Đề cương ôn tập quản trị nhân lực

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 1 Khái niệm, vai trò hoạch định NNL, các biện pháp điều chỉnh trong từng trường hợp mất cân đối cung cầu nhân lực Khái niệm “Nguồn nhân lực là tổng thể số lượng và ch.

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP

QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

1 Khái niệm, vai trò hoạch định NNL, các biện pháp điều chỉnh trong từng trường hợp mất cân đối cung - cầu nhân lực

 Khái niệm

“Nguồn nhân lực là tổng thể số lượng và chất lượng con người với tổng hoà các

tiêu chí về trí lực, thể lực và những phẩm chất đạo đức – tinh thần tạo nên năng lực mà bản thân con người và xã hội đã, đang và sẽ huy động vào quá trình lao động sáng tạo vì sự phát triển và tiến bộ xã hội.” 

“Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn

nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho tổ chức có đủ nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao”

 Vai trò

Hoạch định nguồn nhân lực có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý nhân sự cũng như hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp. 

 Giúp tổ chức nhận thấy được nhu cầu nhân lực của mình để phục vụ hoạt động kinh doanh, sản xuất

 Giúp tổ chức và nguồn nhân lực có mối quan hệ gắn kết với nhau, nhân viên hiểu rõ hơn về các chính sách nhân sự cũng như sự gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức

 Giúp tổ chức luôn ở trạng thái chủ động, gắn kết các hoạt động quản trị nhân lực lại, liên kết giữa tuyển dụng, đào tạo, trả lương… Từ đó giúp cho người lao động tin tưởng vào doanh nghiệp, tham gia tích cực và hứng thú với công việc của mình

 Hoạch định cho phép dự tính được hiệu quả kinh tế mà tổ chức đã đầu tư vào nguồn nhân lực là bao nhiêu, lợi ích và chi phí mà tổ chức bỏ ra qua mỗi chính sách là bao nhiêu

 Đây là cách để doanh nghiệp thất được những khó khăn phía trước mà doanh nghiệp sẽ trải qua hay những cơ hội cụ nào doanh nghiệp có thể có được

Hoạch định nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực, có sự ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc của doanh nghiệp

Nếu một doanh nghiệp không có hoạch định nguồn nhân lực, hoặc hoạch định nguồn nhân lực không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ khó có thể đánh giá được đội ngũ nhân sự của mình. Điều này ảnh hưởng lớn tới kết quả chung của cả doanh nghiệp

 Các biện pháp điều chỉnh trong từng trường hợp mất cân đối cung - cầu nhân lực.

 Cung nhỏ hơn cầu

 “Cung nhỏ hơn cầu” là tình trạng mà lượng nhân lực cần có ở một, một số

hoặc toàn bộ các chức danh công việc đang nhiều hơn lượng nhân lực có thể thực hiện công việc mà tổ chức sẵn có Không có chức danh công việc nào đang thừa người thực hiện

 Yêu cầu đặt ra đối với tình trạng này là tổ chức cần duy trì lượng cung nhân

lực hiện có đồng thời thu hút bổ sung một lượng nhân lực tương ứng với yêu cầu đặt ra từ mỗi công việc để lấp chỗ thiếu hụt

 Các hoạt động quản trị nhân lực được nhắc đến lúc này bao gồm: tuyển dụng,

hợp đồng lao động phụ, làm thêm giờ, sử dụng lao động thời vụ hay những hoạt động thiên về thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc (thúc đẩy hơn so với khả năng đã xác định), các hoạt động làm duy trì nhân lực như tiền lương – tiền công, phúc lợi lao động, quan hệ nhân lực, văn hóa tổ chức

 Cung lớn hơn cầu

 “Cung cung lơn cầu” là tình trạng mà lượng nhân lực của tổ chức hiện đang

có đang nhiều hơn so với lượng nhân lực của tổ chức để thực hiện công việc ở một, một số hoặc toàn bộ các chức danh công việc Không có công việc nào thiếu người thực hiện

 Yêu cầu đặt ra đối với tình trạng này là xử lý như thế nào đối với lực lượng

lao động dư thừa để đảm bảo hợp tình, hợp lý, hợp pháp, đồng thời duy trì thái

độ tốt đẹp trong quan hệ đôi bên sau khi chấm dứt quan hệ lao động và đảm bảo

sự yên tâm công tác cho những người ở lại

 Các hoạt động quản trị nhân lực được nhắc đến nhiều nhất lúc này là: tinh giản

biên chế, giảm giờ làm, về hưu sớm, cho thuê (hợp đồng lao động phụ), nghỉ

không lương Có nhiều hoạt động để tổ chức có thể lựa chọn, tuy nhiên đối đầu với trạng thái dư thừa nhân lực đòi hỏi tổ chức hết sức thận trọng và khôn khéo trong lựa chọn cũng như triển khai thực hiện

 cung bằng cầu

 Đây là tình trạng phổ biến nhất trong các tổ chức “Vừa thừa – vừa thiếu” là

tình trạng mà có chức danh công việc thì cung vượt quá cầu, có chức danh công việc khác thì cung lại không đáp ứng cầu

 Đối đầu với tình trạng này, tổ chức cần quan tâm đến hoạt động như: đào tạo lại, sắp xếp lại, thuyên chuyển, đề bạt, thăng chức, đào tạo phát triển hay sử dụng tình trạng dư thừa để đối phó với tình trạng thiếu hụt

 Sau khi thực hiện tất cả các hoạt động có thể nếu vẫn còn tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt thì tổ chức buộc phải sử dụng các hoạt động tương ứng với từng tình trạng ở mỗi chức danh công việc



 Cân đối cung cầu nhân lực

 “Cân đối cung cầu nhân lực” là trạng thái mà cung nhân lực đang vừa đủ để

đáp ứng cầu nhân lực ở mọi chức danh công việc Đây là trạng thái rất hiếm khi đạt được, đặc biệt trong dài hạn

 Khi cân đối cung cầu nhân lực, tổ chức cũng không quan tâm đến các hoạt động quản trị nhân lực Vì trạng thái cân bằng là rất khó đạt được và dễ bị tác động

 Để đảm bảo trạng thái cân bằng đó thì cần thiết phải quan tâm đến các hoạt động nhằm duy trì nhân lực Các hoạt động về thù lao lao động, phúc lợi xã hội, quan hệ lao động, tổ chức lao động, duy trì năng suất và hiệu quả làm việc

2 Quy trình hoạch định NNL

 Phân tích môi trường và các nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch nhân lực.  

Phân tích môi trường kinh doanh là cơ sở cho việc xác định mục tiêu, chiến lược cho DN và HĐNNL

 – Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài bao gồm yếu tố về kinh tế, kỹ thuật – công nghệ, biến động chính trị, luật pháp & sự cạnh tranh của đối thủ cùng ngành

 – Các yếu tố thuộc môi trường bên trong doanh nghiệp:

 Sản phẩm dịch vụ

 Mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

 Khả năng bán hàng , mở rộng thị phần và lượng tiêu thụ sản phẩm.  

 Kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong ngắn hạn & dài hạn

 Sự thay đổi tự nhiên của doanh nghiệp: số lượng người nghỉ hưu, thay đổi nghề nghiệp, luân chuyển công tác, kết thúc hợp đồng,… 

_ Tương quan giữa chiến lược kinh doanh và chiến lược nhân lực

 Phát triển, mở rộng: thu hút bố trí lại nhân lực

 Cắt giản CP: Giảm nhân viên, giảm lương, tăng năng xuất LĐ

 Đa dạng hóa SP: Cải tiến cơ cấu tổ chức, đào tạo tuyển dụng

 Sát nhập đổi tiên công ty: Thay đổi VH tổ chức, tăng giảm nhân lực

 Nâng cao chất lượng, tập trung NH & DV: Nâng cao săn lùng người giỏi, đào

ạo, động viên, khen thưởn

 Dự báo nhu cầu nhân sự cho doanh nghiệp.  

Dự báo cầu nhân sự là xác định số lượng, cơ cấu nhân lực với các yêu cầu về trình độ, kỹ năng cần thiết đảm bảo đội ngũ nhân sự có thể đáp ứng được yêu cầu công việc cho từng thời kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Các công việc cần thực hiện bao gồm:

– Xác định nhu cầu về các loại nhân sự cụ thể tại từng thời điểm trong tương lai để thực  hiện các vai trò và chức năng khác nhau của doanh nghiệp.  

– Yêu cầu về trình độ về trình độ, kỹ năng, các tiêu chuẩn lao động được sử dụng trong tương lai

– Trang thiết bị kỹ thuật và công nghệ 

– Sự thay đổi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp trong tương lai, và sự thay đổi về năng suất lao động dự kiến. 

– Dự báo sự phát triển về năng lực nhân sự trong tương lai

– Tỷ lệ nghỉ việc, luân chuyển công tác, nghỉ hưu

– Khả năng tài chính của doanh nghiệp để có thể thu hút lao động lành nghề từ bên  ngoài.  

Dự báo nhu cầu nhân sự được chia làm 2 loại: ngắn hạn và dài hạn 

– Dự đoán nhu cầu ngắn hạn

 Dựa vào việc phân tích nhiệm vụ/ khối lượng công việc cần phải thực hiện 

 Sử dụng hệ số quy đổi hoặc tiêu chuẩn định biện để xác định số giờ lao động cần  thiết 

 Quy đổi giờ lao động ra số nhân lực cho mỗi ngành nghề.  

 Tính theo lượng lao động hao phí 

 Phương pháp tính theo năng suất lao động 

 Phương pháp tính theo tiêu chuẩn định biên. 

 – Dự báo nhu cầu dài hạn:

Dự đoán nhu cầu dài hạn là nhiệm vụ của các chuyên gia quản lý nhân lực Thông thường, để dự đoán nhu cầu dài hạn cần căn cứ vào các mục tiêu và kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai, dự đoán những thay đổi về khoa học – kỹ thuật công nghệ, dựa vào sự phân tích tác động của môi trường kinh doanh…

Các phương pháp dự đoán nhu cầu dài hạn:  

 Các phương pháp định lượng bao gồm phân tích xu hướng, phương pháp ước lượng trung bình, phương pháp hồi quy tuyến tính

 Phương pháp định tính như phương pháp chuyên gia & kỹ thuật Delphi – hình mẫu kỹ thuật điển hình để điều tra, sau đó thảo luận và đưa ra kết luận của nhóm điều tra Phương pháp này hạn chế được tính chủ quan của con người

 Dự báo khả năng cung nhân lực. 

Dự báo khả năng cung nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của quá trình hoạch định nguồn nhân lực Để dự báo mức cung nhân lực, doanh nghiệp cần phân tích mức cung nội bộ và phân tích mức cung ở thị trường lao động bên ngoài.  

 – Phân tích mức cung nội bộ

Là việc xem xét điều chuyển nhân sự ở bộ phận thừa sang bộ phận thiếu

– Phân tích mức cung ở thị trường lao động bên ngoài. 

Để dự đoán chính xác mức cung trên thị trường lao động, doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố liên quan đến khả năng cung lao động trên thị trường như tình hình phát triển kinh

tế – xã hội, tỷ lệ thất nghiệp, sự phát triển khoa học – kỹ thuật của ngành mà doanh nghiệp đang tham gia và các đối thủ cạnh tranh. 

Các yếu tố này có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng cung nhân lực trên thị trường lao động.  

 Phân tích thực trạng nhân lực của doanh nghiệp. 

Phân tích thực trạng nhân lực của doanh nghiệp nhằm phát hiện nhữngđiểm  mạnh và điểm yếu của nhân sự trong nội bộ doanh nghiệp

– Phân tích về cơ cấu tuổi, tỉ lệ về giới tính nam/nữ để đánh giá mức độ phù hợp với công việc.  

– Phân tích kết cấu trình độ, nghề nghiệp Trong doanh nghiệp có nhiều ngành nghề khác nhau, việc phân tích kết cấu trình độ, nghề nghiệp để xác định việc phân bổ nguồn lực như vậy đã hợp lý chưa? Làm cơ sở cho doanh nghiệp có thể điều chỉnh bố trí nhân sự hợp lý hơn. 

– Phân tích tình hình sử dụng lực lượng lao động theo trình độ lành nghề, giúp doanh nghiệp sử dụng nhân lực hiệu quả hơn. 

– Xem xét về tình hình nghỉ hưu, thay đổi, luân chuyển và kết quả đánh giá việc sử dụng nguồn nhân lực trong vài năm gần đây.  

 Cân đối cung – cầu và điều chỉnh 

Dựa trên cơ sở dự đoán cung – cầu nhân lực, thực trạng nhân lực hiện có của  doanh nghiệp, và căn cứ chiến lược phát triển sản xuất, doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch cân đối nhân lực Việc cân đối cung – cầu nhân lực sẽ xảy ra 3 trường hợp sau:

– Cung nhân lực> cầu nhân lực (thừa nhân lực) 

– Cung nhân lực < cầu nhân lực (thiếu nhân lực) 

– Cung nhân lực = cầu nhân lực. 

Các giải pháp cân bằng cung cầu: 

– Trong ngắn hạn:  

+ Trong trường hợp thiếu nhân lực: doanh nghiệp có thể tiến hành giãn ca làm thêm giờ, thêm ngày Tuy nhiên giải pháp này bị hạn chế do luật lao động có quy định mức làm thêm giờ và thêm ngày trong tuần và trong năm Doanh nghiệp có thể cân nhắc hạn chế nghỉ phép,… 

+ Trong trường hợp thừa nhân lực: doanh nghiệp có thể khuyến khích lao động tranh thủ nghỉ phép, hoặc khuyến khích nghỉ chế độ sớm cho những người đến độ tuổi về hưu Có thể tiến hành san sẻ công việc trong nhóm để nghỉ luân phiên và cho phép  nghỉ sớm.  

– Trong dài hạn: doanh nghiệp phải có kế hoạch về nhân lực, có thể sử dụng

outsourcing, hoặc hợp động theo thời vụ,… 

Xây dựng một quy trình hoạch định nguồn nhân lực chi tiết giúp doanh nghiệp sử dụng nhân sự một cách tối ưu nhất, tiết kiệm nhất & hiệu quả nhất Hạn chế tối đa rủi ro thiếu hụt nhân sự hoặc thừa nhân sự ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

3 Khái niệm, ý nghĩa của phân tích công việc, các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc

 Khái niệm

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc

và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để  thực hiện công việc

Cụ thể phân tích công việc nhằm trả lời các câu hỏi sau đây:

 Nhân viên thực hiện những công tác gì?

 Khi nào công việc được hoàn tất?

 Công việc được thực hiện ở đâu?

 Nhân viên làm công việc đó như thế nào?

 Tại sao phải thực hiện công việc đó?

 Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?

 Ý nghĩa

 Ý nghĩa đối với người lao động:

+ Biết được khả năng phù hợp của bản thân với công việc để có thể ứng tuyển và đề xuất mức lương, các chế độ phù hợp nhất

+ Nắm được nội dung công việc để quá trình làm việc hiệu quả và linh hoạt, nhanh chóng

và mang kết quả tốt nhất

+ Nắm được phần nhiệm vụ, nội dung công việc mình làm và chịu trách nhiệm với phần công việc được giao

+ Có sự phối hợp và thống nhất trong quá trình làm việc với đồng nghiệp và cấp trên hơn

+ Có sự phấn đấu, nổ lực trao đồi và hoàn thiện trình độ chuyên môn để phù hợp với công việc được giao, đồng thời phấn đấu để nhận mức lương, trợ cấp phục vụ cho nhu cầu cá nhân và gia đình

Ý nghĩa đối với DN:

– Định hướng cho quá trình tuyển dụng, hoàn thiện việc bố trí NV

– Phân tích công việc giúp người quản trị xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc

– Xác định được mức độ, tính chất của công việc cũng như mức độ khả thi của việc thực hiện và hoàn thành công việc của người lao động dễ dàng hơn Từ đó đưa ra phương hướng giải quyết, xử lý công việc hay tình huống phát sinh cũng như các chính sách khen thưởng phù hợp khi người lao động làm việc

– Xác định điều kiện để tiến hành công việc hiệu quả nhất, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như sức lực cho người thực hiện và quá trình đánh giá hiệu quả làm việc

– Xây dựng được mối tương quan của công việc đó với công việc khác Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn

– Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn nhân sự phù hơp và hoàn thiện việc bố trí, sắp xếp công việc phù hợp với nhân viên thực hiện

– Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo Lên

kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên

 Các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc

Môi trường điều kiện làm việc:

 Được tổ chức HĐ của DN

 Chế độ luong bổng, khen thưởng

 Tầm quan trọng của cv trong DN

 An toàn LĐ, chế độ thời gian làm việc, những rũi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc

HĐ trong CV:

 PP làm việc

 Các mph trong thực hiện cv

 Cách thức làm việc với KH

 Cách thức xử lý các số liệu, cách thức làm việc với các loại máy móc, trang

bị kỹ thuật

Máy móc, thiết bị, công cụ, yếu tố hỗ trợ khác:

 SL

 Chủng loại

 Quy trình kỹ thuật

 Cách thức sự dụng, bảo quản

Tiêu chuẩn làm việc:

 Tiêu chuẩn về thể lực: tuổi tác, ngoại hình, sức khỏe, giọng nói

 Tiêu chuẩn về trí lực: học vấn, kỹ năng, kinh nghiệp, tính cách, tham vọng, quan điểm…

Các kỹ năng để thực hiện công việc:

 Kỹ năng mềm: giao tiếp, tự tin, đối nhân sự thế, trình bày, lãnh đạo bản thân và đội nhóm, kiểm soát cảm xúc về thái độ

 Tiêu chuẩn về tính cách: tự tin, quyết đoán, sáng tạo, tự lập, lạc quan, kiên nhẫn, biết lắng nghe

4 Khái niệm bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc, những nội dung cần có ở 2 bản

a) bản mô tả công việc

 khái niệm: Là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm và nhiệm vụ liên quan

đến 1cv được giao và những tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc

 Nội dung

 Nhận diện công việc: trên cv, bộ phận phòng ban, cấp bậc, nhân viên thực hiện cv, người giám sát, người phê duyệt bản MTCV

 Tóm tắt công việc: bản chát chung của cv, liệt kê những chức năng và mục đích chính

 Trách nhiệm về quyền hạn:liệt kê tường chức năng chính, sau đó giảm thiệu các cv củ thệ cần thực hiện trong chắc năng chính đó Xác định quyền ra quyết định của người làm việc, người giám sát trực tiếp và vấn đề phân bổ ngân sách

 Các mối qun hệ trong cv: báo cáo cv, giám sát cv, phối hợp với ai trong cty tiếp xúc với ai ở ngoài cty

 Tiêu chuẩn thực hiện và điều kiện làm việc:liệt kê những tiêu chuẩn cần đạt khi thực hiện cv: tiêu chuẩn về sl sp, khối lượng cv, ds bán hàng, mức tiêu hao NVL, chất lượng SP Liệt kê điều kiện làm việc: MT, bối cảnh, phương tiện

b) bản tiêu chuẩn công việc

 khái niệm: bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê hết tất cả các yêu cầu tối

thiểu mà bạn cần phải đáp ứng được khi nhận được công việc ứng tuyển

 Nội dung

 Trình độ học vấn và trình độ chuyên môn của ứng cử viên

 Kinh nghiệm công tác

 Các kỹ năng làm việc

 Các cá nhân phẩm chất cần thiết

 Các đặc điểm cá nhân

5 Khái niệm và mục đích của đánh giá thực hiện công việc

 Khái niệm: là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công

việc của người lãn đạo trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và đánh giá đó của người LĐ

 Mục đích

 xác định mục tiêu cv rõ ràng: nhân viên cần biết họ cần phải làm gì và đạt được kết quả cụ thể nào

 cung cấp thông tin phản hồi: giúp nhân viên biết được mức độ thực hiện cv của họ so với tiêu chuẩn mẫu và so sánh với các nhan viên khác

 kích thích, động viên nv: có ý thức sáng tạo, phát triện nhận thức về trách nhiệm, thúc đẩy nỗ lực thực hiện tốt hơn thông qua những điều khoản về đánh giá, ghi nhận, hộ trỡ

 Lập kế hoạch nguồn lực

 Phát triện nhân viên: thông qu việc đánh giá giúp tổ chức xác định được người lao động nào cần đào tạo, đào tạo ở lĩnh vực nào

 Hoàn thiện hệ thống quản trị nguồn nhân lực của DN

6 Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc.

Có 7PP dánh giá thực hiện cv

 PP xếp hạng luận phiên: xếp từ thấp đến cao và ngược lại

 PP so sánh cặp: so sánh theo từng tiêu chí cụ thể, dễ thực hiện nhưng không công

bằng và thành kiến

 PP bảng điểm: đừng chỉ tiêu -> tổng hợp điểm -> kết quản thực hiện mọi nv bộ

phận sẽ đánh giá chung theo tiêu chí

 PP lưu trữ: người đánh giá ghi chép sự kiện quan trọng, dễ dàng ra quyết định Ưu: dễ dàng theo dõi người LĐ, dễ đưa ra quyết định, hạn chế lỗi chủ quan

Nhược: khó đánh giá chung, tố thời gian, thiếu sót, người lđ sẽ không thoải mái,

làm ảnh hưởng đến cv

 PP quan sát hành vi: hướng đến hành động hơn kết quả

 PP quản trị theo mục tiêu: quan tâm đến kết quả đạt được

Xác định mục tiêu chung, mong đợi của quản lý và nhân viên và sự sụng các biện pháp đó lường nhằm hướng đến ngườu Lđ của tổ chức và đánh giá kết quả của các cá nhân

XĐ mục tiêu theo tổ chức

XĐ mục tiêu của bộ phận

XĐ MT của nhóm, cá nhân

Phát triển kế hoạch HĐ

Thực hiện

Phân tích điều chỉnh mục tiêu

Đánh giá kết quản

 PP đánh giá theo các chỉ số thực hiện cv chủ yếu: