Các chức năng định dạng tài liệu, công cụ xử lý hình ảnh, đồ thị, smartart được cải tiến đáng kể giúp cho người dùng thao tác nhanh và tạo ra các văn bản với hiệu ứng cực kỳ chuyên nghi
Tổng quan về Microsoft Excel
Giới thiệu Microsoft Excel
Microsoft Excel trong bộ Office 2007 nổi bật với nhiều tính năng đặc biệt, chỉ có trên phiên bản này, giúp nâng cao hiệu quả làm việc Chính thức ra mắt tại Việt Nam từ tháng 3/2007, Microsoft Office 2007 (hay còn gọi là Office 12) đã nhanh chóng chiếm được cảm tình của người dùng nhờ giao diện đồ họa ấn tượng và hàng loạt chức năng mới ưu việt, vượt trội so với các phiên bản trước.
1 Đáng kể nhất phải nói đến chính là giao diện đồ họa mới của Excel 2007, toàn bộ hệ thống menu cũ được thay thế bằng khái niệm Ribbon, Office Button, các menu thông minh chỉ xuất hiện khi cần thiết Điều này giúp bạn thao tác cực kỳ nhanh chóng thay vì phải lặn lội vào nhiều cấp menu như trước đây Bạn chỉ cần bỏ ra 15 phút để xem bài “Giao diện mới của Excel 2007” là có thể tha hồ thưởng thức Excel
2 Các chức năng định dạng tài liệu, công cụ xử lý hình ảnh, đồ thị, smartart được cải tiến đáng kể giúp cho người dùng thao tác nhanh và tạo ra các văn bản với hiệu ứng cực kỳ chuyên nghiệp mà không cần phải có các kỹ năng về đồ họa
3 Bạn có thể xem nhanh định dạng tài liệu khi rê chuột ngang qua các kiểu định dạng như font chữ, màu sắc, kiểu dáng, hiệu ứng cho ảnh…
4 Định dạng file theo chuẩn Open XML cho phép lưu trữ tập tin với dung lượng chỉ bằng ẵ với kiểu định dạng Office cũ nhưng lại mang nhiều thuộc tớnh hơn, khả năng bảo mật tốt hơn, khả năng phục hồi khi bị sự cố cao hơn và khả năng tích hợp với các ứng dụng của các hãng thứ ba theo định dạng XML dễ dàng và thuận tiện
5 Với chức năng Conditional Format trong Excel 2007, bạn sẽ quy định biểu diễn thông tin trong các bảng tính rất nhanh chóng với sự hỗ trợ về màu sắc, biểu tượng, đổ bóng để thấy được các xu hướng của dữ liệu một cách trực quan và sinh động
6 Khả năng tìm kiếm thông tin, cũng được cải tiến đáng kể, bạn có thể tìm nhanh các thông tin trên nhiều trường thông tin với sự kết hợp các chức năng hightlight từ khóa cần tìm, lọc thông tin, di chuyển con trỏ đến vị trí từ cần tìm…
7 Chức năng bảo mật thông tin cũng được cải tiến đáng kể, bạn không chỉ đơn giản ngăn người xem truy cập hoặc chỉnh sửa nội dung văn bản mà còn có thể hạn chế họ chỉnh sửa một vùng thông tin nào đó trong tài liệu cùng nhiều chức năng bảo vệ khác như chữ ký điện tử, mark as final
8 Excel 2007 không chỉ hỗ trợ các tài liệu từ các phiên bản Office trước đây (cho đến phiên bản 2000) mà còn hỗ trợ cả các tài liệu được soạn thảo bởi OpenOffice
9.Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định là XLSX dựa trên chuẩn XML
eXtensible Markup Language (XML) là định dạng thay thế cho chuẩn XLS trước đây, mang lại sự an toàn cao hơn cho các tài liệu XML giúp giảm dung lượng tệp tin, tối ưu hóa khả năng nén và vận chuyển dữ liệu dễ dàng Ngoài ra, chuẩn này còn tích hợp sâu, hỗ trợ mở rộng và tùy biến phù hợp với nhiều ứng dụng khác nhau, nâng cao hiệu quả quản lý và trao đổi thông tin.
Hệ thống thông tin và các nguồn dữ liệu bên ngoài giúp quản lý, phân tích và chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn Nhờ đó, quá trình xử lý dữ liệu trở nên hiệu quả, nâng cao khả năng ra quyết định chính xác và nhanh chóng trong tổ chức.
Khởi động và thoắt khỏi Excel
Cách 1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên nền màn hình (Desktop)
Cách 2: Menu Start/Programs/Microsoft Excel 2007
Hình 1.1 Giao diện Microsoft Excel 2007 b Thoát khỏi Excel
Cách 1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4 hoặc Ctrl+W
Cách 2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Excel
Cách 3: Vào biểu tượng Office 2007/Close
Màn hình giao diện của Excel
Ribbon - trung tâm kiểm soát mới của bạn
Khi lần đầu tiên sử dụng Excel 2007, giao diện của nó có thể làm cho bạn choáng
Giao diện mới của phần mềm nổi bật với sự thay đổi hoàn toàn so với các phiên bản trước, thay thế các thanh menu truyền thống bằng Ribbon hiện đại Ribbon cung cấp các cụm lệnh ngay phía trên màn hình, giúp người dùng truy cập nhanh chóng và thao tác thuận tiện hơn Bộ công cụ Ribbon gồm các tab chính như Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer và Add-Ins, tối ưu hoá trải nghiệm người dùng và nâng cao hiệu quả công việc.
Trong thời đại hiện nay, các công cụ hỗ trợ làm việc ngày càng trực quan, dễ nhìn và dễ sử dụng hơn, giúp nâng cao hiệu quả công việc Ribbon trong Excel 2007 đã trở thành trung tâm hỗ trợ tuyệt vời, tập hợp các lệnh theo nhóm chức năng rõ ràng và dễ tiếp cận Nhờ đó, người dùng có thể nhanh chóng tìm kiếm và thực hiện các thao tác cần thiết mà không gặp nhiều khó khăn Với thiết kế thân thiện và logic, Ribbon đã nâng cao trải nghiệm làm việc trên Excel, phù hợp với mọi trình độ người dùng.
❖ Home: Font, sao chép, cut, copy, hiệu chỉnh dãn dòng, tạo Tabs, tạo chữ cái đầu dòng
❖ Insert: tạo bảng, chèn ảnh, tạo drawing, header, footer, textbox, chữ nghệ thuật, công thức toán học, symbol
❖ Page Layout: Định khổ giấy, hướng giấy, chia cột, khoảng cách giữa các dòng, gom nhóm đối tượng, kẻ khung khổ giấy, tạo màu nền cho trang
❖ References : tạo Footnote (chú thích),
❖ Mailings: tạo trộn thư (Start Mail Merge)
❖ Review: Chỉnh sửa ngữ pháp, tạo từ viết tắt, sửa lỗi chính tả sửa khoảng trắng sau khi copy nhiều lần, thay đổi đơn vị trên thanh Ruler
❖ View: Print Layout, FullScreen, Ruler, Gridline, Zoom, Split,
❖ Format: kích vào ảnh sẽ hiện ra Menu Format, cắt ,xén ảnh, TextWrapping, hiệu ứng 3D, kiểu hiển thị Ficture b Cấu trúc bảng tính
Cửa sổ Workbook là cửa sổ làm việc chính Trên cùng trong cửa sổ là thanh tiêu đề chứa tên Workbook (Workbook đầu tiên có tên là Book1)
Trong một workbook gồm có tối đa 255 sheets, mỗi sheet được xem như là một bảng tính dùng để chứa dữ liệu, biểu đồ, hình ảnh,…
Trong Workbook mặc định có sẵn ba sheet, nhưng bạn có thể chỉnh sửa hoặc thay đổi tên các sheet này khi tạo Workbook mới để phù hợp với mục đích sử dụng Việc đổi tên các sheet giúp dễ dàng quản lý và tổ chức các bảng tính trong Workbook một cách hiệu quả hơn Điều này đặc biệt hữu ích cho quá trình theo dõi, chỉnh sửa và lưu trữ dữ liệu, đảm bảo tính rõ ràng và thuận tiện khi làm việc với nhiều bảng tính khác nhau.
Workbook(sổ tính): giống cuốn sổ cái
Sheet(bảng tính): giống như trang của cuốn sổ cái, Trong 1 sheet gồm có:
Column (cột):256 cột, Cột được đánh thứ tự trên bảng chữ cái hoa A, B, C,
….IU,IV.Gọi là địa chỉ cột nằm trên hàng đầu- tiêu đề cột của bảng tính
Row (dòng): 65536 đánh theo số thứ tự từ 1,2 ,3, 4,…65536 gọi là địa chỉ hàng nằm trên dòng đầu – tiêu đề hàng của bảng tính
Trong Excel, ô (ô) nằm tại giao điểm giữa cột và hàng, với địa chỉ của ô được xác định dựa trên địa chỉ cột và hàng tương ứng Mỗi ô có địa chỉ riêng biệt, trong đó địa chỉ cột được ghi trước, sau đó là địa chỉ hàng Việc viết địa chỉ ô theo thứ tự này giúp dễ dàng xác định vị trí của ô trong bảng tính.
Ví dụ A1 – địa chi cột A, hàng 1
Vùng (phạm vi) trong bảng tính là sự kết hợp của các ô liên tiếp nhau, được xác định dựa trên địa chỉ đầu và địa chỉ cuối của vùng Để thể hiện phạm vi ô, người dùng sử dụng dấu hai chấm “:”, ví dụ như A1:C5 thể hiện vùng từ ô A1 đến ô C5 Việc hiểu rõ cách xác định và sử dụng vùng giúp thao tác dữ liệu hiệu quả hơn trong các công thức và chức năng của bảng tính.
Ví dụ vùng dữ liệu sau :
A1:B20- dữ liệu từ địa chỉ đầu là ô A1 và địa chỉ cuối là ô B20
Các thao tác với worksheet
Chèn và xóa cột ô (cell), (column) , dòng (row): Bạn có thể chèn thêm các cột, dòng, ô vào vùng làm việc của worksheet
Trong Excel, bạn có thể chèn ô tùy ý vào các vị trí khác nhau như bên trái hoặc bên trên ô hiện hành để tối ưu hóa việc sắp xếp dữ liệu Các ô đang được chọn cũng có thể dễ dàng dịch chuyển sang phải hoặc xuống dưới ô hiện hành, giúp chỉnh sửa và tổ chức bảng tính linh hoạt hơn Đây là những tính năng mạnh mẽ của Excel giúp người dùng thao tác dữ liệu một cách dễ dàng và hiệu quả.
Năm 2007, phần mềm cho phép người dùng chèn thêm các dòng vào trên và các cột bên trái ô hiện hành, giúp chỉnh sửa bảng tính linh hoạt hơn Ngoài ra, tính năng này còn cho phép xóa bỏ các ô, dòng hoặc cột không còn phù hợp hoặc cần thiết để tối ưu hóa dữ liệu, nâng cao hiệu quả quản lý thông tin.
Để chèn thêm worksheet mới vào workbook, bạn có thể sử dụng các phương pháp đơn giản như nhấn tổ hợp phím Shift+F11 để thêm sheet mới trước sheet hiện tại hoặc chọn tab Home, trong nhóm Cells, nhấn Insert rồi chọn Insert Sheet Ngoài ra, bạn còn có thể nhấp phải chuột vào thanh sheet tab, chọn lệnh Insert…, sau đó chọn Worksheet và nhấn OK trong hộp thoại để thêm một sheet mới vào workbook của mình.
Xóa worksheet: Muốn xóa work sheet, bạn chọn Sheet muốn xóa rồi chọn nhóm
Để xóa sheet trong Excel, bạn có thể chọn nhóm Cells, sau đó nhấn Delete hoặc chọn Delete sheet Để thao tác nhanh hơn, hãy nhấp phải chuột vào tên sheet muốn xóa rồi chọn Delete và xác nhận bằng cách nhấn OK Việc xóa sheet dễ dàng và tiết kiệm thời gian giúp nâng cao hiệu quả làm việc của bạn.
Đổi tên một worksheet trong Excel rất đơn giản Bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi trên thanh tab, chọn tùy chọn Rename Sau đó, nhập tên mới cho sheet và nhấn phím ENTER để hoàn tất Quá trình này giúp tổ chức dữ liệu rõ ràng và dễ dàng tìm kiếm hơn.
Lưu ý: Excel 2007 không cho phép dùng các ký hiệu, ký tự đặc biệt để đặt tên (như:
/ \ ? *: ) để đặt tên cho sheet
Để sắp xếp các worksheet trong Excel, bạn có thể sử dụng chức năng kéo và thả để di chuyển nhanh chóng các sheet đến vị trí mong muốn Chọn tên sheet, giữ nút trái chuột rồi kéo và thả vào vị trí mới để tổ chức các worksheet một cách dễ dàng và hiệu quả.
Khi cần di chuyển hoặc sao chép nhiều sheet trong Excel, hãy nhấn chuột phải vào tên sheet mong muốn, chọn "Move or Copy" để mở hộp thoại Trong hộp thoại này, bạn chỉ cần chọn tên sheet đích và nhấn OK để hoàn tất quá trình di chuyển hoặc sao chép sheet một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Sao chép: Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet, chọn Creat a copy, nhấn OK để hoàn thành
Để sao chép nhiều sheet cùng lúc trong Excel, bạn cần giữ phím Ctrl rồi nhấp chuột để chọn các sheet mong muốn, sau đó kéo các sheet đã chọn đến vị trí mới trên thanh tab sheet và thả chuột để hoàn tất Lưu ý, việc chọn nhiều sheet phải thực hiện bằng tổ hợp Ctrl + nhấp chuột để đảm bảo quá trình sao chép diễn ra thuận lợi và chính xác.
Trường hợp bạn muốn chép các sheet sang một workbook khác thì mở workbook nguồn, chọn lệnh Move or Copy, chọn tên workbook đích trong To book
Bạn có thể dễ dàng quản lý các sheet trong bảng tính của mình bằng cách tô màu cho tab sheet Chỉ cần nhấp phải chuột vào tên sheet muốn chỉnh sửa, chọn "Tab Color" và chọn màu phù hợp để làm nổi bật Việc này giúp bạn tổ chức dữ liệu hiệu quả hơn và dễ dàng nhận biết các sheet quan trọng.
Bạn có thể ẩn hoặc hiện worksheet trong Excel bằng cách nhấp chuột phải vào tên sheet rồi chọn Hide để giúp giữ cho bảng tính gọn gàng Khi cần làm việc với sheet đã ẩn, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào thanh Sheet tab, chọn Unhide, sau đó chọn tên sheet muốn hiển thị lại để dễ dàng truy cập.
11 nhấn nút OK để cho nó hiển thị trên màn hình
Hình 1.3 Giao diện hàm trong Microsoft Excel 2007
Các thao tác với workbook
a Mở một workbook có sẵn
Cách 1: Kích chuột vào Open trên thanh tiêu đề
Cách 2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
Cách 3: Vào biểu tượng Office 2007/chọn biểu tượng Open…
Hình 1.4 Cửa sổ Open trong Microsoft Excel 2007
Xuất hiện hộp thoại Open/chọn và tìm tên tệp cần mở, chọn Open để mở b Lưu một work book
Cách 1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar
Cách 2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S
Cách3: Vào menu File/Save
Khi tệp đã được ghi trước đó, lần ghi mới sẽ chỉ ghi lại các thay đổi kể từ lần ghi trước, giúp tiết kiệm thời gian và giảm tải công việc của Excel Điều này cho thấy Excel không thực hiện việc ghi đè toàn bộ dữ liệu mà chỉ cập nhật những phần đã chỉnh sửa hoặc thêm mới, mang lại hiệu quả tối ưu trong quá trình làm việc với dữ liệu đã lưu trước đó.
Khi tạo mới tệp lần đầu tiên, hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại Save As Bạn cần chọn vị trí lưu tệp bằng cách xác định folder trong khung Save in, sau đó điền tên tệp mong muốn vào khung File name Cuối cùng, nhấn nút Save để hoàn tất quá trình lưu trữ tệp.
Hình 1.5 Cửa sổ Save As trong Microsoft Excel 2007 c Đóng workbook
Cách 1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
Cách 2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Excel
Cách 3: Vào biểu tượng Office 2007/Close d Sắp xếp workbook
Excel 2007 cho phép bạn sắp xếp các workbook mở cùng lúc, giúp việc tham khảo qua lại giữa các workbook dễ dàng và thuận tiện hơn Để thực hiện, bạn chỉ cần vào nhóm lệnh View, chọn Arrange All và chọn kiểu bố trí phù hợp để tối ưu hóa trải nghiệm làm việc của mình.
Hình 1.6 Hộp thoại sắp xếp
Nhập dữ liệu
Các dãy số, chữ số, các ký tự, theo mẫu nhập đơn thuần
* Nhập một dãy liên tục cách đều vào các ô liền kề nhau (không bắt buộc tăng 1 đ.vị), ví dụ: nhập STT, nhập các tháng trong năm…:
+Nhập 2 giá trị đầu tiên của dãy vào 2 ô tương ứng
+Thực hiện Drag như khi sao chép công thức
- Nhập Công thức: bắt đầu bởi dấu =, hoặc dấu cộng +; sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với nhau bởi các phép toán
Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa)
Xử lý dữ liệu
Các kiểu dữ liệu trong Excel
- Cách thức: kích chuột vào ô, gõ dữ liệu vào, nhập xong gõ Enter
* Dữ liệu chữ nhập bình thường, - Dữ liệu kiểu text nhập hiện về bên trái ô
* Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân
- Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó
Trong các ô Excel, có thể chứa các ký tự như 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9,+,-,(),/,% và các ký tự E hoặc e dùng để biểu diễn số mũ của số scientific Vị trí số thường nằm bên phải của ô và định dạng mặc định là General hoặc Number Khi nhập số quá lớn hoặc quá nhỏ, Excel tự động hiển thị số theo dạng scientific (số mũ) giúp người dùng dễ dàng đọc và xử lý dữ liệu chính xác.
Trong Excel, ngày và thời gian được lưu dưới dạng số, nhưng hiển thị dưới dạng ngày hoặc giờ trên màn hình Thứ tự nhập ngày, tháng, năm phụ thuộc vào quy định của hệ thống, với định dạng mặc định là mm/dd/yy./nguyên tắc này giúp người dùng dễ dàng quản lý và chỉnh sửa dữ liệu ngày tháng trong Excel một cách chính xác và thuận tiện.
Hiển thị ngày dưới dạng số : Chọn Home/chọn General thay cho Short Date
Hình 2.1 Ví dụ về nhập dữ liệu
Trong cách trình bày ngày tháng, dd biểu thị ngày với hai chữ số, mm biểu thị tháng cũng bằng hai chữ số, yy tượng trưng cho năm với hai chữ số, còn yyyy dùng để chỉ năm với bốn chữ số, giúp định dạng ngày tháng rõ ràng và chuẩn xác theo quy chuẩn SEO.
Nhập theo dạng mm/dd/yy hoặc dd/mm/yy tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế
Sau khi chọn nhập kiểu mặc định cho ô dữ liệu, bạn có thể định dạng lại theo hướng dẫn tại mục Home/Number Trong phần Format Cells, chọn kiểu Number và sau đó mở tab Type để chọn định dạng ngày tháng phù hợp với yêu cầu của bạn Điều này giúp hiển thị dữ liệu ngày tháng chính xác và rõ ràng, phù hợp với mục đích sử dụng.
Hình 2.2 Hôp thoại Format Cell
Địa chỉ và các loại địa chỉ
- Tham chiếu tương đối(M1) : địa chỉ luôn thay đổi
Có dạng khi chép đến vùng đích địa chỉ tham chiếu của vùng sẽ thay đổi theo nghĩa, phương, chiều, và khoảng cách
Ví dụ M1= B1+C1 khi đi chuyển sao chép đến M2 thì thành M2= B2+C2
- Tham chiếu tuyệt đối($A$1):cố định ô
Có dạng $$ khi chép đến vùng đích địa chỉ tham chiếu của vùng sẽ không thay đổi
Ví dụ: công thức tại ô C2= B2+$B$8 khi đi chuyển sao chép đến ô C5 thì thành B5+$B$8
Xử lý ô, cột, hàng
Row (dòng): 65536 đánh theo số thứ tự từ 1,2 ,3, 4,…65536 gọi là địa chỉ hàng nằm trên dòng đầu – tiêu đề hàng của bảng tính
Trong Excel, ô (ô) là giao điểm giữa cột và hàng, và địa chỉ của ô được xác định dựa trên địa chỉ của cột và hàng tương ứng Mỗi ô có địa chỉ riêng biệt, trong đó địa chỉ cột được ghi trước, theo sau là địa chỉ hàng Việc biết cách xác định địa chỉ ô giúp người dùng dễ dàng di chuyển, chỉnh sửa dữ liệu và tối ưu hóa quá trình làm việc với bảng tính Hiểu rõ cách viết địa chỉ cột trước, rồi đến hàng là nguyên tắc cơ bản để làm việc hiệu quả trong Excel.
Các thao tác với dữ liệu trong ô
a Chọn ô đơn ( ô hiện hành) Ô kham khảo Giá trị kham khảo
A10 Ô trong cột A và dòng thứ 10
Trong Excel, việc xác định các ô để áp dụng công thức thường được thực hiện bằng cách sử dụng ký hiệu như A1, trong đó cột được xác định bằng ký tự và dòng bằng số Đối với các khối ô liền kề, người dùng có thể chọn phạm vi ô dựa trên vị trí liên tiếp nhau trên bảng tính để thực hiện các phép tính hoặc phân tích dữ liệu nhanh chóng Việc nắm vững cách xác định các ô và phạm vi dữ liệu giúp nâng cao hiệu quả và chính xác trong quá trình xử lý dữ liệu trong Excel.
A10:A20 Bao gồm các ô trong cột A từ dòng thứ 10 đến dòng thứ 20
B15:E15 Bao gồm các ô từ dòng 15 từ cột B đến cột E
A10:E20 Bao gồm các ô trong cột A đến cột E từ dòng thứ 10 đến dòng thứ 20
Định dạng dữ liệu
Bước 1 – Mở Font Unikey (hoặc Vietkey), chọn bảng mã Unicode (TCVN ABC), chọn kiểu gõ TELEX, chọn nút Đóng để dưới Taskbar
Bước 2: Chọn Home trên Ribbon, chọn Font : Time New Roman, chọn Font Size :14
Hình 2.4 Thanh công cụ Ribbon
Hoặc Chọn ô cần thay đổi phải chuột chọn Format Cells, chọn Tab Font
Hình 2.5 Hôp thoại Font b Thay đổi dạng hiển thị dữ liệu
Chọn ô cần thay đổi phải chuột chọn Format Cells, chọn Tab Number
Định dạng bảng
Cách 1: Chọn Home trên Ribbon, chọn Border, chọn kiểu kẻ khung
Hình 2.7 Hôp thoại Border trên Ribbon
Cách 2: Chọn ô, vùng, phải chuột chọn Format Cells
Outline: Kẻ khung bao ngoài
Border: Chọn từng đưởng kẻ khung
Stype: Chọn kiểu đuờng kẻ
Color: Chọn màu đường kẻ
Các hàm cơ bản trong Excel
Cách sử dụng hàm trong Excel
a Dạng tổng quát của hàm
= (danh sách đối số)
+ Dấu “=” trong công thức bắt buộc phải có,có thể thay dấu “=” bằng dấu “+” + Tên hàm do Excel qui định
Trong Excel, đối số có thẻ bao gồm trị số, địa chỉ các ô, công thức và tên hàm, giúp xác định tham chiếu hoặc giá trị khi sử dụng hàm Đối số có thể được đặt trong dấu ngoặc đơn và các đối số cách nhau bằng dấu phẩy, đảm bảo tính linh hoạt trong việc xây dựng công thức Ngoài ra, các đối số liên tiếp có thể được ngăn cách bằng dấu “:” để chỉ định phạm vi ô từ ô đầu đến ô cuối, tối ưu hóa quá trình nhập liệu và tính toán.
Ví dụ: SUM(A1:A5,A9,A11) b Nhập hàm của bảng tính
+ Cách 1: Gõ trực tiếp công thức vào (nếu nhớ tên công thức)
Hình 3.1 Ví dụ dùng hàm
+ Cách 2: Chọn Formulas/InsertFunction, chọn tên hàm trong hộp thoại Paste Function Hoặc kích chuột trực tiếp f(x) trên thanh hiển thị công thức
Hình 3.2 Hộp thoại Insert Function
Chọn hàm cần dung, nhấn OK, xuất hiện hộp thoại sau, nhập các địa chỉ ô vào vùng nháy, chọn Ok nếu đồng ý, chọn Cancel nếu muốn hủy thao tác
+ Chọn ô chứa hàm hoặc công thức
+ Gõ đổi hàm hoặc công thức, nhấn Enter
Các hàm cơ bản
a Nhóm hàm toán học (Math) a1 SUM (đối 1, đối 2, …, đối n): cho tổng của các đối số
Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền
Ví dụ: tính tổng dãy số 5, 10,40
Hình 3.4 Ví dụ dùng hàm SUM a2 SUMIF (miền_đ/k, đ/k, miền_tổng): hàm tính tổng có điều kiện
Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200,
300, 400 Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 thì hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (+21+28)
Hình 3.5 Ví dụ dùng hàm SUMIF a3 COUNT(đối1, đối2,…): đếm số lượng các ô có chứa số trong các đối số
Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ miền
Hình 3.6 Ví dụ dùng hàm COUNT a4 COUNTIF(miền_đếm, điều_kiện): đếm số lượng các ô trong miền đếm thoả mãn điều kiện ví dụ :
Hình 3.7 Ví dụ dùng hàm COUNTIF a5 Int (number): cho phần nguyên của giá trị số, phần lẻ bị cắt bỏ
Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền
Ví dụ: tính kết quả của phép chia 11 cho 5
Hình 3.8 Ví dụ dùng hàm INT a6 Mod (number, Division): cho số dư của phép chia
Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền
Ví dụ: tính kết quả của phép chia 11 cho 5
Hình 3.9 Ví dụ dùng hàm MOD a7, Round (number, n):
Làm tròn số đến cột chỉ định
Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền
+ Nếu n= 0 thì làm tròn đến phần nguyên,bỏ thập phân
+ Nếu n>0 thì làm tròn đến phần thập phân n số
+ Nếu n NGUYEN KHUY
= Lower(“Hà Nội”) -> hà nội
= Proper(“Gia lâm – hà nội ”) -> Gia Lâm – Hà Nội d Nhóm hàm ngày giờ ( Date and Time)
+ NOW(): Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại
+ TODAY(): Cho ngày hiện tại
+ DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày
❑ VD: (“11/25/80”) cho kết quả là 25
+ MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng
❑ VD: =MONTH(“11/25/80”) cho kết quả là 11
+ YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm
❑ VD: =YEAR(“11/25/80”) cho kết quả là 1980
❑ Hàm Year thường được dùng để tính tuổi khi biết ngày sinh:
Hình 3.15 Ví dụ dùng hàm YEAR e Nhóm hàm Logic ( Logical) e1, IF (bt logic, trị đúng, trị sai) :
❑ Hiển thị trị đúng nếu BT logic có g/t True
❑ Hiển thị trị sai nếu BT logic có g/t False
Hình 3.16 Ví dụ dùng hàm IF
➢ - Hàm IF có thể viết lồng nhau
- Hàm trên cho kết quả của phép thử sau: nếu [dữ liệu trong ô C6] 300 nếu 300 < [dữ liệu trong ô C6] 400 nếu [dữ liệu trong ô C6] > 400
Hình 3.17 Ví dụ dùng hàm IF ghép e2, AND (đối 1, đối 2,…, đối n) : phép VÀ, là hàm logic, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng
Các đối số là các hằng, biểu thức logic
Hình 3.18 Ví dụ dùng hàm AND e3, OR (đối 1, đối 2, …, đối n) : phép HOẶC, là hàm logic, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai
Hình 3.19 trình bày ví dụ về cách sử dụng hàm OR E4, NOT (đối 1, đối 2, , đối n) trong phép phủ định của hàm logic Hàm OR là hàm logic chỉ đúng khi ít nhất một trong các đối số có giá trị đúng, còn hàm NOT là phép phủ định, chỉ đúng khi tất cả các đối số đều sai Việc kết hợp hàm OR và NOT giúp thực hiện các điều kiện phức tạp trong lập trình và xử lý dữ liệu.
Các đối số là các hằng, biểu thức logic
Hình 3.20 Ví dụ dùng hàm NOT
Bảo mật và in ấn
Bảo mật dữ liệu
4.1.1 Bảo vệ ô, bảng tính và tài liệu
- Bảo vệ bảng tính: Chọn Sheet /phải chuột chọn Hide
-> Hiển thị Sheet: Chọn Sheet/phải chuột chọn Unhide
4.1.2 Đặt mật khẩu mở, sửa đổi tài liệu a Tạo mật khẩu bảo vệ tài liệu(file) Để đặt mật khẩu bảo vệ dữ liệu của bạn không bị mất, không bị người khác xem nội dung bên trong ta thực hiện như sau:
- Bước 1: Trong Office button , chọn Prepare , chọn Encrypt Document
Hình 4.1 Giao diện vào đặt mật khẩu
- Bước 2: Cửa sổ Encrypt Document xuất hiện cho phép ta đánh mật khẩu vào:
Hình 4.2 Giao diện nhập mật khẩu
+ Password: Gõ mật khẩu vào
Để mở file Workbook đã lưu, bạn cần nhớ mật khẩu đã đặt; nếu quên mật khẩu, có thể gỡ bỏ bằng cách thực hiện các bước phù hợp Việc gỡ bỏ mật khẩu giúp truy cập dễ dàng hơn vào nội dung tài liệu mà không cần nhập mật khẩu mỗi lần Hướng dẫn này hữu ích khi bạn muốn loại bỏ giới hạn bảo vệ để chỉnh sửa hoặc chia sẻ file nhanh chóng.
Để thiết lập mật khẩu không cho phép người khác chỉnh sửa file của bạn, bạn có thể thực hiện bằng cách vào Office Button, chọn Prepare rồi chọn Encrypt Document Sau đó, xóa mật khẩu đã đặt trước và lưu tài liệu để tránh chỉnh sửa trái phép Việc này giúp bảo vệ nội dung tài liệu của bạn khỏi những thay đổi không mong muốn và đảm bảo tính bảo mật trong quá trình chia sẻ.
- Trong Office Button, chọn Save asv(hoặc ấn F12) một hộp thoại xuất hiện:
Hình 4.3 Giao diện thiết lập mật khẩu không cho chỉnh
- Chọn Tool , chọn General Option , xuất hiện cửa sổ
Hình 4.4 Giao diện nhập mật khẩu
+ Password to open: Đặt mật khẩu bảo vệ file nếu muốn
+ Password to modify: Đặt mật khẩu không cho chỉnh sửa file
In
4.2.1 Định dạng trang in (Page Setup) a Xác lập khổ giấy hướng giấy
Chọn Page Layout/ Chọn Orientation/ chọn hướng giấy;
Chọn Size /chọn khổ giấy
Hình 4.5 Thiết lập giấy b Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang, đánh số trang
* Chọn Insert/ Head & Footer : nhập nội dung tiêu đề đầu, Chọn
Footer nhập nội dung tiêu đề cuối
Gõ tiêu đề đầu Gõ tiêu đề cuối
Hình 4.6 Thiết lập tiêu đề đầu- tiêu đề cuối
* Đánh số trang trên Excel
Sau khi thiết lập Header & Footer trên thanh Ribbon xuất hiện Menu Design, Chọn Page Number
Hình 4.7 Thiết lập số trang trên Excel
4.2.2 Thiết lập thông số và in ấn (Printer)
Chọn logo Office 2007/Chọn lệnh Print/Print
- Selection : in khối dữ liệu đã chọn
- Active sheet(s): in bảng tính hiện hành
- Entire workbook: in toàn bộ tài liệu
- All:phạm vi in toàn bộ
- Page(s):from…to…:in các trang do ta ấn định
- Copies:số bản được in ra
Hình 4.8 Thiết lập chế độ in ấn