Báo-Cáo-Nhóm-4 (2).Docx

Quy trình quản lý mã hàng Khi phòng Kế hoạch trực tiếp có nhu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng,đầu tiên sẽ gửi yêu cầu cụ thể tới bộ phận Phụ trách mã hàng.. hóa, chủng loại để

ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT KẾ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KINH DOANH

BÁO CÁO DỰ ÁN

Môn học: Phân tích nghiệp vụ kinh doanh

ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHO

QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO CỦA SAIGON EXPRESS

Giảng viên hướng dẫn: ThS Phạm Thị Thanh Tâm

Mã lớp học phần: 22C1INF50900901

TP Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022

ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT KẾ

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KINH DOANH

PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ KINH DOANH

Mã lớp học phần: 22C1INF50900901

Giảng viên hướng dẫn: ThS Phạm Thị Thanh Tâm Danh sách thành viên:

1 Huỳnh Kim Tuyến

2 Trần Gia Bảo Hân

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Cô ThS Phạm Thị Thanh Tâm

đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tậpmôn Phân tích nghiệp vụ kinh doanh Những kiến thức đó sẽ là nền tảng cơ bản và sẽ làhành trang vô cùng quý giá cho chúng em làm bài báo cáo và cho tương lai sau Cô đã tậntình hướng dẫn và giúp đỡ nhóm trong quá trình hoàn thành bài nghiên cứu này Cô từngbước hướng dẫn, giúp chúng em vạch ra mục tiêu cụ thể, hoàn chỉnh hơn về cách trìnhbày và phương pháp làm bài báo cáo tốt nhất

Với điều kiện thời gian eo hẹp cũng như vốn kiến thức có hạn nên bài làm cũngkhông thể tránh những sai sót Kính mong nhận được sự góp ý và chỉ bảo từ cô để chúng

em rút được những kinh nghiệm quý báu, bổ sung nguồn kiến thức và phục vụ cho việclàm các bài báo cáo sau này

Kính chúc cô có thật nhiều sức khỏe, luôn vui vẻ, hạnh phúc, đạt được nhiều thànhcông trong cuộc sống và luôn nhiệt huyết tràn đầy để truyền đạt những kiến thức bổ íchcho sinh viên

Xin chân thành cảm ơn

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN iii

MỤC LỤC iv

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

DANH MỤC BẢNG vi

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1

Phần 1 GIỚI THIỆU 2

1.1 Mô tả về ngữ cảnh hệ thống hiện tại của Saigon Express 2

1.1.1 Giới thiệu tổng quan về hiện trạng tổ chức 2

1.1.2 Các quy trình hoạt động hiện tại 2

1.1.3 Tóm tắt quy trình hệ thống 5

1.2 Phân tích và quản lý các bên liên quan 6

1.3 Đánh giá hệ thống quy trình hiện tại và đề xuất giải pháp 7

1.3.1 Quy trình hệ thống hiện tại 7

1.3.2 Những khó khăn của hệ thống hiện tại 9

1.3.3 Định hướng giải pháp 11

Phần 2 CÁC YÊU CẦU HỆ THỐNG MỚI (REQUIREMENTS) 12

2.1 Yêu cầu chung (General requirement) 12

2.2 Yêu cầu kỹ thuật (Technical Requirement) 13

2.3 Yêu cầu chức năng (Functional Requirement) 13

2.4 Yêu cầu phi chức năng (Non - functional Requirement) 14

Phần 3 MÔ HÌNH TIẾN TRÌNH (PROCESS MODELS) 15

3.1 Mô tả Quy trình nghiệp vụ (bằng lời) của hệ thống mới 15

3.1.1 Quy trình quản lý mã hàng 15

3.1.2 Quy trình quản lý hoạt động nhập kho 15

3.1.3 Quy trình quản lý hoạt động xuất kho 15

3.2 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘To Be’ 16

Phần 4 MÔ HÌNH CHỨC NĂNG (FUNCTION MODELS) 17

4.1 Các Sơ đồ Use Case và đặc tả Use Case 17

4.1.1 Use Case quản lý mã hàng 18

4.1.2 Use Case quy trình nhập kho 20

4.1.3 Use Case quy trình xuất kho 22

Phần 5 MÔ HÌNH DỮ LIỆU (DATAMODELS) 24

5.1 Defined entity và relationship 24

5.1.1 Quy trình quản lý mã hàng 24

5.1.2 Quy trình hoạt động nhập kho 24

5.1.3 Quy trình hoạt động xuất kho 25

5.2 Entity Relationship Diagram (ERD) và attribute 25

Phần 6 Q&A 26

TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.2: Sơ đồ BPMN quy trình quản lý hoạt động nhập kho của Saigon Express 4

Hình 1.3: Sơ đồ BPMN quy trình quản lý hoạt động xuất kho của Saigon Express 5

Hình 1.4: Sơ đồ tóm tắt quy trình hiện tại của Saigon Express 5

Hình 1.5: Stakeholder Power/Interest Grid 7

Hình 1.6: Sơ đồ BPMN ‘As Is’ của cả hệ thống quản lý kho Saigon Express 8

Hình 1.7: Fishbone Diagrams khó khăn của hệ thống hiện tại 10

Hình 1.8: Khó khăn thể hiện trên sơ đồ BPMN của cả hệ thống 11

Hình 3.1: Sơ đồ BPMN của quy trình nghiệp vụ 'To Be' 16

Hình 4.1: Sơ đồ Use Case tổng của cả hệ thống 17

Hình 4.2: Sơ đồ Use Case quản lý mã hàng 18

Hình 4.3: Sơ đồ Use Case quy trình nhập kho 20

Hình 4.4: Sơ đồ Use Case quy trình xuất kho 22

Hình 5.1: Mô hình ERD 25

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.2: Ma trận RACI 8

Bảng 1.3: Khó khăn của hệ thống hiện tại 9

Bảng 2.1: Yêu cầu chung của hệ thống mới 12

Bảng 2.2: Yêu cầu kỹ thuật của hệ thống mới 13

Bảng 2.3: Yêu cầu chức năng của hệ thống mới 13

Bảng 2.4: Yêu cầu phi chức năng của hệ thống mới 14

Bảng 4.1: Đặc tả Use case quản lý mã hàng 18

Bảng 4.2: Đặc tả Use Case quy trình nhập kho 20

Bảng 4.3: Đặc tả Use Case quy trình xuất kho 22

Bảng 7.1: Bảng phân công công việc 27

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Ngày nay, cuộc cách mạng khoa học - công nghệ và những thành tựu của nó đang gópphần làm biến đổi nhanh chóng và sâu sắc mọi mặt của đời sống xã hội, trở thành công cụkhông thể thiếu trong nhiều lĩnh vực hoạt động như: kinh tế, quân sự, giáo dục, y tế Đặc biệt, trong công tác quản lý, Công nghệ thông tin (CNTT) đã khẳng định được thểmạnh rõ ràng và ngày càng thay thế các phương thức quản lý thủ công

Quản lý kho là một công việc quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiềunghiệp vụ phức tạp Các doanh nghiệp không chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ chức

mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm khác nhau Do vậy cách quản lý kho theophương pháp truyền thống sẽ không còn hiệu quả

Việc ứng dụng hệ thống đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý kho, giúpdoanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩmmột cách chính xác kịp thời Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kếhoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kếtquả hoạt động sản xuất kinh doanh Do đó, nhóm chúng em đã lựa chọn đề tài quản lýkho của Saigon Express để tìm hiểu và nghiên cứu

Phần 1 GIỚI THIỆU 1.1 Mô tả về ngữ cảnh hệ thống hiện tại của Saigon Express

1.1.1 Giới thiệu tổng quan về hiện trạng tổ chức

Saigon Express là nhà cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển quốc tế hàng đầu ViệtNam với 8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê kho bãi và lưu trữ hàng hóa, Taxitải, chuyển nhà, chuyển văn phòng, di dời kho xưởng,

Đối với dịch vụ cho thuê kho bãi, công ty cung cấp đa dạng các loại cho khách hàng,được trang bị đầy đủ về phương tiện Hệ thống các kho bãi được đặt tại những vị trí tiệnlợi, phù hợp với tất cả nhu cầu của khách hàng Tính đến nay, SEC Warehouse đã pháttriển hệ thống kho mạnh mẽ hơn 20.000 mét vuông tại TP HCM và Hà Nội

Tuy nhiên, quy trình quản lý kho hàng của Saigon Express vẫn chưa được tối ưu Cáccông việc kiểm tra số lượng chủ yếu được thực hiện thủ công và sắp xếp hàng hóa trongkho chưa được phân loại cụ thể

Hiện tại các bộ phận không làm việc chung tại một chỗ, nhiều giao dịch nhiều giaiđoạn diễn ra vào thời điểm khác nhau nên khó có thể thông báo kịp thời Các thủ tụcxuất, nhập hàng hóa được nhân viên soạn thảo, lưu trữ và tính toán vào word, excel

1.1.2 Các quy trình hoạt động hiện tại

Phân loại:

 Tô màu cam: Pool

 Tô màu vàng: Lane

 Tô màu hồng: Activity

 Tô màu xanh lá: Gateway

 Tô màu xanh dương: Event

 Tô màu tím: Information Artifact

1.1.2.1 Quy trình quản lý mã hàng

Khi phòng Kế hoạch trực tiếp có nhu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng,đầu tiên sẽ gửi yêu cầu cụ thể tới bộ phận Phụ trách mã hàng Bộ phận Mã hàng sẽ căn cứvào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu Các thực hiện cậpnhật:

- Với yêu cầu cấp mã mới: Áp dụng cho những sản phẩm mới vừa nhập, chưa tồntại mã hàng trong kho trước đó Nhân viên phụ trách sẽ dựa vào tính chất hàng

hóa, chủng loại để đặt mã hàng theo quy tắc chung, và cập nhật thông tin sảnphẩm vào hệ thống.

- Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét yêu cầu, đánh giá sự cần thiết.Nếu hợp lý sẽ tiến hành xóa hoặc cập nhật mã mới theo tiêu chuẩn, còn không sẽthông báo từ chối yêu cầu của phòng Kế hoạch

Hình 1.1: Sơ đồ BPMN quy trình quản lý mã hàng của Saigon Express.

1.1.2.2 Quy trình hoạt động nhập kho

Khi nhà cung cấp chuẩn bị giao hàng hóa thì sẽ thông báo cho bộ phận Thủ kho đểThủ kho thông báo kế hoạch cho các bộ phận liên quan như bảo vệ; kế toán, kho, phòng

Kế hoạch vật tư, Phó quản lý chất lượng để kịp thời bố trí nhân sự và cập nhật thông tin.Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng ban đầu, tiến hành đốichiếu với số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra về chất lượng của chúng.Sau đó nếu đạt yêu cầu thì nhận từ hàng nhà cung cấp hóa đơn (phiếu giao nhận) của mặthàng Nếu hàng không đạt yêu cầu thì thông báo cho nhà cung cấp hoàn trả hàng Sau đótheo đúng quy trình, hàng được kiểm tra và phát hành phiếu kiểm tra và thử nghiệm cóxác nhận đóng dấu của bộ phận Quản lý chất lượng

Theo đúng thủ tục nhập kho hàng hóa, nếu có bất kỳ hư hỏng hoặc sai lệch nào cầnlập biên bản và thông báo lại ngay với đơn vị đề xuất để kịp thời khắc phục hoặc nhập lại

du nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn

Khi việc kiểm kê hoàn tất và không có sai lệch, toàn bộ thông tin giấy tờ sẽ đượcchuyển cho bộ phận Kế toán để đối chiếu lại một lần nữa trước khi lập giao dịch mua và

in phiếu nhập kho Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của Thủ kho và bêngian hàng (hoặc có thêm kế toán) Một liên Thủ kho lưu lại một liên do Kế toán giữ vàliên cuối cùng đưa lại cho người giao hàng

Thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, sắp xếp vào các khu vực phù hợp, sau đóghi nhận thông tin vào thẻ kho

Hình 1.2: Sơ đồ BPMN quy trình quản lý hoạt động nhập kho của Saigon Express.

1.1.2.3 Quy trình hoạt động nhập kho

Bộ phận Kinh doanh gửi lệnh xuất hàng cho kế toán kèm theo đơn hàng

Kế toán kho tiến hành kiểm tra tồn kho Nếu hàng thiếu cần thông báo ngay lại với bộphận kinh doanh Trường hợp hàng hóa đầy đủ sẽ tiến hành xuất kho

Theo nghiệp vụ xuất kho hàng hóa, Kế toán sẽ căn cứ thông tin trên đơn hàng để lậpphiếu xuất xuất kho (hóa đơn bán hàng) và chuyển cho Thủ kho để thực hiện xuất khotheo yêu cầu.

Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất kho sẽ thực hiện soạn hàng đầy đủ theo yêucầu

Trong khi Thủ kho ghi lại thẻ kho thì Kế toán cập nhật lại nhật ký xuất kho và sốlượng tồn kho còn lại Hai bên phối hợp để số liệu được chính xác và thống nhất

Hình 1.3: Sơ đồ BPMN quy trình quản lý hoạt động xuất kho của Saigon Express.

1.1.3 Tóm tắt quy trình hệ thống

Hình 1.4: Sơ đồ tóm tắt quy trình hiện tại của Saigon Express.

1.2 Phân tích và quản lý các bên liên quan

Bảng 1.1: Các bên liên quan chính và mối quan tâm của họ.

Thủ kho Đảm đương các công việc ở kho như:

nhập kho, ghi thẻ kho, xuất kho, cậpnhật thông tin sản phẩm…

High High

Nhà cung cấp Cung cấp hóa đơn và phiếu giao hàng,

sau đó xác nhận đóng dấu phiếu kiểmtra và thử nghiệm

Bên giao hàng Ký xác nhận phiếu nhập kho Nhận Low Some

phiếu nhập kho.

Hình 1.5: Stakeholder Power/Interest Grid.

1.3 Đánh giá hệ thống quy trình hiện tại và đề xuất giải pháp

1.3.1 Quy trình hệ thống hiện tại

- Ma trận RACI

Bảng 1.2: Ma trận RACI.

h mãhàng

Ngườiquảnlý

PhòngKinhdoanh

Thủkho

Bảovệ

PhòngQuảnlýchấtlượng

BộphậnKếtoán

Nhàcungcấp

Bêngiaohàng

- Sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘As Is’

Hình 1.6: Sơ đồ BPMN ‘As Is’ của cả hệ thống quản lý kho Saigon Express.

1.3.2 Những khó khăn của hệ thống hiện tại

Bảng 1.3: Khó khăn của hệ thống hiện tại.

Con người làmviệc thủ công dẫnđến sai sót khôngthể tránh khỏi

Sử dụng hệ thống đểđếm lượng hàng nhậpkho trên mã vạch

Các bộ phận khônglàm việc chung tạimột chỗ, nênkhông thể thôngbáo ngay lập tức

Nhiều giao dịchnhiều giai đoạndiễn ra vào thờiđiểm khác nhaunên khó có thểthông báo cùngmột lúc

Xây dựng một hệthống có thể tổng hợpđược từng công việccủa từng bộ phận.Các nhân viên có thểtrao đổi công việc.Cập nhật các thôngbáo của công tynhanh chóng và chínhxác

Thông báo thủ côngtheo từng bộ phậnlàm mất thời gian,không đồng bộ

Cần một hệ thống đểcác phòng ban tự cậpnhật thông báo

Thủ kho có thể kiểmtra sai sót số lượngdẫn đến không chínhxác

Hệ thống nhận vào

mã vạch và tiến hành

in mã lên hàng vàđếm số lượng

bộ không đượcphân loại

Thiếu cải tiến về kỹthuật và công nghệ Thủ kho tạo mã vạchcho từng loại, từ đó

hệ thống quản lý cácloại hàng dựa trên mã

Sắp xếp thứ tự cáchoạt động chưa hợplý.

Bộ phận quản lý chấtlượng kiểm tra chấtlượng ngay khi hàngđược giao tới, rồi thủkho tiến hành phânloại và nhập mã hànglên hệ thống

Kế toán tính toán sổsách để biết đượclượng hàng tồn khonên có thể sai sót dẫnđến không chính xác

Xây dựng hệ thốngđếm số lượng hàngtồn kho

Vì muốn quá trìnhxuất kho diễn ra thìphải cần nhiều phòngban làm việc

Xây dựng hệ thống đểcác phòng ban cậpnhật được thông tinnhanh chóng

Khó khăn của hệ thống được thể hiện trên Fishbone Diagrams, dựa theo mô hình POPIT (people, organisation, process, information, technology)

Hình 1.7: Fishbone Diagrams khó khăn của hệ thống hiện tại.

Khó khăn thể hiện trên sơ đồ BPMN của hệ thống hiện tại (những ô màu đỏ)

Hình 1.8: Khó khăn thể hiện trên sơ đồ BPMN của cả hệ thống.

1.3.3 Định hướng giải pháp

Hệ thống và quy trình mới tập trung giải quyết các vấn đề:

o Sai sót khi kiểm tra số lượng và phân loại hàng hóa trong khi nhập và kiểmsoát mã hàng

o Trao đổi thông tin giữa các phòng ban, các cập nhật số liệu lên hệ thống vàthông báo chưa được hệ thống

o Xuất/nhập hàng không được nhanh chóng nhiều thủ tục

Giải pháp: Xây dựng hệ thống để các phòng ban có thể đăng nhập vào và thực hiện

được chức năng, nhiệm vụ của mình

- Quy trình quản lý mã hàng: Phòng Kế hoạch phân loại và tạo mã cho từng loại hàng,

mã hàng được quản lý và cập nhật tất cả trên hệ thống

- Quy trình nhập kho:

 Thủ kho thông báo lên hệ thống khi hàng chuẩn bị giao đến

 Các phòng ban có liên quan nhận thông tin từ hệ thống

 Hàng vào kho số lượng sẽ tự cập nhật lên hệ thống.

 Kế toán có thể đối chiếu số lượng trên hệ thống với đơn đặt hàng

 Hệ thống thông báo hoàn tất khi nhập kho thành công

- Quy trình xuất kho:

 Bộ phận kinh doanh xem được thông tin hàng trên hệ thống để xác nhận đơn

và thông báo cho các phòng ban liên quan để chuẩn bị xuất hàng

 Hệ thống thông báo hoàn tất khi xuất kho thành công

Phần 2 CÁC YÊU CẦU HỆ THỐNG MỚI (REQUIREMENTS) 2.1 Yêu cầu chung (General requirement)

Bảng 2.4: Yêu cầu chung của hệ thống mới.

Requirement

QL01 Tối ưu hóa quy trình

xuất/ nhập trong khohàng

Khi có kế hoạch nhập/ xuấthàng thì hệ thống sẽ thông báođến cho các bộ phận có liênquan chuẩn bị. 

Ngườiquản lý

TK01 Sắp xếp hàng hóa hợp

lý Sắp xếp hàng hóa trong khotheo mã hàng để dễ dàng tìm

kiếm và tối ưu hóa lưu lượngkho

Bộ phậnthủ kho

TK02 Phân loại hàng hóa

nhanh và chính xác Phân loại hàng hóa dựa trên mãvạch Bộ phậnThủ kho

KD01 Nắm bắt được thông tin

hàng tồn kho nhanhchóng và chính xác

Kiểm tra tình trạng tồn tại củamặt hàng bằng hệ thống Bộ phậnKinh

doanhQL02 Đồng bộ, thống nhất Các phòng ban cập nhật thông Người

giữa các phòng ban tin nhanh chóng và chính xác quản lý

2.2 Yêu cầu kỹ thuật (Technical Requirement)

Bảng 2.5: Yêu cầu kỹ thuật của hệ thống mới.

TK03 Các số liệu phải được cập nhật lên hệ thống

2.3 Yêu cầu chức năng (Functional Requirement)

Bảng 2.6: Yêu cầu chức năng của hệ thống mới.

QL04 Đăng nhập vào hệ thống và thao tác theo chức

năng của từng bộ phận

Người quản lý

KH01 Cập nhật mã hàng (tạo mới, xóa hoặc thay đổi) Phòng kế

hoạch

TK04 Gửi thông báo trước khi nhập kho cho các phòng

ban liên quan

Thủ kho

TK05 Cập nhập lại số lượng, thông tin hàng mới vào kho Thủ kho