thực tập nguyễn thùy linh

MỤC LỤC TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG BÁO CÁO THỰC TẬP DÃ NGOẠI 2 Tên đơn vị Công ty trách nhiệm hữu hạn du lịch và thương mại Phúc Khang Sinh viên thực hiện NGUYỄN THÙY LINH Mã sinh viên 1811140987 Lớp ĐH8QTDL4 Khoá 8 (2018 2022) Hệ CHÍNH QUY Hà Nội, ngày 5 tháng 1 năm 2021 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG BÁO CÁO THỰC TẬP DÃ NGOẠI 2 Tên đơn vị Công ty trách nhiệm hữu hạn du lịch và thương.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI

KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

BÁO CÁO THỰC TẬP DÃ NGOẠI 2

Tên đơn vị: Công ty trách nhiệm hữu hạn du lịch và

thương mại Phúc Khang

Sinh viên thực hiện: NGUYỄN THÙY LINH

Mã sinh viên : 1811140987

Lớp : ĐH8QTDL4

Khoá : 8 (2018-2022)

Hệ : CHÍNH QUY

Hà Nội, ngày 5 tháng 1 năm 2021

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI

KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

BÁO CÁO THỰC TẬP DÃ NGOẠI 2

Tên đơn vị: : Công ty trách nhiệm hữu hạn du lịch và

thương mại Phúc Khang

Sinh viên thực hiện: NGUYỄN THÙY LINH

Mã sinh viên : 1811140987

Lớp : DH8QTDL4

Khoá : 8 (2018-202)

Hệ : CHÍNH QUY

Hà Nội, ngày 5 thág 1 năm 2021

Trong những thập niên gần đây , du lịch đã trở thành ngành kinh tế mũi nhọn , chiếm vị trí quan trọng của nhiều quốc gia và trên quy mô toàn cầu Cùng với sự phát triển của du lịch thế giới , ngành du lịch Việt Nam cũng ngày càng phát triển và đóng góp vai trò quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước Hiện nay , trên thị trường du lịch Hà Nội ngày càng xuất hiện nhiều doanh nghiệp lữ hành tạo ra môi trường cạnh tranh vô cùng gay gắt Để cạnh tranh thắng lợi , các doanh nghiệp đòi hỏi phải có chiến lược kinh doanh phù hợp với môi trường và nhu cầu của thị trường Chính sách sản phẩm là xương sống của chiến lược kinh doanh và chiến lược marketing , là một trong những nhân tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của doanh nghiệp Các doanh nghiệp du lịch ngày nay đang cung cấp cho du khách nhiều loại sản phẩm dịch

vụ khác nhau Hơn nữa , do đặc thù của ngành kinh doanh dịch vụ du lịch , do sản phẩm du lịch có những đặc trưng khác với các sản phẩm hàng hoá khác , nên sản phẩm du lịch rất cần sự liên kết giữa các nhà cung ứng khác nhau cùng tham gia vào việc tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh Do vậy , đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải hoạch định và thực thi chính sách sản phẩm của mình một cách phù hợp nhất Xuất phát từ thực tế của ngành kinh doanh du lịch và qua một thời gian thực tập tại Công

ty TNHH Du lịch và Thương mại Phúc Khang, em thấy được sự cần thiết của việc hoàn thiện chính sách sản phẩm trong công ty , cùng với sự định hướng và giúp đỡ của cô giáo Lê Thị Duyên nên em

đã chọn đề tài làm đề tài báo cáo kết thúc thực tập cho mình

Công ty TNHH Du lịch và Thương mại Phúc Khang được thành lập theo giấy phép đầu tư được UBND thành phố Hà Nội phê duyệt ngày 31/07/2012 Nhờ sự đóng góp tích cực của Ban lãnh đạo Công ty cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong nhà máy cho đến nay công ty đã đạt được những thành quả đáng kể trong sản xuất kinh doanh Công ty hiện có đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm, tay nghề giỏi, có kỷ luật lao động tốt và môi trường làm việc chuyên môn với đầy

đủ trạng thiết bị Nhân viên có thể hoàn toàn yên tâm với tất cả các chế độ, chính sách áp dụng tại công ty cũng như môi trường làm việc an toàn, ổn định, chuyên nghiệp sẽ tạo điều kiện cho mỗi nhân viên phát huy khả năng và tính sáng tạo của mình trong quá trình làm việc và điều hành tour Tuy mới thành lập là một doanh nghiệp còn non trẻ nhưng công ty đã có những bước phát triển đáng ghi nhận Công ty TNHH Du lịch và Thương mại Phúc Khang đã xây dựng xơ sở hạ tầng khang trang với hệ thống máy móc thiết bị văn phòng , các máy móc thiết bị phục vụ luôn được đầu

tư đổi mới Công ty TNHH Du lịch và Thương mại Phúc Khang với mục tiêu thấu hiểu nhu cầu của khách hàng về du lịch và trải nghiệm cuộc sống, tập trung vào chất lượng và sự tinh tế, tiện ích cho khách hàng, cung cấp chuỗi giá trị các sản phẩm và dịch vụ du lịch đa dạng, chất lượng và xuyên suốt., luôn thực hiện đúng những gì đã cam kết với khách hàng Tiên phong trong việc gợi mở những cảm hứng, mong đợi tiềm ẩn của khách hàng để mang đến cho khách những sản phẩm du

lịch độc đáo, mới lạ mà khách chỉ có thể tìm thấy ở Công ty TNHH Du lịch và Thương mại Phúc Khang

Sơ đồ 1: cơ cấu tổ chức của Công ty:

Trong Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản trị của Công ty Thương mại và du lịch Phúc Khang nói trên, Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc và Phó giám đốc chịu trách nhiệm trướcpháp luật của Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam về việc quản lý và điều hành hoạt động của Công ty Thương mại và du lịch Phúc Khang Giám đốc của Công ty Thương mại và du lịch Phúc Khang: Bà Hà Thị Lươn bà là người chỉ huy cao nhất và có nhiệm vụ quản lý toàn diện mọi hoạt động kinh doanh và đời sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty Thương mại và du lịch Phúc Khang Phó giám đốc là người hỗ trợ cho Bà Lương trong công tác quản trị Công ty Thương mại và du lịch Phúc Khang và có thể được Giám đốc ủy quyền giải quyết các công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của phó giám đốc theo quy định của pháp luật Kế toán Nguyễn Thị Thu Hiền có nhiệm vụ tổng hợp lại thông tin chi tiêu chi tiết của công ty trong từ giai đoạn Inbound Nguyễn Phúc Hậu có trách nhiệm xây dựng và điều hành các tour du lịch và nghỉ dưỡng trong nước đảm bảo đầy đủ các dịch vụ tiện lợi cho khách hàng Outbound Huỳnh Thị Bảo Ngân có nhiệm vụ xây dựng

và điều hành hoạt động các chuyến du lịch nước ngoài với đầy đủ kĩ năng ngoại ngữ, đáp ứng đủ yêu cầu của khách hàng Công ty TNHH Du lịch và Thương mại Phúc Khang sẽ tiến hành tái cơ cấu

mô hình hoạt động của Công ty gồm công ty mẹ và 05 công ty thành viên nhằm phát triển kinh doanh trong lĩnh vực du lịch theo hướng chuyên sâu.Theo dự kiến, đến hết năm 2021, Công ty

Kế Toán

Nguyễn Thị Thu

Hiền

Hành chính Nguyễn Thị Trúc

Mai

Inbound Nguyễn Phúc Hậu Huỳnh Thị BảoOutbound

Ngân

Phó Giám Đốc

Đỗ Mạnh Hùng Giám Đốc

Hà Thị Lương

TNHH Du lịch và Thương mại Phúc Khang sẽ hoàn tất việc triển khai mạng lưới 11 văn phòng du lịch tại các thị trường trọng điểm trên thế giới như: Pháp, Hongkong, Malaysia, Thái Lan, Singapore,… và hướng đến trở thành một trong 10 công ty du lịch hàng đầu khu vực Đông Nam Á với mục tiêu phấn đấu đạt được 500.000 – 600.000 lượt khách với doanh số trên 4.000 tỷ đồng vào năm 2025

Công ty đã tạo nên một chính sách giá đầy hấp dẫn thông qua các gói kích cầu cùng hàng loạt chiến dịch khuyến mãi và quà tặng từ Công ty Phúc Khang, khi khách hàng là thành viên của chương trình thẻ thành viên Công ty Phúc Khang hoặc là khách hàng của những đối tác liên kết của Phúc Khang, khi đăng kí tour tại Phúc Khang, khách hàng sẽ nhận được những ưu đãi như giảm giá tour hay nhận được quà tặng có giá trị khi đăng kí tour Khi đến với công ty Phúc Khang, khách hàng sẽ nhận được những lời tư vấn tốt nhất để có thể đưa ra những quyết định nhằm thực hiện những chuyến du lịch thoải mái và bổ ích Khách hàng có thể đến hoặc gọi điện trực tiếp đến các trung tâm giao dịch của Phúc Khang trên toàn quốc, tại đây, khách hàng sẽ nhận được những tư vấn trực tiếp từ phía đội ngũ nhân viên giao dịch tận tình của Phúc Khang Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, thông thạo hơn 2 ngoại ngữ, luôn chủ động sáng tạo, nỗ lực không ngừng trong việc làm hài lòng khách hàng Dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp với một bản chăm sóc khách hàng chỉ có tại công ty TNHH Du lịch và Thương Mại Phúc Khang Trước khi đi tour đến với Phúc Khang mọi khách hàng đều được phục vụ tận tình bất kể khách hàng đã từng hoặc chưa từng cùng công ty Phúc Khang đi tour Trong khi đi tour công tuy Phúc Khang luôn nỗ lực hết mình để mang lại cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất cùng sự phục vụ chu đáo, với tất cả niềm vui và lòng hãnh diện Sau khi đi tour công ty Phúc Khang luôn chú trọng không những vào những dịch vụ cung cấp cho khách hàng trước và trong khi đi tour mà cả sau khi khách hàng kết thúc tour Khách hàng phản hồi khuyến khích khách hàng đưa ra những đánh giá hoặc đóng góp để hoàn thiện Với sứ mệnh luôn tạo ra chuỗi giá trị gia tăng cho các sản phẩm đa dạng, xứng đáng với sự hài lòng của khách hàng về thưởng ngoạn, thư giãn, trải nghiệm du lịch và cuộc sống trên khắp thế giới mọi lúc mọi nơi, bằng cách kết hợp ưu thế mạnh về kinh nghiệm trong lĩnh vực du lịch, công nghệ, sự chuyên nghiệp và

uy tín của nguồn nhân lực nội bộ với mạng lưới các nhà cung cấp dịch vụ có chất lượng đáng tin cậy, và mối quan hệ bền vững với các đối tác lớn khắp nơi trên thế giới Năng lực cốt lõi của Phúc Khang là hệ thống quản lý chuyên nghiệp: hàng năm công ty Phúc Khang thường xuyên tổ chức các chương trình tập huấn nhằm đạo tạo và tái đào tạo đội ngũ nhân viên, hai ngành đào tạo chính là Điều hành & Bán tour du lịch, Hướng dẫn viên… đặc biệt nhân viên có cơ hội tìm hiểu thực tế và tự tin tổ chức một tour du lịch hoàn chỉnh, từ khâu tiếp thị, thiết kế chương trình đến điều hành các dịch vụ lưu trú, ăn uống, vận chuyển Dưới đây là bảng phân tích nội bộ của công ty TNHH Du lịch

và Thương mại Phúc Khang, cho thấy công ty không ngừng đào tạo trau dồi kiến thức năng lực cho

đội ngũ nhân viên, từ năng lực cốt lõi cho đến năng lực đặc biệt khác, để tăng chất lượng dịch vụ.

… đặc biệt nhân viên có cơ hội tìm hiểu thực tế và tự tin tổ chức một tour du lịch hoàn chỉnh, từ khâu tiếp thị, thiết kế chương trình đến điều hành các dịch vụ lưu trú, ăn uống, vận chuyển

Các yếu tố nội bộ DN Mức độ quan trọng Phân loại Điểm quan trọng

1 Sự liên kết giữa DN

– hàng không – Khu

nghỉ dưỡng

0,1 3 O,1

2 Thị phần 0,1 3 0,3

3 Khả năng cạnh tranh

giá

0,1 4 0,4

4 Sự đột phá về chất

lượng dịch vụ

0,12 4 0,48

5 Mạng lưới phân phối 0,06 3 0,18

6 Hiệu quả Marketing 0,1 3 0,3

7 Lòng trung thành

của khách hàng

0,15 4 0,6

8 Sức mạnh tài chính 0,12 4 0,48

9 Hệ thống quản lý

chuyên nghiệp

0,05 4 0,2

10 Bí quyết công nghệ 0,1 3 0,3

Tổng số 1 3,54

Để đề ra kế hoạch Sale & Marketing cho tour du lịch Châu Á thì công việc 1 là lập kế hoạch cá nhân hàng tuần – đề ra các công cụ cần sử dụng cho việc nghiên cứu đề án Hàng tuần, hàng ngày,

em pharp lập kế hoạch cá nhân những việc sẽ nghiên cứu, thực hiện trong tuần trong ngày và phải

cố gắng hoàn thành tốt, không để thời gian trôi qua lãng phí Vào ngày thứ năm hoặc thứ sáu hàng tuần, em phải lập kế hoạch cho tuần tiếp theo Sau đó, em sẽ phải họp nhóm và báo cáo những công việc đã làm được trong việc nghiên cứu cho dự án trong tuần vừa qua với các thành viên trong nhóm và trình bày những việc sẽ làm trong tuần sau Vào ngày thứ ba của tuần tiếp theo, em phải họp và báo cáo với quản lý: báo cáo những việc đã làm, tính toán cho dự án, trình bày dữ liệu đã thu thập được, những kho khan gặp phải trong quá trình nghiên cứu, đồng thời phải nghĩ ra giải pháp khắc phục trong plan cũng ghi chép lại những công việc đã làm được trong tuần và trong ngày để quản lý có thể kiểm tra và đánh giá Khi được quản lý hướng dẫn sử dụng và những việc cần làm cho file plan excel, giờ đây, em đã có thể sử dụng thành thục theo đúng yêu cầu của quản lý và có

thể hướng dẫn lại cho những bạn sinh viên chưa hiểu rõ Em cũng đã rút ra được kinh nghiệm là phải có mục tiêu và kế hoạch trong hàng tuần và hàng ngày để tránh thời gian trôi qua lãng phí mà bản thân mình không rèn luyện, không làm được có ích cho bản thân, gia đình và xã hội

Công việc thứ hai là định hướng những mảng công việc chính cần làm cho dự án Trước khi bắt đầu tiến hành dự án của mình thì em phải liệt kê ra những mảng công việc chính cần phải thực hiện cho việc đề ra kế hoạch Sale & Marketing cho chương trình du lịch Những mảng công việc chính

mà em phải nghiên cứu để đề ra kế hoạch là 3 việc chính sau: nghiên cứu đối thủ, nghiên cứu tâm lý

và nhu cầu của khách hàng, từ đó đề ra chiến lược cho công việc Việc đầu tiên em phải làm là liệt

kê các công việc chính cần làm và những biện pháp, công cụ cần sử dụng để hoàn thành tốt cho dự

án trong máy tính các nhân Đồng thời cũng thuận tiện cho việc báo cáo với quản lý hàng tuần sau

đó, em liệt kê những gì mình đã tính toán cho dự án và file excel của máy tính của mình Em cũng cần phải kiểm tra, đánh giá lại xem có thiếu sót gì cho dự án không Trước khi tiến hành một công việc, dự án gì đó thì cần phải bỏ thời gian ra để tính toán, nghien cứu kĩ lưỡng mọi việc để khi bắt đầu tiến hành sẽ có tỷ lệ thành công cao hơn, giảm tỉ lệ thất bại Đồng thời, em cũng đã thành thạo cách sử dụng phân mềm office

Công việc tiếp thoe là tìm tài liệu từ Internet Đầu tiên em vào Google tìm các bài viết hay trong lĩnh vực kinh doanh du lịch Đẻ nghiên cứu đối thủ trong lĩnh vực thì em search từ khóa “tour

du lịch Châu Á” thì sẽ ra rất nhiều kết quả Nhưng phải biết chọn lọc những tài liệu phù hợp và tốt nhất đồng thời thử tìm những bài viết của nước ngoài để học hỏi những cách Marketing hay của họ chứ không chỉ riêng những công ty trong nước Ngoài ra, em cũng phải tìm kiếm các video clip hay

về chương trình Sale & Marketing trong nước và cả nước ngoài, chú yếu trên trang web Youtube.com theo chỉ dẫn của quản lý và các anh chị làm trong công ty Tất cả những tài liệu tìm được em sẽ gom vào một file word duy nhất và trình bày theo mục rõ ràng để có thể quản lý rõ ràng tài liệu và không bị rải rác

Công việc thứ tư mà em phải làm là sắp xếp dữ liệu tìm được vào file word và excel Những gì tính toán, tìm được trên mạng, em sẽ chép vào file excel với định dạng A4 khổ ngang để có thể dễ dàng quản lý và xem lại một cách tổng thể Dữ liệu được xếp vào file excel chủ yếu là bảng biểu và

sơ đồ Các bài viết hay tìm được trên mạng thì chép vào một file word duy nhất Tài liệu cần tìm chủ yếu là các ý kiến của khách hàng, các bài phân tích về thị trường hiện nay của nhà báo, các chương trình Sale & Marketing của các công ty đối thủ đã từng làm thành công Cả file excel và file word đều cần phải có mục lục để có thể xem xét tổng thể và thao tác nhanh Khi file dữ liệu word và excel có mục lục, em có thể dễ dàng xem được một cách tổng quát trong nguồn tài liệu của mình đã

có những nội dung chính nào và mình có cần bổ sung thêm nội dung gì không Đồng thời, khi muốn

xem xét phần nào đó trong dữ liệu thì cũng dễ dàng hơn vì đã có mục lục tự động, không cần phải mất thời gian do tìm rất lâu và mất nhiều thời gian

Tiếp theo là công việc nghiên cứu đối thủ Lên mạng tìm kiếm thông tin về các doanh nghiệp đã thành công trong việc kinh doanh du lịch như: công ty cổ phần dịch vụ du lịch Bến Thành (Benthanh Tourist) – Thương hiệu được yêu thích Asean 2015, Giải Top 500 Thương hiệu hàng đầu Việt Nam – Tạp chí thương hiệu Việt tổ chức bình chịn, Công ty du lịch Việt – Top 10 công ty du lịch hàng đầu Việt Nam Sau khi thu thập được thông tin của đối thủ thì em cần phải phân tích điểm mạnh, điểm yếu của những thương hiệu này Điểm mạnh chính là những yếu tố mà doanh nghiệp này thu hút được khách hàng, điểm yếu mà các yếu tố mà doanh nghiệp này vẫn chưa đáp ứng được cho khách hàng ví dụ như về giá, cách tư vấn bán tour du lịch hay cách hướng dẫn viên chưa làm tốt được nhiệm vụ dẫn tour khách du lịch… Em cần phải học hỏi những điểm mạnh của đối thủ và tìm cách đánh vào những điểm yếu của đối thủ để thu hút khách hàng của đối thủ về doanh nghiệp của mình Khi tham gia vào một lĩnh vực thị trường nào đó thì trước hể cần phải nghiên cứu thật kĩ các đối thủ thành công trong lĩnh vực này để đánh giá, nghiên cứu, phân tích và học hỏi từ sự thành công của họ, nếu họ thất bại, ta có thể rút kinh nghiệm cho bản thân Phân tích khách hàng cungc là một công việc không thể thiếu khi muốn thiết kế một tour du lịch Nếu muốn thu hút nhiều khách du lịch đến với doanh nghiệp phải nghiên cứu thật kĩ tâm lý, nhu cầu và thị hiếu khách du lịch Muốn vậy, em phải áp dụng kiến thức Tâm lý khách hàng du lịch được học ở Đại học Tài Nguyên & Môi Trường Hà Nội để phân tích tâm lý của khách du lịch trong dự án mà mình thực hiện Từ những kiến thức đã học, em có thể nhận thấy đối tượng chủ yếu sử dụng sản phẩm du lịch là các đối tượng

có nhu cầu đi du lịch (hầu hết các độ tuổi – mỗi độ tuổi lại có một mục đích đi du lịch riêng) Để cho nhu cầu du lịch của các nhân trở thành cầu thị trường về sản phẩm du lịch thì nó phải thỏa mãn

ba điều kiện: có khả năng thanh toán, có thời gian rảnh rỗi, sẵn sàng mua sản phẩm du lịch Khi phân tích khách hàng, em phân tích từng đối tượng và phân tích kĩ xem trong tháng nào là khách hàng đi du lịch đông nhất và tìm ra giải pháp để có thể tối ưu hóa lợi nhuận bằng các chiến lược Sale & Marketing Những kiến thức học được ở môn tâm lý khách hàng du lịch vẫn chưa đủ để phân tích khách hàng, cho nên em cần phải đọc thêm nhiều tài liệu từ sách báo và các tài liệu tìm kiếm trên mạng Ví dụ: bí quyết tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Công việc cuối cùng phải làm là đề ra chiến lược Sale & Marketing Để có thể hoàn thành tốt công việc của mình thì ngoài những kiến thức Marketing căn bản được học ở trường, em cũng cần phải tìm kiếm thêm tài liệu từ trên mạng và những sách báo trong ngành Marketing để học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm hay, ví dụ như sách 100 chiêu tiếp thị miễn phí và website marketingchienluoc.com

Từ những kiến thức tổng hợp, em có thể hiểu hơn về các chiêu thức marketing để ứng dụng vào các dự án hiện tại và công việc cho tương lai sau này Các doanh nghiệp kinh doanh vừa và nhỏ không có chi phí nhiều như các tập đoàn lớn, nên việc tìm kiếm các chiêu marketing sao cho vừa hiệu quả vừa ít tốn kém là vô cùng cần thiết

Ngoài việc đề ra chiến lược sale & Marketing cho tour du lịch Châu Á thì moojt nhân viên công ty cần phải biết hết những việc phải làm, ví dụ như công việc Fax – điện thoại Fax – điện thoại là một công việc rất quan trọng, em được đưa mật khẩu và mã số Fax – điện thoại riêng Khi Fax phải úp mặt Fax xuống và phải chờ cho máy kêu tiếng “bit” thì nhập số Fax của công ty muốn gửi vào Khi Fax: nếu cùng vùng (trong nội thành Hà Nội), bấm (9**) + mật khẩu Fax + số Fax Nếu khác vùng (các tỉnh), bấm (9**) + mật khẩu Fax + mã vùng + số Fax Rồi bấm nút “start”, để máy chạy đến khi nghe tiếng “bit” là xong Khi Fax xong phải gọi điện thoại xác nhận là bên nhận

có nhận được Fax mà mình đã gửi hay chưa, nếu chưa nhận được phải lập tức Fax lại và gọi điện thoại xác nhận lần nữa cho đến khi nào bên nhận nhận được Fax đã gửi Cuối cùng, đóng dấu xác nhận đã Fax và ký tên Cần chú ý là khi Fax phải thật chú ý xem có bấm nhầm hay không bằng cách đặt cằm tai nghe để nghe tiếng “bít” mỗi khi bấm số Trong lúc Fax đôi khi bị kẹt máy phải kiên nhẫn chờ đi khi thông đường truyền rồi mới bắt đầu Fax

Công việc trực văn phòng cũng là một phần công việc của một nhân viên trong công ty cần phải biết Trực văn phòng nghe qua thì cho rằng đó là một công việc hết sức đơn giản, nhưng trong quá trình làm việc mới hiểu hết được những khó khan vướng mắc hoặc gặp phải nhiều tình huống khó giải quyết Thế mới biết những công việc tưởng chừng rất đơn giản nhưng lại đòi hỏi kinh nghiệm sống mới giải quyết tốt các tình huống bất ngờ thông thường trực văn phòng bao gồm các công việc như: tiếp điện thoại, đưa cong văn, đón tiếp khách… Công việc tiếp điện thoại tuy không khó khan, nặng nhọc nhưng đòi hỏi sự khéo léo mềm dẻo trong khi giao tiếp Khi làm việc mới thực sự hiểu hết được tầm quan trọng của việc tiếp điện thoại Ban đầu là việc xưng hô, không thể xưng tên cá nhân được vì người nghe điện thoại là người đại diện cho cả nột trung tâm, cả công ty lớn Thứ hai, người tiếp điện thoại phải nhớ rõ từng vị trí, họ tên, chức vụ của các cán bộ công nhân viên trong công ty đồng thởi phải nhớ rõ số máy lẻ để chuyển máy khi cần Ngoài ra, người nghe điện thoại cần nắm được phạm vi có thể giải quyết của từng cá nhân để nhanh chóng chuyển máy cho đối tượng phù hợp nhất Việc chuyển giao công văn tuy không khó khan nhưng đòi hỏi sự kiên trì, cần mẫn Người chuyển giao công văn không chỉ chuyển trong phòng, trong trung tâm mà còn giữa công ty với các đối tượng khác Người chuyển công văn chính là người đại diện cho người gửi do

đó cần thể hiện đúng tinh thần của người gửi đến người nhận Việc đón tiếp khách là việc khó khăn hơn cả Vì khi thực tập bản thân em chưa hề hiểu hết và nắm rõ được các đối tượng khách, do đó