Mục đích của hệ thống quản lý thực hiện dự án là đánh giá hiệu quả hoạt động của dự án thông qua việc: Giám sát và đánh giá các hoạt động và sản phẩm của dự án theo kế hoạch để đảm bảo
Trang 1Sổ Tay Hướng Dẫn Hệ Thống Quản Lý Thực Hiện Dự Án
Dự Án Quản Lý Rủi Ro Lũ Lụt và Hạn Hán Tiểu Vùng Sông MêKông Mở Rộng
Khoản vay số 2937/ khoản viện trợ số 0317-VIE(SF)
1 Tổng quan về hệ thống quản lý thực hiện dự án (PPMS)
Hệ thống quản lý thực hiện dự án (PPMS) được dựa trên các tài liệu chủ yếu như sau: Báo
cáo và kiến nghị cho chủ tịch (RRP) và Hiệp định vay [khoản vay số 2937 / khoản viện
trợ số 0317-VIE (SF)] RRP là tài liệu dự án được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn (Bộ NN & PTNT) cùng với Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) lập, sau đó ADB trình lên Ban Giám đốc phê duyệt khoản vay
RRP bao gồm khung giám sát và thiết kế dự án (DMF) (Phụ lục 1 trong RRP), cùng với các yêu cầu chính sách cụ thể và các biện pháp bổ trợ như khung xem xét và đánh giá môi trường, khung chính sách tái định cư, Kế hoạch hành động về giới, kế hoạch quản lý
và đánh giá rủi ro được mô tả trong sổ tay hướng dẫn quản lý thực hiện dự án (Phụ lục 2 trong RRP) PDMF đưa ra các tác động, kết quả và kết quả đầu ra mong đợi, các mục tiêuthực hiện và chỉ số tương ứng mà Bộ NN & PTNT đã đồng ý trong giai đoạn thiết kế dự án
Hiệp định vay đã được ký được xem như là thỏa thuận chính thức giữa Bộ NN & PTNT
và ADB, trong đó Ban Quản lý dự án ADB-GMS1 (CPMU) thay mặt cho Bộ NN & PTNT
và các ban quản lý dự án tỉnh (PPMU) phải tuân thủ ADB đặt ra những kỳ vọng cho việc thực hiện dự ánvà đưa vào trong các điều khoản tại Mục IV củahiệp định vay, đặc biệt là trong phụ lục 5, Thực thi dự án,vận hành cơ sở vật chất và các vấn đề về tài chính Đặc biệt, DMF và các điều khoản là các yếu tố cốt lõi cho việc theo dõi tiến độ và đánh giá những kết quảđạt được của dự án
Mục tiêu chính của PPMS là cung cấp các công cụ để hỗ trợ Bộ NN & PTNT(đại diện là CPMU) và cán bộ Ban QLDA tỉnh nhằm đảm bảo dự án được tiến hành theo các mục tiêu
đã được đặt ra và để giám sát sự tuân thủ với các điều kiện vay từ ADB
Mục đích của hệ thống quản lý thực hiện dự án là đánh giá hiệu quả hoạt động của dự án thông qua việc:
Giám sát và đánh giá các hoạt động và sản phẩm của dự án theo kế hoạch để đảm bảo thực hiện kịp thời và đúng tiến bộ so với các mốc thời gian, kết quả đầu
ra và kết quả mong đợi;
Đo lường các tác động và các kết quả của dự án;
Tạo điều kiện để CPMU và PPMU có thể theo dõi các giả định và rủi ro trong DMF như là một "hệ thống cảnh báo sớm" và hành động khi cần thiết để đảm bảo rằng dự án có thể đạt được mục tiêu đã được đề ra;
Giám sát việc tuân thủ các điều khoản và nghĩa vụ được nêu trong hiệp định vay
đã ký (các "điều khoản" trong Hiệp định vay, Điều IV, và phụ lục 5) Các thỏa thuận này bao gồm các biện pháp giảm thiểu tác động môi trường và Kế hoạch hành động về giới
Trang1/23
Trang 22 Các nội dung PPMS của dự án ADB-GMS1
PPMS gồm ba nội dung khác nhau: (i) Giám sát quá trình thực hiện; (ii) Giám sát tiến độ thực hiện, và (iii) Giám sát tính tuân thủ
Nội dung giám sát việc thực hiện được thiết kế để giám sát tác động và mục tiêu Kết
quả đầu ra Nguồn dữ liệu chủ yếu là dữ liệu thống kê của xã, Tổng cục Thống kê, thống
kê của tỉnh Dữ liệu do PPMU và Tư vấn giám sát và đánh giá (MEC) thu thập; đồng thờicác nghiên cứu, đánh giá và giám sát lợi ích dự án (BME) sẽ được MEC thực hiện
Nội dung giám sát tiến độ thực hiện được thiết kế để giám sát các mục tiêu đầu ra của
việc tăng cường dữ liệu vùng (kết quả 1), cơ sở hạ tầng (kết quả 2), tăng cường năng lực CBDRM (kết quả 3) và năng lực thực hiện dự án hiệu quả (kết quả 4) Dữ liệu do CPMU
và PPMU thu thập sẽ được đưa vào báo cáo tiến độ tháng của PPMU
Nội dung giám sát tính tuân thủ được thiết kế để giám sát công tác an toàn và các điều
khoản đã được thỏa thuận trong hiệp định vay ký với ADB để thực hiện dự án một cách thuận lợi Các hoạt động này được thực hiện bởi các UBND tỉnh, Ban QLDA tỉnh, CPMU
và Bộ NN & PTNT
2.1 Nội dung giám sát việc thực hiện
Nội dung giám sát việc thực hiện giúp đánh giá mối tương quan giữa việc thực hiện dự án
và các tác động, kết quả mục tiêu đầu ra của dự án Các nội dung bao gồm:
(1) Khung giám sát và thiết kế dự án (PDMF)
PDMF bao gồm các tác động và kết quả mục tiêu thực hiện và các chỉ số được Bộ
NN & PTNT và ADB đồng thuận, các thông số này phải được giám sát Đây là các thông số cơ bản thể hiện được tình hình thực hiện dự án Mẫu đề xuất số 1 đưa ra một số chỉ số để xác minh các tác động và kết quả mục tiêu thực hiện Kết quả khảosát và dữ liệu thu thập được của các chỉ số này sẽ được MEC sử dụng nghiên cứu BME Ban QLDA tỉnh sẽ kết hợpvới MEC thu thập dữ liệu
Trang2/23
Nội dung giám sát việc thực hiện
Nội dung giám sát việc thực hiệnNội dung giám sát tiến độ thực hiện Nội dung giám sát tiến độ thực hiệnNội dung giám sát tính tuân thủ Nội dung giám sát tính tuân thủ
Trang 3(2) Giám sát việc thực hiện các tiểu dự án
PDMF gồm có các mục tiêu thực hiện đối với các tiểu dự án Tuy nhiên, các chỉ số
bổ sung được đề xuất để đánh giá các tiểu dự án Theo như kế hoạch, các chỉ số này
sẽ hỗ trợ các tiểu dự án để theo dõi một cách đầy đủ hơn và đánh giá kết quả và cáctác động của tiểu dự án Ví dụ, một trong những mục tiêu chính của dự án là nâng cao năng lực và công tác chuẩn bị trong việc quản lý và giảm nhẹ tác động của lũ lụt và hạn hán Mẫu đề xuất số 2 đưa ra một số chỉ số như là chỉ số tham chiếu Kếtquả khảo sát và dữ liệu thu thập được của các chỉ số này sẽ được MEC sử dụng chocho công tác nghiên cưu BME của dự án Ban QLDA tỉnh có nhiệm vụ kết hợp với MEC thu thập dữ liệu
(3) Bảng câu hỏi cho nghiên cứu đánh giá của MEC với sự hỗ trợ của Ban QLDA tỉnhKhi dự án hoàn thành, cần tiến hành xác định và hiểu các tác động thực tế của dự án vàliệu dự án đã đạt được những mục tiêu đã đặt ra chưa Sau khi hoàn thành dự án, Công tác đánh giá tác động sẽ thỉnh thoảng được thực hiện Bảng câu hỏi khảo sát được soạnthảo để đánh giá tác động và hiệu quả thực hiện dự án Do không thể tiến hành đi thực địa đến tất cả các huyện / xã, nên việc đánh giá sẽ được dựa trên việc lựa chọn
huyện/xã mẫu và một số hộ gia đình mẫu liên quan đến các tiểu dự án tại mỗi tỉnh Đồng thời, số lượng mẫu sẽ bị tác động cũng như hưởng lợi từ dự án phải được lựa chọn đầy đủ Các mẫu được chọn phải đại diện được cho toàn bộ dự án
Người dân bị ảnh hưởng (AP) do tái định cư bắt buộc cũng nên được đưa vào nhóm đối tượng được phỏng vấn đối với các tác động của dự án
Đối với các tiểu dự án được lựa chọn, các bảng câu hỏi khảo sát khác nhau được đề xuất thực hiện được mô tả như sau
- Nhóm khảo sát thông tin xã
Yêu cầu chính thức/ không chính thức các lãnh đạo và phụ nữ tập hợp thành nhóm (10-15 người) để thu thập thông tin kinh tế-xã hội chung của xã và việc chọn lựa các hộ cho việc phỏng vấn
- Khảo sát hộ gia đình
Đảm bảo phỏng vấn cả vợ và chồng và các hộ gia đình có ít nhất một phụ nữ Phỏng vấn về thông tin chung về hộ gia đình và thông tin cụ thể liên quan đến các chỉ số
Hầu hết các chỉ số được xây dựng dựa trên 5 điểm đánh giá: Phù hợp, hiệu quả, lợi ích,tác động và tính bền vững Mẫu-3 cho thấy các câu hỏi liên quan đến 5 điểm đánh giá như là tài liệu tham khảo MEC cần chuẩn bị các câu hỏi để có được dữ liệu cần thiết
Để thu thập các dữ liệu giám sát việc thực hiện nêu trên, một số mẫu giám sát dưới đây được cung cấp
Mẫu -1 Khảo sát chỉ số giám sát thực hiện PDMF
Mẫu -2 Giám sát việc thực hiện các tiểu dự án (Bốn tiểu dự án)
Mẫu -3 Bảng câu hỏi cho nghiên cứu đánh giá (tham khảo cho MEC)
Trang3/23
Trang 42.2 Nội dung giám sát tiến độ thực hiện
Trong trường hợp này, phương tiện thực hiện bao gồm tất cả công tác chuẩn bị dự án và
các thủ tục chuẩn bị báo cáo đầu tư tiểu dự án, thiết kế chi tiết (DD), đấu thầu, và xây dựng các tiểu dự án
Giám sát tiến độ thực hiện các tiểu dự án được tiến hành trong thời gian thực hiện dự án
để theo dõi tiến độ thực hiện các hoạt động của dự án thông qua việc theo dõi tình hình tài chính / tiến độ thi công hàng tháng và danh mục kiểm tra cho các yêu cầu thực hiện, v.v.Kết quả của việc giám sát tiến độ được sử dụng để xử lý sự cố tại khu vực dự án cụ thể và cũng cung cấp thông tin phản hồi để cải thiện các hướng dẫn thực hiện ở cấp trung ương PPMU phải lập báo cáo tiến độ hàng tháng cho từng tiểu dự án bằng cách sử dụng các biểu mẫu để báo cáo cho CPMU Các biểu mẫu sau được cung cấp để thu thập các dữ liệu giám sát tiến độ thực hiện nêu trên
Đối với CPMU
Mẫu -4 Danh mục kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện dự án - CPMU
Mẫu-5 Giải ngân hàng quý & hàng năm
Mẫu-7 Tiến độ thực hiện dự án
Mẫu-8 Giám sát việc nâng cao năng lực quản lý dự án
Đối với PPMU
Mẫu-6 Tiến độ giải ngân hàng quý & hàng năm
2.3 Nội dung giám sát tính tuân thủ
Việc giám sát tính tuân thủ cơ bản được thực hiện thông qua các báo cáo tiến độ hàng quý
do CPMU lập PPMU phải theo dõi công tác an toàn và tính tuân thủ các điều khoản hàng tháng cho từng tiểu dự án và thông báo cho CPMU thông qua các báo cáo tiến độ hàng tháng
(1) Giám sát an toàn
Giám sát an toàn phải được thực hiện bởi các cán bộ an toàn (SO) do PPMU bổ nhiệm Cán bộ giám sát tái định cư độc lập (IMO) được CPMU thuê và tư vấn giám sát thi công (CSC) do PPMU tuyển chọn sẽ giám sát cả công tác môi trường
Mẫu 9 và 10 được chuẩn bị để kiểm tra các kế hoạch và khung công việc của từng nộidung an toàn như tác động môi trường, thu hồi đất và tái định cư, các vấn đề và tình trạng về giới
(2) Các điều khoản trong hiệp định vay
Trong quá trình thực hiện và vận hành các cơ sở hạ tầng của dựa án, Chính phủ Việt Nam nên thực hiện tất cả các nghĩa vụ được quy định trong PAM Ở cấp trung ương một số điều khoản được giám sát bởi Bộ NN & PTNT
Chính phủ đã thực hiện một số cam kết để đảm bảo dự án được thực hiện một cách thuận lợi Các cam kết đó là một trong số các nội dung trong điều khoản hiệp định vay (phụ lục 5) Thông qua các đợt giám sát định kỳ của đoàn ADB, ADB sẽ giám sát việc tuân thủ các điều khoản này dựa vào hiệu quả và quá trình thực hiện dự án; báo cáo tiến độ hàng quý do CPMU trình, và việc xem xét các tài khoản dự án và thủ tục đấu thầu Các thông số theo dõi để để đánh giá tính tuân thủ so với Hiệp định vay được cung cấp trong hướng dẫn này
Trang4/23
Trang 5Để thu thập các dữ liệu giám sát việc thực hiện nêu trên, một số mẫu giám sát dưới đây được cung cấp.
Mẫu -9 Giám sát thực hiện công tác an toàn của dự án
Mẫu -10 Giám sát thực hiện công tác an toàn của tiểu dự án
Mẫu -11 Tình trạng tuân thủ các điều khoản của hiệp định vay của dự án
Mẫu - 12 Tình trạng tuân thủ các điều khoản của hiệp định vay của tiểu dự án
3 Các biểu mẫu giám sát
Để chuẩn bị PPMS phù hợp với các nội dung giám sát, 14 mẫu giám sát đã được chuẩn bị như trong bảng sau Các đề mục trong mỗi biểu mẫu phải được tách riêng theo từng hạng mục công việc như trình bày trong tiến độ thực hiện dự án Đối với công dụng ứng với từng biểu mẫu, người dùng phải xác nhận số biểu mẫu và hạng mục công việc được thực hiện trên công trường
1 CPMU / PPMU Khảo sát các chỉ số thực hiện của PDMF
2 CPMU / PPMU Giám sát quá trình thực hiện các tiểu dự án
3 CPMU / PPMU Bảng câu hỏi cho nghiên cứu đánh giá
5 CPMU Tiến độ giải ngân hàng quý & năm
6 PPMU Tiến độ giải ngân hàng quý & năm của các
tiểu dự án
7 CPMU Tiến độ thực hiện dự án
8 CPMU Giám sát công tác tăng cường năng lực quản
lý dự án
Giám sát
tính tuân thủ
9 CPMU Giám sát về tình trạng an toàn dự án
10 PPMU Giám sát về tình trạng an toàn các tiểu dự án
11 CPMU Tình trạng tuân thủ các khoản vay của dự án
12 PPMU Tình trạng tuân thủ các khoản vay của tiểu
dự án
Trang5/23
Trang 6Các biểu mẫu và hạng mục công việc của dự án
Trang6/23
Trang 73.1 Các biểu mẫu giám sát thực hiện
Đầu tiên giám sát thực hiện cần phải khảo sát điều kiện hiện tại của các đối tượng hưởng lợi của các tiểu dự án, sau đó là các cuộc điều tra ngay sau khi hoàn thành xây dựng và sau khi hoàn thành một số năm nhất định Số liệu định lượng và định tính sẽ được thu thập thông qua việc phỏng vấn trực tiếp và / hoặc các nguồn dữ liệu thứ cấp
Mẫu -1 Khảo sát các chỉ số giám sát thực hiện PDMF (trích dẫn)
Trang 7/23
Trang 8Giám sát các lợi ích dự án đòi hỏi phải thực hiện khảo sát định kỳ về lợi ích và tác động của các tiểu dự án được lựa chọn 25 xã được chọn sẽ được tiến hành khảo sát Các xã được khảo sát phải được lựa chọn từ cả hai tỉnh Tiền Giang và Đồng Tháp và bao gồm tất
cả các loại hoạt động như: kế hoạch phòng chống thiên tai, các công trình xây lắp nhỏ, thành lập đội TWG và các khóa đào tạo CBDRM
Trang 8/23
Trang 9Mẫu-2 Giám sát công tác thực hiện các tiểu dự án được chọn (trích dẫn)
Tất cả các bảng câu hỏi được sử dụng cho các cuộc phỏng vấn sẽ có dạng bán cấu trúc Cần chuẩn bị các hướng dẫn cán bộ thực hiện phỏng vấn, các cán bộ này cần phải chủ động trong việc khai thác câu trả lời cụ thể hơn cho các câu hỏi
Mẫu -3 Bảng câu hỏi cho nghiên cứu đánh giá (trích dẫn)
Trang 9/23
Trang 103.2 Các mẫu giám sát tiến độ thực hiện
Mẫu số 4, 5, 7 và 8 được chuẩn bị cho CPMU sử dụng để theo dõi tiến độ thực hiện của
dự án
Mẫu 4 Tóm tắt danh mục kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện tiểu dự án của PPMU Mẫu này sẽ được sử dụng trong quá trình thực hiện dự án để theo dõi sự tiến độ của tất cả các hoạt động trong tiểu dự án của PPMU Việc giám sát các hoạt động của tiểu dự án của PPMU sẽ được thông báo cho CPMU hàng tháng và CPMU tóm tắt thông tin PPMU trongmẫu này
Mẫu 5 dành cho việc giám sát tiến độ tài chính hàng quý & năm để nắm bắt tình hình tài chính như: giải ngân nguồn vốn ODA (vốn vay ADB) và vốn đối ứng sử dụng cùng một mẫu
Mẫu 7 dành cho việc giám sát tiến độ quý & tiến độ hàng năm của dự án thông qua các chỉsố
Mẫu 8 dành cho việc giám sát tiến độ các hoạt động của CPMU hàng quý và hàng năm đốivới việc tăng cường năng lực quản lý dự án
Mẫu 6 được chuẩn bị cho PPMU sử dụng để theo dõi tiến độ giải ngân các tiểu dự án (1) Mẫu 4: Danh mục kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện các hoạt động của dự án (Trích dẫn)
Các hoạt động chính được giám sát đối với tiến độ thực hiện được mô tả như sau CPMU sẽ chuẩn bị báo cáo tiến độ hàng quý cho từng hoạt động
Kế hoạch đấu thầu dự án chung
Hồ sơ mời thầu của gói NCB đầu tiên
Thiết bị văn phòng
Trang 10/23
Trang 11 Phương tiện đi lại của CPMU
Tư vấn thực hiện dự án
Kiểm toán Dự án
Tư vấn an toàn - 2 gói
Tư vấn giám sát tái định cư
Tư vấn khảo sát cơ bản
Đối với dữ liệu thu thập được nêu dưới đây, mỗi PPMU nên so sánh với các
dữ liệu thu thập được với kế hoạch thực hiện của họ đã được lập Nếu có bất
kỳ sự chậm trễ, lý do hay nguyên nhân của sự chậm trễ nên được giải thích trong các báo cáo tiến độ hàng tháng
▪ Tư vấn thiết kế hoàn thành thiết kế chi tiết
▪ PPMU trình thiết kế chi tiết lên Sở NN & PTNT
▪ Sở NN & PTNT duyệt thiết kế chi tiết
Tái định cư
▪ Ban tái định cư huyện chuẩn bị phương án đền bù chi tiết
▪ Cơ quan có thẩm quyền huyện duyệt phương án đền bù chi tiết
▪ PPMU chi trả bồi thường cho người dân bị ảnh hưởng
▪ Tư vấn giám sát chuẩn bị và trình báo cáo
Rà phá bom mìn
▪ Bộ Quốc phòng phê duyệt đề xuất
▪ PPMU và nhà thầu ký hợp đồng
▪ Nhà thầu hoàn thành công tác rà phá bom mìn
▪ Nhà thầu trình giấy chứng nhận rà phá bom mìn cho CPMU
Kế hoạch đấu thầu và mời thầu xây lắp và thiết bị
Đối với dữ liệu thu thập được nêu dưới đây, mỗi PPMU nên so sánh với các
dữ liệu thu thập được với kế hoạch đấu thầu đã được lập Nếu có bất kỳ sự
Trang 11/23