Quản trị học Chương 1

Quản trị thời gian là một chủ đề không mới nhưng vẫn luôn được nhắc lại đối với những nhà quản trị bận rộn. Để học cách sử dụng thời gian hiệu quả, cần hiểu bản thân thuộc kiểu người nào và muốn đạt được gì trong cuộc sống, nắm rõ những mục tiêu cơ bản trong công việc, tổ chức tốt công việc, phát triển những mối quan hệ trong công việc thông qua giao tiếp và kiểm soát thời gian bằng cách tập trung vào nhiệm vụ, giảm thiểu sự gián đoạn và biết sử dụng những khoảng thời gian trống xuất hiện ngoài dự báo. Nói chung, người biết quản trị thời gian là người biết phân loại đúng công việc mình cần làm vào từng nhóm, nhóm nào dành thời gian nhiều nhất và nhóm nào có thể rút ngắn thời gian. Họ biết từ chối những lời đề nghị không hữu ích làm tốn thời gian, tập trung vào làm việc để sau đó có những phút giây nghỉ ngơi, thư giãn thoải mái. Để có cơ sở phân loại, trước tiên cần liệt kê công việc cần làm. Một trong những công cụ thông dụng để phân loại thời gian là ma trận quản trị thời gian. Bốn nhóm công việc trong ma trận thời gian Ma trận quản trị thời gian chia công việc ra thành bốn nhóm, dựa vào mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc đó. Quan trọng là việc thời gian đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu, sau khi hoàn thành sẽ giúp tiến gần hơn với mục tiêu đã định. Việc khẩn cấp yêu cầu sự chú ý và triển khai đúng thời gian thường liên quan đến người khác. Sau đây là mô tả bốn nhóm công việc này. Để học cách sử dụng thời gian hiệu quả, cần hiểu bản thân thuộc kiểu người nào và muốn đạt được gì trong cuộc sống, nắm rõ những mục tiêu cơ bản trong công việc, tổ chức tốt công việc, phát triển những mối quan hệ trong công việc thông qua giao tiếp và kiểm soát thời gian bằng cách tập trung vào nhiệm vụ, giảm thiểu sự gián đoạn và biết sử dụng những khoảng thời gian trống xuất hiện ngoài dự báo. Đầu tiên là nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp. Đây là nhóm công việc bắt buộc phải tiến hành ngay và thường gây khủng hoảng nhiều nhất. Có thể là những công việc đến hạn và đoán trước được thời gian xảy ra như nợ đến hạn trả, lễ kỷ niệm của công ty, những công việc tồn đọng do lười hay quên như lịch nộp báo cáo công việc, soạn nội dung bài nói chuyện trước công ty. Cũng có thể là những công việc xảy đến đột ngột, không đoán trước được thời điểm xảy ra, như giải quyết một tai nạn lao động, giải quyết xung đột với khách hàng, hay tổ chức một cuộc họp khẩn về một vấn đề quan trọng. Kế đến là nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, thường liên quan đến sức khỏe, gia đình, sự nghiệp, bạn bè... Chẳng hạn, việc tập thể dục để duy trì sự sức khỏe, việc học ngoại ngữ hay học thêm những kỹ năng quản trị, việc xây dựng các mối quan hệ. Nhóm này không yêu cầu làm ngay, nhưng phải làm hết. Cần tạo thói quen kiên nhẫn, vượt qua những lúc thiếu động lực và dành nhiều thời gian. Cũng cần lên kế hoạch chị tiết cho việc triển khai nhóm công việc này. Tiếp theo là nhóm công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp. Đặc trưng của nhóm công việc này là mặc dù chúng cần được làm ngay nhưng chẳng có tác động đáng kể đến mục tiêu đã định. Đó có thể là những cuộc họp vô bổ, những báo cáo không cần thiết, những email hay tin nhắn không quan trọng... Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, hay có thể uỷ quyền cho người khác hoặc phân công cho thư ký thực hiện. Trong thực tế, nhiều người dễ vướng vào cái bẫy nghiện tính khẩn cấp, có xu hướng liên kết những việc khẩn cấp với tính quan trọng và tốn nhiều thời gian để giải quyết nhóm công việc này. Cuối cùng là nhóm không quan trọng và không khẩn cấp, vì chúng không mang lại lợi ích nào đáng kể. Đó có thể là nhậu nhẹt quá chén, giải trí quá mức, ngồi lê đôi mách hay buôn chuyện, chia sẻ tin vịt... Để tránh lãng phí thời gian, bản thân nhà quản trị không những học cách nói không với nhóm công việc này mà còn cần xây dựng thói quen xóa bỏ chúng ra khỏi nhân viên của mình trong giờ làm việc. Tóm lại, việc áp dụng ma trận quản trị thời gian sẽ giúp xác định được điều gì quan trọng nhất mà nhà quản trị cần phải làm và tối ưu hóa việc sử dụng quỹ thời gian hạn hẹp.

QUẢN TRỊ HỌC

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

 Kỹ năng (thành thạo), kết nối (tạo mạng lưới),

Tự thân (tinh thần khởi nghiệp), an hiểu công

1 Tổ chức

1.2 Các yếu tố cơ bản của tổ chức5

1.3 Các giai đoạn phát triển của tổ

2.1 Khái niệm về quản trị7

 Quản trị tồn tại trong môi trường tổ chức (tập

thể) của con người

 Trong môi trường tập thể, hoạt động lao động

của con người sẽ được phân công & chuyên môn hoá

 Quản trị là những hoạt động cần thiết khi có

nhiều người kết hợp với nhau trong một tổ chức nhằm hoàn thành mục tiêu chung

 Sự đa dạng của khái niệm quản trị

2 Quản trị

Một định nghĩa thông dụng

 Quản trị là phương thức nhằm đạt được mục

tiêu với hiệu quả và hiệu suất cao thông qua nỗ lực hoạt động của con người

Tại sao cần quản trị?

 Quản trị hướng tổ chức đạt được mục tiêu với

hiệu quả cao với tương quan chi phí thấp trong một môi trường biến động

2 Quản trị

 Đối tượng của quản trị là mối quan hệ của con

người trong quá trình thực hiện mục tiêu chung.

Do vậy :

 Quản trị là tiến trình làm việc với con người và

thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu

của tổ chức trong môi trường luôn thay đổi

Trọng tâm cuả quá trình này là sử dụng hiệu quả nguồn lực có giới hạn

2 Quản trị

Cần phân biệt 2 khái niệm

 Hiệu quả (Effectiveness) – làm đúng việc cần

làm (doing the right things)

 Hiệu suất (Efficiency) – làm việc đúng cách (do

the things right)

Cơ sở tồn tại bền vững của một tổ chức

 Cần kết hợp cả 2 yếu tố hiệu quả và hiệu suất

một cách hợp lý và hài hoà

2 Quản trị

Có nhiều cách phân loại

 Quản trị xã hội & Quản trị kinh doanh

 Quản trị tổ chức lợi nhuận & Quản trị tổ chức

phi lợi nhuận

 Quản trị các lĩnh vực hoạt động : quản trị sản

xuất, quản trị marketing, quản trị tài chính …

2 Quản trị

3. Directing (điều khiển)

4. Controlling (kiểm tra)

 Một mô hình khác : POSLC

1. Leading (lãnh đạo)

2 Quản trị

 Hoạch định : Chức năng xác định mục tiêu cần

đạt được và đề ra kế hoạch (chương trình)

hành động để đạt mục tiêu trong từng khoảng

 Tổ chức : Chức năng tạo dựng một cơ cấu tổ

chức và thiết lập thẩm quyền cho các bộ phận,

cá nhân, tạo sự phối hợp ngang, dọc trong hoạt động của tổ chức để hoàn thành mục tiêu

2 Quản trị

 Điều khiển : Chức năng liên quan đến lãnh đạo,

động viên nhân viên, thông tin và giải quyết xung đột nhằm hoàn thành mục tiêu kế hoạch đề ra

 Kiểm sốt : Chức năng liên quan đến kiểm sốt

việc hồn thành mục tiêu thơng qua đánh giá

nhân gây sai lệch và giải pháp khắc phục

2 Quản trị

Có nhiều khái niệm về nhà quản trị

1. Nhà quản trị là người nắm giữ những vị trí đặc

biệt trong một tổ chức, được giao quyền hạn và trách nhiệm điều khiển và giám sát công việc

của những người khác nhằm hoàn thành mục

tiêu chung của tổ chức đó

2. Nhà quản trị là những người có quyền điều hành

và ra lệnh cho những người khác, và phải chịu trách nhiệm trứơc kết quả công việc của những

3 Nhà Quản trị

Có 3 cấp quản trị

 Cấp cao : chịu trách nhiệm chung và lãnh đạo

tổng quát mọi hoạt động

 Cấp giữa : phối hợp, triển khai công việc và lãnh

đạo chuyên môn

 Cấp thấp : lãnh đạo trực tiếp nhân viên Giám

sát và giải quyết những vấn đề phát sinh

Sự phân chia này có tuyệt đối không ?

3 Nhà Quản trị

Quản Trị Viên Cấp Cao: Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc …

Xây dựng chiến lược, kế hoạch hành động

Mô hình đảo ngược trong quản trị ??

Quản trị cổ điển : thang bậc – ra lệnh – thúc đẩyQuảnt rị hiện đại : Tầng nấc – hỗ trợ - phục vụ

3 Nhà Quản trị

Kỹ năng kỹ thuật

Kỹ năng nhân sự

Kỹ năng tư duy

Nhà quản trị cấp thấp Nhà quản trị cấp giữa Nhà quản trị cao cấp

3 Nhà Quản trị

tích thông tin, nhận diện vấn đề, tìm ra bản chất của hiện tượng, đề ra những giải pháp hợp lý

phục và sử dụng con người

và nắm bắt các kỹ năng cần thiết trong công

việc

 TRÍ (đầu) – TÂM (tim) – TÀI (tay)

3 Nhà Quản trị

Khả năng khái quát hoá các mối quan hệ giữa các

sự vật - hiện tượng qua đó giúp cho việc nhận dạng vấn đề và đưa ra giải pháp

hành vi của con người Biết tạo động lực làm việc cho nhân viên Khả năng thiết lập những quan hệ hợp tác có hiệu quả, có nghệ thuật giao tiếp tốt,

Quan tâm và chia sẻ đến người khác

3 Nhà Quản trị

 Theo quan điểm của Henry Mintzberg (1973)

tất cả các nhà quản trị phải đảm nhận 10 vai trò, trong 3 nhóm vai trò chính

1. Quan hệ với con người (tương quan nhân sự)

2. Thông tin

3. Quyết định

 Mức thể hiện các vai trò ở các cấp có giống

3 Nhà Quản trị

Vai trò là người đại diện

Vai trò là người lãnh đạo

Vai trò là người liên lạc

Quan hệ với con

người

3 Nhà Quản trị

Phổ biến thông tin cho mọi người trong tổ chức

Tiếp nhận và

xử lý các thông tin để

ra quyết định

Thay mặt tổ chức để phát ngôn

ra bên ngoài

Thu thập thông tin

Phổ biến thông tin

Cung cấp thông tin

Vai trò thông tin

3 Nhà Quản trị

Vai trò quyết định

Người đàm phán

Phân phối tài nguyên

Giải quyết xáo trộn

Nhà KD

3 Nhà Quản trị

3.5 Các công việc của nhà quản trị

 Sự khác biệt giữa các nhà quản trị khi thực hiện

các chức năng này là phạm vi và tính chất công việc liên quan đến từng chức năng và tỷ lệ thời

3 Nhà Quản trị

 Là điều kiện cần cho sự tồn tại và phát triển của

tổ chức (rộng hơn là toàn xã hội)

Vậy điều kiện ĐỦ là gì?

 Kiến thức về quản trị không chỉ cần thiết cho

những người thực hiện hoạt động quản trị, mà còn cần thiết cho tất cả mọi người

Vì sao?

4 Khoa học và nghệ thuật Quản trị

 Quản trị tồn tại trong mọi loại hình tổ chức của

xã hội, ở trong các qui mô và đặc điểm hoạt

động của các tổ chức

 Khi thực hành quản trị các nhà quản trị đều thực

hiện các chức năng quản trị tương tự nhau

 Quản trị tồn tại khách quan trong mọi hình thái

kinh tế - xã hội

4 Khoa học và nghệ thuật Quản trị

 Quản trị vừa mang tính khoa học vừa mang tính

nghệ thuật

GIẢI QUYẾT CÁC TÌNH HUỐNG

đó là nền tảng lý thuyết tạo ra TƯ DUY HỆ

VẤN ĐỀ THẢO LUẬN

34

QUẢN TRỊ TRONG MỘT DOANH NGHIỆP VỚI QUẢN TRỊ TRONG MỘT TỔ CHỨC

XÃ HỘI GIỐNG VÀ KHÁC

NHAU RA SAO?