Ms. Fax doc

Windows sẽ hiện hộp thoại yêu cầu bạn cài thêm Microsoft Exchange, bạn bấm OK để Windows tự động đánh dấu chọn cho thành phần nầy... Với các thành phần có nhiều mục con, bạn có thể bấm

I Cài Microsoft Fax:

Trong Windows 95 có sẳn các tiện ích quản lý việc gởi nhận Fax một cách nhanh chóng và dể sử dụng Thông thờng khi bạn cài Win 95, tiện ích nầy không đợc cài mặc nhiên cho nên khi cần bạn phải cài bổ sung (với điều kiện bạn phải có bản gốc Win 95)

1/ Bạn mở Start/Settings/Control Panel, bấm kép lên Icon Add/Remove Programs

2/ Trong hộp thoại Add/Remove Programs Properties, bạn đánh dấu chọn thành phần Microsoft Fax Windows sẽ hiện hộp thoại yêu cầu bạn cài thêm Microsoft Exchange, bạn bấm OK để

Windows tự động đánh dấu chọn cho thành phần nầy

Chú ý:

Nếu bạn thấy hộp chọn màu trắng với dấu chọn, có nghĩa là thành phần nầy không có các mục con hay chọn toàn bộ các mục con (nếu có) trong thành phần Nếu hộp chọn màu xám với dấu chọn, có nghĩa là thành phần nầy có nhiều mục con và không chọn toàn bộ các mục con

Với các thành phần có nhiều mục con, bạn có thể bấm nút Details để mở hộp thoại liệt kê các mục con

nầy Thí dụ trong các mục con của Microsoft Exchange bạn chỉ chọn cài Microsoft Exchange và đừng

nên cài Microsoft mail services nếu bạn muốn sử dụng các chơng trình Mail khác (Internet Mail,

Outlook, Netscape )

3/ Nếu Windows hỏi địa chỉ bản Win 95 gốc để cài bổ sung, bạn có thể nhập đờng dẫn trực tiếp (nếu

nhớ rỏ) hay bấm nút Browse để đi tìm.

Sau khi cài đặt, bạn sẽ thấy biểu tợng Inbox (Microsoft Exchange hay Microsoft Messaging) trên

màn hình Desktop Đồng thời sẽ có nhóm tiện ích Fax trong Start/Programs/Accessories.

II Cấu hình cho Microsoft Messaging:

A Xác lập khi chạy Inbox lần đầu tiên:

Khi chạy Microsoft Messaging lần đầu tiên, bạn bắt buộc phải xác lập các thông số hoạt động cho

ch-ơng trình (sau nầy bạn có thể sửa chữa lại, nếu muốn) nh sau:

1/ Bấm kép Mouse lên Icon Inbox trên Desktop để chạy phần hớng dẫn cấu hình

Trong hộp thoại Inbox Setup Wizard (1), bạn chọn mục Use the following infomation services và

đánh dấu chọn mục Microsoft Fax trong ô liệt kê Sau đó bấm Next để chuyển qua hộp thoại kế tiếp.

2/ Trong hộp thoại (2), bạn chọn mục Modem connected to my computer Bấm Next để tiếp tục.

3/ Nếu bạn cha cài Modem, bạn sẽ đợc chuyển qua phần cài đặt Modem (đã hớng dẫn trong phần I)

Nếu bạn đã cài Modem bạn sẽ đợc chuyển qua hộp thoại (3), bạn chọn:

- No: Nếu bạn không muốn chơng trình tự động nhận Fax Bạn nên chọn mục nầy khi bạn sử dụng

Modem cho nhiều mục đích nh: Fax, nối mạng, Mail hay sử dụng Modem song song với điện thoại Khi nào cần nhận Fax bạn mới chuyển qua chế độ nhận tự động hay thao tác nhận bằng tay (sẽ hớng dẫn sau) cũng đợc

- Yes Answer after xx rings: Chỉ định cho Modem tự động nhận Fax sau xx hồi chuông reo Khi

chọn mục nầy, bất kỳ lúc nào chuông reo là Modem sẽ tự động trả lời và tìm cách kết nối với máy gọi

để nhận Fax (chi tiết sẽ hớng dẫn sau)

Bấm Next để tiếp tục.

4/ Trong hộp thoại (4), bạn nhập tên của bạn vào ô Your full name Tên nầy đợc mặc nhiên xem là tên

ngời gởi Fax Bạn chọn tên quốc gia trong bảng liệt kê khi bấm vào nút mũi tên h ớng xuống ở cuối ô

Country Nhập mã vùng và số Fax hay số điện thọai của bạn vào ô Fax number.

Chú ý: Các thông tin nầy có thể đợc tự động gởi kèm theo bản Fax (tùy chọn).

Bấm Next để tiếp tục.

5, 6/ Trong hộp thoại (5) và (6), bạn nên chấp nhận th mục để lu trử các file thông tin của Inbox theo

đề nghị của chơng trình Wizard

7/ Trong hộp thoại (7), bạn chọn mục Add Inbox to the StartUp group nếu muốn Inbox tự động chạy

mỗi khi khởi động Windows (tạo biểu tợng Inbox trong nhóm StartUp), điều nầy là cần thiết khi bạn muốn Windows sẳn sàng tự động nhận Fax mỗi khi chạy Mục Do not add Inbox to the StartUp group có nghĩa là không cần chạy thờng trú mỗi khi khởi động.

8/ Trong hộp thoại cuối cùng , bạn bấm nút Finish.

B Thay đổi xác lập:

Trong quá trình sử dụng, mỗi khi bạn cần thay đổi hay bổ sung các xác lập cho Fax Bạn tiến hành nh sau: Cho chạy Inbox, mở menu Tools, chọn Microsoft Fax Tools/Options

1 Bảng Message:

Trong phần Time to send, bạn nên chọn As soon as possible (gởi liền) Chọn Discount rates khi cần

chỉ định cho chơng trình tự động gởi đi trong khoảng thời gian quy định bởi nút Set.

Khi bạn cần chỉ định chính xác thời gian gởi Fax thì chọn mục Specific time.

Trong phần Default cover page, bạn đừng nên chọn mục Send cover page (gởi kèm các tiêu đề

trang) Chỉ khi nào bạn hiểu rỏ và biết cách sửa đổi các kiểu tiêu đề theo ý bạn thì mới nên chọn Bạn chọn kiểu mẫu rồi bấm nút Open để tùy nghi thay đổi hay bấm nút New để tạo mới một kiểu mẫu

khác

2 Bảng Dialing:

Nút Dialing Properties dùng để xác lập thông số cho Modem.

Bạn chỉ định số lần Modem tự động gọi lại khi đờng dây bận trong ô Number of retries và chỉ định

thời gian chờ (phút) giửa 2 lần gọi trong ô Time between retries.

3 Bảng Modem:

Set as Active Fax Modem: Bạn chọn tên Modem rồi bấm nút nầy để chỉ định đó là Modem mặc định

khi gởi Fax

Add: Mở hộp thọi cài đặt Modem mới.

Remove: Gở bỏ Modem đang chọn.

Let other people on the network use my modem to send faxes: Cho phép những ngời trên mạng nội

bộ đợc phép sử dụng modem trên máy nầy để gởi Fax Chỉ định nầy đòi hỏi máy phải là Server và phải kèm theo việc Share biểu tợng Microsoft Fax trong nhóm Printers

Properties: Xác lập thông số cho Modem

- Các lựa chọn trong phần Answer mode gồm: Answer after xx rings (tự động nhận Fax sau xx hồi

chuông) Manual (hiển thị hộp thoại tình trạng Modem để ngời sử dụng tự quyết định việc trả lời khi

có chuông) Don't answer (không trả lời).

- Thanh gạt trong phần Speaker volume dùng điều khiển âm lợng của Modem.

Wait for dial tone before dialing: Chờ tín hiệu thông đờng trớc khi gọi (tiếng U kéo dài).

Hang up if busy tone: Ngắt máy khi có tín hiệu báo đờng dây bận.

After dialing, wait xxx seconds for answer: Sau khi gọi, chờ đối tợng trả lời trong xxx giây (sau thời

gian nầy nếu đối tợng vẫn không trả lời thì ngắt máy)

4 Bảng User:

Bảng nầy ghi nhớ các thông tin về ngời sử dụng, dùng làm cơ sở dử liệu điền tự động cho các mục trong các mẩu tiêu đề trang Fax

Bạn có thể nhập đầy đủ các mục hay bỏ trống đều đợc, không ảnh hởng gì đến việc gởi hay nhận Fax

III Sử dụng:

A Inbox:

Đây là chơng trình Microsoft Messaging, quản lý Mail và Fax Bạn bấm kép Mouse lên biểu tợng

Inbox trên Desktop để chạy chơng trình nầy

Khi Inbox chạy thờng trú, sẽ có cửa sổ của Microsoft Messaging và biểu tợng trạng thái Modem trong thanh Taskbar

Hiển thị của cửa sổ tơng tự Explorer, phần bên trái dành cho nhóm phân loại, phần bên phải dùng liệt

kê chi tiết nội dung của nhóm đang chọn bên trái Bạn có thể thay đổi cách hiển thị bằng menu View

Deleted Items: Lu trữ tạm thời các thông tin đã bị xóa trong các nhóm khác, chờ bạn quyết định xóa

vĩnh viển Mục đích là giúp bạn còn có cơ hội phục hồi khi biết mình xóa lầm Bạn nên kiểm tra thờng xuyên folder nầy và xóa bớt đi để đở tốn đĩa cứng

Inbox: Lu trữ các bản Mail hay Fax nhận đợc chờ bạn đọc Nếu bạn cần lu trử lâu dài, bạn nên tạo

thêm các nhóm riêng và di chuyển chúng vào các nhóm riêng Nên để Inbox luôn luôn trống để dể biết mình mới nhận đợc gì

Outbox: Lu trữ các bản Mail hay Fax đang chờ đợc gởi đi.

Sent Items: Lu trữ bản sao của các bản Mail hay Fax đã gởi đi thành công Bạn cũng nên thờng xuyên

dọn trống Folder nầy

Chú ý:

* Bạn có thể tạo mới (New Folder), xóa (delete), đổi tên (rename) Folder Di chuyển (move), sao

chép (copy) các bức Mail hay fax qua lại giửa các nhóm bằng menu File.

* Trong bài viết nầy chúng tôi chỉ đề cập đến việc sử dụng Fax và bỏ qua phần sử dụng Mail vì không cần thiết

B Nhận Fax:

1 Nhận tự động:

Để Modem nhận Fax tự động, bạn phải chọn mục Answer after xx rings (tự động nhận Fax sau xx hồi

chuông) trong phần "cấu hình" đã hớng dẩn Đồng thời bạn phải chạy Inbox thờng trú trong thời gian chờ nhận Fax Để dể theo dỏi tình trạng Modem, bạn có thể mở hộp thoại Microsoft Fax Status bằng

cách bấm kép Mouse lên biểu tợng máy Fax trong hộp đồng hồ trên thanh Taskbar

Khi có chuông reo, modem sẽ tự động kết nối, nhận Fax và treo máy sau khi nhận xong Quá trình nhận (phần trăm, số trang) nếu có lỗi đều đợc thông báo cụ thể trong hộp thoại Microsoft Fax Status

Chú ý:

* Nếu tài liệu đợc gởi từ máy Fax, bạn sẽ nhận đợc dới dạng file hình ảnh (bitmap)

* Nếu tài liệu đợc Fax qua Modem từ máy tính khác (cũng bằng Microsoft Fax), bạn sẽ nhận đợc dới dạng file văn bản hay dạng file tài liệu gốc của ngời soạn (file gởi kèm), giống nh nhận Mail

Chú ý trờng hợp dùng song song Modem với điện thoại:

Khi Inbox chạy thờng trú, bất cứ lúc nào có chuông điện thoại là nó sẽ tự động chặn lại rồi tìm cách kết nối để nhận Fax (quá trình nầy sẽ tạo thành tiếng hú kéo dài khoảng vài chục giây trong điện thoại) Để tránh phiền phức , bạn có thể làm nh sau:

Khi có chuông reo bạn nhắc máy điện thoại và nói ALO để thử liên lạc, đồng thời hộp thoại Microsoft Fax Status sẽ tự động xuất hiện thông báo chuông reo và Modem chuẩn bị tiếp nhận

Nếu gởi Fax (không có âm thanh), bạn nên đặt máy xuống liền để modem tự động tiếp nhận sau xx hồi

chuông

Nếu có âm thanh của ngời gọi lại, bạn hãy giử máy và nói chuyện bình thờng Khi modem bắt đầu hú,

bạn mở hộp thoại Microsoft Fax Status (bấm kép Mouse lên biểu tợng máy Fax trong hộp đồng hồ trên thanh Taskbar) Rồi bấm nút Hang up liên tục đến khi modem ngng hú, trong khi vẫn liên lạc nh

không có gì xẩy ra (có thể bạn cần vài lời giải thích vì ngời đối thoại sẽ ngạc nhiên không hiểu tiếng hú

ở đâu ra)

2 Nhận bằng tay:

Để tự mình quyết định việc nhận hay không khi có tín hiệu báo chuông, bạn chọn mục Manual (bình

thờng) trong phần "cấu hình" đã hớng dẩn Rồi làm nh sau:

Chạy Inbox thờng trú, khi có tín hiệu chuông sẽ tự động xuất hiện thông báo hỏi bạn có chấn thuận cho modem nhận Fax hay không?

Nếu là ngời gọi, bạn bấm nút No để không cho modem làm việc Nếu biết chắc là Fax, bạn bấm nút Yes để modem tiến hành nhận Fax.

Chú ý:

* Khi bạn nhắc máy lên, tín hiệu chuông sẽ bị ngắt và modem sẽ không làm việc nữa (để bạn nói chuyện giống nh khi bạn bấm No)

* Trong trờng hợp bạn đã cho modem nhận Fax nhng trong loa phát ra tiếng ngời gọi, bạn có thể chuyển qua đàm thoại bằng cách nhắc máy lên để nói chuyện đồng thời bấm nút Hang up để ngắt modem giống nh khi nhận tự động

* Trong khi nhận Fax, tốt nhất là bạn không nên nhắc máy để tránh nhiểu đờng dây có thể làm h việc chuyển Fax

3 Xử lý Fax nhận đợc:

Sau khi nhận hoàn tất, bạn mở nhóm Inbox trong Microsoft Messaging để xem hay xử lý bằng các lịnh trong menu File Thí dụ: 1 trang Fax có file gởi kèm.

Mở (Open) trang Fax để xem nội dung.

Dùng máy in để in (Print), bạn có thể chọn khổ giấy thích hợp với máy in.

Lu lại thành file để chuyển qua máy tính khác (Save As), bạn có thể save nội dung Fax riêng và file

gởi kèm riêng

Chú ý:

File gởi kèm sẽ hiển thị trong trang Fax dới dạng biểu tợng và tên file Bạn có thể bấm Mouse vào biểu tợng file rồi chọn lịnh Save As trong menu File để tách rời file gởi kèm ra khỏi bản Fax

C Soạn Fax:

1 Mẩu trình bày:

Chơng trình Fax tạo sẳn cho bạn một số mẩu trình bày trang Fax, bạn có thể sửa đổi lại theo ý bạn hay tạo ra các mẩu hoàn toàn mới Mục đích là giúp bạn khỏi mất thời giờ cho việc trình bày các trang Fax

có hình thức giống nhau

Để sửa các mẩu có sẳn, bạn chạy Inbox, mở menu Tools, chọn Microsoft Fax Tools/Options Trong

bảng Message/phần Default cover page, bạn chọn mẩu cần sửa rồi bấm nút Open để gọi tiện ích Cover Page Editor chuyên dùng để sửa hay tạo các mẩu trình bày.

Để tạo mới, bạn bấm nút New hay chọn Start/Programs/Accessories/Fax rồi chạy Cover Page Editor.

Chú ý:

* Nếu muốn tự động trình bày hình thức bản Fax theo mẩu nào, bạn phải chọn tên mẩu và cho hiệu lực mục Send Cover Page trong Inbox/Tools/Microsoft Fax Tools/Options/bảng Message/phần Default cover page.

* Bạn có thể thay đổi cách trình bày, tên các đề mục, font chử nhng phần dử liệu điền vào tự động (nằm trong 2 dấu {}) trong nhóm To sẽ đợc lấy từ các khai báo trong "cấu hình" của Microsoft Messaging.

* Nhóm From, {Subject} (chủ đề) và {Note} (nội dung) sẽ đợc lấy trong hộp thoại Compose New Fax do bạn nhập trong tiến trình gởi Fax.

* Nếu không cần trình bày theo mẩu thì chỉ có phần Note đợc gởi đi.

2 Nội dung:

Nếu bạn chỉ cần gởi 1 văn bản Text đơn giản, không cần định dạng chử hay trình bày phức tạp Bạn có thể cho chạy Composer New Fax và nhập nội dung cần gởi đi và khung Note (dỉ nhiên là không nên

đánh tiếng Việt có dấu)

Nếu bạn cần đánh tiếng Việt hay cần trình bày theo 1 dạng thức tùy ý nào đó, bạn có thể soạn thảo trong Word hay trong 1 chơng trình soạn thảo bất kỳ rồi cho gởi kèm với trang Fax Bạn cũng có thể áp dụng cách nầy khi cần gởi file hình ảnh ra máy Fax (dùng 1 chơng trình xử lý ảnh, tạo file hình ảnh rồi gởi kèm) Máy Fax tiếp nhận sẽ in toàn bộ nội dung của các file gởi kèm trên những trang riêng, tách biệt với nội dung (note) của trang Fax chính

Chú ý:

Không nên gởi kèm file chơng trình ra máy Fax (tốn giấy in các mã nhị phân vô ích)

D Gởi Fax:

1 Gởi bằng Compose New Fax:

Bạn chạy Inbox, mở menu Compose, chọn lịnh New Fax hay mở Start/Programs/Accessories/Fax

rồi chạy Compose New Fax Bạn sẽ đợc đa qua các bớc sau:

1/ Hộp thoại (1) cho phép bạn sửa đổi thông tin cá nhân và thông số Modem trớc khi gởi Bấm Next để

chuyển đến hộp thoại kế tiếp

2/ Trong hộp thoại (2):

Bạn nhập tên đối tợng nhận Fax vào ô To.

Bạn chọn mã quốc gia (Country), mã vùng và số máy Fax tiếp nhận (Fax#).

Bạn có thể nhập nhiều địa chỉ để lần lợt gởi đi bằng cách bấm nút Add to list sau mỗi địa chỉ Để bỏ

bớt địa chỉ trong danh sách, bạn bấm nút Remove.

Bạn bấm nút Address Box để mở tiện ích giúp bạn quản lý các địa chỉ lu trử

Trong cửa sổ Address Box: Bạn bấm New khi cần tạo 1 địa chỉ lu trử mới Bấm nút Properties để sửa

chữa các thông số của địa chỉ đang chọn

Khi bạn chọn địa chỉ đang có rồi bấm nút To, địa chỉ nầy sẽ đợc tự động điền vào danh sách gởi đi

trong ô Recipient List của hộp thoại (2).

3/ Trong hộp thoại (3): Bạn chọn No nếu không cần định dạng trang Fax tự động Chọn Yes Send this one và chỉ định kiểu trình bày khi cần định dạng tự động.

4/ Trong hộp thoại (4): Bạn gỏ chủ đề vào ô Subject (phần nầy chỉ đợc gởi đi khi chọn định dạng tự

động) Gỏ nội dung cần gởi đi vào ô Note.

5/ Hộp thoại (5) cho phép bạn gởi kèm file theo trang Fax chính Bạn bấm nút Add File để cộng thêm

file vào danh sách Files to send.

Khi cần bỏ bớt file trong danh sách, bạn chọn file rồi bấm nút Remove Các file gởi kèm có thể là file

văn bản hay hình ảnh và sẽ đợc máy Fax in ra thành những trang riêng (giống nh bạn in trong chơng trình đã tạo ra các file nầy)

6/ Trong hộp thoại cuối cùng, bạn chỉ cần bấm nút Finish để tiến hành gởi đi.

2 Gởi bằng lịnh Print:

Bạn có thể mở một file văn bản hay hình ảnh trong ứng dụng rồi chọn lịnh Print, sau đó chọn máy in

là Microsoft Fax.

3 Gởi bằng lịnh Send To:

Trong Word hay trong Explorer bạn có thể Fax 1 tài liệu bằng lịnh Send To/Fax Recipient trong

Menu File hay menu Shortcut

Chú ý:

* Bạn có thể dùng Microsoft Fax để gởi Fax đi bất cứ đâu và chỉ phải trả tiền c ớc phí điện thoại chớ không phải trả theo giá dịch vụ Fax

* Chơng trình Fax của Windows 95/98 khi làm việc sẽ tự động nhận biết là đang kết nối với máy Fax hay máy tính để tạo dạng thức dữ liệu gởi đi cho phù hợp (dạng Fax nếu là máy Fax, dạng Email nếu là máy tính) Do đó bạn cũng có thể dùng Compose New Fax để gởi Mail kèm theo file cho các máy tính khác cũng sử dụng Microsoft Messaging và Microsoft Fax