Bài giảng Tin học đại cương: Hệ xử lý bảng tính điện tử Microsoft Excel - TS. Đỗ Quang Vinh

Bài giảng Tin học đại cương: Hệ xử lý bảng tính điện tử Microsoft Excel có nội dung trình bày tổng quan về Excel, biên tập dữ liệu, định dạng dữ liệu, công thức, hàm, biểu đồ/đồ thị, quản trị dữ liệu, in bảng tính.

HỆ XỬ LÝ BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ

MICROSOFT EXCEL

TS ĐỖ QUANG VINH

 Khởi động Excel

– Cách Cách 1: 1: Nháy Nháy chuột chuột vào vào nút nút

Start\Programs\Microsoft Office\Microsoft

Start\Programs\Microsoft Office\Microsoft Excel

– Cách 2: Nháy kép chuột vào biểu tượng

Microsoft Excel ở trên màn hình nền Desktop

– Cách 3: Start\Run

– Cách 4: Start\Search

 Giới thiệu bảng tính Excel

+Sổ bảng tính – Workbook (*.xls)+Trang bảng tính – Sheet (Sheet1, Sheet2, …)+Các cột – A, B, C, … , Z, AA, AB, … , IV

+Các hàng – 1, 2, 3, …, 65536

 Cửa sổ bảng tính

+Thanh tiêu đề+Thanh bảng chọn+Thanh công cụ+Thanh công thức+Thanh trượt

+Thanh trạng thái+Lưới Gridlines

 Ẩn/ Hiện thanh công cụ

– Trên bảng chọn, ta chọn lệnh View\Toolbars

– Ẩn / Hiện thanh công cụ tương ứng

 Sử dụng công cụ Zoom phóng to thu nhỏ

– Bảng tính được đặt hiển thị mặc định là 100%

– Thay đổi tỉ lệ hiển thị: Nháy chuột vào biểu

tượng Zoom, chọn tỉ lệ tương ứng muốn hiển thị

 Trang hiện thời

– Trang hiện thời: là bảng tính hiện tại đang được

thao tác

– Thay đổi trang hiện thời: nháy chuột vào phần

chứa tên của trang bảng tính

 Ô hiện thời

– Ô hiện thời là ô đang được thao tác: A1,

 Nhận dạng con trỏ

– Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện thời, có

đường bao đậm xung quanh

– Con trỏ soạn thảo: hình thanh đứng mầu đen,

nhấp nháy xác định vị trí nhập dữ liệu cho ô

– Con trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc

vào vị trí của nó trên trang

 Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định

– Cách 1: Nháy chuột vào biểu tượng New

trên thanh chuẩn

 Định dạng bảng tính theo mẫu

– Trên bảng chọn, ta chọn lệnh File\New

– Chọn Format\AutoFormat

– Nháy chọn mẫu có sẵn

 Ghi bảng tính vào ổ đĩa

– Nháy chuột vào biểu tượng Save

– Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in – Nhập tên cho bảng tính vào hộp File name

–

 Ghi bảng tính với một tên khác

 Ghi bảng tính theo kiểu tệp tin khác

 Ghi bảng tính như một tệp tin mẫu

– Trên bảng chọn, ta chọn lệnh File\Save as

– Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp

– Nhập tên cho tệp tin mẫu vào hộp File name– Trong hộp Save as type chọn Template(*.xlt)

– Nháy nút Save để ghi

 Ghi bảng tính ở dạng trang web

– Trên bảng chọn, ta chọn lệnh File\Save as Web

page

– Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp

– Nhập tên cho tệp tin vào hộp File name

– Nháy nút Save để ghi

 Đóng bảng tính

 Trên bảng chọn, ta chọn lệnh File\Close

 Thoát khỏi Excel

– Trên bảng chọn, ta chọn lệnh File\Exit

– Hoặc nháy vào biểu tượng

+ Hộp hội thoại xuất hiện, nháy nút Yes để ghi

hoặc No để không ghi lại bảng tính

 Hoặc ấn tổ hợp phím <ALT + F4>

 Mở một bảng tính

– Trên bảng chọn, ta chọn lệnh File\Open

– Hoặc nháy chuột vào biểu tượng Open

– Di chuyển đến tệp tin cần mở

– Nháy kép chuột vào tên tệp tin cần mở

– Có thể thao tác để tìm tệp trong các thư mục

 Chọn và mở nhiều tệp tin nằm kề nhau

– Trên bảng chọn, ta chọn lệnh File\Open hoặc

Nháy chuột vào biểu tượng Open

– Chọn tệp tin đầu tiên trong danh sách, giữ phím

Shift và nháy chuột vào tệp tin cuối cùng

– Nháy nút Open

 Chọn và mở nhiều tệp tin nằm không kề nhau

– Trên bảng chọn, ta chọn lệnh File\Open

hoặc Nháy chuột vào biểu tượng Open

– Chọn tệp tin đầu tiên, giữ phím Ctrl và nháy

chuột vào các tệp tin khác

 Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính

– Cách 1: Nháy chuột vào biểu tượng bảng tính

có trên thanh trạng thái của Windows

– Cách 2: Trong cửa sổ làm việc của Excel, nháy

chuột vào bảng chọn lệnh Window\chọn tên bảng tính cần mở

 Đổi tên trang bảng tính

– Nháy phải chuột vào tên trang bảng tính muốn

thay đổi

– Chọn Rename

– Nhập tên mới cho trang bảng tính

– Ấn phím Enter để kết thúc

 Sao chép trang bảng tính

– Chọn tên trang bảng tính cần sao chép

– Giữ phím Ctrl + nháy chuột trái và kéo – thả

trang bảng tính sang vị trí mới

 Sao chép nhiều trang bảng tính sang bảng tính khác

 Di chuyển trang bảng tính

– Nháy chọn tên trang cần di chuyển

– Kéo – thả trang bảng tính sang vị trí mới

 Di chuyển nhiều trang bảng tính

 Phân chia trang bảng tính

 Cách 2: Định vị con trỏ vào vị trí cần phân

chia, chọn mục Window\Freeze Panes

Sau đó, để bỏ phân chia, chọn mục

 Ẩn / hiện trang bảng tính

 Chọn Format\Sheet\Hide để ẩn trang bảng tính

 Hiện trang bảng tính Format\Sheet\Unhide

 Bảo mật bảng tính

 Thực hiện như sau:

+ Chọn mục Tool\Protection

+ Chọn Protect Sheet để bảo mật trang bảng tính

chọn Protect Workbook để bảo mật sổ bảng tính

 Gỡ bỏ chế độ bảo mật

chọn Tool\Protection\Unprotect Sheet hay Unprotect Workbook

Biên tập bảng tính

 Nhập dữ liệu

 Biên tập dữ liệu

 Lệnh chọn/hủy chọn ô, hàng, cột

 Công cụ Fill Handle

 Lệnh sao chép, di chuyển, xóa, chèn ô

 Các phím thường dùng

+Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột+Enter: di chuyển con trỏ ô xuống hàng dưới

và kết thúc nhập dữ liệu

+   : chuyển sang ô phía trái, phải,

trên, dưới ô hiện tại

+Ctrl + Home: chuyển con trỏ về ô A1

Nhập dữ liệu

+ Định vị con trỏ đến ô cần nhập dữ liệu

+ Delete, Backspace để xóa ký tự

+ Home, End để di chuyển nhanh trên hàng nhập+ Esc: kết thúc nhưng không lấy dữ liệu đã nhập+ Enter: chấp nhận dữ liệu nhập và kết thúc nhập

 Các kiểu dữ liệu cơ bản

– Kiểu số - Number: 1, 2, …, -100,

– Kiểu văn bản – Text: “Cộng hòa”, …

– Kiểu logic: True, False

– …

 Nhập dữ liệu kiểu số

– Mặc định được căn theo lề phải của ô

– Dữ liệu kiểu số

+Ví dụ: 789, -789, 7.89, 7.89E+08 +Số âm: gõ dấu - trước số hoặc đưa số đó vào cặp dấu ngoặc đơn -(số)

 Nhập dữ liệu kiểu ngày tháng

- Cách thức nhập được quy định trong mục

Regional Settings trong cửa sổ Control Panel

- Mặc định: tháng/ngày/năm

Chú ý: phải nhập giá trị ngày tháng theo đúng

quy định được đặt trong mục Regional Settings

 Nhập dữ liệu kiểu văn bản

– Mặc định được căn theo lề trái của ô

 Nhập dữ liệu giống nhau ở nhiều ô

- Lựa chọn các vùng ô cần nhập dữ liệu

- Nhập dữ liệu

- Kết thúc nhập bằng cách ấn tổ hợp phím

<Ctrl + >

Biên tập dữ liệu

 Hiệu chỉnh nội dung đã có trong ô

– Nháy đúp chuột vào ô có dữ liệu cần hiệu chỉnh– Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí hiệu chỉnh

– Thực hiện hiệu chỉnh

 Thay thế nội dung đã tồn tại trong ô

– Nháy chuột vào ô có dữ liệu muốn thay thế– Nhập nội dung mới cho ô

– Ấn phím Enter để kết thúc

tác ở trên

– Chọn một cột: Nháy chuột vào tên cột có trên

– Chọn dãy cột rời rạc

+ Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau

+ Giữ phím Ctrl trong khi chọn cột hoặc dãy cột tiếp theo

+ Thả phím Ctrl

 Lựa chọn toàn bộ bảng tính

+Nháy vào ô giao nhau của hàng địa chỉ cột

và cột địa chỉ hàng

+Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + A

 Hủy lựa chọn

Nháy chuột vào một ô bất kỳ trên bảng tính

Công cụ Fill Handle

 Điền tự động số thứ tự

– Nhập số đầu tiên vào ô đầu tiên của vùng muốn

điền số tự động, ví dụ: nhập vào ô A1 số 1

– Ấn giữ phím Ctrl

– Chuyển con trỏ chuột vào hình vuông nhỏ ở góc

phải dưới của ô, con trỏ chuyển thành hình dấu

“+”cộng có mũ “+”

– Kéo rê chuột theo chiều dọc, ngang như mong

muốn

 Điền tự động theo chuỗi dữ liệu

– Nhập 2 chuỗi cho 2 ô đầu tiên theo quy luật,

ví dụ: 05TC0001, 05TC0002

– Chọn 2 ô vừa nhập

– Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải

dưới của vùng lựa chọn

 Điền tự động theo cấp số cộng

– Nhập giá trị cho 2 ô đầu tiên theo quy luật cấp số

cộng, ví dụ: 1, 4

– Chọn 2 ô vừa nhập

– Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải

dưới của vùng vừa chọn

– Kéo rê chuột theo chiều dọc, ngang như mong

muốn

Sao chép, di chuyển, xóa, chèn ô

 Các lệnh thường dùng

 Sao chép ô

– Chọn các ô muốn sao chép

– Nháy nút Copy hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+C

– Chuyển con trỏ ô đến ô trái trên của vùng định

sao chép

– Nháy nút Paste hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V

– Thực hiện tương tự khi sao chép các ô sang

trang bảng tính khác

 Di chuyển ô

+ Chọn các ô muốn di chuyển

+ Nháy nút Cut hoặc ấn tổ hợp phím <Ctrl+X>

+ Chuyển con trỏ ô đến ô trái trên của vùng định

chuyển tới

+ Nháy nút Paste hoặc ấn tổ hợp phím <Ctrl+V>

 Xóa nội dung ô

– Chọn các ô cần xóa

– Trên bảng chọn, chọn Edit\Clear\Contents – Hoặc ấn phím Delete

 Thêm ô

– Chọn ô cần thêm ô mới bên cạnh

– Trên bảng chọn, chọn Insert\Cell

– Xuất hiện hộp thoại

+Chọn Shift cells right: chèn ô trống và đẩy ô

hiện tại sang phải

+Chọn Shift cells down: chèn ô trống và đẩy ô

hiện tại xuống dưới

+Chọn Entire row: chèn một hàng mới lên trên

 Xóa ô

– Chọn vùng ô cần xóa

– Trên bảng chọn, chọn Edit\Delete

– Xuất hiện hộp thoại

+ Chọn Shift cells left: xóa các ô và đẩy ô bên trái

 Thay đổi độ rộng cột

+Chuyển con trỏ chuột vào cạnh phải của tiêu

đề cột, biểu tượng chuột có dạng

+Nháy và kéo di chuột sang phải/ trái để

tăng/giảm kích thước độ rộng cột

 Nếu muốn thay đổi độ rộng của nhiều cột thì trước tiên chọn các cột cần thay đổi có cùng kích thước và sau đó thực hiện thay đổi

 Thay đổi độ cao hàng

+Chuyển con trỏ chuột vào cạnh dưới của tiêu đề

hàng, biểu tượng chuột có dạng

+Nháy và kéo di chuột xuống dưới/lên trên để

tăng/giảm độ cao hàng

 Nếu muốn thay đổi độ cao của nhiều hàng thì trước tiên chọn các hàng muốn thay đổi độ cao có

 Thay đổi độ rộng cột/ độ cao hàng

– Điều chỉnh tự động độ rộng cột

+ Nháy kép chuột vào cạnh phải của cột

– Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột

+ Chọn các cột muốn đặt độ rộng bằng nhau Chọn các cột muốn đặt độ rộng bằng nhau

+ Trên bảng chọn, chọn Trên bảng chọn, chọn Format\Column\Width

+ Nhập độ rộng cột vào Column Width Nhập độ rộng cột vào Column Width

+ Nháy nút OK Nháy nút OK

– Điều chỉnh tự động độ cao hàng

+ Nháy kép chuột vào cạnh dưới của hàng

– Đặt độ cao bằng nhau cho nhiều hàng

+Chọn các hàng muốn đặt độ cao bằng nhau+Trên bảng chọn, chọn Format\Row\Height +Nhập độ cao hàng vào Row Height

 Ẩn/hiện cột

– Ẩn cột

+ Chọn các cột cần ẩn

+Trên bảng chọn, chọn Format\Column\Hide– Hiện cột

+Chọn vùng cột chứa các cột đang bị ẩn+Trên bảng chọn, chọn Format\Column\Unhide

Định dạng

 Định dạng

 Căn lề và kẻ khung

 Định dạng ô được thực hiện với các nút lệnh trên thanh định dạng Formating

 hoặc hộp hội thoại Format Cells

 Biểu diễn dữ liệu dạng ngày tháng

– Mặc định là ngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy hoặc

 Biểu diễn dữ liệu dạng tiền tệ

– Chọn ô có dữ liệu số muốn định dạng tiền tệ

 Biểu diễn dữ liệu theo dạng phần trăm

– Nháy nút % trên thanh định dạng

– Sử dụng nút Increase Decimal để tăng số

xuất hiện sau dấu thập phân

– Hoặc Decrease Decimal để giảm số xuất hiện

sau dấu thập phân

 Thay đổi mầu chữ

– Thay đổi mầu trong mục Color

 Tương tự trong Word

 Thay đổi mẫu nền

– Chọn các vùng có dữ liệu cần định dạng mẫu nền

– Sử dụng nút Fill color trên thanh Formating

– Hoặc trên bảng chọn, ta chọn Format\Cells, chọn

Patterns

– Thay đổi mầu trong bảng Color

 Sao chép định dạng

– Chọn ô có định dạng cần sao chép

– Nháy nút Format Painter

– Con trỏ chuột chuyển thành biểu tượng chổi

quét sơn

– Quét vào ô hoặc vùng ô cần sao chép định dạng

 Đặt thuộc tính Wrap Text cho ô

– Cho phép hiển thị dữ liệu bằng nhiều dòng

 Xóa bỏ định dạng

– Chọn ô hoặc vùng ô muốn xóa bỏ định dạng– Trên bảng chọn, ta chọn Edit\Clear\Format

Căn lề và kẻ khung

 Căn vị trí chữ trong ô

– Chọn ô hoặc vùng ô muốn căn chỉnh

– Sử dụng các nút trên thanh Formating để căn

theo chiều ngang của ô

– Hoặc trên bảng chọn, ta chọn Format\Cells,

chọn Alignment

+ Căn chỉnh theo chiều ngang trong hộp Căn chỉnh theo chiều ngang trong hộp

 Thay đổi hướng chữ

– Chọn ô hoặc vùng ô cần thay đổi

 Kẻ khung

– Chọn ô hoặc vùng ô cần kẻ khung

– Nháy chuột vào hình tam giác trong nút Border

trên thanh Formating

– Chọn một mẫu tương ứng

 Kẻ khung bằng hộp thoại Format Cells

Công thức

 Tạo lập công thức

 Các loại địa chỉ

 Sao chép công thức

Tạo lập công thức

 Tạo công thức cơ bản

– Gõ dấu = trước công thức, ví dụ: =E1+F1

 Nhận biết và sửa lỗi

– ####: không đủ độ rộng của ô để hiển thị,

– #VALUE!: dữ liệu không đúng theo yêu cầu của

công thức

– #DIV/0!: chia cho giá trị 0

– #NAME?: không xác định được ký tự trong công

thức

– #N/A: không có dữ liệu để tính toán

– #NUM!: dữ liệu không đúng kiểu số

 Địa chỉ tương đối

+Chỉ đến một ô hay các ô trong sự so sánh với

vị trí nào đó

+Thay đổi theo vị trí ô mà ta copy công thức

tới

 Địa chỉ hỗn hợp

+ Có một thành phần là tuyệt đối, thành phần

còn lại là tương đối

+ Thay đổi từ các loại địa chỉ bằng cách ấn phím

<F4> hoặc cho ký tự $ trực tiếp vào phần địa chỉ mong muốn

ấn F4 E8

ấn F4

$E$8

$E8

 Sao chép công thức

– Nháy chọn ô chứa công thức cần sao chép

– Đặt con trỏ chuột vào góc phải dưới của ô

– Biểu tượng chuột chuyển thành hình dấu thập

màu đen đặc

– Nháy nút trái, kéo và di chuyển chuột theo

hàng hoặc theo cột đến các ô cần sao chép

 Nhập hàm

– Cách 1: gõ trực tiếp vào ô

=<Tên hàm>(đối số 1, đối số 2, …, đối số n)

 Cách 2: Nháy nút trên thanh công thức

– Cách 3:

+ Định vị con trỏ vào ô cần nhập công thức Định vị con trỏ vào ô cần nhập công thức

+ Trên bảng chọn, ta chọn Insert Trên bảng chọn, ta chọn Insert \Function

+ Chọn loại hàm trong mục Function Category Chọn loại hàm trong mục Function Category

+ Chọn hàm trong mục Function name Chọn hàm trong mục Function name

+ Nháy nút OK

+ Nhập các đối số cần thiết Nhập các đối số cần thiết

Hàm mẫu thông dụng

 Hàm toán học

a> ABS(dữ liệu số)

Lấy giá trị tuyệt đối của dữ liệu số.

Ví dụ:

= 2 + ABS(-5.2)  kết quả = 7.2

2 cộng với giá trị tuyệt đối của -5.2

b> INT(dữ liệu số)

Lấy phần nguyên của dữ liệu số.

Phần nguyên là số nguyên lớn nhất có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng đối số.

c> MOD(số bị chia, số chia)

Lấy phần dư của phép chia

Khi n = 0 - hàm làm tròn đến hàng đơn vị

Khi n < 0 - hàm làm tròn đến hàng n ở phần nguyên

Chẳng hạn, n = -1: hàng chục, n = -2: hàng trăm,

Ví dụ:

= ROUND(15.879,2)  kết quả =15.88 (có 3 chữ số thập phân nhưng chỉ lấy 2 chữ số sau dấu chấm thập phân).

d> COUNTIF(Vùng điều kiện, "Điều kiện" )

Đếm các ô trong vùng thỏa điều kiện

e> MAX(dữ liệu số1, dữ liệu số2, , dữ liệu số n)

Hàm tìm dữ liệu số có giá trị lớn nhất trong các dữ liệu số

Ví dụ: Tìm giá trị lớn nhất trong các dữ liệu của ô B2, B3, B4, B5, B6

= MAX(B2: B6) =28

f> MIN(dữ liệu số1, dữ liệu số2, , dữ liệu số N)

Hàm tìm dữ liệu có giá trị nhỏ nhất trong các dữ liệu số

h> SUMIF(vùng điều kiện, "điều kiện", vùng lấy

tổng)

Tính tổng giá trị các ô trong vùng lấy tổng tương ứng với các ô trong vùng điều kiện thỏa điều kiện

Ví dụ:

= SUMIF(B4:B7, ">5", C4:C7)

Tính tổng giá trị các ô trong vùng C4:C7 với các

ô tương ứng trong vùng B4:B7 có giá trị lớn hơn

5 Như vậy, các ô có giá trị 6, 8, 6 trong vùng B4:B7 thoả điều kiện và tổng các ô tương ứng

i> RANK(x, vùng danh sách, tuỳ chọn)

Xác định thứ hạng của số x so với chuỗi số trong vùng danh sách, tức là xem số x đứng thứ mấy trong chuỗi số đó

+ Xếp giảm dần nếu không có thông số tuỳ chọn hoặc tuỳ chọn bằng 0 (ví dụ 1)

+ Xếp tăng dần nếu thông số tuỳ chọn là một số khác

0 (ví dụ 2)

Ví dụ 1: giả sử ở các ô E3:E12 ghi điểm trung bình của các thí sinh, để xếp thứ căn cứ vào điểm trung bình, tại ô G3 nhập =RANK(E3,$E$3:$E$12) hoặc

=RANK(E3,$E$3:$E$12,0), sau đó, sao chép công