- Nếu SV tự ý rời khỏi vị trí làm bài, mất hình ảnh camera quá 5 phút trong thời gian làm bài, không nộp bài hoặc không nộp được bài trong thời gian quy định mà không có lý do chính đáng
Trang 1BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHAN THIẾT
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THI TRỰC TUYẾN TRÊN PHẦN MỀM
MICROSOFT TEAMS
(Tài liệu lưu hành nội bộ cập nhật ngày 29.08.2021)
Tài liệu được biên soạn bởi Ban Thông tin – Truyền thông & Quản trị mạng
Trang 2Mục lục
I DANH MỤC CÁC THIẾT BỊ, VẬT DỤNG, PHẦN MỀM SV CẦN CHUẨN BỊ 3
II QUY ĐỊNH THI TRỰC TUYẾN 3
III QUY TRÌNH THI TRỰC TUYẾN 4
IV HƯỚNG DẪN CHI TIẾT 7
1 HƯỚNG DẪN THAM GIA THI TRỰC TUYẾN DÀNH CHO SINH VIÊN 7
2 HƯỚNG DẪN CHO CÁN BỘ COI THI 1(CBCT1) 12
3 HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁN BỘ COI THI 2(CBCT 2) 15
V PHỤ LỤC 1 – MẪU GIẤY THI 17
VI PHỤ LỤC 2 – CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM SCAN MICROSOFT LENS 18
CÁC TỪ VIẾT TẮT
− HĐT: Hội Đồng thi
− CBCT: Cán bộ coi thi
− SV: Sinh viên
− P KT – ĐBCL – TT & PC: Phòng Khảo thí – Đảm báo chất lượng – Thanh tra &
Pháp chế
Trang 3I DANH MỤC CÁC THIẾT BỊ, VẬT DỤNG, PHẦN MỀM SV CẦN CHUẨN BỊ
- Laptop có camera hoặc 1 máy tính bảng có camera hoặc 1 điện thoại có camera (ưu tiên laptop) Khuyến khích SV dùng 2 thiết bị (1 thiết bị để nhận đề, scan, nộp bài và 1 thiết bị để bật camera giám sát)
- Cài đặt phần mềm Scan Microsoft Office Lens và phần mềm OneDrive, đăng nhập tài khoản
MS Teams của Trường cung cấp
- Kết nối mạng (wifi hoặc cáp mạng hoặc 3G/4G)
- Thẻ SV hoặc Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân để kiểm tra trước hoặc trong giờ thi
- Trang phục lịch sự, ưu tiên đồng phục trường
- Chuẩn bị giấy thi theo theo mẫu Có thể sử dụng giấy khổ A4 hoặc giấy tập học sinh Tất cả giấy thi phải ghi sẵn thông tin t h e o q u y đ ị n h (xem phụ lục 1)
- Bút viết có mực màu xanh dương Không sử dụng bút mực đỏ
Giấy nháp, máy tính cầm tay, thước kẻ và các dụng cụ cần thiết khi thi
II QUY ĐỊNH THI TRỰC TUYẾN
- SV phải xem hướng dẫn quy trình thi hoặc đọc quy trình thi
- SV cần kiểm tra email và theo dõi thông báo của Trường, để cập nhật các thông tin mới nhất
- SV vào phòng thi đúng giờ (khuyến khích vào sớm) để làm các thủ tục kiểm tra thông tin cá nhân
- Mỗi phòng thi có ít nhất 2 CBCT, đảm bảo tỷ lệ CBCT/SV trong từng phòng thi tối thiểu đạt 1/15
- CBCT và SV phải lắp đặt và cố định các thiết bị phục vụ thi (laptop/điện thoại) theo hướng dẫn
- SV và CBCT phải mở camera trong suốt thời gian thi, micro sẽ được bật trong trường hợp cần thiết theo yêu cầu của CBCT Camera phải được sắp xếp để thấy được mặt và tay thí sinh trong quá trình làm bài
- Bất kỳ liên lạc nào khác (ngoại trừ với CBCT/đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật theo danh sách đã công bố) bị cấm tuyệt đối Trong suốt quá trình làm bài, SV không được nhận các cuộc gọi từ bên ngoài Điện thoại phải chuyển chế độ tắt chuông báo cuộc gọi và tin nhắn Nếu có cuộc gọi đến, SV phải tắt ngay
- Nếu SV tự ý rời khỏi vị trí làm bài, mất hình ảnh camera quá 5 phút trong thời gian làm bài, không nộp bài hoặc không nộp được bài trong thời gian quy định mà không có lý do chính đáng thì SV sẽ bị 0 điểm cho bài thi môn đó
Trang 4- Các tờ giấy làm bài phải được scan và chuyển thành 1 file PDF, đặt tên file và nộp theo
quy định (xem phụ lục 2)
- Tất cả các trang giấy làm bài phải có thông tin cá nhân đầy đủ theo mẫu (xem phụ lục 1)
- SV chỉ được rời khỏi phòng thi sau khi CBCT kiểm bài nộp xong và cho phép SV rời phòng
thi
- Đối với bài thi scan bị mờ:
o Nếu còn thời gian nộp bài thì SV được phép scan và nộp lại theo yêu cầu của CBCT
o Nếu đã hết thời gian nộp bài thì SV không thể nộp lại và GV chấm thi sẽ chấm bài ở các
phần, các trang có thể đọc được Các nội dung không thể đọc được sẽ không được chấm
Nếu phát sinh các sự cố như mất mạng, mất điện hoặc các sự cố về đăng nhập, SV cần liên hệ và
báo cáo cho CBCT qua số điện thoại đã được cung cấp trong Lịch thi
III QUY TRÌNH THI TRỰC TUYẾN
STT Tên công việc Mô tả công việc Thời gian thực hiện Lưu ý
A - Giai đoạn chuẩn bị trước khi thi
hoạt động tốt
- Các thiết bị này cần được cài sẵn:
✓ MS Teams
✓ OneDrive có tài khoản
@stu.upt.edu.vn (Microsoft Office
365 )
✓ 1 trong các phần mền scan tài liệu
như: Microsoft Lens (xem phụ lục
2)
Trước buổi
thi
Khuyến khích SV dùng 2 thiết bị (1 thiết bị nhận đề, scan, nộp bài và 1 thiết bị
sử dụng camera giám sát)
Trường hợp SV sử dụng
1 laptop và 1 điện thoại:
ưu tiên sử dụng laptop nhận đề, đọc đề, giám sát camera Dùng điện thoại
để scan, nộp bài qua MS
có thẻ sinh sinh viên
dễ đọc khi scan
Trang 5xanh dương, Không sử dụng bút màu đỏ
- Các vật dụng cần thiết tùy yêu cầu của học phần như thước, tẩy, compa,
- Thử nghiệm scan ít nhất 3 lần, mỗi
lần scan 4 – 5 trang A4 riêng lẻ và
ghép thành 1 file PDF
- Đặt tên file theo quy định “MSSV
– Họ và tên.pdf”
Trước buổi
thi đầu tiên
SV tự kiểm tra lại chất lượng các file đã scan thử
hotensv.khóa@stu.upt.edu.vn
- Với SV sử dụng 2 thiết bị khi thi,
cần thực hành đăng nhập cả 2 thiết
bị đồng thời vào MS Teams
- Thực hành gửi file scan ở bước
5(tham khảo phụ lục 2)
Trước buổi
thi đầu tiên
Đối với các trường hợp chưa kích hoạt tài khoản,
đã kích hoạt tài khoản nhưng quên mật khẩu, phải liên hệ về khoa trước ngày
thi
B – Giai đoạn thi (Tham khảo hướng dẫn bằng hình ảnh ở Mục 4 – Hướng dẫn chi tiết)
1 Chuẩn bị thiết bị
- Mở các thiêt bị phục vụ thi và đặt
vào đúng vị trí như hướng dẫn
- Kiểm tra pin/nguồn điện đủ trong
suốt quá trình thi
Trước giờ vào phòng thi ít nhất 10
phút
Bật camera giám sát trong suốt buổi thi, khuyến khích đặt cố định bằng giá đỡ và
cắm nguồn
2 Đăng nhập vào tài
khoản SV đăng nhập vào MS Teams
Theo giờ trên
this devie”
4 Điều chỉnh
camera
SV cần đặt thiết bị sử dụng camera giám sát quá trình thi sao cho khung
hình quan sát thấy được mặt và tay
của SV
Trong quá trình thi
- Cách mặt ít nhất 30cm đảm bảo khung hình thấy
được mặt và tay của SV
- Nếu sử dụng điện thoại
để bật camera giám sát: để điện thoại nằm ngang, dựa vào tường hoặc cạnh bàn, chỉnh nghiêng 10-20o so
với phương thẳng đứng
- Nếu sử dụng laptop để bật camera giám sát: kê laptop cao lên khoản 5 - 8
SV
6 Nhận đề thi SV vào phần “Chung” của phòng Trong quá SV phải mở đề thi trực
Trang 6thi, chọn “Xem nhiệm vụ”, đọc kỹ hướng dẫn đề thi
trình thi tiếp trên MS Teams,
không tải về
7 Mở đề thi Xem đề thi bằng cách bấm mở trực tiếp trên MS Teams Trong quá
trình thi
SV giữ nguyên vị trí và không thay đổi vị trí của thiết bị bật camera giám sát kể từ lúc này cho đến
khi hết giờ làm bài
Trong quá
trình thi
− Cần bỏ tính năng tự động tắt màn hình của các thiết
bị
− SV tắt Micro và điều chỉnh loa đủ nghe trong
suốt quá trình làm bài thi
− SV sẽ bật Mic khi có yêu
cầu của CBCT
9 Chuẩn bị nộp bài
SV kiểm tra lại các thông tin cần thiết, ghi rõ số tờ/trang và xếp các trang bài làm theo thứ tự số trang
- SV dừng bút và tiến hành scan bài
thi, đổi tên file theo quy định:
- Tên file <MSSV>-<Họ và tên>
- VD: K11KSA001-NguyenVanA
- SV hoàn tất phần thi, khi nộp bài thi thành công qua MS Teams theo
thông báo của CBCT
Sau khi được thông báo bắt đầu nộp bài
thi
- SV chỉ có tối đa 15 phút
để scan bài thi, đổi tên file, nộp bài thi Sau thời gian trên, SV sẽ không được quyền nộp bài Vì vậy, SV không nên cố gắng làm bài tiếp, sau khi được
thông báo hết giờ làm bài
- SV phải kiểm tra chất lượng, nội dung file scan bài thi của mình trước khi nộp bài SV tự chịu trách nhiệm về chất lượng file
Sau khi nộp bài SV chụp lại màn hình
thông báo đã nộp bài Sau khi đã nộp bài
Không nhấn hoàn tác bài nộp nếu không có yêu cầu của CBCT
2 Chờ phản hồi của
CBCT
SV chờ thông báo của CBCT về kết
quả nộp bài
SV vẫn phải giữ kết nối
camera và ở lại phòng thi
3 Kết thúc buổi thi Nhấn nút thoát
Sau khi CBCT cho
phép
Lưu ý: Chỉ thoát khỏi
phòng thi khi được CBCT
thông báo
Trang 7IV HƯỚNG DẪN CHI TIẾT
1 HƯỚNG DẪN THAM GIA THI TRỰC TUYẾN DÀNH CHO SINH VIÊN
Bước 1: Mở ứng dụng MS Teams trên điện
thoại, máy tính bảng hoặc laptop, chọn
“Phòng thi” theo lịch thi
Bước 2: Bật camera, tắt Micro (chỉ bật micro khi
được CBCT yêu cầu) và chọn “Tham gia ngay”
Lưu ý: Khi đăng nhập MS Teams trên thiết
bị thứ 2, cần chọn “Thêm thiết bị”/”Add this
Device”
Bước 3: SV chỉnh Camera để thấy rõ mặt và tay
trong số quá trình làm bài thi
Ví dụ Chỉnh Camera ĐÚNG
Ví dụ Chỉnh Camera SAI
Lỗi: Camera quá gần, không thấy tay
Trang 8Bước 4: Khi được CBCT gọi tên và yêu cầu
SV đưa thẻ SV/CMND/CCCD ngang tai và
chỉnh cho thấy rõ nét trên khung hình
camera
Lưu ý: Đối với điện thoại, để camera quay thấy
mặt và tay, SV nên để điện thoại nằm ngang, dựa vào tường hoặc cạnh bàn, chỉnh nghiêng 10-20o so với phương thẳng đứng
Chú ý tránh nút nguồn bị cấn có thể gây tắt máy
và cắm sạc (nếu cần) để đảm bảo camera hoạt động liên tục trong thời gian thi
Lưu ý: Đối với laptop, sinh viên nên kê máy
cao lên khoảng 5 - 8cm để camera quay
được cả mặt và tay
Bước 5: Nhận đề thi
Sau khi điểm danh xong, sinh viên chạm vào
màn hình điện thoại, chọn biểu tượng “<” góc
trên bên trái để quay về màn hình nhận đề thi
Lưu ý: Không được tắt Camera
Trang 9Bước 6: Nhận đề thi
Ở trong phần “Chung” để nhận đề thi nhấn
vào “Xem nhiệm vụ”
Bước 7: Xem đề thi
Đọc hướng dẫn nội quy(nếu có) Bấm mở đề thi
để kiểm tra đề theo yêu cầu của CBCT
Bước 8: Làm bài thi
Camera phải mở trong suốt thời gian làm bài và đảm bảo khung hình thấy đủ mặt và tay của SV, nếu có yêu cầu chỉnh góc camera của CBCT phải thực hiện theo
Trang 10Bước 9: Chuẩn bị nộp bài thi
Khi SV làm bài xong hoặc được CBCT thông báo, SV kiểm tra thông tin trên bài thi và ghi số trang của từng tờ/Tổng số tờ
Bước 10: Nộp bài thi
10.1 Scan bài thi: SV sử dụng phần mềm scan Microsoft Lens để scan bài thi và đổi tên file
theo quy định (Xem hướng dẫn scan bài thi ở phụ lục 2)
Lưu ý: Sinh viên cần Scan theo đúng thứ tự số trang của bài thi
10.2 s a u khi scan xong SV quay lại MS Teams, tại phần Bài tập, tại “Công việc của tôi” chọn “đính kèm” chọn “OneDirve” và chọn đến địa điểm đã lưu bài (Office Lens) →
chọn file mình đã đặt tên theo MSSV-Hovaten → chọn “Nộp bài” ở góc trên bên phải
Trang 1110.4 Sau khi nhấn “Nộp bài” sẽ hiện biểu tượng icon thu bài và dòng thông báo đã nộp bài
(lưu ý biểu tượng icon sẽ khác nhau nếu icon không như hình)
10.5 Xử lý nộp bài lại khi được CBCT yêu cầu
- C h ọ n “Hoàn tác nộp bài” Xóa file đã tải lên
- S a u đ ó l ặp lại từ bước 10.1
- Quá trình nộp lại bài chỉ được thực hiện trong thời gian nộp bài Sau khoảng thời gian
đó, hệ thống sẽ đóng
Bước 11:
Sau khi nộp bài xong, SV chờ CBCT kiểm tra bài Và thực hiện theo yêu cầu của CBCT
Lưu ý: không được tự ý rời phòng thi nếu chưa được cho phép
Trang 122 HƯỚNG DẪN CHO CÁN BỘ COI THI 1(CBCT1)
Bước 1: CBCT 1 vào phòng HĐT (do P KT – ĐBCL – TT & PC chủ trì) để nhận đề thi
và thoát ra khỏi phòng HĐT sau khi đã nhận được đề
Bước 2: CBCT 1 Quay lại phòng thi làm thủ thục giao đề thi:
- CBCT 1 vào mục “Bài tập” trong phòng thi chọn “Tạo” → chọn “Bài tập được giao”
Giao diên để giao đề thi
(1) Đặt tiêu đề: ví dụ - Kỳ thi kết thúc học phần – Môn Tin học cơ bản
(2) Nhập một số nội dung hướng dẫn (nếu có)
Trang 13- Giao diện cài đặt thời gian: (tại mục (4) nhấn vào chỉnh sửa)
Bấm chọn vào ô Ngày đóng để điều chỉnh thời gian cho phù hợp với thời gian làm
bài thi
Ví dụ:
+ Thời gian CBCT 1 đang giao đề tại phòng thi là 7h30
Thời gian cho SV xem và kiểm tra đề là 5 phút
Thời gian làm bài thi của môn thi là: 60 phút Thời gian nhận kết quả thi là: 15 phút + Vậy điều chỉnh thời gian đóng là 8h50
- Sau khi điều chỉnh thời gian xong nhấn Hoàn tất
Trang 14- Nhấn vào nút Giao
Bước 3: CBCT 1 thông báo sinh viên nhận đề thi và kiểm tra trong vòng 5 phút
Bước 4: Hết 5 phút kiểm tra đề CBCT 1 thông báo “bắt đầu tính giờ làm bài”
Bước 5: Trong thời gian SV làm bài thi CBCT 2 quan sát camera của SV trong phòng
thi
Bước 6: Nộp bài thi: Trước khi hết giờ làm bài CBCT 1 yêu cầu SV kiểm tra bài làm và
đánh số trang của bài thi SV có 15 phút để scan bài thi và nộp
Bước 7: Lấy bài thi
- Khi SV bắt đầu nộp bài thi lên CBCT 1 vào lại mục “Bài tập” chọn vào mục đề thi đã giao trước đó và nhấn vào
- Ở đây CBCT 1 sẽ thấy được SV đã nộp bài hay chưa
- CBCT 1 nhấn vào tên từng SV đã nộp bài để kiểm tra chất lượng file scan của SV:
Trang 15• Nếu file bài làm đủ điều kiện thì thông báo cho SV đó được phép rời khỏi phòng thi
• Nếu file bài làm không đủ điều kiện thì thông báo cho sinh viên “Hoàn tác nộp bài”
để scan lại bài thi và thực hiện lại thao tác nộp bài
Bước 8: Sau khi kiểm tra xong, thông báo cho SV biết đã hoàn thành và kết thúc phòng
thi
Bước 9: CBCT 1 tổng hợp file bài làm của SV và gửi về P KT – ĐBCL – TT & PC
3 HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁN BỘ COI THI 2(CBCT 2)
Bước 1: CBCT 2 vào phòng thi đã tạo trước đó mở phiên thi trực tuyến bằng cách nhấn
vào nút “Họp”
Bước 2: Đặt tên buổi thi theo nội dung “Thi kết thúc học phần - Môn: ………” sau đó
bật camera, micro và nhấn nút “Tham gia ngay”
(CBCT phải bật micro và camera xuyên suốt cả buổi thi)
Trang 16Bước 3: Khi thí sinh vào phòng thi
- CBCT 2 điểm danh SV bằng cách đọc tên và yêu cầu sinh viên bật micro báo “có mặt”
đồng thời đưa thẻ SV/CMND/CCCD ngang với mặt (trong quá trình điểm danh phải
đảm bảo sinh viên cố định thiết bị có camera tại 1 vị trí thấy hết mặt) đồng thời hướng
dẫn SV điều chỉnh góc camera theo quy định (thấy mặt và tay)
- Thông báo cho SV kiểm tra giấy thi, dụng cụ thi và hướng dẫn các quy định cần thiết trước khi bắt đầu thi Đặc biệt nhắc nhở SV không được tắt camera hoặc rời khỏi màn hình trong quá trình thi
Bước 4: Trong thời gian SV làm bài thi CBCT 2 quan sát camera của SV trong phòng
thi
Bước 5: Trong quá trình CBCT 1 nhận bài thi, CBCT 2 tiếp tục quan sát camera và ổn
định phòng thi
Bước 6: Hỗ trợ cùng CBCT 1 thông báo cho SV trong quá trình nộp bài
- Đã nộp bài đủ điều kiện được phép rời khỏi phòng thi
- Scan lại bài thi và thực hiện lại thao tác nộp bài
Trang 17V PHỤ LỤC 1 – MẪU GIẤY THI
1 Mẫu giấy thi:
Giấy thi dùng cho hình thức thi viết là giấy trắng, có thể là giấy A4 hoặc giấy tập/vở học sinh (nên dùng giấy đôi và xoay theo chiều dọc để được kích thước tương tự A4) Giấy thi được SV tự
in hoặc kẻ khung và viết tay thông tin quy định ở đầu trang 1, bài làm của SV phải cách mép trái
và mép phải trang giấy tối thiểu 1cm, như hình sau:
2 Xin hoãn thi và tham gia kỳ thi phụ:
Nếu SV có lý do khách quan, chính đáng không thể tham dự kỳ thi chính theo lịch thi, hoặc gặp các sự cố đột xuất, khách quan phải hủy thi khi đang tham gia thi (ví dụ: mất điện, mất kết nối internet, hư hỏng thiết bị thi, ốm đau bất thường,…), SV phải thông báo ngay qua số điện thoại của Khoa hoặc Phòng Khảo thí (0987853904) để được ghi nhận Sau đó, SV làm đơn xin dự thi kỳ thi
phụ (Mẫu đơn xin thi lại tại website Phòng khảo thí: http://dbcl.upt.edu.vn ) gửi về email Phòng
Khảo thí của Trường ( phong_khaothi@upt.edu.vn )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHAN THIẾT BÀI THI KẾT THÚC HỌC PHẦN
HỌC KỲ NĂM HỌC
Môn thi: Mã đề:
Họ tên SV:
Mã số SV: Số trang:
Điểm thi Bài làm