Bảng tính điện tử nâng cao

◼ Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định.. Hình 1.2 Thao tác sắp xếp Cơ sở dũ liệu - Bước 3: Trong vùng CSDL chọn cột dữ li

(Lưu hành nội bộ)

Dùng cho đào tạo: Hệ trung cấp chuyên nghiệp

NAM ĐỊNH 2021

(Lưu hành nội bộ)

CHỦ BIÊN : NGUYỄN THỊ KHUY

NAM ĐỊNH 2021

3

MỤC LỤC

Bài 1: LÀM VIỆC VỚI CƠ SỞ DŨ LIỆU 6

1.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu 6

1.2 Thao tác cơ bản trên cơ sở dữ liệu 6

1.2.1 Sắp xếp dữ liệu 6

1.2.2 Lọc dữ liệu 7

1.2.3 Trích rút dữ liệu 8

1.3 Hàm cơ sở dữ liệu 10

1.3.1 Hàm DAVERAGE 10

1.3.2 Hàm DCOUNT 10

1.3.3 Hàm DCOUNTA 11

1.3.4 Hàm DMAX 11

1.3.5 Hàm DMIN 11

1.3.6 Hàm DSUM 12

Bài 2: Hàm tham chiếu 13

2.1 Hàm VLOOKUP 13

2.2 Hàm HLOOKUP 14

2.3 Hàm MACTH 14

2.4 Hàm INDEX 15

2.4 HYPERLINK 16

Bài 3: BIỂU ĐỒ 17

3.1 Giới thiệu về biểu đồ 17

3.1.1 Khái niệm 17

3.1.2 Các loại biểu đồ 17

3.2 Tạo biểu đồ trong Excel 18

3.3 Hiệu chỉnh biểu đồ 20

3.3.1 Tiêu đề 21

3.3.2 Các trục 21

3.3.3 Chú thích 22

3.4 Các thao tác trong biểu đồ 22

4

3.4.1 Di chuyển 22

3.4.2 Sao chép 22

3.4.3 Xóa 22

3.4.4 In biểu đồ 22

Bài 4: BẢO VỆ DỮ LIỆU 23

4.1 Bảo vệ ô có công thức 23

4.2 Bảo vệ một vùng dữ liệu trong Sheet 23

4.3 Bảo về dữ liệu trong file (đặt password cho tài liệu) 23

4.4 Bảo về Worksheet và Workbook 24

BÀI TẬP THỰC HÀNH 26

TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

5

DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ

TT Tên bảng, hình vẽ, đồ thị, sơ đồ Trang

Hình 1.1: Thao tác sắp xếp Cơ sở dũ liệu

Hình 1.2: Thao tác sắp xếp Cơ sở dũ liệu

Hình 1.3 Thao tác sắp xếp Cơ sở dũ liệu

Hình 1.4 Thao tác sắp xếp Cơ sở dũ liệu

Hình 1.5 Thao tác sắp xếp Cơ sở dũ liệu

Hình 1.6 Thao tác sắp xếp Cơ sở dũ liệu

Hình 2.1 Thao tác sắp xếp Cơ sở dũ liệu

6

Bài 1: Làm việc với Cơ sở dữ liệu

1.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu

◼ CSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record)

◼ Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định

◼ Bản ghi là một hàng dữ liệu

◼ Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi

1.2 Thao tác cơ bản trên cơ sở dữ liệu

◼ Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả các cột để tránh sự

mất chính xác dữ liệu

◼ DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế

◼ Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá Có thể định tối đa 3 khoá

Các bản ghi cùng g/t ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng g/t ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3

1.2.1 Sắp xếp dữ liệu

◼ Chọn miền Chọn Vùng CSDL/ Chọn Menu Data/Sort…

Hình 1.2 Thao tác sắp xếp Cơ sở dũ liệu

- Bước 3: Trong vùng CSDL chọn cột dữ liệu cần lọc, xuất hiện hộp thoại cho phép bạn chọn theo ý muốn:

Hình 1.3 Thao tác sắp xếp Cơ sở dũ liệu

+ Chọn Select All để chọn dữ liệu cần lọc: tích hoặc bỏ tích vào dữ liệu yêu cầu + Chọn Custom Filter: Để lọc dữ liệu có điều kiện

And, or, less than, great than,…

Chú ý: Bỏ thác lọc , ta chọn lại bước 2 ( Data/Filter)

Cách2: Lọc điều kiện dùng Advanced Filter

- Bước 2 Data \Advanced Filter

8

Hình 1.4 Thao tác sắp xếp Cơ sở dũ liệu

Xuất hiện hộp thoại:

+ Chọn Copy to another Localtion

+ Trong List Range nhập địa chỉ của vùng Database(CSDL) + Trong Criteria nhập địa chỉ của vùng Criteria range ( Vùng tiêu chuẩn-vùng

+ Đặt con trỏ vào mục Copy to và chọn một ô là vị trí đầu tiên của vùng sẽ chứa

dữ liệu được kết xuất ra

+ Chọn Ok, các mẫu tin thoả mãn điều kiện trong một vùng Criteria sẽ được trình bày trong vùng bắt đầu tại ô đã chọn trong vùng Copy to

Chú ý: Nếu trong Action chọn Filter the list, in place sau khi thực hiện vùng Database chỉ xuất hiện những vùng thoả mãn điều kiện trong vùng Criteria Từ trình đơn chọn Data \ Filter \ Show All để hiển thị lại các dòng trong vùng Database

1.2.3 Trích rút dữ liệu

- Các thao tác, các hàm tính toán trên Excel thường thoả mãn các điều kiện quy

định trong một vùng gọi là vùng tiêu chuẩn (Ciriteria Range)

- Vùng này bao gồm một dòng đầu tiên chứa một hay nhiều tiêu đề của vùng cơ

sở dữ liệu, các dòng còn lại chứa các điều kiện

Ví dụ:

Cho bảng dữ liệu như sau:

9

Hình 1.5 Thao tác sắp xếp Cơ sở dũ liệu

Vùng tiêu chuẩn ở đây là

- Tiêu chuẩn số, văn bản

Ô điều kiện có thể là số, văn bản, có thể kết hợp các phép toán >,<,>=,<=,<> Cùng dòng là điều kiện And, khác dòng là đk OR

Ví dụ : Vùng tiêu chuẩn với điều kiện:

Chú ý: Có thể dùng các ký tự * hay ? trong các chuỗi ký tự của điều kiện

- Tiêu chuẩn Công thức:

Ô điều kiện là một công thức Nếu sử dụng tiêu chuẩn này phải lưu ý 2 điều kiện sau:

+ Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải là một tiêu đề khác với tất cả các tiêu đề của vùng dữ liệu hoặc là tiêu đề trống

+ Trong công thức của ô điều kiện, phải dùng địa chỉ ô trong mẩu tin đầu tiên ( Dòng thứ 2 trong vùng dữ liệu)

+ Giá trị trong ô điều kiện sẽ là True hoặc False ( Đúng hoặc Sai)

10

- Vùng tiêu chuẩn phải ở ngoài phạm vi của vùng cơ sở dữ liệu

- Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột cần đặt điều kiện

- Thông thường, nếu khôngdùng tiêu chuẩn công thức, nên sao chép từ vùng dữ liệu ban đầu đến vùng dữ liệu tiêu chuẩn

- Những dòng phía dưới tiêu đề cột sẽ chứa các điều kiện

= DAVERAGE (Block, Column, Criteria)

+ Block: Vùng cơ sở dũ liệu cần khai thác

+ Column: Địa chỉ hoặc tên tiêu đề cột, hoặc stt của cột cần tính toán trong vùng CSDL

= DMAX (Block, Column, Criteria)

+ Block: Vùng cơ sở dũ liệu cần khai thác

+ Column: Địa chỉ hoặc tên tiêu đề cột, hoặc stt của cột cần tính toán trong vùng CSDL

= DMIN (Block, Column, Criteria)

+ Block: Vùng cơ sở dũ liệu cần khai thác

+ Column: Địa chỉ hoặc tên tiêu đề cột, hoặc stt của cột cần tính toán trong vùng CSDL

+ Criteria: Vùng CSDL

+ Bảng tra cứu(bảng phụ nhỏ): tối thiểu 2 cột, một cột chứa trị tra cứu, một cột

chứa dữ liệu cần lấy

+ Cột lấy dữ liệu: số thứ tự cột cần lấy trong bảng tra cứu (căn cứ vào địa chỉ

trên cột trong excel)

+ Kiểu tra cứu mặc định là 1 hoặc 0

2.1.3 Ví dụ

VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2, True)

- Nếu g/t tra cứu nhỏ hơn g/t nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng thì trả

về lỗi #N/A

Hình 2.1 Thao tác sắp xếp Cơ sở dũ liệu

Hàm tra cứu theo hàng(dòng),

Giải thích : tương tự hàm VLOOKUP

2.2.3 Ví dụ

VD: = HLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2, True)

Chú ý: nên cố định bảng tran cứu=cách nhấn F4 khi sao chép công thức

2.3 Hàm MACTH

Cú pháp hàm Match trong Excel

là: =Match(Lookup_value,Lookup_array,[Match_type])

Trong đó:

Lookup_value: giá trị tìm kiếm trong mảng Lookup_array Giá trị này có thể là

số, văn bản, giá trị logic hoặc một tham chiếu ô đến một số, văn bản hay giá trị logic, bắt buộc phải có

Lookup_array: mảng hay phạm vị ô được tìm kiếm, bắt buộc có

Match_type: kiểu tìm kiếm, không nhất thiết phải có

+ Reference: là một tham chiếu đến một hay nhiều vùng ô

+ Row_num: là stt của hàng trong tham chiếu sẽ lấy giá trị từ đó

+ Column_num: là stt cột trong tham chiếu sẽ lấy giá trị đó

+ Area_num: vùng giá trị

• Một ô tính hoặc một miền có tên trong tệp tin Excel ( trong một trang tính hoặc một trang tính khác)

• Word, PowerPoint hoặc một văn bản khác được lưu trữ trong ổ cứng, mạng nội

bộ hoặc trực tuyến

• Dấu trang trong văn bản Word

• Trang web trên Internet hoặc mạng nội bộ

• Địa chỉ email để viết mail mới

Đối với Excel trực tuyến, hàm HYPERLINK chỉ có thể sử dụng được đối với địa chỉ trang web (URLs)

Cú pháp hàm HYPERLINK như sau:

=HYPERLINK(link_location, [friendly_name])

Trong đó:

• Link_location (bắt buộc) là đường dẫn đến trang web hay tệp tin đã được mở sẵn

Link_location có thể là tham chiếu đến một ô có chứa liên kết hoặc một chuỗi ký

tự được bao gồm trong các dấu ngoặc kép có chứa một đường dẫn đến một tệp tin được lưu trữ trên ổ cứng, đường dẫn UNC trên máy chủ, đường dẫn UNC trên internet hoặc mạng nội bộ

Friendly_name có thể xuất hiện dưới dạng một giá trị số, chuỗi văn bản kèm theo dấu ngoặc kép, tên hoặc tham chiếu đến ô có chứa văn bản liên kết

Giới thiệu tổng quát về đồ thị

Excel có tất cả 15 nhóm đồ thị khác nhau, trong đó gồm 9 nhóm đồ thị 2 chiều,

và 6 nhóm đồ thị dạng 3 chiều

Các thành phần chính của đồ thị

+ Trục tung: dùng minh họa các dữ liệu nhãn trên bảng tính

+ Trục hoành: Trục nằm ngang, vuông góc với trục tung

+ Trục xiên: tạo chiều sau (chỉ có trong những đồ thị 3 chiều)

+ Tiêu đề đồ thị: Giới thiệu nội dung chính của đồ thị

3.1.2 Các loại biểu đồ

Excel có tất cả 15 nhóm đồ thị khác nhau, trong đó gồm 9 nhóm đồ thị 2 chiều,

và 6 nhóm đồ thị dạng 3 chiều

18

Hình 3.1 Đồ thị trong Excel

3.2 Tạo biểu đồ trong Excel

Tạo đồ thị bằng Chart Wizard

◼ Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie

◼ Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart… → Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước:

19

Hình 3.2 Bước 1 lựa chọn đồ thị

Bước 2: Định dữ liệu

Khi đồ thị đã được tạo, có thể:

1 Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop

2 Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào vùng trống của đồ thị

để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột

21

3 Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, …) bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options… Thao tác

tiếp theo như bước 3 ở trên

4 Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục,

màu sắc nền,…) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn

22

3.3.3 Chú thích

Để sửa đổi chỉ cần bỏ lựa chọn mặc định của Excel như hình trên là được Tuy đơn giản nhưng cần nhớ vì hầu như 100% SV làm báo cáo TN mắc phải lỗi này

mà không biết sửa

3.4 Các thao tác trong biểu đồ

Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu

sắc nền,…) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format …

Chọn lệnh Print… từ Menu File

xuất hiện hộp thoại

- Selection :in khối dữ liệu đã chọn

- Active sheet(s):in bảng tính hiện hành

- Entire workbook:in toàn bộ tài liệu

23

Bài 4: Bảo vệ dữ liệu

4.1 Bảo vệ ô có công thức

- Bảo vệ bảng tính: Chọn Sheet /phải chuột chọn Hide

-> Hiển thị Sheet: Chọn Sheet/phải chuột chọn Unhide

4.2 Bảo vệ một vùng dữ liệu trong Sheet

Bước 1: Vào Excel trên máy tính của bạn > Nhấn chuột phải vào bảng cần khóa

> Nhấn Protect Sheet trong bảng tùy chọn

Bước 2: Nhập mật khẩu khóa vào ô trống trong bảng Protect Sheet > Nhấn OK

để thiết lập mật khẩu

Bước 3: Nhập mật khẩu một lần nữa > Nhấn OK để xác nhận khóa ô toàn bảng

4.3 Bảo về dữ liệu trong file (đặt password cho tài liệu)

Chọn Logo Office 2007/chọn Prepare/Encrypt Ducument,

24

Hình 4.2 Nhập mật khẩu, nhắc lại mật khẩu

Lưu và đóng tài liệu, mở lại tài liệu và kiểm tra pass

Abc123=ABC123

Chú ý:

❖ Nhớ Pass để vào tài liệu

❖ Nếu muốn gõ bỏ Pass ta vào lại như sau:

Chọn Logo Office 2007/chọn Prepare/Encrypt Ducument, Xuất hiện hộp thoại Encrypt Ducument, xóa pass và chọn Ok là được

4.4 Bảo về Worksheet và Workbook

Để đặt mật khẩu không cho phép người khác chỉnh sửa file của bạn, bạn có thể thực hiện như sau:

- Trong Office Button, chọn Save asv(hoặc ấn F12) một hộp thoại xuất hiện:

Hình 4.3 hộp thoại lựa chọn

- Chọn Tool, chọn General Option, xuất hiện cửa sổ

25

Hình 4.4 mật khẩu bảo vệ sheet

+ Password to open: Đặt mật khẩu bảo vệ file nếu muốn + Password to modify: Đặt mật khẩu không cho chỉnh sửa file + OK: Đồng ý

26

BÀI TẬP THỰC HÀNH

27

TÀI LIỆU THAM KHẢO

A TIẾNG VIỆT

1 Bùi Thế Tâm ,(2016), “Hướng dẫn dử dụng phần mềm Microsoft Excel 2013”,

2.Đại học Bách Khoa Hà Nội

3.Đặng Đình Tráng (2013), Giáo trình học Excel 2010 Tiếng Việt,, Trí Tuệ Việt 4.Đặng Đình Tráng (2016), Hướng dẫn dử dụng phần mềm

5.Đặng Đình Tráng (2013), Giáo trình, Microsoft Excel 2010, Toàn tập Trí Tuệ