Bài viết hướng dẫn tạo một mục lục tự động giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tận dụng những tiện ích có sẵn được nâng cấp thân thiện trong MS Word 2007.. Chuẩn bị tài li
Trang 1Cách tạo mục lục tự động trong
Word 2007
Trang 2Bài viết hướng dẫn tạo một mục lục tự động giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tận dụng những tiện ích có sẵn được nâng cấp thân thiện trong MS Word 2007
Mục lục cung cấp cái nhìn tổng quát của tài liệu giúp cho người đọc có thể tìm thấy từng phần một cách nhanh chóng Word 2007 cung cấp cho bạn một cấp lập mục lục tự động
Có 2 bước để tạo mục lục tự động:
1 Chuẩn bị tài liệu bằng cách gán các Heading Styles (kiểu trang trí tiêu đều) cho tên các chương và các tiêu đề mà bạn muốn xuất hiện trong mục lục
2 Thu thập các tiêu đề đó để tạo thành bảng mục lục
Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cho bảng mục lục
Sau khi bạn đã quyết định các tên chương và tiêu đề sẽ xuất hiện trên mục lục bạn cần áp dụng một số Style đặc biệt để Word có thể thêm chúng vào mục lục tự động
Trang 3Cách tạo mục lục tự động trên Word 2007
Các Style này nằm trên tab Home, trong nhóm Styles Với mỗi chương và tiêu đề làm
như sau:
1 Chỉ con trỏ vào tên hoặc các tiêu đề của chương
2 Trong nhóm Styles, chọn Heading 1 cho cấp độ cao nhất là tên chương, Heading 2 cấp độ tiếp theo, có thể là tên của của các phần trong chương và Heading 3 cho tiêu đề
phụ
Các Heading Styles và bảng mục lục tự động làm việc với nhau để tạo ra bảng mục lục cho tài liệu Word chỉ định mục lục Heading 1 làm cấp độ cao nhất trong bảng mục lục, Heading 2 tương ứng với cấp độ cao thứ hai và Heading 3 cho cấp độ tiếp theo
Bước 2: Tạo bảng mục lục cho tài liệu
Sau khi chọn các Heading Style phù hợp cho từng phần, thì đã đến lúc thu thập tất cả chúng vào trong bảng mục lục, đây là lúc Word làm việc thay cho bạn
Trang 4Đầu tiên bạn chỉ con trỏ nơi bạn muốn bảng mục lục xuất hiện, thông thường thì người ta
đặt mục lục ở đầu tài liệu Trên tab References, chọn Table of Contents, sau đó click
Automatic Table 1 hoặc Automatic Table 2 hoặc cái nào bạn cảm thấy phù hợp nhất Rất nhanh và đơn giản
Bảng mục lục sẽ xuất hiện với một hộp màu xanh nhạt Đó là một hiệu ứng để thông báo cho bạn biết đây là một bản mục lục tự động
Cập nhật bảng mục lục
Sau khi đã tạo ra bảng mục lục cho tài liệu, có thể bạn phải duy trì nó Bảng mục lục sẽ tự động cập nhật khi tài liệu được mở; và còn hay hơn nữa khi nó cũng tự cập nhật bất cứ khi nào bạn thêm tên chương hoặc tiêu đề mới vào và làm thay đổi số trang của tài liệu
Trang 5Chỉ cần thực hiện 2 bước sau:
Bạn cập nhật mục lục bằng cách Click vào tab References và sau đó chọn Update Table
trong nhóm Table of Contents
Khi cập nhật bảng mục lục bạn sẽ được hỏi rằng bạn muốn cập nhật toàn bộ mục lục hay chỉ muốn điều chỉnh số trang Chọn điều chỉnh số trang nếu bạn thêm nội dung làm tăng
số trang trong tài liệu mà không thêm tiêu đề nào mới, còn nếu bạn thêm hoặc thay đổi nội dung tiêu đề thì nên chọn Update entire table
Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, vì nếu bạn đã từng cập nhật bảng mục lục thì bạn sẽ mất dữ liệu đã thay đổi Để thay đổi nội dung trong bảng mục lục, thì hãy chỉnh sửa trên tài liệu, chứ không sửa trực tiếp trên bảng mục lục, sau đó click
Update Table
Thay đổi bảng mục lục
Có rất nhiều cách để bạn thay đổi bảng mục lục
Bên cạnh việc chon nhiều kiểu và định dạng đã có sẵn trong Word, bạn có thể tự thiết kế chi tiết bảng mục lục cho riêng mình, chẳng hạn như quyết định số cấp cho mục lục, có
Trang 6cho số trang xuất hiện hay không, tạo đường nối bằng dấu chấm giữa tiêu đề và số trang, v.v…
