Thực hành kế toán máy tính trên excel 2010

Các chương 5 đến 9 giải thích cách trình bày dữ liệu kế toán ở nhiều dạng khác nhau, bao gồm lập biểu đồ Excel, sử dụng các pivot table, in bảng tinh và chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng

Trang 1

Th.S: NGUYỀN NAM THUẬN

V À nhóm tin học íhực dụng

máy tính trên Excel 2010

S ách n h ăm m ục đích giiip cúc clĩiiyên viên k ế to á n siỉf điintỊ E xcel m ộ t cách dỗ dàng và chxiycn n g h iệ p hớn

S ách cũng d à n h cho nhxìiiq ngiíời mới bắL d ầ u dìm g (len Exccl nliiùig chiía b icl cách ]jhải làm th ế Iiào Sách có ỉìố cục và Tìội Hnnt» trình hày rò ràiiíí, các biíớc

tìn h liuốntỊ k ê toáii thiíc tc

N H À X U Ấ T B Ả N H Ồ N G Đ Ứ C

www.lib.haui.edu.vn

- www.lib.haui.edu.vn

Trang 2

T H ự C HÀNH K Ế TOÁN MÁY TÍNH

T R Ê N E X C EL 2010

Th.S: NGUYỄN NAM THUẬN

và nhóm (in học íhực dụng

C hịu ỉrá c h n h iệ m xuất bản:

HOÀNG CHÍ DŨNG

8ỉẽn tập Sửa bản ỉn Trình bày

Vẽ bìa

Nguyển Nam Công Sơn Ho^ng Vỹ

Lê Thành Thực hiên liên kết xuất bán:

C Ô NG TY C ổ P H Ầ N V Ả N HÓ A N H Â N VẢN

Phát hành tại; HỆ T H ố N C N H À S Á C H N H Â N VẢN

• 01 Trường Chinh, p 11, Q Tân Bình, TP HCM Tel: 39717882 - 39717884 - 39712285 Fax: 39712286

• 875 CMT8, P.15, Q.IO, TP HCM TeL; 39770096 Fax: 39708161

In 1.000 cuốn khố 16 X 24 cm tại Cty cổ Phần In Vân Lang, sốđăng ký KHXB: 187-2009/CXB/Ò6-29/HĐ

QĐXB: 48/QĐXB NXB cấp ngày 14-04-2009

In xong và nộp lưu chiếu quý IV năm 2010.

www.lib.haui.edu.vn

Trang 3

Ờ I N Ó I Đ Ầ U

Excel là phần mềm nổi tiếng không những về việc xử lý các con số, sự phân tích dữ liệu, các công thức kế toán, mà cùn về sự

phân loại và lọc dữ liệu ở tâ”t cá các loại, trình bày dữ liệu ở dạng

đồ hoạ và mọi thứ liên quan đến các con sô” và toán học Quyển

sách "Thực hành kê toán máy tinh Irêii Excel 2010" đưỢc biên

soạn nhằm mục đích giúp các chuyên viên kế toán sử dụng Excel

mội cách dễ dàng và chuyên nghiệp hơn Sách cũng dành cho

nliững người mới bắt đầu dùng đến Excel nhưng chưa biết cách

phải lùm thế nào

Sách gồm 12 chương, bôn chương đầu giới thiệu giao diện Excel và hướng dẫn những bước cơ bản để tạo những trang bảng

tính đầu tiên Các chương 5 đến 9 giải thích cách trình bày dữ liệu

kế toán ở nhiều dạng khác nhau, bao gồm lập biểu đồ Excel, sử

dụng các pivot table, in bảng tinh và chia sẻ dữ liệu với các ứng

dụng khác Các chương 10, 11 và !2 bạn không nên bỏ qua vì

đây là các chương nâng cao, giúp bạn tiến xa hơn nữa trong việc

.sử dụng thành thạo chương trình bảng tính

Excel-Sách có bô” cục và nội dung trình bày rỏ ràng, các bước hướng dần thực hành cụ thể dựa irên những vấn đề và cình huông kế

toán thực tế, hy vọng sẽ rất hửu ích cho bạn đọc Irong việc học sử

dụng Excel

r r ’ / _ _ •

Tác giá

www.lib.haui.edu.vn

Trang 4

www.lib.haui.edu.vn

Trang 5

Chương 1: Khảo sát Excel 2010

Khảo sát €xcel 2010

N hững điếm chính

• K hám p h á nhữìỉg gì bạn có tb ổ thực h iệ n với Excel

* S ử dự ìig g ia o diệ)i Ribbon

» Làm quen với các tab khác iìhau

# Tun h iể n các loại tài liệu Excel và đ ịn h d ạ n g jìle mới

M N h ậ n s ự tr ợ g iiỉp ím ĩiq viộc sử dụng Excel

K hỏi đ ộ n g

Câu hỏi

1 Một sô' ưu diểm của việc sử dụng Excel đế’ quản lý dữ liệu là gì?

2 Làm th ế nào bạn truy cập các lệnh để mở và lưu file?

3 Ribbon là gì?

4 Có bao nhiêu tab luôn nằm trê n Ribbon?

5 Tab ngữ cảnh là gì?

6 Sự khác nhau giừa khung tác vụ (task pane) và hộp thoại (dialog box) là gì?

www.lib.haui.edu.vn

Trang 6

7 Các file Excel được lưu trữ dưới dạng m à nhị p hân (binary) hay dưới dạng XML?

8 Sự khác b iệt giữa m ột file có phần mở rộng xlsx và m ột file có phần mở rộng xlsm là gì?

9 Làm th ế nào truy cập hệ thống Excel Help?

Tăng tốc

Nếu bạn đã hiểu tạ i sao bạn sử dụng Excel 2010, làm thê nào đê định hướng cơ bản trong Excel, và làm th ế nào để nhận được sự trợ giúp trong Excel, hãy nhảy đến chương tiếp theo

chức, xử lý và giải quyết dữ liệu thuộc tấ t cả các loại Excel là

m ột trong những chương trìn h tố t n h ấ t để làm ngay điều đó

Excel cho bạn học từ dữ liệu mọi loại Bạn có thể;

# P bân loại d ữ ỉiệ u đ ể x e m nó theo m ột th ứ tự k h á c

-» Lọc d ữ liệu đ ể th ấ y ch ỉ các p h ầ n của nó.

u Sử d ụ n g d ữ liệĩi trong các công tbrìc đ ể lạo d ữ liệu mới.

K Tạo biểu đồ d ữ liệ n đ ể biết n h ỉìn g g ì đã x ả y ra trong quá k h ứ và d ự báo ỉihíùig gì có th ể x ả y ra trong ỉìíơìĩg lai.

M X â y ã ự iig các ứng d ụ n g và giao diện I’ốn cho bạn kiểm chứng, biệii chĩnh I>à thav đồi d ữ liệii.

Trong khi làm việc qua các bài tập trong sách này, bạn học về tác vụ thực sự m à người ta làm với Excel mỗi ngày, chẳng h ạ n như các tác vụ trong danh sách sau đây:

M Loại bỏ các đ ố i tỉíợng Iríing lặp ra khỏi các d a n h sách email.

M Tạo các tiinc card (sổ d u u iỉ chỉiic lự cíộiig hỏa.

9 Tạo biểií đồ các th a y đổi trung hàiig lồii kho rà d o a n h số theo thời gian.

# Tạo I>à quản lý các ngán sách.

M Tạo, theo dõi, và in các hóa đơii.

Để b ắ t đầu tiế n trìn h , b ạn cần hiểu những điểm cơ b ản về việc sử dụng Excel Trong chương này, bạn học thêm nừa về Excel là gì, các

th à n h phần của giao diện phù hỢp với nhau như th ế nào, dữ liệu được lưu trừ sử dung Excel như th ế nào, và cách n h ận đươc sư trơ giúp k h i ban đang tiế n h àn h

www.lib.haui.edu.vn

Trang 7

Chương 1: Khảo sát Excel 2010

E x c e l là g ì v à tạ i s a o s ử d ụ n g n ó?

Mục đích ban đầu đằng sau Excel là xử lý các con số Người ta biết

rằ n g m ột m áy tín h có th ể thực hiện việc phân tích dừ liệu phức tạ p và xử

lý số nh an h hơn họ có th ể làm những công việc đó bằng th ủ công Để

làm dễ dàng điều đó, vào đầu những nám 1980, m ột số chương trìn h đã

dược tạo nhằm giúp người dùng di chuyển sang các m áy desktop của họ

một phần việc xử lý sô’ đã được thực hiện trê n các m áy chủ M icrosoíl đã

tung ra Excel vào nãm 1985 thay th ế cho M ultiplan, chương trìn h bảng

tín h (xử lý số) nguyên thủy của nó

Excel đã luôn tín h toán giỏi Một trong những cách tố t nhâ't đ ể học từ

thông tin m à bạn có là sử dụng m ột công thức hoặc m ột loạt các công

thức đế mở rộng những gì m à dữ liệu đang nói cho bạn biết Ban đầu, các

công thức được tạo bởi Excel thì vụng về và phức tạp Bây giờ các công

thức được tổ chức tô't hơn và dễ hiểu hơn nhiều Nhiều công thức thậm

chí có th ể được xếp lồng để tạo những phép tín h phức tạp

Qua nhiều nâm , Excel đã được sử dụng để làm việc cùng m ột lúc vđi

các lượng dữ liệu ngày càng lớn Ngoài ra, những người dùng Excel đã di

chuyển từ việc lưu trữ tấ t cả dừ liệu trê n m áy cục bộ của họ đến làm việc

với dữ liệu từ SQL Server 2005 khổng lồ và những cơ sở dữ liệu quan hệ

khác trong Excel Tình huông này có th ể dường như làm nhớ lại những

ngày ban đầu của m áy tính, nơi tấ t cả dữ liệu đã được lưu trữ trê n các

m áy chủ Tuy nhiên, với sức m ạnh của các m áy tín h ngày nay, sức m ạnh

tín h toán v à lưu trữ rộng lớn hơn lại nằm bên trong m áy tín h desktop

hơn những gì bạn có sần trê n b ấ t kỳ máy chủ khi Excel đã được tung ra

lần đầu tiên

Tại sao sử dụng Excel? Excel 2010 làm cho dễ dàng theo dõi, hiểu và

làm viộc với dữ liệu m à bạn tiêp xúc ô n h à mỗi ngày hoặc tạ i nơi làm

việc Chương trìn h cho bạn tổ chức dữ liệu th à n h các nhóm thông tin

Sau đó bạn có th ể lập biểu đồ thông tin đó sao cho bạn có th ể th ấ y đưỢc

nhừng xu hướng trong dữ liệu Bạn có th ể k ết hỢp dữ liệu băng việc sử

dụng nhiều công thức khác nhau để tạo thêm dữ liệu và để học hỏi từ nó

Tóm lại, b ạn có th ể sử dụng Excel để giúp bạn tìm hiểu những gì dữ

liêu có th ể làm cho ban

N hữ ng đ iể u b ạ n cần b iế t

Cho mãi đến gần đây, các workbook đã giới hạn các sheet chỉ 256 cột và 16.384 hàng Trong Excel 2010, bạn có thể có hơn 16,000 cột và 1 triệu hàng trên, bao nhiêu sheet tùy khả năng máy tính có thể xử lý Với những kích cỡ bảng tính lớn hơn này, bây giờ bạn có thể lưu trữ nhiều

dữ liệu trong một file Excel hơn những gì nhiều máy chủ có thể xử lý khi Excel được phát triển ban đầu,

www.lib.haui.edu.vn

Trang 8

G ia o d iệ n R íb b o n E x c e l 2010

Nếu bạn đã sử dụng các phiên bản trước của Excel, có th ể bạn biết

rằ n g mỗi lần bạn n âng cấp bạn phải học lại nơi chức n ăng h iện có đã được che giấu và đọc lại tà i liệu để biết cách truy cập và sử dụng những tín h nàng mới Khi Excel đã p h á t triển, sô’ mục trê n các menu và sô' tín h năng có sẵn đã p h á t triể n theo hàm số mũ Nếu Excel 2010 đã tiếp tục với những phương pháp điều khiển bằng menu thì hầu như không th ể tìm th ấy niọi th ứ m à bạn cần

Excel 2010 không làm việc như b ất cứ những gì m à b ạn đ ã từng sử dụng Trong OíTice 2010, Microsoíl đã th ay th ế các m enu và th a n h công

cụ b ằng m ột giao diện mới (Ribbon) Ribbon được th iế t k ế đ ể giúp bạn tìm kiếm các th à n h phần bên trong giao diện và làm việc với toàn bộ dữ liệu m ột cách dễ dàng hơn Ngoài ra, Ribbon có th ể đễ d àng đưỢc mở rộng trong các phiên bản tương lai mà không tăn g thêm sự phức tạp

Nếu bạn đã sử dụng m ột phiên bản trưởc của Excel, có th ể bạn thấy Ribbon lúc đầu gây bối rối H ãy tự cho m ình m ột chút thời gian để tự làm quen với nó M icrosoft đã nổ lực nhiều nhằm bảo đảm rằ n g nội đung của Ribbon được tổ chức m ột cách th â n th iện với công việc

P h ần lớn công việc của bạn được thực hiện bằng cách sử dụng các nút loại này hoặc loại kia Những n ú t này nằm bên trong các nhóm mà lần lượt nằm bên trê n các tab Các tab có sẵn tạo nên Ribbon H ình 1.1

( 15 ffTce^ B utlon ì 10 Chướng 1: Khảo sát Excel 2010

T h a n h c ố n g cg

Q uick A c c e s s

( c a c ĩ a b ) ÍN u t iẹ n h ) ÍR ib b o n

f i 1»1* l í b i i } n« *

M n* 4 _ 'H p v * • ' r\ r 11

r>

(N h ó m )

Hình 1 1 : Các thành phẩn khác nhau cùa giao diện Ribbon mứi.

Ribbon được th iế t kê để giúp bạn làm công việc của m ình, được tố chức sao cho các chức năng thường được sử dụng nhiều n h ấ t n ằm ở phía bên trá i Các chức năng ít được sử dụng n h â t và chuyên dụng n h ấ t nằm

d phía bên phải

B OJficc Buttoit: ở p h ia bôn Irái Ribboìi, OfJìce Bìitton cho bạn thực

h iệ n các tác vụ p h ổ biến qiut Iihiển ứng d ụng Ọffice, ch ắ vq h ạ n n h ư

www.lib.haui.edu.vn

Trang 9

Chưdng 1: Khảo sát Excel 2010 11

mở, hùi rà đóng cácfile r h ia p h ả i của d a n h sách trìtỉh b à v các lải liệu đĩỉợc tn iy cập lịần đ â v n h ấ t từ Excel Các tù y chọn m à bạn có

th ể tn iy cập từ Office Biitioii ctỉíỢc m in h họa trong h ìn h 1.2.

? |M T t u i , ;r<

•»!> -«' -I 1» !»•«

n H J>*'l H< C«| ệ

*•( P á v ^ t Ì Q

i r « (»->««>•< •<

Ccf«t‘)lis(« 0f<» e i ^ n ■! ~ c

t- I, í '

n « r t j i i r r 'k *

Hìnti 1.2; Các tùy chọn và ctiức nâng có thể truy cập từ Office Butlon.

H Q nick A c c e ss Toolbar: í\íỉa trôn của Office Bìition iiằm trẽn Quick

/1CC6^Ì'.S' Toolbar (QAT), nơi bạn cỏ th ể đặ! các n ú t cho n h ũ n g hành động m à bạ n thường Xìiyêiì thực hiện M ặc dù về m ặ t k ỹ thuật từ QAT là m ột từ ghép, nhưng bạn hiếm kh i ỉighe th ấ y nỏ đìỉợc gọi bằng tôn đ ầ y đủ Nó thĩtònq dược gọi là QÁT.

M Các Tíib: Ngciy bẽìi dưới Q ATỈà hàĩìg lab i\’hâ'p m ột lên ta h m ột lần

sâ kích hoạt lab NhcÌỊ) bíií kỳ lah hcti ỉồn sẽ tbn gọ n Ribbon b ên dưới các tab sao cho nỏ biết mẩt Ribbon vãìỊ có th ề truy cập điíợc bằng

1 ’iộc n h ắ p các tcib, lìhưnq IIÓ co riil lại khi không s ủ dụng.

ở phía bên phải giao diện Excel là các n ú t M inimize, Restore, và Close cho Excel {ở h àn g trê n cùng) và các nút Help, Minimize, Restore

và Close cho tà i liệu hiện h àn h (trên hàng th ứ hai)

Các Tab

Luôn luôn Ribbon có 8 tab Nếu bạn làm việc với các mục n h ấ t định bên trong Excel, bạn sẽ có thêm các tab được gọi là các tab ngữ cảnh

Mồi tên tab biểu thị loại tác vụ m à bạn có th ể thực hiện với các n ú t được

nhóm bên trong tab đó D anh sách này mô tả loại tác vụ bạn có th ể thực

h iên trê n mỗi tab;

www.lib.haui.edu.vn

Trang 10

12 Chương 1: Khảo sát Excel 2010

Tab H o m e: Đ ịnh dợìiq nội dĩniiị của file lixcel, từ cấp ô (cell) đ ến cốp sheet B ạ n d à n h p h ả n lớn thời g ian ìàm t’iệc từ ta b này Tab

H om e dược chọn trong hììib ĩ.l.N ế n bạn sứ dụng Ọffice 2010, chú ỷ rằng các ỉiú tv à n h ó m Irên lah H om e tìvng có p h ầ n tươĩig tự qua tất

cả ứng d ụ n g có ribbon.

Tab In s e r t: Thêm nội duiìg vào bảiig tính Excel, n h ư đĩCỢc m inh họa trong h ìn h 1 -3, lĩàv cho bạn truy cập các bảng (table) mới,

h ìn h m iìỉh họa, biổii đè liên kết (link), và các m ục texí bằng m ột cú nhấp.

d - 0 • ' 9 e o H • M i c r e s o í t E x í í l ( T ^ í h m c â l P r « v ỉ « w ) -1 \

( ^ g e U y o u l P e r m u l i i D « l a ỉ e v i r t v V ! e v f ^ ‘ị ỹ ■ :? ĩ?

A 1

1 T ì\‘

X ^

Á ’ u

n v o l Ĩ 4 t ) l < Z U ữ 4 f l ^ p a r M i T i p i i ^ Ị t t

t t n t k f * * * '

K / C « t r í n t T r « l

& 9 I

i i e i ó t i

T s W í < M M i U e a ỉ i A n i f r \ t * i T í H

Hình 1 3 : sử dụng lab Insert d ể thêm nội dung vào worksheet.

* Tab P a g e LayotiU Chuẩn bị các sheel Excel đ ể in NhtC đttợc m inh

họa tĩvn g h ìn h 1.4, iab n à y cho bạn truy cập iheme, th iế t lập trang,

tĩ lệ và Iibứng tù ỵ chọn và cách sắp đ ậ l các sheet n h ìn thắy được bằng m ột cú nhấp.

r.

'

; ĨS' —^ ij^«*

) i n e m e ỉ M a r o i n i

Aú

ẲglOrtdli< •

^ 6 « ; L 9 r u u ( i i l ị J A u l ù m « |i c * V ie w *'/> V k v «

$ctw9 ịC 4 F r l o F iỉ Sr,«eĩ

Hình 1.4: Sử dụng tab Page Layout dể canh chỉnh W0fksheet đ ể in.

K Tab P orm itlas: Làm việ c i'ớ id ữ liộ ii trongsheet bằng ìn ệ c th ê m các

côiỉS, thức ì'à d ữ ỉiệìi N b ìỉ đìtợc iniiib họa tĩvng hình 1.5, tab n à y cho bạn tn iỵ cập bằng niội cú Iihâp tất cả côỉig thức đ ã được p h â n họng m ục đ ề d ễ d à n g sứ dụng Ngoài ra, bạn sử dụng tabP om iulas

đ ể tạo các lê n cho các ô và bảng, kiểm tra các công thức, và x á c

đ ịn h các p h é p lin h của những giả lỉỊ sheel.

í> d -o- f

m

/x

S ỡ O k l * M i c r ứ $ o f t E x c e l ( T » c h m c đ Ị P r e s 'i « » o

Home tni«i1 Isyởuỉ F&rmu(9i D«u R*vi<w Vicvr

P o rm i/l3 < * i l r u i ỉ t l e n

OD<fint

J ' ư \ t lì f i

í i f(eitnUf Uỉ«d ' ÍA Te*t • Ê_

Funtlion p • p ũềìé fii Tirtí • ® Cf«ate from imrtiOrt Ay4«lfig • A6

Dt^irirđ

MBr-Hình 1.5: sử dụng tab Formuias để thêm các cỗng thức vào lài Eìệu.

www.lib.haui.edu.vn

Định dạng
Số trang	10
Dung lượng	0,93 MB