Tránh sử dụng hộp thư inbox để chứa tất cả các email của bạn vì điều này sẽ gây khó khăn khi tìm kiếm một email cụ thể nào đó và những email quan trọng có thể bị bỏ qua.. Để khắc phục tì
Trang 1Mẹo quản lý hộp thư trong MS Outlook 2007
Giao diện của Microsoft Outlook 2007 khá rối mắt so với phiên bản
2003 nên gây khó khăn cho những người mới bắt đầu làm quen Nhịp sống số sẽ mách bạn những mẹo nhỏ trong Outlook để việc quản lý thư điện tử được dễ dàng và thuận tiện
Giữ hộp thư luôn ngăn nắp
Phân loại theo thư mục giúp hộp thư luôn ngăn nắp
Trang 2Tránh sử dụng hộp thư (inbox) để chứa tất cả các email của bạn vì điều này sẽ gây khó khăn khi tìm kiếm một email cụ thể nào đó và những email quan trọng có thể bị bỏ qua Để khắc phục tình trạng này, bạn hãy tạo những thư mục con để phân loại và lưu trữ email Với mỗi thư mục , bạn có thể gán cho nó điều kiện riêng để khi một email đến đáp ứng được điều kiện (về danh tính người gửi, tiêu đề thư,…) thì Outlook sẽ tự động được phân loại vào các thư mục đó
Để thêm một thư mục, bạn hãy click chuột phải vào Inbox và chọn New Folder, sau đó đặt tên cho thư mục và chỉ định những gì sẽ chứa trong
nó Sau đó vào menu Tools>Rules and Alerts, tại tab b bạn hãy nhấp vào New rule, những bảng danh sách chứa các điệu kiện để phân loại
mail sẽ hiện ra và bạn chỉ cần chọn lấy những điều kiện mình cần
Tạo và hiển thị các danh mục
Phân loại thủ công các email theo danh mục
Hẳn rằng một email đều có một “chủ đề” hay một “nhóm đối tượng”
riêng Trong Outlook 2007, bạn có thể sử dụng danh mục (Category) để
phân loại thư của mình Phân loại bằng danh mục khác với phân loại bằng thư mục vì nó mang tính thủ công, tự tay bạn sẽ phân loại email vào các danh mục khác nhau để tiện việc xử lý Để tạo ra một danh mục mới (mỗi
Trang 3danh mục sẽ có màu riêng biệt), bạn hãy nhấp vào nút Categorize trên thanh công cụ, sau đó chọn All categories>New, gõ tên và màu sắc cho
danh mục vừa tạo
Để hiển thị theo cột các danh mục đã tạo, bạn hãy vào View>Current View> Customize Current View>Fields, chọn mục Categories bên tay
phải và click add để thêm nó vào danh sách bên tay trái
Sử dụng lá cờ để nhắc nhở và đánh dấu thư
Gắn cờ để dễ tìm kiếm thư quan trọng và tạo các thông báo nhắc nhở
Lá cờ (Flag) là công cụ đánh dấu quen thuộc trong các trình quản lý
email, đọc tin RSS,…trong Outlook, để đánh dấu một email bất kỳ, bạn chỉ cần nhấp vào tiêu đề email và chọn Follow Up (biểu tượng lá cờ đỏ trên thanh công cụ), sau đó chọn màu cho cờ Cách khác đơn giản hơn, bạn chỉ cần click phải vào biểu tượng lá cờ bên phải của tiêu đề mỗi email, sau đó chọn màu sắc mong muốn
Nếu muốn dùng cờ để tạo thông báo nhắc nhở, sau khi thêm cờ cho thư như trên, bạn hãy nhấp chuột vào biểu tượng Follow Up trên thanh công
cụ và chọn Add Reminder Sau đó bạn chỉ cần nhập tên, nội dung và
ngày giờ cần nhắc nhở
Tạo thư mẫu
Trang 4Trên Outlook không có sẵn chức năng tự động trả lời thư, mà bạn phải tự
tạo thư mẫu (template), sau đó lưu lại theo dạng Outlook template và lợi
dụng tính năng phân loại theo điều kiện (rule)
Ở bước gán điều kiện phân loại, bạn vào Tools>Rules and Alerts>New Rules>Check message when they arrive, nhấn Next và tích vào ô Sent only to me và Reply using a specific template Trong hộp thoại Select a
Reply Template, bạn hãy duyệt tìm đến tập tin template đã tạo ở trên Đặt tên cho rule này là “tu dong tra loi email” (hoặc tên bất kỳ), sau đó nhấn Finish và OK để hoàn tất
Tìm thư trong ngày
Tính năng Search Folder của Outlook giúp bạn tìm kiếm thư nhanh hơn
Outlook cho phép bạn tạo các thư mục tìm kiếm (Search Folder) thỏa mãn một điều kiện nào đó về thời gian, người gửi, tiêu đề thư,…Dầu tiện bạn vào File>New> Search Folder, chọn Create a custom search folder và nhấp vào choose
Sau đó đặt tên cho thư mục (chẳng hạn như “Thư trong ngày”) và click
Criteria Trong thẻ Messages, bạn hãy chọn received và today trong
menu Time và nhấn OK để kết thúc Với cách làm này, các thư trong
Trang 5ngày sẽ được tự động phân loại vào một thư mục riêng để bạn tiện theo dõi