Tự học các tuyệt chiêu và mẹo hay excel 2010 hướng dẫn bằng hình

Sách gồm 12 chương, được bô" cục một cách rỗ ràng và dễ hiểu nhằm từng bước đưa bạn vào th ế giới bảng tính với Excel 2010, từ bước khởi động chương trình, nhận biết các thành phần trên

Trang 1

ThS NGUYỄN NAM THUẬN

và n h ó m tin h ọ c thực dụng

T ự h ọ c

C ác t u y ệ t c h iê u v à m ẹ o h a y

Excel 2010

Hướng dẫn hằng hình

S ách hướng dẫn nhữ ng th ủ th u ậ l đ ặ c b iệ l đ ê đạt đưỢc độ ch u ẩ n xác cao

irong v iệ c lậ p các b iể u đồ, lạ o c á c d a n h sách dữ liệu , v à ph ân tích d ừ liệu

S ách hư đng dẫn b ạn nhữ ng kỹ th u ậ t hay đ ể th e o d õ i và tổ chức dữ liệu

trong b ản g tính, cá ch x ử lý d ữ liệu tro n g các b ản g tính k h ác nhau, thực

hiện n h iề u k iể u p h ân tích d ữ liệ u tro n g Excel

NHÀ X U ẤT BẢN HỒNG ĐỨC

www.lib.haui.edu.vn

- www.lib.haui.edu.vn

Trang 2

L ờ l NÓI ĐẦU

Q uyến sách "Tự h ọ c c á c tu y ệ t ch iêu và m ẹ o hay E xcel 2010"

trình bày các kỹ ihuật căn bản mà bạn cần biết để tạo, hiệu chỉnh, định

dạng, và in các bâng tính trong Excel 2010 một cách nhanh chóng và

dễ dàng Bên cạnh đó, sách cũng hướng dẫn những thủ thuật đặc biệt

để đạt đưỢc độ chuẩn xác cao ừong việc lập các biểu đồ, tạo các danh

sách dữ liệu, và phân tích dữ liệu

Sách gồm 12 chương, được bô" cục một cách rỗ ràng và dễ hiểu nhằm từng bước đưa bạn vào th ế giới bảng tính với Excel 2010, từ

bước khởi động chương trình, nhận biết các thành phần trên màn hình,

nhập Ihông lin vào bảng tính, lưu bảng tính, cho đến các bước biên tập

và chỉnh sửa sao cho bảng tính đưỢc hoàn chỉnh nhâ”t

Đặc biệl hơn là sách còn hướng dẫn bạn những kỹ thuật hay để theo dõi và lổ chức dữ liệu trong bảng tính, cách xử lý dữ liệu trong các

bảng tính khác nhau, thực hiện nhiểu kiểu phân tích dữ liệu trong

Excel, tóm tắt và lọc dữ liệu, sử dụng dữ liệu có sẩn trong bảng tính để

lập biểu đồ và nhiều kỹ Ihuật hay khác

Hy vọng quyển sách này sẽ là một lài liệu học tập hữu ích cho bạn đọc Rất mong đón nhận sự đóng góp ý kiến xây dựng cừ phía bạn đọc

Xin chân thành cảm ơn

Tác giả

www.lib.haui.edu.vn

Trang 3

www.lib.haui.edu.vn

Trang 4

Chươnig 1: Trải nghiệm người dùng E x c e l 2010

.

Trải nghiệm người dùng

€xcel 2 0 1 0

T r o n g c h ư ơ u g n à y b ạ n s ẽ h ọ c n h ữ n g đ i ể m c h i n h s a u đ â y :

M Làm quen với cửa sổ chương trình Excel 2010 và Backstage Vietv

» Chọn các lệnh từ Ribbon

• Tùỵ biến thanh công cụ Quick Access

• Các phương ph áp đ ể khởi động Excel 2010

• Lướt qtUẰ một worksheet và tvorkbook Excel 2010

u Khởi động nhanh cho những người dùng d i tn ỉ Excel 2 0 1 0 từ các

ph iên bản trìíớc đó sử dụng các menu kéo xuống

Giao d iệ n người dùng Excel 2010, n h ư E xcel 2007, từ bỏ sự phụ thuộc của n ó vào m ộ t lo ạ t các m en u kéo xuống, k h u n g tá c vụ

(ta s k p a n e ) v à vô sô' th a n h công cụ T h a y vào đó nó sử dụng

m ột d ải đơn n h ấ t d p h ầ n tr ê n cùng của w o rk s h e e t được gọi là R ibbon

tr ê n đó đ ặ t p h ầ n lớn các lệ n h E xcel m à b ạ n th ư ờ n g x u y ên sử dụng

T h ê m vào R ibbon m ộ t ta b F ile v à m ộ t th a n h công cụ Q uick Access

cùng vứi m ộ t v ài ta s k p a n e còn lạ i (C lip b o ard , C lip A lt, v à R esearch)

v à cuõi cùng b ạ n có cách tiệ n lợi n h ấ t đ ể xử lý các số, tạ o v à in các báo

www.lib.haui.edu.vn

Trang 5

8 Chưởng 1: Trải nghiệm người đùng Excel 2010

cáo tà i ch ín h tr a n g n h ã cũng n h ư tổ chức v à lậ p biểu đồ dữ liệu Nói

cách k h ác , để là m tấ t cả n h ữ n g th ứ tu y ệt vời m à b ạn phụ thuộc vào

Excel

T rên h ế t giao d iệ n người dùng Excel mới v à cải tiế n n à y bao gồm t ấ t

cả loại cải tiế n đồ họa Trước tiê n là Live P rev iew cho b ạ n th ấ y dữ liệu

w o rk sh eet t h ậ t sự x u ất h iệ n n h ư t h ế nào tro n g m ộ t font, đ ịn h d ạn g

b ả n g cụ thể trước k h i b ạn t h ậ t sự chọn nó N goài r a Excel 2010 hỗ trợ

P age Layout View h iể n th ị các thước do (rule) v à các lề cùng với các

h e a d e r v à footer cho mỗi vvorksheet v à có m ộ t th a n h trư ợ t zoom ở đáy

m àn h ìn h cho p h ép b ạ n phóng to v à th u nhỏ dữ liệu b ả n g tín h n gay tức

th ì Cuô’i cùng, Excel 2010 chứa đ ầy các th ư v iệ n pop-up làm cho việc

đ ịn h d ạn g v à lậ p biểu đồ m ột b ả n g tín h trở n ê n t h ậ t sự dễ dàng, dậc

b iệ t cùng với Live Preview

G iao d iệ n nguòũ d ù n g R ỉbbon c ủ a E x cel

K hi b ạn khở i động Excel 2010, chương tr ìn h m ở w o rk sh eet đầu tiên tro n g ba w o rk sh eet mới (có tê n là S h e e tl) tro n g m ột file vvorkbook mới (được đ ặ t tê n là Book 1) b ên tro n g m ột cửa sổ chương tr ìn h n hư được m in h h ọ a tro n g h ìn h 1.1

Hình 1.1 Cửa sế chương trình Excel 2010 xuât hiện ngay sau khi khửi động chương

trình.

www.lib.haui.edu.vn

Trang 6

C h ư ơ n g 1: T rả i nghiệm người dùng E xce l 2010

Cửa sổ chương tr ì n h Excel chứa w o rk sh e et n à y của w orkbook chứa

các t h à n h p h ầ n sau đây:

M Tab F ile m à khi được nhấp sẽ mở Backstage Vieio mới - một menu nằm ở p h ía bẽn irái chứa tất cả lệnh liên quan đ ến tài liệti và file, baogồmInJò (được chọn theo m ặc định), Save, SaiHĩAs, Open, Close, Recenl, New, Print, và Save & Send Ngoài ra có một tùy chọn Help với các add-in, mội mục Options cho ph ép bạn thay đổi nhiềii xãc ỉập m ặc định của Excel và một iũy chọn Exit đ ề thoát chỉỉơng trình.

K Tìĩanh công cụ Q uick A c ce ss có thể tùy biến chứa các nút mà bạn có thể nhấp đ ề thực hiện các tác vti thông thường chẳng hạn như lỉỉíi tài liệu và ĩindo và redo các phần hiên tập.

K R ibbon chứa ph ần lớn các lệnh Excel được sắp xếp thành một loại các tab bắt đầti từ Home đến Vieiv.

9 T banh P ơrm ula hiển thị đia chì của õ hiện hành cũng với nội dung của õ đó.

^ Vùng W o rk sb e e t chứa các ô của ivorksheet được nhận dạng bằng các tiêu đ ề cột sứ dụng các mãn tự dọc theo ph ần trên cũng và các tiêỉi đ ề hàng sứ dụng các số dọc theo mép trái; các tab đ ể chọn các ivorksbeet mới; một thanh cuộn (scroll bar) nằm ngang đ ể d i chuyền

chuyền lên xtiổng qua sheet.

* T h a n h trạ n g th ú i (S ta tu s b a r ) cho bạn biết ch ế độ hiện hành của chương trình và bất kỳ phím đặc biệt mà bạn sử dụng và cho

p h ép bạn chọn mội khung xem ivorksheet mới và phóng to và ihỉi nhỏ trên ivorksheet.

Đ i dến khung xem Backstage qua File

ở n g ay b ê n t r á i ta b H om e t r ê n R ibbon b ê n dưới th a n h công cụ

Q uick A ccess, b ạ n th ấ y ta b File K h i b ạ n n h ấ p F ile, B ack stag e View

m ới m ở ra K h u n g x e m n à y chứa m ộ t m enu tưcmg tự n h ư m enu được

m in h h ọ a tr o n g h ìn h 1-2 K hi b ạ n m ở B ack stag e View, tù y chọn Info

h iể n th ị số liệu th ố n g k ê sơ lược về file w orkbook Excel m à b ạ n đ ã mở

v à đ a n g được k íc h h o ạ t tro n g chương trìn h

www.lib.haui.edu.vn

Trang 7

10 Chương 1; Trải nghiệm người dùng E xce l 2010

[ ỹ j ' « • c « l • MiCíOắOíí n«<it P i u >'r<’f w >•«>»

! f i í o o ì i a t i o h a Ỉ K X í t B o o k l

ứ> v>

Q

« * I 09f'i, » f 4 I f , pril

3rU ((

w«r>k»«»

'Ắ

^vn*<« fr>t

C r* i r> :* H irQ V i 't ' i l'* M t r * '* ( f 9 • M 4SI<

> w<*

j ifw>^ X* fW

«• « lrav iif'

Hình 1.2 Mở Backsiage Vievv để xem thoáng qua thông tin về file hiện hành, Iruy cập

tâ't cả lệnh liên quan đến fite và chỉnh sửa các tùy chọn chương irình.

P a n e l th ô n g tin n ày được ch ia th à n h h ai k h u n g (pane) K h u n g d bên

t r á i chứa các n ú t lớn cho p h ép b ạ n ch ỉn h sử a các quyền (perm ission),

sự p h â n p h ố i v à các p h iê n b ả n của workbook ỈChung ở b ê n p h ả i chứa

m ột th u m b n a il (ả n h th u nhỏ) của w orkbook th e o sa u là m ột d a n h sách các trườr\g nêu chi tiế t các thuộc tín h tà i liệu (D ocum ent P ro p e rties)

k h á c n h a u của w orkbook, m ột vài tro n g s ố đó b ạ n có th ể th a y đổi (chẳng h ạ n n h ư T itle, Tags, C ategories, v à A u th o r) v à n h iề u thuộc tín h

b ạ n k h ô n g th ể th a y đổi (ch ẳ n g h ạ n n h ư S ize, L a st, M odified, Cre- ated )

ở tr ê n tù y chọn Info, b ạ n tìm th ấ y các lệ n h (ch ẳn g h ạ n n h ư Save, Save As, O pen, v à Close) m à b ạ n thường cần đ ể làm việc với các íìle vvorkbook Excel G ần cuối, ta b F ile chứa m ộ t tù y chọn H elp m à khi được chọn sẽ h iể n th ị m ộ t p a n e l Support tro n g B a ck stag e View P an e l

n à y chứa các tù y chọn để n h ậ n sự trợ giúp về việc sử d ụ n g Excel, tùy biến các xác lậ p m ặc đ ịn h cũng n h ư k iểm t r a tìm các b ả n cập n h ậ t cho chương tr ìn h Excel 2010 B ên dưới H elp, b ạ n tìm th ấ y các tù y chọn m à

b ạn có th ể chọn để th a y đổi các xác lập của chương tr ìn h cùng với m ột tùy chọn E x it m à b ạn có th ể chọn k h i b ạ n s ẵ n s à n g đóng chương trìn h

• • • • • • •

Thú thuật

Nhấp tùy chọn Recent đế tiếp tục biên tập một workbook Excel mà bạn đã làm việc gần đây Khi bạn nhấp tùy chọn Recent, Excel hiển thị một panel với một

www.lib.haui.edu.vn

Trang 8

Chương 1: T rải nghiệm người dùng E xce l 2010 11

danh sách tất cả file vvorkbook được mở gần dâỵ trong chương trình Đe mở tại một fỉle cụ thể để biên tập, tất cả nhũtig gì bạn phải iàm là nhấp tên file của nó trong danh sách này.

Đ ể dóng Backstage V ie w và quay trở về khung xem vvorkshect bình thường, bạn

có thể nhấp tab Fỉle iần thứ hai hoặc chỉ việc nhấn phím Escape.

Chọn các lệnh từ Ribbon

R ibbon (được m in h h ọ a tro n g h ìn h 1-3) th a y đổi cách b ạ n là m việc

tro n g E xcel 2010 T h a y vì p h ả i n h ớ (hoặc đoán) m enu kéo xuống hoặc

th a n h công cụ nào m à M icrosoíl đ ặ t lệ n h cụ th ể m à b ạ n m uốn sử dụng,

n h ữ n g n h à th iế t k ế r a chúng v à các kỹ sư đ ã đưa r a R ibbon cho b ạ n

th ấ y các tù y chọn th ư ờ n g được sử d ụ n g n h ấ t cần th iế t đ ể thự c h iệ n m ột

tá c vụ E xcel cụ th ể

C á c T a b

C á c nút lệnh

C á c D ỉalog b o x la u n ch e r

Hình 1.3 Ribbon cùa Excel bao g ỉm một lũạt các tab chứa các nút lệnh đưực sắp xếp

thành các nhóm khác nhau.

R ibbon chứ a các th à n h p h ầ n sau đây:

cả lệnh thường được cần đến đ ể Ibực hiện tác vụ cốt lõi đó.

» Các nhóm (G ro u p ) tổ chức các nút ỉệnh liên quan thành các tác

vụ con thường được thực hiện như là một p h ầ n của tác vụ cốt lỗilớn hơn â ia tab.

K Các n ú t lện h (C om m and button) bên trong mòi nhóm mà bạn chọn đ ề thực hiện một hành động cụ thể hoặc đ ể m ở một thư viện (gallery) m à từ đó bạn có thể nhấp một thumbnail cụ thề Ghi chú:

nhiều nút lệnh trên các tab nhất định của Ribbon đỉíợc tổ chức thành các thanh công cụ mini có những xác lập liên quan.

một hộp thoại chứa một nhóm các tũy chọn bổSíing mà bạn có thề chon.

www.lib.haui.edu.vn

Trang 9

12 Chương 1: Trải nghiệm người dùng Excel 2010 Thù thuật

Để hiển thỉ vủng VVorksheet được nhiều hơn trong cửa sổ chương trình, bạn có thể thu nhó tấi thiếu (m inim íze) Ribbon sao cho ch í các tab của nó hiển thị Chí việc nhâ'p nút M inim ỉzc ỉhe Ribbon, nút đẩu tiên trông giống như một ký hiệu iớn hơn trỏ hướng lên trong nhóm nút dành cho việc thu nhỏ tối thiểu (mini-

m íze), phóng to tối da (m axim ize), và đóng (Close) cứa sốNvorksheet hiện hành nằm bên phải các tab Ribbon và nằm ngay bên ỉrá i nút Help Bạn củng có thê nhấp dôi bất kỳ một ỉrong các ỉab cúa Ribbon hoặc ch ỉ việc nhấn Ctrl+F1 Đố hiển thị lại toàn bộ Ríbbon, và giữ cho tất cả nút lệnh trên các ỉa b của nó hiến thị trong cửa sể chương trình, nhấp nút Expand the Ribbon, nhấp dôí một trong các tab hoậc nhấn Ctrl*fF1 lần ỉh ứ hai.

-K l i i tx )n Id m v iệ c tro n q E x c e l v é ĩ P ib t io n ẩ ư ợ c ih u n tiổ tố i t l i íế u , P i b - l>on m ổ pộnq m Sí lá n L g n n L đ p iponq c ó c iat> c ủ a nó d ế íiĩế n t k j c á c n ú í

lệ n k c ù a n ó , n L ư n q fa b í ó v â n m ổ c k ỉ c lio 3ếrì k k i b ọ n c ỉiọ n m 6 Ì tponq

c ó c n ú i l ệ n k k k i t q n c k ọ n m ệ ỉ n ú t l ệ n k , E x c e l lộ p i ú c ỉ L u nhỏ

tố i t L ề u P ib b o n Ig i vò c l ì ỉ liiế n t ỉ i i c ổ c ỉ a t cO o n é

G iữ các íab trên Ribbon Excel

L ần đầu tiê n b ạ n khởi chạy E xcel 2010, R ibbon của nó chứa các tab sau đây từ t r á i s a n g phải:

K Tab lỉo n te có các nút lệnh thường cíược Sĩỉ diinq khi tạo, định dạng

và biên lập m ộtbảnq tinh (spreadsheet), ctược xắp xếp vào các nhóm Clipboard, Pont, Alígninent, Nỉimber, Slyles, Ceỉls, Ị'à Editimị.

K Títb In se rt có các nút lệnh thường cĩược sứ dụng khi thêm các thành phần cụ ỉb ể bao lịồm đồ họa (gmpbic), Pii'Oi Tables, các biển đồ (chart), byperlink, !'à header ỉ’à /o o te r ĩ'ào mộl bảnq lính được sắp xếp thành các nhóm Tabies, Ulỉistrations, Cbarts, Sparklines, Pilier

Links, Text, và Symboỉs.

K Tab P a g e Layout có cúc núl lệnh thtlờng đỉíợc sử dụng khi cbỉiẩn bị một bảng lính đ ể in hoặc sắp xếp lại thứ tự đồ họa trên sheet đỉ(ợc sắp xếp thành các nhóm Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, ĩ’à Arrange.

K Tab Eorm uừis i>ới các nút lệnh thường được sứ dụng khi thêm các công thức và chức năng vào mộl bảng tính hoặc kiểm tra một ivorksheet đ ể tim các lỗi công thức, được sắp x ếp thành các nhóm Punction Library, DefinedNames, Pomtĩila Anđiting, và Calaãation

Ghi chú: tab này cũng chứa mội nhóm Sohitỉons khi bạn kích hoạt các cbĩíơng trình add-in nhất định chảng hạn nhỉiAnalysis ToolPak t>à Eíiro Cĩirrency Tools.

www.lib.haui.edu.vn

Trang 10

# Tab D ata có các nút lệnh thường được sử dụng khi import, tn iy i>ấn (qnery), tạo onlline và tính tổng con (snbtotaỉ) d ữ liệii được đặt vào danh sách dừ liệu của một worksbeet, được sắp xếp thành các nhóm Gel Extem al Data, ConnecHons, Sort & Piỉter, Data Tools, và Out- line Ghi chú: tab này cũng chứa một nhóm Anaỉysis khi bạn kích hoạt các add-in chẳng hạn nhưAnaỉỵsis ToolPak và Solver.

t Tab R evietv I>ới các nút lệnh thường được sử dụng khi kiểm chứng, bảo vệ vá đánh dấĩi một bảng tính đ ề được những người khác duyệt lại, được sấp x ếp thành các nhóm Proofing, Language, Commenis, I’à Changes Ghi chú: tab này cùng chứa một nhóm Ink có một nút Start ỉnking duy nhất khi bạn chạy Office 2010 trên một Tablet PC hoặc một m áy tính được trang bị một ink tablet (bảng mực) kỹ thuật

SỐ.

M Tab Vietv có các nút lệnh thường được sử dụng khi thay đổi sự hiển thị của ining Worksheet và dứ liệit mà nó chứa, được sắp xếp thành các nhóm Workbook Vietvs, Shouì, Zoom, Windou), và Macros.

Chướng 1: Trài nghiệm người dùng E xce l 2010 13

7 l a k c íiu ^ n E x c e l cỏ m ộ t t a t D e v e lo p « p c h ọ n i k i ỉ 8

m â t g n c ó t k ế ik ẽ m v ổ o p i t t o n n ế u b ọ n Iđ m v iệ c n ít iể u v ỗ i c á c m a c ro

v đ các f i l e X M L

Mặc dù n h ừ n g ta b ch u ẩ n n à y là các ta b m à b ạ n luôn th â y tr ê n

Ribbor k h i nó h iể n th ị tro n g Excel, n h ư n g chúng k h ô n g p h ả i là nhữ ng

th ứ du '^ n h á t có th ể x u ấ t h iệ n tro n g vừng này Excel có th ể h iể n th ị các

cóng C J ngữ c ả n h k h i b ạ n là m việc với m ột dối tượng cụ th ể m à b ạn

chọn t*ong vvorksheet c h ẳ n g h ạ n n h ư m ột ả n h đồ h ọ a m à b ạ n đ à th ê m

vào hcặc m ộ t biểu đồ (c h a rt) hoặc P iv o tT ab le m à b ạ n đ ã tạo T ên của

các côrg cụ ngữ c ả n h cho đô'i tượng được chọn xuâ't h iệ n n g ay ở tr ê n ta b

hoặc cic ta b được k ế t h ợ p với các công cụ

Ví cụ h ìn h 1.4 m in h họa m ột w o rk sh e et sau k h i b ạ n n h á p biểu đồ

n h ú n g đ ể chọn nó N h ư b ạ n có th ể th ấ y là m điều n à y sẽ th ê m công cụ

n gữ c ả ih được gọi là C h a rt Tools vào n g ay đ ầu của Ribbon C ông cụ

n gữ C ỉn h C h a r t T ools có b a ta b r iê n g của nó: D esig n (được chọn),

Layoui v à F o rm a t C ũng chú ý rằ n g các n ú t lệ n h tr ê n ta b D esign được

s ắ p Xíp t h à n h các n h ó m Type, D a ta , C h a rt L ayouts, C h a r t S ty les,

L ocatim , v à Mode

www.lib.haui.edu.vn

Định dạng
Số trang	10
Dung lượng	0,92 MB