182 nguyễn thùy linh quản trị sự kiện

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG KỲ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN HỌC KỲ 1 NĂM HỌC 2021 – 2022 Đề tài bài tập lớn Xác định mục tiêu của sự kiện “Bay trên mùa vàng” , xác định đối tượng đại biểukhách mời của sự kiện, viết chương trình cho sự kiện Căn cứ vào đó, xây dựng kế hoạch nhân sự, kế hoạch dự phòng rủi ro cho sự kiện và lập bảng dự toán ngân sách tổng thể cho sự kiện Sinh viên thực hiện NGUYỄN THÙY LINH Mã sinh viên 1811140987 Lớp ĐH8QTDL4 Tên h.

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI

KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

KỲ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN

HỌC KỲ 1 NĂM HỌC 2021 – 2022

Đề tài bài tập lớn: Xác định mục tiêu của sự kiện “Bay trên mùa vàng” , xác định đối tượng đại biểu/khách mời của sự kiện, viết chương trình cho sự kiện Căn cứ vào

đó, xây dựng kế hoạch nhân sự, kế hoạch dự phòng rủi ro cho sự kiện và lập bảng dự toán ngân sách tổng thể cho sự kiện.

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THÙY LINH

Mã sinh viên : 1811140987

Tên học phần : Quản trị sự kiện

Giảng viên hướng dẫn : Ths Nguyễn Trung Kiên

Trang 2

Hà Nội , ngày 03 tháng 12 năm 2021

Trang 3

A CƠ SỞ LÝ LUẬN

1 Mục tiêu của sự kiện.

- Mục tiêu của sự kiện đó là những kết quả mà nhà đầu tư

sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cũng như các thành phần tham gia khác định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện

- Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực (mục tiêu chính đáng)

- Mục tiêu phải rõ ràng

- Mục tiêu phải thể hiện như một yếu tố thúc đẩy mọi nỗ lực của nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện

- Mục tiêu phải linh hoạt và có tính khả thi

- Mục tiêu phải đảm bảo sự thống nhất

2 Đối tượng đại biểu/ khách mời của sự kiện.

- Khách mời tham gia sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến Vì vậy, khách mời tham gia sự kiện là một trong các yếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện

- Khách mời tham gia sự kiện có thể miễn phí, nhưng cũng

có trường hợp phải trả những khoản phí nhất định để đổi lại

họ sẽ nhận được những giá trị nhất định về tinh thần hoặc vật chất

- Theo kế hoạch tổ chức sự kiện có thể chia thành:

+ Khách mời chính thức

+ Khách mời dự bị

- Theo vị trí, vai trò hiện tại của khách có thể chia thành: + Khách mời là nhân vật quan trọng (khách VIP- Very important person, nhân vật quan trọng như: các quan chức chỉnh phủ hoặc, lãnh đạo của các đối tác trong công việc,

Trang 4

lãnh đạo các doanh nghiệp lớn, nhân vật có vị trí, tầm ảnh hưởng lớn trong xã hội…)

+ Khách mời ở các cơ quan truyền thông (như nhà báo, phóng viên, quay phim…)

+ Khách mời là khách hàng

+ Khách mời là các nhà cung ứng

3 Chương trình của sự kiện là gì?

- Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ, chương trình của sự kiện giống như một kịch bản cho một tác phẩm điện ảnh, hay một chương trình du lịch trọn gói Từ chương trình tổng thể của sự kiện sẽ là cơ sở để lập

kế hoạch chuẩn bị, tổ chức cũng như các dịch vụ cần thiết cho chương trình sẽ được xác định cụ thể và có thể từ đây xác định được sơ bộ giá thành của chương trình Chương trình này

sẽ được gửi đến nhà đầu tư sự kiện với bảng báo giá và chờ

sự phản hồi từ phía nhà đầu tư sự kiện Thông thường, đối với nhà tổ chức sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau

và quyết định việc ký kết hợp đồng đối với nhà đầu tư sự kiện Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của

sự kiện bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu lập kế hoạch và tổ chức tiến hành sự kiện

- Trong một số trường hợp, nhà tổ chức sự kiện có thể đưa

ra cùng một lúc nhiều chương trình, kế hoạch khác nhau để nhà đầu tư sự kiện lựa chọn Mặt khác, khi nhà đầu tư sự kiện thông báo đấu thầu một sự kiện nào đó, có thể họ sẽ nhận được nhiều chương trình từ các nhà tổ chức sự kiện khác nhau

4 Lập dự đoán về ngân sách.

- Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện (event budget planer)

đó là việc liệt kê và tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch,

dự tính sẽ phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện

Trang 5

- Ngân sách tổ chức sự kiện do nhà đầu tư sự kiện quyết định, nó là yếu tố cơ bản quyết định đến chương trình, nội dung cũng như chất lượng của các dịch vụ trong sự kiện, hay nói cách khác nó là điều kiện, là cơ sở cho tổ chức sự kiện

B NỘI DUNG

I ĐẶT VẤN ĐỀ.

1 Tên đề tài:

“Sự kiện ra mắt Tour du lịch “Bay trên mùa vàng” ngắm cảnh Mù Cang Chải bằng trực thăng.”

2 Đối tượng tham gia:

- Khách hàng thân thiết, khách hàng mới, các đối tác quan trọng, các phóng viên, báo đài

- Số lượng: 200 người

3 Thời gian tổ chức:

- Vào ngày 11/1/2022

4 Địa điểm tổ chức:

- Khách sạn Pull Man Hà Nội:

+Địa chỉ: 40 Cat Linh street (Entrance 61 Giang Vo street), Dong Da district, 10000 Hanoi, Vietnam

+ Điện thoại: +84 (0) 24 3733 0688

+ Pullman Hanoi nằm dọc Phố Cát Linh ở Hà Nội, thuận tiện cho khách hàng có thể đến những địa điểm tham quan trong bán kính chưa đến 1 km từ Chùa Một Cột và 10 phút lái xe từ Khu Phố Cổ

II NỘI DUNG KẾ HOẠC TỔ CHỨC.

1 Mục tiêu của sự kiện “Bay trên mùa vàng”

- Công ty TNHH thương mại và dịch vụ lữ hành Sao Việt với mục đích chiến lược là mở rộng thị phần trên địa bàn, công ty quyết định mở một chiến dịch giới thiệu tour du lịch mới “ Bay

Trang 6

trên mùa vàng” Đây không chỉ là một tour du lịch mang đến cho khách hàng những trải nhiệm tuyệt vời tại Mù Căng Chải, mang đến những góc nhìn mới và thực sự đẹp đẽ về phong cảnh nơi đây mà đây là một chương trình du lịch nhằm thúc đẩy du lịch tại Mù Căng Chải Công ty TNHH thương mại và dịch vụ lữ hành Sao Việt luôn muốn mang lại cho khách hàng những chương trình du lịch chất lượng cao, mang đến những trải nhiệm tốt in sâu vào tâm trí của từng khách hàng

2 Đối tượng đại biểu/khách mời của sự kiện.

- Khách mời chủ yếu của sự kiện là những đối tác quan trọng, những những nhà đối tác mới, khách hàng thân thiết và những khách hàng mới Đặc biệt còn các phóng viên bào đài đưa tin

- Đây là một trong những cơ hội lớn cho công ty để iếp cận

và xúc tiến các mối quan hệ mới, đồng thời cũng là cơ hội để gặp gỡ và gắn kết với khách hàng

3 Viết chương trình cho sự kiện

- Sau đây là nội dung của sự kiện:

8h30 - 8h40 Đón khách, mời khách vào vị trí, gửi kèm

tặng phẩm 8h40 - 8h55 Trình chiếu clip giới thiệu và quá trình hình

thành công ty 8h55 - 9h00 Kết thúc việc đón khách và chiếu clip giới

thiệu và quá trình hình thành công ty 9h00 – 9h10 Đại diện công ty lên phát biểu và khai mạc

hội nghị 9h10 – 9h40 Văn nghệ giữa giờ

9h40 – 10h00 Giới thiệu sản phẩm mới, giải đáp thắc mắc

về sản phẩm cho khách hàng 10h00 –

10h20

Trò chơi giao lưu làm quen

10h 20 –

10h45 Định hướng chiến lược công ty trong thời gian tới 11h Kết thúc hội nghị

Trang 7

4 Kế hoạch nhân sự.

- Để dễ dàng trong việc quản lý và thực hiện các công việc, đội ngũ nhân viên làm sự kiện được chia làm 6 bộ phận phụ trách các mảng chính như sau:

ST

T Tên bộ phận Tên / Số lượng Công việc

Lê Đình Bảo Nguyễn Minh Nghĩa Trịnh Quang Khải

Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, quản lí toàn bộ sự kiện, lên kế hoạch thuê mướn, quản lí rủi ro, phân công và quản

Nguyễn Ngọc Thảo Trịnh Đức Anh

Có nhiệm vụ lên kịch bản và nội dung

cụ thể của các chương trình, phụ trách hợp đồng

Hồ Thanh Hóa kế banner, thẻ đeo banCó nhiệm vụ thiết

tổ chức, thẻ khách mời, trang trí sân khấu, không gian sự kiện…

Lương Mạnh Dũng

Tìm nhà cung cấp

về âm thanh, sân khấu, phụ trách âm thanh ánh sáng cho cả quá trình diễn ra bữa tiệc Đồng thời có nhiệm vụ chụp

ảnh và quay lại toàn bộ chương trình giúp khách khi tham gia sự kiện

Trịnh Mỹ Duyên Lương Thúy

Phụ trách vấn đề đặt phòng, buffet, phụ trách lễ tân trong quá

Trang 8

Hường trình sự kiện diễn ra,

viết thư mời, chuẩn bị thư cám ơn, chuẩn bị thẻ đeo ban tổ chức, …

Lê Thị Huyền ghi chép quá trình thuPhụ trách vấn đề

chi hợp lí, chi tiết, cụ thể và rõ ràng, phù hợp với dự kiến nằm trong kế hoạch

5 Kế hoạch dự phòng rủi ro.

ST

1 Số lượng khách mời

tham gia không đúng

như dự kiến: tham gia

ít hơn vì không sắp xếp

được thời gian, hoặc số

lượng tham gia nhiều

hơn vì dẫn thêm con

cái, người yêu đi theo

dẫn đến khó khăn

trong vấn đề sinh hoạt

ăn ở và 1 số hoạt động

chung trong chương

trình phải thay đổi

Rà soát kỹ và chốt danh sách số lượng người tham gia trước ngày diễn ra sự kiện

2 Thiếu nhân lực trước

và trong ngày diễn ra

sự kiện nên công tác

chuẩn bị không đảm

bảo, chậm

trễ

Cần phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận, từng ban, nếu cần thiết phải tuyển thêm cộng tác viên

3 Thức ăn ở nhà hàng

không hợp khẩu vị

hoặc có thể gây dị ứng

cho khách hàng

Cần nắm rõ thông tin cá nhân của mỗi người (giới tính, tuổi tác, tôn giáo, tín ngưỡng,

…) để xây dựng khẩu phần ăn phù hợp nhất

Trang 9

4 Khách hàng bị ngộ

độc khi ăn thức ăn ở

nhà hàng

Liên hệ trước với nhà hàng

để đảm bảo vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm Nếu có tình huống xấu xảy ra thì nhà hàng phải chịu trách nhiệm và cần đảm bảo vấn đề y tế kịp thời cho khách hàng (thuốc, y bác sĩ, số điện thoại bệnh viện

5 Thời tiết thay đổi:

mưa, gió áo mưa tiện lợi và có biệnCần chuẩn bị dù to, bạt che,

pháp dự phòng khác: di chuyển khách hàng đến địa điểm khác (không bị mưa gió)

để tổ chức chương trình và các hoạt động khác

6 Khách hàng bị mất

tài sản khách sạn và nhà hàng đểKết hợp với bên an ninh của

đảm bảo chặt chẽ an ninh cho khách hàng Hướng dẫn và phổ biến rõ các nội quy về việc bảo quản tài sản cá nhân cho khách hàng, nếu nằm ngoài những nội quy đó, khách hàng phải tự chịu trách nhiệm

7 Âm thanh ánh sáng

và sân khấu không

đảm bảo: thiếu nhạc,

ánh sáng không phù

hợp, sân khấu trơn

trượt, không chắc

chắn,…

Cần rà soát và kiểm tra kĩ càng trước giờ sự kiện bắt đầu

ít nhất là 60 phút Nên phân công rõ người phụ trách và phải có mặt trong suốt thời gian diễn ra sự kiện

8 Các trò chơi khó,

khách hàng không chơi

được

Ban phụ trách trò chơi phải lựa chọn trò chơi phù hợp với đối tượng khách hàng, phải test trước trò chơi và có phương án dự phòng (thay đổi trò chơi khác)

9 Thiếu công cụ dụng Liệt kê tất cả công cụ dụng

Trang 10

cụ của trò chơi cụ của trò chơi và kiểm tra kĩ

lần cuối trước giờ diễn ra trò chơi

10 Khách hàng bị say xe

trong khi di chuyển say xe, bao bì,…Chuẩn bị sẵn thuốc chống

11 An toàn tính mạng,

tài sản cho khách hàng

trong thời gian diễn ra

sự kiện (cháy nổ, ẩu

đã, trộm cắp,…)

Bộ phận an ninh – bảo vệ phải thường trực trong suốt thời gian diễn ra sự kiện Chuẩn bị và kiểm tra kĩ các bình chữa cháy Liên hệ trước với công an và bệnh viện địa phương

12 Thiếu nhân lực trước

và trong ngày diễn ra

sự kiện nên công tác

chuẩn bị không đảm

bảo, chậm trễ

Cần phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận, từng ban, nếu cần thiết phải tuyển thêm cộng tác viên

6 Dự đoán ngân sách.

Đặt phòng hội

nghị

Họp có ăn nhẹ giữa giờ gồm bánh

sandwich; trái cây hoặc yogurt, café

và trà

Hội trường,

trang trí, thiết

kế

Thẻ đeo, banner, phông, các sản phẩm triển lãm,…

200 thẻ đeo, 1 phông, 3 banner

3.000.000

Chi phí nhân

Quà tặng, ấn

phẩm

Tập san của tour

du lịch mới, Cốc sứ

in hình logo của công ty

Quà tặng cho

người chơi Phần thưởng gameshow 5 150.000

Trang 11

Thuê ca sĩ Cát xê cho ca sĩ 2 2.000.000

Chi phí phát

sinh khác

25.000.000

( Sáu mươi bốn triệu)

7 Kết thúc sự kiện:

- Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…

- Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công

ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau

- Gửi thư cảm ơn đến tất cả khách hàng tham dự

- Thanh toán chi phí

TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Lưu Văn Nghiêm, Tổ chức sự kiện, NXB ĐH Kinh tế quốc dân Hà Nội, 2007

- Khách sạn Pullman Hà Nội https://pullman-hanoi.com/vi/

- Special Events: Best Practices in Modern Event

Management (Hospitality, Travel & Tourism)

Trang 12

PHỤ LỤC