Các giai đoạn đàm phán

4 Giai đoạn chuẩn bị trực tiếp hướng về tiến trình tác nghiệp đi như thế nào đến đó?Giai đoạn này phải suy nghĩ về những vấn đề sau: - Cấu thành của nhóm đàm phán - Quyết định về các thủ

TIẾN TRÌNH ĐÀM PHÁN

Tiến trình đàm phán gồm các giai đoạn

Giai đoạn

chuẩn bị

đàm phán

Giai đoạn kết thúc

Giai đoạn tiếp xúc

Giai đoạn đàm phán

I GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN

- Vị trí của giai đoạn chuẩn bị trong đàm phán

- Nội dung chuẩn bị

- Bố trí nhân sự cho đàm phán.

1 Vị trí của giai đoạn chuẩn bị

- Sự chuẩn bị là một trong những nhân tố then chốt cho sự thành công của đàm phán

- Một sự chuẩn bị chu đáo giúp:

+ Tập hợp các dữ liệu, các thông tin

+ Chẩn đoán tốt giúp cho việc xây dựng chiến lược

+ Tạo cho người đàm phán sự tự tin, có khả năng phản ứng lại khi đối mặt với những bất ngờ và phức tạp

2 Nội dung chuẩn bị

Những vấn đề cốt yếu trong chuẩn bị bao gồm:

- Phân tích mặt mạnh, điểm yếu của các bên tham gia ĐP

- Thông tin về những:

+ Chiến lược (mục tiêu, giải pháp thay thế) + Các nhu cầu ngắn và dài hạn

+ Các vấn đề thỏa thuận và bất đồng + Các chiến thuật

+ Biện luận (lý lẽ) + Vị thế

Thông tin trong ĐP mua bán hàng hóa

- Thông tin về hàng hoá:

+ Nghiên cứu, tìm hiểu kỹ những mặt hàng dự định kinh doanh: Tên gọi, đơn vị tính số lượng, trọng lượng, chất lượng, bao gói, công dụng, cách thức phân loại,…

+ Xuất sứ của hàng hóa

+ Tình hình sản xuất các mặt hàng đó: Thời vụ, khả năng về nguyên liệu, công nghệ sản xuất, tay nghề công nhân,…

+ Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm

+ Giá cả của các công ty cạnh tranh (giá thị trường).

- Thông tin về th ị trường (ĐPKD quốc tế)

+ Thông tin đại cương về đất nước, con người, tình hình về chính trị, xã hội của nước đối tác

+ Những thông tin kinh tế cơ bản: Đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn định của chúng, tình hình nợ nần, dự trữ ngoại tệ, các chỉ số về bán buôn, bán lẻ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường

+ Cơ sở hạ tầng

+ Chính sách ngoại thương: Nước đó có là thành viên của WTO, AFTA,…không? Hàng rào thuế quan,…

+ Hệ thống ngân hàng, tín dụng, điều kiện vận tải

- Tìm hiểu đối tác:

+ T ìm hiểu t hực lực của đối tác: Lịch sử công ty, uy tín, tình hình tài chính, sản lượng, chất lượng sản phẩm, định hướng phát triển trong tương lai,…

+ Tìm hiểu nhu cầu và ý định của đối tác

+ Tìm hiểu về lực lượng đàm phán của đối tác

+ Ngoài ra còn phải nắm vững thông tin về công ty mình

Bốn giai đoạn chuẩn bị

(1) Giai đoạn chẩn đoán (đi đâu?)

Giai đoạn này phải suy nghĩ những dữ liệu giúp hiểu biết

về điểm xuất phát và hậu trường của nó, gồm:

- Thu gọn đối tượng (thực tế hay che giấu) tranh luận; chia nhỏ đối tượng Đó là câu trả lời “cái gì” của đàm phán

- Thu gọn bối cảnh chung hay riêng thành tình huống đàm phán

- Thu gọn sự thách thức của hai bên, tạm thời thử dùng những ưu tiên hay những điểm quan trọng tương đối

- Thu hẹp tương quan lực lượng (chủ bài, điểm dễ bị tấn công, mức ổn định, sự phát triển có thể có)

(2) Giai đoạn ổn định các mục tiêu (mục tiêu)

Lưu ý mục tiêu không phải là đơn nhất, có thể chia nhỏ

và xếp loại thứ tự ưu tiên Mục tuêu chính và các mục tiêu dự phòng (thay thế mục tiêu chính)

Có 4 tiêu chuẩn cho một mục tiêu:

- Hạn định (kỳ hạn, thời gian)

- Có thể đo đếm được (giá trị được định lượng)

- Có tính khả thi (kế hoạch hành động nhằm đạt được)

- Được kích thước hóa (giới hạn, ràng buộc).

(3) Giai đoạn xây dựng các chiến lược đàm phán (có thể

đi đâu? Đi như thế nào đến đó?)

- Trong cuộc đàm phán này bạn phải đạt được cái gì

(mục tiêu, ưu tiên) mà bạn có thể đạt được

- Phương tiện hành động, lựa chọn, kỹ thuật để cuộc

đàm phán có được kết quả tốt hơn

- Phương án tốt nhất trong trường hợp không thỏa

thuận được.

(4) Giai đoạn chuẩn bị trực tiếp hướng về tiến trình tác nghiệp (đi như thế nào đến đó?)

Giai đoạn này phải suy nghĩ về những vấn đề sau:

- Cấu thành của nhóm đàm phán

- Quyết định về các thủ tục (các vấn đề của chương trình nghị sự, cách kết luận)

- Quyết định về tổ chức và cơ sở vật chất cho buổi ĐP

- Công bố bảng kê các luận chứng

- Cách thức trình bày những vấn đề đầu tiên

- Cách móc nối sau đàm phán.

3 Bố trí nhân sự cho đàm phán

(1) Mỗi thành viên cần phân tích về bản thân

- Tìm hiểu mình trước để thấy rõ những ưu, nhược điểm và những mặt mạnh, yếu của mình, những đặc điểm tâm lý

- Loại bỏ những cố tật, những nhược điểm, có ảnh hưởng bất lợi đối với khả năng đàn phán của bản thân

- Rèn luyện một số kỹ năng cần thiết như:

+ Tính kiên nhẫn

+ Óc chính xác

+ Tập kiềm chế cảm xúc (cử chỉ phi ngôn ngữ)

+ Kỹ năng nghe, nói, đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi,…

Thế nào là một nhà đàm phán giỏi

“Một nhà đàm phán giỏi là người có đầu óc nhanh

nhạy nhưng lại có lòng kiên nhẫn vô hạn, là người biết che dấu những cảm xúc của mình mà không là

kẻ dối lừa, biết truyền cho mọi người cảm giác đáng tin cậy mà không tin cậy vào người khác, là người nhã nhặn nhưng quyết đoán…”

Muốn trở thành nhà đàm phán giỏi thì cần phải có

sự chuẩn bị chu đáo về mọi mặt.

(2) phân tích đối phương

- Thực lực của đối phương, bao gồm: Lịch sử của công

ty, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật, chất lượng và số lượng sản phẩm (bối cảnh của đối phương)

- Nhu cầu và thành ý của đối phương:

+ Đối phương muốn hợp tác với ta là có ý đồ gì?

+ Mục đích hợp tác của họ như thế nào?

+ Nguyện vọng hợp tác có chân thành không?

+ Mức độ bức thiết của sự hợp tác?

+ Họ có lựa chọn nhiều bạn hàng hợp tác nữa hay không?

- Trạng thái nhân viên đàm phán của đối phương:

+ Đoàn đàm phán của họ gồm những ai?

+ Thân phận, tính cách, sở thích, kinh nghiệm của từng người?

+ Ai là người đứng đầu? (người có quyền quyết định?) + Năng lực, quyền hạn, kinh nghiệm,…

Tùy theo tính chất của cuộc đàm phán mà yêu cầu tìm hiểu có khác nhau Tuy nhiên càng hiểu cụ thể, sâu sắc

về đối phương thì việc đánh giá càng chuẩn xác, đầy

đủ và có cơ hội làm chủ trong đàm phán.

(3) Bố trí nhân sự cho cuộc đàm phán

- Trưởng đoàn đàm phán phải có tinh thần trách nhiệm cao, rộng lượng, kiên định với mục tiêu Kiến thức sâu rộng, tinh thông nghiệp vụ, nhạy bén,… có thể dẫn dắt đàm phán

- Các thành viên khác: có chức năng phân tích và xử

lý từng vấn đề thuộc lĩnh vực chuyên môn của họ Họ phải giỏi cả suy nghĩ và hành động.

- Các nhà chuyên môn tham gia đoàn đàm phán:

Họ có thể gồm nhiều chuyên gia kinh tế, pháp luật, công nghệ Nhiệm vụ chủ yếu của nhóm là:

+ Theo dõi, đánh giá và đưa ra các ý kiến tán đồng hoặc bác bỏ ý kiến của đối tác

+ Phân tích tình hình trong quá trình đàm phán, theo dõi chiến lược, sách lược của các bên

+ Tìm kiếm điểm chung và những nhượng bộ để kiến nghị với trưởng đoàn

+ Theo dõi và đánh giá các đề nghị đưa ra trong quá

- Thư ký đoàn đàm phán:

Nhóm này có thể gồm từ 1 đến 3 người

+ Giúp tất cả các công việc sự vụ cho đoàn đàm phán + Lo các điều kiện phục vụ đoàn đàm phán

+ Ghi chép lại các kết luận

+ Chỉnh sửa văn bản thoả thuận

+ Thu thập và lưu trữ tất cả các tư liệu, tài liệu của cuộc đàm phán

II GIAI ĐOẠN TIẾP XÚC

- Tạo không khí đàm phán

- Thăm dò đối phương

- Sửa đổi kế hoạch đàm phán.

- Dành một số thời gian nhất định để nói về những vấn đề không liên quan gì đến đàm phán (nói chuyện ngoài lề) nhằm tạo một bầu không khí thoải mái, thuận lợi cho đàm phán.

- Một số vấn đề nhằm tạo bầu không khí thuận lợi cho đàm phán

+ Lời phát biểu khai mạc rõ ràng, ngắn gọn súc tích

+ Phải gọi tên đối tượng đầy đủ khi nói chuyện với họ + Trang phục, tư thế, vẻ mặt phù hợp

+ Thể hiện thái độ tôn trọng nhân cách người đối thoại + Nhắc lại một số tình hình đã thay đổi từ cuộc đàm phán lần trước đến nay (nếu có)

+ Giới thiệu chương trình làm việc

2 Thăm dò đối phương

Việc thăm dò nhằm mục đích:

- Khảo sát đối phương có thành thực, ngay thẳng không, có đáng tin cậy hay không, có tuân thủ lời hứa không

- Tìm hiểu thành ý và hướng hợp tác, điều mà đối phương mong muốn ở cuộc đàm phán này

- Tìm hiểu kinh nghiệm đàm phán, phong cách đàm phán, thế mạnh, thế yếu của đối phương, đối phương

lo lắng điều gì, có thể lợi dụng được không

- Thăm dò nguyên tắc mà đối phương cần phải giữ

3 Sửa đổi kế hoạch đàm phán (nếu cần)

Từ kết quả thăm dò, chúng ta thẩm tra, xem xét lại những phán đoán, kế hoạch của chúng ta để sửa đổi cho phù hợp

Ở giai đoạn ban đầu này chúng ta đã nắm được một

số tin tức nhưng đừng vội hình thành cách nhìn cố định về ý đồ của đối phương Trong suốt quá trình đàm phán tiếp tục phân tích kỹ hơn, đi vào thực chất

III GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN

(Giai đoạn thực chất)

Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá trình đàm phán, trong giai đoạn này các bên tiến hành bàn bạc, thỏa thuận những vấn đề hai bên cùng quan tâm như: Đối tượng mua bán (hàng hóa/dv), chất lượng, giá cả, giao hàng, thanh toán…, nhằm đi đến ý kiến thống nhất

1 Đưa ra yêu cầu (đề nghị) và lắng nghe đối tác

Khi đưa ra yêu cầu cần chú ý:

- Đưa ra yêu cầu một cách hợp lý

- Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ, có căn cứ

- Luôn nhớ rõ những lợi ích cơ bản

- Lắng nghe và quan sát đối tác

- Đảm bảo sự đoàn kết, nhất trí trong nội bộ đoàn đàm phán

- Đừng sử dụng cách nói mềm yếu trong đàm phám Ví dụ: “Chúng tôi hy vọng …”, “Chúng tôi mong rằng…”

Trong giai đoạn này cần phải gợi cho đối tác trình bày hết ý kiến của họ, lắng nghe trước khi trả lời

Muốn vậy phải:

+ Không cắt ngang lời đối tác

+ Kết thúc mỗi vấn đề bằng câu hỏi trực tiếp

+ Chỉ nói khi cần thiết

+ Thường xuyên tóm lược lại những gì vừa được nói + Tránh bị lạc đề.

2 Nhận và đưa ra nhượng bộ

Đàm phán luôn luôn có những nhượng bộ, tuy nhiên các bên luôn cố gắng nhượng bộ càng ít càng tốt

Mỗi sự nhượng bộ luôn đặt ra trước bạn 3 vấn đề sau:

- Bạn có nên đưa ra nhượng bộ đó bây giờ không?

- Bạn sẽ cho đi bao nhiêu (mức nhượng bộ)?

- Bạn sẽ nhận được những gì?

Đưa ra nhượng bộ có điều kiện

+ Gắn điều kiện vào với nhượng bộ ta sẽ không sợ bị

3 Phá vỡ những bế tắc (phá thế găng)

Đàm phán đôi khi có thể rơi vào thế bế tắc - tình huống mà các bên đều cảm thấy rằng không thể nhượng bộ hơn được nữa, đàm phán dừng lại và có nguy cơ tan vỡ

4 Tiến tới thỏa thuận

Mục đích của đàm phán là tiến tới thỏa thuận Vì vậy, bạn cần phải tập trung, cố gắng, sử dụng những

kỹ thuật thích hợp để tiến tới thỏa thuận một cách tốt nhất.

Chú ý: Không nên có được hợp đồng bằng mọi giá

Trong giai đoạn đàm phán cần lưu ý đến một số điểm sau:

- Cần giữ bầu không khí chan hòa, cởi mở,…

- Cần chú ý lắng nghe ý kiến của đối tác, không cướp lời họ, đừng vội vàng đưa ra nhận xét

- Nói ít, nghe nhiều và luôn luôn đặt câu hỏi

- Tóm tắt lại ý kiến của đối tác để xem mình hiểu có đúng không

- Cần diễn đạt chính xác ý kiến của mình

- Cần lường trước những câu hỏi mà đối tác có thể đặt

IV GIAI ĐOẠN RA QUYẾT ĐỊNH KẾT ĐP

1 Để biết một cuộc đàm phán có thành công hay

không (đã kết thúc được chưa) ta cần kiểm tra xem: + Cấu trúc lập luận của ta có dẫn đến kết luận cần thiết không?

+ Lý lẽ đưa ra có phù hợp với đặc điểm cá nhân và lợi ích của đối tác hay không?.

2 Nhiệm vụ của giai đoạn ra quyết định kết thúc ĐP + Đạt được mục tiêu cơ bản hoặc mục tiêu dự phòng + Các bên đều hài lòng khi kết thúc ĐP

+ Kích thích đối tác hoàn thành công việc đã định

trước

+ Trong trường hợp cần thiết, tiếp tục duy trì mối

quan hệ với đối tác và đồng nghiệp của họ

+ Tóm tắt toàn bộ nội dung và rút ra kết luận cơ bản

dễ hiểu cho mọi người tham gia để mở đường cho

3 Kỹ thuật thúc đẩy việc ra quyết định

- Tăng tốc trực tiếp:

Ví dụ, có thể nói “Chúng ta sẽ quyết định ngay lập tức về việc chuyển tín dụng ngắn hạn sang tín dụng dài hạn”

Nếu đối tác chưa có quyết định sẵn từ trước thì họ thường trả lời “Không, hiện tại điều đó chưa cần thiết Tôi cần cân nhắc, suy nghĩ về điều đó Hiện tại tôi chưa có quyết định gì cả về vấn đề này Tôi muốn trước tham khảo ý kiến của giám đốc tài chính và trưởng phòng đầu tư cơ bản”

Tăng tốc trực tiếp có nhiệm vụ giải quyết hoàn toàn vấn đề Đó là cách ngắn nhất để đạt mục tiêu Nhưng

- Tăng tốc gián tiếp:

Bằng các quyết định riêng lẻ mà chúng ta dần dần đưa đối tác đến mục tiêu cuối cùng Ưu điểm là chúng ta sớm bắt đầu thực hiện mục đích của mình, giảm khả năng không may

+ Giải pháp lựa chọn:

Chúng ta có thể dùng câu hỏi chuyển tiếp:

Anh thích điều gì hơn?

Trong trường hợp này anh có kết luận gì?

Giải pháp nào phù hợp với doanh nghiệp của anh hơn?

- Kỹ thuật thúc đẩy việc ra quyết định

Kinh nghiệm đã mách rằng tốt nhất là nên duy trì

luận điểm: Không bao giờ được vội vàng đưa ra

quyết định, nhưng không nên chờ đợi “thời điểm tâm

lý thuận lợi” quá lâu.

Như vậy, khi nào cần phải tăng tốc (thúc đẩy) việc

ra quyết định?

Điều kiện cần và đủ để chuyển sang giai đoạn kết thúc:

+ Nếu qua các câu hỏi thông tin, câu hỏi kiểm tra chúng ta đã đưa được cuộc ĐP đến mục tiêu cần thiết + Đã đưa ra lý lẽ có tác động đến đối tác cụ thể

+ Nếu chúng ta đã trả lời thoả đáng các câu hỏi được đặt ra trong quá trình đàm phán

+ Nếu chúng ta đáp ứng lại thoả đáng lời phê bình, phản đối của đối tác

+ Khi chúng ta thiết lập được quan hệ (tiếp xúc được) với đối tác và tạo được bầu không khí thuận lợi cho việc kết thúc đàm phán

Vì vậy, chúng ta cần chú ý quan sát và phân tích xem đối tác nói gì, làm gì?

Có nghĩa là cần phải theo dõi từng câu nói, từng biểu hiện vô tình hay hữu ý trong các câu hỏi có liên quan đến công việc và sự kiện sau khi ra quyết định

Ví dụ của phản ứng như vậy:

+ “Liệu tôi có dành thắng lợi trong trường hợp này,

…?”

+ “Anh có chắc rằng chúng ta sẽ hoàn thành tất cả những kế hoạch, những biện pháp đúng thời hạn hay không?”

Những thay đổi hành động của đối tác bao gồm nhóm các biểu hiện chứng tỏ rằng đàm phán sắp kết thúc:

+ Đối tác từ trạng thái thả lỏng sang trạng thái vươn

về phía trước vẻ quan tâm hoặc ngược lại, buông hoặc nắm bàn tay

+ Đối tác thể hiện cử chỉ thân thiện

+ Đối tác nghe bài phát biểu của ta với vẻ đồng tình, đôi khi gật đầu

+ Đối tác lật đi lật lại đề án của chúng ta xem các số liệu, kế hoạch chuẩn bị cho cuộc đàm phán

+ Thay đổi mức độ tham gia của đối tác vào cuộc đàm phán, tốc độ phát biểu và tham gia tranh luận Đây

Nên đề phòng sẵn sàng trường hợp “không”, sự từ chối của đối tác không phải là cái cớ để kết thúc đàm phán + Chúng ta nên có phương án sẵn sàng cho phép tiếp tục đp và khắc phục sự từ chối “không” của đối tác

+ Không được tỏ ra chán nản Đôi khi có trường hợp một câu nói trong bài phát biểu của chúng ta mang lại kết quả bất ngờ, mặc dù chúng ta dự phòng câu nói có thể hay hơn Có những người khi đã nói thì không thể dừng lại được mặc dù đã nói hết tất cả

Trong trường hợp đó chỉ cần nhớ câu châm ngôn: “Kết thúc mà không có kết luận là điều không hay nhưng kết luận mà không có kết thúc thì đó là điều đáng sợ”.

Yêu cầu tối thiểu đối với mục tiêu dự phòng là gì?

+ Khái quát các lý lẽ, lập luận được đối tác chấp nhận, đồng tình

+ Vô hiệu hoá những điểm tiêu cực trong kết luận

+ Củng cố, khẳng định kết quả đã đạt được bắc cầu cho cuộc đàm phán tiếp theo.