BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC docx

Bên cạnh đó, tôi chân thành cảm ơn bà Phan Khánh Vân – Trưởng phòng Hành chánh – đã tiếp nhận và hỗ trợ tôi trong quá trình thực tập, bà Lê Thị Kiều Hương và bà Đặng Thúy An – nhân viên

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC

<08/2010>

NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP

Ngày… tháng … năm 2010

TRÍCH YẾU

Trong suốt 02 tháng thực tập nhận thức (12/07/2010 – 04/09/2010) tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Lập Thành, tôi muốn tìm hiểu và học hỏi về mô hình tổ chức, cách thức quản lý nhân sự của một doanh nghiệp và những yếu tố đặc thù, riêng biệt của ngành xây dựng so với các ngành kinh tế khác Ngoài việc học hỏi kinh nghiệm từ những công việc được giao, tôi đã chủ động khai thác thông tin hữu ích từ các nhân viên của công

ty, website và sách báo Tôi nhận thấy rằng: để tạo nên các mối quan hệ xã hội, bản thân phải

có những hành động thiết thực (giúp đỡ, thăm hỏi v.v…) nhằm tạo niềm tin cho người đối diện Bên cạnh đó, việc có kiến thức xã hội sâu và rộng là một yếu tố không thể thiếu trong thời đại thông tin ngày nay Cuối cùng, thông qua quan sát cách thức xử lý tình huống, công việc và áp lực nơi công sở, tôi đã nắm bắt rõ ràng hơn yếu tố cốt lõi của các môn học (tâm lý học, hành vi tổ chức v.v…) Từ đó, tôi đã tích lũy cho bản thân những kiến thức mới, kinh nghiệm góp phần định hướng trong học tập và phát triển khi tiếp tục hoàn tất chương trình học ở đại học Hoa Sen

MỤC LỤC

NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP i

TRÍCH YẾU ii

MỤC LỤC iii

DANH SÁCH BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH iv

LỜI CẢM ƠN v

LỊCH TRÌNH LÀM VIỆC vi

NHẬP ĐỀ 1

1 GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP 2

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 2

1.2 Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp 3

1.3 Phòng ban và chức năng 3

1.4 Mô tả phòng ban tiếp nhận thực tập – phòng hành chánh 5

2 THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA DOANH NGHIỆP VÀ CÁC CÔNG VIỆC ĐƢỢC GIAO 6

2.1 Thực trạng tình hình nhân sự của doanh nghiệp 6

2.1.1 Xây dựng văn hoá làm việc tích cực 6

2.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên 6

2.1.3 Tái quy trình công việc 8

2.1.4 Tuyển thêm nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu phòng ban 8

2.2 Các công việc được giao 9

2.1.1 Sử dụng các thiết bị văn phòng 9

2.1.2 Kiểm tra hoá đơn điện thoại di động cho nhân viên 9

2.1.3 Lễ tân 9

2.1.4 Hỗ trợ quá trình tuyển dụng của phòng nhân sự 10

2.1.5 Hỗ trợ cho các phòng ban khác 10

3 GIẢI PHÁP 11

3.1 Bãi giữ xe cho nhân viên quá tải 11

3.2 Xây dựng các khoá đào tạo cho nhân viên 11

3.3 Củng cố sự liên kết nội bộ trong doanh nghiệp 12

KẾT LUẬN 15

TÀI LIỆU THAM KHẢO 16

PHỤ LỤC 17

DANH SÁCH BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Lập Thành 2 Hình 3.1: Trang chính blog công ty 13 Hình 3.2: Bản tin Lập Thành 14

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, tôi xin trân trọng cảm ơn đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho tôi tham gia kỳ thực tập này, giúp tôi tiếp cận môi trường làm việc thực tế và hình thành nhận thức về ngành học của mình

Bên cạnh đó, tôi chân thành cảm ơn bà Phan Khánh Vân – Trưởng phòng Hành chánh – đã tiếp nhận và hỗ trợ tôi trong quá trình thực tập, bà Lê Thị Kiều Hương và bà Đặng Thúy An – nhân viên hành chánh – đã hướng dẫn công việc và ông Nguyễn Đăng Hạt – Trưởng phòng Quản trị hệ thống – đã hỗ trợ các kiến thức về hành chánh – nhân sự, cơ cấu tổ chức và các kiến thức liên quan đến kỹ năng – phương pháp quản lý cần thiết

LỊCH TRÌNH LÀM VIỆC

 Họp nhóm thực tập với giảng viên hướng dẫn

 Họp nhóm thực tập với giảng viên hướng dẫn

06

 Thu thập phụ lục: biểu mẫu nghỉ phép, đề nghị đào tạo v.v…

07

 Chỉnh sửa toàn bộ báo cáo

 Thiết kế slide trình chiếu

 Hoàn chỉnh báo cáo và slide trình chíếu

NHẬP ĐỀ

Với mục tiêu hình thành nhận thức về nghề nghiệp cho sinh viên, đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho sinh viên tham gia môi trường doanh nghiệp trước khi bắt đầu học các môn chuyên ngành Từ đó, sinh viên sẽ có được sự nhìn nhận và định hướng đúng đắn hơn cho sự phát triển trong tương lai

Để tận dụng tối đa cơ hội tiếp cận công việc thực tế này, tôi đã đặt ra 04 mục tiêu sau:

 Mục tiêu 01: Xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên của doanh nghiệp

 Mục tiêu 02: Nắm bắt được thực trạng của doanh nghiệp và đặc thù của ngành

Qua đợt thực tập, tôi đã hoàn thành các mục tiêu đã đề ra Tuy chưa thoả mãn với kết quả đạt được, nhưng đợt thực tập đã góp phần không nhỏ vào việc định hình con đường học tập của tôi trong tương lai

1 GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP

Việt Nam – Singapore trong lĩnh vực xây dựng, sửa chữa và cải tạo các dự án có quy

mô trung bình và lớn

Ty Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Lập Thành, đồng thời có thêm sự tham gia của ông

Vũ Đức Dũng trong vai trò chuyên gia về lĩnh vực xây dựng

o Thiết kế xây dựng nhà xưởng công nghiệp

o Tổng thầu xây dựng các nhà máy công nghiệp

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Lập Thành Nguồn: ông Nguyễn Đăng Hạt – Trưởng phòng Quản trị hệ thống

1.2 Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

1.3 Phòng ban và chức năng

 Bộ phận thiết kế

 Thiết kế kiến trúc nhà xưởng công nghiệp

 Thiết kế hệ thống điện, nước, phòng cháy chữa cháy

 Thiết kế nội thất

 Bộ phận nhân sự

 Tham mưu, giúp việc và chịu trách nhiệm toàn diện trước Ban lãnh đạo công ty về kết quả công tác tổ chức, nhân sự theo đúng quy định của Nhà nước và nội quy, quy chế của Công ty

 Phân tích nguồn nhân lực

 Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

 Quản lý, bảo vệ các loại tài sản của công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn la động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy

nổ

 Tham mưu, đề xuất cho Ban Giám Đốc để xử lý các vấn đề thuộc Hành chánh

 An toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, quan hệ chính quyền

 Bộ phận quản lý thi công

 Quản lý chất lượng công trình

 Nghiên cứu cải tiến các biện pháp kỹ thuật, áp dụng các biện pháp kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh

 Tạo năng lực thực hiện các gói thầu

 Tìm chỗ đứng cho thương hiệu

 Truyền thông cho công ty

 Phối hợp các phòng ban chức năng trong công ty nhằm phục vụ tốt công tác sản xuất kinh doanh

 Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính - kế toán, trong đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính của Nhà nước

 Bộ phận vật tƣ

 Mua – bán, chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư

 Tham mưu cho lãnh đạo về tình hình vật tư, nhà cung cấp

 Xác định giá cả gói thầu

 Dự trù chi phí phát sinh

1.4 Mô tả phòng ban tiếp nhận thực tập – phòng hành chánh

Lưu trữ, xử lý văn thư

 Tiếp nhận văn thư đến, lưu vào sổ nhật ký văn thư đến (sổ và file excel) Sau đó, chuyển đến bộ phận liên quan

 Đối với văn thư đi: bộ phận cần chuyển thư liên hệ lễ tân, lễ tân

sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh EMS đưa văn thư đến cơ quan theo yêu cầu (dịch vụ EMS sẽ chuyển thư đi hai chuyến một ngày: 9h00 và 17h30)

 Tất cả các văn thư liên quan đến nội bộ tổ chức (biên bản, quyết định v.v…) đều phải photo và lưu lại bản photo

 Tiếp nhận văn thư đến và đi

 Tổ chức sự kiện, hội nghị

 Thực hiện theo yêu cầu của lãnh đạo

 Hoạch định chương trình, trình lãnh đạo xét duyệt

 Tiến hành thực hiện, giữ vai trò hậu cần trong quá trình diễn ra hội nghị, sự kiện

 Viết quy trình về an toàn lao động,

 Thành lập đội phòng cháy chữa cháy cấp cơ sở

 Tổ chức huấn luyện phòng cháy chữa cháy và an toàn lao động

 Tiếp nhận và xem xét các yêu cầu tự chính quyền sở tại

 Quản lý tài sản công ty

 Tiến hành kiểm kê tài sản theo từng quý

 Tổng hợp thông tin chi phí và xác định định mức chi phí hằng tháng của công ty

 Cố vấn cho lãnh đạo để lãnh đạo hoạch định nguồn tiền phù hợp

2 THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA DOANH NGHIỆP VÀ CÁC CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO

2.1 Thực trạng tình hình nhân sự của doanh nghiệp

2.1.1 Xây dựng văn hoá làm việc tích cực

 Tinh thần tiết kiệm khi sử dụng văn phòng phẩm: tận dụng các bản vẽ vào việc photo giấy

tờ, chứng từ lưu trữ (01 mặt), v.v…

 Duy trì không khí vui vẻ, thoải mái trong thời gian làm việc

 Công ty có các hoạt động (đi ăn trưa, dã ngoại, đi hát karaoke…) sau khi hoàn thành một giai đoạn làm việc căng thẳng

 Khoảng cách quyền lực thấp

 Không gian rộng kết hợp với trang trí nội thất (hồ cá treo tường, hòn non bộ v.v…) giúp giảm stress

 Sử dụng thiết kế không gian mở để tăng cường tương tác giữa các nhân viên

2.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên

 Ảnh hưởng từ tình hình tài chính của doanh nghiệp

 Đối tác tiến hành các thủ tục kiện tụng  làm ảnh hưởng đến uy tín công ty và mất thời gian rất nhiều vào các thủ tục kiện tụng

 Nhà cung cấp vật tư mới yêu cầu thanh toán ngay, không cho kéo dài thời gian thanh toán (thông thường khi mua vật tư, các nhà cung cho phép thanh toán trong 01 tháng)

tình hình chậm thanh toán công nợ của công ty, thậm chí có thể lên đến 09-10 đối tác 01 ngày  luôn trong trạng thái căng thẳng, áp lực và không có đủ thời gian làm việc

 Nhân viên lễ tân: người nhận cuộc gọi đầu tiên và chuyển tiếp lên các phòng ban Đôi

khi đối tác nóng tính dẫn đến lời nói không còn tự chủ, mang tính xúc phạm Đối với các đối tác đến trực tiếp, không khí phòng khách luôn căng thẳng và thường xuyên nghe những lời nói không hay  làm việc trong môi trường căng thẳng, khó tập trung hoàn toàn vào công việc hành chánh khác

thanh toán đầy đủ công nợ, các nhà cung cấp mới yêu cầu thanh toán ngay khi nhận vật tư

 chịu áp lực từ bộ phận quản lý thi công và nhà cung cấp

 Vào tháng 8/2010, công ty trả lương cho nhân viên vào ngày 10/8 (trễ 07 ngày so với quy định) Trong 03 ngày đầu, rất nhiều nhân viên gọi điện thoại trực tiếp lên phòng kế toán, dẫn đến phòng này quá tải trong công việc

 Hỗ trợ chi tiêu: tiền điện thoại, tiền xăng dầu v.v…

 Ảnh hưởng do dịch bệnh (cúm siêu vi)

 Vào giữa tháng 7/2010, văn phòng chi nhánh của công ty (phòng 903 toà nhà Central Point) xảy ra dịch cúm siêu vi Toàn bộ nhân viên ở văn phòng chi nhánh đó và cả khách hàng đến liên hệ công việc đều mắc bệnh

 Trong suốt 02 tuần làm việc, mỗi ngày chỉ có khoảng 04 – 05 nhân viên đến công sở

 Hậu quả

 Công việc phần nào bị đình trệ

 Tâm lý nhân viên ở chi nhánh không ổn định: khó chịu, hoang mang và luôn mệt mỏi

 Tâm lý nhân viên ở trụ sở chính: lo sợ và đề phòng khi có nhân viên từ chi nhánh về

 Ảnh hưởng do mâu thuẫn nội bộ

 Chồng chéo trong chức năng phòng ban

 Trách nhiệm không được xác định rõ ràng, cụ thể

 Hậu quả

 Trạng thái thờ ơ đối với các công việc không xác định rõ trách nhiệm

 Nảy sinh mâu thuẫn khi có vấn đề phát sinh

2.1.3 Tái quy trình công việc

 Thuận lợi

 Tinh gọn bộ máy và quy trình làm việc

 Xác định cụ thể trách nhiệm từng cá nhân

 Giảm thiểu sự chồng chéo trong công tác giữa các phòng ban

 Khó khăn

 Phải có kiến thức rõ ràng về các nghiệp vụ - chức năng phòng ban

 Chỉnh sửa, thay đổi quy trình vốn có của phòng ban khảo sát  ảnh hưởng đến công việc hiện tại của nhân viên, thay đổi quy trình làm việc vốn đã định hình

2.1.4 Tuyển thêm nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu phòng ban

 Phòng ban yêu cầu: quản lý thi công, vật tư, hành chánh

 Vị trí: kỹ sư giám sát, thủ kho vật tư, nhân viên lễ tân

1 Nhận yêu cầu từ phòng ban

2 Tiến hành tìm ứng viên thông qua các trang web tuyển dụng: www.24h.com.vn, www.timviecnhanh.com, www.vietnamworks.com v.v…

3 Hẹn và phỏng vấn ứng viên

 Nhân viên nhân sự phụ trách phỏng vấn

 Các câu hỏi yêu cầu kỹ năng công việc được dựa trên bảng mô tả công việc do trưởng bộ phận cung cấp

4 Nếu ứng viên đạt tiêu chuẩn tuyển dụng, tiến hành cho thử việc Thời gian thử việc là 02 tháng

5 Trong thời gian thử việc, tiến hành đánh giá nhân viên

 Trưởng bộ phận liên quan đánh giá về kỹ năng, kiến thức

 Bộ phận nhân sự, hành chánh đánh giá về thái độ làm việc, ngày công

2.1.2 Kiểm tra hoá đơn điện thoại di động cho nhân viên

 Nhập số tiền điện thoại thực dùng

 Lấy số tiền thực dùng trừ với số tiền được hỗ trợ

 Nếu có số dư dương (+): yêu cầu nhân viên trả tiền bù vào

2.1.3 Lễ tân

 Tiếp nhận và kiểm tra hàng (văn phòng phẩm, vật tư v.v…)

 Tiếp nhận và kiểm tra fax, văn thư đến

2.1.4 Hỗ trợ quá trình tuyển dụng của phòng nhân sự

 Photo mẫu form “thông tin ứng viên”

 Khi phòng nhân sự hẹn ứng viên đến:

Tiếp ứng viên Hướng dẫn điền mẫu form:

 Vị trí ứng tuyển

 Bằng cấp

 Kinh nghiệm làm việc

Thông báo cho phòng nhân sự Dẫn ứng viên lên phỏng vấn

2.1.5 Hỗ trợ cho các phòng ban khác

 Photocopy

 Photo hồ sơ dự thầu:

Dùng cho phòng vật tư, marketing làm bản tham khảo Dùng cho phòng đấu thầu chỉnh sửa trước khi trình ban giám đốc Photo, xin dấu và chữ ký khi làm hồ sơ gửi đi đấu thầu (gấp)

 Photo hồ sơ, chứng từ cho phòng vật tư

 Chuyển thư cho phòng kế toán

 Chuyển phát nhanh EMS

 Mang đến Chuyển Phát Hàng Không (số 05 Cửu Long, Tân Bình)

 Hỗ trợ phòng quản trị hệ thống thiết kế biểu mẫu quản lý tài sản

3 GIẢI PHÁP

3.1 Bãi giữ xe cho nhân viên quá tải

 Sức chứa của bãi hiện tại: 24 chiếc

 Nhân viên công ty hiện tại (mỗi người một chiếc xe): 23

 Nhân viên công ty tương lai: 29

 Chưa tính đến lưu lượng khách đến công ty từ 07 – 08 lượt / ngày

Những nhân viên thường xuyên ra – vào (đặc thù công việc) được quyền để xe ở bãi giữ xe của công ty, nhưng phải có sự chấp nhận và kiểm soát của ban giám đốc

2 Những nhân viên có nhu cầu ra ngoài trong ngày phải đăng ký để xe ở công ty

3 Mua từ 02-03 xe chung cho công ty, dùng cho nhân viên ra ngoài khi có việc cần (công việc đột xuất)

3.2 Xây dựng các khoá đào tạo cho nhân viên

 Anh văn: giao tiếp

 Kỹ năng quản lý: quản lý thời gian, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc v.v…

3.3 Củng cố sự liên kết nội bộ trong doanh nghiệp

 Bước 01: thành lập 01 trang blog cho công ty (hình 3.1)

 Bao gồm các mục

Trang chủ: giới thiệu mục tiêu của blog

Kỹ năng quản lý: thông tin về các kỹ năng quản lý thời gian, quản lý

công việc, v.v…

Nhân vật: các bài viết về từng nhân viên trong công ty (thói quan, sở

thích, tính cách v.v…)

Góc tâm sự: nơi các nhân viên nói về cảm xúc của họ về bất cứ việc

gì, mong muốn được mọi người chia sẻ

English corner: các điểm nhấn ngữ pháp tiếng Anh, thuật ngữ, tiếng

lóng, thành ngữ v.v…

Rao vặt

Ý kiến đóng góp: nhân viên gửi phản hồi về các chính sách hoặc đóng

góp ý kiến cho ba lãnh đạo

 Nhà cung cấp gợi ý: www.wordpress.com, lý do:

Có hỗ trợ tiếng Việt Các nhân viên có thể bình luận về các bài viết mà không cần phải có tài khoản của wordpress

 Bước 02: tiến hành cập nhật thông tin cho các mục trên Yêu cầu khi cập nhật thông tin:

 Nếu là bài sưu tầm, phải có nguồn rõ ràng

 Bảo đảm chất lượng thông tin cung cấp

 Nội dung giáo dục

 Thiết kế các tuần san (bán nguyệt san) gồm các nội dung trích lược, tóm tắt của các bài viết đã chuẩn bị trên blog, kèm theo đường link dẫn đến bài viết chính trên blog (hình 3.2)

 Tiến hành gửi qua mail cho toàn thể nhân viên công ty

 Bước 04: kiểm tra phản hồi và ý kiến đóng góp của nhân viên gửi về công ty