Giáo trình Tin học cơ sở (Trình độ Cao đẳng)

M�C L�C 1 TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ XÂY DỰNG GIÁO TRÌNH TIN HỌC CƠ SỞ Trình độ Cao đẳng QUẢNG NINH, 2015 2 I KIẾN THỨC CHUNG VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Bài 1 Các khái niệm cơ bản 1 1 Thông tin[.]

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ XÂY DỰNG

GIÁO TRÌNH TIN HỌC CƠ SỞ

Trình độ: Cao đẳng

QU ẢNG NINH, 2015

I KIẾN THỨC CHUNG VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

Bài 1: Các khái niệm cơ bản

1 1 Thông tin và xử lý thông tin

1.1.1 Thông tin

Thông tin (Information): Tồn tại một số định nghĩa về thông tin, tuy nhiên không

có một định nghĩa nào tổng quan, chặt chẽ, đầy đủ, chính xác Thường thì người ta chỉ đưa ra các khái niệm về thông tin Tuy nhiên trong các lĩnh vực khác nhau thì khái niệm này cũng khác nhau

- Định nghĩa của Brilen: “Thông tin là sự nghịch đảo của entropi.”

- Định nghĩa của Shanol: “Thông tin là quá trình liên hệ nhằm loại bỏ sự bất định”

- Định nghĩa của Gluscop: “Thông tin bao gồm tất cả các tri thức mà con người trao đổi cho nhau và cả những tri thức độc lập với con người”

Qua các định nghĩa ta thấy rằng thông tin có thể tạo ra được, có thể truyền, nhận,

có thể lưu giữ và có thể xử lý Người nào có nhiều thông tin về một đối tượng thì đố tượng đó càng ít bất định đối với người đó

Nội dung thông tin là những tri thức do thông tin mang lại Cùng một thông tin nhưng những người khác nhau sẽ thu nhận những nội dung và mức độ nội dung khác nhau Thông tin về một sáng kiến cải tiến kỹ thuật chắc chắn sẽ mang lại nội dung phong phú hơn, sâu sắc hơn cho chuyên gia kỹ thuật mà mang lại nội dung nghèo nàn hơn, ít ý nghiã hơn cho chuyên gia ở lĩnh vực khác

Thông tin có vai trò vô cùng quan trọng đối với con người Nó giúp cho con người tăng thêm sự hiểu biết và làm căn cứ cho những quyết định cụ thể trong mọi lĩnh vực

Ðơn vị nhỏ nhất dùng để đo thông tin là bit Bit là chữ viết tắt của Binary digiT Một bit tương ứng với một chỉ thị hoặc một thông báo nào đó về 1 sự kiện có trong 2 trạng thái có số đo khả năng xuất hiện động thời là Tắt(Off) / Mở(On) hay Ðúng(True) / Sai(False)

Ví dụ 1 Một mạch đèn có 2 trạng thái là:

- Tắt (Off) khi mạch điện qua công tắc là hở

- Mở (On) khi mạch điện qua công tắc là đóng

Trong tin học, người ta thường sử dụng các đơn vị đo thông tin lớn hơn sau:

thông tin

1.1.2 Dữ liệu

Dữ liệu (data) là cái mang thông tin, dữ liệu có thể là các dấu hiệu ( kí hiệu, văn

bản, chữ viết, chữ số….), các tín hiệu ( điện, từ, quang, nhiệt độ, áp suất… ) hoặc các cử chỉ hành vi ( nóng giận, sốt ruột, tươi cười…) khi nhìn thấy một người đang tươi cười hành vi đó có thể cho chúng ta tin rằng người đó rất vui Đọc được nội dung của một cuốn sách khoa học ta biết thêm được nhiều kiến thức mới đó là thông tin ta có được do cuốn sách mang lại

Một hệ thống thông tin (information system) là một tiến trình ghi nhận dữ liệu, xử

lý nó và cung cấp tạo nên dữ liệu mới có ý nghĩa thông tin, liên quan một phần đến một

tổ chức, để trợ giúp các hoạt động liên quan đến tổ chức

1.1.3 Xử lý thông tin

* Sơ đồ tổng quát của một quá trình xử lý thông tin

Mọi quá trình xử lý thông tin bằng máy tính hay bằng con người đều được thực hiện theo một quy trình như sau:

Dữ liệu (data) được nhập ở đầu vào (input) Máy tính hay con người sẽ thực hiện quá trình xử lý nào đó để nhận được thông tin ở đầu ra (output) Quá trình nhập dữ liệu,

xử lý và xuất thông tin đều có thể được lưu trữ (Hình 3.)

Tên gọi Ký hiệu Giá trị

Byte KiloByte MegaByte GigaByte TetraByte

Xử lý ( Processing)

Xuất dữ liệu ( Output)

Hình 1: Sơ đồ tổng quát của một quá trình xử lý thông tin

* Xử lý thông tin bằng máy tính điện tử

Thông tin là kết quả bao gồm nhiều quá trình xử lý các dữ liệu và thông tin có thể trở thành dữ liệu mới để theo một quá trình xử lý khác tạo ra thông tin mới hơn theo ý đồ của con người

Con người có nhiều cách để có dữ liệu và thông tin Người ta có thể lưu trữ thông tin qua tranh vẽ, giấy, sách báo, hình ảnh trong phim, băng từ, Trong thời đại hiện nay, khi lượng thông tin đến với chúng ta càng lúc càng nhiều thì con người có thể dùng một công cụ hỗ trợ cho việc lưu trữ, chọn lọc và xử lý lại thông tin gọi là máy tính điện tử (computer) Máy tính điện tử giúp con người tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức và tăng độ chính xác cao trong việc tự động hoá một phần hay toàn phần của quá trình xử lý

dữ liệu hay thông tin

1.2 Phần cứng, phần mềm và công nghệ thông tin

1.2.1 Phần cứng (Hardware)

Phần cứng là các thành phần vật lý của máy tính bao gồm các thiết bị điện tử, cơ

khí (C ó thể được hiểu đơn giản là tất cả các phần trong một hệ máy tính mà chúng ta có thể nhìn thấy hoặc sờ được)

Ví dụ: Bàn phím, chuột , bộ vi xử lý…

1.2.2 Phần mềm (Software)

Phần mềm là các chương trình được viết ra để can thiệp vào máy tính bắt máy tính thực hiện một công việc nào đó mà con người yêu cầu Nói cách khác toàn bộ các chương trình chạy trên máy tính được gọi là phần mềm máy tính

Ví dụ: Phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm nghe nhạc…

1.2.3 Công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin Theo quan niệm này thì công nghệ thông tin là một hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công

cụ, chủ yếu là máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức,

Lưu trữ ( Storage)

lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hoá của con người

Bài 2: Cấu trúc cơ bản của hệ thống máy tính 2.1 Phần cứng

2.1.1 Đơn vị xử lý trung tâm (CPU)

Đơn vị xử lý trung tâm (CPU) hay còn gọi là bộ vi xử lý Nó là bộ não của máy tính Công việc chính là tính toán và điều khiển mọi hoạt động trong máy tính

- Khối điều khiển (CU: Control Unit) là trung tâm điều hành máy tính Nó có nhiệm vụ

giải mã các lệnh, tạo ra các tín hiệu điều khiển công việc của các bộ phận khác của máy tính theo yêu cầu của người sử dụng hoặc theo chương trình đã cài đặt

- Khối tính toán số học và logic (ALU: Arithmetic-Logic Unit) bao gồm các thiết bị thực

hiện các phép tính số học (cộng, trừ, nhân, chia, .), các phép tính logic (AND, OR, NOT, XOR) và các phép tính quan hệ (so sánh lớn hơn, nhỏ hơn, bằng nhau, )

- Các thanh ghi (registers) được gắn chặt vào CPU bằng các mạch điện tử làm nhiệm vụ

bộ nhớ trung gian Các thanh ghi mang các chức năng chuyên dụng giúp tăng tốc độ trao đổi thông tin trong máy tính

2 1.2 Thiết bị nhập

* Bàn phím

Ðể thể hiện những lá thơ, những con số, hay các ký tự đặc biệt bằng máy tính, người ta dùng bàn phím nối với máy tính, kích hoạt ứng dụng thích hợp rồi gõ các phím nào cần gõ cho ra các từ, câu muốn có Khi bạn gõ - nhấn một ký tự nào trên bàn phím, trên màn hình sẽ hiện ra chữ ấy (giả định đang trong trình ứng dụng thích hợp) Các phím mũi tên, Alt, Ctrl, Enter… không gửi một chữ nào cho máy mà là các lệnh đặc biệt nào

đó

Hình 3 : B

* Thiết bị chỉ điểm - Pointing Device

Hàng triệu người dùng máy tính hiện nay dùng bàn phím để gõ các chữ cái và con

số, nhưng để ra lệnh cho máy, định vị con trỏ, họ không chỉ dùng bàn phím mà còn dùng một thiết bị đặc biệt thông dụng khác gọi là : con chuột - mouse Con chuột dùng để chuyển dịch một ký hiệu hay một đối tượng được chọn từ nơi này sang nơi khác trên màn hình Con chuột thường được thể hiện thông qua con trỏ trên màn hình Khi người sử dụng di chuyển con chuột trên mặt bàn thì con trỏ cũng di chuyển trên màn hình

Một con chuột có một, hai, hay ba nút nhấn có thể dùng để gởi các tính hiệu đến máy tính Nhiều người dùng không quan tâm đến con chuột - cũng chẳng sao, nhưng ngày càng nhiều các chương trình ứng dụng đặt con chuột vào vị trí quan trọng để điều khiển chương trình Cũng như nhiều linh kiện khác, chuột cũng có nhiều chủng loại với cấu tạo và điểm mạnh yếu khác nhau nhưng cùng có chung nhiệm vụ

- Con chuột chuẩn: gồm các nút nhấn ở trên và một hòn bi ở dưới, nó có cấu tạo nhỏ

gọn nối máy tính bởi một sợi dây, có thể dịch chuyển dễ dàng và đó cũng là nhiệm vụ của

nó

- Con chuột bóng - Trackball: nó cũng gồm các thành phần như trên, nhưng viên bi lại

hướng lên trên Thường được chế tạo to lớn khó di chuyển chuột được, tác vụ di chuyển chuột thực hiện trực tiếp bằng chính người dùng dùng tay lăn viên bi, nút nhấn vẫn không thay đổi chức năng

Hình 9 : Chuột loại Trackball

a Phần cứng (Hardware) có thể được hiểu đơn giản là tất cả các phần trong một hệ máy tính mà chúng ta có thể thấy hoặc sờ đượcPhần cứng gồm các phần cơ bản:

- Khối xử lý trung tâm CPU

- Bộ nhớ trong : RAM, ROM

- Bộ nhớ ngoài:

+ Ổ đĩa cứng (HDD) + Ổ đĩa quang (CD, DVD), đĩa CD, đĩa DVD + Ổ đĩa mềm (FDD), đĩa mềm

- Bo mạch chủ (Mainboard)

- Các thiết bị vào : bàn phím, chuột, máy quét

- Các thiết bị ra : màn hình, máy in, máy vẽ

Phần cứng máy tính là một hệ thống mở, nghĩa là ngoài những phần tối thiểu bắt buộc phải có, nếu cần người ta vẫn có thể bổ sung thêm những chi tiết khác phục vụ cho các yêu cầu cụ thể

1.2.2 Vai trò chức năng của hệ điều hành

a Quản lý thông tin vào ra

Khi xử lý thông tin, dữ liệu ban đầu được nhận vào bởi các thiết bị vào hoặc từ các tệp (file) trong bộ nhớ ngoài, qua các khâu xử lý rồi được đưa ra các thiết bị ra hoặc lại được ghi vào bộ nhớ ngoài dưới dạng tệp Hệ điều hành sẽ điều phối các thông tin có mặt ở những chỗ cần thiết khi cần

b Kiểm tra, quản lý các thiết bị

Trong quá trình máy tính làm việc Hệ điều hành luôn nắm chắc thông tin về các thiết bị Nếu thiết bị nào đó hỏng, ảnh hưởng tới sự làm việc bình thường của máy tính,

hệ điều hành sẽ dừng máy và đưa ra thông báo trên màn hình

c Quản lý và phân phối tài nguyên

Tài nguyên của máy là bộ nhớ và các thiết bị mà các chương trình có thể khai thác khi chạy Khi có nhiều chương trình cùng chạy và cùng khai thác cùng một số thiết

bị, hệ điều hành sẽ phân phối thời gian sử dụng bộ nhớ và các thiết bị chung một cách hợp lý sao cho không có sự chồng chéo, tắc nghẽn để các chương trình đều có thể làm việc một cách bình thường

- Ổ đĩa mềm: Là nơi chứa đĩa mềm, ổ đĩa mềm được ký hiệu là A:, B:….và chỉ hoạt động khi có đĩa ở trong

- Ổ đĩa cứng: Về mặt Logic, đĩa cứng có thể chia thành nhiều ổ đĩa con và các ổ con được ký hiệu bằng chữ cái từ C trở đi kèm theo dấu hai chấm: Ví dụ: C:, D:…

- Ổ đĩa CD – ROM: Là nơi chứa đĩa CD – ROM khi đĩa này được lắp vào máy để làm việc, ổ đĩa CD – ROM thường có 2 loại Loại vừa đọc vừa ghi và loại chỉ đọc được

mà không thể ghi thông tin lên đĩa, ổ đĩa CD – ROM được ký hiệu bằng chữ cái tiếp theo chữ cái cuối cùng đã được dùng để ký hiệu các ổ đĩa mềm và ổ đĩa cứng có kèm dấu hai chấm Ví dụ máy tính có ổ đĩa mềm A: Các ổ đĩa cứng C:, D:, E:…

Nếu máy được lắp thêm ổ đĩa CD – ROM thì ổ CD – ROM được gán một cách tự động cho cái tên là F:, trong đó chữ F là chữ cái tiếp theo chữ cái E trong bảng chữ cái, ổ đĩa CD – ROM cũng chỉ hoạt động khi có đĩa ở trong

Cũng có thể đặt thêm cho ổ đĩa một nhãn nào đó theo ý người dùng để tiện cho việc quản lý và xử lý thông tin Ví dụ có thể đặt một nhãn gợi mở nội dung thông tin chứa trong ổ đĩa hoặc đặt một nhãn ghi tên người sử dụng để phân chia khu vực trong trường hợp nhiều người cùng sử dụng chung một máy

tự, có thể có dấu cách nhưng không chứa các ký tự đặc biệt như !,?,:,<,>… Hoặc một số

từ riêng của hệ thống như CON, NUL, LPTn với n = 1.2.3… Phần tên là phần bắt buộc phải có

Phần mở rộng hay phần đuôi là phần đứng sau dấu chấm Phần này để chỉ loại tệp Tuy nhiên phần mở rộng là phần không bắt buộc phải có

c Thư mục (Folder hay Directory)

Thư mục là nơi lưu trữ các tệp và các thư mục con của nó Thư mục gốc là thư mục không thuộc một thư mục nào cả Mỗi thư mục, trừ thư mục gốc, đều phải thuộc một thư mục nào đó được gọi là thư mục mẹ của nó

Dưới góc độ lưu trữ thông tin, Desktop, My Computer và các ổ đĩa cũn được coi là các thư mục Tuy nhiên không thể thực hiện một số lệnh xử lý thư mục và tệp thông thường như sao chép, copy, xóa, tạo thêm nội dung…bằng các lệnh trong hệ chương trình quản lý File và thư mục của hệ điều hành lên Desktop và các Icon của Desktop do hệ thống tạo ra, lên My Computer do hệ thống tạo ra (trong đó có các ổ đĩa) như người ta vẫn thực hiện đối với các thư mục thông thường Ở góc độ khác, khi không được coi là các thư mục chúng vẫn chịu tác động của những lệnh riêng Ví dụ có thể Format đĩa Tên thư mục được đặt theo quy tắc tên phần chính của tệp Riêng với các ổ đĩa ngoài các chữ cái và dấu hai chấm người dùng còn có thể đặt thêm cho nó một nhãn Nhãn đĩa, tên các thư mục và phần chính của các tên nên đặt gợi mở nội dung của chúng và không quá rắc rối để tiện cho việc quản lý các dữ liệu và các thông tin Các thư mục được bố trí theo sơ đồ phân cấp dạng cây

Quy ước: Để cho gọn, khi nói về một lệnh có thể tác động lên cả ổ đĩa, thư mục hay tệp, ta gọi chung các đối tượng này là đối tượng chịu tác động hay đối tượng

Bài 2: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 2.1 Cài đặt Windows XP

Khi máy vi tính không khởi động được hoặc hoạt động không ổn định, hay bị treo máy do hệ điều hành windows XP bị lỗi, do bị nhiễm Virus quá nhiều, hoặc khi bạn muốn có một bản Windows hoàn toàn mới, giải pháp cài đặt mới lại windows xp là cách tốt nhất

Cách bước cài đặt mới lại Windows XP trên ổ đĩa C:, ổ dĩa thường được dùng để cài

hệ điều hành Khi cài đặt, Windows cũ và các chương trình, dữ liệu trên ổ dĩa này sẽ bị xóa sạch nhưng sẽ không làm mất dữ liệu trên các ổ dĩa khác:

1.Trước tiên hãy bật máy vi tính lên, đừng quan tâm nhiều đến những gì hiện ra trên màn hình Cho đĩa Windows XP vào ổ đĩa CD, khởi động (Restart) lại máy bằng cách nhấn nút Reset hoặc tổ hợp phím Ctrl + Alt + Del

2 Khi xuất dòng chữ nhắc chọn khởi động từ CD-ROM, nhấn một phím bất kỳ trên bàn phím để đồng ý

3 Chương trình cài đặt Windows trên dĩa CD sẽ chạy và tiến hành cài đặt, lúc này bạn không thể sử dụng chuột được cho nên hãy sử dụng bàn phím Khi hiện ra màn hình Welcome to Setup, đừng chọn Repair mà hãy nhấn phím Enter để tiếp tục

Chương trình sẽ định dạng lại ổ dĩa C và tiến hành cài đặt mới Windows XP Sau khi cài đặt lại Windows thì cũng cần phải cài đặt lại toàn bộ chương trình điều khiển (driver) cho các thiết bị phần cứng

Trong những bước cài đặt này bạn sẽ không sử dụng chuột được cho nên hãy sử dụng các phím mũi tên tên bàn phím để di chuyển khi lựa chọn

Với cách cài đặt này thì toàn bộ dữ liệu trên ổ đĩa C: (ổ đĩa cài đặt Hệ điều hành) sẽ

bị xóa sạch cho nên cần phải sao lưu các dữ liệu trên ổ dĩa này trước khi cài đặt

2.2 Màn hình giao diện của Windows

Nếu máy cài Windows XP, sau khi bật điện Windows XP sẽ tự khởi động Nếu máy còn được cài thêm hệ điều hành khác, trên màn hình sẽ xuất hiện danh sách các hệ điều hành có thể khởi động Người dùng cần phải khẳng định muốn khởi động hệ điều hành nào Nếu không sau thời gian chờ máy sẽ khởi động hệ điều hành mặc định

Kết thúc quá trình khởi động, màn hình ban đầu của Windows XP sẽ xuất hiện ra hoàn chỉnh Màn hình này được gọi là Destop

Trên Destop có các ShortCut gồm các biểu tượng (Icon) Các ShortCut này cho phép truy cập nhanh các chương trình ứng dụng Có thể gọi là “biểu tượng chương trình” hay “ biểu tượng” để chỉ ShortCut chứ không thuần túy chỉ là Icon Thanh ngang nằm phía dưới màn hình, đó là thanh tác vụ (Taskbar) Thanh này có thể được di chuyển sang cạnh các thanh khác của hình chưc nhật màn hình Nhưng thông thường Windows nói chung và Windows XP nói riêng đặt nó nằm phía dưới Có lẽ đây là vị trí thuận mắt nhất

và cũng tiện sử dụng nhất Trên thanh Taskbar còn có một số biểu tượng chương trình, một số thông số về trạng thái của hệ thống Nhìn vào đây ta có thể biết những chương trình nào, tệp nào đang được mở, hiện tại là mấy giờ theo đồng hồ máy, loa, máy in…có

làm việc hay không Trên thanh Taskbar có một nút lệnh đặc biệt , đó là nút Start, đây là một lối vào để gọi các chương trình cũng như nối ra khỏi Windows

Hình 1: Màn hình Desktop

- Kích chuột: ấn thả nhanh nút trái chuột Để chỉ thao tác kích nút phải, cần nói rõ kích nút chuột phải

- Kích đúp: ấn thả nhanh nút trái chuột hai lần

- Rê: Trỏ chuột vào đối tượng muốn rê, ấn và giữ nút trái chuột đồng thời dịch trỏ chuột tới vị trí mới rồi thả

Khảo sát màn hình Desktop và thanh Taskbar, khi trỏ chuột vào nút Start dòng chữ

“Click here to begin” (kích chuột vào đây để bắt đầu) hiện nhắc nhở người dùng rằng đó

là một lối vào để bắt đầu làm việc

Một khái niệm khác cũng hay gặp khi làm việc với máy tính, đó là Menu Menu (thực đơn) là danh sách các lệnh và các nhóm lệnh để người dùng lựa chọn Chọn một số lệnh tức là ta gọi tên lệnh đó Chọn một nhóm lệnh, danh sách các lệnh trong nhóm sẽ hiện ra

Có thể trong nhóm lệnh lại có các nhóm lệnh con, có nghĩa là về thực chất nhóm lệnh cũng chính là menu con

Khi kích vào nút Start hiện ra

Hình 3: Menu Start

Trong menu này ta thấy có các nhóm lệnh và các lệnh sau:

- Nhóm Programs: Là nhóm chứa các chương trình đã được cài đặt, đây là một lối vào để tìm và cho chạy một chương trình

- Nhóm Favourities: Là một nhóm chương trình giúp kết nối với những trang Web

- Nhóm Documents: Là nhóm chứa các File đã được mở gần nhất trước đó Từ nhóm này có thể nhanh chóng mở lại File vừa được đóng lại để tiếp tục làm việc

- Nhóm Settings: Là nhóm thiết lập và điểu chỉnh môi trường làm việc.Vào đây ta

có thể kiểm tra và cài đặt chương trình điều khiển các thiết bị hoặc thay đổi chế độ làm việc của quần chúng Thay đổi cách hiển thị con số, ngày giờ, thay đổi múi giờ…

- Nhóm Search: Là nhóm chứa các lệnh tìm kiếm, giúp tìm kiếm một đối tượng nào

đó trong phạm vi cho trước

- Lệnh Help: Là lệnh gọi chương trình trợ giúp, khi làm việc với Windows XP nếu gặp khó khăn ta có thể vào đây để tìm lời giải đáp cho những vấn đề vướng mắc

- Lệnh Run: Là lệnh cho chạy một chương trình Đây là một lối vào để cho chạy một chương trình khá tiện lợi, nhất là khi ta chưa thiết lập biểu tượng chương trình cho

nó hoặc chưa đưa nó vào danh sách các chương trình trong một nhóm nào đó thuộc Menu Start

- Lệnh Log Off <User Name>: Khi máy được cài đặt nhiều lối vào cho nhiều người

sử dụng khác nhau, đây là nơi cho phép chuyển từ người sử dụng này sang người sử dụng khác mà không cần khởi động máy

- Lệnh Shut Down: Là lệnh cho phép khởi động lại máy hoặc tắt máy một cách an toàn

Trên đây là nội dung vắn tắt của Menu Start Trong các nhóm lệnh, nhất là trong nhóm Programs, lại có các lệnh và nhóm lệnh con Trong các nhóm lệnh con lại có các lệnh và nhóm lệnh con nữa Vì vậy nói đến Menu Start ta phải hiểu rằng đó là một cây với gốc là nút Start cùng với những cành nhánh phong phú của nó nữa Nói đến thay đổi nội dung của Menu Start ta phải hiểu rằng có thể đó là những thay đổi bên trong cành nhánh của nó

Bây giờ ta chuyển sang hiệu chỉnh nội dung thanh Taskbar, menu Start và Destop: Kích nút phải chuột vào nền của thanh Taskbar, một menu hiện ra có các mục mà khi chọn chúng ta sẽ nhận được những kết quả sau:

- Toolbar: Là một nhóm các mục chọn

+ Address: Hiện dòng địa chỉ trên thanh Taskbar

+ Links: Hiện tên những trang web để có thể kết nối nhanh với chúng Taskbar + Desktop: Hiện những biểu tượng hay dùng của Desktop trên thanh

+ Quick Launch: Hiện thị những biểu tượng chương trình hay dùng trên thanh Taskbar để gọi cho nhanh

+ New Toolbar: Nội dung các ổ đĩa hiện ra, ta chọn một ổ đĩa hay một thư mục cho hiển thị trên thanh Taskbar để khi cần tìm thông tin trong ổ đĩa hay trong thư mục

2.3 Một số thao tác khi sử dụng Windows

Khi làm việc với windows XP ta sẽ gặp rất nhiều cửa sổ Tuy nhiên hình thức các cửa

sổ này và các thao tác với chúng lại có rất nhiều điểm giống nhau Có thể chia các cửa sổ

ra làm hai loại Cửa sổ chính và cửa sổ con Cửa sổ chính của chương trình là cửa sổ làm việc của chương trình Ngoài các cửa sổ chính trong quá trình làm việc khi giao tiếp với máy chương trình còn đưa ra các cửa sổ con hay còn gọi là các hội thoại Ta sẽ nghiên

2.3.1 Cửa sổ chính của chương trình

a Thanh tiêu đề

Thanh tiêu đề là thanh trên cùng của cửa sổ Trên thanh này có tiêu đề của cửa sổ, đó

là tên chương trình đang chạy, tên file đang mở Bên phải của thanh tiêu đề còn có 3 nút

- Nút thu nhỏ (Minimize): Là nút có một gạch ngang Kích vào nút thu nhỏ, cửa sổ

sẽ thu nhỏ cực tiểu, chỉ còn là một ô tiêu để tối màu nằm trên thanh Taskbar Kích vào ô tiêu đề này cửa sổ được mở ra như cũ đồng thời ô tiêu đề của nó trên Taskbar sáng lại Chú ý rằng kích vào ô tiêu đề trên Taskbar, trạng thái thu nhỏ cực tiểu và trạng thái mở ra trên màn hình sẽ chuyển đổi cho nhau

- Nút phóng to (Maximize): Là nút có hình chữ nhật ở giữa Kích vào nút phóng to của cửa sổ sẽ được mở rộng hết cỡ, tức là choán hết màn hình đồng thời nút phóng to biến thành nút phục hồi (restore) là nút có hai hình chữ nhật lợp lên nhau Kích vào nút phục hồi, cửa sổ lại được thu nhỏ như trước lúc được phóng to

- Nút đóng cửa sổ (Close): Là nút có dấu gạch chéo Kích vào nút này cửa sổ sẽ được đóng lại, tức là chương trình tương ứng sẽ được đóng lại Trước khi đóng chương trình đôi khi trene màn hình xuất hiện câu hỏi có chắc chắn muốn thoát khỏi chương trình không? Có muốn ghi lại hiện trạng File đang làm việc không? Cần trả lời các câu hỏi đó

Khi cửa sổ không choán hết màn hình, bằng cách rê thanh tiêu đề ta có thể di chuyển cửa sổ đến vị trí mới

Bên trái cùng của thanh tiêu đề có biểu tượng của chương trình Kích vào biểu tượng này xuất hiện một Menu trong đó có các lệnh phóng to, thu nhỏ, di chuyển, thay đổi kích thước của cửa sổ

Khi có nhiều cửa sổ cùng được mở (tức là nhiều chương trình cùng được chạy), tại mỗi thời điểm chỉ có một cửa sổ được gọi là cửa sổ hiện thời Đó là cửa sổ chương trình đang hiện ở mặt trước Thanh tiêu đề của cửa sổ hiện thời có màu đậm hơn thanh tiêu đề của các cửa sổ khác Muốn một cửa sổ trở thành cửa sổ hiện thời, ta kích vào thanh tiêu

đề của nó

b Thanh menu

Thông thường trong các cửa sổ của các ứng dụng còn có một thanh menu Đó là thanh ghi tên các nhóm lệnh và các lệnh giúp giao tiếp với ứng dụng (Thanh bên dưới của thanh tiêu đề của cửa sổ) Trong các nhóm lệnh lại có các nhóm lệnh con và các lệnh Sau đây là cách vào menu và các lệnh

* Dùng chuột: Kích chuột vào tên nhóm lệnh hoặc tên lệnh quan tâm Nếu là nhóm lệnh, nội dung của nhóm sẽ hiện ra Nếu là lệnh lệnh đó sẽ được gọi Trong nhóm lệnh trỏ chuột vào nhóm lệnh con, nội dung của nhóm lệnh con sẽ hiện ra, việc chọn cứ thể tiếp diễn cho đến khi lệnh cần thiết được gọi

* Dùng bàn phím:

- Cách 1: Gõ phím F10, con trỏ màn hình sẽ biến mất, đồng thời tên nhóm lệnh đầu tiên sẽ nổi lên như một nút lệnh giống như khi ta trỏ chuột vào tên nhóm lệnh này Dùng các phím mũi tên phải, trái, lên, xuống di chuyển dải màu đến tên nhóm lệnh hoặc tên lệnh quan tâm, gõ Enter Quá trình cứ thế tiếp diễn cho đến khi lệnh cần thiết được gọi

- Cách 2: Gõ tổ hợp Alt+ chữ cái có gạch chân trong tên lệnh hoặc nhóm lệnh quan tâm Nếu là nhóm lệnh, nội dung nhóm lệnh hiện ra, nếu là lệnh lệnh sẽ được gọi

Tiếp theo có thể dùng chuột hoặc dùng bàn phím để chọn lệnh hoặc nhóm lệnh con bằng các cách đã nói trên Hoặc giữ nguyên phím Alt, gõ tiếp phím chữ có gạch chân trong tên nhóm lệnh hoặc lệnh quan tâm trong menu con mới hiện ra Quá trình cứ thế tiếp diễn cho đến khi lệnh cần thiết được gọi

Trong đại đa số các trường hợp, đều có thể kích chuột phải lên đối tượng muốn thao tác để xuất hiện một menu nhỏ trong đó có một số lệnh thích hợp với nhiệm vụ đang làm, rồi chỉ việc chọn lệnh đó Menu nhỏ này được gọi là menu tắt

Chú ý: Quan sát các lệnh trong menu ta thấy

- Nếu lệnh bị mờ thì lúc đó lệnh chưa có điều kiện để thực hiện Ví dụ khi đang làm việc với Microsoft Word, nếu chưa đánh dấu đoạn văn bản hay một đối tượng nào khác trong văn bản, lệnh Copy trong menu Edit sẽ bị mờ vì máy không biết phải Copy cái gì?

- Nếu sau tên lệnh có dấu 3 chấm thì khi gọi lệnh lệnh do chưa đủ thông tin để thực hiện, chương trình sẽ yêu cầu người dùng vào tên File, hoặc khẳng định tên File mặc định Có thông tin này lệnh ghi File lên đĩa mới thực hiện được

- Nếu bên phải tên lệnh có ghi một phím hoặc một tổ hợp phím thì khi đang làm việc với chương trình chỉ cần gõ tổ hợp phím này lệnh sẽ được thực hiện

c Thanh công cụ

Thanh công cụ là thanh chứa các nút lệnh để người dùng có thể gọi các lệnh một cách nhanh chóng (thanh dưới thanh menu của cửa sổ) Nội dung của thanh công cụ có thể được thay đổi tùy ý, tức là ta có thể cho ẩn bớt đi những nút lệnh ít dùng cho công việc hiện tại, hoặc cho những nút lệnh rất hay dùng

Cách gọi lệnh bằng nút lệnh: Kích chuột vào nút lệnh

Chú ý:

- Nếu nút lệnh bị mờ thì tại thời điểm đó lệnh chưa có đủ điều kiện để thực hiện

- Khi mới làm việc với chương trình chưa phân biệt được các nút lệnh, hãy trỏ chuột vào các nút lệnh tên lệnh sẽ hiện ra

d Thanh trạng thái

Là thanh chứa những thông tin về trạng thái hiện tại của phiên làm việc (thanh cuối cùng của cửa sổ) Ví dụ như trong cửa sổ của Microsoft Word, nhìn

vào thanh trạng thái ta có thể biết được văn bản đang soạn có mấy trang, ta đang ở trang thứ mấy, con trỏ màn hình đang ở dòng bao nhiêu, cột bao nhiêu…

e Thanh cuốn ngang và thanh cuốn dọc

Thanh cuốn ngang nằm ở phía dưới vùng làm việc của màn hình Trên thanh cuốn ngang có con trượt ngang và các nút dịch trái, dịch phải

Thanh cuốn dọc nằm ở cạnh phải vùng làm việc của màn hình Trên thanh cuốn dọc có con trượt dọc và các nút dịch lên, dịch xuống

Bằng cách rê các con trượt hoặc kích vào các nút dịch lên, dịch xuống, dịch trái, dịch phải ta có thể thay đổi nội dung hiển thị trên màn hình một cách linh hoạt và mau chóng

Trong một số trường hợp thanh cuốn chỉ xuất hiện khi cửa sổ không đủ chỗ để hiển thị hết thông tin trong nó Khi đó thanh cuốn ngang chỉ xuất hiện khi kích thước chiều ngang không đủ lớn để hiển thị nội dung trong cửa sổ theo chiều ngang, thanh cuốn dọc chỉ xuất hiện khi kích thước chiều dọc không đủ lớn để hiển thị nội dung trong cửa sổ theo chiều dọc

f Vùng làm việc

Thành phần quan trọng nhất của cửa sổ là vùng làm việc của nó Đó là phần rộng nhất ở giữa cửa sổ

Ngoài ra các cửa sổ còn có thể có các bộ phận khác phục vụ cho phiên làm việc, ví

dụ như: Thước ngang, thước dọc, thanh công cụ vẽ ở các cửa sổ các chương trình soạn thảo văn bản

Chú ý rằng: Nói chung nội dung và vị trí của các thành phần trong cửa sổ có thể biến đổi Muốn di chuyển vị trí của một thành phần nào đó ta chỉ cần rê đối tượng đến chỗ mới Muốn thay đổi nội dung hoặc cho ẩn hiện một thành phần nào đó thường ta vào Menu View

- Nút Back: Trở lại trạng thái trước nó

- Nút Next: Chuyển sang trạng thái tiếp theo

- Nút Cancel: Bỏ qua thao tác vừa thực hiện

- Nút Close: Đóng cửa sổ con lại, ghi nhận trạng thái hiện tại, tiếp tục làm việc

- Nút Ok: Ghi nhận trạng thái làm việc chuyển sang bước tiếp theo

- Nút Help: Gọi chương trình giúp đỡ

Trên đây chỉ là những nút lệnh điển hình, ngoài ta trong các ứng dụng cụ thể còn có nhiều lệnh khác cũng được trình bày dưới dạng nút lệnh

Hình 4 là một ví dụ cụ thể về các nút lệnh trong hộp thoại Shut down Windows

Hình 4: Ví dụ về các nút lệnh

Cách chọn nút lệnh (cách gọi lệnh thông qua nút lệnh):

- Dùng chuột: Kích chuột vào nút lệnh muốn chọn

- Dùng bàn phím: Ấn Tab liên tục sao cho một đường viền mờ hình chữ nhật xuất hiện bao quanh tên nút, hoặc đường bao của nút trở lên đậm, ấn Enter

b Nhóm các nút chọn

Là một nhóm các lựa chọn mà tại thời điểm ta chỉ có thể chọn một trong các mục

mà thôi Tức là nếu ta chọn một mục, thì cũng có nghĩa là các mục khác không được chọn Ví dụ: Khi chọn một lệnh sắp xếp trong một hệ soạn thảo văn bản hay trong một bảng tính, thường hệ thống sẽ đưa ra câu hỏi dưới dạng hai mục chọn: Sắp xếp tăng, sắp xếp giảm Chọn mục này thì mục kia tự động bị bỏ chọn Về hình thức, nhóm các nút chọn được trình bày dưới dạng một danh mục mà bên trái mỗi mục có một nút hình tròn lõm xuống Chọn mục nào thì bên trong hình tròn nhỏ của mục sẽ có chấm đen

Hình5: Một ví dụ về nhóm các lệnh

* Cách chọn một mục trong nhóm các mục chọn

- Dùng chuột: Kích chuột vào vòng tròn lõm hoặc tên của mục muốn chọn

- Dùng bàn phím: Ấn phím Tab liên tục sao cho một đường viền mờ hình tròn xuất hiện bao quanh vòng tròn lõm của mục muốn chọn đầu tiên hoặc một hình chữ nhật mờ bao quanh tên mục chọn đầu tiên trong khu vực các nút chọn, dùng các phím mũi tên để

di chuyển hình này đến mục muốn chọn, gõ phím Space

c Nhóm các hộp đánh dấu

Là một nhóm các lựa chọn mà tại một thời điểm ta có thể chọn nhiều mục trong nhóm Về hình thức, nhóm các hộp đánh dấu được trình bày dưới dạng một danh mục mà bên trái mỗi mục có một nút hình vuông lõm xuống Chọn mục nào thì hình vuông nhỏ của mục đó được đánh dấu

* Cách chọn một mục trong nhóm các hộp đánh dấu

- Dùng chuột: Kích chuột vào hình vuông lõm của mục muốn chọn

- Dùng bàn phím: Ấn phím Tab liên tục sao cho một đường viền mờ xuất hiện bao quanh hình vuông của mục muốn chọn đầu tiên trong khu vực các mục chọn, dùng các phím mũi tên dịch hình vuông mờ này đến mục muốn chọn, gõ Space Có thể tiếp tục chọn thêm mục khác

Hình 6: Một ví dụ về nhóm các hộp đánh dấu

d Nhóm ô nhập văn bản

Là một nhóm giúp đưa thông tin dưới dạng văn bản vào máy Nhiều trường hợp hệ thồng đòi hỏi thêm những thông tin dưới dạng văn bản Khi đưa ra dưới dạng đòi hỏi như thế, trong hộp thoại sẽ có những mục ghi rõ nội dung cần nhập kèm với chúng là vùng nhập văn bản

Nhóm ô nhập văn bản tường được trình bày dưới những dạng sau:

- Bên trái là nhãn chỉ thông tin đòi hỏi, bên phải là những ô nhập văn bản để người dùng nhập những thông tin đó

- Bên phải là ô nhập văn bản là một mũi tên thả xuống, kích vào mũi tên này một danh sách các lựa chọn sẽ hiện ra, ta chỉ việc chọn một trong số đó Hình thức này đôi khi còn được xếp vào mục riêng gọi là nhóm hộp kê thả

- Trong ô nhập văn bản có sẵn nút dữ liệu, đồng thời bên phải ô nhập văn bản có hai nút tăng , giảm Kích vào nút tăng dữ liệu tự động tăng lên 1, kích vào nút giảm dữ liệu

sẽ tự động giảm đi 1 Kích sao cho dữ liệu đạt giá trị mong muốn thì khẳng định hoặc chuyển sang xử lý tiếp các mục khác Chú ý rằng với nhóm ô nhập văn bản, ngoài việc chọn các dữ liệu một cách tự động như vừa trình bày bao giờ ta cũng có thể nhập dữ liệu bằng cách đánh máy trực thông tin vào

Vì thế nếu chọn dữ liệu mà tiện thì ta chọn, nếu đánh máy tiện hơn thì ta đánh máy

Ví dụ trong trường hợp cần tên vào một quốc gia, máy đã có sẵn danh sách các quốc gia

có thể chọn thì ta nên nên chọn nước mong muốn trong danh sách Còn khi dữ liệu cho trước và dữ liệu cần nhập là các con số quá cách xa nhau nếu kích nút tăng hay giảm để đạt được giá trị mong muốn sẽ rất mất thì giờ Trong trường hợp này thì cách tốt hơn là đánh ngay con số mong muốn từ bàn phím vào

* Cách nhập thông tin vào ô nhập văn bản

Gõ Tab liên tục (hoặc kích chuột vào ô mong muốn nhập văn bản) sao cho điểm nhập văn bản (là một thanh dọc nhấp nháy) xuất hiện ở ô cần đưa dữ liệu vào Đánh máy nội dung cần nhận Chuyển sang xử lý tiếp các yêu cầu khác hoặc khẳng định bằng Enter hoặc Ok hoặc đóng cửa sổ tùy theo trường hợp cụ thể

Hình 8: Hộp thoại Control Panel

Trong cửa sổ Control Panel có các biểu tượng với các chức năng sau:

- Accessibility Options: Thiết lập các thông số cấu hình thiết bị như bàn phím, màn hình, chuột, âm thanh làm cho máy tính dễ sử dụng với người khuyết tật

- Add or Remove Program: Cài đặt hay gỡ bỏ các phần mềm ứng dụng Chức năng này có 3 mục chính:

+ Change or Remove Program: Thay đổi hay gỡ bỏ ứng dụng

+ Add new Program: Bổ sung ứng dụng mới

+ Add/Remove Windows Components: Bổ sung hay gỡ bỏ các thành phần của Windows

- Administrative Tools: Các công cụ quản trị

- Date and Time: Thiết lập ngày giờ hệ thống và cài đặt lại múi giờ

- Display: Thiết lập màn hình chờ và màn hình nền

- Folder Options: Thiết lập cách hiện các thư mục và tệp

- Font: Hiện và quản lý các Font chữ

- Game Controllers: Cài đặt và cấu hình bộ điều khiển trò chơi

- Internet Options: Cài đặt hiển thị Internet và các thiết lập kết nối

- Keyboard: Thiết lập các thông số bàn phím, độ nhấp nháy của con trỏ

- Mail: Các thiết lập cho Microsoft Outlook

- Mouse: Thay đổi các thông số của chuột Cửa sổ Mouse Properties có 3 mục: +Buttoms: Hoán đổi các nút trái và phải, quy định tốc độ thao tác nháy đúp chuột + Pointers: Thay đổi các kiểu hình dạng của con chuột

+ Pointer Options: Quy định tốc độ di chuyển con trỏ chuột và bật tắt việc tạo vết của chuột

+ Network Connections: Tạo các kết nối mạng

+ Phone and Modem Options: Quản lý nguồn năng lượng

+ Printers and Faxes: Cài đặt máy in và máy Fax

+ Regional and Language Options: Thiết đặt cách hiển thị ngôn ngữ, số, thời gian và ngày tháng

+ Scanners and Cameras: Cài đặt và cấu hình máy quét, máy ghi hình

+ Sound and Audio Devices: Gắn âm thanh cho các sự kiện và cài đặt các thiết bị

âm thanh

+ System: Xem các thông tin về hệ thống và thay đổi các thiết lập môi trường

+ Taskbar and Start menu: Thiết lập các thuộc tính của thanh Taskbar và các bảng chọn xuất phát từ nút Start

+ User Accounts: Quản lý các người dùng và mật khẩu đối với máy tính

* Cài đặt phông chữ

Trong cửa sổ Control Panel nháy đúp lên biểu tượng Fonts để mở cửa sổ Fonts Trong cửa sổ Fonts các biểu tượng có chữ O ứng với dạng phông chữ Opentype (là phông chữ co giãn được của Windows 2000), các biểu tượng có chữ T ững với dạng phông chữ TrueType (phông chữ co giãn được của các phiên bản Windows trước đây) Các biểu tượng có chữ A ứng với dạng phông chữ Vector (là phông vẽ có chất lượng thấp) và raster (còn gọi là Font Bitmap được lưu trữ như các hình ảnh với các kích cỡ nhất định, có chất lượng tốt) Trong cửa sổ này có thể làm các thao tác

- Xem các kiểu Fonts: Nháy đúp lên biểu tượng hoặc tên Fonts tương ứng, xuất hiện cửa sổ cho mẫu chữ ở các kích cỡ khác nhau

- Cài thêm Fonts mới: Dùng lệnh File/Install new fonts …sau đó chỉ cần chỉ ra ổ đĩa

và đường dẫn chỉ đến các tệp lưu trữ phông chữ, lựa chọn tên phông chữ cần thêm trong hộp List of Fonts

- Xóa bớt fonts chữ: Nháy tên phông chữ cần xóa, bấm phím Delete, chọn Yes

- Thay đổi các thuộc tính của Fonts chữ: Nháy nút chuột phải lên tên phông chữ, xuất hiện menu dọc nhỏ, chọn mục Properties để thay đổi

- Thay đổi cách hiển thị trong cửa sổ Fonts: Dùng lệnh View, chọn các mục Large Icons, List, List fonts by Similarity, Details

* Cài đặt máy in

Trong cửa sổ Control Panel nháy đúp biểu tượng Printer and Faxes, xuất hiện cửa sổ Printer and Faxes, trong cửa sổ này có thể làm các thao tác

- Cài thêm một máy in mới: Nháy vào mục Add a Printer trong khung bên trái cửa

sổ, xuất hiện hộp thoại Add a Printer Wizard, nháy nút Next, chọn cài đặt máy in trên mạng hay nối trực tiếp với các máy đang dùng, chọn hãng máy in, kiểu máy in Khi cài đặt máy in cần tới đĩa gốc CD của bộ Window XP

- Hủy bỏ một máy in đã cài: Nhày biểu trượng máy in cần xóa, nháy nút Delete

- Thay đổi các thông số máy in: Nháy nút phải chuột lên biểu tượng máy in, xuất hiện menu tắt, chọn Properties, xuất hiện hộp thoại với nhiều lớp để ta điều chỉnh

- Điều chỉnh ngày, giờ của máy tính: Nháy đúp vào biểu tượng Date and Regional and Language Options trên cửa sổ Control panel xuất hiện trên hộp thoại, chọn lớp Regional Options, nháy nút Customize, xuất hiện hộp thoại Custimize Regional Options, gồm 4 lớp Numbers, Currency, Time và Date dùng để thay đổi dạng thức số, tiền tệ, thời gian, ngày tương ứng

2.4.2 Sử dụng Internet Explorer

Trước khi sử dụng Internet Explorer để vào mạng, phải nối máy tính với mạng, cụ thể là phải máy tính với máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ Internet Có thể nối máy với máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ qua đường truyền cáp quang hoặc qua đường dây điện thoại Cách nối mạng qua đường điện thoại như sau: Giả sử đã có biểu tượng kết nối Bước 1: Mở hộp thoại Connect To

Mở hộp thoại Dial-Up Networking (bằng cachs vào Start -> Program -> Accessories -> Communications -> Dial-up Networking hoặc mở hộp thoại My Computer, kích đúp vào biểu tượng Dial-up Networking) Trong hộp thoại vừa mở kích vào biểu tượng của kết nối muốn vào mạng Cũng có thể mở hộp thoại Dial-up Networking bằng cách kích đúp vào biểu tượng kết nối trên Desktop nếu đã đưa biểu tượng này ra đó Hộp thoại Connect xuất hiện

Bước 2: Trong hộp thoại Connet To, nhập thông tin vào các mục sau:

+ User Name: Gõ vào tên truy cập Xong không gõ Enter mà chuyển điểm nhập văn bản sang hộp nhập văn bản khác bằng cách kích chuột vào điểm muốn đến

+ Password: Gõ vào mật khẩu Xong không gõ Enter kích chuột vào mục tiếp theo + Phone number: Gõ vào số điện thoại kết nối, cũng không gõ Enter

Các thông tin như tên truy cập, mật khẩu, số điện thoại kết nối lấy từ Internet Card (mua trực tiếp của nhà cung cấp dịch vụ hay tại các đại lý) Nếu không dùng Internet Card mà đăng ký dịch vụ truy cập trực tiếp với nhà cung cấp họ sẽ giúp kết nối

Nếu muốn lưu lại thông tin vào để lần sau không phải nhập lại, kích chọn Save Password Tuy nhiên như thế mật khẩu đã được lưu sẵn, người không biết mật khẩu cũng

có thể truy cập mạng bằng Connection của bạn

Sau khi đã nạp đầy đủ thông tin, kích chuột vào nút Connect hoặc gõ Enter máy sẽ kết nối với mạng

Nếu kết nối thành công, hộp thoại Connect To sẽ biến thành biểu tượng hai máy tính kết nối với nhau nằm trên thanh Taskbar Nếu kết nối không thành công trên màn hình sẽ xuất hiện thông báo lỗi

Sau khi kết nối thành công, gọi chương trình Internet Exploer bằng cách kích đúp chuột vào biểu tượng của nó (biểu tượng này trên Desktop hoặc trên thanh Taskbar )

Hình 8: Biểu tượng Internet Explorer Cũng có thể gọi chương trình Internet Exploer trước khi kết nối Khi đó cửa sổ Internet Exploer hiện ra, đồng thời cửa sổ Connect To cũng hiện ra Ta tiếp tục nhập thông tin và kích nút Connect

Đến đây muốn truy cập trang nào ta chỉ việc nhập đia chỉ trang đó vào thanh địa chỉ của trình duyệt, gõ Enter

* Thoát khỏi trình duyệt

Vào File -> Close

Hoặc kích vào nút đóng cửa sổ ở góc phía trên bên phải của cửa sổ chương trình

Bài 3 : SOẠN THẢO VĂN BẢN BẰNG WORD 3.1 Khái niệm chung - Khởi động và thoát khỏi word

3.1.1 Giới thiệu chung

Soạn thảo văn bản là công việc được sử dụng rất nhiều trong các cơ quan, xí nghiệp cũng như nhu cầu của bất kỳ cá nhân nào hiện nay

Từ thủa xa xưa con người đã biết sử dụng máy móc vào việc soạn thảo văn bản (máy gõ chữ) Gõ đến đâu, văn bản được in ra ngay ra giấy đến đó Các công việc dịch chuyển trên văn bản, cũng như các kỹ năng soạn thảo văn bản còn rất thô sơ, đơn giản

Để tạo ra được một văn bản, đòi hỏi người soạn thảo phải có những kỹ năng sử dụng máy

gõ rất tốt (không như máy tính bây giờ, hầu như ai cũng có thể học và soạn thảo được một cách rõ ràng) Soạn thảo là như vậy, còn về in ấn cũng có vô cùng khó khăn Đó là ngày xưa, khi mà công nghệ thông tin còn chưa phát triển

Ngày nay, khi mà công nghệ thông tin đang phát triển rầm rộ, thay đổi từng ngày, những bài toán, những khó khăn của con người đang dần dần được máy tính thực hiện, thì việc soạn thảo những văn bản bằng máy tính đã trở thành những công việc rất bình thường cho bất kỳ ai biết sử dụng máy tính Một trong những phần mềm máy tính được

sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word của hãng Microsoft hay còn gọi là phần mềm Winword

Ra đời từ cuối những năm 1980, đến nay phân mềm Winword đã đạt được tới sự hoàn hảo trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng như trong lĩnh vực văn phòng của bộ phần mềm Microsoft Office nói chung Có thể liệt kê các đặc điểm nổi bật của phần mềm này như sau:

- Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng;

- Khả năng đồ họa mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn có thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hình ảnh và âm thanh lên tài liệu word như: biểu đồ, bảng tính, …

- Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau Đặc biệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn

- Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội

- Cách 1: Click chuột trái vào nút Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Word 2003

- Cách 2: Nhấn đúp chuột trái vào biểu tượng Microsoft Word trên màn hình Desktop ( Nếu có)

* Tạo biểu tượng lối tắt trên màn hình Desktop: Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Word 2003 > Send to > Desktop

- Cách 3: Click chuột phải lên biểu tượng lối tắt trên màn hình Desktop > Open

- Cách 4: Nhấn chuột trái chọn biểu tượng trên màn hình Desktop > Nhấn phím

Enter

b Thoát khỏi phần mềm

C.ũng có rất nhiều cách để thoát khỏi phần mềm Word Tùy vào mục đích làm việc, sở thích, thói quen hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau:

- Cách 1: Click chuột trái lên nút Close phía trên, bên phải của phần mềm

- Cách 2: Chọn thực đơn File  Close (Exit)

- Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

- Cách 4: Khi chương trình đang ở trạng thái thu nhỏ (Minimize) dưới thanh

Taskbar: Nhấn chuột phải rồi chọn Close

3.2 Làm việc với thực đơn hệ thống

3 2.1 Các thành phần cơ bản trên màn hình làm việc chính

Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Word có dạng như sau:

Hình 9: Màn hình làm việc của Word

Thường thì môi trường làm việc trên Word gồm 4 thành phần chính:

- Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để chế bản tài liệu Bạn có thể gõ văn bản, định

dạng, chèn các hình ảnh lên đây Nội dung trên cửa sổ này sẽ được in ra máy in khi sử dụng lệnh in

- Hệ thống bảng chọn (Menu): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Word

trong khi làm việc Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi có thể sử dụng

tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn

- Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao

gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó Ví dụ: khi soạn thảo văn bản, bạn

phải sử dụng đến thanh công cụ chuẩn Standard và thanh công cụ định dạng Formatting

hoặc khi vẽ hình cần đến thanh công cụ Drawing để làm việc

- Thước kẻ (ruler): gồm 2 thước bao viền trang văn bản Sử dụng thước này bạn có

thể điều chỉnh được lề trang văn bản, cũng như thiết lập các điểm dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan

- Thanh trạng thái: giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc Ví

dụ: bạn đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu, …

* Cách bật/tắt các thành phần trên màn hình làm việc:

- Bật/tắt các thanh công cụ: Nhấn chuột phải lên vùng hiển thị các thanh công cụ > Chọn (Bỏ chọn)

- Bât/tắt thanh thước kẻ: View > Ruler

- Bật/tắt thanh trạng thái, thanh cuộn, danh giới soạn thảo: Tools > Options > View > Chọn / Bỏ chọn (trong hộp Show)

 Thanh tiêu đề (Title Bar) (Hình 10)

Hình 10: Thanh tiêu đề Title bar

Phần giữa thanh tiêu đề là tên của cửa sổ đang mở (Microsoft Word) và tên tệp văn bản đang soạn thảo, khi bắt đầu làm việc với MS-Word, tên tập văn bản được đặt ngầm định là Document1, nếu chúng ta ghi văn bản vào đĩa với tên khác thì tên đó sẽ thay thế cho Document1 Bên trái thanh tiêu đề là nút điều khiển (Ctrol menu box) Khi bấm chuột vào nút này ta thấy hiện lên một menu dọc gồm các Menu con:

- Move: Dịch chuyển cửa sổ đến vị trí mới

- Size: Thay đổi kích thước cửa sổ

- Minimize: Thu cửa sổ thành biểu tượng

- Maximize: Phóng to cửa sổ

- Close: Đóng cửa sổ soạn thảo

- Switch To: Kích hoạt chương trình ứng dụng vừa bị đóng

Nút điều khiển: Phía bên phải thanh tiêu đề có ba nút

: Thu nhỏ màn hình làm việc thành một dòng

: Phóng to hoặc thu nhỏ cửa sổ

: Kết thúc làm việc, đóng cửa sổ lại

 Thanh thực đơn (Menu Bar) (Hình 11)

Hình 11 : Thanh thực đơn Menu bar Thanh thực đơn gồm một danh mục các thực đơn chính xếp theo hàng ngang Để chọn các ứng dụng trong một Menu ngang ta bấm đơn phím trái chuột vào menu đó hoặc

bấm tổ hợp phím nóng phím (đè phím ALT rồi gõ tiếp chữ cái gạch chân của menu) Mỗi menu ngang lại gồm nhiều mục dọc (Menu popup), để chọn một mục dọc ta làm hoàn

toàn tương tự như chọn menu ngang Các menu ngang và mục dọc tương ứng được liệt kê dưới đây:

* File: các lệnh về xử lí tệp

- New: mở cửa sổ mới để soạn thảo văn bản

- Open: mở văn bản đang lưu trong đĩa ra màn hình

- Save: cất văn bản đang soạn thảo vào tệp trên đĩa

- Save as: cất văn bản vào tệp với tên khác

- Close: đóng văn bản đang soạn thảo

- File Search: tìm tệp trên đĩa

- Summary Information: tạo thông tin tóm tắt về văn bản

- Templates: Chọn khuôn mẫu trình bầy văn bản

- Page Setup: định dạng trang văn bản, chọn cỡ giấy, lề in

- Print Preview: xem toàn cảnh văn bản trước khi in

- Print: in văn bản

* Edit : các lệnh phục vụ việc soạn thảo

- Undo: bỏ thao tác vừa làm

- Repeat: lặp lại thao tác vừa làm

- Cut: xoá đối tượng đã chọn hoặc đoạn văn bản đã bôi đen

- Copy : chép đối tượng đã chọn hoặc đoạn văn bản đã bôi đen vào vùng đệm clipboard

- Paste: dán đối tượng đã có trong vùng đệm vào vị trí mới

- Paste Special : dán đối tượng theo một phương pháp đặc biệt, chuyển cột

thành hàng hoặc hàng thành cột, nâng cao mật độ khi in

- Clear: xoá đoạn văn bản đã chọn

- Find: tìm kiếm từ ngữ hoặc đoạn văn trong văn bản

- Replace: tìm và thay thế

- Goto: nhẩy tới trang số

- AutoText: Tạo một đoạn văn bản mẫu để có thể gọi ra bất kỳ lúc nào

- Bookmark: đánh dấu định vị trong văn bản

* View: chọn chế độ hiển thị văn bản trên màn hình

- Normal: bình thường

- Layout: hiện lề ngoài văn bản hoặc hiện văn bản kèm theo các hình vẽ

- PageLayout: hiện lề ngoài trang văn bản

- Master Document: tạo văn bản chính với các văn bản con

- Fulscreen: mở cửa sổ văn bản rộng kín toàn màn hình

- Toolbars: Cho hiện hoặc không hiện các thanh công cụ, thanh định dạng, thanh đường viền

- Ruler: cho hiện hoặc không hiện thước kẻ trên đầu cửa sổ văn bản

- Header and Footer: cho hiện tiêu đề đầu và cuối trang

- Footnote: cho hiện chú giải cuối trang

- Zoom: Thay đổi kích thước cửa sổ soạn thảo

* Insert: chèn các đối tượng khác nhau vào văn bản

- Break: chèn dấu ngắt trang

- Page Number: đánh số trang

- Annotation: thêm lời chú thích

- Date and Time: Ngày và giờ

- Field: chèn mã trường có chứa thông tin xác định vào văn bản

- Symbol: chèn các kí tự đặc biệt như , hoặc các dấu hoa văn

- Form Field: biểu mẫu định sẵn

- Foonote: chú giải cuối trang

- Caption: chèn thêm chú giải cho nội dung đã chọn

- Cross reference: chèn các đối tượng qua tham khảo chéo trong hộp liệt

kê

- Index and Table: chèn bảng mẫu

- File: chèn tệp

- Frame: chèn khung để đóng gói văn bản hoặc một bức tranh

- Picture: chèn thêm bức tranh đã có sẵn trong thư viện vào văn bản hoặc

vào khung

- Objects: chèn các đối tượng khác như bảng tính, các dấu toán học

- Database: chèn cơ sở dữ liệu

* Format: Chức năng định dạng văn bản

- Font :định dạng chữ bao gồm kiểu chữ: (Font); kích thước: (Font size); màu sắc: (Color) ; dáng chữ: (Style)

- Pragraph: định dạng đoạn văn bản: khoảng cách dòng, độ thụt dòng, lề,

khoảng cách giữa các đoạn văn bản

- Tabs: định dạng bước nhẩy cột khi gõ phím Tab

- Borders and Shading: định dạng đường bao và bóng của khung, bảng

- Columns: phân chia đoạn văn bản hoặc trang giấy thành các cột

- Change-Case : biến chữ to thành nhỏ và ngược lại, định dạng nhóm từ kiểu tên riêng

- Drop cap: định dạng chữ cái đầu tiên của một đoạn văn bản

- Bullets and Numbering: định dạng nét gạch và đánh số đầu mục

- Heading Numbering: đánh số các tiêu đề

Autoformat: thiết lập chế độ định dạng tự động

Style gallery: định dạng theo mẫu đã được thiết kế của Windows

- Styles: lựa chọn hoặc tổ chức kiểu trình bày có sẵn cho đoạn văn hoặc cho

kí tự

- Frame: định dạng khung bao

- Picture: định dạng lại các hình ảnh đã chèn vào văn bản

- Drawing object: định dạng các đối tượng vẽ

* Tools: Các công cụ trợ giúp

- Spelling: kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh

- Grammar: chỉnh lí văn phạm

- Thesaurus : tìm từ đồng nghĩa

- Hyphenation: đặt gạch nối các từ một cách tự động hay bằng tay

- Language: Chọn ngôn ngữ viết văn bản

- Word count: đếm số chữ , số từ , số dòng , số đoạn có trong đoạn văn đã

- Envelopes and labels: tạo bao thư cho văn bản

- Protect Document: bảo vệ tài liệu

- Revions: hiệu đính

- Macro: tạo lập các vĩ lệnh, có thể hiểu Macro là một tập hợp tất cả các lệnh được gõ từ bàn phím trừ các thao tác chuột

- Customize: tạo các nút công cụ hoặc menu riêng

: các phương án lựa chọn tổng hợp trình bày màn hình hoặc văn bản

* Table: Thực đơn về tạo lập bảng

- Insert table: chèn thêm một bảng vào vị trí con trỏ

- Delete cells: xoá các ô đã bôi đen

- Merge cells: liên thông các ô đứng gần nhau theo hàng ngang thành một ô

- Split cells: phân chia một nhóm ô thành nhiều ô

- Select row: chọn hàng

- Select column: chọn cột

- Select table: chọn bảng

- Table Autoformat: tự dộng định dạng bảng theo khuôn có sẵn

- Cell Height and Width: định kích thước của ô hoặc hàng, cột

- Headings: nhập tiêu đề cho cột

- Convert Text to Table: chuyển văn bản dưới dạng bảng thành bảng dữ liệu Điều kiện cần là các dữ liệu phải ngăn cách nhau bằng dấu phẩy

- Sort Text: Xếp bảng dữ liệu theo cột số hoặc cột chữ

- Formula: tính toán với các số liệu có trong bảng

- Split table: phân chia bảng thành 2 bảng

- Gridlines: cho hiện hoặc không cho hiện lưới kẻ bảng

* Window: các lệnh xử lí của sổ văn bản

- New: mở cửa sổ văn bản mới

- Arrange all: cho hiện đồng thời trên màn hình cửa sổ của các văn bản đang

mở

- Split chia cửa sổ hiện hành thành hai phần

* Help: xem hướng dẫn các lệnh

 Thanh công cụ chuẩn (Standard Bar) (Hình 12)

- Open: mở một văn bản đang lưu trữ trong đĩa của máy

- Save: ghi văn bản hiện có trên màn hình vào đĩa

- Print: In văn bản ra giấy

- Print Preview: quan sát toàn cảnh văn bản trước khi in

- Spenlling and Grammar: dò lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh

- Cut: xoá phần văn bản đang được bôi đen trên màn hình

- Copy: sao chép phần đang bôi đen vào Clipad: vùng đệm bộ nhớ)

- Paste: dán những gì đang có trong Clipad vào vị trí hiện thời trên màn hình

- Format Painter: sao chép định dạng của một đoạn văn bản

- Undo Typing: bỏ thao tác vừa thực hiện: khôi phục lại tình trạng ttrước đó)

- Redo cut: khôi phục lại những gì vừa bị xoá

- Isert Hyperlink: thêm siêu liên kết

- Tables and Border: tạo bảng biểu bằng bút vẽ

- Insert Table: tạo bảng biểu

- Isnert Microsoft Excel Worksheet: chèn vào văn bản một trang tính Excel

- Columns: chia văn bản thành nhiều cột

- Drawing: hiện thanh công cụ vẽ

- Document Map: hiện sơ đồ các đề mục của văn bản

- Show/Hide: hiện hoặc tắt ký hiệu xuống dòng

- Zoom: Thay đổi tỷ lệ kích thước màn hình Thanh công cụ chứa các biểu tượng dưới dạng các nút giúp lựa chọn nhanh một chức năng nào đó Thanh công cụ chuẩn của Office 97 hoặc Office 2000: Standard Tools bar) gồm các nút như trong hình 3

Các nút trong thanh công cụ được sử dụng bằng cách đưa chuột đến nút rồi bấm đơn, thao tác này cũng tương tự như chọn một chức năng trong thanh thực đơn rồi chọn chức năng con có tên tương ứng Ví dụ để ghi văn bản đang có trên màn hình vào đĩa ta

chỉ việc bấm chuột vào nút Save thay vì phải chọn thực đơn File rồi thực đơn con Save

 Thanh định dạng (Formating Bar) (Hình 13)

Hình 13: Thanh định dạng Formating bar Thanh này gồm có các nút dùng để định dạng văn bản, tính từ trái qua phải bao gồm:

- Style: Kiểu trình bày

- Font: chọn kiểu chữ

- Font size: chọn cỡ chữ

- Bold: chữ đậm

- Italic: chữ nghiêng

- Under Line: gạch chân

- Align Left: dóng thẳng lề trái

- Align Right: dóng thẳng lề phải

- Justify: dãn đều 2 lề

- Numbering: đánh số thứ tự các đoạn văn bản

- Bullets: Dùng các biểu tượng đánh dấu đoạn văn bản

- Decrease Indent: dịch chuyển cả đoạn văn bản sang trái

- Increase Indent: dịch chuyển cả đoạn văn bản sang phải

- Border: định dạng đường viền khung

- Highlight: chọn màu nền văn bản

- Font Color: chọn màu chữ văn bản

3 2.2 Các loại con trỏ

Có hai loại con trỏ trên màn hình: Con trỏ văn bản (còn được gọi là con trỏ soạn thảo)

và con trỏ chuột

Con trỏ văn bản có dạng luôn nhấp nháy và chỉ ra vị trí hiện thời nơi các ký tự sẽ xuất hiện khi ta gõ văn bản từ bàn phím Trong khi người dùng gõ văn bản, con trỏ văn bản sẽ

di chuyển từ trái sang phải và từ trên xuống dưới Nếu muốn chèn ký tự hay một đối tượng vào văn bản, ta phải di chuyển con trỏ văn bản tới vị trí cần chèn

Ở trong vùng soạn thảo, con trỏ chuột có dạng I , những đổi thành khi ra ngoài vùng soạn thảo

3.3 Các thao tác khi soạn thảo văn bản

3.3.1 Sử dụng tiếng Việt trong Windows

Hầu hết các phiên bản của hệ điều hành Windows mà chúng ta đang sử dụng là phiên bản không hỗ trợ tiếng Việt, vì vậy để sử dụng được tiếng Việt trong Windows thì cần phải cài đặt thêm các phông chữ tiếng Việt và phần mềm gõ tiếng Việt

Các phần mềm gõ tiếng Việt thông dụng trong Windows như ABC, Vietware, Vietkey, Unikey trong đó phần mềm Vietkey và Unikey rất được ưa chuộng vì có nhiều

ưu điểm hơn so với các phần mềm khác

* Font ch ữ và Bảng mã

Mỗi phông chữ sẽ đi kèm với một bảng mã tương ứng, do đó khi soạn thảo tiếng

Việt, bạn phải chọn bảng mã phù hợp với phông chữ mà bạn đang sử dụng, nếu chọn không đúng thì các từ bạn nhập vào sẽ không được hiển thị như ý muốn Các bộ phông chữ thông dụng hiện nay là:

 Bộ Font VNI: đây là bộ phông chữ khá đẹp, cung cấp rất nhiều phông chữ,

lên phông chữ bắt đầu bằng chữ VNI

 Bộ Font Vietware: bộ phông chữ Vietware có hai họ: các phông chữ có tên

bắt đầu bằng chữ SVN là họ phông chữ 1 byte, các phông chữ có tên bắt đầu

bằng chữ VN là họ phông 2 byte

 Bộ Font TCVN3: bộ phông chữ này thường đi kèm với phần mềm gõ tiếng

Việt ABC, đây là bộ phông chuẩn của quốc gia, tên phông chữ bắt đầu bằng ký

tự "." (dấu chấm)

 Bộ Font Unicode: vì mỗi quốc gia đều có ngôn ngữ riêng nên việc sử dụng 1

loại phông chữ mà có thể hiển thị được tất cả các ngôn ngữ là điều mong muốn của các chuyên gia về công nghệ thông tin vì nó thuận tiện cho việc xử lý thông tin

Sự ra đời của bộ phông Unicode đã cho phép tích hợp tất cả các ký tự của các ngôn ngữ trong 1 phông chữ duy nhất Hiện tại, đây là phông chữ chuẩn của nước ta cũng như nhiều nước khác trên thế giới Do đó, khi học cũng như khi khi sử dụng tiếng Việt trên máy tính bạn nên chọn bộ phông Unicode

Bộ Phông chữ Bảng mã Font chữ thông dụng

VNI VNI Windows VNI-Times Vietware_X (2 byte) Vietware VNtimes new roman Vietware_F (1 byte) Vietware SVNtimes new roman

* Các ki ểu gõ tiếng Việt

Có rất nhiều kiểu gõ tiếng Việt trong Windows Vì bàn phím chúng ta đang dùng không có sẵn các ký tự tiếng Việt nên để gõ được các ký tự tiếng Việt như ô, ư, ê thì chúng ta phải sử dụng các tổ hợp phím

Mỗi kiểu gõ tiếng Việt đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định, hai kiểu gõ thông dụng nhất là kiểu gõ Telex và VNI

Qui tắc gõ các tổ hợp phím cho kiểu gõ Telex và VNI :

- Kiểu Telex: caanf thow hoặc caafn thow

- Kiểu VNI : ca6n2 tho7 hoặc ca62n tho7

Chú ý:

Bạn có thể bỏ dấu liền sau nguyên âm hoặc bỏ dấu sau khi đã nhập xong một từ, nếu bỏ

dấu sai thì chỉ cần bỏ dấu lại chứ không cần phải xóa từ mới nhập bằng tổ hợp phím ctrl+Z

* Sử dụng Vietkey 2000

- Khởi động Vietkey