KỸ NĂNG QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU & LẬP KẾ HOẠCH

 Xác định các mục tiêu chung của toàn công ty. Xác định vai trò của các đơn vị cấp dưới tham gia vào việc thực hiện mục tiêu.. thay doi de thanh cong!Bước 1: Xây dựng mục tiêu của DN

3 Điều kiện của mục tiêu

4 Phân loại mục tiêu

mốc mà doanh nghiệp muốn đạt

được trong một khoảng thời gian

xác định.

 Tên tiếng anh là management

by object (viết tắt là MBO).

thay doi de thanh cong!

2 Vai trò của mục tiêu

 Là phương tiện để đạt được mục đích.

 Nhận dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập kế

hoạch hoạt động và phân bổ các nguồn lực.

 Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện/hoạt động.

 Hấp dẫn các đối tượng hữu quan (cổ đông,

khách hàng, nhân viên…).

 Quyết định hiệu quả hoạt động của DN.

thay doi de thanh cong!

3 Lợi ích của MBO

 Khuyến khích tính chủ động sáng tạo của

cấp dưới tham gia vào việc lập mục tiêu.

 Kiểm soát dễ hơn.

 Tổ chức được phân định rõ ràng.

 Có sự cam kết của cấp dưới về yêu cầu,

hiệu quả công việc của họ.

thay doi de thanh cong!

 Sự thay đổi của môi trường có thể tạo ra các lỗ hổng.

• Năng suất lao động cao.

Phát huy được trí tuệ và năng lực làm việc của nhân viên.

Tạo môi trường làm việc mang tính cạnh tranh.

Thúc đẩy làm việc vì mục tiêu của nhân viên và của DN.

Tối đa hoá nguồn lực DN và hạn chế lãng phí về thời gian.

Không khai thác hết năng lực làm

việc của nhân viên.

Lãng phí về thời gian và nguồn lực

lao động cao, đặc biệt là “hidden

lost time” (lãng phí thời gian ẩn),

tức là nhân viên vẫn làm việc nhưng

làm rất chậm hoặc làm việc theo

kiểu đối phó.

Không thúc đẩy nhân viên làm việc

vì mục tiêu chung của DN.

* Nhược điểm:

Nếu không có công cụ kiểm soát tốt thì sẽ dễ mất “cả chì lẫn chài”

Mục tiêu không đạt được và vẫn lãng phí.

thay doi de thanh cong!

 Mục tiêu cấp công ty, bộ phận, cá nhân.

 Mục tiêu của công ty xếp từ ngắn hạn đến dài hạn như

thay doi de thanh cong!

 Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của

 Hiện nay, một số quan điểm phát triển nguyên tắc

SMART thành SMARTER Trong đó, E là

engagement - liên kết và Ralevant là thích đáng.

5 Điều kiện của mục tiêu:

thay doi de thanh cong!

 Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các

hoạt động trong tương lai

 Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường

trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần

 Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần,

từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu

% nữa.

5.1 Specific - cụ thể, dễ hiểu

thay doi de thanh cong!

 Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì

không biết có đạt được hay không?

 Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách

hàng ngay khi có thể” Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận

được.

5.2 Measurable – đo lường được

 Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì

đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn.

5.3 Achievable – vừa sức.

thay doi de thanh cong!

 Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng

giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân

sự, tiền bạc ).

 Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một

tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế.

5.4 Realistics – thực tế.

thay doi de thanh cong!

 Mọi công việc phải có thời hạn

hoàn thành, nếu không nó sẽ bị

trì hoãn.

 Thời gian hợp lý giúp bạn vừa

đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.

5.5 Timebound – có thời hạn.

thay doi de thanh cong!

 Công ty phải liên kết được lợi ích của

công ty và lợi ích của các chủ thể

khác.

 Khi các bộ phận, nhân viên tham gia

thực hiện mục tiêu, họ sẽ được kích

thích như thế nào Nếu công ty không

có chế độ này, việc thực hiện mục tiêu

sẽ không có hiệu quả.

5.6 Engagement – liên kết

thay doi de thanh cong!

 Chỉ tiêu có hữu ích đối với một bộ phận

nhưng bộ phận khác lại thờ ơ.

 Ví dụ mức tồn kho, bộ phận bán hàng luôn

muốn mức tồn kho cao trong khi bộ phận

tài chính lại muốn mức tồn kho thấp.

 Như vậy, mục tiêu phải thích đáng, công

bằng với tất cả các bộ phận.

5.7 Ralevant - là thích đáng

thay doi de thanh cong!

1 Các phương pháp triển khai.

2 Dự thảo mục tiêu cấp cao.

 PP1: Triển khai từ cấp công ty  cấp bộ phận

Phương pháp này nhanh về mặt thời gian

nhưng lại không khuyến khích các bộ phận

tham gia vào hoạch định mục tiêu công ty.

 PP2: Triển khai từ dưới lên Phương pháp này

khuyến khích được các bộ phận nhưng lại

chậm và có khi kết quả tổng hợp lại không

phù hợp với mong muốn của BGĐ.

 Xác định các mục tiêu chung của toàn công ty.

 Xác định vai trò của các đơn vị cấp dưới tham

gia vào việc thực hiện mục tiêu.

 Đây là các mục tiêu dự kiến, nó có thể được

xem xét và điều chỉnh với các mục tiêu của

cấp dưới.

thay doi de thanh cong!

2 Dự thảo mục tiêu cấp cao

GIỚI THIỆU CÁC LOẠI MỤC TIÊU THEO

BSC

BSC (Balanced Scorecard) là phương pháp quả

lý thường được các DN của Mỹ áp dụng.

Đây là phương pháp quản trị chiến lược thông

qua việc đưa ra “bảng cân đối điểm” các yếu

tố liên quan đến khách hàng, tài chánh, đào

tạo và phát triển, quy trình nội bộ.

 Khiếu nại, giải quyết trong

liên lạc đầu tiên

 Số lượng khách hàng mới

 Hàng năm doanh thu trên mỗi khách hàng

 Chi phí tiếp thị theo% bán

Số lượng quảng cáo được đặt

 Bán hàng cho mỗi kênh

 Kích thước trung bình

 Khách hàng cho mỗi nhân viên

 Dịch vụ khách hàng đắt tiền cho mỗi khách hàng

 Lợi nhuận khách hàng

 Tần số (số lượng giao dịch bán hàng)

thay doi de thanh cong!

B> các yếu tố quy trình nội bộ

Trung bình chi phí cho

Tỷ lệ sử dụng lao động

Thời gian đáp ứng các yêu cầu của khách hàng

Khuyết tật%

Làm lại

Cơ sở dữ liệu khách hàng

Thời gian hòa vốn

Chu kỳ thời gian cải thiện

thay doi de thanh cong!

 Phượng rất thất vọng khi nhận được kết quả đánh giá

về hiệu quả làm việc của mình trong năm đầu tiên tại công ty Cô đã rất cố gắng để hoàn thành mọi nhiệm

vụ được giao, luôn đi làm đúng giờ và sẵn sàng giúp

đỡ mọi người Tuy nhiên, người quản lý của cô nói rằng hiệu suất làm việc của cô không đạt yêu cầu, rằng cô đã tỏ ra thụ động trong công việc

 Nguyên nhân trên do đâu ? Anh/chị cho ý kiến giải

quyết việc này như thế thế nào?

TÌNH HUỐNG

TÌNH HUỐNG

Cấp trên thông báo cho cấp dưới về các mục tiêu, chiến

lược của công ty

Cấp trên cùng với cấp dưới bàn bạc thảo luận về những

mục tiêu mà cấp dưới có thể thực hiện

Cấp dưới đề ra mục tiêu và cam kết với cấp trên, được cấp trên duyệt và thông qua

Cấp trên đóng vai trò là cố vấn kiên nhẫn, khuyến khích

cấp dưới đề ra mục tiêu

Mục tiêu được đề ra phải do sự chủ động của cấp dưới.

Mục tiêu đưa ra phải hỗ trợ tốt cho mục tiêu cao hơn và

hỗ trợ tốt cho các mục tiêu của các bộ phận khác

Cấp trên nên trao quyền hạn tối đa cho cấp dưới trong

việc thực hiện nhiệm vụ

thay doi de thanh cong!

4.1 Kế hoạch thực hiện mục tiêu (gantt)

Stt Nội dung

công việc Người thực

hiện

Tổng t.gian Tiến độ1

thay doi de thanh cong!

4.2 Huấn luyện về mục tiêu

 Huấn luyện cho nhân viên về ý nghĩa của mục tiêu.

 Giải thích các nội dung trong mục tiêu.

 Giải thích các bước để thực hiện mục tiêu, trách nhiệm của mỗi thành viên

tham gia.

 Giải thích các chính sách và nguồn lực để thực hiện mục tiêu.

 Đưa ra yêu cầu và mục tiêu của từng nhân viên.

thay doi de thanh cong!

Tình huống thảo luận

Anh/chị đánh giá ai làm việc tốt hơn???

Thành và Trí đều là công nhân lành nghề của phân

xưởng tiện Thành luôn hoàn thành vượt mức chỉ tiêu

công việc và chất lượng sản phẩm rất tốt Trí cũng tạo ra những sản phẩm chất lượng cao nhưng đôi khi anh

không hoàn thành chỉ tiêu công việc

Trí là người nhiết tình, anh luôn sẵn sàng chỉ bảo cho

những công nhân mới, nhường cho họ những máy tốt

Thành ít khi quan tâm đến người khác, anh chỉ chú tâm

đến công việc của mình và luôn giành cho mình những

máy tốt

thay doi de thanh cong!

Vậy căn cứ để ĐGHQ làm việc:

Kết qủa công việc

Năng lực chuyên môn

Thái độ làm việc

Phẩm chất cá nhân

Tuy nhiên, những yếu tố này phải liên quan đến công

việc

thay doi de thanh cong!

III/ HỖ TRỢ THỰC HIỆN MỤC TIÊU

1. Xây dựng chính sách

2. Phân bổ các nguồn lực

Các chính sách được hiểu là các nguyên tắc chủ đạo,

phương pháp để hỗ trợ và thúc đẩy việc thực hiện mục

tiêu

Chính sách được hiểu đơn giản là công cụ hỗ trợ thực

hiện mục tiêu

Chính sách thường là những phạm vi, cơ chế bắt buộc và

những giới hạn cho các hành vi để thưởng phạt cho các

hành vi cư xử của CNV

Các chính sách kinh doanh thường liên quan đến khách

hàng, đại lý, nhà cung cấp của công ty

Ví dụ:

- chính sách hỗ trợ đại lý

- Chính sách về hoa hồng

- Chính sách về hành vi của đại lý

Các nguyên tắc về tài chính phải tuân theo.

Chính sách tạm ứng hỗ trợ công việc cho CNV…

KHÁI NIỆM NGUỒN LỰC: PHƯƠNG PHÁP 5M

Man = nguồn nhân lực

Money = Tiền bạc

Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng

Machine = máy móc/công nghệ

Method = phương pháp làm việc

 Cần xem xét về nhu cầu vốn.

 Cần soát xét lại định hướng của việc phân bổ nguồn vốn.

 Cần phân tích cơ cấu tài chính của DN.

 Cần đánh giá các nguồn vốn khác (theo 5M).

 Lựa chọn nguồn vốn thích hợp.

 Và cuối cùng là phải hoạt động tên ngân sách.

thay doi de thanh cong!

Phương pháp quản lý mục tiêu trong

doanh nghiệp

thay doi de thanh cong!

Bước 1: Xây dựng mục tiêu của DN và phân bổ mục tiêu cho từng phòng ban, bộ phận trong

DN

Để làm được điều này, trước tiên phải phân tích về thị

trường, bao gồm: nhu cầu của thị trường, đối thủ cạnh

tranh, tốc độ tăng trưởng của ngành

Trên cơ sở đó, dự báo về doanh thu, sản lượng của DN và cuối cùng là xây dựng mục tiêu của DN

 Mục tiêu của DN bao gồm: mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn Mục tiêu của DN thường có các điểm chính

như: doanh số, lợi nhuận, số khách hàng mới, phát triển

mạng lưới, chất lượng, dịch vụ, chi phí

thay doi de thanh cong!

Bước 2: Xây dựng kế hoạch dựa trên mục

tiêu của DN

Xây dựng kế hoạch về yêu cầu nguồn lực tổng thể, đó là

điều kiện cần để đạt được mục tiêu của DN

Xây dựng kế hoạch hàng tuần, hàng tháng của các phòng

ban dựa trên mục tiêu cụ thể của từng phòng ban

Xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể của các phòng ban để đạt mục tiêu trong từng khu vực cụ thể Đó là kế hoạch

phân bổ nguồn lực, khối lượng công việc dự kiến, kế

hoạch hướng dẫn và đào tạo nhân viên nhằm đạt được

mục tiêu

thay doi de thanh cong!

Bước 3: Phân bổ mục tiêu

và kế hoạch cụ thể cho từng nhân viên

Doanh số % so với năm trước 40%

Lãi gộp % so với năm trước 30%

Phát triển mạng lưới Số điểm bán hàng mới 15%

Thu tiền của khách hàng Số ngày phải thu 10%

Hành chính báo cáo Đúng thời hạn 5%

Xây dựng KPI (Key Performance Indicator - chỉ số thực hiện chính) cho từng nhân viên dựa trên công việc cụ thể của từng nhân viên đó Ví dụ về KPI của nhân viên bán hàng trong công ty hàng tiêu dùng nhanh (xem bảng).

thay doi de thanh cong!

Xây dựng cơ chế lương thưởng dựa trên kết quả công việc

và KPI

Thúc đẩy nhân viên làm việc để đạt được mục tiêu của cá nhân và mục tiêu của DN thông qua các chương trình

phúc lợi, cuộc thi trong nội bộ công ty như: người bán

hàng giỏi nhất, người đạt năng suất cao nhất , tạo môi

trường cạnh tranh lành mạnh và cởi mở

thay doi de thanh cong!

Bước 4: Theo dõi, giám sát mục tiêu của từng nhân viên, từng phòng ban và toàn DN

Thực hiện việc truyền đạt thông tin về mục tiêu của DN,

của phòng ban và của nhân viên một cách chặt chẽ, đảm

bảo việc thông suốt và thấu hiểu của từng thành viên, từ

cấp quản lý đến nhân viên Thực hiện việc trao đổi cởi mở thông tin trong tổ chức

Tổ chức các buổi họp hàng tháng, hàng tuần và thậm chí

hàng ngày để theo dõi về việc phân bổ nguồn lực của DN, hoạt động quản lý của các phòng ban, hoạt động làm việc hàng ngày

Xây dựng hệ thống báo cáo ngày, tuần, tháng, quý, trên cơ

sở đó có quyết định kịp thời để đảm bảo DN không đi

chệch mục tiêu của mình

thay doi de thanh cong!

Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh mục tiêu của từng nhân viên, phòng ban và DN

 Dùng "phương pháp bảng đánh giá cân bằng" (Balanced Score

Card) để đo lường, đánh giá năng lực của nhân viên.

 Dựa trên thông tin phản hồi và kết quả hoạt động thực tế, tổ chức buổi họp đánh giá kết quả hàng tháng, hàng quý đối với từng

nhân viên, phòng ban và DN.

 Thực hiện điều chỉnh mục tiêu của DN theo sát với diễn biến thị

trường.

 Cung cấp các kỹ năng cần thiết, khoá đào tạo để giúp nhân viên

phát triển và đạt được mục tiêu của cá nhân, qua đó giúp DN đạt được mục tiêu chung.

nghiệm quản lý: “khi nhận dẫn dắt gồm toàn những người mới tuyển dụng không có kinh nghiệm, tôi rất ngại.

Họ đã rất lo lắng khi tôi thông báo chỉ tiêu doanh số mà nhóm chúng tôi được giao, và mục tiêu đặt ra cho mỗi thành viên Tôi đã làm cho nhân viên yên tâm hơn bằng cách vạch ra kế hoạch để từng bước đạt được mục tiêu Tôi luôn theo sát họ, một mặt là để hướng dẫn họ những kỹ năng cần thiết, mặt khác là để động viên, khích

lệ họ Nhờ trao đổi thường xuyên với nhân viên nên tôi cũng biết được họ mong muốn điều gì ở mình và cố gắng đáp ứng Cuối mỗi quý tôi họp riêng với từng nhân viên để xem xét hiệu quả làm việc trong quý và rút kinh nghiệm cho quý sau.”

THẢO LUẬN:

thay doi de thanh cong!

II CÁCH VIẾT MỘT BẢN KẾ HOẠCH

Phương pháp 5W1H2C5M:

- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)

- Xác định nội dung công việc 1W (what)

- Xác định 3W (where, when, who)

- Xác định cách thức thực hiện 1H (how)

- Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra 2C

(control, check)

- Xác định nguồn lực thực hiện 5M (man, money,

material, machine và method)

thay doi de thanh cong!

1 Xác định mục tiêu, yêu cầu

(Why)

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn cần

phải tự hỏi mình là:

- Tại sao tôi phải làm công việc này?

- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi?

- Hậu quả gì nếu tôi không thực hiện chúng?

Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chín là why với nội dung như trên Khi xác

định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng

tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng

thay doi de thanh cong!

2 Xác định nội dung công việc

(What)

WHAT: (cái gì?) Nội dung công việc đó là gì?

Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó

Bạn hãy chắc rằng, bước sau là sự phát triển của bước

trước

WHERE: (ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi sau:

+ Công việc đó thực hiện tại đâu ?

+ Giao hàng tại địa điểm nào ?

+ Kiểm tra tại bộ phận nào ?

+ Thử nghiệm những công đoạn nào ? v.v…

thay doi de thanh cong!

4 Xác định When (khi nào?)

WHEN: (khi nào?) Công việc đó thực hiện khi nào, khi

nào thì giao, khi nào kết thúc…

+ Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần

xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc

+ Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,

công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc

không quan trọng và không khẩn cấp Bạn phải thực hiện

công việc quan trọng và khẩn cấp trước

HOW: (như thế nào?) nó bao gồm các nội dung:

- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện

từng công việc)?

- Tiêu chuẩn là gì?

- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

thay doi de thanh cong!

7 Xác định phương pháp kiểm soát (Control)

Cách thức kiểm soát (CONTROL) sẽ liên quan đến:

- Công việc đó có đặc tính gì?

- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?

- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng

yếu