BÀI GIẢNG KHÁI NIỆM TỔ CHỨC

ThemeGallery PowerTemplate TỔ CHỨC Chương 5 NỘI DUNG I KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC II THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC III VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG TC IV ĐIỀU CHỈNH TỔ CHỨC LẠI I KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ Từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ, tổ chức là – Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định – Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất – Làm công tác tổ chức cán bộ Chester I Barnard “Tổ chức là một hệ.

TỔ CHỨC

Chương 5

NỘI DUNG

I KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC

II THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

III VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG TC

I KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ

 Từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ, tổ chức là:

– Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một

cấu trúc và những chức năng nhất định– Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động

nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất– Làm công tác tổ chức cán bộ

 Chester I.Barnard: “Tổ chức là một hệ thống

những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.”

I KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ

 Theo Harold Koontz, Cyril Odonnel và Heinz

Weihrich, hoạt động tổ chức là:

– Việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được

mục tiêu– Giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với

quyền hạn cần thiết để giám sát– Tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong

cơ cấu của doanh nghiệp

I KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ

 Tổ chức là một tiến trình thiết lập cơ cấu tổ chức

bộ máy quản trị gồm:

- Các khâu quản trị

- Các cấp quản trị

- Quan hệ quyền hành

I KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ

Chức năng của tổ chức

2.

Thiết kế và xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn

và trách nhiệm giữa các bộ phận nhằm hoàn thành mục tiêu

1.

Thành lập các bộ phận, đơn vị đảm nhận những hoạt động cần thiết

I KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ

Mục tiêu

của công

tác tổ chức là

gì?

Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ Xây dựng nếp văn hóa tổ chức lành mạnh

Tổ chức công việc khoa học

Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời những hoạt động yếu kém

Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với môi trường

Phát huy sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có

II THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

1 Khái niệm cơ cấu tổ chức

 Cơ cấu tổ chức của một DN là tổng thể các khâu khác nhau được chuyên môn hóa và sắp xếp theo từng cấp tạo thành một thể thống nhất

II THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

II THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

3 Yêu cầu đối với một cơ cấu quản trị tối ưu:

 Tính linh hoạt

 Đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động

 Đảm bảo tính kinh tế của quản trị

4 Các đặc trưng của cơ cấu tổ chức:

 Tính phức tạp

5 Mô hình cơ bản về cơ cấu tổ chức

a Mô hình cơ giới

 Là mô hình truyền thống, cổ điển

 Cơ cấu tổ chức phức tạp, tập trung hóa quyền hành

 Quá trình vận hành bộ máy theo một trật tự, nguyên tắc nhất quán

5 Mô hình cơ bản về cơ cấu tổ chức

b Mô hình hữu cơ (Mô hình linh hoạt)

 Hình thành song song với lý thuyết tâm lý - xã hội

 Đối tượng quản trị là các nhà khoa học, văn nghệ

sỹ, trí thức

So sánh 2 mô hình cơ giới và hữu cơ

6 Các kiểu cơ cấu tổ chức đặc trưng

KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC

a Cơ cấu trực tuyến

Lãnh đạo

bộ phận 2 (Tổ trưởng 3)

Lãnh đạo

bộ phận 1 (Tổ trưởng 1)

Lãnh đạo

bộ phận 2 (Tổ trưởng 2)

a Cơ cấu trực tuyến

Nguyên lý:

 Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp

 Quan hệ trong cơ cấu tổ chức này chủ yếu được xác định theo chiều dọc

 Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến

a Cơ cấu trực tuyến

•Đảm bảo chế độ một thủ

trưởng

•Người thừa hành chỉ nhận

mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp

•Hạn chế sử dụng các chuyên gia có trình độ

a Cơ cấu trực tuyến

b Cơ cấu chức năng

b Cơ cấu chức năng

Nguyên lý:

 Có sự tồn tại các đơn vị chức năng

 Không theo tuyến

 Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến  một cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp

•Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong việc ra quyết định

•Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện

•Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị

•Khó thực hiện nguyên tắc thống nhất chỉ huy

•Chế độ trách nhiệm không rõ ràng => gây mâu thuẫn.

•Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận chức năng khó khăn

b Cơ cấu chức năng

Ít được sử dụng

c Cơ cấu hỗn hợp (trực tuyến - chức năng)

c Cơ cấu hỗn hợp (trực tuyến - chức năng)

Nguyên lý:

 Có sự tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến

 Người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách

SỞ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG HẢI DƯƠNG

c Cơ cấu hỗn hợp (trực tuyến - chức năng)

•Có được ưu điểm của

cơ cấu trực tuyến và

cơ cấu chức năng.

•Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ.

•Nhiều tranh luận xảy

ra, nhà quản trị phải thường xuyên giải quyết

•Họp nhiều, lãng phí thời gian.

•Hạn chế sử dụng kiến

c Cơ cấu hỗn hợp (trực tuyến - chức năng)

d Cơ cấu theo chương trình - mục tiêu

A

A: Bộ phận lãnh đạo cao nhất (chủ công trình, chương trình, đề án).

B: Lãnh đạo trung gian của các công ty, xí nghiệp trực tiếp thực hiện công trình, chương trình đề án.

X: Các bộ phận chức năng thực hiện quản trị công trình, chương trình, đề án.

•Linh hoạt

•Ít tốn kém,sử dụng nhân lực có hiệu quả

•Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh

•Dễ xảy ra tranh chấp giữa người lãnh đạo và các

bộ phận

•Khó quản lý

d Cơ cấu theo chương trình - mục tiêu

7 Các phương pháp tổ chức bộ máy quản trị

Phương

pháp phân

tích

Phương pháp

5 Phương pháp cơ cấu hóa

mục tiêu

8 Các yếu tố của tổ chức

Chiến lược ảnh

hưởng đến

cấu trúc tổ

Quy mô của tổ chức ảnh hưởng đến cấu

Công nghệ tác động đến cấu trúc tổ

Môi trường tác động đến cấu trúc tổ

III MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG

CÔNG TÁC TỔ CHỨC

1 Tầm hạn quản trị

2 Quyền hành trong quản

trị

3 Phân cấp quản trị

1 Tầm hạn quản trị

a Định nghĩa

 Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) là khái

niệm để chỉ số lượng nhân viên mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách hữu hiệu

b Phân loại tầm hạn quản trị rộng, hẹp và ý nghĩa

 Số lượng nhân viên nhà quản trị điều khiển càng

cao thì tầm hạn quản trị càng rộng

 Ngược lại là hẹp

 Xét ví dụ: Một công ty lớn có 4.096 công nhân

(hoặc nhân viên không chức danh) được bố trí hệ thống quản trị theo tầm hạn kiểm soát như sau (hình vẽ)

Ví dụ:

Ưu – nhược điểm của tầm hạn quản trị rộng và hẹp

c Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị và biện pháp nhằm gia tăng tầm hạn quản trị

Các yếu Các yếu

tố ảnh hưởng Các nhân tố khác

Sự hiểu biết và trình độ của nhân viên cấp dưới

c Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị và biện pháp nhằm gia tăng tầm hạn quản trị

 Các biện pháp nhằm gia tăng tầm hạn quản trị:

- NQT thường xuyên nâng cao nâng lực, trình độ

chuyên môn nghiệp vụ

- Chăm lo, quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nâng cao

trình độ tay nghề, chuyên môn thuộc cấp

- Chăm lo đến công tác kế hoạch, áp dụng những

tiến bộ KHKT, công nghệ vào SX

- Cải tiến quy trình tổ chức.

d Nhu cầu tham khảo ý kiến trong quan hệ với tầm hạn quản trị

2 Quyền hành trong quản trị

a Khái niệm

 Quyền hành là quyền đưa ra các quyết định và

hành động; năng lực cho phép nhà quản trị yêu cầu người khác phải hành động theo sự chỉ đạo của mình

 Quyền hành được xem là:

- Công cụ của NQT điều hành nhân viên.

- Là chất keo gắn kết cơ cấu tổ chức.

b Quyền hành trực tuyến và tham mưu

 Quyền hành trực tuyến tức là quyền hạn cho phép

người quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới

 Quyền hành tham mưu tức là cố vấn

b Quyền hành trực tuyến và tham mưu

Giám đốc điều hành

Trợ lý giám đốc điều hành

Giám đốc nguồn nh lực

Giám đốc sản xuất

Giám đốc thu mua

Giám đốc khác

Nhà quản trị đơn vị 1

Nhà quản trị đơn vị 2

Khác Nguồn

nhân lực

Thu mua

Nguồn nhân lực

Sản xuất

Thu mua Khác

Quyền hạn trực tuyến

Quyền hạn tham mưu

Sản xuất

b Quyền hành trực tuyến và tham mưu

 Để giải quyết hợp lý mối quan hệ giữa quyền hạn

trực tuyến và tham mưu cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Nhận thức đúng đắn mối quan hệ quyền hạn

- Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu và làm cho việc sử dụng tham mưu trở thành thông lệ trong đời sống tổ chức

c Cơ cấu quyền hành của tổ chức

 Vùng không quan tâm:

- “Vùng không quan tâm” của thuộc cấp, điều đó có

nghĩa rằng thuộc cấp sẽ chấp nhận hoặc tuân thủ chúng mà không có một vấn đề chống đối nào

c Cơ cấu quyền hành của tổ chức

 Quyền hành và quyền lực khác nhau như thế nào?

- Quyền hành gắn liền với 1 chức vụ hợp pháp trong tổ

chức, gắn liền với một công việc.

- Quyền lực liên quan đến khả năng của một cá nhân ảnh

hưởng đến các quyết định.

Quyền lực

Quyền lực

Quyền lực tưởng thưởngQuyền lực cưỡng bức

Quyền lực chính thứcQuyền lực chuyên môn

Các loại quyền lực

Nguồn gốc của quyền hành

- Quyền hành xuất phát từ chức vụ.

- Quyền hành quản trị xuất phát từ sự chấp nhận

của cấp dưới

- Theo Max Weber, nguồn gốc của quyền hành

phải hội đủ 3 yếu tố:

Bản thân nhà quản trị có khả năng và các đức

Cấp dưới thừa nhận quyền

Sự hợp pháp khi đảm nhận

d Trách nhiệm

 Trách nhiệm là điều bắt buộc nhân viên thực hiện

những nhiệm vụ đã được phân công

 Một nhà quản trị không chỉ có trách nhiệm đối

với công việc phụ trách mà còn chịu trách nhiệm

về kết quả của cấp dưới

 Quyền hành thì được giao

 Trách nhiệm đến từ bên trong của những người

dưới quyền

3 Phân cấp quản trị

a Khái niệm ủy quyền

 “Uỷ quyền là giao phó trách nhiệm và

quyền hạn cho cấp dưới để thay mặt nhà

quản trị thực hiện một nhiệm vụ riêng biệt (hay công việc mà bản thân nhà quản trị phải làm).”

Trách nhiệm

Người thụ ủy Người ủy

3 Phân cấp quản trị

Sơ đồ ủy quyền thuộc cấp

b Giao phó quyền hành

Xác định các kết quả mong muốn

Quy trình ủy quyền

Giao phó quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ

Chọn người

và Giao nhiệm vụ

Xác định trách nhiệm của người phân quyền

TẠI SAO NHÀ QUẢN TRỊ CẦN

PHẢI UỶ QUYỀN?

- Sử dụng thời gian hiệu quả.

- Là cách đào tạo cán bộ kế cận.

- Động viên và phát triển kinh nghiệm, khả năng, sự sáng tạo, tính tự chủ của cấp dưới.

- Phát hiện năng lực thực sự của nhân viên …

- Sử dụng thời gian hiệu quả.

- Là cách đào tạo cán bộ kế cận.

- Động viên và phát triển kinh nghiệm, khả năng, sự sáng tạo, tính tự chủ của cấp dưới.

- Phát hiện năng lực thực sự của nhân viên …

Những lợi ích mà ủy quyền mang lại cho cấp dưới

4 Mang lại tính

tự chủ và tinh

nhiệm cho cấp dưới

3 Thu thập được

1 Cơ hội để phát

triển kỹ năng mới,

nâng cao kỹ năng

chuyên môn

Lợi ích

c Những nguyên tắc giao quyền

1 Ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp

2 Quyền hạn phải đi đôi với trách nhiệm

3 Ủy quyền theo chức năng

4 Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải rõ ràng

5 Ủy quyền tự giác, không áp đặt

6 Người được UQ phải có đầy đủ thông tin

7 Luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện ủy quyền

Nguyên

tắc giao

quyền

d Nghệ thuật giao quyền

Sẵn sàng tạo cơ hội cho người khác

Sẵn sàng chia sẽ Sẵn sàng cho phép người khác mắc sai lầm

Sẵn sàng tin cậy cấp dưới

IV ĐIỀU CHỈNH - TỔ CHỨC LẠI

1 Sự cần thiết điều chỉnh và tổ chức lại

2 Điều chỉnh

3 Tổ chức lại

Thank You!!