Bản mô tả công việc văn thư lưu trữ đầy đủ

Bản mô tả công việc văn thư lưu trữ đầy đủ, chi tiết nhất 1 Những kỹ năng cần thiết của nhân viên văn thư Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, văn thư lưu trữ là bộ phận.

Bản mô tả công việc văn thư lưu trữ đầy đủ, chi tiết nhất

1 Những kỹ năng cần thiết của nhân viên văn thư

Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, văn thư lưu trữ

là bộ phận quản lý lưu trữ văn thư đến và đi của cơ quan Là người tiếp nhận thư

từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như một số nhiệm vụ khác liên quan

Nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi thuộc bộ phận hành chính văn thư Họ chính là người thực hiện công việc hành chính văn phòng theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị

Nhân viên văn thư lưu trữ cần có chuyên môn và những kỹ năng cần thiết cho công việc

Kỹ năng chuyên môn

 Nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ và hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công theo quy định

 Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu đối với vị trí đảm nhận

 Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác

 Có khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại

Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc

 Tổ chức tốt công việc và sắp xếp hồ sơ giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm khi cần

 Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán các tình huống công việc một cách nhanh chóng hiệu quả

 Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong phạm vị trách nhiệm và quyền hạn trong công việc

 Nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và khéo léo trong cách xử lý, giải quyết vấn đề sao cho hợp lý và hiệu quả

 Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý

Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng

 Biết cách ghi chép nhanh, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm

 Biết soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản một cách chính xác

 Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, số liệu trong đơn vị công tác

 Luôn có thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hoà với mọi người

 Phong thái và giọng nói tự tin và thuyết phục

Kỹ năng tin học văn phòng

 Biết sử dụng các ứng dụng tin học văn phòng căn bản như MS Word, Excel… để soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, làm thư mời, thực hiện thống kê… theo yêu cầu công việc

 Ngoài ra thì văn thư lưu trữ còn đòi hỏi các bạn phải có trình độ ngoại ngữ theo quy định để ứng dụng vào công việc soạn thảo văn bản, tiếp thu những kiến thức, tinh hoa thế giới…

2 Bản mô tả công việc công tác văn thư lưu trữ

Mô tả công việc văn thư lưu trữ của cơ quan hành chính nhà nước, doanh nghiệp

tư nhân đều có những nét tương đồng Một số công việc cụ thể của họ như sau:

Quản lý và lưu trữ hồ

sơ giấy tờ

 Tiếp nhận công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và

đi

 Được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền, mở

sổ theo dõi hoạt động

 Vào sổ, đóng dấu, ghi số và lưu trữ công văn đến/đi/ nội bộ

 Theo dõi việc xử lý công văn của các đơn vị trực thuộc đến khi hoàn tất, có báo cáo…

 Tổ chức lưu trữ dữ liệu, văn bản, tài liệu của công

ty

 Soạn thảo công văn, thông báo và báo cáo liên quan đến các công việc và công tác quản trị hành chính

 In ấn các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban

 In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo công ty

 Quản lý; sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định Lưu trữ bản gốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định và báo cáo cấp trên.

Quản lý tài sản, thiết

bị của công ty, doanh

nghiệp

 Lên bảng liệt kê về những văn phòng phẩm cần thiết

sử dụng cho các phòng ban trong công ty và trình duyệt kế hoạch mua sắm hàng tháng

 Theo dõi việc sử dụng các thiết bị, tài sản văn phòng công ty

 Trình duyệt và thực hiện kế hoạch bảo trì máy móc văn phòng theo tháng, quý

 Trình duyệt; thực hiện kế hoạch mua sắm các thiết bị văn phòng.

Nhiệm vụ lễ tân

 Nghe điện thoại, trao đổi chuyển thông tin liên hệ của khách hàng, đối tác đến các bộ phận liên quan

 Thực hiện đón tiếp khi khách đến công ty

 Tổ chức các cuộc hội thảo, họp nội bộ trong công ty; các cuộc họp của công ty với khách hàng, đối tác.