Quản lý file .pst trong Outlook docx

Thư mục MAPI có thê được lưu trữ tại một trong 2 vị trí sau:  Trong một tập các thư mục cá nhân file .pst nằm trên ổ cứng của bạn  Trong một mailbox được đặt trên máy chủ nếu bạn sử

Quản lý file pst trong

Outlook

Bài này sẽ mô tả cho các bạn cách sao lưu dữ liệu đã được tạo trong Microsoft Office Outlook 2007, trong Microsoft Office Outlook 2003, và cả Microsoft Outlook 2002 Dữ liệu được mô tả trong bài này bao gồm các thư tín đã

nhận, danh sách địa chỉ email liên hệ, các lịch hẹn, nhiệm

vụ, ghi nhớ và cả sổ nhật ký

Microsoft Outlook lưu trữ các thư tín, danh sách địa chỉ, lịch hẹn, các nhiệm vụ, ghi nhớ và sổ nhật ký trong các thư mục Messaging Application Programming Interface (MAPI) Thư mục MAPI có thê được lưu trữ tại một trong 2 vị trí sau:

 Trong một tập các thư mục cá nhân (file pst) nằm trên

ổ cứng của bạn

 Trong một mailbox được đặt trên máy chủ nếu bạn sử dụng Outlook cùng vời Microsoft Exchange Server

Nếu bạn sao lưu dữ liệu đã được tạo này, bạn có thể làm chủ

được khi có các tình huống xảy ra như sau:

 Khôi phục lại được dữ liệu đã mất hoặc bị hủy do ổ cứng lỗi

 Khôi phục lại dữ liệu đã bị mất do các sự việc không mong muốn xảy ra

 Di chuyển và chuyển dữ liệu sang một ổ cứng mới, ổ đó

có thể đặt bên trong cùng với máy tính đó hoặc trên máy tính khác

 Di chuyển và chuyển dữ liệu từ ổ cứng ban đầu sang một ổ cứng khác đặt trong máy tính khác

Tạo một bản sao cho file pst

Nếu bạn không sử dụng Outlook cùng với Microsoft

Exchange Server, Outlook sẽ lưu trữ tất cả dữ liệu của nó trong một file pst Nếu bạn muốn sao lưu hoặc export một thư mục cụ thể (ví dụ như Contacts hay Calendar) hãy đọc

phần “Export file dữ liệu pst”

Sử dụng các bước sau để tạo một bản sao file pst:

1 Đóng tất cả các chương trình nhận mail trên máy như Outlook, Microsoft Exchange, hay Microsoft Windows Messaging

2 Kích vào Start, chọn Settings, và sau đó chọn Control

Panel

3 Kích đúp vào biểu tượng Mail

4 Kích vào nút Show Profiles

5 Kích vào profile thích hợp, sau đó chọn Properties

6 Kích vào nút Data Files

7 Kích vào phần Personal Folders Service mà bạn cần sao lưu Mặc định, dịch vụ này được gọi là Personal Folders Tuy nhiên, tên nó có thể khác đi tùy với từng người dùng khi đặt

Lưu ý Bạn có thể có nhiều hơn một Personal Folders

servicetrong profile Trong trường hợp như vậy, bạn phải sao lưu thành từng file pst riêng biệt

Nếu không có bất kỳ một Personal Folders service nào trong profile và bạn có thể lưu trữ thông tin như các thư tín, địa chỉ liên lạc hay lịch hẹn trong Outlook, thông tin thường được lưu trữ trong một mailbox của Exchange Server Trong

trường hợp này, bạn hãy xem phần “Dữ liệu trong Microsoft Exchange Server”

8 Kích vào Settings, ghi nhớ lại đường dẫn và tên file được

liệt kê trong đó

Lưu ý File pst có chứa tất cả dữ liệu được lưu trữ trong các

thư mục MAPI của Outlook Nếu file này quá lớn đối với một thiết bị lưu trữ bạn hãy sử dụng thiết bị lớn hơn hoặc ghi

ra đĩa CD Bạn có thể giảm bớt kích thước của file pst khi

kích vào nút Compact Now

9 Đóng lại tất cả các cửa sổ Properties

10 Tạo một bản sao của file mà bạn đã ghi nhớ lại thông qua đường dẫn và tên file trong bước 8

Bạn có thể khôi phục một file pst từ thiết bị ngoài như ổ đĩa mềm, ổ đĩa di động, CD-ROM hay bất kỳ thiết bị lưu trữ nào

Để thực hiện việc này, chỉ cần copy một bản sao của file đã

được bạn backup từ thiết bị lưu trữ và paste vào ổ cứng trên máy tại đúng vị trí mà bạn đã sao lưu ra

Khi thực hiện việc này, hãy đảm bảo rằng thuộc tính Read-Only đã được bỏ Nếu thuộc tính này vẫn được chọn, bạn có thể sẽ nhận phải thông báo lỗi sau:

The specified device, file, or path could not be accessed It may have been deleted, it may be in use, you may be

experiencing network problems, or you may not have sufficient permission to access it Close any application

(Thiết bị, file hay đường dẫn này không thể truy cập được

Nó có thể đã bị xóa, hay đang được sử dụng, bạn có thể gặp phải vấn đề về mạng hay chưa đủ thẩm quyền để truy cập vào nó Hãy đóng bất kỳ ứng dụng nào đang sử dụng file này

và thử lại.)

Export file dữ liệu pst

Thực hiện theo các bước sau để export một thư mục riêng lẻ:

1 Trên menu File, kích vào Import And Export Nếu biểu

tượng trên menu không có, hãy đưa chuột vào biểu tượng

mũi tên xuống ở dưới cùng của menu, sau đó kích Import

and Export

2 Kích Export To File và sau đó kích Next

3 Kích Personal Folder File (.pst) và kích Next

4 Chọn thư mục bạn muốn export thành file pst, sau đó

kích Next

5 Kích vào nút Browse và chọn vị trí muốn lưu file pst

6 Trong hộp File Name, nhập vào tên của file pst sau đó kích Next

7 Kích Finish

Import dữ liệu file pst vào Outlook

Sử dụng các bước sau để import một file pst vào Outlook:

1 Trên menu File, kích vào Import And Export Nếu biểu

tượng trên menu không có, hãy đưa chuột vào biểu tượng

mũi tên xuống ở dưới cùng của menu, sau đó kích Import

and Export

2 Kích vào Import from another program or file và

kích Next

3 Kích vào Personal Folder File (.pst), và sau đó

kích Next

4 Nhập vào đường dẫn và tên của file pst mà bạn muốn

import, sau đó kích Next

5 Chọn thư mục mà bạn muốn import, hoặc chọn cấp trên

cùng để import mọi thứ và sau đó kích Finish

Chuyển dữ liệu Outlook từ máy tính này sang máy tính khác

Bạn không thể chia sẻ hay đồng bộ hóa các file pst Tuy

nhiên, lại có thể sử dụng các bước trong phần “Import dữ liệu file vào Outlook” để sao chép dữ liệu từ một file pst

Bạn có thể sử dụng một ổ CD hay DVD-ROM, thiế bị lưu trữ

di động hay sao chép các file từ hệ thống thông qua mạng LAN/WAN để sử dụng cho một máy tính khác Hãy nhớ thực hiện đúng các thủ tục sau khi làm việc với các file pst:

- Khi sao chép các file pst từ CD hay DVD-ROM, hãy xác

định rằng thuộc tính Read-Only trên file này không được

thiết lập Để đảm bảo điều này, kích chuột phải vào file pst

mà bạn muốn sao chép từ các thiết bị, kíchProperties Hãy chắc chắn hộp Read-Only không được chọn

- Kết nối tới các file pst thông qua liên kết LAN/WAN

không được hỗ trợ và các vấn đề kết nối có thể khiến liên kết gặp lỗi

Nếu bạn cần tạo một file pst thứ cấp để lưu trữ dữ liệu cho việc chuyển tải giữa hai máy tính khác nhau hoặc cho mục

đích sao lưu, thực hiện theo các bước sau:

1 Trên menu File, chọn New và kích vào Outlook Data

File

2 Nhập vào một tên cho file pst mới sau đó kích OK

3 Nhập tên hiển thị cho file Personal Folders, sau đó

kích OK

4 Thoát khỏi Outlook

Nếu bạn muốn sao chép một file pst trong Outlook, thực hiện theo các bước sau:

1 Trong Outlook, kích chuột phải vào thư mục muốn sao

chép và kích Copy “tên thư mục” Ví dụ bạn muốn sao chép

Calendar, kích chuột phải vào thư mục Calendar và

chọn Copy “Calendar”

2 Trong hộp thoại Copy Folder, kích vào thư mục muốn sao chép tới và sau đó chọn OK

3 Bạn có thể lặp lại các bước trên nếu muốn đổi một thư mục khác nữa

Sao lưu dữ liệu file pst trong Microsoft Exchange Server

Khi bạn sử dụng Outlook cùng với Microsoft Exchange

Server, mặc định vị trí nhận thư là mailbox trong Exchange Server Dữ liệu này về cơ bản đã được sao lưu từ máy chủ

Do đó, nếu muốn biết thêm thông tin về việc sao lưu bằng tay cho Exchange Server, bạn có thể liên hệ với người quản trị Exchange Server của công ty

Nếu sử dụng Outloook cùng với Exchange Server, bạn có thể chọn để có thông tin lưu trữ Outlook trên Exchange Server hoặc trong một thiết lập file pst trên ổ cứng Sử dụng các bước sau để xác định vị trí Outlook lưu trữ dữ liệu

1 Trên menu Tools, kích Email Accounts

2 Kích vào View or Change Existing Email Accounts và kích Next

3 Xác nhận tùy chọn Deliver new mail to the following

location Nếu tùy chọn có chứa từ “Mailbox” ở phía dưới tên

email, Outlook sẽ lưu trữ dữ liệu trong các thư mục trên

Exchange Server Nếu trường có chứa từPersonal Folder hay

một tên khác đã thiết lập trong file pst, Outlook sẽ lưu trữ thư mới, các địa chỉ liên hệ, lịch hẹn… trong một file pst

trên ổ cứng

Nếu dữ liệu của bạn được lưu trữ trong một file pst trên ổ cứng và bạn muốn sao lưu dữ liệu này, hãy xem lại phần

“Tạo một bản sao cho file pst”