BỘ MÔN NHẬP MÔN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ MÔN HỌC Phần mềm quản lý khách sạn Hà Thành

Nghiệp vụ của các đơn vị trong khách sạn 4 / 49 Bộ phận buồng phòng Bộ phận Nhà hàng bếp-Bộ phận lễ tân- kinh doanh Bộ phận kế toán/Tài chính- Nhân sựBan giám đốc đđốc... - Hỗ trợ công

BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

BỘ MÔN NHẬP MÔN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ MÔN HỌC

Phần mềm quản lý khách sạn Hà Thành

Giảng viên hướng dẫn:

Hà Nội - 2022

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG 4

1.1 Giới thiệu chung về khách sạn 4

1.2 Nghiệp vụ của các đơn vị trong khách sạn và quy trình nghiệp vụ 4

1.2.1 Nghiệp vụ của Ban Giám đốc 4

1.2.2 Nghiệp vụ của Bộ phận lễ tân-Kinh doanh 4

1.2.3 Nghiệp vụ của Bộ phận buồng phòng 4

1.2.4 Nghiệp vụ của Bộ phận bếp 4

1.2.5 Nghiệp vụ của Bộ phận Kế toán/Hành chính- Nhân sự 4

1.3 Quy trình nghiệp vụ 4

1.4 Yêu cầu chung cho bài toàn quản lý khách sạn

6 CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT HẾ HỆ THỐNG DATABASE 5

2.1 Tổng quan về database 5

2.2 Chi tiết các bảng 5

2.3 Mô hình Class diagram 5

CHƯƠNG 3: GIAO DIỆN VÀ MÔ TẢ CHƯƠNG TRÌNH 6

3.1 Giao diện phần mềm 6

3.1.1 Giao diện đăng nhập hệ thống 6

3.1.2 Cập nhật loại phòng 6

3.1.3 Chi tiết phiếu phòng 6

3.1.4 Lịch làm việc nhân viên 6

3.1.5 Liên hệ

3.1.6 Màn hình chính 6

3.1.7 Quản lý dịch vụ 6

3.1.8 Quản lý khách hàng 6

3.1.9 Quản lý nhân viên 6

3.1.10 Quản lý phòng 6

3.1.11 Quản lý vật tư 6

TÀI LIỆU THAM KHẢO 8

2 / 49

LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển không ngừng về kỹ thuật máy tính và mạng điện tử,công nghệ thông tin, tất cả đã đạt được những thành tựu to lớn, góp công rất lớn trong sự phát triển của xã hội và nhân loại Đứng trước sự bùng nổ về công nghệ

ấy, các tổ chức và các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện

hệ thống thông tin nhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp của đơn vị mình Mức độ hoàn thiện tuỳ thuộc vào quá trình phân tích và thiết kế hệ thống Một trongnhững ứng dụng quan trọng của công nghệ thông tin không thể không kể đến là xây dựng mô hình quản lý trong các công ty- doanh nghiệp, trong đó điển hình như khách sạn

Tại các nước phát triển ngành hoạt động kinh doanh khách sạn, nhà hàng phát triển rất mạnh mẽ và có lợi nhuận cao vì có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin.Ở nước ta những năm gần đây ngành du lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng như ảnh hưởng đối với các lĩnh vực Kinh tế- Xã hội Và việc áp dụng công nghệ thông tin vào chương trình quản lý khách sạn là vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lượng Chính vì vậy, nhóm chúng em quyết định chọn

chuyên đề “Quản lý khách sạn” làm đề tài nghiên cứu môn Phân tích và thiết kế hệ thống

Dựa vào những kiến thức đã học được , bài báo cáo sẽ phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn nhằm mục đích:

- Quản lý khách hàng

- Quản lý việc đăng ký thuê phòng và trả phòng

-Quản lý hiện trạng từng phòng

- Quản lý các dịch vụ khách sạn cung cấp

- Quản lý tài chính thu chi của khách sạn

-Quản lý nhân viên

Tuy đã rất cố gắng học hỏi dựa trên kiến thức đã học và thực tế tại khách sạn nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót Em kính mong quý Thầy cô cùng bạn

bè đóng góp ý kiến để hệ thống đạt hiệu quả cao hơn

3 / 49

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT VỀ HỆ THỐNG

1.1.Giới thiệu chung về khách sạn

Khách sạn được khảo sát là một khách sạn đạt tiêu chuẩn 3 sao, đặt tại trung

tâm thủ đô Hà Nội Quy mô khách sạn hiện có 120 phòng ngủ cùng phòng Suite

được chia ra làm 3 loại phòng cơ bản:

 Standard: Phòng tiêu chuẩn và thường nhỏ nhất, tầng thấp, hướng nhìn

không thuận lơi, trang bị tối thiểu và giá thấp nhất

 Superior: Cao hơn phòng Standard với tiện nghi tương đương nhưng diện tích lớn hơn hoặc hướng nhìn đẹp hơn Giá cao hơn Standard

 Deluxe: Loại phòng cao hơn Superior, thường ở tầng cao, diện tích rộng, hướng nhìn đẹp và trang bị cao cấp

-Bên cạnh đó, khách sạn còn có những hoạt động và loại hình dịch vụ giải trí khác:

 Nhà hàng và bar: 02 nhà hàng với tầm nhìn toàn cảnh ra biển với sức chứa

300 khách cùng với các thực đơn Âu, Á đa dạng, 1 quầy bar

 Vui chơi và giải trí; internet, quầy lưu niệm, karaoke, thuê xe ôtô thăm

rừng Quốc Gia, dịch vụ thăm Vịnh Lan Hạ

 Dịch vụ khác: điện thoại gọi trong nước và quốc tế, dịch vụ giặt là, hấp,

tẩy đảm bảo về thời gian và chất lượng

1.2 Nghiệp vụ của các đơn vị trong khách sạn

4 / 49

Bộ phận buồng phòng

Bộ phận Nhà hàng

bếp-Bộ phận

lễ tân- kinh

doanh

Bộ phận kế toán/Tài chính- Nhân sựBan giám đốc

đđốc

1.2.1 Nghiệp vụ của Ban Giám đốc

Ban giám đốc của khách sạn gồm 2 người bao gồm giám đốc và phó giám đốc

- Thực thi kế hoạch công tác do giám đốc đề ra

- Thay mặt giám đốc giải quyết các công việc của các bộ phận

- Thực hiện các kế hoạch đào tạo

- Giải quyết khiếu nại của khách hàng

1.2.2 Nghiệp vụ của Bộ phận lễ tân- Kinh doanh

Bộ phận lễ tân-Kinh doanh bao gồm:

- Trưởng bộ phận lễ tân- kinh doanh: 1 người

Nhiệm vụ:

- Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của bộ phận lễ tân khách sạn

- Lên kế hoạch, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ và điều phối mọi hoạt độngcủa bộ phận lễ tân

- Tối đa hóa công suất sử dụng buồng và doanh thu cho khách sạn

- Tham gia phỏng vấn tuyển chọn nhân sự cho bộ phận

- Chào đón khách đoàn, khách VIP

- Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên bộ phận

- Giải quyết các phàn nàn của khách và các trường hợp khẩn cấp xảy ra trong khách sạn

- Hỗ trợ công tác Marketing và thực hiện một số nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của cấp trên

- Nhân viên đặt phòng : 5 người

Nhiệm vụ:

- Tiếp nhận, xử lý các yêu cầu đặt phòng của khách

- Cập nhật và chuyển thông tin, hồ sơ đặt phòng cho nhân viên lễ tân hàng ngày

- Quản lý hồ sơ đặt phòng

- Phối hợp với bộ phận Marketing để bán phòng

5 / 49

- Tối đa hóa công suất sử dụng phòng, giá bán, doanh thu cho khách sạn

Mẫu phiếu đăng ký đặt phòng

- Nhân viên lễ tân : 10 người

Nhiệm vụ:

- Quản lý hồ sơ đăng ký khách

- Đón tiếp và làm thủ tục check-in, check-out cho khách

- Bán phòng cho khách walk-in (khách vãng lai)

- Tiếp nhận và phối hợp xử lý các yêu cầu của khách lưu trú

- Cung cấp thông tin, quảng cáo bán các dịch vụ của khách sạn

- Bảo quản chìa khóa, két an toàn đựng tư trang quý của khách

- Phối hợp xử lý các tình huống khẩn cấp trong khách sạn

6 / 49

Phiếu theo dõi khách hàng

- Nhân viên hành lý: 10 người

Nhiệm vụ:

- Chào đón, mở khoang xe để nhận hành lý của khách, hướng dẫn khách đến làm thủ tục check-in tại quầy lễ tân

- Hỗ trợ khách hàng tại sảnh: giới thiệu dịch vụ, gọi taxi…

- Chuyển hành lý lên phòng cho khách, chuyển hành lý khi khách muốn đổi

phòng, trả phòng

- Chuyển phát thư, tin nhắn, bưu kiện… đến phòng cho khách

Mẫu phiếu khảo sát khách hàng

1.2.3 Nghiệp vụ của Bộ phận buồng phòng

- Lên kế hoạch, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ và điều phối mọi hoạt động của

bộ phận buồng phòng

- Tối đa hóa công suất sử dụng buồng và doanh thu cho khách sạn

- Tham gia phỏng vấn tuyển chọn nhân sự cho bộ phận

- Chào đón khách đoàn, khách VIP

- Giải quyết các yêu cầu / phàn nàn của khách hàng

- Nhân viên dọn phòng: 10 người

Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm dọn phòng Bổ sung đồ dùng trong phòng cho kháchmỗi ngày theo tiêu chuẩn của khách sạn

- Nhân viên giặt ủi: 10 người

Nhiệm vụ: Thu gom đồ giặt, Vận hành quy trình giặt và ủi tất cả quần áo của khách,các loại khăn ăn, khăn trải bàn của khách sạn và đồng phục của nhân viên

- Nhân viên tầng phòng: 10 người

Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm lau dọn hành lang, sảnh khách sạn và các nơi côngcộng, phòng nghỉ của nhân viên trong khách sạn

- Nhân viên bảo vệ: 10 người

Nhiệm vụ: Phụ trách đảm bảo an ninh trong toàn khách sạn cũng như an toàn của

cả khách hàng và nhân viên khách sạn

- Nhân viên kỹ thuật: 10 người

Nhiệm vụ: Phụ trách về việc vận hành và bảo trì toàn bộ cơ sở vật chất của kháchsạn, bao gồm: Điện, cơ khí, hệ thống sưởi, máy điều hòa không khí, bơm, thực hiệnnhững sửa chữa nhỏ và tu bổ trang thiết bị

Mẫu phiếu theo dõi sửa chữa của nhân viên lỹ thuật khách sạn

1.2.4 Nghiệp vụ của Bộ phận bếp

Bộ phận bếp bao gồm:

8 / 49

- Trưởng bộ phận bếp: 1 người

Nhiệm vụ: quản lý, điều hành chung tất cả các công việc trong bếp, bao

gồm: tạo thực đơn, quản lý nhân sự, quản lý kinh doanh.

- Bếp trưởng : 1 người

Nhiệm vụ: Giám sát, chỉ đạo hoạt động của một nhóm các đầu bếp thuộc nhiều bộ phận khác nhau trong cùng một nhà hàng Bếp trưởng còn có nhiệm vụ phụ trách soạn thực đơn, nấu món ăn chính, đồng thời sáng tạo ra các món mới bổ sung vào menu nhà hàng, khách sạn

- Bếp phó : 1 người

Nhiệm vụ giúp bếp trưởng các công việc như lên thực đơn, điều phối công việc trong khả năng và đặt hàng theo sự chỉ đạo của bếp trưởng

- Nhân viên bếp : 20 người

Nhiệm vụ: Thực hiện các công việc được phân công như sơ chế nguyên liệu, chuẩn bị công cụ, vật liệu cần thiết, vệ sinh bếp, hỗ trợ các công việc tại khu vực được phân công và các công việc hỗ trợ khách

- Nhân viên phục vụ bàn: 20 người

Nhiệm vụ: Phụ trách công việc chuẩn bị phòng ăn, phòng đón khách , nhận mọi yêu cầu gọi món của khách , chuyển vào bếp và thực hiện quá trình phục vụ khách trong quá trình khách dùng bữa và dọn bàn sau khi khách dùng xong

1.2.5 Nghiệp vụ của Bộ phận kiểm toán/Hành chính- Nhân sự

- Trưởng phòng nhân sự: 2 người

Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm quản lý, giám sát, tổ chức hoạt động của phòng

nhân sự Xây dựng chính sách, quy định, quy chế về nhân sự, lên kế hoạch về ngân sách, nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo theo nhu cầu thực tiễn của khách sạn

- Kế toán trưởng: 2 người

Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm chính là quản lý giám sát hoạt động tài chính

khách sạn, tham mưu cho Ban giám đốc, phân công, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, lập báo cáo gửi Giám đốc khách sạn và các cơ quan Nhà nước

- Nhân viên nhân sự: 15 người

Nhiệm vụ : Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự cho khách sạn, triển khai công tác đào tạo, tính lương, thưởng, thực hiện các chế độ bảo hiểm, quản lý

hồ sơ nhân viên khách sạn

9 / 49

Mẫu phiếu quản lý nhân viên

- Nhân viên kiểm toán: 15 người

Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm rà soát lại giao dịch, doanh thu, tỉ lệ đặt phòng,

các số liệu thống kê điều hành của khách sạn trong ngày Sau khi cân đối mọi giao dịch, doanh thu Kiểm toán đêm sẽ đóng ngày và chuyển hệ thống PMS ngày mới

- Nhân viên thu ngân: 15 người

Nhiệm vụ : Chịu trách nhiệm làm thủ tục thanh toán cho khách hàng, cụ thể nhập order vào hệ thống, kiểm tra và in hóa đơn, thu tiền của khách

Mẫu phiếu thanh toán tiền của nhân viên thu ngân

1.3 Quy trình nghiệp vụ

Quy trình quản lý gồm:

10 / 49

Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn thì khách hàng có thể liên hệ

với khách sạn để tiến hành làm thủ tục đăng ký phòng Có các hình thức liên

hệ: đến trực tiếp, qua điện thoại hoặc qua mạng

Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký đặt phòng thì khách hàng phải

khai báo đầy đủ thông tin về mình khi Bộ phận Lễ tân (BPLT) yêu cầu gồm

các thông tin cơ bản như: họ tên khách, chứng minh nhân dân, địa chỉ, số điện

thoại…Tiếp theo khách đưa ra nhu cầu chọn phòng : số lượng phòng cần đặt,

loại phòng, thời gian đến, thời gian đi…để nhân viên lựa chọn phòng cho

khách Nếu việc đặt phòng thành công thì khách nhận phiếu đăng ký phòng

do khách sạn cấp và kí tên Đối với khách đặt phòng gián tiếp khách sạn sẽ

gửi phiếu đăng ký đến địa chỉ của khách và khách kí tên vào phiếu xác nhận

đặt phòng đó và gủi lại cho khách sạn Hầu hết khách hàng đều phải đặt cọc

một số tiền nhất định dựa vào loại phòng mà mình đã đăng ký

Sau khi đặt phòng khách có thể huỷ đăng ký và phải bồi thường cho

khách sạn theo quy định đã thoả thuận Tuy nhiên trước 7 ngày nhận phòng

khách huỷ đăng ký không phải bồi thường

Đối với người quản lý:

Khi nhận yêu cầu đặt buồng của khách ( trực tiếp hoặc gián tiếp), nhân

viên đặt buồng phải ghi nhận đầy đủ những thông tin sau:

 Tên người đăng ký

11 / 49

 Địa chỉ, số điện thoại hoặc fax của người đặt buồng.

 Số khách cùng đi trong đoàn

 Ngày giờ đến, và số đêm lưu trú

 Số lượng buồng và loại buồng

 Gía buồng và hình thức thanh toán

 Các yêu cầu đặt buồng của khách ( nếu có)

Sau khi tiếp nhận yêu cầu đặt phòng của khách, nhân viên đặt buồng

phải kiểm tra xem số lượng buồng và loại buồng còn trống của khách sạn có

đáp ứng yêu cầu của khách hay không? Sau đó trả lời cho khách biết khách sạn đáp ứng được yêu cầu của khách thì nhân viên đưa ra thông tin về phòng, giá phòng, cácdịch vụ để khách hàng lựa chọn và tiến hành lập thông tin đặt phòng

Ngay sau khi nhận đặt buồng, nhân viên lễ tân phải khẳng định việc đặt

buồng với khách bằng điện thoại, thư, fax hoặc email theo quy định của khách sạn Nếu khách hàng muốn thay đổi thông tin nào đó thì nhân viên phải xem

có hợp lý không, nếu hợp lý thì tiến hành sửa đổi lại thông tin đặt phòng cho

khách, nếu không thì huỷ bỏ và thực hiện lưu thông tin đặt phòng, tổng hợp

tình hình đặt phòng

12 / 49

1.3.2 Quy trình thuê phòng

Đối với khách :

Khi khách hàng đến nhận phòng thì ngoài số tiền đặt cọc, khách hàng phải gửi cho

bộ phận lễ tân CMND_Passport Bộ phận lễ tân căn cứ vào đó để kiểm tra lại thông tin khi khách đăng ký Nếu được xác thực khách tiến hành nhận phòng

Đối với người quản lý :

Khi nhận được yêu cầu thuê phòng của khách, nhân viên khách sạn có trách nhiệm kiểm tra lại thông tin để xác nhận các đặt phòng Sau khi kiểm tra thông tin xong, nếu thông tin đưa ra là đúng thì nhân viên kiểm tra lại tình trạng phòng của khách sạn và cân đối lại việc chọn phòng cho khách cho hợp lý và lập thông tin thuê phòngcho khách Nếu thông tin khách đưa ra không đúng nhân viên từ chối khách Khi lậpthông tin thuê phòng, cần phải nhận khẳng định từ khách Nếu khách yêu cầu thêm thì cần phải xem xét tình hình khách sạn có đáp ứng được hay không, nếu được thì sửa đổi cho khách, nếu không thì huỷ bỏ

13 / 49

1.3.3 Quy trình trả phòng

Đối với khách :

Khi hết thời hạn thuê phòng như đã đăng ký thì khách phải trả phòng cho khách sạn.Nếu khách muốn thuê thêm thì phải đăng ký lại với khách sạn Khách trả phòng quáthời gian quy định sẽ phải trả thêm một khoản tiền theo quy định của khách sạn Khitrả phòng khách sẽ nhận được hoá đơn thanh toán tiền phòng và tiền dịch vụ, tiền khác ( nếu có), khách thanh toán, trả lại chìa khoá phòng và nhận lại CMND của mình

Đối với người quản lý :

Khi nhận yêu cầu trả phòng của khách,nhân viên phải xác nhận lại thông tin trả phòng Bộ phận phục vụ kiểm tra các phòng mà khách đã ở xem có hư hao gì không

và xác nhận vào phiếu đến Nếu khách làm hư hại đồ đạc trong phòng thì khách phảiđền bù hoặc trả thêm tiền để khách sạn sắm sửa lại Nhân viên tiến hành cập nhật lạicác thông tin và lập hoá đơn Trong hoá đơn phải ghi rõ ngày lập, họ tên người thanh toán, số tiền… Khi khách trả tiền một hóa đơn thanh toán được lập Mỗi hóa đơn có một số thứ tự, thu tiền của chỉ một khách hàng Nhân viên tiếp tân chịu trách

14 / 49

nhiệm ký xác nhận vào phiếu thu và lập thành hai bản chuyển cho bộ phận kế toán

để thanh toán tiền với khách

1.3.4 Quy trình báo cáo

Cuối mỗi ngày bộ phận kế toán phải lập báo cáo về danh sách khách đã thuê phòng,Danh sách tình hình các phòng,doanh thu thuê phòng và doanh thu tiệc trong khách sạn cho lãnh đạo.Cuối mỗi tháng và mỗi quý phải báo cáo tình hình doanh thu,hoạt động của khách sạn cho lãnh đạo

Một số biểu mẫu :

15 / 49

1.4 Yêu cầu chung cho bài toán quản lý khách sạn

Với nhu cầu quản lý và chất lượng dịch vụ tăng lên không ngừng Giám đốc khách sạn yêu cầu có một chương trình thực hiện được các chức năng sau:

Nhằm vào mục tiêu mở rộng quy mô khách sạn cho phép ban quản lý có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình hoạt động của khách sạn Từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh

cho khách sạn

Hệ thống quản lý khách sạn hướng đến các đối tượng:

- Bộ phận lễ tân

- Quản lý bộ phận kinh doanh

- Nhân viên kế toán

- Quản lý bộ phận dịch vụ

- Quản lý bộ phận nhân sự

1.4.1 Quản lý khách hàng (Nguyễn Thị Diệu)

Quản lý khách hàng là phương thức giúp người dùng có thể tiếp cận được với khách hàng, người dùng sẽ giao tiếp hiệu quả và nắm bắt được những thông tinhữu ích, cân thiết cho người quản lý để có thể chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả hơn khiến cho khách sạn ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn nữa.Quản lý khách hàng còn giúp người quản lý nắm bắt thông tin khách hàng, duytrì và tiếp tục với những khách hàng đã gắn bó trong khách sạn

 Quy trình quản lý khách hàng

- Thu thập thông tin khách hàng

Bước đầu tiên, người quản lý của khách sạn phải làm đó là nắm bắt thông tin của khách hàng Những thông tin cần thiết như: Thông tin cá nhân, nghề nghiệp, loại khách hàng,

- Xây dựng dữ liệu khách hàng

Cơ sở dữ liệu khách hàng sẽ được quản lý một cách hệ thống và tập trung khai thác trên toàn bộ hệ thống Đối với khách sạn, khách hàng sẽ được cung cấp 1 mã khách hàng riêng và người quản lý hoàn toàn có thể sử dụng

mã đó để đăng nhập, truy cập, tìm hiểu về các giao dịch của khách hàng này

- Phân tích và lựa chọn khách hàng

Để khách sạn có thể xác định được đối tượng khách hàng người quản lý phải phân tích được:

+ Lập hệ thống đánh giá phân loại khách hàng

+ Thu thập thông tin cá nhân của khách hàng

+ Hoạt động kinh doanh của khách hàng (nếu có)

+ Phân bố về phòng ở tùy theo các loại đối tượng khách hàng

- Quản lý dữ liệu

20 / 49

Để quản lý khách hàng, yêu cầu các doanh nghiệp- Khách sạn cần phải quản lý tốt các dữ liệu thông tin khách hàng 1 cách hiệu quả vì trong tương lai có thể dùng tới dữ liệu về thông tin khách hàng này

Dữ liệu về thông tin khách hàng phải được hộ trỡ nâng cao về hoạt động quản lý, giảm sát, bảo mật, theo các quy định của khách sạn

Sơ đồ phân rã chức năng Quản lý khách hàng đối với người quản lý

Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng Quản lý khách hàng

21 / 49

- Nhiệm vụ: Quản lý thông tin về khách hàng trong khách sạn

- Đầu vào: Thông tin cung cấp từ khách hàng

- Đầu ra: Bảng danh sách thông tin chi tiết khách hàng trong khách sạn

- Mô tả chức năng Quản lý thông tin khách hàng:

Khi có khách đến khách sạn, người quản lý sẽ nhập các thông tin từ khách hàng cung cấp vào hệ thống bao gồm thông tin cá nhân, loại khách hàng Chức năng còn cho phép người dùng thêm khách hàng khi có khách mới, đồng thời có thể cập nhật các thông tin khách hàng cần thay đổi hoặc sai xót, nhầm lẫn như : Tên, Địa chỉ, SĐT,… Có thể xóa khách hàng khi khách hàng đã rời đi khỏi khách sạn, và tìm kiếm khách hàng trong danh sách bằng mã khách hàng một cách dễ dàng, tiện lợi

22 / 49

1.4.2.Quy trình đặt phòng khách sạn (Phạm Thị Kim Chi)

Đặt phòng khách sạn là hoạt động đặc thù nhất của các khách sạn Công việc này được thực hiện bởi các nhân viên Lễ tân Đặt phòng là sự thỏa thuận giữa khách hàng và khách sạn về loại buồng, số người, thời gian lưu trú… Khách đặt phòng có thể đặt trước theo kế hoạch hoặc đến ở luôn, là khách lẻ hay khách đoàn…

Chức năng này cho phép quản lý thông tin về các cuộc đặt phòng của khách Thông tin về cuộc đặt phòng bao gồm: thông tin về khách như: tên khách, giới tính, địa chỉ liên lạc, số điện thoại, fax… , thông tin về phòng bao gồm: số phòng, ngày đến, giờ đến, ngày đi…các thông tin này sẽ được cập nhật và lưu vào cơ sở dữ liệu

-“Kiểm tra hiện trạng phòng”, xác minh số “phòng trống” có đáp ứng được yêu cầu khách hay không Kiểm tra trên hệ thống phần mềm Tra cứu trạng thái phòng theo thời gian: 15 ngày, 21 ngày, 30 ngày theo khoảng thời gian nhất định Ví dụ, khách

23 / 49

thuê phòng trong 3 ngày, từ ngày 9 - 11/11, cho phép tra cứu xem trong khoảng thờigian đó có phòng trống không.

-Thỏa thuận và xác minh việc đặt phòng với khách hàng

Trong trường hợp khách sạn còn phòng rỗi đáp ứng được yêu cầu của khách hàng:Nhân viên Lễ tân tiến hành đặt phòng và khai báo các thông tin khách trên mẫuphần mềm Sau khi điền đầy đủ các thông tin, nhân viên Lễ tân Click chuột chọn

“lưu” để hoàn thành thao tác đặt phòng trên phần mềm Phòng đã đặt sẽ hiển thị trạng thái “đặt phòng”.

Sơ đồ phân rã chức năng Quản lý đặt phòng

Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng Quản lý đặt phòng

Nhiệm vụ: quản lý thông tin về các cuộc đặt phòng

- Đầu vào: yêu cầu đặt phòng của khách

- Đầu ra: thông tin về số lượng phòng được đặt, thông tin phòng đã đặt

24 / 49

Quản lý thông

tin phòng đặt

Thêm phòng đặt

Xóa Phòng đặt

Sửa phòng đặt

Cập nhậtQuản lý đặt phòng