Tiểu luận các phong cách đàm phán trong kinh doanh

Có rất nhiều phong cách đàm phán, tùy từng cuộc đàm phán, từng đối tác đàm phán mà ta có thể sử dụng linh hoạt các phong cách đàm phán khác nhau.. Đó cũng là lí do tại sao nhóm chúng em

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ 2 TP.HCM TIỂU LUẬN MÔN ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

CÁC PHONG CÁCH ĐÀM

PHÁN TRONG KINH DOANH

LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – THÁNG 11/2011

MỤC LỤC

[2] LỜI MỞ ĐẦU

[3] LÝ LUẬN CHUNG VỀ ĐÀM PHÁN KINH DOANH

[4] CÁC PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN KINH DOANH

[5] PHONG CÁCH CẠNH TRANH [6] PHONG CÁCH HỢP TÁC [8] PHONG CÁCH LẪN TRÁNH [10] PHONG CÁCH NHƯỢNG BỘ THỎA HIỆP [12] CÁC NGUYÊN TÁC KHI SỬ DỤNG PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN

[13-14] CÁC SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI KHI ĐÀM PHÁN

[15-19] CÁC BÍ QUYẾT ĐƯA ĐẾN THÀNH CÔNG TRONG ĐÀM PHÁN

[20] THAY LỜI KẾT

LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com

[21] TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trang 1

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tế, mỗi người trong chúng ta vẫn đàm phán mỗi ngày nhưng lại ít người quan tâm đến cách mình đàm phán Trong kinh doanh, vai trò của đàm phán càng quan trọng hơn khi nó quyết định thành công trong sự nghiệp Đàm phán không khéo, công ty có thể mất đi khách hàng,mất đi đối tác, hay thậm chí dẫn đến nguy cơ phá sản Chính vì vậy, ta cần chú trọng nhiều hơn

về tầm quan trọng của đàm phán

Đàm phán là cuộc đọ sức về trí tuệ giữa nhiều bên, không chỉ ganh đua về thực lực mà còn bao gồm việc áp dụng các kĩ xảo đàm phán, điều mà có tác dụng ảnh hưởng đến toàn bộ cuộcđàm phán Trong quá trình đàm phán, mỗi người, mỗi doanh nghiệp có một phong cách riêng nhưng mục đích cuối cùng là mang lại lợi ích mong muốn cho mình Có rất nhiều phong cách đàm phán, tùy từng cuộc đàm phán, từng đối tác đàm phán mà ta có thể sử dụng linh hoạt các phong cách đàm phán khác nhau

Đó cũng là lí do tại sao nhóm chúng em chọn đề tài nghiên cứu: “Các phong cách đàm phán

trong kinh doanh” để khái quát

nghệ thuật và cách sử dụng các phong cách để dẫn đến thành công trong đàm phán kinh doanh

Trong quá trình tham khảo và tìm hiểu vấn đề, chúng em không tránh khỏi những thiếu sót, rất

mong thầy bỏ qua và đóng góp

hoàn thiện hơn

“Mọi người

có thể vẽ rất đẹp trên tường hay viết những bài thơ xúc động Còn tôi thích đàm phán”.

Ông trùm bất động sản Donald Trump

LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com

Trang 2

LÝ LUẬN CHUNG VỀ ĐÀM PHÁN KINH DOANH

KHÁI NIỆM

Đàm phán là quá trình trong đó hai hay nhiều bên trao đổi các hàng hóa, dịch vụ và nỗ lựcđạt đến sự đồng ý về giá cả của sự trao đổi này Ngoài ra, đàm phán còn là phương tiện để đạtđược cái mong muốn từ người khác hay là quá trình giao tiếp có đi có lại nhằm đạt thỏa thuậngiữa các bên có những quyền lợi đối kháng và có thể chia sẻ

Nếu đàm phán thành công thì những lợi ích mong muốn đạt được của chúng ta về sản phẩm sẽ được thõa mãn, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và đạt được lợi nhuận cao Nhưng ngược lại, nếu bạn để đối phương thấy điểm yếu trong vấn đề, bạn có thể là mục tiêu để họ tấn công và khiến bạn lo lắng, bối rối và tất nhiên có thể bị thiệt hại như: phải mua hàng hóa với giá đắt hơn, sản phẩm chất lượng không cao nhưng bạn vẫn phải mua để đáp ứng nhu cầu của mình Đó là nằm ở khả năng đàm phán của mỗi người, ai đàm phán tốt hơn thì người đó sẽ đạt được lợi ích cao hơn.

doanh tiếp theo Tục ngữ có câu: “Thả con săn sắt, bắt con cá rô” và trong đàm phán cũng vậy.

Tạo sự tin tưởng trong lần hợp tác ban đầu sẽ tạo tiền đề thuận lợi cho những lần hợp tác tiếptheo Điều này có tác động to lớn trong việc giữ chân khách hàng và xây dựng nên những kháchhàng trung thanh cho mình Người đàm phán khôn khéo luôn cho đối phương thấy rằng họ luôn

có cái để cho đi và người hợp tác với họ sẽ được hưởng lợi

CÁC PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN KINH DOANH

1 PHONG CÁCH CẠNH TRANH

Trang 4

“Phong cách đàm phán của tôi rất đơn giản và thẳng thắn Mục tiêu của tôi đề ra rất cao, và sau đó tôi ÉP

VÀ ÉP VÀ ÉP đối phương

để có được điều tôi muốn

Đôi khi tôi có được ít hơn những gì tôi tìm kiếm, nhưng trong đa số trường hợp, tôi

đã có được điều mà tôi muốn.”.

Donald Trump

LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com

CÁC PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN KINH DOANH

 Ưu điềm: Phong cách cạnh tranh sử dụng đúng lúc, đúng chỗ rất có lợi thế Ngoài ra còn

giúp giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng hơn

 Nhược điểm: Phong cách này phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của chủ thể và các thành

viên đoàn đàm phán.Hơn nữa, sử dụng phong cách này sẽ khó duy trì được quan hệ lâudài giữa các đối tác và dễ bị bế tắc trong đàm phán

VÍ DỤ

Doanh nghiệp Việt Nam (DNVN) đến Trung Quốc (TQ) để yêu cầu công ty TQ bồi thường một khoản tiền về lô hàng không đúng yêu cầu mà DNVN đã đặt từ trước DNVN cho biết rằng có rất nhiều nhà cung cấp khác sẵn sàng cung cấp sản phẩm cho công ty mình nhưng không muốn xáo trộn tuyến cung cấp vốn đã được thiết lập tốt với công ty TQ từ 5 năm nay Trong khi đàm phán, bên TQ cho biết công ty không có khả năng bồi thường bằng tiền mặt cho DNVN, chỉ có thể đổi lại những sản phẩm không đúng yêu cầu DNVN cho rằng như vậy không đủ để phục hồi uy tín của mình trước những khách hàng đã mua sản phẩm không đúng yêu cầu DNVN đã ngồi lắng nghe lời xin lỗi về tình trạng bế tắc của công ty

TQ với thái độ giận dữ Sau đó, DNVH bực bội rời khỏi phòng và ngay lập tức ra sân bay về nước Đại diện

TQ rất bối rối nhưng cũng không mời DNVN quay lại vì sợ mất thể diện Sự hợp tác của hai công ty chấm dứt ngay sau sự đổ vỡ trong cuộc đàm phán này.

Trang 5

Như vậy, cả hai bên đều xác định rõ mục tiêu cuộc đàm phán của mình và quyết tâm theođuổi đến cùng, không ai chịu nhượng bộ Kết cục cuối cùng là sự thất bại hoàn toàn bởi việc đổ

bể sự hợp tác 5 năm Ví dụ này minh chứng cho việc sử dụng phong cách cạnh tranh có thểkhông duy trì được quan hệ lâu dài giữ các đối tác trong đàm phán

LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com

CÁC PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN KINH DOANH

2 PHONG CÁCH HỢP TÁC

KHÁI NIỆM

Phong cách hợp tác là sự tin tưởng, dứt khoát, trong

đó cả hai bên hoặc các bên đàm phán cùng lúc làmviệc với nhau để cố giúp tìm ra các giải pháp liên kết

và thỏa mãn tất cả các bên có liên quan

Với phong cách hợp tác, các bên tham gia:

 Coi bên kia là người cộng tác, tin tưởng lẫnnhau

 Cùng tìm kiếm lợi nhuận chung và cố gắngđạt được thỏa thuận có lợi cho cả hai bên

 Vừa muốn đạt được lợi ích và duy trì mốiquan hệ lâu dài

Trang 6

“Tôi không thể thuyết phục ông chủ nhà dựa vào kinh nghiệm và thành tích của tôi, vì thế, tôi đã thuyết phục ông ta bằng năng lực

và sự nhiệt tình của tôi”.

Ronald Trump

LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com

CÁC PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN KINH DOANH

 Khi đàm phán gặp những vấn đề phức tạp, chuyên môn sâu, sử dụng phong cách hợp tác

sẽ qui tụ sự hiểu biết của mọi người vào vấn đề Vấn đề sẽ được bàn bạc kĩ và giải quyếtđúng đắn, có hiệu quả

 Cần tạo ra sự tâm huyết, hợp lực Nó sẽ đoàn kết các thành viên, động viên mọi người dồnhết trí lực, khả năng và tinh thần cao trong công việc

 Ưu điểm: Sử dụng phong cách này một cách khéo léo sẽ dễ đưa đến thành công trong

đàm phán mà cả hai bên đều cảm thấy có lợi và tin tưởng vào nhau hơn

 Nhược điểm: Có thể đạt được mục đích nhưng không cao Dễ bị nghi ngờ nếu một bên

Nhưng điều này thì phải chờ đợi Tuy nhiên, ông Tuyển cũng tỏ ra hài long khi cho rằng việc kíthỏa thuận này sẽ tạo ra một hệ thống chính sách của VN ổn định và tin cậy, từ đó các đối tác

nước ngoài có thể yên tâm đầu tư và kinh doanh tại VN – đó mới là cái được lớn nhất Về phầnmình, phát biểu tại Washington trước khi lên đường sang VN, Phó Đại diện Thương mại MỹKaran Bhatia cho rằng, thỏa thuận WTO với VN sẽ giúp mở ra một thị trường mới đáng kể chocác nhà chế tạo và cung cấp dịch vụ Mỹ, trong đó có lĩnh vực ngân hàng cho đến viễn thông Khánhiều DN Mỹ tỏ ra hài lòng không giấu giếm với thỏa thuận này.

LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com

CÁC PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN KINH DOANH

3 PHONG CÁCH LẪN TRÁNH

TRƯỜNG HỢP SỬ DỤNG

 Sử dụng phong cách lẩn tránh trong trường hợp nếu đồng ý giải quyết vấn đề đó sẽ gây rahậu quả tiêu cực lớn hơn lợi ích đem lại

 Dùng khi cần làm cho đối tác bình tĩnh lại và có thể xoay chuyển tình hình đàm phán

Một sự lẩn tránh sẽ đặt đối tác vào hoàn cảnh mới, thậm chí bất ngờ buộc đối tác phảithay đổi thái độ đàm phán

 Trong trường hợp đang thiếu thông tin, thông tin chưa chắc chắn cần phải thu thập thêmthì cũng có thể sử dụng phong cách này

 Cho dù đối tác có đưa ra để đàm phán cũng tìmcách lờ đi, không đề cập đến khi trình bày, đánhtrống lãng

 Với những vấn đề không quan trọng ta cũng có thể lẩn tránh, không nhắc tới mà đi vàoluôn trọng tâm chính Hoặc khi còn nhiều vấn đề cấp bách cần giải quyết khác.

CÁC PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN KINH DOANH

VÍ DỤ

Do lượng đơn đặt hàng tăng, Công ty cổ phần bánh kẹo Kinh Đô muốn sản xuất kịp thờigian giao hàng nên đã đề nghị nhà cung cấp chuyển nguyên liệu cho mình trước 15 ngày Đại

diện phía nhà cung cấp trả lời: “Nói thật, chúng tôi không biết có thể giao hàng sớm như thế cho

bên công ty hay không Chúng tôi còn phải liên hệ với nhân viên sắp xếp kế hoạch sản xuất bên tôi để xác nhận lại một chút, xem họ có cách gì để giao hàng sớm hơn không Nhưng cho tôi hỏi thêm một chút, nếu chúng tôi có thể giao nguyên liệu sớm hơn cho công ty đổi lại chúng tôi sẽ được lợi gì từ việc đó?”.

Rõ ràng trong cuộc đàm phán này phía nhà cung cấp nguyên liệu đã sử dụng phong cáchlẩn tránh, không trả lời trực tiếp lời đề nghị của phía công ty Kinh Đô là có hay không mà lại trảlời gián tiếp rằng cần thời gian để xác nhận, thậm chí đoạn cuối của tình huống phía nhà cung cấpcòn chuyển nội dung cuộc đàm phán sang hướng khác khi hỏi về lợi ích mình nhận được nếu giao

CÁC PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN KINH DOANH

4 PHONG CÁCH NHƯỢNG BỘ - THỎA HIỆP

KHÁI NIỆM

 Phong cách nhượng bộ là có tính hợp tác nhưnglại không dứt khoát, bỏ qua một số quyền lợi củamình để thỏa mãn phía bên kia

 Phong cách thỏa hiệp có nghĩa là giải quyết vấn

đề, hoặc như từ điển Webster giải thích: “một sự điều chỉnh những nguyên tác trái ngượcnhau”

Nhượng bộ - thỏa hiệp cũng rất cần thiết trong đàm phán nhưng phải sử dụng đúng nguyên tắc

TRƯỜNG HỢP SỬ DỤNG

 Khi vấn đề tương đối quan trọng nhưng hậu quả của việc không thỏa hiệp, nhượng bộ cókhi rất lơn, ảnh hưởng sâu rộng, nhiều mặt đến chúng ta thì phải nhượng bộ Sự tính toánlợi hại trước khi nhượng bộ là rất quan trọng

 Trong trường hợp khác thì hai bên đều khăng khăng với mục tiêu của mình Nếu khôngnhượng bộ cuộc đàm phán sẽ bế tắc và thất bại là một sự nguy hại đối với chúng ta thìphải nhượng bộ Nguyên tắc là nhượng bộ từ từ

 Người ta còn sử dụng phong cách thoả hiệp nhượng bộ khi cần được giải pháp tạm thời

Tính chất tạm thời bảo đảm cho ta một lợi ích trước mắt, cho ta thời gian chuẩn bị tốt hơncho giải quyết vấn đề Tạm thời nhất trí cũng là một phương pháp để thăm dò nhau vàviệc thực hiện tạm thoả thuận chưa ảnh hưởng lớn tới toàn bộ tiến trình hoạt động

“Khi tranh luận với một người, bạn cần định hướng để sau cuộc tranh cãi bạn sẽ có thêm một người bạn”.

Diodore

“Đừng bao giờ cố tranh cãi với người ở cấp cao hơn, mà hãy trình bày rõ ý kiến của mình bằng sự khiêm tốn.”

George Washington

 Trong nhiều trường hợp thời gian để thực hiện quan trọng hơn bản thân vấn đề thoảthuận, khi đó ta có thể thoả hiệp, nhượng bộ để tập trung sức, tranh thủ thời gian giảiquyết vấn đề Đó là cách để tạo thế và lực mới trên bàn đàm phán tiếp sau.

CÁC PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN KINH DOANH

Vậy liệu bạn có thể bị thỏa hiệp quá mức không? Tất nhiên Điều này thường xảy ra khi

người ta muốn tránh sự mâu thuẫn; họ lùi lại đề phục tùng các cá nhân và kết thúc ở việc hủyhoại nguyên tắc của tổ chức do không khiến các cá nhân chịu trách nhiệm đối với các hành vi củamình

Thỏa hiệp, một cách tổng thể, mang nghĩa tích cực Và khi chúng ta mổ xẻ nó như mộtquy trình, chúng ta sẽ thấy đó là một nghệ thuật hơn là một khoa học Nghệ thuật thỏa hiệp đến từ

tư duy sáng tạo về các cách thức thuyết phục phe kia Nó cũng đến từ việc cố gắng hiểu được ýdịnh của đối phương và chuyển chúng thành đồng minh của mình

Điều đó không phải lúc nào cũng có thể, nhưng khi lợi ích là lớn và tình huống là quantrọng, thỏa hiệp là hành động của sự uyển chuyển linh hoạt để mang mọi người đến gần nhauhơn

Fenelon

VÍ DỤ

Trong đàm phán của Việt Nam gia nhập WTO với Hoa Kỳ, Việt Nam sẽ cho phép thànhlập chi nhánh bảo hiểm (phi nhân thọ), công ty chứng khoán nước ngoài tại Việt Nam, cũng nhưthực hiện những cam kết cắt giảm thuế nhập khẩu đối với sản phẩm công nghiệp, nông nghiệp

Những điều này giúp Việt Nam nhanh chóng hơn trong quá trình gia nhập WTO nhưngphải hy sinh nhiều quyền lợi, trong khi Mỹ được nhiều cơ hội trong việc chi phối và đầu tư vàonền kinh tế Việt Nam.

Trang 11

LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com

CÁC PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN KINH DOANH

5 CÁC NGUYÊN TẮC CHUNG KHI SỬ DỤNG CÁC PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN

1 2 3

Không thể sử dụng tất cả các phong cách đàm phán trong mọi trường hợp Điều đó không có nghĩa là chỉ sử dụng một phong cách mà tuỳ từng vấn đề mà lựa chọn phong cách thích hợp.

Nhìn chung nên bắt đầu đàm phán bằng phong cách hợp tác Nó tạo ấn tượng tốt đẹp ngay khi bắt đầu đàm phán

Thái độ hữu hảo, tinh thần xây dựng và nguyện vọng chính đáng là tiền đề cho cuộc đàm phán có hiệu quả, thành công.

Linh hoạt sử dụng các phong cách trong quá trình chuyển hoá nhu cầu của ta và của đối tác thành các quyết định cuối cùng Vấn đề là mềm dẻo trong phương pháp, nhất quán về nguyên tắc.

Trang 12

Nếu vấn đề là quan trọng cho các mối quan hệ lâu dài, thành công lớn thì nên hợp tác Nếu cần phải giải quyết vấn đề nhanh chóng có thể sử dụng phong cách cạnh tranh, thoả hiệp Nếu duy trì các mối quan hệ là quan trọng ta có thể thoả hiệp, nhượng bộ, hợp tác hoặc lẩn tránh.

LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com

CÁC SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI TRONG ĐÀM PHÁN

1 CÁC SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI TRONG ĐÀM PHÁN

1 Bước vào đàm phán với đầu óc thiếu minh mẫn

2 Không biết đối tác ai là người có quyền quyết định

3 Không biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào

4 Bước vào đàm phán với mục đích chung chung

5 Không đề xuất những quan điểm và lý lẽ có giá trị

6 Không kiểm sóat các yếu tố tưởng như không quan trọng như thời gian và trật tự của cácvấn đề

7 Không để cho bên kia đưa ra đề nghị trước

8 Bỏ qua thời gian và địa điểm như là một vũ khí trong đàm phán

9 Từ bỏ khi cuộc đàm phán dường như đi đến chỗ bế tắc

10 Không biết kết thúc đúng lúc

Trang 13

● ● ●

“Tin tưởng rằng mình có lý và chỉ duy nhất mình là người có lý

là biểu hiện của một tầm nhìn hẹp và cố chấp”.

Dale Carnegie

● ● ●

LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com

CÁC SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI TRONG ĐÀM PHÁN

2 NHỮNG ĐIỂM CƠ BẢN ĐỂ TRÁNH LỖI THÔNG THƯỜNG

1 Không ngắt lời bên kia Nói ít và tích cực nghe

2 Đặt các câu hỏi mở có mục đích để tạo sự hiểu biết

3 Sử dụng chú giải, những bình luận hài hước và tích cực

4 Sử dụng việc ngừng đàm phán để kiểm soát được nội bộ

5 Lập một mục tiêu rõ ràng, cụ thể và thực tế trước khi đàm phán

11 Tránh đưa ra quá nhiều lý do cho đề nghị của mình

12 Tránh bộc lộ cảm xúc bột phát, khiển trách, công kích hay chế nhạo cá nhân