

YÊU CẦU VẬT TƯ

VẬT TƯ

CHU TRÌNH CUNG ỨNG VẬT TƯ

VẬT TƯ

ĐẶT VẬT TƯ

PHIẾ

U ĐẶT VẬT TƯ

NHẬN

VÀ PHÁT VẬT TƯ

PHIẾU ĐẶT VẬT TƯ

GIẤY CHẤP THUẬN

VẬT TƯ

NHÀ CUNG CẤP

PHIẾU ĐẶT VẬT TƯ

ĐƠN

KIỂM TRA ĐỐI CHIẾU

- Thiếu một kho hàng để dự trữ vật tư Vì trong một doanh nghiệpsản xuất có một kho hàng rất cần thiết để phòng ngừa những rủi ro có thểxảy ra trong quá trình sản xuất như thiếu vật liệu, ngoài ra khi nhập hàng mới

về cũng cần có nơi để bảo quản trước khi phát cho các phân xưởng

- Thiếu bộ phận thanh toán để thực hiện việc trả tiền cho nhà cungcấp

- Không có hệ thống liên kết giữa các máy tính nên việc luânchuyển thông tin chậm và tốn nhiều chi phí, ngoài ra việc thiếu liên kết nhưvậy làm cho giá trị của các phần mềm chưa được khai thác hết

- Công việc của các bộ phận bị trùng lặp nhiều như ở bộ phận nhận

và phát hàng với bộ phận kiểm tra đối chiếu đều thực hiện cùng một công việckiểm tra

- Chu trình quá lâu do khâu chờ đợi địa chỉ phát hàng

BP phát hàng

các máy tính

BP kt và đối chiếu

Giải pháp 4

Yêu cầu mua hàng

BP đặt hàng Hóa đơn, đơn hàng

Phiếu mua hàng

Danh sách hàng về

Phiếu giao hàng

Từ nhà cc

BP nhận phát hàng

Phát hàng cho phân xưởng

Ds hàng xuất

Ds hàng nhập

Q/lý kho

Giải pháp 5

III.ĐÁNH GIÁ TÍNH KHẢ THI:

Xây dựng kho hàng: Tốn chi phí, không có địa điểm thích hợp

Giải pháp 1: 2 máy tính không khả thi về mặt kỹ thuật Nếu bỏ qua

bộ phận đối chiếu thì sẽ rất nguy hiểm, khi hàng về không có bộ phận này đểlàm nhiệm vụ kiểm tra và đối chiếu thì hàng sai số lượng, kém chất lượng sẽkhông được phát hiện và giải quyết

Giải pháp 2: không khả thi về tính chính xác, nếu gộp hai bộ phận

đặt hàng và phát hàng thành một thì không tránh khỏi việc nhân viên gian lậnban giám đốc sẽ không kiểm soát được

Giải pháp 3: không khả thi về mặt chi phí.

Giải pháp 4: giống như giải pháp 3 giải pháp này không khả thi về

mặt chi phí và không đảm bảo về mặt kỹ thuật vì các chương trình cài đặttrong máy tính sẽ không tương thích

Giải pháp 5: đối với tình hình công ty thì giải pháp này là phù hợp

nhất, vừa ít tốn chi phí vừa có hiệu quả Trong giải pháp này chúng ta sẽgộp

bộ phận kiểm tra đối chiếu vào bộ phận nhận phát hàng chúng ta sẽ tiếtkiệm được một máy tính để chuyển qua cho các phòng ban khác, ngoài ratrong giải pháp này cần xây thêm một kho hàng dự trữ.

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) ở mức ngữ cảnh:

CÁC BỘ PHẬN Yêu cầu về vật tư

vật tư

CHU TRÌNH CUNG ỨNG VẬT TƯ

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) ở mức đỉnh (mức 0):

NHÀ CUNG CẤP

Thông tin

KHO HÀNG

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) cho chu trình đặt hàng:

BỘ PHẬN

KHO

LẬP ĐƠN HÀNG

Đơn hàng Chấp thuận

ĐƠN HÀNG

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) cho chu trình nhận phát hàng:

hàng

Thông báo chấp thuận

nhận hàng

KIỂM TRA VÀ ĐỐI CHIẾU

ĐƠN HÀNG

Hóa đơn

Báo Cáo nhận hàng

KẾ TOÁN

Phiếu nhập kho KHO

Phiếu Phát hàng

CÁC BP,PHÂN

XƯỞNG

Hàng hóa, vật tư HÀNGPHÁT Hàng hóa, vật tư

Các kiểu thực thể &mô hình ER(Entity Relationship)

T hi ết kế

Database vật lí (gồm có 11 bảng )trình bày về các thông tin như Field Name,Type,Size,Description….

1 Table Kho

Stt Field name Data type Field size Index Description

3 Dia Chi

Kho

3 Table Hàng Hóa

4 Nuoc San

7 Ma Loai

4 Table Nhà Cung Cấp

Stt Field name Data type Field size Index Description

cấp

cung cấp

Table Khách hàng

Stt Field name Data type Field size Index Description

6 Table Phiếu Xuất

Stt Field name Data type Field size Index Description

Table Phiếu Nhập

Stt Field name Data type Field size Index Description

CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I CÁC KIỂM SOÁT TRONG HỆ THỐNG:

RỦI RO ẢNH HƯỞNG THỦ TỤC KIỂM

Theo dõi thông tin thịtrường về: Nhà cung cấp, chất lượng mặt hàng cần mua

5 Thanh toán không

CHI TIET NHAP XUAT

STT Mã NV Mã kho Mã VT Loại phiếu Ngày chứng từ Số lượng

KẾT LUẬN

Vật tư là một yếu tố không thể thiếu trong quá trính kinh doanh của mộtdơn vị xây dựng, giá trị vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp vì vậy hệ thống thông tin vật tư là rất cần thiết

để đảm bảo quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật tư là điều kiệncần thiết để đảm bảo chất lượng công trình

Hệ thống thông tin kế toán vật tư là rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệpxây dựng, nó giúp cho việc quản lý vật tư được dễ dàng hơn, giảm bớt đượcmột số quy trình xử lý công việc, đem lại hiệu quả cao cho quá trình sảnxuất