Kỹ năng thuyết trình

 Thuyết trình là quá trình trình bày về một vấn đề gì đó với ai đó nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể như giúp người nghe hiểu được nội dung bài thuyết trình, tạo dựng quan hệ…... Trong

5 Phan Lâm Thanh

6 Nguyễn Văn Hoài Linh

7 Dương Bảo Chiêu

8 Trần Văn Tuấn

9 Bùi Văn Thắng

NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH

I NÊU KHÁI NIỆM VÀ CÁC CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ ĐỂ CÓ 1 BUỔI

THUYẾT TRÌNH THÀNH CÔNG?

1 Khái niệm

 Thuyết trình là gì ?  Thuyết trình là quá trình trình bày về một vấn đề gì đó với ai đó nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể như giúp người nghe hiểu được nội dung bài thuyết trình, tạo dựng quan hệ…

 Vì sao phải nâng cao kỹ năng thuyết trình ?

Trong cuộc sống hằng ngày, mỗi chúng ta sẽ có những lúc phải trình bày về một vấn đề

gì đó cho ai đó hiểu, nhưng đa số chúng ta lại gặp phải những cảm giác lo lắng, hồi hộp, không kiểm soát được lời nói, hành động của bản thân mỗi khi trình bày, nhất là khi phải trình bày trước nhiều người dẫn đến kết quả của bài thuyết trình thường không cao Không những thế, đối với xã hội phát triển như ngày nay, thuyết trình là một kỹ năng sống không thể thiếu, dù bạn làm việc trong công ty lớn hay nhỏ Đặc biệt, khi làm việc ở các công ty nước ngoài, chuyện diễn thuyết bằng ngoại ngữ là điều hiển nhiên

Do đó, bạn cần chế ngự được nỗi sợ hãi này

nếu không muốn cơ hội thăng tiến của mình

bị cản trở

Để thành công trong giao tiếp thì

việc trình bày trước đám đông là một rào

cản đối với hầu hết mọi người, nếu không

có sự chuẩn bị kỹ bạn dễ biến mình thành

"chú hề" trước mọi người Cho nên những

gì chúng ta cần làm là chẩn bị và luyện tập

2 Các công việc chuẩn bị

Trong cuộc sống hằng ngày của chúng ta, bất cứ một vấn đề nào cũng vậy: “Không chuẩn bị

là chuẩn bị cho thất bại” Trong quá trình thuyết trình luôn phát sinh các tình huống bất ngờ,

khó xử, do đó công tác chuẩn bị càng trở nên quan trọng Chuẩn bị càng kỹ, tỉ lệ rủi ro càng nhỏ

và cơ hội thành công của chúng ta

/càng lớn Sau đây là các công việc

chuẩn bị mà chúng ta cần thực hiện

để có được một bài thuyết trình

thành công

 Xác định tình huống

 Giới hạn các vấn đề

 Khi chọn chủ đề thuyết trình, ta nên chọn chủ đề khán giả muốn nghe; chủ đề mới mang tính thời sự hoặc chủ đề ta hiểu biết sâu Ngoài ra, chủ đề thuyết trình không những phụ thuộc vào mong đợi của người nghe mà còn phụ thuộc vào chiến lược và mối quan tâm của môi trường nơi người nghe học tập và công tác

 Khi chuẩn bị một chủ đề, thông thường ta có rất nhiều điều muốn nói Tuy nhiên, nếu cố gắng nói hết những điều đó thì bài thuyết trình sẽ trở nên lan man và không có trọng tâm Để tránh tình trạng này thì ngay từ khi chuẩn bị

nội dung, ta phải phân tích xem: đâu là ý chính, đâu là ý phụ, ý nào “bắt

buộc” phải nói, ý nào “cần nói” và ý nào “nên nói”.

 Đánh giá môi trường bên ngoài : trong thời đại thông tin như hiện nay, mọi thứ thay đổi rất nhanh Do đó, ta cần cập nhật thông tin và đánh giá môi trường bên ngoài Thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến chủ đề sẽ thuyết trình sẽ giúp ta tự tin hơn và trả lời linh hoạt các câu hỏi của khán giả khi thuyết trình Đặc biệt với những lĩnh vực nhạy cảm, thay đổi từng ngày, từng giờ, thì trước khi thuyết trình ta phải kiểm tra xem đến thời điểm nói, thông tin, dẫn chứng ta đưa ra

đã phải là mới nhất và đúng nhất hay chưa

 Phân tích khán giả và diễn giả

Dân gian ta có câu “Biết mình, biết ta, trăm trận, trăm thắng” Thành công của một bài

thuyết trình không chỉ phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của diễn giả mà còn cả của khán giả Phân tích diễn giả và khán giả giúp chúng ta có những giải pháp hữu hiệu cho bài thuyết trìnhcủa mình

 Phân tích khán giả

 Càng hiểu về khán giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu của họ Những thông tin cần thu thập để phân tích là: thông tin cá nhân (tuổi tác, nghề nghiệp, trình độ học vấn và chuyên môn, vị trí công việc),quan điểm, mối quan tâm của họ, giá trị riêng của từng người hoặc nhóm người… Tốt nhất là chuẩn bị trước những bảng danh sách phân loại khán giả

để dễ dàng tiếp cận hơn Nếu biết một số người nghe có quan điểm cứng rắn thì hãy thận trọng và chỉ nêu lên những vấn đề gây tranh cãi khi chúng ta đã

có những chứng cứ, lập luận thuyết phục

 Quy mô người nghe cũng ảnh hưởng đến kết cấu bài thuyết trình Nếu chỉ có

ít người nghe, chúng ta có thể trả lời những câu hỏi của người nghe một cách

cụ thể, hoặc đề nghị họ cho biết ý kiến về vấn đề đang trình bày Nếu có đông người nghe thì buổi thuyết trình phần lớn mang tính một chiều, người nghe ít

có cơ hội đặt ra các câu hỏi chất vấn, do đó trong trường hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố quan trọng để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình

 Phân tích diễn giả : hãy đặt ra những câu hỏi cho chính mình để tìm hiểu xem:

 Chúng ta muốn gì?

 Mong muốn đạt được điều gì?

 Quan hệ của chúng ta với khán giả

ra sao?

 Chúng ta có thể ảnh hưởng tới khán

giả như thế nào?

 … và nhiều câu hỏi hơn thế nữa

 Sau khi trả lời hết các câu hỏi trên thì chúng ta có thể xác định phương pháp tiếp cận hiệu quảnhất cho bài thuyết trình.

 Phân tích mục đích và mục tiêu

Khi thuyết trình thì hiển nhiên là chúng ta phải biết mục đích của bài thuyết trình là gì, mục tiêu cụ thể sau khi thuyết trình cần đạt được những gì ? Tuy nhiên, đôi khi chúng ta lại coi nhẹ những điều quá hiển nhiên đó, thành ra sau khi kết thúc thuyết trình khán giả vẫn không hiểu

rõ ràng chúng ta muốn gì, họ được yêu cầu làm gì, tại sao lại như thế v.v Những điều càng cơ bản thì chúng ta lại càng phải xác định rõ ràng, kỹ càng và không được phép chủ quan Một bài thuyết trình được coi là thành công nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau:

- Không làm mất thời gian của người nghe

- Cấu trúc bài thuyết trình tốt

- Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn

- Nhấn mạnh được những điểm quan trọng

- Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe

 Mục đích tổng quát

 Mục đích cung cấp thông tin gì cho khán giả?

 Mục đích thuyết phục khán giả thực hiện điều gì?

 Hay chỉ đơn thuần là giải trí?

 Mục tiêu cụ thể

 Cụ thể, rõ ràng (Specific)

 Có thể lượng hoá hoặc kiểm tra được (Mesurable)

 Có thể đạt được (Achievable).

 Có tính thực tiễn (Realistic)

 Thời gian thực hiện (Time – bound)

 Trang phục

Trong mọi trường hợp, chúng ta chỉ có khoảng 90 giây để tạo cho người khác ấn tượng

tốt về mình Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, 93% ấn tượng đầu tiên đó được tạo bởi những tín hiệu không lời như: cử chỉ, điệu bộ, dáng vẻ bề ngoài và cách cư xử Vì thế, để có thể tự tin đứngtrước đám đông khán giả thì chúng ta phải hoàn toàn tự tin về bề ngoài của mình

 Tóc: được cắt tỉa gọn gàng, có thể sử dụng một ít gel để giữ dáng cho tóc, nhất là

trong các buổi thuyết trình dài, trong điều kiện nóng nực tóc của bạn có thể bị rối

và xõa xuống, điều này sẽ gây ra ấn tượng không tốt

 Trang phục

 Trang phục mà bạn cảm thấy thoải mái và hoàn toàn tự tin.

 Trang phục phù hợp với nội dung bài nói.

 Trang phục vừa người hoặc hơi rộng chút ít, tránh những trang phục quá chật,

khó cử động bởi nó sẽ làm cho khán giả không tập trung vào những gì bạn nói

mà là dáng vẻ không thoải mái của bạn

 Nếu bạn hơi mập thì bạn nên chọn một bộ vest vừa người, có cài khuy, hạn

chế sử dụng các loại áo khoác có mở nút trước Một điều lưu ý nếu có thể, đó

là kiểm tra trước xem sân khấu hay bục mà bạn sẽ đứng nói có màu sắc như thế nào để bạn chọn một bộ trang phục có màu sắc tương phản, hoặc một màu

gì đó tôn bạn lên, tránh được trường hợp màu trang phục của bạn bị hòa vào màu sân khấu.

 Nếu bạn có vóc dáng bé nhỏ thì các trang phục màu sáng sẽ giúp bạn nổi bật hơn trước đám đông khán giả

 Trước khi lên nói cần kiểm tra, chỉnh trang lại vẻ bề ngoài, bỏ hết các thứ không cần thiết ra khỏi túi quần, túi áo, hoặc các thứ có thể đung đưa, phát ra tiếng kêu khi bạn di chuyển

 Nên mang theo một bộ trang phục dự phòng, bởi bạn có thể gặp phải một vài

sự cố bất ngờ, nhất là khi bạn phải tiếp tục thuyết trình sau bữa ăn, mà trong bữa ăn bạn vô tình để rơi đồ ăn lên áo…

 Bạn không nên mặc bộ đồ mà bạn định mặc lên thuyết trình để đi một quãng đường xa, bụi bặm vì nó sẽ trở nên nhàu nát và nhạt màu…

 Giày: đánh bóng đôi giày để hoàn tất vẻ bề ngoài lịch sự và chứng tỏ bạn tôn

trọng khán giả Nếu bạn là nữ thì có thể chọn giày cao gót để tôn lên vẻ đẹp nhưng phải lưu ý khi lựa giày đó là tránh những đôi giày khi di chuyển phát ra tiếng động

 Kính: nếu bạn đeo kính thì hãy đảm bảo nó không phải là mắt kính phản quang,

tốt nhất là bạn nên sử dụng kính áp tròng để bạn có thể giao tiếp bằng mắt với

khán giả

 Phương tiện, tuyến đường di chuyển và địa điểm thuyết trình

 Chúng ta phải nắm rõ được loại phương tiện, tuyến đường di chuyển để đảm bảo đến địa điểm thuyết trình đúng như dự kiến, tốt nhất là chúng ta đến trước 30

phút đề phòng kẹt đường, hỏng xe…

 Ngoài ra, đến sớm kiểm tra địa điểm sẽ thuyết trình để chắc chắn chỗ đứng của bạn, chỗ ngồi của khán giả cùng với những thiết bị hỗ trợ như bảng trắng, bảng đen, ánh sáng, vị trí màn hình máy chiếu, hệ thống âm thanh… đều thuận tiện chobạn Đến sớm đồng thời giúp bạn có thể làm quen với khán giả và có thời gian chuẩn bị tinh thần, chỉnh trang lại trang phục, đầu tóc và giảm bớt căng thẳng, hồihộp hoặc có thể chào hỏi và nói chuyện với một vài khán giả khi họ đến

 Thiết bị hỗ trợ: cần chuẩn bị đầy đủ các thiết bị hỗ trợ mà bạn dự định sẽ sử dụng như máy chiếu, micro, bút chiếu,… đảm bảo tất cả chúng phải hoạt động tốt và bạn biết cách

sử dụng chúng.

 Tập luyện

 Bước cuối cùng và là bước quan trọng nhất nhưng cũng thường bị bỏ qua nhất đó

là tập luyện trước khi thuyết trình Để tập các động tác cơ bản, chúng ta có thể tập

trước gương Tuy nhiên để tự tin và hiệu quả hơn, ta nên tập luyện trước một vài người, một nhóm nhỏ, rồi đến tập luyện với những điều kiện y hệt khi ta thuyết

trình thật Quá trình đó sẽ khiến ta thu thập thêm rất nhiều ý kiến, ý tưởng mới được người khác đóng góp, những ý tưởng do quá trình tập luyện ta nảy sinh

thêm Có câu rằng: “Thao trường có đổ mồ hôi thì chiến trường mới bớt đổ

máu” Luyện tập dần dần từng bước nhỏ là bí quyết thành công lớn nhất của

người thuyết trình Tập làm sao để nói to, rõ ràng, thong thả, không quá nhanh, quá chậm, có điểm nhấn, điểm dừng nói thu hút được người nghe luôn tập trung

về phía mình

 Nếu có thể thì nên đặt camera

ghi hình lại để phân tích và

điều chỉnh hành vi của chính

mình Quá trình tập luyện sẽ

giúp ta biến những động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen Khi tất cả các động tác thành phản xạ tự nhiên thì ta chỉ cần tập trung vào nội dung chúng ta cũng có một bài thuyết trình sinh động.

II TRÌNH BÀY CẤU TRÚC CỦA MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ?

Một công trình tồn tại vững chắc với thời gian là nhờ có kết cấu hợp lí Cũng làm từ cácbon nhưng than bùn thì siêu rẻ còn kim cương thì siêu đắt là bởi vì chúng có cấu trúc khác nhau Tương tự như vậy, một bài thuyết trình có ấn tượng, có chặt chẽ, thuyết phục người nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc của bài thuyết trình đó

1 Dàn bài của một bài thuyết trình

Dù là một bài văn, một bài phát biểu đơn giản thì đều có 3 phần: Mở đầu, Thân bài và Kết luận Tuy nhiên, việc tổ chức và thể hiện các phần như thế nào thì lại là vấn đề khác Hẳn là khi

chuẩn bị bài thuyết trình, chúng ta đều có những câu hỏi trong đầu như: Làm thế nào để có một

mở bài sắc nhọn lôi cuốn? Làm thế nào để có một thân bài chặt chẽ phù hợp? Làm thế nào để

có một kết luận chắc chắn, dễ nhớ và đi vào lòng người? Cả ba câu hỏi trên có thể trả lời bằng

một câu: Hãy thiết kế bài thuyết trình của ta giống như “Cái đinh”.  

 Phần mở bài: giống như cái mũi đinh Mũi đinh phải sắc nhọn thì mới xuyên được qua

lớp gỗ đầu tiên Vì vậy phần mở bài phải sắc sảo để có thể:

 Thu hút người nghe ngay từ khi bắt đầu thuyết trình

 Tạo bầu không khí hào hứng ban đầu

 Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái chú ý lắng nghe

 Phần thân bài: giống như thân

đinh Thân đinh cần chắc chắn,

độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ

phù hợp với vật cần đóng đinh.

Như vậy phần thân của bài

thuyết trình cần được thiết kế phù hợp với trình độ người nghe, thời gian và bối cảnh của hội trường Một bài thuyết trình quá ngắn với một khoảng thời gian quá dài không khác

gì lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền Ngược lại cũng vậy Cho nên bài thuyết trình phải

có một độ dài và nội dung phù hợp với người nghe

 Phần kết luận: giống như mũ đinh

 Cũng giống như hai mảnh gỗ không thể kết dính chặt chẽ vào nhau nếu như chiếcđinh không có mũ Vậy người nghe cũng không thể nhớ được nội dung chính bài thuyết trình nếu như không có kết luận Phần kết luận giúp cho thính giả nắm

được những điểm chính của bài thuyết trình và lưu lại những ấn tượng về diễn

giả và bài thuyết trình

 Khi ta đã xây dựng được dàn bài cơ bản, điều ta cần

làm tiếp theo là làm thế nào để thể hiện các phần đó

một cách sắc xảo, thú vị, đầy sức thuyết phục

2 Cách thể hiện một bài thuyết trình

 Phần mở đầu

 Tạo sự chú ý

 Theo nghiên cứu của các nhà xã hội học thì chúng ta chỉ có 30 giây để gây ấn tượng ban đầu cho khán giả bằng các hành vi phi ngôn từ và chúng ta chỉ có 4

phút đầu tiên để gây ấn tượng với khán giả bằng những nội dung chúng ta nói.

Bạn đã bao giờ đặt ra câu hỏi: Họ đang nghĩ gì? Họ đã nghe chưa?

 Vội vàng và  không khéo léo luôn là nguyên nhân của sự thất bại Vì vậy phảichuyển họ từ trạng thái nói chuyện riêng, nghĩ về một vấn đề nào đó sang trạng thái lắng nghe ta Đây chính là điểm mấu chốt của điều khiển đám đông,

ta phải biết đưa tất cả tâm trí, tình cảm, cảm xúc của thính giả về cùng một thời điểm (trạng thái), đó là chuẩn bị lắng nghe bài thuyết trình của ta Thính giả có tiếp tục nghe hay không phục thuộc rất nhiều vào những giây phút đầu tiên và cách ta thu hút sự chú ý của họ

 Ta có thể tạo sự chú ý bằng nhiều cách khác nhau Một số cách phổ biến như:

o Dùng ví dụ minh họa

o Kể một mẩu chuyện liên quan đến chủ đề thuyết trình

o Các con số thống kê, trích dẫn

o Nói về cảm tưởng hay liên hệ bản thân

o Bạn có thể sáng tạo thêm một vài cách khác hay đơn giản chỉ là kết hợp vài cách lại với nhau

 Tóm lại, “thính giả chưa nghe thì đừng nói” và nắm giữ vũ khí mạnh nhất trong điều khiển

đám đông là “đưa tất cả về một”

 Giới thiệu khái quát mục tiêu và nội dung chính: sau khi có được sự chú ý của thính giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo đó là cho họ biết mục đích của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận được gì từ đó Mục tiêu thuyết trình không rõ ràng thì rất khó có thể thành công.

 Giới thiệu lịch trình làm việc: điều này giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt được từng nội dung của bài thuyết trình

 Phần thân bài

 Lựa chọn nội dung quan trọng: một lỗi chúng ta thường gặp khi thuyết trình là đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình của mình Điều này xảy ra do hai nguyên nhân cơ bản sau:

 Không xác định được đâu là thông tin bắt buộc khán giả phải biết, đâu là cần biết và nên biết

 Sợ thính giả không hiểu những gì mình nói Nếu ta đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình có thể gây phản ứng ngược lại là làm thính giả rối trí không nhớ được gì

TRÁNH:

NÊN:

 Vậy trong phần thân bài cần thiết xác định được đâu là thông tin quan trọng bắt buộc

ta phải trusyền đạt, đâu là thông tin cần truyền đạt và cuối cùng đâu là thông tin nên truyền đạt

 Chia thành các phần dễ tiếp thu: một

bài thuyết trình thông thường được

chia làm 2 – 6 phần Các phần này

được sắp xếp với nhau theo một trật

tự lôgíc nhất định Lôgíc có thể theotrình tự thời gian, có thể theo quan hệnguyên nhân – kết quả

 Phân bổ thời gian cho từng nội dung: sau khi phân chia thành các phần cơ bản thì

điều cần thiết là phải lựa chọn thời gian cho từng nội dung Thông thường phần

đầu nên ngắn gọn để gây cho thính giả cảm giác bài thuyết trình ngắn gọn và tăng mức độ tập trung

 Phần kết luận

Người ta có câu “Lời nói gió bay” Vì vậy, trong thuyết trình cần phải có kết luận Kết luận

giúp người nghe tổng kết lại những ý chính mà ta đã trình bày và đó cũng là thông điệp muốn gởitới thính giả