Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

Mục tiêu nghiên cứu của khoá luận Công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội nhằm phân tích, đánh giá được thực trạng công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội; Đề xuất những giải pháp để nâng cao... Đề tài Hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Công ty TNHH Mộc Khải Tuyên được nghiên cứu nhằm giúp công ty TNHH Mộc Khải Tuyên làm rõ được thực trạng công tác quản trị nhân sự trong công ty như thế nào từ đó đề ra các giải pháp giúp công ty hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tốt hơn trong thời gian tới.

Trang 1

6b4090 276 f85e 7e79a2 7b4 f9d31306 2ff9828 5326 33d3 1409 b83a2 1eabae5 c78 69b235 50a5 c3c862be85 c992 c8a9 d31 cc7 8eb5 4cfda56e 5e9a28 26f8fcf74 565 4bb45 0f2 178 f0e02 f11 f3 f858 dd7 e448a6 231fe65db2a88 2044 c48 1c3 5a24df6 bc9 b0bcf6 4689 7071a2 696e7 f15 1a28a c446 11fbd8 db86 80ef6b9 8cc9b6 74dc1 df3a6 b9d39e60 7c3 09863 4a0f18e f8e90e f5 f54e 4fe0e e17fc36 91491 3481e 6e 688f0 1fc5a0 f29fe 01a1 f12bc58 e905 f3 c73b1d0e 18686 7c9 5c8 533 ccdd31 d8d 5ac1c03e9 7c0 9d11a 1e51fcb6a1e21 f59a 46c9796 d3ad0 16f5a324 85d6 6092 0b 85cbfd0 b14 f24 f71ee 04fbcfdd5 ed71 5fb4642 584d703 b0754 31c9d59 8785 e42 05bb4 6d10 f6a1 0a49fc87 4f4 ef7ff3 9e845fb 99d8 98157 b65 4c10 7b6 6e5e0 857

203076 c61 1f4 9f0 bca c3e09 e51 c452fb8 e3c6 26d5db4b01 0a9c3f7 752e7 b46e 3 d9d2e cb4 2640a 78d3 1c7 88be 3195e d06 f227a 0a55e6 3c9 5c6 e5bdc8 493b45233 6241c8cf19 f4fe 18aca c143 58ed f87 5118 5b19 39fdd99 4c7 e0b6 5e9fca936 474 d600 f8f5a5205 f30 0647 0eaa75fb c03a6 cd1 296a7 baff2fde4fc88 c5d8 0e7e8 0 05c20 445 f057 6fba59ac8c4e 9bdf4e 2d37a 6e52e 4d1 fc0 d97e 52033 2486 b108 b 6ac85e 6b36 36b4 1df49 c267 c062 235bd48 0e9ed f9 dbd175b8eb7a 87444 0fa0 7 1dfe7 d7f7cf90a6 f92 74c81be 6be3 cbf7ee2 0416 0b53 5f5 7d8 c76 f1e6e 17e9 fe f3a8e f7a276 b2a0 4f9 2b17a 67137 b8a2 b5c136efb1e 7eaf7 81d1f4 316c593 d2c 0a2f44 210d1bfbcc3a7 35d5 1d13 f37 7b1 72d0 079b6dc0dfc35 e5ac1d8a5 f07 b5 ab5a5c1d67 622e0 44fd9c038a98 b3 f82 f5a071 7f5 9adefb04 4eeafe be3 c4c40e 54813e1 1a2e6a 6638e 29b2 0b7 c7e8a 1f7 92736 b1e8 c7ee ba292 7f7 2950 b4a90 b 87d180a 6f6 794a2 2d3 bb70a 4e2d2289aa8 df113fa 96d4 dd6 0d1 555e5 50f50086 24f6fb cc2 c3e2 d82a 7f4 2dc11d3 f7a8 4c9 d529 044 b7cfa91b4143 0b68 8aca f29 c5eac84c3f6 c86 c63 6c6 9f5ae 9f2 1f1 94c4b94 d1 c92e f3b8 8c4 e9b9a 3b5 cb2 8e b4a4b4 8b05 3489 bfa88 9d0 2057a9 3d2fb dd52 510 c0571 74e5 b5d0 9708 eb22 f03 1be6b6b5 d865 d19a15 7c0 c61 287d53f3bbef7 b31 c9b2 6f7 1494 f5a9 52c6be3 c9 9f937 3257 f26 5f9 43b5 6a1771 9851 f86 54481 0935 c52 003e be480 8c5 d5fba3e7 df50 b161 db0 3291ea f55 69f0537a9 e320 25a6bfdb6a95a68 c4 df2 df6e38a9 623 2b77ae3 f85 3222 3db95346 d300 0d8 68e6ddad9 20a7ba 014 ce7d06ee8 95a2fa e1 ab38e52 7a1f04aa55 bce 221d5ac4 2f1 4f8 b883 b9c08a42 99f2488 c61 c615 f54 f 9a4dfb005aa 1c4 96bfb25 b1e0 d760 7750 67084 0577 2254fb1 58f03b2 d6b49817 080f1 60e2 d78 c3f57a67a b43d1d4 9e5d1 7ed5 3e3b57ad1 6592 cc4d62 b9aa8 7e3

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI HỌP TẠI PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI

QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI - 2021

Trang 2

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả thực hiện khóa luận với đề tài “ Công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội”

Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân trong thời gian qua và xin chịu trách nhiệm hoàn toàn nếu có sự không trung thực về các thông

tin được đề cập và sử dụng trong công trình nghiên cứu này

Hà Nội, ngày tháng năm 2021

Sinh viên

Hoàng Thu Hương

Trang 3

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện và hoàn thành đề tài “Công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại phòng Lao Động - Thương binh và Xã hội quận Cầu Giấy thành phố Hà Nội”,

bên cạnh sự nỗ lực và cố gắng của bản thân còn có sự hướng dẫn nhiệt tình của giảng

viên khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các thầy cô đã giảng

dạy trực tiếp những kiến thức chuyên môn, giúp tôi học tập, nghiên cứu và thực hiện

khóa luận

Xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Hoàng Văn Thanh đã hướng dẫn, động viên giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và thực hiện khóa luận này Những đóng góp,

nhận xét của Thầy, đặc biệt là hướng giải quyết vấn đề trong suốt quá trình nghiên

cứu thực sự là những kinh nghiệm và bài học vô cùng quý giá đối với tôi không chỉ

trong quá trình thực hiện khóa luận mà còn giúp ích cho tôi trong công việc và học

Trang 4

DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

1 UBND Ủy ban nhân dân

2 Sở LĐ - TBXH Sở Lao Động - Thương binh và Xã hội

3 Phòng LĐ - TBXH Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội

Trang 5

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

6 Phương pháp nghiên cứu 5

7 Giả thuyết nghiên cứu 5

8 Cấu trúc của đề tài 5

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 7

1.1 Một số khái niệm 7

1.1.1 Khái niệm hội nghị, hội họp 7

1.1.2 Khái niệm tổ chức 7

1.1.3 Khái niệm tổ chức hội nghị, hội họp 8

1.1.4 Một số khái niệm khác 8

1.2 Phân loại hội nghị, hội họp 9

1.2.1 Căn cứ theo cách thức triệu tập cuộc họp 9

1.2.2 Căn cứ theo hình thức tổ chức cuộc họp 9

1.2.3 Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp 9

1.2.4 Căn cứ theo nội dung công việc 10

1.3 Vai trò của hội nghị, hội họp 11

1.3.1 Vai trò tổng kết công việc 11

1.3.2 Vai trò kiểm soát công việc 12

1.4 Nguyên tắc tổ chức hội nghị, hội họp 12

1.5 Quy trình tổ chức một hội nghị, hội họp 14

1.5.1 Giai đoạn chuẩn bị cuộc hội nghị, hội họp 14

Trang 6

1.5.1.1 Trách nhiệm của lãnh đạo và thủ trưởng cơ quan, đơn vị 14

1.5.1.2 Trách nhiệm của thư kí và ban tổ chức 14

1.5.2 Giai đoạn tiến hành cuộc hội nghị, hội họp 17

1.5.2.1 Đón tiếp đại biểu, khách mời và phát tài liệu 17

1.5.2.2 Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận 18

1.5.2.3 Trình bày các bài phát biểu, báo cáo và tham luận 18

1.5.2.4 Bế mạc và ghi biên bản 18

1.5.3 Giai đoạn kết thúc cuộc hội nghị, hội họp 19

1.5.3.1 Kiểm tra phòng họp 19

1.5.3.2 Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị 19

1.5.3.3 Thanh toán các chi phí 20

1.5.3.4 Rút kinh nghiệm tổ chức 20

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1: 20

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI HỌP CỦA PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI QUẬN CẦU GIẤY 21

2.1 Khái quát chung về UBND quận Cầu Giấy và phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy 21

2.1.1 Khái quát chung về UBND quận Cầu Giấy 21

2.1.1.1 Vị trí địa lý 21

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của PLĐ - TBXH quận Cầu Giấy 21

2.2 Các loại hội nghị, hội họp của Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy tổ chức 23

2.3 Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của phòng LĐ -TBXH quận Cầu Giấy 24

2.3.1 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội họp 24

2.3.1.1 Công tác lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp 24

2.3.1.2 Công tác chuẩn bị nội dung hội nghị 31

2.3.1.3 Xây dựng chương trình nghị sự 32

Trang 7

2.3.1.4 Lập danh sách khách mời tham dự, viết và gửi giấy mời 34

2.3.1.5 Chuẩn bị địa điểm tổ chức cuộc họp 36

2.3.1.6 Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ cho cuộc họp 38 2.3.1.7 Công tác truyền thông của cuộc họp 39

2.3.1.8 Công tác y tế của cuộc họp 39

2.3.1.9 Chuẩn bị kinh phí tổ chức cuộc họp 40

2.3.1.10 Chuẩn bị ghi biên bản cuộc họp 40

2.3.1.11 Chuẩn bị các yếu tố khác 41

2.3.2 Giai đoạn tiến hành 42

2.3.2.1 Đón tiếp đại biểu 43

2.3.2.2 Điều khiển các thiết bị kỹ thuật 44

2.3.2.3 Triển khai chương trình cuộc họp 44

2.3.2.4 Theo dõi tiến trình và diễn biến cuộc họp, giữ đúng thời lượng các báo cáo cho đại biểu và giờ giải lao 45

2.3.2.5 Giải quyết những vấn đề khác 47

2.3.2.6 Công tác ghi biên bản cuộc họp 47

2.3.2.7 Bế mạc cuộc họp 48

2.3.3 Giai đoạn kết thúc 48

2.3.3.1 Thông báo kết luận cuộc họp 48

2.3.3.2 Triển khai kết luận cuộc họp 49

2.3.3.3 Quyết toán chi phí 49

2.3.3.4 Lập hồ sơ cuộc họp 49

2.3.3.5 Viết thư cảm ơn đến đại biểu tham dự cuộc họp 49

2.3.4 Công tác tổ chức các cuộc họp trực tuyến trong tình hình dịch bệnh Covid - 19 49

2.3.4.1 Cách sử dụng ứng dụng Zoom 50

2.3.4.2 Ưu và nhược điểm của việc sử dụng ứng dụng Zoom vào trong các cuộc họp của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy 50

2.3.5 Đánh giá công tác tổ chức hội họp tại phòng LĐ - TBXH của UBND quận Cầu Giấy 51

Trang 8

2.3.5.1 Ưu điểm 51

2.3.5.2 Hạn chế 54

2.3.5.3 Nguyên nhân của những hạn chế 55

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2: 55

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 57

3.1 Xây dựng và hoàn thiện thể chế có liên quan đến việc tổ chức hội họp 57

3.1.1 Xây dựng và ban hành quy chế về phối hợp tổ chức công tác hộp họp57 3.1.2 Xây dựng danh mục hội họp, hội nghị hằng năm 59

3.1.3 Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng 59

3.2 Chú trọng nâng cao nghiệp vụ đội ngũ cán bộ công chức 60

3.3 Tăng cường các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ hội họp 61

3.4 Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp 62

3.6 Đề xuất của tác giả về việc giảm các cuộc hội nghị, hội họp trong cơ quan hành chính nhà nước hiện nay 63

KẾT LUẬN 66

TÀI LIỆU THAM KHẢO 67

PHỤ LỤC 68

Trang 9

MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Ngày nay, dưới sự phát triển của toàn cầu, hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp luôn chú trọng luôn chú trọng đến công tác tổ chức hội họp bởi nó là

một trong những hình thức của hoạt động quản lý, giúp cho việc giải quyết công việc,

cung cấp các thông tin trong cơ quan được hoàn thành tốt Ngoài ra, hội họp còn giúp

cho thủ trường của cơ quan đơn vị trực tiếp thực hiện vai trò lãnh đạo, điều hành, nắm

bắt được thông tin, tình hình và các ý kiến đóng góp của cơ quan, đơn vị, cá nhân cấp

dưới Hiện nay, việc thực hiện hội họp trong các cơ quan hành chính nhà nước được

thực hiện theo: Quyết định số 45/2018/QĐ – TTg, ngày 09 tháng 11 năm 2018 của

Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ

quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước Tuy nhiên, việc tổ chức công tác hội nghị,

hội họp không phải chỉ cần thực hiện đúng quy định của pháp luật mà quan trọng hơn

đó là việc tăng chất lượng các cuộc họp để làm sao đạt được hiệu quả tốt nhất, phù

hợp và đáp ứng yêu cần thực tiễn của cơ quan,tổ chức Đặc biệt, từ cuối năm 2019

đến nay, khi dịch bệnh Covid 19 có những diễn biến phức tạp ở trong nước và trên

thế giới, nó tác động rõ rệt đến mọi mặt của đời sống kinh tế, chính trị và xã hội, thì

công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp được thực hiện dưới nhiều hình thức khác

nhau để đảm bảo cho các công việc và nhiệm vụ không bị gián đoạn và hoàn thành

theo kế hoạch đề ra

Phòng Lao động – Thương binh Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Cầu Giấy (thành phố Hà Nội) có nhiệm vụ tham mưu, giúp UBND quận thực

hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công và các chính

sách xã hội; thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của UBND quận

và theo quy định của pháp luật Trong hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ, việc

tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp là một trong những nhiệm vụ quan trọng, là một

trong những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động tại đây Tuy nhiên, công tác tổ chức

hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy vẫn còn

tồn tại những vướng mắc và khó khăn nhất định: chất lượng của một số cuộc họp

chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra, một số cuộc họp không đi đến được sự thành công

Trang 10

như mong muốn và kì vọng mà nguyên nhân của nó xuất phát từ chính công tác chuẩn

bị và tổ chức các cuộc hội nghị và cuộc hội họp đó

Sau quá trình thực tập tại phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, tác giả nhận thấy công tác tổ chức hội nghị, hội họp của

Phòng bên cạnh những ưu điểm vẫn còn những hạn chế nhất định Do đó, việc lựa

chọn đề tài “Công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh

Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp

Lịch sử nghiên cứu

Công tác tổ chức hội nghị, hội họp trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

đã được nhiều tác giả và các nhà nghiên cứu khoa học quan tâm, đề cập và khai

- Những công trình trên đều là cơ sở lí luận để nghiên cứu thực tiễn

Bên cạnh đó, còn có các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập cũng nghiên cứu về công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp:

- Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức Hội họp của Văn phòng UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” của tác giả Ngô Thị Hải Anh, Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội, năm 2015

- Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức và điều hành các cuộc hội họp của UBND huyện Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng” của tác giả Lê Thị Dung, Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội, 2015

Trang 11

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp của UBND

xã Lệ Xá” của tác giả Vũ Thị Nhân, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, 2011

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu công tác tổ chức Hội thảo tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Thoa lớp TKVPK3 Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu quy trình tổ chức một loại hình hội họp của cơ quan, tổ chức” của tác giả Nguyễn Phú Thành lớp TKVPK3, Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội, năm 2010

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công

ty Điện lực Hai Bà Trưng” của tác giả Vũ Thị Giang, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,

năm 2017

Ngoài các cuốn sách, giáo trình, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập đã được đề cập ở trên đây, có rất nhiều bài viết, bài báo đề cập tới công tác này:

Phùng Văn Mùi, Báo Dân trí, Bàn thêm về việc họp hiện nay:

http://dantri.com.vn/ban-doc/ban-them-ve-viec-hop-hien-nay [Truy cập ngày 25

tháng 03 năm 2021]

Tâm Phúc, Báo Lao động, Giảm – nâng cao chất lượng hội họp:

http://m.laodong.com.vn/dbscl/giam-nang-cao-chat-luong-hoi-hop- [Truy cập ngày

12/02/2021]

Phúc Huy, Báo Tuổi trẻ, Quá tải hội họp – Phải cải cách cơ chế quản lý, http://tuoitre.vn/tin/chinh-tri-xa-hoi/20080806/qua-tai-hoi-hop-bai-.3-phai-cai-cach-

co-che-quan-ly/272236.html [Truy cập ngày 06/04/2021]

Mặc dù có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp; tuy nhiên chưa có công trình nghiên cứu trực tiếp vấn đề này tại phòng

Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy Đây là cơ hội để tác giả được nghiên

cứu và hoàn thành đề tài của mình

Mục tiêu nghiên cứu

Thực hiện đề tài này, tôi hướng đến các mục tiêu sau:

Mục tiêu chung:

Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp của Phòng

Trang 12

Lao động – Thương binh Xã hội Để từ đó đưa ra những giải pháp để nâng cao hiệu

quả công tác tổ chức hội nghị, hội họp của đơn vị

Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện được các nhiệm vụ nêu trên, đề tài cần hoàn thành được 4 nhiệm

vụ sau:

Thứ nhất: Tập hợp, phân tích và tổng hợp các kiến thức lý luận chung về công tác tổ chức hội nghị, hội họp qua các giáo trình, sách báo, tạp chí, các trang web trên

Internet, các đề tài nghiên cứu khoa học và các tài liệu liên quan khác

Thứ hai: Tìm hiểu khái quát về Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy, thành phố

Hà Nội, về Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy để tìm hiểu một

cách khái quát về lịch sử hình thành, quá trình phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ

cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận và Phòng Lao động – Thương binh Xã hội

Thứ ba: Tiến hành khảo sát, tìm hiểu về công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy Qua việc tìm hiểu có thể đưa

ra các nhận xét và đánh giá về công tác này

Thứ tư: Thông qua việc đã nghiên cứu và tìm hiểu về công tác này, đề xuất một số giải pháp thiết thực, mang tính phù hợp, góp phần nâng cao chất lượng công

tác tổ chức hội nghị, hội họp của đơn vị

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Trong đề tài này, tác giả tập trung nghiên cứu những vấn đề liên quan đến các cuộc hội nghị và hội họp của Phòng Lao động – Thương

binh Xã hội quận Cầu Giấy

Trang 13

Phạm vi nghiên cứu: tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy từ năm 2017 đến 2020

Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng trong đề tài bao gồm:

Phương pháp phỏng vấn: sử dụng các câu hỏi để phỏng vấn các cán bộ, công chức đang làm việc tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy nhằm

nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng

Phương pháp nghiên cứu, phân tích các tài liệu đã thu thập được: đó là việc nghiên cứu và phân tích các tài liệu có liên quan đến đề tài của tôi nhằm khai thác các

nội dung cần thiết cho đề tài Ngoài ra, tại thư viện Tạ Quang Bửu, thư viện trường

Đại học Nội vụ Hà Nội và các trang web uy tín trên Internet, tác giả tiến hành thu

thập, tiếp thu và chắt lọc những thông tin và tài liệu phục vụ cho đề tài

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: thu thập các tài liệu có liên quan đến

đề tài, từ đó sàng lọc những thông tin cần thiết và loại bỏ những tài liệu những vấn

đề không cần thiết cho việc nghiên cứu

Phương pháp tổng hợp và đánh giá: Qua quá trình tìm hiểu và phân tích và tiến hành tổng hợp, đánh giá công tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng LĐ -

TBXH quận Cầu Giấy

Giả thuyết nghiên cứu

Trong những năm qua, công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp tại Phòng

LĐ - TBXH quận Cầu Giấy đã đạt được những thành tích đáng kể, nhận được những

sự khen thưởng của lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy và của Sở Lao động – Thương

binh Xã hội thành phố Hà Nội Song, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất

định Do đó, nếu tổ chức một cách khoa học có hiệu quả các cuộc họp, các cuộc hội

nghị sẽ nâng cao việc hoàn thành nhiệm vụ, chất lượng hoạt động của phòng LĐ -

TBXH Cầu Giấy

Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, đề tài của tôi được hợp thành bởi 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức hội nghị, hội họp Tại chương này, tôi trình bày khái quát lý luận chung về công tác tổ chức hội

Trang 14

nghị, hội họp về: Khái niệm, vai trò, phân loại, nguyên tắc tổ chức và quy trình tổ

chức hội họp Chương này là tiền đề để tôi nghiên cứu về thực trạng công tác tổ chức

hội nghị, hội họp của Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy tại

tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu

Giấy Trên cơ sở đó, đưa ra những nhận xét, đánh giá và các nguyên nhân của những

hạn chế còn tồn tại

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy

Từ những lý luận của Chương 1 và những thực tiễn khảo sát đánh giá công tác

tổ chức hội họp ở Chương 2, tôi đưa ra một số giải pháp góp phần nâng cao chất

lượng công tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng Lao động – Thương binh Xã hội

quận Cầu Giấy nhằm giúp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hành chính văn phòng

tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy

Trang 15

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP Một số khái niệm

Khái niệm hội nghị, hội họp

Trong các yếu tố cấu thành nên hoạt động của cơ quan, tổ chức; hội nghị, hội họp là một trong những nội dung qua trọng và không thể thiếu

Theo một nghĩa chung nhất, hội nghị, hội họp được gọi chung là họp Họp được hiểu là một sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo một quy định, tại

một địa điểm và thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, thảo

luận, bàn bạc, trao đổi các thông tin hoặc đưa ra các biện phát thiết thực nhất về một

vấn đề cần được giải quyết, các nhiệm vụ và người họp xem là cần thiết, phục vụ cho

công việc của chính mình

Tại Khoản 1 Điều 3 quyết định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm

2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều

hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước đã đưa ra định nghĩa về hội

nghị, hội họp như sau: “Họp, hội nghị là một hình thức của hoạt động quản lý nhà

nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành

chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công

việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp

luật”

Như vậy, có thể định nghĩa hội nghị, hội họp như sau: Hội nghị, hội họp là một trong những nội dung rất quan trọng, là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc

tiếp xúc có tổ chức vào mục tiêu của một cơ quan nhằm quyết định một vấn đề thuộc

thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị, thông qua đó thủ trưởng

của cơ quan có thể trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành hoạt động trong việc thực

hiện các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của

pháp luật và theo nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan đó

Khái niệm tổ chức

Tổ chức là một từ phổ biến và được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau

Theo Từ điển Tiếng Việt [10;1007] thì tổ chức được định nghĩa như sau:

Trang 16

- Làm cho thành một chỉnh thể, có cấu tạo và những chức năng chung nhất định

- Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có hiệu quả tốt nhất

- Làm công tác tổ chức cán bộ Theo triết học thì tổ chức chính là cơ cấu tồn tại của sự vật Mọi sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định của các yếu tố thuộc nội

dung Tổ chức vì vậy chính là thuộc tính của bản thân các sự vật”

Theo nhân loại học, tổ chức là một tập thể của con người được tập hợp nhau lại để cùng thực hiện một nhiệm vụ chung nào đó

Theo Chester I.Barnard thì: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là:

“Việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi

nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều

kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp” [7;227]

Tóm lại có thể hiểu tổ chức là bố trí, phân công, sắp xếp công việc, có sự phối kết hợp của nhiều người nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức, đơn vị

Khái niệm tổ chức hội nghị, hội họp

Từ khái niệm tổ chức và hội nghị, hội họp có thể đưa ra khái niệm tổ chức hội nghị, hội họp như sau:

Tổ chức hội nghị, hội họp là sắp xếp, phân công, bố trí, phối hợp của nhiều người, tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một cơ quan nhằm quyết định một vấn đề

thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan trực

tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc các công việc thuộc chức năng,

thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật

Trang 17

chú hoặc kế hoạch cho những vấn đề mà đã được tham dự Nói cách khác, nó đề cập

đến danh sách các chủ đề hoặc điểm sẽ được thảo luận trong một cuộc họp hoặc hội

nghị

- Hồ sơ cuộc họp: là toàn bộ các văn bản, giấy tờ có liên quan đến công tác tổ chức cuộc họp

1.2 Phân loại hội nghị, hội họp

Hội họp hay hội nghị là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công tác của cơ quan Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của

cơ quan mà cơ quan có những cuộc họp khác nhau Có thể phân chia hội họp và hội

nghị theo các tiêu chí sau:

1.2.1 Căn cứ theo cách thức triệu tập cuộc họp

Căn cứ vào cách thức triệu tập cuộc họp, hội nghị được phân loại như sau:

- Họp định kì: là cuộc họp thông tin định kì, mang tính thường xuyên (tuần, tháng, quý, năm) của cơ quan nhằm trao đổi, nắm bắt tình hình hoạt động liên quan

đến hoạt động của cơ quan, đơn vị

- Họp đột xuất: Là cuộc họp mang tính đột xuất của cơ quan nhằm phổ biến, trao đổi tình hình, triển khai công việc mang tính chất bất thường của cơ quan

1.2.2 Căn cứ theo hình thức tổ chức cuộc họp

- Họp chính thức: là cuộc họp được tổ chức công khai, mở rộng theo yêu cầu công việc, kế hoạch công tác hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo

- Họp không chính thức: là cuộc họp được tổ chức nội bộ, không công khai, nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật theo yêu cầu của lãnh

đạo

1.2.3 Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp

- Họp trao đổi thông tin là cuộc họp được tổ chức nhằm phổ biến, truyền đạt, trao đổi thông tin, nắm bắt tình hình hoặt động của cơ quan, đơn vị nhằm giải quyết

Trang 18

trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị”[2;66]

Ngoài ra còn có các cuộc họp lấy ý kiến ban hành quyết định quản lý, truyền đạt chủ trương, chính sách

1.2.4 Căn cứ theo nội dung công việc

Căn cứ vào quy trình quản lí, lãnh đạo, hộp họp được chia thành 7 loại, bo gồm: Họp tham mưu, tư vấn; họp giải quyết công việc; họp chuyên môn; họp giao

ban; họp điều phối công việc; họp tập huấn triển khai; họp tổng kết; họp sơ kết hoặc

tổng kết; họp chuyên đề; họp trực tiếp; họp trực tuyến từ xa Theo Điều 3 quyết định

số: 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy

định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành

chính nhà nước, các cuộc họp này được định nghĩa như sau:

- Họp tham mưu, tư vấn: Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các

cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có

thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền

- Họp giải quyết công việc là cuộc họp của thủ trưởng cơ quan thuộc hệ thống hành chính cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc với cán bộ, công

chức của cơ quan để giải quyết công việc thường xuyên hoặc bàn giải quyết những

vướng mắc trong hoạt động quản lý, điều hành; thống nhất ý kiến chỉ đạo giải quyết

những công việc có tính chất quan trọng, phức tạp, liên quan đến nhiệm vụ của nhiều

cấp, nhiều ngành; xử lý những nội dung còn có ý kiến khác nhau trước khi ban hành

quyết định, những nội dung vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để đánh giá tại

chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới

- Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ, chương trình, kế hoạch, báo cáo

- Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước

để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện

chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên

- Họp điều phối xử lý công việc là cuộc họp do người được thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ủy nhiệm chủ trì họp với các cơ quan liên quan để trao đổi

Trang 19

những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, thống nhất ý kiến trình cơ quan có thẩm quyền

xem xét, quyết định công việc

- Họp tập huấn, triển khai (hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương,

chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước trong cơ quan, đơn vị hoặc trong

từng ngành, địa phương

- Họp sơ kết, tổng kết (hội nghị sơ kết, tổng kết) là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác sáu tháng, hàng năm hoặc

một giai đoạn và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho sáu tháng, năm tới hoặc

một giai đoạn của cơ quan, đơn vị, của ngành, địa phương

- Họp chuyên đề là cuộc họp để bàn, triển khai hoặc sơ kết, tổng kết việc thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng trên phạm vi toàn quốc, một số địa

dùng, mạng nội bộ (mạng WAN) hoặc mạng internet để những người ở vị trí địa lý

khác nhau có thể cùng tham gia cuộc họp từ xa, mà ở đó họ có thể nghe, nói, nhìn

thấy nhau như đang ở chung một phòng họp

1.3 Vai trò của hội nghị, hội họp

1.3.1 Vai trò tổng kết công việc

Đây là vai trò rất quan trọng của hội họp và hội nghị Thông qua các cuộc họp

sơ kết, tổng kết, họp báo cáo sẽ giúp lãnh đạo cơ quan tổng kết được các công việc

đã diễn ra, hoàn thành, những việc chưa làm được, từ đó nhận xét, đánh giá, rút kinh

nghiệm, đồng thời đề ra các giải pháp để góp phần nâng cao, cải thiện công việc

Phương pháp điều hành công việc của nhà lãnh đạo, giúp các nhà lãnh đạo truyền đạt

các thông tin quản lý một cách công khai minh bạch thông qua tổ chức các cuộc hội

họp

Họp có vai trò trao đổi thông tin, cung cấp thông tin, thu thập thông tin và trao

Trang 20

đổi thông tin

Bên cạnh đó, thông qua các cuộc họp nhà lãnh đạo có thể nắm bắt kịp thời, nhanh chóng, đầu đủ và chính xác các thông tin phản hồi, ý kiến đóng góp của các

đơn vị, bộ phận, nhân viên nhằm nhanh chóng điều hành công việc, giải quyết, đảm

bảo hoạt động của cơ quan Khi cần nhiều ý kiến đóng góp, lãnh đạo cơ quan tổ chức

các cuộc họp để thu thập ý kiến một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ

Thông qua cuộc họp, các thành viên có thể trao đổi thông tin về công việc, cùng nhau bàn bạc, thống nhất cách làm việc, cách thực hiện hay những thông tin đột

xuất

Tổ chức hội họp cũng là để cung cấp thông tin đến các thành viên trong cơ quan, giúp các thành viên nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ thông tin và chủ động trong

giải quyết công việc

1.3.2 Vai trò kiểm soát công việc

Các cuộc họp, hội nghị là rất quan trọng trong việc giúp lãnh đạo cơ quan kiểm soát được công việc Thông qua cuộc họp sẽ xác định những hoạt động cần thiết và

cần thực hiện của cơ quan, đơn vị, từ đó thiết lập những kế hoạch, lịch trình, kịch bản

để thực hiện các công việc đã đề ra

Không chỉ có vậy, vai trò kiểm soát công việc trong hội họp hay hội nghị còn giúp cho Thủ trưởng và lãnh đạo đơn vị cũng như người được phân công thực hiện

nhiệm vụ có thể lường trước những tình huống phát sinh và bước đầu phác họa cách

giải quyết Như vậy, hoạt động của cơ quan, tổ chức được diễn ra một cách hiệu quả,

hoàn thành tốt yêu cầu cấp trên đề ra

1.4 Nguyên tắc tổ chức hội nghị, hội họp

Tại Điều 4 quyết định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ

quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước đã đưa ra nguyên tắc về tổ chức cuộc họp

Trang 21

quyền lên cho cấp trên giải quyết

- Tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ; công khai, minh bạch và bảo đảm bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật

- Tổ chức cuộc họp theo kế hoạch công tác hoặc khi thực sự cần thiết phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; với tính chất

và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị

- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong chỉ đạo, chủ trì, tham dự cuộc họp, trách

nhiệm của các cơ quan bảo đảm, phục vụ cuộc họp

- Lồng ghép, kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan với nhau hợp lý;

đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức họp; cải tiến, đơn giản

hoá thủ tục trong tổ chức cuộc họp; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết

kiệm, không phô trương, hình thức

- Không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cho công dân

và tổ chức theo quy định của pháp luật

- Các trường hợp không tổ chức cuộc họp:

+ Họp giải quyết các công việc thường xuyên trong tình hình có thiên tai hoặc tình trạng khẩn cấp

+ Họp giải quyết công việc đã được phân quyền, phân cấp, ủy quyền cho thủ trưởng cơ quan hành chính cấp dưới giải quyết

+ Họp giải quyết công việc đã được pháp luật quy định giải quyết bằng các cách thức khác không phải thông qua cuộc họp

+ Họp nghe báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cấp dưới thay thế cho việc kiểm tra trực tiếp đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới và cơ sở

+ Họp kết hợp với tham quan, giao lưu, nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để

tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động

Trang 22

1.5 Quy trình tổ chức một hội nghị, hội họp

1.5.1 Giai đoạn chuẩn bị cuộc hội nghị, hội họp

1.5.1.1 Trách nhiệm của lãnh đạo và thủ trưởng cơ quan, đơn vị

Trong giai đoạn trước khi cuộc họp được diễn ra, người lãnh đạo của cơ quan, đơn vị cần xác định mục tiêu của cuộc họp hướng về đâu, về vấn đề gì, vì sao lại tổ

chức cuộc hội nghị, hội họp đó Việc xác định mục đích rõ ràng và thực tế là một

trong những điều quan trọng nhất của công tác chuẩn bị cuộc hội họp Trên cơ sở

nhận diện được lý do hình thành cuộc hội họp, người lãnh đạo hay Thủ trưởng đơn

vị đề ra các nội dung cần giải quyết, bao gồm những vấn đề, những luận điểm xung

quanh chủ đề của cuộc họp Từ đó, việc xác định thành phần tham gia gồm những tổ

chức, đơn vị, cá nhân có liên quan đến tham dự cuộc hội họp đó Ngoài ra, một trong

những vấn đề quan trọng nhất của công tác chuẩn bị hội họp đó là việc xác định ngày

tháng năm và thời gian cụ thể tiến hành cuộc họp và địa điểm cuộc họp Việc xác

định thời gian và địa điểm của cuộc hội nghị, hội họp cần căn cứ trên nhiều phương

diện và yếu tố cấu thành

Không chỉ có vậy, lãnh đạo và Thủ trưởng đơn vị cần phải xem xét và giải quyết các vấn đề liên quan khác như: chương trình nghị sự của cuộc họp, trách nhiệm

của người ghi biên bản cuộc họp, kiểm tra nơi diễn ra cuộc họp và các trang thiết bị

phục vụ cho cuộc họp như: máy chiếu, máy tính, loa, đài, bàn, ghế,

1.5.1.2 Trách nhiệm của thư kí và ban tổ chức

Ban tổ chức của cuộc hội họp là người chịu trách nhiệm toàn bộ trong việc tổ chức cuộc hội nghị, hội họp đó Do vậy, họ là những người cần hiểu rõ mục đích, nội

dung, chủ đề hội nghị, hội họp từ đó đưa ra quyết định thành phần tham dự cuộc hội

nghị đó

a, Lựa chọn ngày tháng tổ chức cuộc họp, hội nghị:

Ấn định thời gian cụ thể của cuộc họp: ngày, giờ, độ dài thời gian của cuộc hội nghị, hội họp đó Thông thường, các cuộc hội nghị, hội họp lớn và trang trọng

theo nghi thức được ấn định trước vài tháng hoặc cả năm nhằm đảm bảo cuộc họp

được tổ chức tại các phòng họp, các địa điểm lớn theo đúng lịch Ngoài ra, các cuộc

họp có quy mô nhỏ hơn thường được lên kế hoạch trước trong khoảng thời gian từ 1

Trang 23

đến 3 tháng Việc ấn định thời gian và lên kế hoạch này giúp cho cuộc họp được

chuẩn bị một cách chỉn chu và tiến hành đạt hiệu quả cao

Sau khi ấn định và lựa chọn ngày, thư kí phải ra soát lại toàn bộ lịch công tác

để xem có trùng với các cuộc họp khác hay trùng vào ngày nghỉ không Nếu xuất hiện

việc trùng lặp cần báo cáo lại ban tổ chức để tiến hành tìm ngày tổ chức sao cho phù

hợp Và thư kí có trách nhiệm ghi thời điểm tổ chức hội nghị, cuộc họp và lịch công

tác của cơ quan, đơn vị

Xây dựng chương trình cụ thể cho từng nội dung của cuộc hội nghị, hội họp:

từ mục đích của cuộc họp, người thư kí và ban tổ chức lên kế hoạch xây dựng chương

trình cụ thể cho các nội dung liên quan Nó giúp cho cuộc hội nghị, hội họp được diễn

ra đúng vấn đề cần giải quyết, hiệu quả hơn, người tham dự cuộc họp nhìn nhận được

nội dung một các chi tiết các vấn đề

Phân công người, bố phận chịu trách nhiệm trực tiếp cho từng phần công việc như: trang trí phòng họp, chuẩn bị cơ sở vật chất trong phòng họp, trang thiết bị phục

vụ như máy ghi âm, máy điện thoại, máy chiếu Các bộ phận có trách nhiệm với

công việc được giao và phối hợp với nhau để đảm bảo cuộc họp được diễn ra thành

công

Chuẩn bị hồ sơ cuộc hội nghị, hội họp: Thông thường, tại các cơ quan, tổ chức,

hồ sơ cuộc họp cần được chuẩn bị như các văn bản tờ trình, kế hoạch, công văn, giấy

mời, danh sách và các tài liệu lên quan, cần thiết đến cuộc họp

Bên cạnh đó, việc chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo trong từng cuộc họp là một kĩ năng rất quan trọng và thể hiện khả năng làm việc của người thư kí và ban tổ chức

Các tài liệu này thông thường là những bản báo cáo, đề án, thuyết trình

Soạn thảo một bản lịch trình kế hoạch: Lịch trình kế hoạch là một công cụ quản lý cơ bản, bao gồm một danh sách các thời điểm các nhiệm vụ, sự kiện hoặc

hành động theo thứ tự thời gian dự kiến sẽ xảy ra Đây cũng là công cụ giúp cho việc

hoạch định và phối hợp trong cuộc họp được nâng cao Nó là một bản danh sách kiểm

tra những điều phải làm

b, Xây dựng và soạn thảo chương trình nghị sự:

Chương trình nghị sự là bản danh sách các đề nghị theo thứ tự Thư kí hoặc

Trang 24

người được giao nhiệm vụ phải thảo luận với lãnh đạo, trình lãnh đạo phê duyệt

chương trình nghị sự đó và đồng ý với bản thảo đó trước khi in

c, Lập danh sách đại biểu, khách mời tham dự cuộc họp Công tác lập danh sách các đại biểu và khách mời đến tham dự hội họp là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả và chất lượng của cuộc hội họp đó Đại

biểu, khách mời là các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan đến nội dung, mục

đích và các vấn đề cần thảo luận, giải quyết trong cuộc họp đó, là đối tượng mà mục

tiêu sự kiện muốn tác động đến

Đại biểu, khách mời của các cuộc hội nghị, hội họp hiện nay có thể phân loại như sau:

- Theo kế hoạch tổ chức cuộc hội nghị, hội họp:

+ Đại biểu, khách mời chính thức + Đại biểu, khách mời dự bị

- Theo vị trí, chức vụ, vai trò hiện tại của đại biểu, khách mời:

+ Đại biểu, khách mời là những nhân vật quan trọng: Cơ quan cấp trung ương, lãnh đạo các tổ chức quốc tế, lãnh đạo các cơ quan nhà nước, các nhân vật có tầm ảnh

hưởng trong xã hội,

+ Khách mời tại các cơ quan truyền thông cộng tác, đưa tin về cuộc hội nghị, hội họp đó

+ Khách mời là đơn vị, cá nhân có liên quan đến mục đích của cuộc họp + Khách mời là các đối tác, các đơn vị tài trợ

Các công việc chuẩn bị có liên quan đến đại biểu, khách mời bao gồm:

- Lập danh sách đại biểu, khách mời

- Chuẩn bị và gửi giấy mời, thư mởi cho đại biểu, khách mời

- Kiểm tra, xác nhận các thông tin có liên quan đến đại biểu, khách mời

- Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để phục vụ đại biểu, khách mời Quy trình lập danh sách đại biểu, khách mời bao gồm:

Bước 1: Thống nhất về số lượng và cơ cấu đại biểu, khách mời với lãnh đạo hoặc trưởng đơn vị

Bước 2: Lập danh sách đại biểu, khách mời trên cơ sở phân loại đại biểu, khách

Trang 25

mời đó Trong danh sách khách mời khi lập ra thường cần các thông tin cơ bản như:

Họ và tên, chức danh/đơn vị công tác, địa chỉ, số điện thoại, những điểm cần chú ý

Bước 3: Kiểm tra danh sách đã lập để tránh trường hợp trùng lặp, bỏ sót thông tin đặc biệt là các đại biểu, khách mời cần thiết

Bước 4: Trình lãnh đạo, trưởng đơn vị hoặc cơ quan ký danh sách đại biểu, khách mời đã được lập cho cuộc hội nghị, cuộc họp đó

Ngoài ra, việc thông báo cho tất cả các thành viên tham gia hội nghị, cuộc họp tất cả các thông tin cần thiết Trong các trường hợp quan trọng phải gửi kèm theo dự

kiến chương trình nghị sự và các tài liệu khách để đại biểu, khách mời tham khảo

trước Từ đó, mang lại hiệu quả cao nhất cho cuộc họp, tiết kiệm thời gian và chi phí

cho các cơ quan, tổ chức

d, Soạn thảo các văn bản liên quan đến cuộc hội họp:

Các văn bản này có thể là các văn bản phân công nhiệm vụ trực tiếp của của lãnh đạo phân công cho các cá nhân, đơn vị nhằm phối hợp thực hiện các nội dung

của cuộc họp đó

e, Chuẩn bị kinh phí cho cuộc hội họp Mọi công việc diễn ra đều phải có kinh phí mới có thể được hoàn thành, các khâu chuẩn bị trước cuộc họp, hội nghị cần được bộ phận chuyên trách họp bàn và

lập bản dự trù kinh phí hoạt động Bản dự trù kinh phí sẽ được trình lên lãnh đạo xem

xét và quyết định ký duyệt Đồng thời, ban tài chính kế toán sẽ là bộ phận xem xét lại

một lần và cấp kinh phí hoạt động cho đơn vị để hoàn thành chương trình Kinh phí

tổ chức hội nghị, cuộc họp là rất lớn vì nó bao gồm nhiều công việc, hoạt động khác

nhau Do đó, cần phân bổ chi phí một cách hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm

1.5.2 Giai đoạn tiến hành cuộc hội nghị, hội họp

1.5.2.1 Đón tiếp đại biểu, khách mời và phát tài liệu

Việc đón tiếp đại biểu, khách mời đến tham dự là một kĩ năng thể hiện sự tôn trọng và chân thành đối với họ Bộ phậnvăn phòng hoặc cán bộ chuyên trách sẽ bố trí

lễ tân tiếp đón đại biểu và khách mời vào đúng vị trí chỗ ngồi đã được sắp xếp theo

kế hoạch hoặc theo sơ đồ của phòng họp Các tài liệu có liên quan đã được chuẩn bị

trước đó sẽ được gửi đến các khách mời và đại biểu để theo dõi cuộc họp, tóm lược

Trang 26

những thông tin cần thiết, nắm bắt được các vấn đề và nội dung chủ chốt, các bài phát

biểu hay vấn đề cần thảo luận của các cơ quan hoặc cá nhân Nó giúp cho công tác

triển khai cuộc họp trở nên khoa học, nhanh gọn, tránh gặp phải các vấn đề phát sinh

không đáng có

1.5.2.2 Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận

Mỗi một cuộc hội nghị hay hội họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung,

sử dụng nhiều hình thức, cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng

vấn đề và điều kiện cụ thể do người có thẩm quyền tổ chức cuộc họp quyết định để

tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả công việc.Trước khi tiến hành

khai mạc, đối với những cuộc hội nghị, hội họp lớn cần tiến hành nghi thức nhất định

như làm lễ chào cờ Ngoài ra, trong phần khai mạc cần giới thiệu người chủ trì, đại

biểu, khách mời tham dự, thư ký của cuộc họp Đồng thờ,việc triển khai và thông qua

các bài phát biểu và thảo luận nhằm giúp cho người tham dự hình dung được tiến

trình của cuộc hội nghị, cuộc họp

1.5.2.3 Trình bày các bài phát biểu, báo cáo và tham luận

Người chủ trì hoặc người được phân công trình bày tóm tắt cái nội dung, các

đề án, dự án hay các vấn đề được đưa ra trong cuộc hội nghị, cuộc họp hoặc chỉ nêu

lên những vấn đề một cách khái quát, không đọc toàn văn bản, tài liệu, không trình

bày toàn bộ nội dung chi tiết các vấn đề cần xử lý và thảo luận, cần ý kiến đóng góp

của tất cả đại biểu, khách mời và người tham dự

Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc hội nghị, hội họp phải tập trung vào nội dung của cuộc họp, ngắn gọn và có sự chuẩn bị trước để tránh những trường hợp

lan man gây lãng phí thời gian.Việc tiến hành phát biểu và thảo luận thường được

tiến hành tối đa từ 10 phút đến 15 phút Đối với những vấn đề nhận được các ý kiến

khác nhau cần được thư ký ghi lại để xem xét và đề xuất những biện pháp, phương

Trang 27

thể trình bày lên lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị hay cơ quan sau khi kết thúc cuộc họp

hoặc sau một thời gian nhất định để ký phê duyệt Biên bản của cuộc họp, hội nghị

phải bao gồm những nội dung chính sau đây:

- Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp, hội nghị

- Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp

- Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp, hội nghị

- Các kết quả biểu quyết (nếu có)

- Kết luận của người chủ trì cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp Biên bản cuộc họp có thể trình lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị hay cơ quan sau khi kết thúc cuộc họp hoặc chậm nhất là 5 ngày sau khi kết thúc cuộc họp, hội nghị

để ký phê duyệt Biên bản có thể được nhân bản gửi đến các cá nhân và đơn vị có liên

quan để cung cấp thông tin, để được biết và thực hiện nghiêm túc

1.5.3 Giai đoạn kết thúc cuộc hội nghị, hội họp

1.5.3.1 Kiểm tra phòng họp

Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp lại bàn ghế và các trang thiết bị để trả lại cho đơn vị chức năng trong trường hợp mượn phòng để tổ chức

hội nghị, cuộc họp Khi hoàn trả cần bàn giao cụ thể, cần thiết phải có giấy biên bản

tránh tình trạng trang thiết bị hư hỏng gây khó khăn trong việc xác định trách nhiệm

của các đơn vị có liên quan

1.5.3.2 Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể có những đặc điểm chung, hình thành trong qúa trình theo dõi, giải quyết

công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hay cá nhân

Như vậy, hồ sơ cuộc họp, cuộc hội nghị là toàn bộ những văn bản, tài liệu có liên

quan đến cuộc họp đó,bao gồm: Tờ trình; kế hoạch; quyết định; giấy mời tham dự

cuộc họp; danh sách các đại biểu và khách mời tham gia; lời khai mạc; chương trình

nghị sự; các báo cáo tham luận, nghị quyết của cuộc họp; bản dự trù kinh phí; biên

bản cuộc họp; lời bế mạc; các văn bản liên quan khác (nếu có) Người lập hồ sơ có

trách nhiệm thực hiện việc mở hồ sơ, thu thập và cập nhật tài liệu và hồ sơ và hoàn

thiện hồ sơ Đồng thời, sau khi hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:

Trang 28

kiểm tra đầy đủ các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; xem xét loại ra khỏi hồ sơ những

văn bản trùng lặp, săp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ; xem xét lại thời điểm bảo

quản hồ sơ và hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ trong trường hợp cần thiết để hoàn

thành thủ tục nộp lưu

1.5.3.3 Thanh toán các chi phí

Trên cơ sở bản dự trù kinh phí trong giai đoạn chuẩn bị cuộc họp, cuộc hội nghị và các hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí cuộc họp, bộ phận được giao

nhiệm vụ cần lập danh sách chi phí cần thanh toán đến gửi đến bộ phận tài chính - kế

toán của cơ quan và trình thủ trưởng đơn vị hoặc lãnh đạo phê duyệt Trong một số

trường hợp cần thiết cần soạn thảo bản tường trình các chi phí

1.5.3.4 Rút kinh nghiệm tổ chức

Hội nghị, cuộc họp nào dù diễn ra nghiêm trang, đúng nguyên tắc, tổ chức theo điều lệ và nội quy của cơ quan tổ chức nhưng sẽ tồn tại những điểm hạn chế nhất

định Do đó, bộ phận chuyên trách được giao nhiệm vụ cần tổng kết, đánh giá các

mặt đã làm được và những điểm còn tồn tại để rút kinh nghiệm cho các lần tổ chức

tiếp theo Thông thường, một số điểm hạn chế còn tồn tại trong việc tổ chức hội họp

chủ yếu là về các trang thiết bị gặp sự cố, nội dung đôi khi còn chưa bám sát Từ

đó, giúp cho ban lãnh đạo và các cá nhân thực hiện nhận thức và hoàn thành tốt hơn

trong những lần tổ chức tiếp theo

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1:

Tại chương 1, tôi đã trình bày khái quát về cơ sở lý luận về công tác tổ chức hội nghị, hội họp trong các cơ quan hiện nay Đây là những thông tin cần thiết để tôi

tiến hành phân tích thực trạng về công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao

động - Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội tại chương 2

Trang 29

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI HỌP CỦA

PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI QUẬN CẦU GIẤY

2.1 Khái quát chung về UBND quận Cầu Giấy và phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy

2.1.1 Khái quát chung về UBND quận Cầu Giấy

2.1.1.1 Vị trí địa lý

Quận Cầu Giấy được thành lập theo Nghị định số 74-CP ngày 22/11/1996 của Chính Phủ và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/9/1997; phía Đông giáp quận

Đống Đa và quận Ba Đình, phía Tây giáp hai quận NamTừ Liêm và Bắc Từ Liêm,

phía Nam giáp quận Thanh Xuân và phía Bắc giáp quận Tây Hồ Khi mới thành lập

Quận Cầu Giấy có 7 đơn vị hành chính bao gồm toàn bộ diện tích đất tự nhiên và dân

số của 4 thị trấn: Cầu Giấy, Nghĩa Đô, Nghĩa Tân, Mai Dịch và 3 xã: Dịch Vọng, Yên

Hòa, Trung Hòa thuộc huyện Từ Liêm; diện tích đất tự nhiên của Quận là 1.210,07ha,

với 82.900 người

Ngày 05/01/2005, Chính phủ ban hành Nghị định số 02/2005/NĐ-CP về việc điều chỉnh địa giới hành chính, phường Dịch Vọng Hậu được thành lập trên cơ sở

điều chỉnh địa giới hành chính và dân số của hai phường Quan Hoa và Dịch Vọng, từ

ngày 01/4/2005, phường Dịch Vọng Hậu chính thức đi vào hoạt động Từ đó đến nay

quận có 8 phường: Phường Dịch Vọng, phường Mai Dịch, phường Nghĩa Đô, phường

Nghĩa Tân, phường Quan Hoa, phường Trung Hòa, phường Yên Hòa, phường Dịch

Vọng Hậu

Tính đến tháng 01/2018 dân số của Quận là 269.637 người

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của PLĐ - TBXH quận Cầu Giấy

a Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

- Trình Ủy ban nhân dân quận ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các

nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được

Trang 30

phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực lao động,

người có công và xã hội được giao; theo dẽi thi hành pháp luật

- Giúp Ủy ban nhân dân quận quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn thuộc lĩnh

vực lao động, người có công và xã hội

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định đối với các cơ sở bảo trợ

xã hội, nhà xã hội, cơ sở dạy nghề, tổ chức dịch vụ việc làm, cơ sở cai nghiện bắt

buộc, cơ sở cai nghiện tự nguyện, cơ sở quản lý sau cai nghiện, cơ sở hỗ trợ nạn nhân,

cơ sở trợ giúp trẻ em trên địa bàn quận theo phân cấp, ủy quyền

- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện quản lý các công trình ghi công liệt sĩ

- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực lao động, người có công và

xã hội đối với cỏn bộ Lao động TB&XH phường

- Phối hợp với các ngành, đoàn thể xây dựng phong trào toàn dân chăm sóc, giúp đỡ người có công với cách mạng và các đối tượng chính sách xã hội

- Theo dõi, kiểm tra các tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện cỏc quy định của pháp luật về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội; giải quyết khiếu nại, tố

cáo, phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công

của Ủy ban nhân dân quận

- Ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội trên

bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức và người lao động thuộc

phạm vi quản lý của Phòng theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban

nhân dân phường

- Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của Phòng theo quy định của pháp luật và theo phân công của Ủy ban nhân dân quận

Trang 31

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân quận giao hoặc theo quy định của pháp luật [Phụ lục 1]

b Cơ cấu tổ chức Theo Điều của Quy chế tổ chức và hoạt động của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy có quy định về cơ cấu tổ chức của của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy,

tác giả khái quát như sau:

Trưởng phòng: Người đứng đầu của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, là người lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của của phòng LĐ - TBXH và chịu trách

nhiệm trước lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy và lãnh đạo Sở LĐ -TBXH thành phố

Hà Nội về họat động của phòng

Các Phó Trưởng phòng (02 người) giúp Trưởng phòng trong việc lãnh đạo công tác của phòng LĐ - TBXH quận, được quyết định những vấn đề thuộc phạm vi,

nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các công việc

chính đó Về cơ cấu tổ chức của phòng cũng được tổ chức theo chức năng chuyên

môn, tức là gồm các chuyên viên thực hiện các nhiệm vụ khác nhau nhằm đảm bảo

cho chức năng của phòng LĐ - TBXH được thực hiện một cách đầy đủ, chính xác và

tốt nhất

2.2 Các loại hội nghị, hội họp của Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy

tổ chức

Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dù là doanh nghiệp tư nhân hay các

cơ quan nhà nước thì việc tổ chức và điều hành có hiệu quả các cuộc hội họp có vai

trò vô cùng quan trọng Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy là cơ quan thực hiện các

chính sách, giải quyết các chế độ đối với các đối tượng người cao tuổi, người có công

với cách mạng, người khuyết tật, trẻ em mồ côi, giải quyết chế độ việc làm, trong

phạm vị quận Cầu Giấy nên việc tổ chức các cuộc họp thường xuyên được diễn ra

Trang 32

dưới nhiều hình thức và quy mô khác nhau, thành phầm tham dự đa dạng Chính vì

lý do đó, phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy cần triển khai và thực hiện tốt các khâu

tổ chức về các cuộc họp sao cho khoa học và hợp lý để mang lại hiệu quả tốt đa khi

tiến hành

Tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, việc tổ chức các cuộc họp hay hội nghị đều do từng chuyên viên thực hiện Nghĩa là từng chuyên viên sẽ trực tiếp tham gia

xây dựng chương trình và phối hợp với chuyên viên phụ trách công tác văn phòng

của phòng để tổ chức công tác hậu cần Do đó, người phụ trách công tác văn phòng

mới có thể nắm bắt kịp thời, tổng hợp số liệu để thống kê và báo cáo với trưởng phòng

và lãnh đạo UBND quận đầy đủ số lượng các cuộc họp, các cuộc hội nghị của phờng

theo từng năm

Qua tìm hiểu và khảo sát thực tế, theo thống kê từ tài liệu của chuyên viên phụ trách công tác văn phòng của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy thì từ năm 2017 đến

năm 2020, số lượng các cuộc họp mà phòng đã tham gia vào công tác chuẩn bị tổ

chức được thống kê tại báo cáo hằng năm của phòng, tác giả nhận thấy có sự thay đổi

rõ rệt và đáng kể về số lượng các loại hội họp được thể hiện qua các năm Số lượng

cuộc họp tương đối nhiều nhưng đều duy trì ở mức ổn định (trên 350 cuộc họp/năm)

[Phụ lục 3]

2.3 Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của phòng LĐ -TBXH quận Cầu Giấy

2.3.1 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội họp

2.3.1.1 Công tác lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp

Thực tế đã chứng minh rằng, một cuộc họp, cuộc hội nghị hay một sự kiện diễn ra trung bình trong khoảng từ 1,5 đến 3 giờ đồng hồ thì thời gian lập kế hoạch

có thể phải lấy đi của chúng ta từ 15 đến 30 giờ lập kế hoạch, có những cuộc họp hay

sự kiện quy mô lớn mang tầm quốc tế, nó có thể diễn ra trong từ vài tuần đến hàng

tháng Như vậy, nếu chỉ máy móc rằng có cuộc họp nào thì phải mất thời gian cho

việc lập kế hoạch thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức; do đó, công tác tổ chức

các cuộc họp của phòng đã được tiến hành xây dựng thành một nguyên tắc và đã được

quy định sẵn Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô và mục đích mà Trưởng phòng đặt

ra khi tổ chức các cuộc họp mà việc lập kế hoạch tổ chức cuộc họp có thể được tiến

hành hay không

Trang 33

Các cuộc họp mang tính chất thường xuyên mà thành phần và địa điểm, thời gian tổ chức cuộc họp đã được chuẩn hóa bằng các quy định của nhà nước hay đã

được quy định trong quy chế làm việc của phòng thì việc lập kế hoạch tổ chức là

không bắt buộc và không cần thiết Đây có thể là các cuộc họp phổ biến công tác

tuần, công tác tháng hay các cuộc họp giao ban tuần, giao ban tháng và tổng kết tháng,

quý, năm

Họp giao ban tuần được của phòng được tiến hành vào sáng thứ hai hàng tuần, giap ban tháng được tiến hành vào sáng thứ hai của tuần cuối cùng trong tháng; các

cuộc họp hay hội nghị tổng kết công tác tháng, quý, năm của phòng được tiến hành

vào sáng thứ hai của tuần đầu tiền trong tháng tiếp theo và tổng kết công tác năm

được tổ chức vào sáng thứ hai của tuần đầu tiên tháng một năm sau, trừ khi có các

quyết định khác của Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng có đủ thẩm quyền và

nhiệm vụ Thành phần họp giao ban tuần, tháng của phòng do Trưởng phòng quyết

định

Các cá nhân của phòng trong thành phần giao ban tuần, tháng hay các đơn vị hoặc cá nhân khác được mời tham dự có trách nhiệm tham gia đầy đủ các cuộc họp,

khi có trường hợp vắng mặt cần thông báo và báo cáo lại cho chuyên viên phụ trách

công tác văn phòng của phòng

Như vậy, những quy định trong quy chế họp của phòng đã quy định đầy đủ về những cuộc họp có tính chất thường xuyên nên việc lập kế hoạch để tổ chức các cuộc

họp này được xem như là không mang tính bắt buộc và không thực sự cần thiết Các

vấn đề liên quan đến công tác tổ chức cuộc họp như thời gian, địa điểm, thành phần

của các cuộc họp này đã được quy định Chuyên viên thực hiện công tác văn phòng

của phòng có trách nhiệm tổ chức triển khai các quy định này đến các chuyên viên

trong phòng, các đơn vị hay cá nhân có liên quan để thực hiện đúng các quy định này

Chẳng hạn, trong cuộc họp giao ban tuần được diễn ra vào sáng thứ hai, thì trong

ngày làm việc cuối cùng của tuần trước (ngày thứ sáu), chuyên viên phụ trách sẽ xin

ý kiến chỉ đạo về việc tổ chức cuộc họp giao ban sáng thứ hai tuần sau và thông báo

cho các chuyên viên khác nắm được tình hình Thông thường, địa điểm tổ chức của

cuộc họp giao ban tuần sẽ được tổ chức tại phòng của Trưởng phòng, do điều kiện cơ

sở vật chất còn hạn chế chưa có phòng họp riêng cho từng phòng ban và khi chuyển

địa điểm lên hội trường của quận quá rộng so với thành viên tham dự Trước khi cuộc

Trang 34

họp diễn ra, chuyên viên phụ trách cần chuẩn bị bàn ghế, nước uống, sắp xếp lại vị

trí chỗ ngồi, chuẩn bị các tài liệu có liên quan cho cuộc họp Với những công việc và

cũng như các bước chuẩn bị đơn giản, các cuộc họp có quy mô nhỏ và mang tính chất

thường xuyên như họp giao ban đã được chuẩn bị xong và có thể tíến hành được

ngay khi đó

Còn đối với những cuộc họp có tính chất và quy mô lớn hơn, mang nặng tính nghi thức nhà nước thì công tác lập kế hoạch lại mang tính bắt buộc và rất cần thiết

Tuy nhiên, tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, số lượng các cuộc họp mang tính

nghi thức này thường diễn ra không nhiều Các cuộc họp đó bao gồm Trưởng phòng

chủ trì, các cuộc họp mang tính chất chiến lược hay các hội nghị giao ban vùng, giao

ban khối, tổ chức làm việc với các phường trong quận Việc lập kế hoạch tổ chức hội

họp đó có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động của phòng Chẳng hạn như “Tập huấn về

xây dựng và ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư lưu trữ” hay

“Tổng kết về việc giải quyết chính sách đối với người có công với cách mạng năm

2017 và triển khai phương hướng nhiệm vụ năm 2018”

Tuy nhiên, có thể thấy rằng, việc lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp hay các cuộc hội nghị mang tính nghi thức là một vấn đề gặp nhiều khó khăn và vướng mắc

bởi nó phải trải qua nhiều bước vô cùng phức tạp Thông thường, chuyên viên của

Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy phải thực hiện những công đoạn sau:

Sơ đồ: Các bước lập kế hoạch tổ chức cuộc họp của PLĐ - TBXH quận Cầu Giấy

cuộc họp

Bước 3: Trình Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng xem xét và phê duyệ t

Bước 4: Gửi tờ trình, kế hoạch được duyệt cho các cá nhân, đơn vị có liên quan Bước 5: Phân công nhiệm vụ

cụ thể

Trang 35

Bước 1: Xác định mục đích, chủ trương Lãnh đạo phòng căn cứ và kế hoạch công tác năm của phòng, sự chỉ đạo của UBND Quận Cầu Giấy, của Sở LĐ - TBXH thành phố Hà Nội để đề ra chủ trương,

mục đích, mục tiêu của cuộc họp Chẳng hạn, việc tổ chức cuộc họp triển khai thực

hiện Quyết định số 54/QĐ - LĐTBXH ngày 17/01/2018 của Bộ Lao động - Thương

binh Xã hội về Chương trình công tác lĩnh vực lao động, người có công với cách

mạng năm 2018 Có thể thấy, đây là một chương trình sẽ được triển khai thực hiện

trong năm 2018 trong lĩnh vực Lao động - tiền lương Do đó, đây là một chương

trình mới, có ý nghĩa to lớn và đặc biệt quan trọng trong việc hoàn thành thắng lợi

các nhiệm vụ được giao của năm 2018

Tuy nhiên, bên cạnh việc tự tổ chức thực hiện thì các cuộc họp này cũng có thể do đề xuất của thủ trưởng các đơn vị có liên quan Ví dụ như căn cứ vào tình hình

hoạt động của Văn phòng UBND quận và giải quyết các vấn đề liên quan đến phòng

LĐ - TBXH thì có thể xây dựng một cuộc họp để giải quyết vấn đề thực hiện tốt công

việc được giao

Bước 2: Xây dựng tờ trình, lập kế hoạch tổ chức cuộc họp Tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, các cán bộ chuyên môn được phân công tổ chức các cuộc họp thì cần làm tờ trình để trình Trưởng phòng hoặc Phó trưởng

phòng Trong tờ trình đó phải đề cập đến các khía canh sau: nội dung, thành phần,

thời gian, địa điểm và kinh phí để tổ chức cuộc họp đó Đồng thời, phân công nhiệm

vụ cho từng cá nhân hoặc đơn vị có liên quan để chuẩn bị nội dung và phối hợp tổ

chức cuộc họp Người thực hiện nhiệm vụ xây dựng và lập kế hoạch tổ chức cuộc

họp bên cạnh việc nắm vững chuyên môn để đảm bảo thông tin và nội dung của cuộc

họp thì cần chú ý những yếu tố:

Về thể thức của văn bản: Các văn bản đáp ứng yêu cầu về thể thưc và kĩ thuật trình bày văn bản Trước đây, các văn bản cần đáp ứng các quy định của Thông tư số

01/2011/TT - BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 Tuy nhiên, hiện nay, tại các cơ quan

hành chính nhà nước nói chung và Phòng LĐ - TBXH nói riêng đang áp dụng và thực

hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ - CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ

về Công tác văn thư

Trang 36

Về tính cấp thiết và khả thi: Đó là các vấn đề được nhắc đến trong nội dung của kế hoạch có mang tính cấp thiết và thực tế hay không? Có phù hợp với tình hình

thực tiễn hay không?

Về thời gian chuẩn bị tổ chức thực hiện: Cán bộ chuyên môn hay các chuyên viên ở phòng cần xác định một cách tương đối chính xác về khoảng thời gian thực

hiện các công việc: thời gian nào là hợp lý? thời gian đề chuẩn bị là bao lâu? Từ đó

giúp cho các công việc được thực hiện một cách hợp lý và thành công

Về các thông tin có bản được đề cập trong kế hoạch:

Ngoài phần mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức cuộc họp thì thông thường các thông tin sẽ được đề cập đến, bao gồm:

- Tên cuộc họp:

Tên cuộc họp được coi như là linh hồn của cuộc họp bởi nó gắn liền với mục tiêu và nội dung của cuộc họp đó Đồng thời, nó giúp cho người tham dự có một cái

nhìn tổng quan và phần nào hiểu được mục đích của cuộc họp là gì Chẳng hạn như

“Hội nghị triển khai công tác Bình đẳng giới và Vì sự tiến bộ của phụ nữ năm 2018”

Thông qua tên gọi này, người tham dự có thể phỏng đoán được nội dung chung của

cuộc họp, từ đó cũng giúp cho người chủ trì hay ban tổ chức thực hiện công tác chuẩn

bị đạt hiệu quả tốt nhất, gắn liền với mục đích hướng đến

- Thời gian tổ chức cuộc họp:

Qua thực tế khảo sát cho thấy, ở phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy còn bố trí

và sắp xếp thời gian các cuộc họp chưa thực sự khoa học Bởi việc xác định thời gian

họp vô cùng quan trọng, nhằm đánh giá nó đã hợp lý hay chưa? Có phù hơp với hoàn

cảnh thực tế hay không? Có tác động như thế nào đối với các cá nhân và đơn vị có

liên quan Ví dụ như cuộc họp tổng kết năm 2019 của phòng diễn ra vào tuần đầu

tiên của tháng một năm sau là hợp lý, khi năm cũ vừa kết thúc thì sẽ tiến hành tổng

kết công tác năm cũ và triển khai phương hướng, nhiệm vụ và thực hiện mục tiêu của

năm 2020

- Địa điểm tổ chức cuộc họp:

Do điều kiện cơ sở vật chất còn hạn chế, nên một số cuộc họp diễn ra trong quy mô của phòng thường được tổ chức tại phòng làm việc của Trưởng phòng Ở đây

Trang 37

trang bị đầy đủ các phương tiên vật chất và kĩ thuật cho các chuyên viên Tuy nhiên,

đối với một số hội nghị hay các cuộc họp có quy mô lớn thì địa điểm được chọn là

Hội trường UBND quận Cầu Giấy Đây là nơi có sức chứa từ 300 - 400 người Bên

cạnh đó, các cuộc họp có quy mô nhỏ hơn sẽ được ban tổ chức tiến hành liên hệ với

UBND các phường để mượn hội trường, nhà văn hóa của phường đó để tổ chức

Do vậy, việc lựa chọn địa điểm cuộc họp vô cùng quan trọng vì nó liên quan trực

tiếp đến việc xây dựng danh sách các đại biểu và nhữung người tham dự Số cuộc

họp hay cuộc hội nghị của phòng có số lượng tham dự từ 700 người trở lên hầu như

không có nên việc tổ chức tại ngoài cơ quan hầu như không diễn ra [Phụ lục 5]

- Thành phần tham dự cuộc họp:

Người lập kế hoạch căn cứ vào các ý kiển chi đạo của Trưởng phòng và lãnh đạo cơ quan để tiến hành xác định đầy đủ số lượng, thành phần tham gia cuộc họp Ở

các cuộc họp như “Tổng kết công tác tập huấn về Luật trẻ em năm 2016 và hướng

dẫn thực hiện các văn bản có liên quan” Người lập danh sách khách mời cần căn

cứ vào nội dung để tiến hành xác định đến những đơn vị, phòng ban có liên quan

Đối với cuộc họp trên thì xác định thành phần tham dự gồm: Ban lãnh đạo Sở LĐ -

TBXH thành phố Hà Nội, lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy, phòng Giáo dục và Đào

tạo quận Cầu Giấy, lãnh đạo và chuyên viên phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy

- Nội dung chính của cuộc họp:

Nội dung của cuộc họp sẽ bao gồm nội dung chính và nội dung phụ Chính vì vậy cần xác định được nội dung chính của cuộc họp là gì? Nội dung phụ là gì? Các

hoạt động diễn ra trong cuộc họp? Nội dung được tiển hành theo một trình tự như thế

nào? Tuy nhiên, đây là bản tờ trình và kế hoạch nên chỉ cần nêu khái quát nội dung

chính của cuộc họp và không kể liệt kê chi tiết các hoạt động nhằm tiết kiêm công

sức, thời gian, thể hiện được sự chuyên nghiệp và chuyên môn cao Còn nội dung chi

tiết sẽ được thể hiện và quy định trong chương trình nghị sự của cuộc họp Do đó,

phần nội dung của cuộc họp không cần đi chi tiết từng vấn đề

Kinh phí tổ chức các cuộc hội họp: nguồn kinh phí này được lấy từ nguồn ngân sách của UBND quận Cầu Giấy hoặc lấy từ nguồn ngân sách của đơn vị Dự toán

tổng số các nguồn chi cho tổ chức hội nghị, hội họp thành một số tiền phù hợp để

Trang 38

trình và xin ý kiến lãnh đạo của Trưởng phòng và của ban lãnh đạo UBND quận

- Phân công tổ chức thực hiện

Đó là việc xác định: Ai là ngưởi chịu trách nhiệm toàn bộ cuộc họp? Nhiệm

vụ của từng cá nhân trước, trong và sau khi cuộc họp được tổ chức là gì? Việc tổ chức

phối hợp thực hiện với các đơn vị có liên quan được diễn ra như thế nào?

Như vậy, khi các các bộ chuyên môn được giao nhiệm vụ tổ chức lập kế hoạch

tổ chức cuộc họp thì cần xác định được nội dung các vấn đề trên khi tiến hành lập tờ

trình kế hoặc hoàn chỉnh, đúng thể thức và mang tờ trình kế hoạch tổ chức cuộc họp

đó trình lên Trưởng phòng kí phê duyệt và trình lên lãnh đạo UBND quận cho ý kiến

chỉ đạo và trình ký

Bước 3: Trình Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng xem xét và phê duyệt Qua thực tế khảo sát, tại quy chế làm việc của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, việc quyết định các cuộc họp được phân công như sau:

- Trưởng phòng quyết định các cuộc họp sau:

+ Các cuộc họp tham mưu, tư vấn;

+ Các cuộc họp, hội nghị chuyên đề, tập huấn;

+ Họp giao ban hàng tuần, hàng tháng, tổng kết công tác quý, công tác năm của Phòng;

+ Các cuộc họp khác để giải quyết công việc

- Phó Trưởng phòng quyết định các cuộc họp sau:

+ Cuộc họp, hội nghị làm việc với các đơn vị, các phường trên địa bàn quận;

+ Các cuộc họp, hội nghị chuyên đề, tập huấn;

+ Các cuộc họp đề giải quyết công việc thuộc lĩnh vực do Phó Trưởng phòng chủ trì

Cán bộ lập kế hoạch căn cứ vào quy chế làm việc của phòng để trình ký đúng thẩm quyền được phân công phụ trách và sau đó trình lên lãnh đạo UBND quận để

xin ý kiến chỉ đạo Trong công tác về bình đẳng giới thuộc lĩnh vực phụ trách của Phó

Trưởng phòng, do vậy việc tổ chức các cuộc họp liên quan đến bình đẳng giới Phó

Trưởng phòng quyết định

Bước 4: Gửi tờ trình được duyệt cho các cá nhân, đơn vị có liên quan

Trang 39

Sau khi tờ trình được lãnh đạo UBND quận phê duyệt, các bộ phụ trách sẽ mang tờ trình tổ chức cuộc họp hoặc cuộc hội nghị xuống phòng Tổng hợp của UBND

quận để làm các thủ tục ban hành văn bản và nhân bản tờ trình, kế hoạch theo số

lượng các đơn vị tham gia vào quá trình chuẩn bị tổ chức họp để các đơn vị thực hiện

cho đúng tiến độ đã được đề ra Việc gửi kế hoạch tổ chức các cuộc họp cho các đơn

vị liên quan cần phải diễn ra trước ngày tổ chức cuộc họp ít nhất là 20 ngày làm việc

so với ngày tổ chức cuộc họp đó

Bước 5: Phân công nhiệm vụ cụ thể Căn cứ vào tình chất, nội dung và quy mô của một cuộc họp mà việc thành lập Ban tổ chức của cuộc họp có thể được thành lập hoặc không Thông thường, phòng

LĐ - TBXH chỉ có các cuộc họp quy mô nhỏ và mang tính chất thường xuyên Do

đó, cán bộ phụ trách sẽ tiến hành phân công các công việc và nhiệm vụ cho các đơn

vị có liên quan để thực hiện đầy đủ và đúng các nhiệm vụ được giao

Các cuộc họp, các hôi nghị lớn tuy tần suất diễn ra ít nhưng khi nó được tổ chức thì cán bộ soạn thảo quyết định thành lập ban tổ chức, các ban giúp việc tổ chức

hội nghị với bảng phân công công việc Ban tổ chức của cuộc họp thường là:

- Trưởng phòng/Phó Trưởng phòng: Trưởng ban - phụ trách quản lý và chỉ đạo toàn bộ công việc tổ chức cuộc họp;

- Cán bộ chuyên môn: Phó ban - chỉ đạo việc chuẩn bị thực hiện nội dung các cuộc họp;

- Lãnh đạo các đơn vị và cá nhân có liên quan đến cuộc họp: Thành viên - tham gia phối hợp tổ chức cuộc họp

Việc thành lập ban tổ chức các cuộc họp có ý nghĩa quan trọng bởi nó xác định các công việc, phân công theo đúng nhiệm vụ, chức năng của các đơn vị đảm bảo cho

việc thực hiện các công việc một cách chính xác và hiệu quả nhất

Khi kế hoạch tổ chức các cuộc họp được ban hành và gửi đến các đon vị, các

cá nhân có liên quan đến việc tổ chức thực hiện các công việc nhằm chuẩn bị thì đồng

nghĩa với việc quá trình chuẩn bị cho các công việc cũng được bắt đầu

2.3.1.2 Công tác chuẩn bị nội dung hội nghị

Công tác chuẩn bị cho cuộc họp được tiến hành sau khi phân công các công

Trang 40

việc cho các đơn vị hay các cá nhân có liên quan Tùy thuộc vào nội dung, tính chất

của cuộc họp mà việc chuẩn bị cho các báo cáo hay các tài liệu có liên quan đến tổ

chức cuộc họp cũng sẽ được phân công cho các cá nhân có liên quan thực hiện Chẳng

hạn như các cuộc họp có nội dung về các chế độ chính sách cho trẻ em khuyết tật sẽ

giao cho bà Mai Phúc Phượng chuẩn bị tài liệu, hay các cuộc họp liên quan đến giải

quyết các chính sách cho liệt sĩ, người có công với cách mạng sẽ giao cho bà Nguyễn

Thị Thanh Nhàn Ngoài ra, các cuộc họp liên quan đến báo cáo, thống kê, tổng hợp

tình hình hoạt động và phát triển của Phòng sẽ được giao cho bà Vy Thị Hồng Hạnh

thực hiện

Việc chuẩn bị nội dung cuộc họp sẽ được giao trực tiếp cho các cá nhân hay đơn vị chủ trì hoặc giao cho các đơn vị có liên quan để phối hợp và chuẩn bị, trình

lãnh đạo phê duyệt Tại cuộc họp tổng kết công tác năm 2018 và triển khai các phương

hướng nhiệm vụ công tác năm 2019 thì việc chuẩn bị nội dung báo cáo được giao cho

tất cả các cá nhân đang công tác tại Phòng và sau đó gửi đến cho phòng Tổng hợp

trình lãnh đạo phê duyệt

Việc in ấn tài liệu, các bài báo cáo phục vụ cho cuộc họp phải căn cứ vào danh sách khách mời và thành phần tham dự để tiến hành in ấn sao cho phù hợp, tránh

trường hợp lãng phí hoặc thiếu tài liệu cho người tham dự cuộc họp Việc in ấn tài

liệu cần phải hoàn thành trước khi hội nghị được diễn ra

Bên cạnh chuẩn bị các tài liệu, báo cáo cho ngưởi tham dự cuộc họp thì cần chuẩn bị văn phòng phẩm và các thiết bị cần thiết như: bút, giấy, cặp đựng tài liệu,

túi, máy tính, máy chiếu, bảng, Do đó, tùy thuộc vào quy mô của cuộc họp mà

chuẩn bị văn phòng phẩm và các thiết bị phục vụ sao cho cần thiết Tại các cuộc họp

sơ kết, tổng kết thì cần chuẩn bị tài liệu để đựng tài liệu và chương trình nghị sự, còn

đối với các cuộc họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ thì cần chuẩn bị giấy, bút gửi các

Tiêu đề	Công Tác Tổ Chức Hội Nghị, Hội Họp Tại Phòng Lao Động – Thương Binh Xã Hội Quận Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội
Tác giả	Hoàng Thu Hương
Người hướng dẫn	THS. Hoàng Văn Thanh
Trường học	Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Chuyên ngành	Quản Trị Văn Phòng
Thể loại	khóa luận tốt nghiệp
Năm xuất bản	2021
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	90
Dung lượng	2,05 MB

Tài liệu tham khảo	Loại	Chi tiết
1. Lê Thị Dung (2015), Công tác tổ chức và điều hành các cuộc hội họp của UBND huyện Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội	Khác
2. Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân	Khác
3. Nguyễn Đình Hùng (2011), Nghệ thuật tổ chức hội họp, NXB Lao Động, Hà Nội	Khác
4. Vũ Thị Nhân (2011), Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp của UBND xã Lệ Xá, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội	Khác
5. Quyết định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước	Khác
6. Đinh Văn Sơn (2011), Phát triển kĩ năng tổ chức các cuộc họp, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội	Khác
7. Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Lao động- Thương binh - Xã hội, Hồ Chí Minh	Khác
8. Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội	Khác
9. Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội	Khác