Giáo trình quản trị văn phòng ( chương vi)

GIÁO TRÌNH QUẢN TRI VĂN PHÒNG + Thông báo: Hình thức văn bản của một tổ chức hoặc cơ quan dùng để thông tin cho cơ quan, tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hoạt động hoặc một v

GIÁO TRÌNH QUẢN TR| VĂN PHÒNG CHƯƠNG VI

Tổ CHÚC GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

Chương này sẽ giới thiệu những vấn đề chung về văn bản quản lý và công tác tổ chức giải quyết quản lý văn bản trong các

cơ quan doanh nghiệp

Iẵ MỘT SỐ VẤN ĐỂ CHUNG VỂ VĂN BẢN QUẢN LÝ

1 Khái niệm và phân loại văn bản quản lý

a K hái n iệm : Văn bản nói chung là một phương tiện ghi

và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định

Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể của hoạt động xã hội mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau, trong đó văn bản quản lý là một dạng của văn bản nói chung

Văn bản quản lý là các văn bản được hình thành, sử dụng trong hoạt động quản lý lãnh đạo Trong các cơ quan nhà nước, văn bản được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quản lý

Văn bản quản lý nhà nưóc là những thông tin quản lý thành văn do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, thủ tục trình tự nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa các cơ

140 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

quan nhà nước với các tổ chức, các cá nhân (các cơ quan Nhà nước có thể là: các cơ quan, đoàn thể các tổ chức kinh tế, xã hội, đơn vị quân đội do Nhà nước thành lập).

Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh mang tính quyền lực nhà nước, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi nhà nước, đồng thời thể hiện kết quả hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức

Như vậy không phải bất cứ loại văn bản tài liệu nào cũng

là văn bản quản lý nhà nước Sự khác biệt của văn bản quản lý so vói các loại văn bản khác thể hiện ở: Hiệu lực pháp lý, quy trình soạn thảo, thể thức văn bản được quy định bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyển

¿ỗ Phán loại: Văn bản quản lý nhà nước được phân loại theo

nhiều cách khác nhau: Theo tác giả, theo tên gọi, theo hiệu lực pháp

lý, theo nội dung Dưới đây là một số cách phân loại cơ bản:

b l Phản ¡oại theo hiệu lực pháp lý:

- Văn bản quy phạm pháp luật: Điều 1 của Luật Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 quy định: “Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tắc sử sự chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa" Diễn giải khái niệm văn bản quy phạm pháp luật Nghị định số 101/1997/NĐ-CP của Chính phủ đã chỉ rõ: Văn bản quy phạm pháp luật là vănbản có đầy đủ các yếu tố sau đây:

Chương VI: Tổ chúc giải quyết và quản lý văn bản

Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 141

3 Được Nhà nước bào đàm thi hành bằne các biện pháp: Tuyên truyền, £Ĩáo dục, thu vết phục, các biện pháp tổ chức hành chính, kinh tế, cưỡne chế, các quy định ch ế tài đối với người có hành vi vi phạm.

Vãn bàn quv phạm pháp luật có vai trò hết sức quan ưọns trona quàn lý nhà nước, là cơ sờ để xây dựns và hoàn thiện hệ thốn2 văn bản quản lý nhà nước

- Vãn bản cá biệt (văn bản áp dụns luật pháp): Đảy là nhữns văn bản chi chứa đựns các quy tắc xử sự riẻns do các Cữ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm

vụ của mình Loại văn bản này thườne để giải quyết một vụ việc

cụ thể, đối với nhữns đối tượns cụ thể Ví dụ: quvết định lẽn Iươns khen thường, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ

- Văn bản hành chính: Là nhữns văn bản để điều hành thực thi các vãn bàn quv phạm pháp luật hoặc để giải quvết các công việc cụ thể hoặc để phàn ánh tình hình, giao dịch, trao đổi công tác £hi chép cóng việc của cơ quan nhà nước V í dụ: công văn báo cáo thòns báo ứìỏns cáo

- Văn bàn chuyên môn nshiệp vụ: Gổm các vãn bản mans tính chấr chuyên môn kv thuật riêng của từns cơ quan để thực thi

142 Trưởng Đại học Kình tế Quốc dân

Chương VI: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản

nhiệm vụ của mình Ví dụ: bảng thống kê, hoá đơn, biểu giá, hợp đồng, bản vẽ kỹ thuật

b2 Phán loại theo hình thức văn bản và thẩm quyền ban liành

- Các văn bản quy phạm pháp luật:

Hiến pháp năm 1992 và Luật Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 quy định các hình thức và thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật như sau:

+ Quốc hội ban hành các loại văn bản quy phạm pháp luật sau: hiến pháp, luật, bộ luật, nghị quyết

+ u ỷ ban thường vụ quốc hội ban hành: pháp lệnh, nghị quyết

+ Chủ tịch nước ban hành: lệnh, quyết định

+ Chính phủ ban hành: nghị quyết, nghị định

+ Thủ tướng Chính phủ ban hành: quyết định, chỉ thị

+ Các Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng

cơ quan thuộc Chính phủ ban hành: quyết định, chỉ thị, thông tư.+ Hội đổng thẩm phán toà án nhân dân tối cao ban hành: nghị quyết

+ Viện trưởng viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành: quyết định, chỉ thị, thông tư

+ Hội đồng nhân dân các cấp ban hành: nghị quyết

Trưòng Đại học Kính tế Quốc dân 143

GIÁO TRÌNH QUẢN TRI VĂN PHÒNG

+ Thông báo: Hình thức văn bản của một tổ chức hoặc cơ quan dùng để thông tin cho cơ quan, tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hoạt động hoặc một vấn đề khác để biết,

ý kiếnỗ

+ Báo cáo: Hình thức văn bản gửi cho cấp trên để tường trình hoặc xin ý kiến về một (một số) vấn đề, vụ việc nhất định

để sơ kết, tổng kết công tác đã qua hoặc dự kiến sắp tới của một

144 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

cơ quan tổ chức hoặc để trình bày một vấn đề, sự việc, một đề tài trước hội nghị hoặc một (nhiều) cơ quan có trách nhiệm.

+ Tờ trình: Hình thức văn bản đề xuất với cấp trên phê chuẩn một chủ trương, phương án công tác, một chính sách, chế

độ, tiêu chuẩn, định mức hoặc sửa đổi bổ sung chế độ chính sách.+ Biên bản: Hình thức văn bản để ghi lại một phần hay đầy

đủ diễn biến, kết quả của hội nghị, một cuộc họp hoặc ghi lại những vụ việc xảy ra có xác nhận của đương sự và của người làm chứng liên quan đến vụ việc đó

+ Công điện: Hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt mệnh lệnh của tổ chức hoặc của người có thẩm quyền trong những trường hợp khẩn cấp

+ Hợp đồng: Hình thức văn bản dùng để ghi lại kết quả đã được thoả thuận giữa các cơ quan với nhau, giữa cơ quan với cá nhân về một việc nào đó, trong đó ghi rõ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên ký kết hợp đồng phải thực hiện và các biện pháp xử lý khi các bên không thực hiện đúng hợp đồng

+ Công văn: Hình thức văn bản được sử dụng vào việc giao dịch giữa các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội với nhau và với công dân để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình.+ Giấy chứng nhận: Hình thức văn bản dùng để cấp cho cán

bộ công nhân viên đi liên hệ , giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân.+ Giấy đi đường: Hình thức văn bản cấp cho các cá nhân khi được cử đi công tác dùng để tính tiền phụ cấp trong thời gian

cử đi công tác

Chutmg VI: Tổ chức giải quyết và quán lý văn bàn

Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 145

+ Giấy nghỉ phép: Hình thức văn bản dùng để cấp cho cán

bộ nhân viên khi được nghỉ phép xa nơi công tác, dùng để thay giấy đi đường và làm căn cứ để thanh toán tiền đi đường

+ Giấy mời: Hình thức văn bản dùng để mời đại diện của

cơ quan hoặc cá nhân tham dự một công việc nào đó

+ Phiếu gửi: Hình thức văn bản kèm theo văn bản đi (công văn đi) Người nhận văn bản có nhiệm vụ ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại cho cơ quan gửi Đây là bằng chứng cho việc gửi văn bản đi

2 Chức năng của văn bản quản lý

Văn bản quản lý là phương tiện để bảo đảm thông tin cho quản lý Các hệ thống cơ quan quản lý từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng các văn bản quản lý như là cơ sở pháp lý quan trọng để điều hành mọi hoạt động của mình Văn bản quản

lý có những chức năng sau:

a Chức năng thông tin

Mặc dù ngày nay các phương tiện ghi và truyền đạt thông tin được sử dụng phong phú nhưng các văn bản quản lý vẫn chiếm vai trò quan trọng và là phương tiện chủ yếu Văn bản quản lý giúp các cơ quan thu nhận xử lý và truyền đạt thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý; đồng thời nó giúp cho các cơ quan đánh giá các thông tin thu nhận được từ các nguồn khác Đây là chức năng tổng quát nhất

Chương VI: Tổ chúc giải quyết và quản lỷ văn bản

pháp luật tổn tại trong xã hội ở mỗi thời kỳ Đó là cơ sở pháp lý

để điều chỉnh các quan hệ xã hội

Văn bản quản lý là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào quản lý nhà nước và quản lý xã hội Chức năng pháp lý được gắn liền với mục đích ban hành của từng loại văn bản

Ngoài ra, việc truyền đạt các quy phạm pháp luật, các chủ trương chính sách trong các cơ quan đều được thực hiện chủ yếu thông qua các văn bản quản lý

c Chức năng quản lý

Chức năng này xuất hiện khi văn bản được sử dụng để thu thập truyền đạt thông tin Văn bản được hình thành tức là quá trình ra quyết định, truyền đạt lại để tổ chức thực hiện quyết định Văn bản là công cụ không thể thiếu được trong tổ chức điều hành công việc của các cơ quan, đơn vị Văn bản là công cụ

để xác định lề lối, các nguyên tắc làm việc, xác định mối quan

hệ giữa các cơ quan trong hệ thống quản lý nhà nước và quản lý kinh tế

d Chức năng văn hoá

Văn bản quản lý là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình lao động Văn bản giúp con người ghi chép, lưu giữ và truyền bá các truyền thống văn hoá qua các thời

GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

kỳ lịch sử khác nhau của sự phát triển xã hội, của mổi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa phương khác nhau

e Chức năng x ã hội

Văn bản quản lý thể hiện cách thức đề cập, giải quyết những vấn đề xã hội khác nhau trong phạm vi, thời điểm cụ thể.Các văn bản ban hành chuẩn xác sẽ có tác dụng tích cực trong việc xây dựng và giữ gìn các định ch ế xã hội, phù hợp với nhu cầu của sự tiến bộ chung Do vậy, có thể nói văn bản quản lý góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của xã hội ở mỗi giai đoạn khác nhau

n T ổ CHỨC GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

1 Ý nghĩa của công tác giải quyết, quản lý văn bản

Giải quyết và quản lý văn bản là một công việc diễn ra hàng ngày hàng giờ ở các cơ quan, đơn vị Trong văn phòng, công tác này thường chiếm phần lớn thòi gian hoạt động của văn phòng Nó là mạch máu thông tin bảo đảm quan hệ giữa các cơ quan vói nhau và giữa các cơ quan vói nhân dân Có thể nêu một

số ý nghĩa của công tác giải quyết quản lý văn bản như sau:

- Bảo đảm cung cấp kịp thòi, đầy đủ chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác lãnh đạo của Đảng, quản lý của Nhà nước, của các tổ chức, cơ quan, đơn vị

- Giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác có chất luợng, đúng đường lối chính sách, chế độ

148 Trường Đại học Kình tế Quốc dân

- Lưu giữ những hồ sơ, tài liệu có giá trị về mọi lĩnh vực để

phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt và lâu dài

- Lưu giữ lại những tài liệu, chứng cứ phục vụ cho các cơ quan thanh ira, kiểm tra khi cần thiết nhằm chứng minh cho hoạt động của cơ quan đó có hợp pháp hay không Đây là những bằng chứng chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thật nhất

2 Nguyên tắc giải quyết, quản lý văn bản

- Để quản lý tập trung thống nhất công việc trong cơ quan, tất cả mọi văn bản đi - đến cơ quan bằng các con đường khác nhau đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và làm các thủ tục cần thiết

- Việc gửi văn bản giữa các cấp, ngành trong bộ máy Nhà nước phải theo đúng hệ thống tổ chức Văn bản của cơ quan cấp trên gửi xuống cấp dưới trực tiếp và văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cho cơ quan cấp trên trực tiếp, không được gửi văn bản vượt cấp (trừ trường họp đặc biệt)

- Việc tiếp nhộn, gửi văn bản có những vấn đề thuộc phạm vi

bí mật của cơ quan của nhà nước thì phải thực hiện đúng chế độ giữ gìn bí mật nhà nước được quy định trong Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nưóc côna bố ngày 8/11/1991; Nghị định số 84-HĐBT ngày 9/3/1992 của Hội đổng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành "Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước" và Thông tư số 06 TT- BNV ngày 28/8/1992 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định của Hội đồng Bộ trưởng về bảo vệ bí mật Nhà nước

Chương VI: Tổ chức giải quyết vả quản lý văn bản

Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 149

GIÁO TRÌNH QUÀN TRỊ VÀN PHÒNG

3 TỔ chức giai quyết văn bản đến

Tất cả các tài liệu thư từ mà cơ quan nhận được từ bér ngoài bằng các nsuồn khác nhau đều được gọi là văn bàn đér (hay còn gọi là cõng văn đến) Việc giãi quvết vãn bản đến phi đăm bảo các nguyẻn tắc néu trẽn và ruản thú theo quv trình sau:

Bước 1: Nhận vãn bàn đến

Mọi văn bản đến cơ quan bẳn£ các phươns tiện khác nhai đêu phải chuyển qua bộ phận văn thư tiếp nhặn Khá riếp nhị: văn bản đến nhán viên văn thư phải thực hiện:

- Lướt qua một lượt nsoài bì để xác đinh xem các vãn bào

đến có gừi đúns địa chi khỏns nếu khỏns đúns thì trả lại

- Kiểm ưa xem các bì N ăn bản có neuvẻn vẹn khỏnE1 Nếu đì2\ khóng nguyên vẹn thì phải lập biên ban ĩrưcc người đưa văn bàn

- Thực hiện các thủ tục d a o nhặn

Bước 2 : Sơ bộ phán loại văn bán

Sơ bộ phản loại văn bân để ĩạo điều kiện thực hiện các kháu tiếp theo cùa quv trình giải quvết vãn bản đến Các văn bàn đến sơ bộ được phản làm các loại:

- Loại không cần bóc bì khỏng cán vào sổ đãng kv: gổtn thư riéng gùi cho cá nhản, sách báo tài liệu tham khảo

- Loại phải bóc bì, vào sổ đảng kv: £ồm nhữn£ vãn bảr ngoài bì đề tén cơ quan, khóng có dấu mặt

- Loại khỏns bóc bì nhưns phải vào sổ đảns ký: gồm vãn ban £hi rõ tên nsười nhặn \ ăn bản mật, vãn bản gửi cho đãns uv

và các đoàn thể ưons cơ quan (Đoàn thanh mẻn cóns đoàn)

Chuông VI: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản

Bước 3.ẳ Bốc bì văn bản

Việc bóc bì văn bản cần được thực hiện:

- Những văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn cần được bóc trước

- Khi bóc bì cần tránh làm rách công văn bên trong, làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện

- Khi lấy văn bản ra cần rà soát lại xem có sót văn bản không, đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì vófi số ký hiệu ghi trong văn bản xem có khóp không? Nếu có sai sót phải báo cáo cán bộ phụ trách biết và hỏi lại nơi gửi

- Các văn bản không đúng thể thức phải trả lại nơi gửi để thực hiện đúng quy định

- Đối với văn bản thuộc các loại: Đơn thư khiếu tố, nặc danh hoặc cần phải kiểm tra cần giữ lại phong bì đính kèm theo văn bản để làm bằng chứng

- Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu cho cơ quan gửi

Bước 4: Đóng dấu "đến" vào văn bản

Mục đích bước này là để xác nhận văn bản đã qua văn thư

và biết được văn bản đến cơ quan ngày nào

Dấu đến đóng vào khoảng trống dưới số, ký hiệu hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản hoặc khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 151

GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

issssssssas

Bước 5: Trình chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành

chính) cho ý kiến về việc phân phối giải quyết văn bản đó

Đối với các cơ quan có nhiều phòng ban, có số lượng vãn bản đến nhiều, văn thư cần dựa vào chức năng của từng đơn vị và nội dung của văn bản để sơ bộ phân loại trước khi trình Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính) Khi Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính) xem xong ghi ý kiến vào lề, nhân viên văn thư phải lấy lại văn bản để đăng ký vào sổ "văn bản đến" và chuyển cho các đơn vị, cán bộ trong cơ quan

Bước 6: Đăng kỷ văn bản đến

Đăng ký (vào sổ) là khâu quan trọng của quy trình giải quyết quản lý văn bản đến Thực chất là ghi lại các thông tin cần thiết của văn bản nhằm nắm được số lượng, nội dung và đối tượng giải quyết văn bản để bất kỳ lúc nào cũng biết được văn bản đó nằm ở đâu, do bộ phận nào giải quyết Văn bản đến ngày nào thì được đăng ký và chuyển ngay ngày hôm đó

Có ba hình thức đăng ký văn bản đến: Đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng thẻ, đăng ký bằng máy vi tính

Với hình thức đăng ký văn bản bằng sổ: Tuỳ thuộc vào số lượng văn bản của cơ quan nhiều hay ít mà dùng một hay nhiều

sổ đăng ký văn bản Ví dụ: Đối với các cơ quan lớn , có nhiều loại văn bản có thể dùng các sổ đăng ký văn bản:

- Văn bản mật

- Văn bản cấp trên gửi xuống

152 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

- Văn bản các cơ quan đơn vị trực thuộc, cấp dưói gửi lên.

- Văn bản thuộc loại thư đơn khiếu tố

Dưới đây là một số mẫu sổ đăng ký văn bản gửi đến:

a M ẫu sổ đăng ký văn bản thông thường', sổ đăng ký văn

bản đến thông thường có cấu tạo như sau:

Chương VI: Tổ chúc giải quyết và quản lỷ văn bản

Số,

ký hiệu vãn bản

Ngày tháng vãn bản

Tên loại trích yếu nội dung vân bản

Lưu hồ sơ

Nơi nhận

Ký hiệu

Ghi chú

b M ẩu sổ đãng ký văn bản m ật: sổ đăng ký văn bản đến

mật có cấu tạo như sau:

SỐ,

ký hiệu văn bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại trích yếu nội dung văn bản

Mức độ mật

Lưu hó sơ

Nơi nhận

Ký hiệu

Ghi chú

Việc đăng ký văn bản "mật" cần được tiến hành theo hai trường hợp:

- Trường hợp 1: Nhân viên văn thư được uỷ quyền bóc bì

văn bản "mật" thì nhân viên văn thư trực tiếp ghi các thông tin vào các cột của sổ đăng ký văn bản mật

Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 153

- Trườne hợp 2: Vãn bàn "mật” khỏng giao cho nhàn viên

vãn thư bóc bì thì nhản viên văn thư chi ghi:

+ Cột 1 đến cột 5: Ghi như các nội dung của văn bản thường.+ Cột 6: Ghi "Tài liệu mật”

+ Cột 9: Ghi tên người nhận văn bản mật

Các cột còn lại do người được phân công bóc bì ghi và quàn lý cả sổ đãns ký văn bàn mật

c M ấu sổ đáng ký th ư và đơn kh iếu tố

Việc theo dõi giải quyết đơn thư khiếu tố ờ các cơ quan có thể khác nhau Dù phản cóng cho bộ phận nào phụ trách thì công việc nàv cũng cần phải có sổ đảng ký theo dõi cho đến khi đơn

thư khiếu tố được d ả i quyết (có thể đãns ký ở văn thư hoặc ờ nơi

trực tiếp riải quyết)

Thư đơn khiếu tố sau khi bóc bì cũng phải đóng dáu "đến''

và đảns ký vào sổ theo mẫu sau:

GIÁO TR 9M QUẢN TRỊ VÄH PHÒNG

5c Ngảy Ná Sc Ngày TỀr 'ca Nd nhận Lưu Ná Ký Gn

5=r 5ễr 3Lắ '<ý hiệu tháng trích yếu hoặc hổ Tân hrèu chi

vãn vãn vãn "ở A-ng rçuà sc

bsn bảr bản văn bản giả quyết

d M áu bia của sổ đáng ký ván bàn "dẽn "

154 ĩruòng Đại học Kình tế Quốc dân

Chuông VI: Tổ chúc giải quyết và quản lý văn bản

Tên cơ quan cấp trên trực tiếp:

Tên cơ quan:

* Ghi chú: Nếu là sổ đăng ký thư đơn khiếu tố thì ghi ở

ngoài bìa là "Sổ đăng ký thư đơn khiếu tố"

Bước 7: Chuyển giao văn bản "đến":

Sau khi đăng ký xong, văn bản phải được chuyển giao đến tận tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không nhờ người khác cầm hộ

- Việc chuyển giao văn bản phải nhanh chóng, chính xác, bảo đảm bí mật

- Ưu tiên chuyển giao những văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn

- Trường hợp số liệu văn bản đến cơ quan muộn, số lượng nhiều, chưa kịp giải quyết phải để đến ngày hôm sau thì nhân viên văn thư phải báo cáo với cán bộ phụ trách và cất giữ cẩn thận

- Trường hợp văn bản có liên quan đến một số người hoặc một số bộ phận cùng giải quyết thì có thể thực hiện bằng cách:

Truòng Đại học Kinh tế Quốc dân 155

GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Chuyển lần lượt cho từng người (bộ phận) hoặc nhận văn bản gửi cho tất cả mọi người, mọi bộ phận có liên quan

- Việc chuyển văn bản "đến" cho các cá nhân, bộ phận phải

ký xác nhận giữa nhân viên văn thư và người (bộ phận) nhận văn bản Công việc này được thực hiện theo hai trường hợp:

+ Nếu các đơn vị ở trong cùng khu vực cơ quan và số lượng văn bản ít thì người nhận văn bản ký vào sổ đăng ký văn bản (cột

9 hoặc cột 10 của sổ đăng ký văn bản)

+ Nếu các đơn vị ở cách xa cơ quan thì phải vào sổ

"chuyển văn bản đến", sổ này có mẫu như sau:

Số lượng văn bản hoãc số lượng bi

Đcn vị hoặc người nhân

Ký nhân

Bước 8: Giải quyết vả theo dõi việc giải quyết văn bản

- Trong số văn bản gửi đến hàng ngày cho cơ quan, có

những văn bản phải được giải quyết kịp thời theo yêu cầu của nơi gửi Trong thời gian này, văn bản được lưu lại và được bảo quan trong "Hồ sơ công việc" của người thừa hành

- Khi văn bản đã được giải quyết xong, nếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản thì người thừa hành phải soạn thảo vãn bản ưả lời

- Trường hợp những văn bản cần theo dõi, nhân viên vãn thư đánh dấu vào cột ghi chú ở sổ đăng ký văn bản đến để nhắc nhở, giải quyết

156 Trường Đại học Kỉnh tế Quốc dân

Chương VI: Tổ chúc giải quyết và quản lý vân bản

3 Tổ chức, giải quyết văn bản "đi"

Mọi công văn, tài liệu thư từ do cơ quan gửi đi gọi là "văn bản đi" Mọi văn bản lấy danh nghĩa cơ quan để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn thư cơ quan để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi Các văn bản do các bộ phận chuyên môn (hoặc các cá nhân) soạn thảo thông qua ở cấp có thẩm quyền sẽ được giải quyết theo quy trình sau:

Bước 1: Kiểm tra th ể thức văn bản

Mọi văn bản trước khi vào sổ gửi đi đều phải được kiểm tra lại thể thức nhằm bảo đảm chất lượng của văn bản

- Trước hết kiểm tra xem văn bản đó có hợp lệ không, tức

là kiểm tra xem các khâu của quá trình soạn thảo văn bản (từ viết bản thảo, duyệt bản thảo, đánh máy, sao in, ký văn bản) đã được thực hiện đúng quy trình chưa

- Kiểm tra thể thức văn bản: Xem các thành phần của văn bản đã đầy đủ chưa, nếu còn thiếu sót thì yêu cầu bộ phận, cán

bộ thảo văn bản đó sửa lại

Sau khi kiểm tra xong, nếu văn bản chưa có chữ ký của thủ trưởng, văn thư phải xin chữ ký đóng dấu cơ quan, vào sổ đăng

ký gửi đi

Bước 2.Ệ Vào s ổ đăng ký văn bản "đi"

Việc vào sổ đăng ký văn bản “đi” là nhằm quản lý toàn bộ

số công văn của cơ quan gửi đến cơ quan khác, cung cấp những thông tin thống kê về công văn “đi” của cơ quan, phục vụ cho công tác quản lý điều hành cơ quan

Có thể đăng ký văn bản “đi” bằng sổ, máy vi tính Tuỳ theo

số lượng văn bản gửi đi của cơ quan nhiều hay ít mà dùng số

Trưòng Đại học Kỉnh tế Quốc dân

GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

lượng sổ đăng ký cho phù hợp, song các nội dung chính cần phải ghi theo mẫu:

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Nơi nhận

Đơn vị hoặc người nhận bản lưu

Ghi chú

Bước 3: Bao gói văn bản gửi đi

Để việc gửi văn bản không bị nhầm lẫn, nhân viên văn thư cần căn cứ vào những nơi mà cơ quan thường xuyên có quan hệ gưi văn bản từ đó thành lập các cặp đựng tài liệu để chia văn bản thành từng nhóm cơ quan Mỗi cơ quan đơn vị nhận văn bản được chia thành 1 ngăn, ghi tên cố định lên đầu hoặc mép bìa cho dễ nhìn Làm thủ tục đăng ký xong, nhân viên văn thư chia văn bản gửi cho các nơi vào từng ô kèm theo một phong bì sau

đó văn thư mới bắt đầu cho văn bản vào bì và viết bì

Bì đựng văn bản có thể dùng nhiều loại vói kích thước khác nhau (theo quy định của bưu điện) song phải làm bằng giấy dầy, bền.Viết bì gửi văn bản phải ghi đầy đủ các thông tin mẫu sau:

MẪU GHI BÌ VĂ N BẢN G ử “Đ I”

Kính gửi: (tên, địa chỉ nơi nhận)

158 Truồng Đợi học Kinh tế Quốc dân

Chương VI: Tể chúc giải quyết và quản lý văn bản

Bước 4: Chuyển văn bản

Văn bản gửi đi phải được gửi ngay trong ngày đăng ký văn bản, có thể gửi qua bưu điện hoặc do văn thư mang đến tận địa chỉ nơi nhận Dù chuyển bằng cách nào thì cũng đều phải vào sổ chuyển giao văn bản theo mẫu sau:

MẪU SỔ CHU YỂN GIAO VĂN BẢN

Ngày tháng gửi

văn bản

Số và ký hiệu văn bản

Số lượng bì văn bản

Nơi nhận văn bản

Ký nhận và đóng dấu

Những văn bản quan trọng và văn bản mật ( dù chuyển ra ngoài hay nội bộ cơ quan) cần kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra theo dõi Phiếu gửi văn bản được in sẵn từng quyển theo mẫu sau:

Bước 5 ểệ G iữ gìn và sắp xép bản lưu văn bản gửi đi

Văn bản “đi” bất kể do đơn vị nào soạn thảo đều phải được lưu giữ lại ít nhất 02 bản chính

- Một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo để lập hồ sơ, theo dõi công việc

- Một bản lưu ở văn thư để tra tìm khi cần thiết

Văn bản lưu phải được sắp xếp, bảo quản cẩn thận Cuối năm nhân viên văn thư phải sắp xêp lại văn bản và lập hồ sơ chuyển giao cho lưu trữ cơ quan để phục vụ cho nghiên cứu, khai thác

4 Tổ chức giải quyết quản lý văn bản mật

Các văn bản "đến", "đi", "nội bộ" có thể có các mức độ mật theo quy định của pháp luật Nhà nước đã có các văn bản quy định việc giải quyết, quản lý văn bản mật, các văn bản đó là:

- Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nưóc ban hành ngày 28/10/1991

- Nghị định số 84/HĐBT ngày 9/3/1992 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước

- Chỉ thị số 267 - TTg ngày 24/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường trách nhiệm thực hiện Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước

Căn cứ vào các văn bản nói trên việc giải quyết, quản lý văn bản mật được thực hiện theo những nội dung sau đây:

a X ác định đún g đắn mức độ m ật của tài liệu

Văn bản có 3 mức độ mật: tuyệt mật, tối mật, và mật (Điều

6, 7, 8 Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước)

GIÁO TRÌNH QUẢN TRị VĂN PHÒNG

160 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

b Thực hiện đúng các quy định về p h ổ biến, lưu hành tìm hiểu và sử dụng, vận chuyển, giao nhận và tiêu huỷ văn bản mật Cụ thể:

- Chỉ được phổ biến văn bản mật trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành

- Đối với văn bản “tối m ật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng

cơ quan hoặc người được uỷ quyền bóc và quản lý

- Chỉ có người được giao quản lý văn bản mật mới trực tiếp làm các nhiệm vụ đăng ký văn bản này Văn thư có thể được được thủ trưởng giao cho nhiệm vụ quản lý văn bản “mật” hoặc không Nếu không được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản mật thì chỉ ghi vào sổ phần ghi ngoài bì rồi chuyển cả bì đến tay người nhận

- Sổ ghi văn bản mật “đến” và “đi” tương tự như sổ ghi văn bản thường, chỉ khác sau cột "trích yếu nội dung văn bản" có thêm cột “mức độ m ật” ủ

- Đóng dấu chỉ mức độ mật vào văn bản, không đóng ra ngoài bì Người chịu trách nhiệm làm bì trong phải ghi đầy đủ:

số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu độ mật lên bì trong sau đó chuyển cho văn thư làm phiếu gửi và làm bì ngoài như đối với văn bản thường Dấu chỉ độ mật ghi trên phong bì trong được ghi bằng các ký hiệu: A (tuyệt mật), B (tối mật), c (mật) (Theo quy định tại Công văn số 2683/HC ngày 4/6/1996 về việc hướng dẫn các mẫu dấu dùng trong công tác văn thư)

- Văn bản mật phải được chuyển đến tận tay người nhận

- Không được mang văn bản mật về nhà riêng Khi đi công tác xa không đem theo văn bản mật không có liên quan đến công tác được giao

Chưong VI: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản

Truòng Đại học Kinh tế Quốc dân 161

GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VẦN PHÒNG

- Trong khi chưa giải quyết công việc không được ghi chép những điều bí mật vào giấy hoặc sổ tay khi chưa được cơ quan quản lý vào sổ, đánh số sổ tay trong đó có ghi những điều bí mật cũng được xem như văn bản, giấy tờ mật và được bảo quản như tài liệu mật

- Phải có đầy đủ các phương tiện bảo mật để bảo quản các tài liệu mật (két, hòm, tủ, khoá )-

c Tuyển chọn nhán viên, cán bộ quản lý văn bản mật theo quy định của Nhà nước

Thực hiện khen thưởng kịp thời những cán bộ nhân viên thực hiện tốt các quy định, thi hành kỷ luật những người vi phạm quy chế quản lý và sử dụng tài liệu mật

5 C ống tác lập hồ sơ

a K hái niệm hồ sơ, lập hồ sơ và sự cần thiết của công tác lập hồ sơ

- Hồ sơ là một văn bản, một tập hợp các văn bản tài liệu có

liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ cụ thể của một cơ quan, một cá nhân

- Công tác lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu thành từng vấn đề, từng vụ việc hoặc thành từng tập vãn kiện để phục vụ cho công việc trước mắt và nghiên cứu sau này

Đê lập hồ sơ người ta phải căn cứ vào một số đặc điểm giống nhau của văn bản như: đặc trưng về vấn đề, về tên gọi, tác giả, địa chì, thời gianễễ Các đặc điểm đó là căn cứ để hình thành các loại hồ sơ Có thể chia thành các loại hồ sơ chủ yếu:

162 Trường Đại học Kình tế Quốc dân

Chutmg VI: Tổ chúc gỉải quyết và quản lý văn bản

- HỒ sơ công việc: Là toàn bộ các văn bản có nội dung liên quan với nhau về việc giải quyết một vấn đề, một công việc

- Hổ sơ nguyên tắc: Là tập hợp các văn bản pháp quy có liên quan về một công tác nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn

cứ tra cứu giải quyết công việc hàng ngày (ví dụ: Tập hợp các văn bản có liên quan đến vấn đề tiền lương, về công tác kế toán )

- Hổ sơ nhân sự: Toàn bộ các tài liệu có liên quan đến một người nào đó

- Hồ sơ trình duyệt ký

Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác giải quyết quản

lý văn bản (công tác văn thư) và là khâu then chốt của công tác lưu trữ Đây là công việc cần thiết vì:

- Giúp cho mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp văn bản khoa học, thuận tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu quả công việc

- Quản lý chặt chẽ, giữ gìn công văn giấy tờ (tránh lập hồ

sơ trùng lặp, tránh bỏ sót văn bản hoặc lưu giữ văn bản giấy tờ không cần thiết)ẵ

- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và của cơ quan

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tài liệu

b Các yêu cầu cần bảo đảm

Công tác lập hồ sơ phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

- Phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị cơ quan và những công tác trọng tâm của cơ quan đó

Trưdng Đợi học Kinh tế Quốc dân 163

GIÁO TRÌNH QUẢN TRJ VĂN PHÒNG

- Các văn bản tài liệu trong hồ sơ phải là văn bản chính, có đầy đủ thể thức và là bằng chứng xác thực về những sự việc trong

Việc lập danh mục hồ sơ được tiến hành vào tháng cuối năm để thực hiện từ đầu năm mới Cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách có nhiệm vụ giúp thủ trưởng cơ quan đơn vị lập bản danh mục hồ sơ

Có hai loại danh mục hồ sơ:

- Danh mục hồ sơ tổng hợp: Là bản danh mục hồ sơ dùng chung cho cả cơ quan

- Danh mục hồ sơ theo đơn vị, tổ chức: Dùng riêng cho từng đơn vị tổ chức

164 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Chuông VI: Tổ chúc giải quyết và quản lý văn bản

Lựa chọn loại danh mục hổ sơ nào là tuỳ thuộc vào quy mô,

cơ cấu tổ chức của cơ quan và số lượng hồ sơ cần lập của cơ quan.Lập hồ sơ được tiến hành qua các bước:

Bước 1 : Xác định loại danh mục hồ sơ (tổng hợp hoặc theo

đơn vị tổ chức)

Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ.

Đây là bước lập các đề mục lớn, các đề mục nhỏ của bản danh mục và sắp xếp chúng theo một trật tự khoa học bảo đảm các hồ sơ có vị trí hợp lý và sử dụng thuận tiện Phân loại hồ sơ

có thể:

- Theo vấn đề: Mỗi vấn đề là một đề mục lớn bao gồm các vấn đề nhỏ Mỗi hồ sơ có thể là một vấn đề lớn hoặc từng vấn đề nhỏ Cách phân loại này thường được dùng trong các cơ quan có

cơ cấu tổ chức không ổn định

- Theo đơn vị, tổ chức: Mỗi đơn vị, tổ chức là một đề mục lớn, các đề mục nhỏ là các hổ sơ hoặc đơn vị nhỏ hơn Cách phân loại này áp dụng với các cơ quan đơn vị có cơ cấu tổ chức rõ ràng, ít thay đổi

Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ phải rõ ràng,

ngắn gọn và phản ánh khái quát nội dung hồ sơ làm cơ sở cho việc chọn lựa tài liệu đưa vào hổ sơ (cần tham khảo tiêu đề hồ sơ của năm trước)

Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ

Các đề mục lớn nhỏ của từng hồ sơ trong danh mục đều phải có số, ký hiệu để xác định vị trí của chúng nhằm thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng Ký hiệu hồ sơ thường có hai phần:

Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 165

- Phần chữ : Gồm tên của đơn vị, tổ chức lập hồ sơ đó hoặc chữ cái của tên vấn đề mà hồ sơ đã phản ánh ghép lại.

- Phần hồ sơ là số thứ tự của hổ sơ thuộc đơn vị tổ chức hoặc vấn đề mà hồ sơ phản ánh (xem mẫu danh mục hổ sơ)

Bước 5: Phân công người lập hồ sơ: Trong danh mục hồ sơ

phải chỉ rõ tên người lập hồ sơ để giúp cho người lập hồ sơ biết được nhiệm vụ phải lập loại hồ sơ nào, giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được công việc cấp dưới

Bước 6: Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ.

* Mỗi hồ sơ phải ghi rõ thời hạn bảo quản hồ sơ trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan Thời hạn bảo quản hồ sơ gồm:

- Năm bảo quản: Thời hạn lưu giữ hồ sơ tại cơ quan để phục vụ công tác Mốc thời hạn tính năm bảo quản là kể từ năm tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan Khi năm bảo quản kết thúc, những hổ sơ có giá trị được thu thập và lưu trữ bảo quản ở kho lưu trữ nhà nước Các tài liệu hết giá trị được tiêu huỷ theo quy định của Nhà nước

- Thời hạn bảo quản: Thòi hạn hồ sơ cần lưu lại ở kho lưu trữ nhà nước Thời hạn chia thành ba loại: Vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời

GiÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNg

166 Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân

Chương VI: Tổ chúc giải quyết vả quản lý văn bản

MẪU DANH MỤC H ồ s ơ

DANH MỤC HỔ s ơ CỦA c ơ QUAN

bảo quản

Thời hạn bảo quản

Bản danh mục hồ sơ gồm:

- Hổ sơ bảo quản vĩnh viễn

- Hồ sơ bảo quản lâu dài

- Hồ sơ bảo quản tạm thời

Thủ trưởng cơ quan

(Chánh văn phòng)

(Ký tên, đóng dấu)

Trựòng Đọi học Kinh tế Quốc dân 167

GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ss

C.2 Công tác lập hồ sơ

Nội dung công việc lập hồ sơ tuỳ thuộc vào từng loại hổ sơ Trong hoạt động của cơ quan, đơn vị thông thường phải lập các loại hồ sơ sau:

c.2.1 Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ)

Việc lập hồ sơ công việc được thực hiện theo trật tự:

- Mở hồ sơ: Cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu năm, căn cứ vào bản danh mục hồ sơ của cơ quan ghi tiêu đề hồ

sơ cần lập vào các bìa hồ sơ Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, phản ánh được nội dung công việc, vấn đề

- Phân loại văn bản, giấy tờ đưa vào hồ sơ: Khi hồ sơ đã được mở, có những văn bản giấy tờ nào có liên quan đến công việc đang giải quyết (hoặc đã giải quyết xong) thì đưa vào bìa hồ

sơ (kể cả các tài liệu như băng, phim ảnh )

- Sắp xếp văn bản giấy tờ trong hồ sơ: Để phục vụ tốt cho việc sử dụng hồ sơ, việc sắp xếp văn bản, giấy tờ phải khoa học hợp lý, thể hiện sự liên quan giữa các tài liệu và diễn biến của sự việc Hồ sơ có thể sắp xếp theo các cách:

+ Thứ tự thời gian hình thành văn bản

+ Theo trình tự giải quyết vấn đề trong thực tiễn: Trước tiên xếp các văn bản đề xuất sau đó là văn bản giải quyết, cuối cùng

là văn bản kết thúc vấn đề

+ Theo tác giả kết hợp với thời gian

168 Tỉựòng Đại học Kinh tế Quốc dân

Chuông VI: Tổ chức gỉải quyết và quản lý văn bản

+ Theo vấn đề kết hợp với thời gian

+ Theo vần chữ cái ( thường áp dụng cho các đơn từ, bản khai cá nhân, báo cáo )

+ Theo thứ tự của văn bản: số nhỏ đến số lớn

+ Theo mức độ quan trọng của văn bản

- Kết thúc hồ sơ: Hổ sơ có thể kết thúc khi công việc kết thúc (kết thúc hội nghị, khoá học hoặc kết thúc năm) Khi kết thúc hổ sơ cần phải:

+ Hoàn chỉnh các văn bản giấy tờ: Bổ sung các văn bản thiếu, loại bỏ các văn bản trùng, thừa

+ Kiểm tra, hoàn chỉnh việc sắp xếp các văn bản giấy tờ trong hồ sơ

Nếu hết năm công việc chưa kết thúc, hồ sơ chưa kết thúc được thì phải để lại năm sau và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau

- Biên mục hồ sơ: Đây là một công việc đặc biệt quan trọng của công tác hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần, nội dung và các yếu tố khác của hồ sơ phục vụ cho việc khai thác sử dụng và bảo quản hồ sơ thuận tiện Biên mục hồ sơ gồm các công việc sau:+ Đánh số tờ nhằm xác định trật tự sắp xếp văn bản trong

hồ sơ

+ Viết mục lục văn bản trong hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu văn bản trong hồ sơ Mẫu mục lục văn bản:

Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 169

GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG _

+ Viết tờ kết thúc

Tờ kết thúc của hồ sơ là bản ghi khái quát những điều cần chú ý về hồ sơ đó nhằm kiểm tra, bảo quản tài liệu, tránh bị mất, đánh tráo, giả mạo, giúp cho việc theo dõi trạng thái vật lý của tài liệu để có biện pháp bảo quản thích hợp

Mẫu tờ kết thúc hồ sơ

170 Trường Đại học Kỉnh tế Quốc dân

Chương VI: Tổ chúc giải quyết vả quản lý văn bàn

- Tên cơ quan, đơn vị, tổ chức

- Ký hiệu hồ sơ

- Tiêu đề hồ sơ

- Ngày tháng bắt đầu, kết thúc

- Số lượng tờ

- Thời hạn bảo quản

- Đóng quyển: Sau khi biên mục xong, hồ sơ cần được đóng quyển cố định thứ tự sắp xếp tài liệu, bảo quản hồ sơ tài liệu an toàn, tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu.Khi đóng tài liệu cần:

- Kiểm tra lại hổ sơ

Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 171

GIÁO TRÌNH QUẢN TR| VĂN PHÒNG

- Gỡ bỏ các vật liệu bằng kim loại đính trên các tài liệu

- Đóng bằng chỉ bền, không dùng kim loại

c ỗ2.2 H ồ sơ nguyên tắc:

Hồ sơ nguyên tắc là tập bản sao các văn bản quản lý (chủ yếu là văn bản quy phạm pháp luật) về một công tác nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày Hồ sơ này có thể là tập hợp văn bản của nhiều năm, không cần biên mục đóng quyển và nộp lưu cơ quan loại hồ sơ này.Các văn bản trong hồ sơ nguyên tắc cũng được sắp xếp theo các phương pháp như đối với hồ sơ công việc

c.2.3 H ổ sơ nhăn sự

Hồ sơ nhân sự là tập hợp các văn bản phản ánh quá trình trưởng thành và công tác của mỗi cán bộ, công chức của cơ quan Đây là bằng chứng lịch sử và pháp lý để thủ trưởng cơ quan nghiên cứu và sử dụng cán bộ, nhân viên Hồ sơ nhân sự bao gồm các tài liệu sau:

- Bản lý lịch tự thuật của cán bộ công chức theo mẫu quy định của Nhà nước

- Các quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển đề bạt, khen thưởng, kỷ luật của cán bộ

- Các bản kiểm điểm, nhận xét cán bộ công chức hàng năm

- Các đơn thư của bản thân cán bộ công chức đề nghị với

cơ quan, tổ chức về các vấn đề chung và riêng

- Các đơn thư kiến nghị khiếu nại, tố cáo, các bản xác minh, điều tra về các vấn đề đối với cán bộ công chức đó

172 Trưởng Đợi học Kinh tế Quốc dân

- Các loại giấy tờ khác liên quan đến cán bộ công chức đó.

Hồ sơ nhân sự được bảo quản trong các túi theo mẫu thống nhất do Ban tổ chức cán bộ chính phủ quy định Loại hồ sơ này thuộc loại tài liệu mật phải được khai thác, sử dụng theo chế độ bảo mật

c.2.4 Hồ sơ trình duyệt

Hồ sơ trình duyệt là tập các văn bản dự thảo và các văn bản

có liên quan dùng để trình lãnh đạo nghiên cứu, xem xét và duyệt, phê chuẩn Hồ sơ này thường có hai phần

Phần I: Những văn bản nguyên tắc làm cơ sở cho việc dự thảo văn bản cần duyệt

Phần II: Dự thảo văn bản cần duyệt và các văn bản có liên quan (bản thuyết minh, các phụ lục)

d Trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ

d l Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan

Lập hổ sơ là một bộ phận trọng yếu của công tác văn thư nên thủ trưởng các cơ quan, các cấp có trách nhiệm chỉ đạo và thường xuyên đôn đốc, kiểm tra cán bộ công chức, nhân viên trong cơ quan thực hiện tốt công tác này

Điều 3 Điều lệ 142 - CP về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng chính phủ ban hành ngày 28/9/1963 quy định: “Thủ trưởng các cơ quan, các cấp phải trực tiếp chỉ đạo và thường xuyên đôn đốc công tác công văn giấy tờ theo quy định của Nhà nước”

Chuong VI: Tổ chức giài quyết và quản lý vãn bàn

Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 173

GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

= g g g g g g g g = g g g g g g g s e g i g = g i " » B C B i a e a a a s g s g g g g i B B a B B - i - ^

Điều 7 Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu, lưu trữ Quốc gia của Hội đồng Nhà nước quy định: “Thủ trưởng của các ngành từ Trung ương đến cơ sở, chủ tịch u ỷ ban nhân dân các cấp trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia

d2 Trách nhiệm của Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính)

Chánh văn phòng có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan ừực tiếp chỉ đạo, tổ chức công tác lập hồ sơ trong cơ quan Chánh văn phòng là người chủ trì xây dựng bản danh mục hồ sơ của cơ quan, giao trách nhiệm cho cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan hướng dẫn lập hồ sơ cho các cán bộ nhân viên trong cơ quan

d3 Trách nhiệm của các bộ chuyên trách văn thư lưu trữ

Cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ chuyên trách phải là người giúp thủ trưởng cơ quan, Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành chính) về mặt nghiệp vụ, hướng dẫn nghiệp vụ làm danh mục hồ sơ và lập hồ sơ cho cán bộ nhân viên trong cơ quan

Mỗi đơn vị trong cơ quan phải lập hồ sơ theo chức năng nhiệm vụ của mình

Cán bộ nhân viên trong cơ quan phụ trách phần việc nào thì

có trách nhiệm lập hồ sơ phần việc đó Khi công việc kết thúc thì việc lập hồ sơ của công việc đó cũng phải hoàn thành

Thư ký riêng của các thủ trưởng có trách nhiệm lập hồ sơ những công việc do thủ trưởng phụ trách và giao trách nhiệm cho thư ký

174 Trưòng Đợi học Kinh tế Quốc dân

Chương VI: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bán

6ễ Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Hổ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý của từng cơ quan nói riêng và của Nhà nưóc nói chung cần được quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc tập trung thống nhất Điều 23 Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ đã quy định: “Cuối mỗi năm, cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công tác có liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm tra lại các hồ sơ mình đang lưu giữ đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu giữ của

cơ quan hồ sơ tài liệu các công việc đã xong và danh sách những

hồ sơ tài liệu đang giữ lại để theo dõi, tiếp tục nghiên cứu”

Hồ sơ tài liệu sau khi kết thúc công việc được để lại tại các đơn vị sau một năm để theo dõi nghiên cứu khi cần thiết sau đó

sẽ phải nộp vào lưu trữ cơ quan mà có hai loại:

- Những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn lâu dài thì các đơn vị cần hoàn chỉnh để nộp vào lưu trữ

- Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời có thể để lại ỏ' đơn vị, hết hạn bảo quản thì đánh giá lại Nếu không cần lưu trữ thì tiêu huỷ theo thủ tục quy định

- Hổ sơ nộp lưu trữ cơ quan phải được lập hoàn chỉnh: Có bìa được biên mục bên trong và bên ngoài bìa rõ ràng, chính xác Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết

Hồ sơ tài liệu khi nộp vào lưu trữ cơ quan phải thống kê thành mục lục theo mẫu sau:

Trưòng Đại học Kỉnh tế Quốc dôn 175

GIÁO TRÌNH QUÀN TRỊ VẰN PHÒNG

Tên cơ quan chủ quản CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên cơ quan Độc lậ p -T ự d o -H ạ n h phúc Tên đơn vị

Số lượng tờ

Thời han bảo quản

Ghi chú

Tổng công bản mục lục này có hổ sơ trong đó có hó sơ (đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, hổ sơ (đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản lâu dài.

Ngày tháng năm

Họ tên, chức vụ, chữ ký Họ tê n , chức vụ, chữ ký

(của người phụ trách lưu trữ (của người phụ trách đơn VỊ

cơ quan nhận hổ sơ nộp lưu) có hồ sơ nộp lưu).

Mục lục hồ sơ là căn cứ để thống kê, bàn giao tài liệu giữa các đơn vị với cán bộ lưu trữ cơ quan Đồng thời nó giúp cho việc tra tìm tài liệu trong kho lưu trữ khi cần thiết

Khi bàn giao hồ sơ vào lưu trữ cơ quan phải lập hai bản mục lục hồ sơ: Một bản giao cho cán bộ lưu trữ cơ quan, một bản

do đơn vị nộp hồ sơ bảo quản Mục lục hồ sơ được đính kèm theo biên bản nộp tài liệu giữa lưu trữ cơ quan và đơn vị nộp Biên bản nộp tài liệu có mẫu sau:

176 Trường Đại học Kỉnh tế Quốc dân

Chudng VI: Tổ chúc giải quyết và quản lý văn bàn

CỘNG HOÀXÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

(Xem mục lục hồ sơ kèm theo)

-Tinh hình tài liệu:

Đã nhân đủ số hổ sơ nói trên.

GIÁO TRÌHH QUẢN TRỊ VẪN PHÒNG

CHƯƠNG v n

SOẠN THẢO VĂN BẢN QUÀN LÝ

Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng diễn ra hàng ngày ưons tát cà các cơ quan nhà nưce các đơn vị, các tổ chức Việc soạn thảo văn bân trước hết thể hiện chức năng nhiệm

vụ quyền hạn vị trí, phạm vi hoạt động và mối quan hệ giữa các

cơ quan trons hệ thống tổ chức Đổng thời các văn bản còn là thành quả của các cơ quan trong quản lv Ch ươn £ này sẽ đề cập đến một số ván đề cơ bản về kỹ thuật soạn thào văn bản quản lý

L NHŨNG QUY ĐINH CHUNG VÊ THÙ TỤC SOẠN THÀO VÁN BÀN

1 Nguyên tác ra văn bản

Cơ quan ra văn bản fban hành vãn bàn) phải ban hành đún£

thẩm quvền theo luậi đinh Từ Điều 13 đến Điều 19 Luật Bar hành văn bản quv phạm pháp luật do Quốc hội khóa EX thỏns qua tại kỳ họp thứ 10 ngày 12/11/1996 đã quy định: Hình thức văn bàn quv phạm pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm quvền ban hành £ồm:

- Quốc hội: ban hành hiến pháp luật, nshi quyết

- Uy ban Thườn £ vạ Quốc hội: ban hành pháp lệnh, nghịquyết-

- Chủ tịch nước: ban hành lệnh, quvết đinh

178 ĩrưòog Đại học Kinh tế Quốc dân

Chương VU: Soạn thào vãn bàn quản lý

+ Chính phủ: ban hành nghị quyết, nghị định

+ Thủ tướng Chính phủ: ban hành quyết định, chỉ thị

+ Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ: ban hành quyết định, chỉ thị, thông tư.+ Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao: ban hành nghị quyết; Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành: quyết định, chỉ thị, thông tư

+ Các văn bản quy phạm pháp luật liên tịch do các tổ chức cùng phối hợp ban hành: các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ với Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền vói tổ chức chính trị xã hội trong trường hợp pháp luật có quy định việc tổ chức chính trị - xã hội có tham gia quản lý nhà nước

Văn bản do các cơ quan ban hành không được trái với pháp luật, chính sách, trái với văn bản của cấp trên

Văn bản do thủ trưởng các ngành ở Trung ương quy định các vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý thống nhất của ngành, có hiệu lực bắt buộc thi hành đối với tất cả các ngành, các cấp, các đơn vị cơ sở trong cả nước Các văn bản của u ỷ ban nhân dân địa phương có hiệu lực thi hành bắt buộc đối với mọi tổ chức, cơ quan, cán bộ viên chức thuộc Trung ương đóng trên địa bàn của địa phương quản lý

Văn bản phải theo đúng quy định của pháp luật về thể thức, thủ tục, quy chế, từ ngữ, cách viết của văn bản quản lý

Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 179