Quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nhân sự là nghệ thuật tuyển dụng, sử dụng, chế ngự, khích lệ, động viên, giáo dục bồi dưỡng và sa thải nguồn nhân lực trong tổ chức sao cho năng suất và chất lượng công việc của

Quản trị nguồn nhân lực

Mục lục

Lời nói đầu 4

Các khái niệm cơ bản 5

Vai trò 5

Chức năng 5

Nhiệm vụ 5

Mục tiêu và tổ chức quản trị nhân sự 6

Mục tiêu của quản trị nhân sự .6

Sơ đồ tổ chức 6

Các khái niệm về công việc 6

Công việc 6

Phân tích công việc 7

Các cơ sở lý luận cơ bản về con người 8

Các quan điểm về bản chất con người 8

Phân loại con người 8

Phân loại theo ngũ hành 8

Phân loại theo khả năng ra quyết định 10

Nhu cầu, động cơ và thái độ 11

Nhu cầu và động cơ 11

Thái độ 11

Mong đợi của nhân viên và quan điểm của tổ chức 11

Tuyển dụng nhân sự 12

Mục tiêu của tuyển dụng 12

Phân tích nguồn nhân lực nội bộ 12

Quy trình tuyển dụng 13

Một số lưu ý về nguồn cung ứng 17

Một số lưu ý về tuyển người 18

Phân công lao động 19

Khái niệm 19

Các hình thức phân công lao động 19

Làm việc theo nhóm tác nghiệp 19

Phân loại các nhóm 19

Bản chất của nhóm 19

Các bước thành lập nhóm 20

Các hình thức tổ chức nhóm tác nghiệp 20

Công tác giao việc 21

Khái niệm 21

Chức năng 21

Nhiệm vụ 21

Đánh giá năng lực 22

Các khái niệm 22

Đánh giá năng lực 22

Mục đích của đánh giá 22

Quy trình đánh giá 22

Phỏng vấn đánh giá 22

Phương pháp đánh giá 23

Phương pháp mức thang điểm 23

Phương pháp ghi chép theo vụ việc 24

Phương pháp đánh giá theo mục tiêu, tiêu chuẩn 24

Phương pháp đánh giá theo quy trình 24

Một số vấn đề cần quan tâm khi đánh giá 25

Đào tạo và phát triển 25

Nhu cầu phát triển nhân viên 25

Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển 25

Đưa ra mục tiêu đào tạo 26

Lựa chọn các phương pháp đào tạo thích hợp 26

Các phương pháp đào tạo 27

Đào tạo thông qua quá trình làm việc 27

Đào tạo bên ngoài hoặc thuê bên ngoài vào 27

Mua bán chất xám, nhân công 27

Khái niệm tiền lương 27

Thu nhập và các chế độ khác 28

Thu nhập 28

Chế độ khác 28

Mục tiêu của hệ thống tiền lương 28

Các yếu tố ảnh hưởng đến tiền lương 29

Căn cứ vào bản thân doanh nghiệp 29

Căn cứ vào bản thân nhân viên 29

Căn cứ vào môi trường văn hóa công ty 29

Căn cứ vào thị trường lao động 29

Các phương pháp tính thu nhập 30

Một số nguyên tắc cơ bản 30

Trả lương theo sản phẩm, doanh số 30

Trả lương cố định theo thời gian 32

Trả lương vừa theo thời gian vừa theo sản phẩm, doanh số 32

Trả lương khoán theo nhóm 32

Động viên và răn đe 33

Tại sao phải động viên và răn đe? 33

Khái niệm 34

Các hình thức khen thưởng và kỷ luật 34

Các hình thức động viên 35

Một số cách thu phục và động viên 35

Biết giúp đỡ 35

Tuy rằng đóng cửa nhưng then chưa cài 35

Nói gần nói xa 36

Mượn cớ 36

Lời khen không mất tiền mua và khen thưởng 36

Kích tướng 36

Vật chất quyết định ý thức 36

Khoan dung, độ lượng và che chở 36

Luôn là trợ lý 36

Lời nói đầu

Sau khi chúng ta đã xác định được mô hình kinh doanh của doanh nghiệp, hay nói cách khác, chúng ta đã có bản chiến lược phát triển kinh doanh

mà theo đó các giá trị cốt lõi, tầm nhìn, các mục tiêu, các định hướng phát triển kế hoạch và đặc biệt là lựa chọn được mô hình đầu tư nguồn lực theo 9P Công việc tiếp theo là nhà quản trị sẽ căn cứ vào mô hình đã được lượng hóa cho từng P để phân bổ tài chính vào việc đầu tư cho từng hạng mục, trong đó People và Process là hai chữ P đầu tiên cần phải được ưu tiên đầu tư

Bên cạnh đó, từ mô hình kinh doanh, doanh nghiệp cũng đã quyết định

ra bộ khung của sơ đồ tổ chức doanh nghiệp Từ bộ khung này và mô hình đầu

tư 9P chúng ta sẽ bắt tay vào việc đầu tư vào con người để biến chiến lược nguồn nhân lực bằng văn bản trở thành hiện thực

Tài liệu này tôi biên soạn không có chủ đích thay thế các tài liệu về quản trị nhân sự khác mà chỉ kỳ vọng nó là một tài liệu hỗ trợ, bổ trợ tốt nhất cho công việc quản trị nguồn nhân lực cho doanh nghiệp Mọi góp ý khuyên nhủ xin thư về địa chỉ email: haphan@welcome.com.vn

Các khái niệm cơ bản

Vai trò

Nguồn nhân lực là một công cụ giúp doanh nghiệp sản xuất, điều hành quản lý và kinh doanh Vai trò của nguồn nhân lực cũng tương tự vai trò của vật lực nhưng ở cấp độ cao hơn vì từ nguồn nhân lực này DN mới có được các quyết định đúng đắn để đầu tư nguồn vật lực Từ vai trò này, chúng ta nên coi hoạt động nhân sự như là hoạt động đầu tư chứ không phải là hoạt động tạo ra chi phí Và cũng từ vai trò là hoạt động đầu tư, chúng ta cũng cần đánh giá hiệu quả đầu tư dựa trên cơ sở chi phí cơ hội sử dụng nhân sự

Quản trị nhân sự là nghệ thuật tuyển dụng, sử dụng, chế ngự, khích lệ, động viên, giáo dục bồi dưỡng và sa thải nguồn nhân lực trong tổ chức sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt mức cao nhất có thể

Quản trị nhân sự là cánh tay phải cho người lãnh đạo trong công tác khai thác, phân phối và tái tạo nguồn nhân lực cho doanh nghiệp Trên thực tế, với các DN nhỏ, vai trò này nằm trong chính giám đốc điều hành

Khi vai trò quản trị nhân sự được phát huy hết chức năng và nhiệm vụ của nó thì người lãnh đạo đã có khả năng lôi kéo được nguồn nhân lực hướng tới các mục tiêu trung tâm của doanh nghiệp

Chức năng

Quản trị nguồn nhân lực là các công tác hoạch định nguồn nhân lực nói chung và các tác nghiệp cụ thể như: tuyển dụng, chọn lựa, đánh giá, đào tạo, huấn luyện, động viên, phát triển nghề nghiệp của nhân viên và sa thải

Tuy nhiên, chức năng hoạch định của quản trị nhân sự có tính chất lệ thuộc vào chiến lược phát triển kinh doanh của doanh nghiệp do vậy hầu hết các công tác chính sách hoạch định về nhân sự đều dựa trên phần hoạch định chiến lược sản xuất, quản lý kinh doanh của doanh nghiệp Công tác quản trị nguồn nhân lực là công tác đảm bảo nhân sự để phục vụ các mục tiêu của chiến lược của doanh nghiệp

Nhiệm vụ

Tính phù hợp giữa công việc và nhân lực là quan trọng nhất do vậy nhiệm vu của quản trị nhân lực là xác định mối quan hệ con người với công việc và công việc với con người sao cho hài hòa hai yếu tố này

Những nhà quản trị nhân sự giỏi là người phát hiện ra những khả năng của nhân viên, hiểu biết về lực, tâm, trí, tài, tầm của họ để bố trí phù hợp với các yêu cầu của công việc Một khi con người được sắp xếp, bố trí tương xứng với công việc thì nó sẽ giúp cho doanh nghiệp khai thác tốt nguồn nhân lực và nhân viên đạt được sự thỏa mãn trong nghề nghiệp

Mục tiêu và tổ chức quản trị nhân sự

Mục tiêu của quản trị nhân sự

Ðể có được nguồn nhân sự đảm bảo cho các chiến lược sản xuất, quản lý kinh doanh, quản trị nhân sự phải thực hiện bốn mục tiêu cơ bản sau đây:

1 Mục tiêu xã hội: tạo nguồn cung về nhân lực cho xã hội

2 Mục tiêu tổ chức: tạo nguồn cung về nhân lực cho tổ chức

3 Mục tiêu phân phối nguồn nhân lực: DN có nhiều phòng ban, cơ sở kinh doanh khác nhau do đó quản trị nhân sự phải điều hòa được nguồn nhân lực trong toàn bộ hệ thống

4 Mục tiêu phát triển nhân viên: DN phải giúp nhân viên mình đạt được các mục tiêu cá nhân của mình vì đó là tiền đề để tăng năng suất lao động

do doanh nghiệp ấn định

Phòng nhân sự

Tuyển dụng Lựa chọn Đánh giá Đào tạo, H.Luyện Động viên

Sa thải

Nghiệp vụ Chính sách

Lao động Tiền lương Phát triển Phúc lợi

Y tế và BHXH

An toàn lao động

Sơ đồ tổ chức phòng nhân sự

Phân tích công việc

Phân tích công việc là hoạt động phân tích thông qua các chỉ tiêu định mức về thời gian, chất lượng, số lượng, giá trị của công việc và tính chất quan trọng của nhân sự trong quá trình thực hiện công việc đó Việc phân tích này phải xác định rõ những yêu cầu về năng lực tự thân của nhân sự, tính chất mức độ trợ giúp từ bí quyết, kinh nghiệm, hiểu biết của tổ chức, khả năng ứng dụng khoa học công nghệ, sự phối hợp với các phòng ban chức năng khác hay đối tác bên ngoài doanh nghiệp để từ đó công việc được hoàn thành đúng chỉ tiêu và định mức

Doanh nghiệp cần phải thực hiện phân tích công việc ngay khi mới thành lập hay khi phương thức sản xuất, quản lý, kinh doanh cũ phải thay đổi để từ

đó thiết lập bản mô tả công việc cho từng công việc cụ thể

Các bước thiết lập bản mô tả công việc

1 Thu thập và phân tích các chính sách về lao động, tiền lương, phát triển nhân sự, phúc lợi, y tế và BHXH và an toàn lao động cho từng vị trí công tác

2 Lập bản câu hỏi để thu thập các nội dung sau:

a Các yêu cầu với ứng cử viên:

i Các kiến thức cơ bản: như kiến thức lý luận cơ bản, kiến thức thực hành, kiến thức đến từ kinh nghiệm trong lịch sử,kinh nghiệm trong quá trình công tác, cuộc sống

ii Các kiến thức nâng cao: là các hoạt động nghiên cứu có chiều sâu dựa trên các kiến thức cơ bản

iii Các yêu cầu khác như: tuổi, giới tính, ngoại hình, thể lực, cá tính, phong cách, thái độ, tham vọng, động cơ

b Các thông tin bô trợ cho ứng cử viên:

i Bản giới thiệu về doanh nghiệp, cơ sở, bộ phận

ii Điều kiện làm việc: các yếu tố bên ngoài năng lực của nhân

sự như các mối quan hệ tác nghiệp, việc ứng dụng khoa học công nghệ

iii Chính sách thu nhập, cơ hội thăng tiến, văn hóa tổ chức

iv Tính chất công việc

v Quy trình công việc

vi Các định mức cho từng công việc

3 Lựa chọn phương pháp nghiên cứu khảo sát phù hợp với từng loại câu hỏi như: phỏng vấn trực tiếp, gửi thư hỏi, hỏi qua điện thoại, quan sát, thu thập các thông tin thứ cấp khác trong nội bộ doanh nghiệp

4 Soạn bản mô tả công việc và kiểm tra lại về độ tin cậy thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc và các cấp quản lý

5 Hoàn thiện bản mô tả công việc cho từng công việc

Các cơ sở lý luận cơ bản về con người

Các quan điểm về bản chất con người

Theo quan điểm của cá nhân tôi, con người có 5 bản chất sau đây:

1 Bản chất con người là không tự giác do vậy chúng ta cần tổ chức, điều

khiển kiểm tra chặt chẽ để hướng họ tới các mục tiêu của doanh nghiệp

2 Bản chất con người là sống bầy đàn, có nguồn gốc dân tộc, tín ngưỡng

do vậy luôn tồn tại văn hóa tổ chức trong doanh nghiệp và doanh nghiệp

cần định hướng văn hóa tổ chức theo các mục tiêu của doanh nghiệp

3 Bản chất con người là luôn tiến hóa do vậy doanh nghiệp luôn phải đặt

niềm tin vào con người để họ chủ động phát huy tính sáng tạo, tính tự chủ và độc lập trong công việc để từ đó doanh nghiệp luôn có cách nghĩ, cách làm mới và nhân sự cũng luôn có cơ hội phát triển

4 Bản chất con người luôn vươn tới các giá trị tốt đẹp hơn cho chính

mình, gia đình và xã hội Các giá trị này được thể hiện qua tháp nhu cầu của Maslow Do vậy doanh nghiệp cần phải thỏa mãn tháp nhu cầu này của nhân viên trong công tác nhân sự

5 Bản chất con người hình thành từ vật chất do vậy họ chịu tác động của

thuyết âm dương, thuyết ngũ hành và tác động từ các hành tinh bên ngoài trái đất Mỗi con người có một khí chất riêng, có một lượng giá trị ion âm dương trong cơ thể khác nhau do vậy môi trường công việc, môi trường sinh hoạt, môi trường sống của họ ảnh hưởng tới thái độ, hành vi

và chất lượng công việc Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý các thuyết này trong công tác bố trí sắp xếp nơi làm việc, sắp xếp nhóm làm việc và tổng quan chung về môi trường làm việc ứng với mỗi khí chất đặc trưng nhân sự

Từ việc hiểu bản chất con người - phần thức như vậy mà ứng với mỗi một nghiệp vụ của nhân sự mà nhà quản trị sẽ có các phần chiêu tương ứng để quản trị nguồn nhân lực

Phân loại con người

Trong thực tế, khí chất con người có thể nhóm lại thành các nhóm dựa trên quá trình thống kê của nhiều bậc tiền bối trong lịch sử, các nhà tâm lý học, các quản trị nhân sự cao cấp, các chuyên gia trong lĩnh vực nghiên cứu về con người Ở đây tôi lựa chọn và đưa ra một số nhóm người tiêu biểu dựa theo nhiều quan điểm khác nhau và ứng dụng như thế nào là tùy thuộc vào nhận thức, tư duy, sở trường riêng của mỗi nhà quản lý

Phân loại theo ngũ hành

1 Những người có mạng Mộc trong ngũ hành có khí chất như sau: khá

hướng ngoại, sáng tạo, hay chia sẻ, ưa triết lý, đam cảm và yêu thích thiên nhiên, tự do

2 Những người có mạng Hỏa trong ngũ hành có khí chất như sau: Sống

hướng ngoại, ngay thẳng, chặt chẽ, chín chắn và uy tín

3 Những người có mạng Thổ trong ngũ hành có khí chất như sau: Sống

khá hướng ngoại, ưa hành động, ít nói, dũng cảm, linh hoạt

4 Những người có mạng Kim trong ngũ hành có khí chất như sau: Sống

khôn khéo, ngoại giao tốt, có khả năng thuyết phục người khác

5 Những người có mạng Thủy trong ngũ hành có khí chất như sau: Sống

nội tâm, kín đáo, điềm đạm đôi lúc trở thành ưu tư, thiếu quyết đoán và thiếu kiên nhẫn

Người có mạng Mộc có thiên hướng bổ trợ cho người có mạng Hỏa, bị khống chế, cuốn hút bởi người có mạng Kim và được người có mạng Thủy bổ trợ

Người có mạng Hỏa có thiên hướng bổ trợ cho người có mạng Thổ, bị khống chế, cuốn hút bởi người có mạng Thủy và được người có mạng Mộc bổ trợ

Người có mạng Thổ có thiên hướng bổ trợ cho người có mạng Kim, bị khống chế, cuốn hút bởi người có mạng Mộc và được người có mạng Hỏa bổ trợ

Người có mạng Kim có thiên hướng bổ trợ cho người có mạng Thủy, bị khống chế, cuốn hút bởi người có mạng Hỏa và được người có mạng Thổ bổ trợ

Người có mạng Thủy có thiên hướng bổ trợ cho người có mạng Mộc, bị khống chế, cuốn hút bởi người có mạng Thổ và được người có mạng Kim bổ trợ

Để nhận dạng ra mạng của từng nhân sự, chúng ta cần biết năm sinh của

họ và tiến hành tra cứu nhanh từ 2 bảng sau:

0 Canh Thổ Càn Mộc Cấn Kim Chấn Thổ Ly Mộc Khôn Kim Khảm

2 Nhâm Mộc chấn Kim Cấn Thủy Khảm Mộc Ly Kim Khôn Thủy Đoài

4 Giáp Kim Chấn Thủy Cấn Hỏa Tốn Kim Ly Thủy Khôn Hỏa Càn

6 Bính Thủy Cấn Hỏa Khảm Thổ Khảm Thủy Càn Hỏa Khôn Thổ Tốn

8 Mậu Hỏa Càn Thổ Khảm Mộc Đoài Hỏa Chấn Thổ Cấn Mộc Tốn

1 Tân Thổ Đoài Mộc Ly Kim Tốn Thổ Khảm Mộc Càn Kim Khôn

3 Quý Mộc Tốn Kim Ly Thủy Khôn Mộc càn Kim Chấn Thủy Cấn

5 Ất Kim Tốn Thủy Ly Hỏa Đoài Kim Khảm Thủy Chấn Hỏa Đoài

7 Đinh Thủy Ly Hỏa Càn Thổ Khôn Thủy Đoài Hỏa Chấn Thổ Cấn

9 Kỷ Hỏa Đoài Thổ Khôn Mộc Cấn Hỏa Tốn Thổ Ly Mộc Cấn

Cách tính mạng như sau: lấy số cuối của năm tra "Phần đơn vị" để tìm Can Lấy 2 số cuối của năm chia cho 12 và lấy phần dư, tra trong hàng "phần dư" để tìm ra Chi Nếu sinh sau 2000 thì cộng thêm 100 rồi chia Kết hợp cặp địa chỉ can với chi và tra bảng cho ta mạng

Trong quá trình bố trí nhân sự cần lưu ý về sự xung khắc hay hòa hợp của các khí chất (mạng) để tạo ra được các nhóm làm việc hòa thuận và đồng tâm, bổ trợ lẫn nhau trong công việc Các biểu đồ sau sẽ giúp chúng ta tra cứu nhanh việc này:

Phân loại theo khả năng ra quyết định

1 Suy nghĩ và hành động dựa trên tình cảm:

a Đặc điểm nhận dạng:

i Sở trường: mạnh bạo, sôi nổi, nhiệt tình, tự tin, vui vẻ, dễ tiếp xúc, dễ thích nghi, năng động, có nhiều sáng kiến mưu mẹo

ii Sở đoản: nóng tính, dễ bị kích động, tình cảm dễ bị thay đổi, nhận thức nhanh nhưng không sâu sắc

i Thích hợp: các công việc đòi hỏi khả năng làm việc độc lập, chuyên nghiệp có tính chất khoa học kỹ thuât hay tính hệ thống cao

ii Không thích hợp: công việc đòi hỏi tính linh hoạt

3 Suy nghĩ và hành động lẫn lộn lý trí và tình cảm:

a Đặc điểm nhận dạng:

i Sở trường: đa dạng trong cảm xúc và cách nhìn nhận vật chất, hiện tượng, tâm linh Khả năng chịu đựng cao

ii Sở đoản: lập trường không vững chắc

b Tính chất công việc: các công việc không đòi hỏi khả năng làm việc độc lập

Nhu cầu, động cơ và thái độ

Nhu cầu và động cơ

Như đã phân tích trong phần các quan điểm về bản chất con người Con người luôn tồn tại các nhu cầu với mức độ thể hiện như tháp nhu cầu của Maslow Các nhu cầu này là tất yếu trong cuộc sống và nó tạo ra các động cơ tất yếu cho con người Có thể nói nếu nhu cầu là cảm xúc cần thỏa mãn thì động cơ là hành động làm thỏa mãn cảm xúc đó

Nhu cầu là cảm xúc cần thỏa mãn những điều mà con người đòi hỏi để tồn tại và phát triển Mọi cá nhân đều có những nhu cầu, một số do bẩm sinh, một số do tích lũy trong quá trình học tập, làm việc và sinh sống Theo Maslow, con người có năm cấp độ nhu cầu và họ chỉ có thể chuyển sang cấp độ cao hơn sau khi những nhu cầu chính yếu ở cấp độ thấp hơn đã được thoả mãn Theo đó nhu cầu có đặc tính sau:

1 Nhu cầu được phát triển từ thấp đến cao

2 Nhu cầu thay đổi thường xuyên không ngừng nghỉ và cũng không bao giờ được thoả mãn hoàn toàn Khi nhu cầu cũ được thỏa mãn thì nhu cầu mới nổi lên

Chính vì bản chất của nhu cầu là như vậy nên con người luôn tồn tại động

cơ trong công việc Vấn đề là nhà quản trị nắm bắt, hiểu rõ động cơ như thế nào để có chính sách quản trị phù hợp

Thái độ

Thái độ là một tập hợp của cảm xúc và biểu hiện qua các bộ phận của cơ thể Cảm xúc xấu thì thái độ xấu và ngược lại Thông qua thái độ, con người truyền tải các suy nghĩ, quan điểm của mình về sự vật hiện tượng Như vậy, có thể nói thái độ là công cụ để đo lường mức độ của động cơ Nhà quản trị nếu nắm bắt tốt thái độ của nhân viên thì có thể hiểu được động cơ và cảm xúc của

họ

Mong đợi của nhân viên và quan điểm của tổ chức

Giá trị cốt lõi của tổ chức sẽ tạo ra văn hóa tổ chức Tầm nhìn sẽ tạo ra

cơ hội thăng tiến Năng lực của CEO biến các giá trị cốt lõi và tầm nhìn của tổ chức thành hiện thực và là tiền đề cho tăng trưởng thu nhập

Các mong

Thu nhập Theo năng lực và càng cao

càng tốt

Theo năng lực và mặt bằng thu nhập trong ngành có xét tới chi phí cơ hội khi sử dụng lao động

Văn hóa tổ

chức

Tạo môi trường, điều

kiện làm việc tốt

Tạo môi trường làm việc tốt không chỉ về công

cụ, cách làm, mối quan hệ giữa các bộ phận, phong cách của người lãnh đạo mà còn cả các yếu tố khác như các hoạt động phong trào quần chúng, đoàn thể, chăm lo đời sống tinh thần nhân viên Nhìn chung văn hóa tổ chức phải thể hiện tầm nhìn và giá trị cốt lõi của DN

Cơ hội thăng

tiến, học tập

Tùy từng vị trí mà mong muốn cao hay thấp

Tổ chức phải luôn phải phát triển để tạo ra các khoảng trống phía dưới cho nhân viên phát triển lên Đó chính là tầm nhìn của tổ chức

Tuyển dụng nhân sự

Mục tiêu của tuyển dụng

Là tránh mắc phải các sai lầm trong tuyển dụng để từ đó buộc doanh nghiệp phải sa thải nhân viên mới vì điều đó sẽ dẫn đến hậu quả là:

1 Gây tổn thất cho các quy trình công việc hiện hữu, làm giảm năng suất của dòng công việc

2 Gây tốn kém chi phí tuyển dụng của doanh nghiệp

3 Tạo tâm lý bất an cho các nhân viên

Phân tích nguồn nhân lực nội bộ

Việc phân tích nguồn lao động bên trong doanh nghiệp sẽ giúp các cấp quản lý phát hiện được điểm mạnh, điểm yếu của bộ phận mình để từ đó có kế hoạch, chiến lược sử dụng và phân phối nguồn nhân lực Các bước thực hiện quá trình phân tích nguồn lao động nội tại bao gồm:

1 Thu thập thông tin

a Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp:phân tích vai trò, chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn, tính chất quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp

b Phân tích hồ sơ nhân sự

2 Ðánh giá năng suất lao động, hiệu quả khai thác máy móc, phương tiện, công cụ thiết bị phục vụ cho các nhân sự đó

3 Đánh giá tính chất quan trọng của công việc trong chuỗi giá trị của doanh nghiệp

4 So sánh yêu cầu mô tả công việc với thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp:

a Mô tả công việc thấp hơn so với thực trạng và công việc đó làm gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp thì tùy theo chính sách thu nhập

mà nhân sự đề nghị tăng lương, tăng thưởng để động viên, khuyến khích và giữ người làm được tốt

b Mô tả công việc ngang bằng hơn so với thực trạng và công việc đó làm gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp thì tùy theo chính sách thu nhập mà nhân sự đề nghị các cấp quản lý gia tăng thêm thử thách cho nhân viên để tạo điều kiện phát triển

c Mô tả công việc cao hơn so với thực trạng và công việc đó làm gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp thì tùy theo chính sách thu nhập

mà nhân sự đề nghị đào tạo, huấn luyện thêm hoặc thuyên chuyển

vị trí công tác khác phù hợp hơn để doanh nghiệp tăng cơ hội tuyển dụng nhân sự thích hợp vị trí đó

5 Sau khi thực hiện các biện pháp kể trên nguồn nhân sự được tái tạo và nếu có dư thừa hay tiềm năng cho các nhu cầu mới của doanh nghiệp thì

đó chính là nguồn cung ứng nội bộ

Quy trình tuyển dụng

1 Xác định nhu cầu tuyển dụng

a Mỗi khi có nhân viên nghỉ việc hoặc trong doanh nghiệp phát sinh thêm công việc mới thì xuất hiện nhu cầu nhân sự

b Dựa trên bản phân tích nguồn nhân lực nội bộ, phòng nhân sự cần xem xét liệu doanh nghiệp có thật sự cần tuyển thêm nhân viên mới hay không?

i Các nhân viên hiện tại có thể đảm nhận công việc này hay không? Có khả năng tăng giờ làm việc của các nhân viên hiện tại hay không? Nên tăng quỹ lương bằng việc tăng nhân

sự hay tăng năng suất lao động và tăng thu nhập cho các nhân viên còn lại?

ii Hoặc nếu được đào tạo thì các nhân viên hiện tại có thể làm được việc này không? Chi phí đào tạo có cao hơn chi phí tuyển dụng hay không?

iii Có thể thuê mướn thêm lao động bên ngòai hay không?

c Nhiệm vụ nhân viên mới phải thực hiện là gì? Tiêu chuẩn tuyển dụng ra sao? (bản mô tả công việc) và chiến lược sử dụng nhân sự mới như thế nào?

2 Xây dựng tiêu chí tuyển dụng: căn cứ vào bản mô tả công việc, quản trị nhân sự kết hợp cùng nhà quản trị đưa ra các tiêu chí đánh giá tuyển dụng Đây là các công việc hết sức khó khăn vì việc “lượng hóa” năng lực thực hiện công việc của nhân sự mới chưa có tiền lệ trong tổ chức Phương pháp xây dựng cơ bản như sau:

Các yêu cầu tuyển dụng Công cụ khám phá, đo lường

Kiến thức cơ bản 1 Các bằng chứng cá nhân đã tích lũy như các

văn bằng, chứng chỉ hay kết quả công việc cụ thể nếu có

2 Các bài thi tuyển dạng trắc nghiệm về năng

lực tư duy, khả năng ngôn ngữ, khả năng sử dụng công cụ phương tiện cho vị trí hiện tại yêu cầu

Kiến thức nâng cao 3 Các bài thi tuyển có tính chất phỏng vấn trực

tiếp như đưa ra tình huống và ứng viên đưa ra giải pháp, biện pháp hay cách nghĩ, cách làm Các yêu cầu khác 4 Căn cứ trên giấy khám sức khỏe hay thậm chí

là doanh nghiệp tổ chức khám sức khỏe lại

5 Các bài thi tuyển có tính chất phỏng vấn trực tiếp như đưa ra các câu hỏi về sở thích, phong cách, quan điểm sống của cá nhân và các kiến thức xã hội khác

3 Thông báo tuyển dụng

ƒ Nhân viên đã được thử thách về lòng trung thành, tính tận tụy, tinh thần trách nhiệm với doanh nghiệp

ƒ Là phần thưởng đối với nhân viên và là chiến lược phát triển nhân sự của doanh nghiệp

ii Nhược điểm:

ƒ Tạo ra sự trì trệ trong hệ thống

ƒ Mất đoàn kết nội bộ nếu việc tuyển chọn không đảm bảo tính công bằng và nhân viên không “tâm phục khẩu phục”

ƒ Phát sinh khó khăn từ nơi nhân viên được cân nhắc

b Nguồn bên ngoài:

i Ưu điểm: có nhiều nguồn và có cơ hội tiếp cận nhân tài mới

ƒ Nguồn ứng viên do quảng cáo

ƒ Nguồn từ bạn bè của nhân viên

ƒ Nguồn từ các nhân viên cũ của doanh nghiệp giới thiệu

ƒ Nguồn ứng viên từ các trường đào tạo

ƒ Nguồn từ các trung tâm, công ty cung ứng giới thiệu việc làm

ƒ Ngày hội việc làm

ii Ưu nhược: tốn kém chi phí và khả năng gắn bó chưa thể kiểm nghiệm

4 Thu nhận hồ sơ, sàng lọc và đánh giá hồ sơ ứng viên:

a Nhận hồ sơ và sàng lọc căn cứ theo yêu cầu và tiêu chuẩn tuyển dụng

b Đánh giá hồ sơ:

i Cần khám phá bản giới thiệu năng lực của cá nhân đâu là năng lực đáp ứng yêu cầu công việc và đâu là những bằng

chứng lý lẽ thuyết phục Cần lưu ý những chi tiết về thất bại, thành công của ứng viên

ii Cẩn trọng với ứng viên thay đổi chổ làm liên tục trong thời gian ngắn Nhiều khả năng ứng viên là mẫu người không trung thành với tổ chức Ứng viên thay đổi liên tục định hướng nghề nghiệp Có thể ứng viên là người thiếu định hướng, thiếu tính kiên định và thiếu mục tiêu rõ ràng

5 Phỏng vấn sơ bộ (sơ tuyển)

a Đề nghị ứng viên hoàn tất hồ sơ xin việc (nếu chưa hoàn chỉnh)

b Điền vào các biểu mẫu khác nếu doanh nghiệp có đặc thù riêng

c Giới thiệu bản thỏa thuận sơ bộ của doanh nghiệp để ứng viên nắm

rõ trước kho phỏng vấn

d Gặp gỡ trực tiếp để đánh giá về dáng vẻ, tướng mạo, giọng nói của ứng viên

e Làm bài thi, trắc nghiệm: tùy thuộc vào tính chất công việc mà cần

có các bài kiểm tra về: lực, tâm, trí, tài, tầm Bên cạnh đó có thể trắc nghiệm thêm về:

i Trắc nghiệm thái độ, động cơ

ii Trắc nghiệm tinh thần đồng đội, khả năng làm việc theo nhóm

iii Trắc nghiệm khả năng ra quyết định và giải quyết vấn đề

6 Phỏng vấn chuyên môn: đây là khâu do các cấp quản lý trực tiếp phỏng vấn Tùy vào sở trường của quản lý trong việc nhìn người, dụng người

mà sẽ có các cách phỏng vấn kiểm tra riêng nhưng đều phải xây dựng ra các thang điểm để làm cơ sở lựa chọn Các điểm cần lưu ý:

a Yêu cầu ứng viên nắm rõ vị trí đang ứng tuyển và phải hiểu rõ bản

mô tả công việc trước khi phỏng vấn chuyên môn

b Trong quá trình phỏng vấn chúng ta cần khuyến khích và tạo điều kiện để cho ứng viên thể hiện và nên sử dụng các câu hỏi mở theo kiểu “khôn giả ngu”

c Người phỏng vấn cần dẫn dắt ứng viên bằng các câu hỏi: đưa ra vấn đề và ứng viên nhận dạng ra điều quan trọng nhất, cách thức thực hiện chúng và kết quả sẽ như thế nào

d Tránh ngộ nhận về bằng cấp mà hãy chú trọng vào năng lực thực tiễn

e Cần lưu ý các kiến thức xã hội khác bổ trợ cho chuyên môn

f Dùng người nên dùng cả sở đoản vì nếu cái tâm được giáo dục tốt bằng văn hóa tổ chức thì đoản sẽ thành trường

g Cần lưu ý là không thể nhận ra khả năng một con người qua một buổi phỏng vấn do vậy cần giữ thái độ chừng mực Không quá vui khi thấy ứng viên nói hay hay quá buồn khi ứng viên ấp úng, dè dặt và tuyệt đối không để cảm tình cá nhân đan xen vào quá trình phỏng vấn

h Thời gian phỏng vấn cần ưu tiên như nhau cho mọi ứng viên để tránh những ưu thế bất lợi khi so sánh giữa các ứng viên

i Kết thúc buổi phỏng vấn, chúng ta nên trao đổi về thu nhập với ứng viên Nên làm rõ mong muốn mức hiện tại và mức tương lai mong muốn và chúng ta không nên hứa hẹn bất cứ điều gì kể cả khi người phỏng vấn là người có quyền quyết định sau cùng

7 Đánh giá, quyết định tuyển dụng: Căn cứ vào các thang điểm qua các vòng sơ tuyển và phỏng vấn chuyên môn, sắp xếp các ứng viên đề cử tuyển dụng để cấp quản lý sử dụng ra quyết định Các ứng viên không đạt cần lưu giữ lại hồ sơ để sử dụng cho sau này nếu cần

8 Thử việc: Tiếp nhận nhân viên mới và ký hợp đồng lao động thử việc Khi tiếp nhận nhân viên mới vào cần thực hiện:

a Giúp họ làm quen với tất cả các nhân viên, phòng ban khác

b Tìm hiểu sâu hơn về quy chế, quy trình và bản mô tả công việc

b Nhân viên sẽ nhận ra việc làm không phù hợp khi:

i Nhân viên được giao những công việc, nhiệm vụ không đúng chuyên môn, không đúng như mô tả

ii Nhân viên nhận ra rằng mình đã đàm phán “mua bán chất xám” bị “hớ” hay công việc nhiều hơn so với sức tưởng tượng (Việc này thường xuyên xảy ra với các công ty nước ngoài) iii Nhân viên có nhiều “offer” cùng lúc và doanh nghiệp bị cạnh tranh

10 Ký hợp đồng lao động chính thức: dựa trên hợp đồng thử việc

Một số lưu ý về nguồn cung ứng

1 Bên ngoài và các yếu tố ảnh hưởng:

a Kinh tế và nguồn lao động: trong giai đoạn kinh tế suy thoái hay bất ổn thì một mặt doanh nghiệp vẫn phải duy trì lực lượng lao động chủ chốt và một mặt sẽ phải giảm chi phí lao động Ngược lại, khi kinh tế phát triển và có chiều hướng ổn định thì nhu cầu lao

Không đạt

Không đạt

Không đạt

Xác định nhu cầu và phương pháp tuyển dụng

động tăng lên do đó sẽ ảnh hưởng đến mức cung lao động nói chung

b Luật lao động: ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sử dụng lao động của doanh nghiệp Tác động lớn nhất là mức lương tối thiểu nhà nước quy định và điều kiện làm việc tối thiểu cho người lao động

c Văn hóa - Xã hội: văn hóa tổ chức bị ảnh hưởng bởi văn hóa - xã hội do vậy thái độ, hành vi của người lao động cũng thay đổi theo Đặc biệt là sự văn minh giữa các doanh nghiệp sẽ gây ảnh hưởng tới tâm sinh lý của người lao động

d Ðối thủ cạnh tranh: “Câu người, săn người” là các yếu tố ảnh hưởng đến từ đối thủ cạnh tranh Doanh nghiệp cần có chính sách lao động và phát triển lao động rõ ràng thì nguồn lao động có trình

độ mới ổn định và thậm chí doanh nghiệp có thể thu hút từ chính đối thủ cạnh tranh Ngược lại đó chính là một trong các rủi ro của doanh nghiệp khi không giữ được nhân sự phù hợp với doanh nghiệp

2 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp:

a Chính sách lao động và phát triển lao động: tùy thuộc vào sở trường sở đoản của cấp quản lý, tùy thuộc vào các giai đoạn phát triển của doanh nghiệp mà chính sách lao động của các doanh nghiệp sẽ thay đổi cho phù hợp với thực tiễn

b Thương hiệu của doanh nghiệp nói lên sự hấp dẫn lao động Nói cách khác ngoài yếu tố thu nhập, người lao động còn cần được tự hào khi là thành viên của doanh nghiệp

c Khả năng thăng tiến và cơ hội học tập, trưởng thành trong công việc cũng là yếu tố rất quan trọng để thu hút nguồn lao động

d Khả năng kinh doanh của doanh nghiệp: chi phí cơ hội khi sử dụng lao động và khả năng sinh lời của lao động sẽ quyết định chính sách lao động của doanh nghiệp

Một số lưu ý về tuyển người

1 Chú ý phát hiện nhân tài tiềm ẩn

2 Lãnh đạo phải biết dựa vào sức người khác: Là một người lạnh đạo muốn

có thành tựu trong sự nghiệp thì phải biết cách dùng người, dám sử dụng người tài hơn mình

3 Tuyển chọn nhân tài không thể dựạ vào vận may và duyên phận mà cần phải “qua sông lụy đò”

4 Phải thận trọng khi bổ nhiệm thân tính

5 Không nên dùng nhân viên nhu nhược: Những người kiểu “không xin nghỉ, không đến muộn về sớm và làm việc cầm chừng” không thể gọi là tốt, cũng không thể coi là xấu được nhưng không nên dùng

6 Không phải vị trí nào cũng cần người xuất sắc