Giáo trình quản trị văn phòng.

Untitled ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI VÀ NHÂN VĂN eohhhhAœ4 NGHIÊM KỲ HỎNG LÊ VĂN IN ĐỖ VĂN HỌC NGUYÉN VĂN BÁU ĐỎ VĂN THẮNG GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NHÀ XUÁT.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

eofAœ4

NGHIÊM KỲ HỎNG - LÊ VĂN IN

ĐỖ VĂN HỌC - NGUYÉN VĂN BÁU - ĐỎ VĂN THẮNG

GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NHÀ XUÁT BẢN ĐẠI HỌC QUỐC GIA

THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH - 2015

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU

Phân thứ nhất TỎNG QUAN VÈ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Chương I.NHỮNG(VÁN ĐÈ CƠ BẢN YÈ VĂN PHÒNG

L Một số khái niệm cơ bản

H Phân loại văn phòng

HI Vị trí, chức năng của văn phòng

IV Nhiệm vụ chung của văn phòng

V Cơ cấu tổ chức của văn phòng

VI Kỹ năng hành chính văn phòng

Chương II ĐỎI MỚI VÀ HIỆN ĐẠI HOÁ VĂN PHÒNG

TRONG CÁC CƠ QUAN, TÔ CHỨC

I Yêu cầu đổi mới và hiện đại hóa văn phòng

I Nội dung đổi mới và hiện đại hóa văn phòng

II Vấn đề hiện đại hóa văn phòng ở nước ta hiện nay

N

TÔ CHÚC TH PH CÔNG TÁC TRONG CÁC CƠ QUAN, TÔ CHÚC trình, kế hoạch

Hị_ Phương phép lập chương tình, kế hoạch công c

IL Nội dụng cơ bản của các bản chương trình, kế hoạch

CƠ QUAN, TÔ CHỨC

L_ Một số vấn để chung về thông tin phục vụ lãnh đạo,

quản lý cơ quan, tô Chức

IL Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý

IIL Hoàn thiện hệ thống tin phục vụ lãnh đạo, quản lý

Chương V TÔ CHỨế gộI Họ) TRONG CÁC CƠ

QUAN, TỎ CHÚ

L Mộysố vấn đềchung

IL Phương pháp tô chức hội hợp

II Văn phòng với việc tô chức hội hợp

L Sự cần thiết của các chuyến đi công tác

I Lập kế hoạch tô chức chuyến đi công tác

HI Chuẩn bị phục vụ chuyến công tác

IV Trách nhiệm của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác

BẠN VÀ VĂN BẢN

I Tiếp khách

H Giao tiếp qua điện thoại

II Công tác lễ tân c_n XI BHẾ vê Chương IX ỨNG DỤNG CỐNG NGHỆ THÔNG TIN

L Vai trò của thông tin trong hoạt động văn phòng

H Nhu cầu và điều kiện tin học hóa hoạt động văn phòng

HI Những lĩnh việc trong công tác văn phòng cần được tin

LỜI GIỚI THIỆU

1 Quản trị văn phòng là hoạt động có tính tất yếu và quan trọng trong mọi cơ quan, tô chức Trong bối cảnh thế giới đang diễn ra cuộc cách mạng thông tin hết sức mạnh mẽ và đất nước ta đang tiến lên theo cơn đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa và đổi mới hiện nay, văn phòng với “tâm quan trọng đặc biệt” như Chù tịch Hồ Chí Minh

đã khắng định, ngày càng được nhìn nhận đầy đủ hơn và cũng giành được sự quan tâm nhiều hơn, từ người lãnh đạo, công chức, viên chức

trong các cơ quan, doanh nghiệp cho đến những người làm công việc

nghiên cứu, giảng dạy, học tập về công tác văn phòng

Do ý thức được tầm quan trọng của văn phòng và quản trị văn phòng nên từ nhiều năm nay, các cơ SỞ đào tạo từ trung câp, cao đẳng đến đại học ở nước ta đều đưa những vấn đẻ liên quan đến văn phòng,

„công tác văn phòng và quản trị văn phòng vào chương trình đào tạo Nhiều cơ quan, doanh nghiệp từ trung ương đến địa phương đã quan tâm đào tạo, bồi dưỡng những kiến thức vẻ quản trị văn phòng cho

công chức, viên chức Từ đó đã góp phần đào tạo nên một đội ngũ

những người làm công tác văn phòng đông đảo cho đất nước

tạ Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh - đã tiến hành đào tạo cử nhân Lưu trữ học và Quản trị văn phòng từ 20 năm nay (1995-2015) Trong chương

trình đào tạo của nhà trường, khối kiến thức về quản trị văn phòng

chiếm thời lượng khá lớn và đã tạo được sức thu hút cao đối với sinh viên thuộc các hệ đào tạo chính quy cũng như vừa làm vừa học

Quản trị văn phòng là một hoạt động mang tính tổng hợp có liên quan đến nhiều bộ môn khoa học như quản trị học, thông tin học, văn thư học, lưu trữ học, hành chính học, khoa học giao tiếp - ứng xử, công thái học , với nhiều lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng nghề nghiệp rất đa dạng

1X

: văn phòng nên từ trước đến nạ

s NẾP giáo trình do các tác giả nước

HH soạn CÓ thể kế đến một sỐ công trình chínhngoài và tong ĐT vấn phòng của học giả người Anh Mikc

như Quản fÍ * „anh hành chính vn PhÒN# (dùng cho đào tạo

Do ảm quan trọng CỬ:

Harey (19) Học viện Hành chính Quốc gia (2004); Giáo

cử niên hành sơn phòng (dùng cho đào tạo cử nhân kinh

trình Quản trÌ Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội (2005); Quản trị văn

tế) của Trường 5n (Kỹ yất Hội thảo khoa học) của Trường

ging ý bến TƯ và Nhân vấn, Đi học Quốc gia Hà Nị

(0= lý công việc văn phòng - “nàng dâu”

tạo tiếng thơm

CC nghiệp của Business Ede = một bộ Phận Của É hươ

ng tình Phái triển kinh tế từ nhân - MPDF (2006), V.V

trường đại học đang là đơvị chủ lực trong đào n

Tuy vậy, tại các :

to cử nhận Luưu trữ bọc và Quản trị văn phòng nhự th Chế Đại học

Khoa học xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội (đã đào 967) và Trường Đại học Khoa học xã hội và

Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Thành phố Hô Chí Minh, ngoài đề

cương bài giảng và một số rất ít các sách chuyên khảo của giảng viên,

cho đến nay vẫn chưa có giáo trình về quản trị văn phòng được biên

soạn để làm tài liệu giảng dạy chính thức cho sinh viên Đó là một sự

chậm trễ rất đáng tiếc

Do yêu cẩu cấp thiết đó, Trường Đại học Khoa học xã hội và

Nhân văn - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, mà trực tiếp là

Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn phòng, tổ chức biên soạn cuốn

Giáo trình Quản trị văn phòng nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu,

giảng dạy của giảng viên và nhu cầu học tập của đông đảo sinh viên

chuyên ngành

Hoạt động quản trị văn phòng được đề cập trong giáo trình này

Tưng đi gíi bạt ong Hạt vì cũng việc của nhà quản nộ ch

HN Hà ch cội bộ hậu bay gà § GHãn GÀ

nghiệ TIÊN DI Hnh -HgI HP GIỊP TÙNG hiện các

p vụ hành chính văn phòng cụ thể, phù hợp với đối tượng là sinh

x

viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, những người sau khi

tốt nghiệp sẽ được bố trí làm việc theo chức trách, nhiệm vụ và tiêu

chuẩn nghiệp vụ của các chức danh công chức, viên chức văn phòng

trong nhiều loại hình cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác nhau

3 Những nội dung được đề cập đến trong giáo trình này giúp trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản và hệ thống về quản trị văn phòng Những kiến thức đó vừa mang tính đại cương, vừa mang tính chuyên sâu để sử dụng cho giảng dạy, học tập đối với

hai học phần quan trọng trong chương trình đào tạo cử nhân Lưu

trữ học và Quản trị văn phòng là Tổng quan về quản trị văn phòng (2 tín chỉ) và Một số kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản (3 tín chi) Cụ thể như sau:

a) Kiến thức đại cương chủ yếu được trình bày trong phần Tổng quan về quản trị văn phòng, gồm:

Chương I Những vẫn đề cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng, trình bày về: 1) Các khái niệm cơ bản; 2) Phân loại văn phòng;

3) Vị trí, chức năng của văn phòng; 4) Nhiệm vụ chung của văn

phòng; 5) Cơ cấu tô chức chung của văn phòng và 6) Một số hiểu biết

cơ bản về kỹ năng hành chính văn phòng

Chương II Đổi mới và hiện đại hóa văn phòng, trình bày về những vấn đề chung như: 1) Những yêu cầu quốc tế và nội tại của đôi mới và hiện đại hóa văn phòng; 2) Nội dung đổi mới và hiện đại hóa văn phòng và 3) Vấn đề hiện đại hóa văn phòng ở nước ta hiện nay Lưu ý rằng, nội dung cụ thể của đôi mới và hiện đại hóa đối với từng

kỹ năng hành chính văn phòng sẽ được trình bày ở các chương tiếp theo của giáo trình này hoặc ở một số giáo trình khác

b) Kiến thức chuyên sâu được trình bày cụ thể, chỉ tiết trong phần

Một số kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản, gồm các chương: Chương II Lập và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch

công tác Chương IV Tô chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo,

quản lý

ội họp tr0"6 các cơ quan, tô chức

(u06 Tổ chức các chuyến đi công tác

sn Văn bản và tổ ch ức quản lý văn bản

1 Giao tiếp và Jễ tân văn phòn g

"¬ P hÓ học tập của giảng viên, sinh viên goi T

ạ

Quản trị văn phòng của Trường Đại học Khoa

học xã hại

Tế Nhấn văn - Đại học Quốc gia Thành phô Hộ Chí Minh Ngoại

ra, giáo trình còn có thê làm tài liệu tham khảo trong giảng dạy, họ

c tập về quản trị văn phòng đối với các bậc sau đại học,

đại học, cạo

đẳng, trung học chuyên nghiệp tại những cơ sở đào tạo và trong

công việc chuyên môn của công chức, viên chức đang làm công tác

văn phòng ở nước t4

5 Với lần biên soạn đầu tiên, giáo trình này chắc chắn vẫn còn

những thiếu sót nhất định Chúng tôi rất mong nhận được nhiều ý kiến

đống góp cỉa giảng viên, nh viên, đồng nghiệp và bạn đọc xa gần đẻ

giáo trình được hoàn thiện hơn trong những lần xuất bản về sau Mọi

góp ý xin vưi lòng gửi về địa chỉ liên hệ:

Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn phòng

Thùng A217, 10-12 Định Tiên Hoàng, Quận I, Tp Hồ Chí Minh

Điện thoại: 08.3829.3828 (số nội bộ 175)

Trong hoạt động quản lý, các nhà quản lý cần có thông tin liên

quan đến sự tổn tại và phát triển của cơ quan, đến quá trình thực hiện

những mục tiêu đã được đề ra; phải xử lý thông tin, tông hợp những

thông tin thu thập được nhằm tạo ra những thông tin hữu ích, đề từ

đó có thể đưa ra những quyết định quản lý kịp thời, phù hợp, chính xác; phải tô chức, điều hành, phối hợp các hoạt động của cơ quan

một cách liên tục, chặt chẽ, thống nhất và đạt hiệu quả Những thông

tin đó cần được chuyển tải đến các đối tượng quản lý và các đôi

tượng khác có liên quan Phải tổ chức lưu trữ thông tin theo yêu cầu của hoạt động quản lý và sử dụng chúng có hiệu quả cho hoạt động

của cơ quan, tô chức

Nhà quản lý còn phải tổ chức công việc cung ứng các dịch vụ cần

thiết phục vụ cho hoạt động của bản thân và cho toàn cơ quan Đó là việc đảm bảo những điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tô chức

Những công việc như thu thập, xử lý thông tin, tham mưu chung cho nhà quản trị tổ chức, điều hành cơ quan vận hành trôi chảy, cung

cấp các dịch vụ và phục vụ hậu cân cho việc quản lý, điều hành hoạt

động của Cơ quan, tô chức như đã nêu trên trở thành một hoạt động

thiết yếu, có mặt ở tất cả các loại hình cơ quan, tô chức khác nhau

trơng xã hội Hoạt động đó chính là công tác văn phòng Từ đó, mọi

Cơ quan, tô chức, dù là tô chức ở khu vực công hay khu vực tư, dù là hiện tại hay từ quá khứ lịch sử xa xưa - khi nhà nước vừa ra đời, dù là

cơ quan nhà nước hay tô chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tô

chức xã hội, đơn vị kinh tế, dù là một cơ quan lớn như một bộ ở trung

3

thì trong cơ cấu tổ chú `

mg hoễt chải lập ra một bộ phận để đảm trách những cọn,

` vn sêo, Bộ phận đó chính là văn phòng, Vì vậy, sự hiện hữu cụ,

v ng và công tác vấn phòng là một tất yêu khách quan trong

hoạt động của bắt cứ cơ quan, tổ chức n ào

Chương này để cập đến một số vấn để cơ bản về văn phòng và

quản tị văn phòng, bao gồm 6 nội dung chính sau đây:

- Một số khái niệm cơ bản

- Phân loại văn phòng

- Vị trí, chức năng của văn phòng

- Nhiệm vụ chung của văn phòng

- Cơ cấu tổ chức chung của văn phòng

ngưàn hàn mn hướng của chủ thể quản trị lên đối

tượng nhăm nhữn kêt " Ầ ˆ^ ~

định trướ g kêt quả cao nhât với mục tiêu đã

Từ Xa 80 của thế kỷ trước, James Stoner và Stephen

Ru ông rêo nh» cản Mỹ) đã đưa ra một khái niệm được nhiều

Tà “va -` sử dựng khá rộng rãi trong các công trình nghiên

đạo và kiên sứ van cơ tí là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh § hoạt động của các thành viên trong tổ chức

lý thuyết quản trị phù hợp với từng đối tượng, tửng tình huống cụ thể diễn ra trong hoạt động của bắt cứ cơ quan, tô chức nào

Quản trị có bốn chức năng cơ bản là:

a) Hoạch định (Planning): là chức năng đầu tiên của quản trị, bao gồm việc tiến hành đánh giá nguồn lực và thực trạng của tổ chức; xác

định rõ hệ thống mục tiêu cần đạt được; đề ra chương trình hành động

đề đạt mục tiêu trong từng khoảng thời gian nhất định và đưa ra các kế

hoạch khai thác cơ hội, các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu đề ra cho hoạt động của tô chức

b) Tổ chức (Organizing): là tạo dựng một môi trường nội bộ thuận lợi để hoàn thành mục tiêu; thiết kế cơ cầu tổ chức và thiết lập

thấm quyền cho các bộ phận, cá nhân; tạo nên sự phối hợp ngang, dọc

trong hoạt động của tô chức

c) Lãnh đạo (Leading): là chỉ huy nhân tố con người trong tô

chức băng cách kích thích, động viên, thúc đây, tạo động lực làm việc

cho mọi người

- đ) Kiểm soát (Controlling): là chức năng cuối cùng của quản trị nhằm kiêm tra, đánh giá chất lượng trong tiến trình thực hiện và đảm bảo hiệu quả hoạt động của tô chức thông qua việc thu thập thông tin

về kết quả thực hiện thực tế, so sánh kết quả thực hiện với các mục tiêu, tiêu chuẩn đã đặt ra, phát hiện những sai lệch có thể xảy ra và

điêu chỉnh lại đề các hoạt động trong tô chức được đúng hướng

Mỗi chức năng nói trên vừa có tính độc lập, vừa có tính tương tác qua lại và do vậy cần có sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa chúng đề có

thể đạt được những mục tiêu đề ra của quá trình quản trị

3

nề là c

CN từ điển tiếng Việt phổ thông, khái niệm văn phòng

ng thích là “bộ phân phụ trách công việc giây tờ, hành p+ BE cơ quan” Đó là cách hiểu thông thường

và chung

Theo nghĩa hẹp, văn phòng ÔượC hiểu là trụ sở, địa điểm làm

việc, là nơi giao tiếp đối nội và đổi ngoại của một cơ quan, tô chức

hoặc một nhà chức trách nhất định (thị trưởng, nghị viên, luật sư .)

Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra đẻ

thực hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tô chức và điêu

hành các hoạt động chưng trong cơ quan, tô chức và là trung tâm xử lý

thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của người

lanh đạo Với nghĩa đó, có thể hiệu văn phòng theo những cách tiếp

cận sau đây:

1) Về phương diện tổ chức, văn phòng là một đơn vị trong cơ cầu

tổ chức chưng của cơ quan, tô chức;

2) Vẻ chức năng, văn phòng có chức năng thực hiện các hoạt

động tham mưu mang tính tông hợp cho nhà quản lý;

„3 VỀ tính chất, văn phòng thực hiện việc quản lý thông tín, chủ

yếu là thông tín văn bản, phục vụ cho hoạt động điều hành của nhà

quản lý

._ Chính từ đó, Từ điển bách khoa Việt Nam (2005) đã đưa ra khái

niệm “Văn phòng là địa điểm làm việc hoặc cơ cầu tô chức giúp việc

K+>-k#onr-Đrụcthuhàuudgg kinh tế, văn hóa, xã hội

quan lệ há êm lâm Việc văn phòng là nơi làm việc của một cơ

công việc chủ yếu như: giúp thủ trưởng cơ quan xây dựng và triên

khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác theo định kỳ; thu nhận,

xử lý, bảo quản, cung cấp thông tín, tài liệu; tổ chức việc tiếp khách,

hội hợp; bảo đảm về tài chính, các phương tiện làm việc, đi lại và các

điều kiện cần thiết khác”

Như vậy, chúng ta có thể nhận diện văn phòng từ những góc nhìn khác nhau, và do đó, cũng có những cách diễn đạt khác nhau về khái niệm này Trong đó có một khái niệm với tâm khái quát khá cao, được nhiều nhà nghiên cứu về quản trị văn phèng cũng như những người

làm công tác văn phòng thừa nhận: “Văn phòng là bộ máy điêu hành tổng hợp của một cơ quan, doanh nghiệp; là nơi giao tiếp, thu nhận

và xứ lý thông tin nhăm phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm

bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan và tô chức "2

Trong những năm gần đây, các công trình nghiên cứu về văn

phòng đã đưa ra một số khái niệm liên quan đến quản trị văn

phòng, như:

a) Hành chính văn phòng (Administrative office): là các biện pháp tổ chức và điều hành các tô chức, các nhóm thực hiện các công việc trong văn phòng, chủ yếu là soạn thảo, quản lý hô sơ giây tờ để đảm bảo các yêu cầu thông tin phục vụ quản lý, lãnh đạo

b) Quản trị văn phòng (Office managememt) hay quản trị hành chính văn phòng (Admimistrafive office managemeni): là hoạch định,

tô chức, lãnh đạo, kiêm soát các công việc văn phòng nhằm xử lý

thông tin để đạt tới những mục tiêu đã ấn định trước trong hoạt động

của một cơ quan, tô chức

" Một số nhà nghiên cứu còn đưa ra sự phân biệt có tính tương

ni giữa hai khái niệm công tác văn phòng và công việc văn phòng

Ư Sau:

3 Từ điển bách khoa Việt Nam, NXB Từ điển bách khoa, Việt Nam, t4, 2005,

tr 82A

* Đào Xuân Chúc, “Văn phòng và quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiên", Kỷ

yếu Hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn”, do Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội tô chức, ngày 17/12/2004, tr.50

1

chỉ các hoạt động tham mưu tông hợp, thụ

Ế ở thông tín phục VỤ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chát nhận và XỬ ˆo bộ phận văn phòng (văn phòng/phòng hành Chính) của

thực hiện trong một không gian văn phòng nhất định với

cơ quan người làm công tác văn phòng chuyên trách có nhiệm Vụ,

- Cáng tác vấn phòng"

"Ha ư_- ìn hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy iệ định đối với các chủ c chức

In An chức, viên chức văn phòng (chánh văn phòng, trưởng

chính, thư ký văn phòng, nhân viên văn thư, cán sự văn

ca viên văn thư, cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhận

viên đánh máy, kỹ thuật viên đánh máy, v.V)

- Công việc văn phòng: chỉ những công việc thuộc về lĩnh vực

văn phòng như soạn thảo văn bản, nghiên cứu xử lý, giải quyết, lưu

trữ, bảo quản văn bản, có ở tất cả đơn vị tô chức trong cơ quan và

được thực hiện bởi rất nhiều người như chủ tịch, giám đốc, phó giám

đốc, vụ trưởng, trưởng phòng, chuyên viên, kỹ sư, cán bộ kỹ thuật, kế

toán viên và đông đảo công chức, nhân viên khác

II PHÂN LOẠI VĂN PHÒNG

_ Phân loại văn phòng giúp nhận rõ đặc điểm, tính chất của từng

loại văn phòng đề từ đó tô chức, điều hành hoạt động, bố trí, sử dụng

nhân lực, đâu tư trang thiết bị kỹ thuật phù hợp đói với từng loại hình

văn phòng là rất cần thiết Vì vậy, các công trình nghiên cứu về quản

trị văn phòng việc hiện nay đêu đề cập đến vấn đề này Cách phân loại

văn phòng cũng rât khác nhau, bởi lễ, người ta thường đưa ra những

tiêu chí phân loại khác nhau Cụ thể như:

2 Theo tiêu chí loại êu chí loại hình cơ quan, tổ chức có thể gồm văn phòng

©Ơ quan nhà nước, Văn phòn ä

nghiệp, văn phòng doanh nghiệp, v.v Cụ thể như: È €ơ quan Đảng, văn phòng các đơn vị sự

2.1 Văn phòng trong các cơ quan quản lý nhà nước, có các loại: a) Văn phòng các cơ quan quyền lực nhà nước bao gồm: Văn phòng Quốc hội, văn phòng đoàn đại biêu Quốc hội và hội đông

nhân dân cấp tỉnh, văn phòng hội đồng nhân dân (HĐND) các cấp

huyện, xã

b) Văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước, bao gồm:

- Văn phòng cơ quan hành chính thẩm quyền chung như Văn phòng Chính phủ, văn phòng ủy ban nhân dân (UBND) các câp tỉnh, huyện, xã;

- Văn phòng cơ quan hành chính thâm quyền riêng như văn phòng bộ, văn phòng các sở, ban ngành thuộc UBND cập tính, bộ phận văn phòng trong các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND câp huyện

c) Văn phòng các cơ quan tư pháp bao gồm: Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiêm sát nhân dân tôi cao và văn phòng tòa án

nhân dân, viện kiểm sát nhân dân ở các cấp tỉnh, huyện

2.2 Văn phòng trong các cơ quan, tô chức của Đảng, có các loại: a) Văn phòng các cơ quan lãnh đạo của Đảng (thường gọi là văn phòng câp ủy) bao gôm: Văn phòng Trung ương Đảng, văn phòng

tỉnh ủy, văn phòng huyện ủy và văn phòng đảng ủy cấp cơ sở (cấp xã

và từng cơ quan, tô chức)

. b) Văn phòng các cơ quan tham mưu giúp việc của Đảng, bao gôm: văn phòng ban tô chức, ban tuyên giáo, ban dân vận, ủy ban

kiểm tra được lập ở các cấp Trung ương, tỉnh ủy, huyện ủy, v.v

„ 23 Văn phòng các tô chức chính trị - xã hội (như Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Công đoàn Việt Nam, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam),

tô chức xã hội (như hội khuyến học, hội người cao tuổi, hội nạn nhân chất độc màu da cam .), tò chức xã hội - nghề nghiệp (như hội sử học, hội văn thư - lưu trữ, hội tỉm mạch .) được lập ở các cấp từ trung

ương đến địa phương

9

„ Theo tiêu chí mức độ tham rb của vấn pho g vào việc ban

hành, kiểm tra, thêm định các Quy”! định quản lý của cơ quan,

Có thể hiểu rằng, văn phòng của bắt cứ loại hình cơ quan, tổ chức

sào và cho dù mang những tên gọi khác nhau vẫn thường thực hiện

những nhóm nhiệm vụ cơ bản về tham mưu tông hợp, hành chính - tô

chức và quản trị hậu cằn Tuy vậy, do chức năng, nhiệm vụ của các cơ

quan, tổ chức khác nhau nên chức năng, nhiệm vụ của văn phòng của

các loại hình cơ quan sẽ có những đặc trưng riêng khi xem xét văn

phòng đó đã tham gia vào quá trình ban hành quyết định quản lý nhiều

hay ít, tổ chức xử lý thông tin rộng hay hẹp và phạm vi, trách nhiệm

kiểm tra, thẩm định các văn bản, các quyêt định quản lý tới mức độ

nào Đó chính là xem xét mức độ văn phòng tham gia vào việc xây

dựng, kiểm tra, thắm định và ban hành quyết định quản lý Khi dựa

vào tiêu chí này, chúng ta có thê phân loại văn phòng thành hai nhóm

chủ yếu sau đây: -

Nhóm thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc của lãnh đạo trong

các cơ quan lãnh đạo, quản lý mang tính tông hợp, trực tiếp và toàn

diện Văn phòng của các cơ quan này thực hiện chức năng tham mưu

tổng hợp, trực tiếp phục vụ sự chỉ đạo, điều hành thống nhất, liên tục

của lãnh đạo Loại văn phòng này có đặc trưng là: I) chú trọng hoạt

động xử lý thông tin; 2) tham gia sâu vào quá trình xây dựng các

quyết định quản lý và hoạch định chính sách chung của cơ quan, tô

tot có quyền thầm định độc lập, chỉnh sửa hoặc có khi còn yêu

đơn vị chuyên môn cấp dưới biên soạn lại các đề án, dự thảo văn bản trước khi trình cho lãnh đạo cấp trên phê duyệt Khi kiểm tra

văn bản, văn phòng không chỉ kiể è thể thú sinh

thủ tục bạn hành, văn cụ êm tra về th thức, kỹ thuật trình bày,

phòng khác mà còn kiển, ơng, ngôn ngữ văn bản như các loại văn

vửal.oợ ấn Hn§ nà có vì xí hỗ ửc gia trọng, Đó văn Tn) SỨC quan :

TH HỘ S loi 1h c quan sau đậy _—

S—=

- Văn phòng các cơ quan quản lý hành chính nhà nước thâm

quyền chung, như Văn phòng Chính phủ, văn phòng UBND các cấp tinh, huyện và xã

- Văn phòng các cơ quan lãnh đạo Đảng từ Trung ương đến địa phương (thường gọi là văn phòng cấp ủy), như Văn phòng Trung ương Đảng, văn phòng tỉnh ủy, văn phòng huyện ủy, văn phòng Đảng

ủy Xã

Nhóm thứ hai, văn phòng là bộ máy giúp việc về tông hợp điều

phối hoạt động giữa các đơn vị tô chức trong cơ quan và hành chính - quản trị của lãnh đạo Đặc trưng của loại văn phòng này là trong hoạt động vẫn làm tham mưu tổng hợp, thu thập và xử lý thông tin nhưng

thường nặng hơn về các công việc cụ thể, sự vụ, giản đơn về hành

chính, giấy tờ và cung ứng về trang thiết bị, phương tiện làm việc và các dịch vụ cần thiết khác Khi kiểm tra các đề án, dự thảo văn bản do cấp dưới trình lên cho lãnh đạo cơ quan, văn phòng chủ yêu chỉ kiếm

tra về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản như đã được quy định trong Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

của các cơ quan, tô chức: “Chánh Văn phòng giúp người đứng đâu cơ

quan tô chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ

thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và

phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” (Điều 9, khoản 2)

Loại văn phòng này bao gồm:

- Văn phòng các cơ quan quản lý hành chính nhà nước thẩm

quyền riêng như: Văn phòng Bộ, văn phòng các sở, ban, ngành cấp tỉnh và bộ phận văn phòng của các phòng, ban chuyên môn cấp huyện, v.v

- Văn phòng các cơ quan tham mưu giúp việc cho cơ quan lãnh đạo của Đảng như văn phòng các ban Đảng ở trung ương, tỉnh, huyện

(ban tổ chức, ban tuyên giáo, ban dân vận, ban nội chính, ban kinh tế ) và văn phòng của các tô chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tô chức xã hội - nghề nghiệp, v.v

ĐH}

các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp như vặn

- Văn Pn ính trong các trường học, bệnh viện, viện nghiện

các tô chức kinh tẾ, V.V

II Vị TRÍ, CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG

1 Vị trí của văn phòng

Năm 1950, khi đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng ở Chiện

khu Việt Bắc, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nêu rõ: “Văn phòng có ;à„,

quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo năm được tình hình,

Cán bộ văn phòng năm tình hình sai thì cán bộ lãnh đạo giải quyé, công việc không đúng"” Câu nói giản dị của Hồ Chủ tịch đã khẳng

` định tầm quan trọng của văn phòng khi cho rằng, hoạt động của văn

phòng gắn với hoạt động thu thập và xử lý thông tỉn, có tác động trực

tiếp đên tính đúng đẫn, chính xác của thông tin cũng như của các

quyết định lãnh đạo, quản lý

Nhiều công trình nghiên cứu xuất bản trong những năm gần

đây cũng nhắn mạnh ví trí, tằm quan trọng của văn phòng Cuốn

sách Quản lý công việc văn phòng - “nàng đâu” tạo tiếng thơm

cho doanh nghiệp của Business Edge - một bộ phận của Chương

trình Phát triển kinh tê tư nhân (MPDF) đã cho răng: “Nhà quản lý

sẽ Ha ĐH nhận rõ rờng việc tô chức và quản lý tốt hoạt động lợi pên phòng có ảnh hướng lớn đến hiệu suất chung, thậm chí đốn cả nhuận của cộng p”Š Chung, thậm chí đến cả

Như vậy, văn phòng có vị trí rất n x quan trọng và tâm quan trọng đó ầ

Só thể được thể hiện từ những yếu tố sau đậy: _—

Ca ng múng (âm xử lý thông ỉn phục vụ lãnh đạo;

, BEHN,2001,urjgy — “ng tác văn phòng cấp úy Đúng, NXB Chính trị Quốc

doanh nghiệp NXB ý công Việc văn phàng „ “nàng dâu” tạo tiếng thơm cho

- Công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong phạm vi không

gian văn phòng mà nó được thực hiện và có tác động sâu rộng đến

chất lượng, hiệu quả công việc của mọi bộ phận và nhiều cán bộ, nhân

viên trong mỗi cơ quan, tổ chức;

- Văn phòng là đầu mối giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan;

là bộ mặt, là “hình ánh nhìn thấy” của một cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của cơ quan và của chính người lãnh đạo Chính vì vậy, các nhà nghiên cứu về quản trị văn phòng đã lưu ý là không nên xem

nhẹ hình thức bề ngoài của cơ quan, công sở, thông qua hình ảnh văn phòng, vì: “Bể ngoài của một văn phòng - gọn gàng sạch sẽ như thể nào, tô chức ngăn nắp ra sao - có thể có ảnh hưởng sâu sắc đến vấn

đỀ hoàn thành công việc nhanh chóng” hoặc “Mức độ hiệu quả của một văn phòng tỉ lệ mật thiết với hình thức văn phòng đó có vẻ hiệu

quả như thế nào”,

- Trong cải cách hành chính ngày nay ở nước ta, văn phòng có những đóng góp quan trọng đối với toàn bộ công cuộc cải cách hành chính nhà nước, nhất là đối với cải cách thể chế hành chính, cụ thể là đối với hoạt động xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật và

cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan, tô chức

2 Chức năng cơ bản của văn phòng Trong các công trình nghiên cứu về văn phòng, hiện còn những

diễn đạt khác nhau về chức năng của văn phòng Cụ thê như:

- Văn phòng chỉ có chức năng hậu cần, không làm tham mưu vì

đã có các phòng, ban chuyên môn khác;

- Văn phòng có chức năng tham mưu;

- Văn phòng có chức năng thu thập và xử lý thông tin;

- Văn phòng có ba chức năng: 1) chức năng tham mưu, tông hợp; 2) chức năng hậu cần và 3) chức năng đại diện

? Mark Mc Cormack, Những gì người ta không dạy bạn tại Trường Kinh doanh Harvard, NXB Thông kê, HN, 1994, tr247,

13

diễn đạt nêu trên đều có những cơ sở khoa học nụ

làm nếi bật được những mặt hoạt động cơ bản cụ,

sự khác biệt về vai trò, tính chất tham mụn cụ, đơn vị khác trong cơ cầu tô chức của mỗi „„

Nhận thức chung về lý luận cũng như các quy định pháp lý trọn

chiều văn bản hiện hành thường nhấn mạnh đến hai chức năng cợ bạ,

của văn phòng:

a) Tham mưu tổng hợp: Văn phòng nghiên cứu, phát hiện, q¿

xuất các vấn đề liên quan đên chức năng, nhiệm vụ của cơ quan; giúp

lãnh đạo ban hành các quyết định, lãnh đạo, quản lý của cơ quan, giúp

người lãnh đạo chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của cơ quan được

nhanh chóng, thông suôt, hiệu quả; thực hiện công tác tổng hợp và xử

lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của người lãnh đạo

Cần hiểu chức năng này của văn phòng là tham mưu, nhưng là

tham mưu mang tính tông hợp, giúp người lãnh đạo chỉ huy, điều

hành chưng mọi hoạt động, mọi đơn vị tô chức trơng cơ quan, làm cho

CN HN DHUGO HN) doanh nghiệp chạy đều, vận hành trôi

tan mưu của các đơn vị tô chức khác trong cơ quan là

mưu chuyên sâu vệ nội dung theo từng lĩnh vực

ð) Bảo đảm điều kiện vật chất - kỹ thuật cho hoạt động của cơ

bón sp sếp no năng lậu Ẫn, với nhiều công việc cụ thể như:

Hhhrl£ #hU nh ân Việc; mua săm trang thiết bị, quản lý tài sản,

số địch vụ khác phương tiện, điều kiện làm việc và cung ứng một

3 Vị trí, chức năng của một số loại văn phòng

VỊ trí, chức năng cũng như nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tô chức của văn phòng trong các loại hình cơ quan khác nhau đã được

quy định trong nhiêu văn bản pháp lý hiện nay Dưới đây, chúng tôi nêu lên một sô quy định nhằm làm rõ hơn những phân tích như đã nêu

ở các phần trên

a) Văn phòng Chính phủ Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang Bộ, là bộ máy giúp việc của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, có chức năng fh2m mưu tông

hợp, giúp Chính phủ tô chức các hoạt động chung của Chính phủ, tham mưu tổng hợp, giúp Thủ tướng Chính phủ (bao gôm các Phó Thủ tướng Chính phủ) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của

Chính phủ và hệ thông hành chính nhà nước từ Trung ương đền cơ sở, bảo đảm thông từn, phục vụ công tác chỉ đạo, điêu hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điêu kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ (Theo Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ)

b) Văn phòng Bộ

Văn phòng Bộ (gọi tắt của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ,

cơ quan thuộc Chính phủ) là tổ chức thuộc Bộ, thực hiện chức năng

tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Bộ; kiêm soát thủ tục hành chính theo quy định

của pháp luật, giúp Bộ trưởng tông hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác

của Bộ đã được phê duyệt; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt

động, đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc; phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ; thực hiện các nhiệm

vụ khác do pháp luật quy định hoặc do Bộ trưởng giao (Theo Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18/⁄4/2012 của Chính phú quy định

15

2 văn gòn, Đoàn đại biẫu Quốc hội và Hồi đồng nha ạ

phùng Đuàn ĐBQH và Văn phòng HĐND cấp tỉnh L

của Đoàn ĐBQH và HĐND cấp tỉnh có nhiệm VỤ tam xa `

đc phục vụ hoạt động của Đoàn ĐBQH, Trưởng Đoàn Phó Tờ,

Đoàn ĐBQH, đụ biểu Quốc bội, HĐND, Thường trực HĐND, bạ

ca HĐND và đại biêu HĐND cấp tỉnh (7heo Nghị quế ủ

3⁄42W/NQ-UBTVOH12 ngày 11/12/2007 của Ủy ban Thườn n

CÀ nga Võ và quy định chức năng, nhiệm vụ, mà

cấu tổ chức của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND cấp thì)

4) Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

- Văn phòng lì

dhyên tôm nong có hộ nế giúp việc của +4 tiệm

(ch ƯBND cấp th, cố chủ y giúp việc của UBND cấp tỉnh, Chì

cắp tỉnh tổ chức các C lức năng tham mưu tổng hợp, giúp UBND

gíp Chủ tích UƠND tt chung của ƯBND cấp tỉnh, tham mư,

của bộ máy hành chính tỉnh chỉ đạo, điều hành các hoạt động chưa

HẦ vụ công tác quản lý ch là nếp bảo đảm cung cấp thông từ!

UBND cấp tỉnh và thô , chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ ti

nà bảo đảm các đâu Hạn và công chúng theo quy định của phí

ND cấp tình Chụ gọt qua 2 € thuật cho hoạt động đ”

13⁄2008/NÐ-c ủ tịch UBND cấp tỉ + Se9xP, SỐ

Xe d P ngày 04/02/2 _cấp tỉnh (Theo Nghỉ định sở

Bộ Nội vụ), ngày 28/01/2011 của Văn Phòn

É Yăn phận § Hội đổn § nhân 7

UBND cấp huyện, chuyển hồ

UBND cấp huyện giải quyết và nh

chức (Theo Nghị định sở 3 phủ quy định tổ chức các cơ qua!

quận, thị xã, thành phố thuộc t ỉnh)- e) Văn phòng tỉnh ủy

- Là cơ quan tham mư, tổng hợp của tỉnh ủy:

trực tiếp và thường xuyên là ban thường vụ và thưi \

Ÿ sức điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phôi hợp hoạt

cơ quan tham mưu; tham mưu, đề xuât chủ trươnẽ,chính sách thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính, đối ngoại của cấp ủy; nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng bộ

- Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của tỉnh Ủy và các cơ quan, tÔ chức Đảng thuộc tỉnh ủy, đảm bảo hậu cần cho hoạt động của cấp ủy:

là trung tâm thông tin tông hợp phục vụ l anh đạo của cấp ủy (Theo Quy định số 222-QĐ/TW ngày 08/5/2009 của Ban Bí thư Trung ương

Đảng về chức năng, nhiệm vụ, tô chức bộ máy cơ quan chuy

ên trách tham mưu giúp việc tỉnh ủy, thành uy)

ø) Văn phòng SỞ

l Văn phòng sở là đơn vị giúp việc của sở và giám đốc sở, thực

hiện chức năng tham mưu tông hợp úp giám đốc sở điều phối mọi hoạt động của các phòng và các đơn vị trực thuộc sở theo chương

trình, kế hoạch công tác của sở, tô chức thực hiện công tác hành

chính, văn thư, lưu trữ, quản trị, y tế, tài chính, bảo mật, bảo vệ, quân

sự, pháp chế, tổ chức - cán bộ, chính trị nội bộ

17

M VỤ CHUNG CỦA VĂN PHÒNG

Với những chức năng cơ bản nhà trên, văn “2 nỆ thường phị

thực hiện nhiều nhiệm vũ cử thể Có thể tập hợp các nhiệm vụ đó thẹo

ba nhóm chủ yếu sau đây:

1.Nhóm nhiệm vụ tham mưu tổng hợp

a) Giúp người đứng đầu cơ quan xây dựng và tô chức thực hiện

chương trình công tác và quy chê làm việc của cơ quan; theo dõi, đôn

đốc thực hiện có kết quả các chương trình, quy chế đó; tô chức các

nhau trong toàn cơ quan, doanh nghiệp

b) Biên tập các đề án, báo cáo của cơ quan; theo dõi, đôn đóc,

tham gia ý kiến về nội dung, thẩm tra thủ tục các đề án, báo cáo của

các cơ quan chuyên môn được phân công soạn thảo đề trình lãnh đạo

cơ quan có thâm quyền quyết định

c) Thu thập, xứ lý và tô chức tốt hoạt động thông tỉn tổng hợp và

thực hiện chế độ thông tin báo cáo của cơ quan, tổ chức

4) Phối hợp với các cơ quan chức năng, phô biến và triển khai

m kiện c An bản pháp luật của cơ quan cập trên; tô chức truyền

quy của lãnh đạo cho các ngành, các à

thông Ứín đại chúng, g cầp và cơ quan

đ) Tư vấn văn bản cho thủ trưởn ĐH ng TH.EHD g và chịu trách nhiệm về thủ tục Ï iêm vẻ thủ

Pháp lý, thê thức và kỹ thuật trình bày văn bản do cơ quan ban hành

©) Biên tập, quản lý hỗ sơ, tài liệu các cuộc hợp của cơ quan

2 Nhóm nhiệm vụ về hành chính - tổ chức Ä cự SA

son đảo PS hiện công tác văn thư, lưu trữ liên quan đến việc

š 1à ca vấn Đản; xử lý thông tin văn bản; tổ chức khâu

b) Tổ chức giao œ tỉ

18

c) Quản lý tô chức, biên chế, nhân sự của văn phòng;

d) Giúp lãnh đạo cơ quan lập kế hoạch, triển khai, theo dõi về cải

cách hành chính trong phạm vi công sở, giúp lãnh đạo cơ quan thực hiện công tác kiếm soát thủ tục hành chính theo luật pháp quy định

3 Nhóm nhiệm vụ về quản trị hậu cần:

a) Bố trí, sắp xếp, sửa chữa, bảo trì nơi làm việc;

b) Mua sắm, quản lý trang thiết bị, phương tiện làm việc;

c) Quản lý công tác tài vụ kế toán, tài sản của cơ quan;

d) Chăm lo các dịch vụ về y tế, nhà khách, lễ tân, v.v

V CƠ CÁU TỎ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG

Do tính đa dạng về các loại hình cơ quan, tô chức hình thành trong xã hội nên trên thực tế thường có những loai hình văn phòng

khác nhau Giữa các loại văn phòng đó tuy có những khác biệt nhật định về quy mô, tính chất hoạt động nhưng đều thực hiện hai chức năng cơ bản và những nhiệm vụ chung của văn phòng như đã nêu ở các đê mục trên Từ đó, cơ câu tô chức chung của văn phòng thường bao gôm những bộ phận chủ yêu như sau:

1 Lãnh đạo văn phòng, bao gồm:

- Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) là người

đứng đâu văn phòng và chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan, trước pháp luật vê toàn bộ hoạt động của văn phòng

e Phó Chánh văn phòng được Chánh Văn phòng phân công theo dõi một hoặc một sô lĩnh vực công tác như công tác tông hợp, hành

chính, tô chức hoặc quản trị - tài vụ; chịu trách nhiệm về các lĩnh vực

công tác được phân công và cùng với Chánh Văn phòng chịu trách nhiêm chung về công tác của văn phòng trước Thủ trưởng cơ quan và ˆ_ trước pháp luật

2 Các phòng (tổ, bộ phận) trong văn phòng thường được lập

ra đê thực hiện theo 3 nhóm nhiệm vụ tương ứng như đã nêu ở

mục 4, như:

19

_mạng , bộphh) nghiên cứu Ông hớP

- Phòng (, bộ phận) quản trị - tầi Vụ

V1 KỸ NĂNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1 Kỹ năng là “Khả năng vận dụng những kiên thức thu nhận

được về một lĩnh vực nào đó vào công việc thực tế Yà kỹ năng hành

- “thuật ữ chỉ khả năng của một người biết vận dụn kiến

công việc của cơ quan đựa trên cơ sở thành thục các kỹ thuật hành

chính, nghiệp vụ hành chính kết hợp với công nghệ hiện đại nhằm đụu

được mục tiêu của tổ chức”

Hiệu quả hoạt động của các công sở và văn phòng một phần khá

lớn phụ thuộc vào kỹ năng hành chính của đội ngũ công chức, viên

chức Muốn vậy, trong mỗi cơ quan, tổ chức từ người lãnh đạo cho

đến những nhân viên thừa hành đều cần được đào tạo, bồi dưỡng đẻ

có được những kỹ năng hành chính cần thiết

Khi tham gia vào các hoạt động của một tổ chức cũng như một

An bình chính nhất định nổi riêng, trước hết người công chức,

Bônhóe đến nghiệp vụ hành chính, với cách hiểu là những

CÀ miang ừnH Chuyên môn nghiệp vụ mà họ được trang bị thông

qua đào tạo từ các trường lớp đại học, cao đăng và trung học chuyên

Pháp, cách nướ chính học, kỹ thuật hành chính là “phương

Chính; là biên phíp c nh n các hoạt động trong bộ máy hành

SỐ đụng lình hoạt vọng ng gọn vẺ mà các nhà hành chính có thê HẦU điều hành hoạt động của bộ máy

2 Trong kÿ thuật hành chính, cần nhấn mạnh đến phương pháp,

cách thức tô chức, điều hành công việc, coi đó là một yêu tô quan trọng hàng đầu để mỗi công chức, viên chức làm việc có chât lượng,

hiệu quả Nó còn là yếu tố quyết định sự thành đạt của họ trong suôt quãng đời lao động và cống hiến cho xã hội Chính vì vậy, có không ít các nhà khoa học, nhà quản lý đã khăng định tâm quan trọng của kỹ thuật hành chính nói chung và phương pháp, cách thức tô chức công việc nói riêng Ví dụ: Ph René Descartes - triệt gia người Pháp (1526-

1650) đã cho rằng: “Thiếu phương pháp thì người tài cũng lôi, có

phương pháp thì người tâm thường cũng làm được việc ph thường” 8 còn Daniel Ollivier - chuyên gia người Pháp về đào tạo, tô chức và quản trị, trong cuốn sách Giám đốc tô chức công việc hàng ngày thì

khăng định: “Thành công nghề nghiệp của bạn từy thuộc vào hiệu lực các công cụ và kỹ thuật tổ chức của bạn”'2

Chủ tịch Hồ Chí Minh là người đã sử dụng khái niệm kỹ thuật hành chính từ rất sớm Tại phiên họp đầu tiên của Hội đồng Chính

phủ lâm thời của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ngày 03/9/1945, Người đã đề cập đến khái niệm kÿ thuật hành chính qua câu nói: “Sau

tám mươi năm bị áp bức, bị bóc lột, và dưới chính sách nẹu dân của thực dân Pháp, các bạn và tôi, chúng ta đêu chưa quen với kỹ thuật hành chính”'” Người cũng rất coi trọng kỹ thuật hành chính/cách tổ chức công việc khi cho rằng: “Chính sách đúng là nguồn gốc của thăng lợi Khi đã có chính sách đúng, thì sự thành công hoặc thất bại của chính sách đó là do nơi cách tô chức công việc, nơi lựa chọn

ni Ollivier, Giám đốc tô chức công việc hàng ngày, NXB TP HCM, 1995,

= TnI Dân Tiên, Những mẫu chuyện về đời hoạt động của HCT, NXB Trẻ, 2005,

21

êu đ ài, thì chính sách đụ

S su#ŠF ra Nấu ba điều ay SƠ Sái, đán;

cán bộ, và nơi Đế"

máy cm vỐ Ẻ g VỆ VI š việc vận dụng kỹ thuật hành chính chí

Người r" ln mình và từ đó hình thành nên phượn

vào ho „nh học như Thủ tướng Phạm Văn Đồng đã khẩn,

php làm Và g pháp khoa học của Hồ Chỉ lịch ð học làm việcdj

v1 có kỆ hoạch, có tổ chức, việc lớn, việc nhỏ, việc nhá,

vật trường cứu đều phải thế Chúng ta hãy nhớ rằng: Lúc Hả

Pu g gỗ việc cho một người, người äy phải thảo kẻ hoạch

nóa hành rồi mới bàn với Hỗ Chủ tịch trước Khi thị hành Kế hoạch

á, Hồ Chủ tịch thường dạy, phải sát thực tố, phối vừa sức mình Việc giờn phải thiết thực, nói được, làm được Việc gì cũng phải ừ nhỏ

Tấn dân đân to, từ dễ dần dẫn đến khó, từ tháp dân dẫn đền cao”

3 Khi điều hành hoạt động của một cơ quan, tô chức nói chung

có rất nhiều kỹ năng hành chính cần được vận dụng Trong phạm vị

văn phòng, có thể gọi đó là những kỹ năng hành chính văn phòng Sau

đây là một số kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản mà chúng ta sẽ

được nghiên cứu sâu trong nhiều môn học trong các chương trình đào

tạo, bồi dưỡng về quản trị văn phòng:

1) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch

công tác;

2) Thu thập và xử lý thông tin;

3) Tổ chức hội hợp,

4) Tô chức các chuyến đi công tác;

5) Đảm bảo điều kiện làm việc;

6) Giao tiếp và lễ tân;

7) Soạn thảo văn bản;

" Hồ Gm Minh, T 6 oàn tập, NXB Chính trị Quắc gia, 2002, tr.303

uy bo on Tuyển tập (1946-1965), tnteb phẩm “Hỏ Chủ tịch, hình ảnh

2 (6-1948), tI,NXB, Chính trị gìa, 2008, tr.86

9) Tổ chức công tác lưu trữ, 10) Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng

**«*

Tóm lại, mấy vấn đề nêu trên là những hiểu biết chung nhất về

văn phòng và quản trị văn phòng Đó là những kiên thức cơ bản giúp

cho việc nghiên cứu các vẫn đề quan trọng khác như: L) Đôi mới và

hiện đại hóa văn phòng, tiến đến xây dựng mô hình văn phòng hiện

đại trong các cơ quan, doanh nghiệp; 2) Các kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản, v.v trong các chương tiếp theo./

CÂU HỎI ÔN TẬP CUÓI CHƯƠNG I

Câu 1 Giải thích các khái niệm văn phòng, công tác văn phòng

và quản trị văn phòng?

Câu 2 Phân loại văn phòng nhằm mục đích gì? Các tiêu chí đề

phân loại văn phòng? Theo anh chị, tiêu chí nào cân được chú trọng

trong phân loại văn phòng?

Câu 3 Phân tích vị trí và chức năng cơ bản của văn phòng? Nêu

vị trí, chức năng của một số loại hình văn phòng thường có trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan, tô chức?

Câu 4 Trình bày về các nhóm nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng?

Câu 5 Cơ cấu tổ chức chung của văn phòng?

Câu 6 Kỹ năng hành chính văn phòng là gì? Tầm quan trọng của

nó như thế nào?

l-ã

Chương

N ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG

nôi VỚI TC CƠ QUAN, TÔ CHỨC

-4 đang điễn ra cuộc cách mạng thông

Trong bồi cảnh TT % ẽ à ta dang tiến lên theo con đường dì lỡ

hé K tim dể hóa và đôi mới hiện nay, văn phòng với “tây

BH “tặc biệt" cần được xây dựng theo mô hình văn phòng hi

đại nhằm đáp ứng n8ềY càng cao yêu cầu đả m bảo thông tỉn phục

lãnh đạo, quản lý trong các cơ quan, tô chức

Chương này đề cập đến vấn đề đổi mớ i và hiện đại hóa vặn

phòng, bao gồm ba nội dung chính sau đây:

_ Yêu cầu đổi mới và hiện đại hóa văn phòng

- Nội dung đổi mới và hiện đại hóa văn phòng

Vấn đẻ hiện đại hóa văn phòng ở nước ta hiện nay

L YÊU CÀU ĐỎI MỚI VÀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG

Đôi mới và hiện đại hóa văn phòng ở Việt Nam cũng như ở các

quốc gia khác trên thế giới là một xu thê tÂt yêu, bất nguồn từ những

yêu câu vừa mang tính thời đại, vừa mang tính nội tại của mỗi quốc

gia sau đây:

1 Yêu cầu mang tính thời đại có ý nghĩa thúc đây quá trình

hiện đại hóa văn phòng là vào những năm đâu của thập niên 80 của

thê kỷ XX, trên phạm vi thê giới xuât hiện một hiện tượng được coi

là bùng nô thông tin Bùng nỗ thông tin là hiện tượng phản ánh

dưới dạng thông tin bởi sự hội At ngật na năm vấn tổ có tí

thời đại sau đây: ự hội tụ đột ngột của năm yếu tô có tính

nên — bể Khoa học - công nghệ phát triển như vũ bão, tạo

nhân tá in ng tt sức quan trọng là rút ngắn chu kỳ công nghệ, một

§ đầu trong cạnh tranh kinh tế và phát triển xã hội

24

b) Hình thành nhanh chóng quan hệ kinh tế - thương mại trên phạm ví toàn cầu đã đặt ra yêu cầu cấp thiết là mỗi quốc gia phải mở cửa, hội nhập thị trường thế giới và cộng đồng quốc tế

c) Để đáp ứng nhu cầu cạnh tranh trên quy mô toàn cầu, chính phú các nước đều phải ra sức tăng cường quán lý nhà nước trong công cuộc phát triển kinh tế - xã hội trơng nước và quan hệ kinh tế với các quốc gia khác trên thế giới

d) Trong thời đại mới, vai trò cơn người được nâng cao hơn bao

giờ hết, phản ánh tính nhân bản của nên sản xuất hiện đại, đồng thời

phản ánh sự giác ngộ cao hơn của xã hội loài người về các vần đề liền quan đến cơn người và xã hội

đ) Bản thân cuộc cách mạng thông tin với những thành tựu về công nghệ thông tin phát triển đến chóng mặt, làm thay đôi khái niệm

cũng như quy trình, phương thức xử lý thông tỉn trơng mọi ngành, mọi

lĩnh vực

Hiện tượng bùng nỗ thông tin nêu trên đã dẫn đến một số hệ quả như:

- Yêu cầu về thông tin và đám bảo thông tỉn ngày càng cao;

- Thông tin ngày càng đa dạng, phong phú và đòi hỏi việc thu thập, xử lý thông tin phải hết sức kịp thời, chính xác và chất lọc;

- Thông tin đã làm cho các nhà quản lý, các chủ doanh nghiệp -

chủ nhân của nền sản xuất hiện đại, hiểu ra rằng: bên cạnh những nguồn lực truyền thống như nguyên liệu, năng lượng, tiền vốn, nguồn

nhân lực, thị trường đầu ra của sản phẩm , để phát triển sản xuất,

kinh doanh còn cần đến một nguồn lực mà họ đã nhận thức và xác định là quan trọng nhất, vượt lên mọi nguồn lực khác - nguồn lực

thông tin;

- Thông tỉn có tác dụng thúc đây mạnh mẽ, có ảnh hưởng sâu sắc

và có tính quyết định đối với quá trình phát triển kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia, mỗi ngành, mỗi lĩnh vực Chính vì vậy, Mike Harvey, một giáo sư người Anh vẻ lĩnh vực quản trị văn phòng đã cho rằng:

25

- -uBM~—->—~

¡ công nghiệp và CHÍ quyên hiện hay n8 nhất hiện cổ” `

và do vậy nắm lầy thông tin, xử lý

Thông tin vô xạ đo lãnh đạo uản lý, sản xuất và kinh doanh từ

hàng đầu của mọi cấp quản tỉ Các nhà quản trị doanh

đây thường chỉ chú ý cho sản Xuất Ở các phân xưởng

lập rước TỔ liệu, nhân lực, tiền vốn, thị trường đầu r

BH ì na đã dành sự chú ý cho văn phòng với vị trí là

của sản phẩm ¬ _` trung tâm xử lý thông tin, đến hoạt động

“n trị văn phòng Văn phòng kiêu cũ không còn thích hợp nữa Văn

n săn nay đang hướng toàn bộ hoạt động của mình vào xử lý

Thân gữn và phải thực Sự trở thành một trung tầm Xử lý thông tin kịp

thời, chủ động, đầy đủ và chính xác Từ đó, họ đã cùng các nhà nghiên

ANg quản trị học đầu tư thích đáng về tiên của, công sức, trí tuệ đề

nâng cấp văn phòng trở thành những văn phòng kiêu mới, với tên gợi

là văn phòng hiện đại (modem office)

2 Sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hóa, hiện đại hóa ở nước ta

trong gần 30 năm qua đã đạt được những thành tựu quan trọng vẻ

nhiều mặt Khi bước vào thế kỷ XXI, trước những yêu câu to lớn của

đất nước cũng như những đòi hỏi, những xu thÊ phát triển tât yêu của

thời đại như toàn cầu hóa, hội nhập quôc tế, xây dựng nên kinh tế tỉ

thức thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội đều phải

không ngừng đôi mới và hiện đại hóa Văn phòng trong mọi cơ quan,

tô chức cũng nằm trong bồi cảnh chung đó và cân được nhanh chóng

chuyển từ văn phòng kiêu cũ sang văn phòng kiêu mới, hiện đại

3 Thực trạng công tác văn phòng hiện nay, nhất là những tồn tại,

yếu kém của văn phòng đã đặt ra yêu cầu cấp thiết phải hiện đại hóa

a) Trong khoảng 10-15 năm na ˆ y, công tác văn phòng ở nước ta vớc ta đã

- Các cơ quan nhà nước có thả Ân đã sần văn

_ phạm pháp luật quy định về tẻ chức hoạt động văn phòng

song tế giới th

nông t là nguổn (ẮC 6

¡n vô cùng quan H956

l6 » Harey, Quản tị

trị hành chính văn Phòng, NXB Thông kê, HN, 1996, tr.11

nói chung và từng mặt cụ thể troơng hoạt động văn phòng nói riêng

(ví dụ: soạn thảo và ban hành văn bản, công tác văn thư, công tác lưu trữ hồ sơ, ban hành các tiêu chuẩn, định mức kinh tệ - kỹ thuật trong công tác văn phòng), tạo cơ sở pháp lý đầy đủ hơn cho hoạt

động văn phòng;

- Nhiều cơ sở đào tạo, bồi dưỡng về quản trị văn phòng được thành lập và đã đào tạo cho đất nước một đội ngũ công chức văn

phòng ngày càng lớn mạnh;

- Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng có bước phát triển nhanh và

mạnh mẽ, ngày càng hiện đại, đa dạng và tiện dựng

”_b) Tuy vậy, vẫn còn không ít những tồn tại, yếu kém khá phô biến trong công tác văn phòng ở các cơ quan, tổ chức như:

- Quan niệm, nhận thức về vai trò, chức năng của văn phòng còn nhiều lệch lạc, chậm đôi mới;

- Quy định pháp luật về văn phòng chưa thật đầy đủ, thống nhất, nhiều khi còn mâu thuẫn, chồng chéo;

- Tổ chức và nhân sự văn phòng còn nhiều vấn đề tồn tại về mô hình tổ chức, lề lối làm việc cũng như việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ

công chức, viên chức văn phòng; `

- Nghiệp vụ hành chính văn phòng kém tính thống nhất và còn nhiều thiếu sót, nhất là về soạn thảo, ban hành văn bản; thu thập, xử lý thông tỉn, tổ chức hội hợp cùng nhiều nghiệp vụ chuyên sâu trong công tác văn thư, lưu trữ, v.v Tệ quan liêu giấy tờ còn nặng, giấy tờ phát sinh quá nhiều; chu chuyển giấy tờ chậm trễ, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hỗ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn rất yếu;

tài liệu lưu trữ còn tồn đọng, lộn xộn, chậm được sắp xÉp, phân loại khoa học, bảo quản thiếu an toàn và tổ chức sử dụng đạt hiệu quả chưa cao, v.v

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước nói

chung và quản lý công việc văn phòng, văn thư và lưu trữ nói nêng chưa đạt yêu cầu;

.27

Bởi những tiến bộ thực chất 6

ắc phục và giải pháp cần thịệ trình đôi mới và hiện đại họa

văn phòng: cầu rất cấp thiết là để đổi mới và hiện đại hóa vặn

4 Một yêu việc ứng dụng ngày càng rộng rãi nhiều lĩnh Vực

phòng, _ nghệ và tô chức lao động khoa học vào hoạt động vặn

"tuy tong đó căn chú trọng một sóngành mọa kg

a) Nhám ngành khoa học 8Ìa2 BếP ˆ thể 1” ¡ quản trị cổ điển trước đây chỉ chú trọng đên năng suá: &

cản ng việc và coi con người như một công cụ sản xuất, quản tr

hiện đại ngày nay luôn để cao vai trò con người, quan tâm nhiêu hơn

đến con người và từ đó chú trọng nâng đỡ, khuyến khích và đặt niềm

tin nơi người lao động đề họ tự phát triển và đóng góp vào tô chức

một cách tích cực

Khoa học giao tiếp - ứng xử với những nghiên cứu sâu về tâm

lý học, xã hội học, dân tộc học, văn hóa học đã giúp người lao

động văn phòng tự khẳng định vị trí của mình trong tô chức, trong

ê kíp làm việc để từ đó tạo nên động lực, ý chí vươn lên và hoài

bão nghề nghiệp Ngành khoa học này còn giúp người lao động văn

phòng dễ dàng thích ứng với những môi trường làm việc khác

nhau; tránh được những sai lầm trơng giao tiếp ứng xử, biết phòng

tránh các tình huống căng thăng trong quá trình làm việc (stress);

biết trang điểm nhằm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người

và bộ mặt văn phòng; biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin

cậy của khách hàng và đồng nghiệp

b) Các ngành khoa học - công nghệ mũi nhọn như tỉn học, kỹ

thuật máy tính, kỹ thuật viễn thông đã giúp cho văn phòng thực hiện

các hoạt động xử lý thông tỉn, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm

một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc

Bìa với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi và chính xác

28

c) Nhóm ngành khoa học công thái học (Ergonomics) được vận

dụng vào văn phòng nhằm tối ưu hóa các mẫu thiết bị và môi trường

văn phòng, tạo cho người làm văn phòng làm việc thoải mái hơn, đỡ

hao tổn sức lao động hơn mà vẫn đạt được chất lượng, hiệu quả cao

trơng công tác

Nhiều công việc văn phòng trước đây phải bố trí nhiều người, bị chia cắt ở những vị trí làm việc khác nhau (Ví dụ: xử lý giấy tờ - đăng

ký văn bản - đánh máy văn bản - sao in văn bản - truyền phát văn bản

- giao tiếp điện thoại, .) thì nay, chỉ với việc cải tiến bàn làm việc từ hình chữ nhật thành bàn hình chữ L hoặc chữ U cùng với ghê xoay,

một nhân viên văn phòng ngồi một chỗ vẫn có thể thao tác nhanh

chóng, thuận lợi và hiệu quả cao các công việc nói trên

Môi truờng văn phòng được tính toán để thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ôn, màu tường, màu sắc thiết bị và vật dụng văn phòng thích

hợp, trang nhã, hài hòa

đ) Nhóm ngành khoa học kinh tế thông qua việc phân tích hiệu quả kinh tế, xây dựng các tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật đẻ

áp dụng trong văn phòng hiện đại, góp phần tiết kiệm, giảm chỉ phí và

tăng năng suât lao động, nâng cao chất lượng, hiệu quả, mang lại lợi

ích kinh tế rõ rệt trong các nghiệp vụ hành chính văn phòng

Ä) Ngành khoa học tô chức và phương pháp (Organization and methods, viết tắt là O & M) được hiểu là việc nghiên cứu về những hoạt động trong lĩnh vực hành chính, thư ký và văn phòng chỉ tiết nhắm cải thiện các phương pháp và các quy trình làm việc đang được

áp dụng trong quá trình điều hành, tổ chức lao động khoa học trong một cơ quan, tổ chức nhất định N khoa học này ra đời từ nửa đầu thể kỷ XX xuất phát từ một thực tế là chỉ cho công việc văn phòng (ương nhân viên, mua sắm và bảo trì thiết bị kỹ thuật, khối lượng và thời gian xử lý, sắp xếp, lưu trữ công văn giấy tờ ) cũng như đội ngũ

nhân viên văn phòng ngày càng tăng; các dịch vụ văn phòng đòi hỏi

ngày càng mở rộng, lượng phải tốt hơn nhằm phục vụ cho côn

cuộc cạnh tranh và phát triển kinh tế Đó là những nghiên cứu về những ảnh hưởng đến sự phát triển, quản trị và vận hành các văn phòng; giúp nhà quản trị trả lời các câu hỏi thường được đặt ra trong

29

“xa chức như làm gì, tại sao phải làm công việ,

quá trình quán ý mộ làm ở đâu và làm như tệ nào Ngành kho

' hướnŠ ” nàng cách cải tiến các quy trình, phương

chính của một tÔ Chức tông kiểm soát và cơ cấu tô chức .”, tôm

cần thiết như xây dựng các am cụ đông

x lập lưu đồ các quy trình làm việc, x lệc, xây dựng hệ 2ng các

công Việc lU àm cho hoạt động văn phòng gọn nhẹ, hiệu quị

II NỘI DUNG ĐÔI MỚI VÀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN P HÒNG

1 Đổi mới nhận thức về văn phòng và công tác văn phòng

a) Trước hết, về nhận thức chung, cần đổi mới chính quan niệm

của chúng ta về hiện đại hóa văn phòng Cần lưu ý rằng, đôi mới và

hiện đại hóa văn phòng không đơn thuần chỉ là đưa các trang thiết bị

kỹ thuật hiện đại vào văn phòng hoặc xây dựng những tòa nhà văn

phòng to lớn, sang trọng cùng thiết bị kỹ thuật đắt tiền Cần thực hiện

hiện đại hóa văn phòng một cách đồng bộ và toàn diện, từ nhận thức

về vị trí quan trọng của văn phòng đến việc xây dựng tô chức bộ máy

và đội ngũ công chức nhân viên, hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ

trong hành chính văn phòng và hiện đại hóa trang thiết bị cũng như

môi trường làm việc trong văn phòng, v.V

Quan niệm này đã được nêu lên trong bài phát biểu của nguyên

Tổng Bí thư Ban chấp hành Trưng ương Đảng Đỗ Mười tại Đại hội

Đảng bộ Văn phòng Trưng ương ngày 30/11/1994: “Văn phòng càng

sớm hiện đại hóa, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của Đảng Hiện đại

hóa văn phòng cũng không tốn kém lắm, điểu kiện để tăng cường cơ

ng; tích nh ván ng cái quan trọng là phải đào tạo cơ : ứng với trang thiết bị hiện đại mi

việc mới, hiện đại”lÊ § ¡ hiện đại đó, với phong cách làm

"cc gia HN, 2001, lạ” TỬ công tác văn phòng cấp ỉy Đảng, NXB Chính trị Quắc

30

b) Đổi mới nhận thức vẻ ví trí, chức năng của văn phòng:

- Về vị trí, theo cách hiểu thông thường, văn phòng là bộ phận

phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan Cả bộ máy

văn phòng thường chỉ loay hoay với những công việc giấy tờ, hành chính sự vụ, phục vụ hậu cân rất chắp vá và bị động Do vậy, vị trí của văn phòng cũng như vai trò của người làm công tác văn phòng thường

bị cơi nhẹ Ngày nay, cần nhận rõ vị trí “quan trọng đặc biệt” của văn phòng như đã nêu ở các đẻ mục trên

- Về chức năng, văn phòng trong các cơ quan, tô chức vẫn thực hiện hai chức năng cơ bản như đã nêu là tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện vật chất - kỹ thuật cho cơ quan Trơng quá trình thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, mợi văn phòng dù là kiểu cũ hay kiểu mới đều phải thực hiện công việc xử lý thông tin Tuy vậy, công việc xử lý thông tin của văn phòng kiểu cũ thường mang nặng tính thụ động, chủ yếu chỉ là tập hợp tình hình, số liệu và nhìn lại những cái đã qua, những việc đã làm Vì vậy, năng suất lao động, hiệu quả hoạt động của văn phòng là rất thấp

Khi chuyển sang văn phòng hiện đại, xử lý thông tin và cao hơn nữa là chủ động xử lý thông tin được cơi là một mặt hoạt động chủ yếu, bao trùm toàn bộ công việc văn phòng Từ đó, khái niệm công tác văn phòng được hiểu “ như một từ ngữ tổng quát bao gỗm tổ chức, quản lý một thực thể có liên quan đến việc xử lý đữ kiện và thông từ liên quan đến nhiều hoạt động trong chu kỳ sống của hồ sơ, từ lúc khởi đâu, dưới dạng văn bản, thông qua những khía cạnh làm việc khác nhau về thông tin và sự hưu trữ nó, cho đến, có thể là tiêu hủy nớ”'”, Mọi hoạt động của văn phòng đều hướng đến mục tiêu chủ động xử lý thông tin nhằm đón đầu, tiên liệu, dự báo phát triển giúp các cấp quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời Chỉ có như vậy, văn phòng mới góp phần làm tăng năng suất lao động, tạo ra hiệu quả thiết thực, đảm bảo sự sống còn và phát triển của mợi cơ

quan, doanh nghiệp

!® Mike Harvey, Sđử, tr.13

31

các công trình nghiên cứu VỀ quản trị vị _— đ vnh bản pháp luật ở nước ta trong những năm gà

P nhân mạnh đến hoạt động thu thập và xử lý thông tin CỦa vặn

xin và coi đó như là một chức năng cơ bản của văn phòng hiện đạ,

P vì vậy, các tác giả cuốn Nghiệp vụ tư ký văn phòng hiện đụ

(2009) đã cho rằng, khi chuyển sang văn phòng kiểu mới, văn phòng

có “chức năng chủ động xử lý thông từ yêm trợ hành chính của văn

phòng hiện đại”

Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ và

Thông tư Liên tịch số 02/2011/TTLT-VPCP-BNV ngày 28/01/2011

của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ quy định: Văn phòng UBND

tỉnh có chức năng “bảo đảm cưng cấp thông tin phục vụ công tác

quản lý, chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh và

thông tìn cho công chúng theo quy định của pháp luật”;

Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/4/2014 của Chính phủ quy

định: Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có chức năng “cung

cáp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các

cơ quan nhà nước ở địa phương “;

Quy định số 222-QĐ/TW ngày 08/5/2009 của Ban Bí thư Trung

ương Đảng về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy cơ quan chuyên

trách tham mưu giúp việc tỉnh ủy, thành ủy nêu rõ: Văn phòng tỉnh ủy

nu cáp nang Tà mang tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạ

©) VỀ mục tiêu hoạt động của văn phòng: Các nhà nghiên cứu và

bạn phòng ngày nay cho rằng, cần nhấn mạnh ha hai mục

trong điều hành hoạt động của một văn phòng:

Wddng, ánh đạo ban hành được các quyết định lãnh đạo, quả

- Đóp phân đơn giản hóa thủ tục trọn

người lãnh đạo tổ cháo ø quá trình điều hành của

Hai mục tiêu đó có mi liên hệ mật thiết với nhau, cần được thực

hiện một cách đông bộ, nhịp nhàng Xin lưu ý răng, ban hành quyết định đúng là mục tiêu tiên quyết đặt ra cho quá trình quản lý và cũng

là mục tiêu chính của chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng

Tuy vậy, các thủ tục đặt ra trong bước ban hành quyết định và thực thi

quyết định quản lý nếu quá nặng nẻ thì sẽ làm cho bộ máy làm việc,

đội ngũ nhân sự trở nên công kênh; quy trình làm việc rườm rà, qua nhiều tầng nắc trung gian làm kéo dài thời gian, chậm trễ, ách tắc công việc; phát sinh quá nhiều văn bản, giấy tờ và từ đó làm suy giảm hiệu lực, hiệu quả của các quyết định quản lý Ngược lại, nếu thủ tục đơn giản quá mức lại thường dẫn đến tình trạng thiếu thông tin đáp ứng cho yêu cầu quản lý, tạo nên những kẻ hở không đáng có cho quá trình quản lý”"

2 Đỗi mới tổ chức bộ máy văn phòng Cũng như tô chức bộ máy của nhiều loại hình tổ chức khác, bộ máy của văn phòng cần được xây dựng theo những mô hình thống cho từng loại hình cơ quan, tô chức; bảo đảm gọn nhẹ, năng động, có cơ chế phối hợp công việc, chia sẻ thông tỉn hợp lý và có

hiệu quả

Để tô chức bộ máy văn phòng hoạt động nhịp nhàng, vận hành

trôi chảy, các cơ quan, tổ chức cần xây dựng đây đủ quy chế làm việc

của văn phòng và của từng mặt hoạt động chủ yếu trong văn phòng (Ví dụ: quy chế lập chương trình, kế hoạch công tác; quy chế ó chức hội họp; quy chế soạn thảo, ban hành văn bản; quy chế công tác văn Hạo Tụ GỮ, quản lý và sử dựng cơn dấu; quy chế bảo mật hồ sơ, tài

Ấp dụng những phương thức điều hành, quản lý mới như áp dụn

hệ thống quản lý chất lượng (ISO), khoán biên chế, khoán quỹ tin lương; chuẩn hóa các quy trình làm việc và xây dựng tiêu chuẩn về các chức danh công chức, viên chức, tiêu chuẩn văn bản, trang thiết bị

văn phòng; xây dựng các định mức trong công việc văn phòng (diện

?!_ Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản và TT đào tạo ngành nước tại miễn Nam, Cái thiện công việc quản lý - Cải tuện công việc văn phòng, Tp HCM, 2002, tr69

33

° « ` `

LÃ kinh tế - kỹ thụ

trang thiết bị, các định mức ~ kỹ thuật trọ

vn vn lưu tử hư chính lý ài liệu, xử ý ti in hết gi,

ng li diệu, gi mật tài lệ lm ữ `}; ứng dụng cày

nghệ 59 (sảng lọ - sạch sẽ - sắp Xếp - sẵn Sốc ~ sẵn sằng) trong họy

động văn phòng, V.V

3 Đổi mới và hiện đại hóa trang thiết bị và môi trườn

văn phòng

Văn phòng kiểu cũ hoặc văn phòng kiểu mới vẫn bao gồm cắn

trúc ba mặt cơ bản là trang thiết bị văn phòng, con người làm văn

phòng và các nghiệp vụ hành chính văn phòng Ba mặt kẻ trên có mồ

liên hệ chặt chẽ, có tác động qua lại lẫn nhau trong quá trình thực hiện

chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và do vậy cần được phát trên

đồng bộ, không nên xem nhẹ mặt nào Khi chuyển lên văn phòng hiện

đại, ba mặt đó được nâng lên về chất do được đầu tư thích đáng, đảm

bảo cho văn phòng đủ sức thực hiện chức năng xử lý thông tin của

văn phòng hiện đại

a) Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng được coi là thành phần

“cách mạng” nhất và dễ đưa vào văn phòng nhất vì ngày càng được

cải tiên, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức phong phú, đa dạng và

giá thành rẻ Chỉ trơng khoảng 15-20 năm trở lại đây, trang thiết bị kỹ

thuật trong văn phòng đã có những bước tiến hết sức nhanh chóng

Các phương tiện làm văn bản như má C y đánh chữ nhanh ữ chóng

Tae ï mấy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện rồi máy đánh

on non Hệ hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm vớ

Máy th đen) SÁ của nhiều hãng sản xuất nổi tiếng trên thế gii vã

to những Làn Ho, 6Ày cảng Tộng vãi tương công ÚC

khâu sen dạo nạ hứng khả năng, những thuận lợi rất to lớn về c:

chuyển giao văn bạn ` “0u Đỡ, hệ thống hóa và tra tìm các dữ lu ng,

- đã làm cho hoạt động xử lý thông tỉn của vắn phòng quả ngày càng cao, -

Các phương tiện kỹ thua

đức: nữy đến vì '; nh sao chụp, nhân bản tài liệu trước đây xuất hiện máy hot ,

y In ronéo (quay tay, điện .) thì nay đỸ

Ph0fOCopy, máy in ngà i i

% Bầy càng hiện đại (máy in màu

in siêu tốc .) làm tăng khả năng sao nhân văn bản nhanh, đẹp hơn rất nhiều lần

Các thiết bị kỹ thuật truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn như internet cùng các thiết bị viễn thông được sử dựng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn câu trở nên hết sức thuận lợi, nhanh chóng

Ngay cả những vật dụng thông thường trơng văn phòng như bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các loại hộp đựng giấy tờ, giá kệ hô sơ cũng ngày càng tiện dụng, được bày bán khắp các cửa hàng thiết bị văn phòng với hình thức mẫu mã đựp và giá cả thích hợp

b) Không gian văn phòng có nhiều thay đổi theo hướng mở và đã làm xuất hiện những mô hình văn phòng kiểu mới, văn phòng hiện đại, giúp cho hoạt động văn phòng trở nên năng động hơn và mang lại hiệu quả cao hơn Cụ thể như:

- Mô hình văn phòng mặt bằng mở (open plan office) xuất hiện từ 30-40 năm trước đây để thay thế cho văn phòng kín (kiểu đóng) với nhiều nhược điểm Mô bình văn phòng mở có nhiều hình mẫu khác nhau, có điện tích khoảng 60-100 m”, đủ chỗ cho khoảng 20-30 nhân viên làm việc và thậm chí nhiều hơn nữa Văn phòng mặt bằng

mở có nhiều ưu điểm như tạo điều kiện cho dây chuyên công việc, sự liên kết thông tin giữa các khâu trong chu trình xử lý thông tin của văn phòng được liên tục; người lãnh đạo văn phòng kiểm soát công việc của nhân viên được dễ dàng: giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt bằng

và trang thiết bị văn phòng; dễ bố trí lại các vị trí làm việc trong văn phòng khi người lãnh đạo văn phòng có những sáng kiến mới

- Văn phòng điện từ: Chúng ta đã biết đến sự ra đời và sử dụng

ñgày càng rãi thương mại điện tử (e-Commerce) và ngày nay đang chứng kiên sự ra đời của chính phủ điện tử (e-Government) Theo đó, cũng xuất hiện những văn phòng điện từ (e-Office) bao gồm đầy đủ các tính năng, ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý công việc, tạo lập và quản lý văn bản tài liệu, trao đổi thông tỉn, báo cáo, nhằm mục đích thay thế và biện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống, tạo dựng môi trường làm việc điện tử hiện đại,

35

nghiệp tiển khai công việc nhanh chóng, vị

don ti đầu tắ kỳ ào ` Văn phòng áo (Virual Offioe - còn gọi là văn phòng chỉa sử)

tình thức chía sẻ các dịch vụ văn phòng Cửa các cơ quan, danh

nghiệp kí cùng sử dựng chung các tiện ích của vấp phòng nhữ phòn

bọp, khu lễ tân, internet, máy ín hay nhân viên "ô lên, hận viên phụ

vụ nhằm tết kiệm tối đa các chỉ phí (có thể giảm đến 706 kinh phí ạ với việc mở một trụ sở riêng) Ở đây, mỗi doanh nghiệp thuê văn

phòng chỉ bổ tí I-3 nhân viên có phẩm chất, kỹ năng như như giị giao tiếp, năng động, dễ thích nghĩ, chịu được áp lực, làm được nhià

việc một lúc như lễ tân, giao liên, thư ký, có khí còn giao dịch đẻ bán

hàng, v.V

- Văn phòng tiện ích office và hotel (office-tel) là sự kết hợp 2

trong 1, tức là vừa là văn phòng làm việc, vừa là nơi nghỉ ngơi của

nhận viên Mỗi lô dành làm văn phòng có diện tích khoảng từ 25nỉ -

50mỆ, có lối vào riêng Văn phòng này cùng hưởng những tiện ích

như sử dựng chung sảnh lễ tân, khu vực bảng tên công ty, thang máy,

hệ thống viễn thông, với hệ thống kiểm soát an ninh, thẻ an ninh, hệ

thống quản lý tòa nhà đảm bào tính an toàn và chuyên nghiệp, lại

cùng sử dụng chung các tiện ích sinh hoạt của căn hộ cao cấp với hồ

bơi, nhà hàng, khu mua săm, chăm sóc sức khỏe,

Tính tru việt của loại văn này là giúp người làm vi

hg li ng sắc tỀ gảm đi gan dạ hiện quả ao 0 Km

nc gờilậpấa ng đự đẹc vip NGH cứ nhớ l dý 1

hoặc các công ty vừa và nhỏ, v.v TP AC Ị

$ Đạo tạo, bồi dưỡng con người làm công tác văn phòng

Trong văn phòng hiện đại, nhân tố cơn người được coi trọng hơn bao giờ hết Lao động văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ và năng động ngày càng cao Do đó, người

lao động văn phòng cần được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ chuyên môn, kỹ năng tô chức công việc, đặc biệt là kỹ năng xử lý thông tin và kỹ năng giao tiếp - ứng xử Theo hướng đào tạo đó, người lao động văn phòng phải biệt làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ được giao, tạo điều kiện để họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đối công việc, dễ dàng đào tạo lại nhằm đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đời hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị trường sức lao động

5 Tổ chức khoa học các quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng

Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối thiết bị kỹ thuật văn phòng với con người làm văn phòng, làm cho cầu trúc ba mặt cơ bản của văn phòng hiện đại trở nên hài hòa, biến các tiềm năng của văn phòng thành hiện thực Có trang thiết bị văn phòng hiện đại,

có con người làm việc văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao cũng sẽ chỉ lãng phí khi các văn phòng không có được những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học cao

Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng với những quy trình chặt chẽ, hoàn chỉnh và với sự hỗ trợ đắc lực của các trang thiết bị văn phòng hiện đại, làm cho hoạt động hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt và hiệu quả ngày càng cao Chuẩn hóa và quy trình hóa các nghiệp vụ hành chính văn phòng đang là xu hướng được áp dụng ngày càng phỏ biến trong quản trị văn phòng hiện đại Do vậy, mỗi công việc trong văn phòng như xây dựng một bản chương trình công tác, soạn thảo, ban hành một văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, phân loại một khối hồ sơ tài liệu đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn và những quy trình tổ chức thực hiện khoa học, hợp lý

37

VÁN ĐÈ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG Ở NƯỚC Tụ

IL

HIỆN NAY : triển của khoa học - công nghệ, đặc biệt là cạ - ệ bị

tơ v áp lọc my íoh độn, lý tu Hỗ) ông và sự

Hà Tê kinh tế, hội nhập cộng động quốc tế, ở nước ta, vịn

Tà iện đại cũng đã xuất hiện ở nhiều ngành, nhiều cơ quan, vị

các doanh nghiệp lớn, các công ty liên doanh với nước ngoài

mô hình văn phòng hiện đại đã được xây dựng khá phổ biến Trọn;

phòng cũng được hiện đại hóa ở những mức độ khác nhau và thườn;

có sự đan xen giữa văn phòng kiểu cũ và văn phòng kiểu mới Điểm

yếu nhất của các văn phòng ở nước ta là hoạt động văn phòng còn

mang nặng tính bị động, chức năng phục vụ hậu cần và công việc, sự vụ giấy tờ còn nặng nẻ, nhiều khi còn lần át chức năng xử lý thông tin,

Trình độ xử lý thông tin và tin học hóa trong văn phòng còn ở mức

thấp Nguy cơ tụt hậu trong tô chức hoạt động văn phòng là rất nặng

nề Nhiều cơ quan, tô chức cáp huyện và đặc biệt là ở tổ chức cơ sở,

trang thiết bị văn phòng còn nghèo nàn, lạc hậu và người lao động văn

phòng còn ít được đào tạo Do vậy, yêu cầu xây dựng văn phòng theo

hướng hiện đại nhằm đáp ứng u cầu của sự nghiệp đổi mới, công

nghiệp hóa, hiện đại hóa là rất cập thiết và quan trọng /

CÂU HỎI ÔN TẬP CUÓI CHƯƠNG II

„C2 1 Phân tích những yêu cầu đặt ra cho vấn đề đổi mới và hiện

đại hóa văn phòng trong các cơ quan, tổ chức?

Câu 2 Liên hệ với thực tiễn cợ quan, địa phương mà anh/chị

đang công tác hoặc cư trú, theo đánh giá cỷ ` của anh/chị, th công

tác văn phòng hiện nay nhự thể nào) „ Như

Câu 3 Nêu các nội dung đổi mác g8 đổi mới và hiện đại hóa văn phòng? 2A gia

“hản tích một nội dung mà anh/chi hiệu biết sâu sắc nhấn

Chương HI LẬP VÀ TÔ CHỨC THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH,

KÉ HOẠCH CÔNG TÁC TRONG CÁC CƠ QUAN,

TỎ CHỨC

Để lãnh đạo, quản lý điều hành cơ quan, tổ chức một cách khoa học nhằm đạt mục tiêu để ra, các nhà lãnh đạo, quản lý phải có

chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tô chức Chương trình,

kế hoạch công tác là cơ sở đề tập thể lãnh đạo của cơ quan, tô chức chỉ đạo điều hành công việc trong từng thời gian được chủ động, vừa quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa nắm chắc công việc trọng

tâm, không bị sa vào công việc sự vụ, hoặc bị hút vào những việc

trước mắt, nhằm đạt được những yêu cầu mục tiêu cụ thể trong từng

thời gian nhất định trong quá trình thực hiện mục tiêu tông quát có

tính chiến lược

Có thể nói làm việc theo chương trình, kế hoạch phải là yêu cầu

đầu tiên của cách làm việc khoa học trong cơ quan, tô chức nhà nước

và xã hội Văn phòng là bộ phận trước tiên trong cơ quan tô chức có

nhiệm vụ quan trọng hàng đầu là xây dựng chương trình, kế hoạch

công tác hàng năm, sáu tháng, hàng tháng và lịch làm việc tuần của cơ quan, tô chức

Chương này đề cập đến vẫn đề xây dựng và tô chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác trong các cơ quan, tô chức, bao gồm bôn nội dung chính sau đây:

- Phương pháp lập chương trình, kế hoạch công tác

- Khái niệm, vị trí, tác dụng của chương trình kế hoạch công tác

- Nội dung cơ bản của các bản chương trình, kế hoạch công tác

- Quản lý và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch

41

1 Khái niỆ + xoach công tác có thể hiệu là sự định hình, qụ

Cg định hướng và phương thức thực hiện các mục tiệy

Anh M ứng đã đề ra của một CƠ quân, tô chức trong một khoảng thời

geniF40L trình, kế hoạch công tác ướng ƯưỢC thường được thể hiện bằn g

— bản có tên loại tương ứng với môi tính chất của một bản dự

kiến công việc mà cơ quan, tô chức đó phải thực hiện trong khung

thời gian nhát định

Ví dụ I: Sự dự báo có tính phương hướng, chủ trương cho một

khoảng thời gian dài, nhiều năm, thường gọi là chương trình,

Chương trình thông thường có nội dung công việc lớn, có ý nghĩa

quan trọng, lâu dài của đất nước, của địa phương hoặc của lĩnh vực

như: Chương trình tông thê cải cách nên hành chính nhà nước từ

2001 - 2010; chương trình xóa đói giảm nghèo của một tỉnh À từ

205 - 2010; v.v

_ Ví dụ 2: Những hoạt động cụ thể nhằm triển khai những mục tiêu

đã định rong khoảng thời gian ngắn (tháng, sáu tháng, năm) thường

HỘ kế hoạch như: kế hoạch công tác tháng 2 của cơ quan A,

chưc B

m Ví dụ 3: Những công việc cụ thể phải làm trong một tuẦn mang

lh tô chức, thực hiện công việc theo thứ tự nhất định, thường được

thê hiện băng lịch công tác hoặc lịch làm việc

hạ dụng của chương trình, kế hoạch công tác

ương trình, kế hoạch cô nu

dụng cụ thê sau: TS cổng tác có những vị trí, ý nghĩa,

_" Chương trình kế

t chức nhằm đảm bảo cho ong PHƯơng tin Tớ san ch

thông nhất, đứng yêu cậu, ọ mục những hoạt động diễn ra một cách liên tụo, | đích đã đặt rạ, x

-_ ~ Chương trình, kế hoạch là căn cứ, cơ sở để người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc trong từng thời gian, vừa bảo đảm tính chủ động, quán xuyến toàn bộ các mặt công tác vừa thực hiện được những công việc trọng tâm, không bị sa vào

công việc trước mắt, không bị hút vào những công việc mang tính sự

vụ, đảm bảo thực hiện công việc đứng tiến độ đè ra

- Chương trình, kế hoạch còn có tác dựng giúp cho từng cán bộ công chức, từng bộ phận, đơn vị và cả cơ quan, tô chức luôn có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, chủ động trong mọi tỉnh huống, chủ động đối

phó với những sự có bất ngờ có thể xảy ra

- Chương trình, kế hoạch được xây đựng có tính khoa học, tính thực tiễn cao, sẽ là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra

I PHƯƠNG PHÁP LẬP CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC

1 Căn cứ lập chương trình, kế hoạch công tác

Việc lập chương trình, kế hoạch công tác của một cơ quan, tổ

chức phải dựa vào những căn cứ cơ bản sau đây:

- Chủ trương, chỉ tiêu, quyết định và sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên trực tiếp (nếu có);

- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức;

- Những yêu cầu, đề nghị của cắp dưới;

- Môi trường có liên quan, những biến động vẻ tình hình kinh tế,

chính trị, xã hội cả trong nước và nước ngoài;

_ - Sự thay đổi trong môi trường nội bộ: thay đổi về tổ chức, nhân

sự, phạm vỉ hoạt động kể cả về mặt chức năng, nhiệm vụ theo hướng tăng giảm của cơ quan, tổ chức;

- Tiến bộ của khoa học, kỹ thuật, công nghệ mới được áp dụng trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức

43

trình, kế hoạch công tác

2 Nguyễn

R hệ thống đòi hỏi Sử thống nhất và đồng b NgUYPP ˆ ý hoạch của cơ quan, tÔ chức, phải đảm bảo hệ thắng ộ cụ

chương tình, kể NGE” ó1) nhải tuân thủ theo tsắn hành việc theo kế hoạch, đảm bảo các công việc rật tự về thời gìạn

trình tự Đề chồng chéo hoặc đứt đoạn Thông nhất theo hệ thống

lên HE, Ôi dụng chương tình, kế hoạch giữa cập trên và cập

chà Tản hạn và dài hạn, giữa chiVN quán về cả thẩm quyên và các môi liên hệ ngang, đó là sự ến lược và chiến thuật Đảm

phôi hợp nhiều chiều trong xây dựng, bảo vỆ và thực hiện

trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tÖ chức

Tre Nguyên tắc hệ thống còn đòi hỏi các chương trình, kế hoạch phải

phù hợp và thông nhật với nhau về nội dung, trình tự, thời gìan phân

phối sử dụng các nguồn lực, phân cấp thực hiện một cách hợp lý

b) Nguyên tắc ưu tiên

Nguyên tắc ưu tiên đòi hỏi trong hàng loạt những nội dung

những văn đề của chương trình, kế hoạch phải tìm ra các nhiệm vụ

trọng tâm, các hoạt động mang tính quyết định tới sự thành bại của

chương trình, kế hoạch, các nhiệm vụ cân thực hiện trước, để ưu tiên

tập trưng giải quyÊt

c) Nguyên tắc dự phòng

Nguyên tắc dự phòng được hiểu theo hai khía cạnh khác nhau:

- Trong một bản chương trình, kế hoạch phải có các yếu tố

phòng về thời gian, nhân lực, vật lực, tài lực Đó chính là sự cân nhấc,

tên hạn chế nà mm đạn vệ mo ra và tính tới nhự một hệ số ø

Tá 10 duy trì một giới hạn có thể điều chỉnh

chương trình, kế hoạch đã được xây dựng có thê điêu được

- Chỉ ra được danh mục những công việc dự kiến, người chịu

trách nhiệm, thời gian hoàn thành Trong trường hợp cần thiết có thể nêu mức kinh phí, những phương án dự phòng;

- Nội dung phải bám sát và thể hiện được những căn cứ xây dựng

chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tô chức, đảm bảo thực

hiện được chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức và mệnh

lệnh của cấp trên;

- Sắp xếp công việc một cách có hệ thống theo thứ tự ưu tiên, liên hoàn, có trọng tâm, trọng điểm, có các bước hoạt động cụ thể, các mối quan hệ, sự phối hợp trong công tác;

- Ăn khớp với chương trình kế hoạch của các tổ chức khác trong cơ quan, tổ chức (tổ chức Đảng, đoàn thể) có liên quan, đảm bảo sự cân đối giữa các chương trình, kế hoạch năm, sáu tháng và

hăng tháng;

- Có tính khả thi, tránh tham lam, phân bỗ quỹ thời gian hợp lý (không bố trí nhiều cuộc hợp vào những ngày liên nhau hoặc vào những thời điểm không thuận lợi như vụ mùa, lễ hội, sơ kết, tổng kết,

đại hội v.v );

~ Lập chương trình, kế hoạch phải có sự thống nhất từ trên xuống

dưới thông qua bàn bạc, thảo luận Thường cấp trên chỉ đưa ra phương hướng, cấp dưới đóng góp biện pháp Biện pháp thực hiện do cấp dưới, cấp cơ sở đề xuất thường sát hơn vì họ là cấp tổ chức, triển khai

thực hiện trong thực tế;

_- Việc xây chương trình, kế hoạch ngắn hạn phải luôn gắn

với chương trình, k hoạch dài hạn Người xây dựng chương trình, kế hoạch phải có óc sáng tạo, linh hoạt, tạo điều kiện cho chương trình,

kế hoạch có những khả năng thay đôi dễ dàng khi cần thiết

4 Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác Lập chương trình, kế hoạch công tác của một cơ quan, tổ chức

phải tuân theo quy trình cụ thê sau:

45

các thông tin, các dữ liệu có liên quan đến vụ,

, kế hoạch cônB An đờg củ ,

về hoạt động của cơ

-h ngăn cồn th tín Sọet

nhằm XÁC ng việc ấy trong thời gian tới;

¿ kiến của trưởng các đơn vị có liên quan về chưng

í hoạch bằng cách đặt ra với những câu hỏi gợi ý cụ thể:

+ Sự cần thiết về công việc đự kiến phải làm?

+ Tính khả thì của những công việc đưỢc đề ra?

+ Định hướng những công việc phải làm?

+ Những nhiệm vụ phải làm cân bàn bạc cụ thể, chỉ tiết?

Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình, kế hoạch

- Xác định rõ tên gọi của chương trình, kế hoạch công tác của cơ

quan, tô chức, phạm vi thời gian, đối tượng thực hiện;

- Tên của các công việc cần giải quyết;

- Hình thức giải quyết (họp, văn bản, đề án, tô chức hội thảo, đi

CƠ SỞ V.V );

- Thời gian thực hiện

Bước 3: Trình lãnh đạo duyệt ban hành chính thức để tỗ chức

thực hiện

Bước 4: Tổ chức triển khai th hiệ

công tác, kiểm tra định kỳ ực lên chương trình, KẾ hoạch

- Kiểm tra đột xuất,

- Kiểm tra thường xuyên hề So

chỉnh kịp đời khi cận dục hâm đánh giá tiền độ thực hiện và điều

vấn đề gì? nội dung, yêu cầu gì, phạm vi ảnh hưởng thế nào?

Nội dưng công việc đặt ra có hợp pháp, hợp lý không?

b) Xác định địa bàn, vị trí thực hiện chương trình, kế hoạch Nhiệm vụ, công việc đã được đặt ra sẽ thực hiện ở đâu, địa bản nào, cấp nào? Trong nhiều trường hợp, vị trí để thực hiện chương trình, kế hoạch được chỉ ra một cách rất cụ thẻ, chỉ tiết Phân tích những thuận lợi, khó khăn vẻ địa bàn khi quyết định nơi tô chức thực hiện chương trình, kế hoạch

c) Xác định thời gian thực hiện chương trình, kế hoạch Nhiệm vụ, công việc đó thực hiện khi nào? Thời gian chỉ tiết để thực hiện các nhiệm vụ Việc gì trước, việc gì saunhững việc nào đan xen vào nhau Thời gian biểu này phụ thuộc vào nhiệm vụ và nguồn lực Phân phối quỹ thời gian một cách hợp lý và hiệu quả Thời gian là một yếu tổ quan trọng của chương trình, kế hoạch Nó càng đặc biệt quan trọng trong trường hợp cần có sự phối hợp chặt chế giữa các đơn

vị, các tuyến công tác, các nhiệm vụ đòi hỏi tiến hành khẩn trương với thời gian eo hẹp Xác định thời gian tiến hành công việc có ý nghĩa quan trọng vì thời gian gắn liền với điều kiện thời tiết, khí hậu, thời

vụ, thời cơ ' đ) Tại sao lại đặt ra vấn đề, nhiệm vụ đó?

Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác phải đặt câu hỏi tại sao cần giải quyết vấn đề này, nhiệm vụ này và tự nghiên cứu trả lời cho tất cả các câu hỏi đã đặt ra

47

ä) Xác định đôi AM đó của chương trình, kế hoạch do aÌ thực

Nhiệm vn vụ thực hiện cụ thể cho từng người, từng ụ

tin Cải di rổ Tỷ an công phối hợp chặt chế glữa các cá nhận, phận đơn vì và Sử ph đụ

2 Lập kế hoạch công tác năm, tháng, tuần

các lực lượng tham gia, số nguài iệm rõ giữa C;

DIẾPU thuật, các P hắm chất, năng lực cần có, thực hiện nhiêm vụ được nêu trong Chương

được nêu trong chương trình, kế hoạch được

ào, thực hiện như thê nào? Chỉ rõ các phương điều kiện về vật chât, tinh thần cần thiết nhụ ghệ, phương tiện và các nguồn lực đảm

a) Lập kế hoạch công tác năm

Từng bộ phận, từng đơn vị trực thuộc (cấp dưới) dự thảo kế

hoạch công tác năm, gửi về văn phòng cơ quan Văn phòng cân thực

hiện như:

- Tổng hợp và viết dự thảo kế hoạch năm công tác;

- Gửi bản thảo kế hoạch năm xuống cấp dưới và cơ sở đóng góp

ý kiên;

Tổng hợp ý kiến đóng góp của cấp dưới, kèm theo ý kiến của

lãnh đạo trước khi viết lại bản thảo;

- Tổ chức hội nghị cán bộ chủ chốt củ ẫ

thông qua ghị cán bộ chủ chốt của cơ quan để bàn bạc,

_ tà, co eo dồi, kiểm tra việc triển khai thực hiện kễ c —— ® TOẾN CƠ QUan

tô chức và các đơn vị trực thuộc các cơ Sở:

48

b) Lập kẾ hoạch công tác sớu tháng, hàng tháng

- Căn cứ vào kế hoạch công tác năm để xây dựng kế hoạch công tác sáu tháng, hàng tháng;

- Những công việc cẦn thiết, ưu tiên phải giải quyết trong từng sáu tháng và trong từng tháng tiếp theo;

- Kế hoạch công tác sáu tháng và hàng tháng cần phải đưa

Ga nhà cơ guợn, tŠ cực mã chỉ cần tổ chức hội

nghị cán bộ chủ chốt hoặc hội nghị giao ban đề thông qua;

- Văn phòng giúp lãnh đạo theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện

c) Lập kế hoạch hàng tuân/lịch công tác tuân

- Nắm thông tin tình hình thực hiện kế hoạch hàng tuần;

- Xây dựng lịch công tác cụ thể cho tuần tiếp theo;

- Trình lịch công tác tuần cho lãnh đạo xem xét, thông qua;

- Văn phòng giúp lãnh đạo theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện

IV QUẢN LÝ VÀ TỎ CHỨC THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH,

KÉ HOẠCH CÔNG TÁC Nhìn chung lại chương trình, kế hoạch sau khi đã được lãnh đạo

cơ quan thông qua và ban hành, theo dõi thực hiện chương tình, kế hoạch là việc làm rất quan trọng và khó khăn, phức tạp đôi với văn phòng, mà trực tiếp là Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phỏng Hiện tượng thường xảy ra là có chương trình, kế hoạch đã định làm cho nhiều cán bộ, đơn vị thực hiện thường bị động, lỡ việc, tốn nhiều thời gian Nguyên nhân là vì chương trình, kế hoạch không sát thực tế, không lường được hết các diễn biến tình hình và những vấn để đột xuất; vì cơ quan, tổ chức được phân công chuẩn bị để án không được tốt, phải trình đi, trình lại.v.v Vì vậy, đòi hỏi văn phỏng phải bám sát chương trình, kể hoạch công tác, một mặt theo dõi đôn đốc các đơn

vị được phân công chuẩn bị đề án đã ghỉ trong chương trình, kế hoạch,

49

mục tiêu (đề án) chủ yếu ¬¬

-o lãnh đạo cơ quan xác định rõ yêu cầu, nội dụn g

Văn phòng EIÚP _ ¿ giúp đơn vị, người được phân công chuẩn bị

cụ thê của tÙnE cnn v y ảng khởi thảo đề án không bị lạc đề, bảo

đề án tong Ó nội dụng, quy trình và tiền độ đã quy định

đảm đúng Y t ãnh đạo cơ quan, tô chức kiểm

: Thông TN thực hiện chương trình, kê hoạch một cách

An định ng ' anh đạo kết quả tiên độ thực hiện

nghi hoạch, kiến nghị những vẫn đề cân kịp thời xử lý, bổ

ng vn nắn, đôn đốc thực hiện, Kịp thời bô sung, điều chỉnh chương

mù kế hoạch cho sát, phủ hợp với tình hình thực to

Hàng năm, sáu tháng cần có SƠ kết, tông kết, kiểm điểm, đán h giá

rút kinh nghiệm việc thực hiện chương trình, kê hoạch công tác trước

hội nghị toàn thể cơ quan, tô chức

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH CUỐI

CHƯƠNG III

1 Muốn lập kế hoạch, chương trình công tác phải dựa trên những

căn cứ và nguyên tắc gì? Hãy trình bày nội dung cơ bản của các

nguyên tắc phải tuân thủ theo khi thực hiện việc lập chương trình, kế

hoạch công tác của cơ quan, tô chức?

2 Những yêu cầu cơ bản về mặt kỹ thuật khi lập kế hoạch,

chương trình công tác?

3 Các bước khi lập kế hoạch, chương trình công tác? Hãy trình

bày nội dưng cơ bản của mỗi bước đã được xác định?

% Ậ Ầ s ^ À `

4 Những vẫn đề cơ bản gì cần được đề cập đến trong bản chương

trình, kệ hoạch công tác của mỗi cơ quan, tô chức?

lịch kêu: H lập các bản chương trình công tác hàng tháng và

§ tóc hàng tuần của một cơ quan, tổ chức

Trong thời đại bùng nỗ thông tin hiện nay, trên thế giới cũng như

ở Việt Nam, vấn đề sử dụng thông tiỉn trong lãnh đạo, quản lý đã trở thành đòi hỏi tất yếu của sự phát triển đối với cơ quan, tổ chức Để thực hiện tốt chức năng cơ bản của mình là thu thập, xử lý thông tin yễm trợ cho các nhà lãnh đạo, quản lý đưa ra các quyết định một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và có hiệu quả, văn phòng phải tổ chức công tác thông tin một cách khoa học Sự thành công hay thất bại của các nhà lãnh đạo vả quản lý đối với một cơ quan, tổ chức phụ thuộc phần lớn vào công tác tô chức thông tin của văn phòng

Chương này đề cập đén vấn đẻ tô chức công tác thông tin phục vụ

lãnh đạo, quản lý, bao gồm ba nội dung chính sau đây:

- Khái niệm, phân loại, vai trò của thông tin phục vụ lãnh đạo,

quản lý cơ quan, tô chức

- Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý

- Hoàn thiện hệ thống tỉn phục vụ lãnh đạo, quản lý

I MỘT SÓ VÁN ĐÈ CHUNG VÈ THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CƠ QUAN, TÓ CHỨC

1 Khái niệm thông tin _ Thuật ngữ thông tin xuất hiện cùng với sự ra đời của các hoạt

động giao tiếp giữa con người với con người, giữa các bộ tộc với

nhau Thuật ngữ thông tin, tiếng Anh là information có nguồn gốc từ tiếng Latin là informatio, có nghĩa là giảng giải, trình bày, thông báo

Khái niệm thông tin là một trong những khái niệm cơ bản của khoa học hiện đại, liên quan tới rất nhiều các lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội và tri thức

51

3u khái niệm khác nhaw về thông tin:

Hiện có rất HHIẾU *n tin cho nhau đề biết”, thông tin là “điều

Thông tỉn là HP cách khái quát là “tin truyện đi” (Từ địá,

x~ ho biết, ñ 1 95)

muyền 0P “ vựn pà Nẵng, 1223”

Tiếng iạ, NXP tiểu mà người tA đánh giá hoặc nói đến; là tị

-hôn Tạn Ovforl English Dictionar))

thể dng C ĐÁ ác hoạt động” (Mike Harvey, Quản rrị hành chính

¡nh và kiêm

tângòn NXB Thống kê, 200) ¬

án rong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các

vn nhi: về sự kiện đã xảy ra trong hoạt động quản lý và trong

hông ĐÁ ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, và

mạ ng đội thuộc tính của hệ thông quản lý và môi trường xung

những PT ván tao các biện pháp tổ chức, các yếu tố vật chất, uanh, nhằm kiên tạo các Diện P : `

n ằn lực, không gian và thời gian đối với các khách thê quản lý (Học

vn Hành chính Quốc gia, Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức,

NXB Hà Nội, 2002) _

- Thông tin là “sự phản ánh và biến đôi những phản ánh thu nhận

được thành sự hiêu biết về những sự vật, hiện tượng” (Đại học Khoa

học Xã hội và Nhân văn, Kỷ yêu Hội thảo Khoa học lưu trữ học và

văn phòng, Hà Nội, 2001)

Chính vì sự khác nhau về khái niệm, thông tin, để hiểu sâu sắc về

thông tin, cần phải so sánh sự khác nhau giữa dữ liệu và thông tin

Dữ liệu (số liệu và dữ kiện) là những “thông tin thô” ban đầu,

phản ánh một cách rời rạc các hiện tượng, các sự kiện, hoạt động của

các tô chức Nó không cho ta thây được một ý nghĩa tổng thể về sự

vận động, tồn tại và phát triển của một tô chức, cá nhân Những số

liệu, dữ kiện đó chỉ mang tính phản ánh

nà TS sôm rất nhiều loại khác nhau và bao quát trên r4!

liôn tìm ăn nà tu, ch tô chức Các nhà quản lý trong một tổ chức

lìm kiêm, thu thập hệ thống các dữ liệu phục vụ c9

hoạt động quản lý của mình Có thể nói các dữ liệu là nguồn gốc cho

sự ra đời của thông tin Không có đữ liệu thì không có thông tin Thông tin là đữ liệu đã được xử lý, sắp xếp diễn giải theo một cách thức nhất định nhằm phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý

Như vậy, việc xem dữ liệu là thông tin thô, còn thông tin lại là dữ liệu đã được xử lý, sắp xếp, diễn giải theo một cách thức nhất định phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý cũng chỉ mang tính tương đối

vì bản thân từ xử lý cũng chỉ là khái niệm tương đối Thuật ngữ “thu thập và xử lý thông tin” luôn tổn tại trong mọi hoạt động của một cơ quan, tô chức cả trên ý nghĩa xử lý thông tin và xử lý dữ liệu ban đầu Thực tế trong quản lý, thông tin được các nhà lãnh đạo, quản lý hiểu theo nghĩa thực dụng hơn Khi nói đến thông tin là họ nói đến những

gì cần cho việc ra quyết định Bên cạnh họ có vô vàn các dữ liệu,

thông tin, song chỉ khi nào họ cần đến cho những mục đích riêng (quyết định quản lý) thì họ mới gọi đó là thông tin Trong trường hợp

này, thông tin được hiểu theo nghĩa hẹp, thông tin là tập hợp tất cả những đữ liệu đã được xử lý, mã hóa, sắp xếp nhằm giúp cho các nhà lãnh đạo, quản lý đưa ra các quyết định có hiệu quả hơn trong một môi trường cụ thể

Để hiểu sâu sắc thêm vẻ thông tin và dữ liệu, cần quan tâm đến

một vài đặc điểm của thông tin:

Một là, thông tỉn là sự sắp xếp, xử lý các dữ liệu Do đó, thông tỉn

thường mang tính chủ quan của người cung cấp thông tin bên cạnh tính khách quan, thực tiễn của dữ liệu Điều này đặt ra cho các nhà lãnh đạo và quản lý yêu cầu xem xét cụ thể cả hai khía cạnh của thông tin dù đó là loại thông tỉn nào;

Hai là, các nhà quản lý cần lưu ý đến các loại thông tin không chính thức, được cung cấp theo nhiều cách khác nhau Đó có thể là loại thông tin thất thiệt, nhưng có thể có giá trị, vượt trước loại thông

Ba là, mỗi thông tỉn chỉ có giá trị nhất định khi nó được sử dụng vào các loại mục đích khác nhau của lãnh đạo, quản lý Vì thế giá trị

33

so khái niệm giá cả Có thể |q;

án hôn tê TẾ Lân lý này, hưng l khôn

thông ũn và S nh hơn đôi với cấp quản lý khác;

ga vị hoệc là cn có thể bí mắt giá trị nhanh khi được cung cập

gắn là ĐÓ ¡ thống da chỉ là những đã liệu mới Điệu d

Cunh vì vờ S TE Lỗ qạ, nhanh nhất giá tị của thông n ước kụ

in được cập nhật man§ tính thường xuyên Có thể coi

TH là đặc điểm của một số thông tin trong thời đại ngày nạy,

đây nhự Tính cập nhật sẽ làm t năng giá tị của thông tin đã có và hoàn thiện )

các nhà lãnh đạo, quản lý

của thôn§

2 Phân loại thông tin

Thông tỉn tồn tại trong mọi hoạt động của đời sống xã hội Vì tế

thông tin có thể chia thành nhiều loại theo những tiêu thức khác nha,

- Thông tỉn từ trên xuống dưới;

- Thông tin từ dưới lên trên;

- Thông tin ngang;

- Thông tin đan chéo

mùi: Theo hướng quan hệ giữa hệ thống quản lý và đối tuợn§ y:

- Thông tin trực tiếp;

- Thông tin phản hôi

- Thông tin kinh tế,

- Thông tin văn hóa - xã hội;

- Thông tin khoa học - kỹ thuật;

- Thông tin an ninh - quốc phòng

đ) Theo tính chất và đặc điểm sử dụng:

- Thông tin tra cứu;

- Thông tin thông báo

e) Theo cách tiếp nhận thông tin:

- Thông tin có hệ thống (theo chu kỳ);

- Thông tin không có hệ thống (ngẫu nhiên)

g) Theo thời gian:

- Thông tin quá khứ;

- Thông tin hiện tại;

- Thông tin tương lai (dự báo)

h) Theo hình thức truyền tin:

- Thông tin bằng văn bản;

- Thông tin bằng lời nói;

- Thông tin biểu hiện bằng sơ đỏ, đồ thị;

- Thông tin biểu hiện qua ký hiệu, tín hiệu;

- Thông tin qua mạng Internet

Nếu xét theo góc nhìn từ một cơ quan, tổ chức thì mỗi cơ quan, tổ chức đều tồn tại nhiều loại thông tin khác nhau Trong mỗi loại thông tỉn khác nhau ấy lại chứa đựng những số liệu, đữ liệu có giá trị khác nhau đối với các thành viên của một tổ chức Các loại thông tỉn cũng

b)

_ ồn khác nhau một tổ

nh thành tử nhiều TẾ doanh, thông tin có thể chia thìnhcẻ

được hÌ ăng sản xuất - KÌ

- Nhóm thông tỉn về môi trường;

- Nhóm thông tin về nhân sự;

- Nhóm thông tin về tô chức;

- Nhóm thông tin về tài chính;

- Nhóm thông tin về trang thiết bị, cơ sở vật chất

3, Vai trò của thông tin trong lãnh đạo, quản lý: -

Quản lý có thể hiểu một cách đơn giản là: chỉ huy, lãnh đạo, ci ị

quản, tổ chức, chỉ đạo, hạch toán, kiểm tra Theo quan điểm hệ thống,

quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý đến khách thể (hay đổi

tượng quản lý) đề tô chức phối hợp hoạt động của con người tru ƒ

quá trình sản xuât - xã hội nhăm đạt được mục tiêu đã định Phương Ê

tiện được sử dụng đặc trưng cho hoạt động quản lý là thông tin È

tác động quản lý được chuyên tới người chấp hành đều thể hiện dưới

hình thức thông tĩn

đp trao tổng thể khối lượng công việc quản lý thì công việc 4p thông tin, xử lý, è ~ “bA 5

lớn nhất ý, tuyên đạt, lưu trữ thông tin chiếm tỷ tr0§

- Các cơ quan quản lý, các nhà quản lý luôn nhận được tình hình

từ đối tượng quản lý của mình thông qua các báo cáo, thông báo, các

đề án, tờ trình từ cập dưới gửi lên và môi trường bên ngoài cơ quan gửi vào Các cơ quan quản lý phân tích, xử lý đưa ra các quyết định, các biện pháp, các chủ trương là sản phẩm của hoạt động quản lý Do

đó người ta nói thông tin là đổi tượng của quản lý

- Các quyết định chủ trương, biện pháp do các cơ quan quản lý

đưa ra được thể hiện bằng hệ thống các văn bản: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng, thông báo, các bản quy định, hướng dẫn gửi xuống cắp dưới, yêu câu cấp dưới thực hiện nhằm điều chỉnh các mặt hoạt động của đôi tượng quản lý Đồng thời, các cơ quan quản còn dùng những văn bản này đề ki tra đánh giá hoạt động của đổi tượng quản lý Do đó, người ta nói thông tín là công cụ của quản lý

Như vậy, các nhà lãnh đạo, quản lý khi thực hiện chức năng quản

lý của mình đều cần tới các loại thông tin Thực chất hoạt động quản

lý là quá trình tiếp nhận và xử lý thông tin - quá trình thông tin Khi thông tỉn trở thành tri thức sẽ tạo điều kiện cho lãnh đạo ra yết định chính xác hơn, nhanh chóng hơn và hiệu quả hơn Nhưng đề có được sản phẩm thông tin có chất lượng tốt, đạt hiệu quả cao thì nguồn thông tin tri thức để cung cấp phải trơng sạch, có nghĩa là phải qua quá trình

xử lý, “chế biến” nghiêm túc, khoa học Ngay cả hoạt động trí tuệ của

con người trong quản lý cững chính là các hoạt động xử lý thông tin

Chất lượng thông tin được thu thập, xử lý quyết định chất lượng và

hiệu quả của quản lý

Trong thời đại bùng nỗ thông tin ngày nay, thông tin còn được xem là của cải, là nguồn lực của quản lý bên cạnh những nguồn nhân lực, tài lực, vật lực Thông tin còn được xem là bộ não của quản lý vì:

thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức (các đơn vị trong cơ quan, tô chức phải dựa vào thông tin của lãnh đạo, thông tỉn từ các đơn vị khác đề triển khai hoạt động của mình phù hợp với hoạt động chung của đơn vị); thông tin là cơ sở để các nhà quản trị đưa ra các quyết định đúng đắn trên cơ sở nắm được thông tin của cấp trên, cấp dưới, nắm được thời cơ, nguy cơ, sự đe

dọa, điểm mạnh, điểm yếu để đưa ra quyết định; thông tin còn là

57

2ø cửa mỗi cơ quan, tô chức với môi trườn

-an gắn hoạt đồn Z t doanh nghiỆp, nhờ có thông tin mà sẽ

bên ngOÀi- VN biết được nhủ cầu của khách hàng, của nhà ang

Lm nộ cạnh anh của HỒN U

Ir rô CHỨC CÔNG TÁC THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH

ĐẠO, QUẢN LÝ

i Những yêu cầu cần phải thực biện khi tổ chức công tực

thông tin phục vụ lã đạo, quản lý

Để tỏ chức tốt công tắc thông tin phục vụ cho lãnh đạo, quản lý

đi àu hành một cơ quan, tô chức, văn phòng phải tuân theo những yêu

cầu cơ bản sau đây:

- Thông tỉn phải kịp thời: Thông tin không kịp thời thì thông tn

sẽ không có giá trị trong Việc ra quyết định, nhât là trong thời đại ngày

nay, khi mà các cơ quan, tÔ chức đều chạy đua tìm kiểm thông tin thì

nh kịp ời lạ càng quan trọng hơn Thời đại cồn tranh @xD M4

mạnh người đó được, ai yêu người đó thua Thời đại hậu chiên tranh

lạnh, ai nhanh người đó được, ai chậm người đó thua Có thể nói

thông tin sớm quá, hoặc trễ quá có khi còn gây phản tác dụng đối với

hoạt động ra quyết định

.- Thông tin phải chính xác: Thông tin là dữ liệu để các nhà quản

lý tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình, các tình huống xảy ra, do đó

thông tỉn phải bảo đảm tính chính xác Nếu thông tỉn sai lệch sẽ làm

cho kết quả tông hợp, phân tích không chính xác, xử lý không chính

_ từ đó đưa đến những quyết định sai lầm, gây hậu quả xảu, ảnh

ưởng chất lượng và hiệu quả lãnh đạo, quản lý

- Thông tin phải đầy đủ: Thông tin phải đầy đủ "

- : Thông tin phải đầy đủ, đa chiều, đa dạn

đủ, bị các m vẹn được sự vật, hiện tượng Nếu thông tin không đầy

mử VỆ sự vật Tà nh diện sẽ làm cho nhà lãnh đạo, quản lý nhận bã

Thông tỉ en tượng, đưa đến những quyết định sai lâm -

chỉ đời hỏi đậy HN vệ nh hệ thống và tổng hợp: Thông tin không

lượng mà còn phải được xây dựng theo lể thông, khoa

H học Cung cập thông tin có hệ thống, mang tính tổng bợP

- Thông tin phải phù hợp: Thông tin rất đa dạng, phong phú,

phức tạp và được tạo ra từ rất nhiều nguồn, nhiều loại hình khác

nhau Do đó cần bảo đảm tính phù hợp của thông tin với yêu cầu thu thập, xử lý phục vụ cho lãnh đạo, quản lý của mỗi loại cơ quan,

tổ chức khác nhau

- Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bảo mật: Đối với những thông tin thuộc loại tài liệu mật, phải tuân theo của quy định của Đảng, Nhà nước, của cơ quan chủ quản, của cơ quan tô chức cấp trên và của bản

thân mỗi cơ quan, tổ chức nhất định

- Thông tin phải đảm bảo tính hiệu quả: Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản Ï rất tốn kém, đặc biệt là thiết kế cơ sở hạ tầng thông tin Do đó yêu cầu này đời hỏi không phải khai thác thông tin với bất cứ một giá nào mà phải dựa vào yêu cầu thiết kế khai thác

về số lượng, chất lượng, chủng loại và thời gian Việc trang bị máy

móc thiết bị hiện đại cho công tác thông tỉn phải được cân nhắc tính toán kỹ lưỡng giữa nhu cầu và khả năng sử dụng, giữa kết quả mang lại và chỉ phí bỏ ra để tránh lãng phí không cần thiết

2 Quy trình tổ chức công tác thông tin Bước 1: Xây dựng và tỗ chức nguồn tin 1.1 Căn cứ vào nhu cầu của lãnh đạo, quản lý về thông tin để xây dựng và tổ chức nguồn tin

` - Nhu cầu của lãnh đạo, quản lý cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

về thông tin thường tập trung vào các nội dung sau:

359

= XỀ lối, chủ trương của Đảng, pháp | + "¬ _H của cơ quan, tổ chức cấp trên về những

ng 0i liên quan đến tô chức, hoạt động của cơ quan, tổ ch; ức

nh _liên uan đến hoạt động của cơ quân, tô chức, doanh nghiện tin điều tra cơ bản, thống kê (tài liệu gốc) về những nại

The tên vốn, vật tư, nhân lực, phạm vi hoạt động, đối tượng tác độ

ng (khách thê quản lý):

+ Thông tỉn về những nhiệm vụ được g1aO;

+ Thông tin vê tình hình hoạt động thực tÊ của cơ quan, tổ chức

doanh nghiệp trên các Iĩnh vực, các mặt hoạt động chủ ta

+ Thông tỉn về môi trường bên ngoài có tác động trực tiếp hoặc

chỉ phối hoạt động của cơ quan, tô chức, doanh nghiệp,

+ Thông tin từ các đơn vị trực thuộc, các cơ sở cấp dưới;

+ Thông tin phản ánh dư luận xã hội đối với hoạt động lãnh đạo,

quản lý của cơ quan, tô chức, doanh nghiệp;

- Xây dựng các kênh thông tin khác nhau (các nguồn thông tin

khác nhau) đê đáp ứng nhu câu thông tin của lãnh đạo Các kênh

thông trn khác nhau bao gôm:

_ + Kênh thông t từ cấp trên xuống: là các văn bản có nội dung

lãnh đạo, chỉ đạo, hoặc là các tài liệu có tính chất thông tỉn thông báo

hoặc là các ý kiến có tính chất trao đổi, phô biến;

+ Kênh thông tin từ cấp dưới gửi lên như: cô

khulhgiii ii xà gửi lên như: công văn đề nghị, báo

„_ + Kênh thông tin ngang, đan chéo, thông tt

go Án THỦ) : , thông tin khác (từ các cơ quan,

tô n tai vàn tt ức, các đoàn thể, các tổ chức xã hội) Những e tính chật quan hệ, phối hợp, giải quyết công việt; ẽ "

tâmlw từ, thự vn từ các trung tâm nghiên cứu khoa học, tru

+ Kênh thông tin thộ ; ñỹ qua 2A ^ š :

TT man

To

+ Kênh thông tin từ các đoàn khảo sát, tham quan thực tẾ ở trơng

và ngoài nước (đi dự hội thảo, hội nghị, đi tham quan);

+ Kênh thông tin dư luận xã hội (đơn thự, tin đồn đại của dân

chúng liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp)

1⁄2 Thông tin được thu nhận qua các kênh được thiết lập là

những thông tin có nguồn gốc, địa chỉ rõ ràng, minh bạch nhằm bảo đảm tính chính xác tin cậy của thông tỉn

Bước 2: Thu thập thông tín 2.1 Hình thức và phương pháp thu thập thông tin

- Hình thức và phương pháp thu thập thông tỉn rất đa dạng, phong phú không có một chuẩn mực bắt buộc ràng buộc Tùy theo mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác nhau có thể lựa chọn những hình

thức và phương pháp thu thập thông tin phù hợp với mình

Một số hình thức và phương pháp thu thập thông tin khá phổ biến

mà các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp thường áp dụng là:

- Theo chế độ thông tin báo cáo định kỳ của cơ quan như báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo sáu tháng, báo cáo tổng kết năm hoặc theo quy chế tổ chức hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức,

doanh nghiệp;

- Tổ chức hội nghị, hội ý giao ban, hội thảo theo chuyên đề cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cẳn nắm thông tin từ các nhà khoa học,

các đồi tác, các chuyên gia;

- Nắm thông tỉn trực tiếp từ cơ sở;

- Đàm thoại, điện tín, qua mạng thông tin điện tử và giao tiếp 2.2 Yêu cầu của việc thu thập thông tỉn

- Chính xác (phản ảnh đúng khách quan);

- Đồng bộ, đầy đủ (toàn diện, đa chiều);

- Kịp thời: thông ứn là căn cứ quan trọng để đưa ra quyết đị quản lý, xe phữ tên du c©uh do: tông Hà it

61

guớc 3: Phân ích >ử lý (hông ›nh xử lý thông tin

3.1 Quá trình Xứ - Kiểm tra tính chính Xác ben đầu thông tín nhận đụ Ảnh của thông tin, phân tích, tổng

+4 thông tin với những kết luận Á đứng

giá - tổng tn tốt hay xấu, thông tỉn mang đến thỜi c0, nguy cơ hạy

By To và nguyên nhân của chúng Mục đích của việc làm này l

Đầm chuyển các dữ liệu đã thu nhập được thành cơ sở tạo ra thông

- Tạo ra thông tin mới hoặc mới được Đô sung, trước đó chụ

được biết đến (dưới dạng thông tin với những hình thức rút gọn, chính

xác dễ hiểu, dễ thực hiện);

- Cung cấp cho nhà lãnh đạo quản lý những thông tin có chất

lượng, thông tin tỉnh để họ làm cơ sở suy nghĩ, sáng tạo, dự kiến được

các vẫn đề nảy sinh và đi đến chọn các phương án tối ưu đề đưa ra các

quyết định đúng đắn, kịp thời, chính xác và hiệu quả nhất, tức là tạo ra

thông tin mới ở đầu ra trên cơ sở xử lý thông tin ở đầu vào

3.2 Đặc điểm cơ bản của xử lý thông tin

Trước đây, nói đến xử lý thông tin của văn phòng hoặc của các

phòng, ban chuyên môn, là nói đến văn bản, những chỉ đạo đã nhận

được để tiến hành soạn thảo văn bản, đánh máy, ghỉ và dịch tốc ký,

giải quyết văn bản đến, văn bản đi, Văn phòng ở doanh nghiệp thì

tập trung các công việc liên quan đến các công việc kế toán, quản tị

và kệ toán tài chính thu và chí Văn phòng các cơ quan hành chính nhà

scớc tì thụ nhận thông tỉn từ cơ sở, làm thành báo cáo gửi lên cấp

„ + biển, truyền đạt chủ trương, chính sách xuống cấp đưới,

Xuong đổi tượng quản lý của mình

Tn mh Tnhh yếu là nhằm nhân nh nra“n lý „* ly Ẫ đánh

cũ không còn kia được, Do vậy, xử lý thông tin theo truyền thống

cầu, kết quả xự ịo D với thi đại bùng nỗ thông tín hiện nay Yếu

phòng hiện đại: ý thông tin ngày nay của các phòng, ban, của văn

ø l ngày hay là phải góp phần tạo Ta SỰ năng động, nhanh

chóng, kịp thời và mang lại những hoạt động có hiệu quả của cơ quan,

tỏ chức, doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh khóc hệt Xử lý thông ún phải giáp cho các nhà nh đạo, quản lý đụ tồi mm p€ tạo trong Các định, dự báo được những vẫn đề náy sinh và giải quyết những vần để đó một cách hiện quả

Để đạt được các yêu cầu của xử lý thông tin (thể hiện đặc điểm của xử lý thông tín trong thời đại bùng nỗ thông tin, cạnh tranh khốc liệt trên phạm vỉ toàn câu), chức năng xử lý thông tín, yêm trợ của văn

phòng cho lãnh đạo, quản lý phải đảm bảo hai điều kiện:

- Một là tỗ chức mạng lưới thông tin theo dạng ma trận, đan kết vào nhau, bố sung cho nhau Nhờ các máy vi tính nối mạng, thông tin

ở các phòng, ban, các bộ phận đều được phản ánh về trưng tâm xử lý

dữ liệu kịp thời, đẩy đủ, không để xảy ra sự chậm trễ, sai lệch, không

ăn khớp, thiếu chính xác

- Hai là, văn phòng phải nấm và hiểu được công việc của quá trình xử lý thông tin, biết được công việc của mình mang lại hiệu quả cho toàn bộ quá trình xử lý thông tin Do vậy, văn phòng phải thực hiện công việc của mình gắn bó chặt chẽ với các phòng, ban, các bộ phận chuyên môn trơng toàn cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trong

phạm vi hệ thống lĩnh vực, ngành mà mình hoạt động

Bước 4: Cung cắp, phỗ biến thông tin 4.1 Thông tin đầu vào sau khi được tổng hợp, phân tích, xử lý tạo các thông tin đầu ra, cần được cung cấp, phố biến nhanh chóng, kịp

thời tới các đối tượng quản lý cần thiết

4.2 Các hình thức, cung cấp phổ biến thông tin thường được áp dụng hiện nay là:

- Phể biến trực tiếp tại các cuộc họp, hội nghị

- Làm thành văn bản chuyển tải đến đối tượng thông tin

- Chuyến tải qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua

internet

63

pước 5: Lưu trữ, báo quản thông ft

5 1 Lưu trữ thông in được sử dụng không phải chỉ một lần hoặc tín ` Ị

TẾ ữ lại đề phục vụ cho việ khdithc sự dụu lê

À ¡ được lưu trữ XIN sả -

n P hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành đối với mộy ' cơ

Cúc, doanh nghiệp và cho nhu cầu khác của xã hội nếu cận quan, ƒ

52 Bảo quản thông tin

Để thông tỉn được bảo quản lâu dài, tránh tác nhân phá họa; cà, ị

có trang thiết bị, cơ sở vật chất tương ứng nhằm bảo vệ tài liệu, thện,

tin an toàn, bên lâu

Hình (sơ đò) hoạt động của văn phòng về công tác thông tin,

- Hệ thống thông tin gồm có bốn thành phản cơ bản san:

+ Nguồn lực cơn người: bao gồm người sử đựng và các chuyên

gia về bệ thống thông tn;

+ Phần cứng: gồm có thiết bị và các phương tiện kĩ thuật đùng để

xử lý thông tin mà chủ yếu là máy vĩ tính;

+ Phần mềm: gồm các chương trình máy tính các phần mềm hệ

thống, các phần mềm chuyên dụng ;

+ Nguồn dữ liệu: dữ liệu là các thông tin chưa qua xử lý, là đầu vào của hệ thống thông tin ở văn phòng các cơ quan, nguồn dữ liệu chủ yếu là thông tin văn bản

Cơ chế hệ thống thông tin được biểu thị bằng mô hình dưới đây:

Nguồn đữ liệu: CSDL, trỉ thức

HI HOÀN ' THIÊN

ĐẠO, QUẢN LÝ HỆ THÓNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH Hệ thống thông tin quản lý được xây dựng với mục đích chủ yếu

là cung cấp thông n trợ giúp cho lãnh đạo, quản lý cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc ra quyết định và giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ cơ quan, tô chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tỉn này cũng chính là phương tiện quan trọng để văn phòng thực hiện tốt nhiệm vụ đảm bảo thông tỉn cho hoạt động quản lý và chức năng tổng hợp thông tìn, tham mưu giúp cho lãnh đạo trong việc quản

lý, điều hành công việc chung đối với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

65

Hê Ì Ặ lệ thông tin để tp nạo hồng sử dụng nguồn lực cơn người và ^

À xử lý chúng thành cạo 2” “ác nguôn lực dữ liệu như yếu tổ đầu

64 Sản phẩm thông tin là yếu tố đầu ra.

s áp cơ bản để hoàn thiện hệ thống tuạ

- Ti bộ _ s quan, tổ chức, doanh ng hiệp Đệ th

: -ang cao chất lượng của công t Phục vụ lạnh

sánh song tời đủ bùng nô thông n và cạnh trình Khc lv

nạn vàn cu, cần phải đấp íng Hổ ĐỀ PhẮP cơ bản su

đội với việc hoàn thiện hệ thông thông ỦD 9ÿ e7 quan, dụ

- Thiết lập kênh thông tin rõ rằng Đề tránh quá tải thông tin nhà

lãnh đạo, quản lý các cơ quan, tô chức, doanh nghiệp phải đưa ra cặ;

quy tình, sắp đặt dòng thông tin bằng việc xây dựng các kênh tạm

tỉn cụ thể, rõ ràng Các kênh thông tin được xây dựng theo n SH li 1 uyên tức

“câu thông tin” trong việc truyền tin cho đôi tượng quản lý của mình,

Có nghĩa là, khi các nhà lãnh đạo, quản lý phải tự trả lời câu hỏi “Đặc

tượng quản lý của mình có cần thông tn này đê thực hiện chức năng

nhiệm vụ của lãnh đạo một cách có hiệu quả không?”;

- Sử dụng nhiêu kênh thông tin Các nhà lãnh đạo, quản lý các cợ

quan, tô chức, doanh nghiệp có thê khai thác sử dụng nhiều loại kênh

thông un bằng việc giao nhiệm vụ cho những bộ phận ch

hoặc các cá nhân Bi nan: \ có trách nhiệm thu thập, phân tích các khía cạnh lệ RD nh HH co lên 0a

Hà Hà của mộ thông tỉn nhất định Đây là biểu hiện của phương

tức thông Sau ng xử lý thông tin nhắm nâng cao hiệu quả của công

- Tă A : À-

xháp để ảng cường thông In phản hôi Thông tin phản hồi được thiế Ê các nhà lãnh đạo quản lý x Ä + :

thị, mệnh lênh của ho ÿ, quan trị có thê biệt được những chỉ

ệnh của họ có được đối tư ân lý hiểu đú

và thì hành một cách nghiêm ý ¡ tượng quản lý hiểu đúng, chấp nhận

hiểu được thông tn dạ túc hay không? Nếu người truyền tin đi

thể điều chỉnh sửa nhạn„ ; _ợC chấp nhận như thể nào thì họ sẽ có Bà đản ững sai sót có thể xảy ra;

_` Đảo đảm thông tin phải k; "

thông tin là kiểm xá thi đệ thời Mọi biện pháp có hiệu quả trong

tp Hi, đíng lúc, đúng hài cọ a6 n sao cho thông tin nhận được từ đết Chậm tế và nhanh cu đứng thời điểm, đúng thời vụ, đúng

Phản tác đụng, sậy nại qua „ 1uá Khiên cho đôi khi thông tin trở thành

6 ° đMâ xâu, khôn lường:

_ Sử dụng ngôn ngữ đơn giản Sử dựng ngôn ngữ phức tạp dì gật ngữ chuyên môn sâu và đầy ân ý sẽ làm cho người nhận thông tin khó đọc, khó hiểu, khó nhớ và hiểu si lệch Do vậy ng làm công tác thông tỉn phải chọn lọc, cân nhắc sử đụng ngữ

cách ngắn gọn, khúc chiết, rõ ràng, dễ hiểu; vã

_ Đầu tr xây đựng cơ sở vật chất cho hoạt động thông f"- CƠ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải căn cứ vào nh chất 4ý HI: BNG

Hoạt động, điều kiện cụ thể của mình để lựa chọn ph un

cho phù hợp, đảm bảo nguyên tắc: hệ thống, đồng bộ, hiệu

đào tạo, bôi dưỡng VỀ những kiên thức Cơ bản sau:

+ Nghiệp vụ thu nhận, xử lý, lưu trữ, chuyên phát thông tn;

+ Nghiệp vụ sử dụng các phương tiên kỹ thuật và công n8Ệ

thông tin;

+ Phương pháp đánh giá hiệu quả thông tin;

+ Kiểm tra, giám sát, đôn đốc hoạt động thông tin

CÂU HỎI ÔN TẬP CUÓI CHƯƠNG IV

1 Thông tin có vai trò như thể nào trong hoạt độn h0 quản lý? Cho ví dụ cụ thể để mình họa và làm rõ hơn đ ¡ với mỗi vai trò nhất định

2 Tổ chức công tác thông tỉn phục vụ

thủ theo những yêu cầu cơ bản gì? Cho ví dụ

yêu cầu cụ thể

3 Muốn tổ chức tốt công tác thông tin phục vụ Ì

lý, công tác thông tin phải thực hiện theo quy trình

lĩnh đạo quản lý phải tuân minh họa khi nêu từng

ãnh đạo, quản như thế nào?

67

Chương V

TỎ CHỨC HỘI HỌP

Hội hợp là một hình thức của hoạt động đun

Và Ta nhiều giải quyết công việc được tổ chức rất phô bí , chiếm

dụng khá nhiều lệc củ ứng ta và có vai trò rất quan trợnỹ:

- Một số vấn đề chung về hội hợp

- Phương pháp tô chức hội hợp

- Văn phòng với việc tổ chức hội hợp

IL.MỘT SỐ VẤN ĐÈ CHUNG

1 Khái niệm 1.1 Hội hợp là gì?

, Hội họp là hình thức tổ chức nhiên ¡ họp lại để giải quyết

vấn đề hay uất định một điều gì đó trong hoạt động của

một SỬ

quan, tô chức

nuyế nh tà đồ xác định những hành động cản phải Bên Bàn VÀ

8

đó xem xét việc thực hiện chúng.”

? Business Edge, Hội họp và tuyết trình, NXP Trẻ, 2003, tr 6: