tìm hiểu thanh công cụ edit - window trong microsoft project

Microsoft Project có thể làm việc với nhiều chế độ, nhiều công cụ, chức năng để thực hiện các thao tác tạo lập và hiệu chỉnh trên dự án đồng thờitiết kiệm thời gian và tiền bạc.. Càng nh

TÌM HIỂU THANH CÔNG CỤ EDIT - WINDOW TRONG MICROSOFT

PROJECT Phần I Giới thiệu về MICROSOFT PROJECT

Những năm gần đây, nền kinh tế nước ta đã có những sự thay đổi vượt bậc

và toàn diện, đặc biệt là về công nghệ phần mềm Rất nhiều công nghệ phần mềmhiện đại được sử dụng tại Việt Nam với mục đích giúp các nhà quản lý nâng caohiệu quả sử dụng vốn Bởi lẽ nền kinh tế càng phát triển khối lượng vốn dược đầu

tư trong nước và ra nước ngoài càng nhiều, nếu chỉ quản lý với bộ máy hành chínhcồng kềnh như trước thì không thể giám sát hết mọi công việc và tất yếu hiệu quả

sử dụng đồng vốn sẽ không cao, rủi ro xảy ra trong đầu tư càng lớn Với thực tế sốlượng dự án ngày càng lớn và thay đổi cả về số lượng và chất lượng phương phápquản lý dự án càng trở nên quan trọng và cấp thiết Do vậy cần thiết phải xác định

rõ nội dung quản lý dự án ra sao và nó khác với phương pháp quản lý khác như thếnào Vì vậy để nâng cao hiệu quả của quản lý dự án đòi hỏi phải có những biệnpháp tổng hợp và đồng bộ Với trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật ngàynay,nhiều công cụ trợ giúp các nhà quản lý ra đời Các công cụ trợ giúp này cùngvới trình độ lý luận chuyên môn kết hợp lại thành giải pháp đồng bộ và tổng hợpgiúp các nhà quản lý theo kịp và đáp ứng nhu cầu khối lượng đầu tư ngày càng lớnmạnh cũng như đáp ứng được sự phát triển của nền kinh tế nước nhà

Hiện nay phục vụ đắc lực cho công tác quản lý dự án là phấn mềm Microsoft

Project MICROSOFT PROJECT là một công nghệ phần mềm chuyên dùng để

quản lý các dự án Microsoft Project có thể làm việc với nhiều chế độ, nhiều công

cụ, chức năng để thực hiện các thao tác tạo lập và hiệu chỉnh trên dự án đồng thờitiết kiệm thời gian và tiền bạc

Microsoft Project giúp lập kế hoạch, quản lý và trao đổi thông tin về dự ánmột cách hiệu quả bằng cách sự dụng sức mạnh của cách lập lịch theo phương phápđường găng một các dễ dàng trong môi trường đồ hoạ Microsoft Project giúp lưutrữ thông tin chi tiết về dự án trong cơ sở dữ liệu và sử dụng các thông tin này đểtính toán, theo dõi tiến trình, chi phí của dự án và các thành phần khác đồng thời tạo

1

ra một kế hoạch cho dự án Càng nhiều thông tin về dự án cung cấp, dự án càngđược thực hiện chính xác bấy nhiêu.

Với Microsoft Project,các nhà quản lý có được sự kiểm soát cần thiết để tạolập và tổ chức các dự án của họ.Với các khả năng lập báo cáo được đổi mới củaMicrosoft Project, có thể trao đổi thông tin một cách dễ dàng bằng cách tạo, sửa đổi

và in ấn cáo báo cáo chất lượng cao, có thể truyền dữ liệu dễ dàng giữa MicrosoftProject và các chương trình ứng dụng khác, bao gồm cả Microsoft Excel vàMicrosoft Word

Mục đích của Microsoft Project 2003:

• Tổ chức lập kế hoạch và quản lý dự án

• Lên lịch công tác

• Chỉ định các tài nguyên và chi phí cho các công việc trong dự án

• Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với các điều kiện ràng buộc

• Chuẩn bị các báo biểu cần thiết cho dự án

• Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án khi xảy ra những thay đổi có ảnh

hưởng lớn đến dự án

• Xem xét lại dự án để đối phó với các tình huống ngẫu nhiên

• Đánh giá tài chính chung của dự án

• In ấn các báo biểu phục vụ dự án

• Làm việc và quản lý theo nhóm

• Rút kinh nghiệm trong khi thực hiện dự án

Một số từ khoá trong Microsoft Project 2003

Task: Công việc, nhiệm vụ

Duration: Thời gian thực hiện công việc

Start: Ngày bắt đầu

Finish: Ngày kết thúc

Predecessors: Công việc làm trước

Successors: Công việc kế tiếp

Task list: Danh sách các công việc.

Resource: Tài nguyên hay nhân lực, máy móc thực hiện các công việc của dự án Work: Số giờ công được gán để thực hiện công việc.

Unit: Khả năng lao dộng của tài nguyên.

Milestone: Loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có Duration=0, dùng để kết thúc các

giai đoạn trong dự án

Recurring Task: Công việc định kỳ, lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ trong thời

gian

thực hiện dự án Ví dụ các buổi họp giao ban đầu tuần

Shedule: Lịch trình của dự án.

Baseline: Theo kế hoạch.

Summary Task (Công việc tóm lược): Công việc mà chức năng duy nhất của nó là

chứa đựng và tóm lược thời khoảng, công việc và chi phí của các công việc khác

3

Phần II Thực đơn EDIT

I Công dụng: để soạn thảo, hiệu chỉnh Trong thực đơn EDIT gồm các thanh công

II.Cách sử dụng và ví dụ minh hoạ.

Ví dụ: có 7 công việc (tasks) cho phần việc đổ móng như sau:

1 Can’t undo: không thể hoàn lại vị trí cũ

2 Cut cell: cắt một hay nhiều dữ liệu của dự án.

Kích chuột vào công việc cần cắt , trong ví dụ là công việc “đào móng”, sau đóchọn Cut cell trong thực đơn Edit Nếu muốn di chuyển công việc ra vị trí khác thìchọn paste tại vị trí muốn đặt công việc tại đó

5

3 Copy cell: để sao chép một hay nhiều ô dữ liệu của dự án Các vật liệu bao gồm

văn bản, các đồ thị, các hình ảnh Vẫn ví dụ trên, kích chuột vào công việc cần saochép, chọn Copy Cell trong thực đơn Edit

4.Copy Picture: sao chép lại hình ảnh Thao tác tương tự như copy cell.

5.Paste: dán

Trong công tác biên tập văn bản, đây là động tác chèn vào vị trí con chạy mộtđoạn văn bản hoặc một hình đồ hoạ mà bạn đã cắt hoặc chép từ một vị trí khác.Trong các hệ Windows và Macintosh, có một khu vực lưu trữ tạm thời gọi làClipboard dùng để cất giữ những tài liệu đã được cắt hoặc sao chép ra trong khi bạn

di chuyển đến vị trí mới của các tài liệu đó Khi tiến hành dán thì những tài liệu đó

sẽ được sao chép từ Clipboard vào vị trí mới của nó Hầu hết các chương trình DOSđều có các lệnh cắt, sao chép, và dán, nhưng không dùng clipboard

6.Paste special: Dán đặc biệt

Khi cần dán 1 slide hoặc hình ảnh trong powerpoint, dùng lệnh copy với hình ảnhcần sao chép rồi paste special sang Microsoft Project

7.Paste as Hyperlink: Dán như Hyperlink.

8.Fill: điền vào, phủ đầy

Trong các chương trình bảng tính, đây là một thao tác nhằm nhập cùng mộtvăn bản, trị số (các con số, ngày tháng, giờ, hoặc công thức), hoặc một tuần tự nhiềutrị số vào trong phiếu công tác Trong Lotus 1 - 2 - 3 chẳng hạn, bạn dùng lệnh/Data

Fill để điền vào một dải các trị số dùng để chỉ trị số ở ô thứ nhất, gia số tăng hoặcgiảm đối với mỗi số đặt trong dải, và con số mà Lotus phải dừng quá trình điền ở

đó Đồng nghĩa với data series

Trong Fill bao gồm : -Down: Điền vào phủ đầy xuống dưới.

-Right: Điền vào phủ đầy bên phải.

-Up: Điền vào phủ đầy lên trên.

-Left: Điền vào phủ đầy bên trái.

9.Clear: xoá, làm sạch.

Loại dữ liệu ra khỏi một tài liệu Trong các môi trường Windows vàMacintosh, lệnh Clear (trình đơn Edit) sẽ xoá hoàn toàn sự chọn lựa, ngược với lệnhCut, lệnh này chỉ di chuyển sự lựa chọn vào Clipboard (từ đây, bạn có thể tìm lạinếu về sau phát hiện đã xoá lầm) Đồng thời với delete

Hầu hết các chương trình ứng dụng đều có thể phục hồi dữ liệu bị mất doClear gây ra, nếu bạn dùng ngay Undo (trong trình đơn Edit) sau khi thực hiệnClear Trong Lotus 1 - 2 - 3 thì ấn phím Alt + F4 để thực hiện Undo; còn trong một

số chương trình khác thì Undo thường được thực hiện bằng trình đơn Edit Bạnkhông được di chuyển con trỏ, chọn dùng lệnh khác, hoặc đánh vào bất kỳ văn bản

9

nào trước khi dùng lệnh Undo, nếu không, dữ liệu sẽ bị xoá mất hẳn không tìm lạiđược.

Trong clear bao gồm: - All : Xóa tất cả

- Formats: xóa khuôn thức, dạng mẫu, khổ, quy

cách; định dạng; dạng thức

- Contents: xóa một số nội dung.

- Notes: xóa thông bá,ghi chú.

- Hyperlink: xóa siêu liên kết

- Entire task: xóa toàn bộ công việc.

10.Delete task: Xóa bỏ công việc.

11.Link Tasks

Công dụng

Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc Trong MS Project thứ tự của cáccông việc có ảnh hưởng tới thời gian thực hiện các công việc, chính vì vậy cần xácđịnh mối quan hệ theo trình tự thời gian, công việc nào cần làm trước, công việcnào làm sau

Cách dùng: chọn các công việc muốn huỷ trong Task Name, vào Edit chọn Unlink Tasks.

- Nếu muốn ghép công việc lại như cũ thì kéo các công việc chạm vào nhau

- Trong Find what gõ từ khoá liên quan đến text cần tìm

- Các trường Look in field, test, search có tác dụng khoanh vùng tìm kiếm text

+ Look in field: Name cho phép tìm theo tên text

+ Test: contains cho phép tìm từ khoá chứa trong text đó Ví dụ tìm text “ ký kết hợp đồng với nhà thầu” thì trong text bao gồm từ khoá “ nhà thầu”

+ Search: up cho phép tìm từ dưới lên trên những text đã được khoanh vùng Down cho phép tìm từ trên xuống dưới những text phù hợp với nội dung tìm kiếm

+ Match case: cho phép tìm phân biệt chữ in hoa hay chữ thường.

15.Replace

Công dụng: để thay thế text cần tìm trong Find.

Cách dùng: gõ text cần thay thế trong Replace with rồi kích replace hoặc replace

all

13

16 Go to

Công dụng: cho phép tìm công việc theo thứ tự hoặc ngày tháng

Cách dùng : Đánh số thứ tự (ID) hoặc ngày tháng công việc và OK máy tính sẽ đưa tới vị trí công việc cần tìm

Phần II Thực đơn Window

I Chức năng các thanh công cụ trong thực đơn Window:

1.New window: Cho phép mở ra một cửa sổ mới.

2.Arrange all : sắp xếp lại mọi thứ.

3 Hide: giấu cửa sổ

4.Unhide: thôi giấu cửa sổ

5.Split: chia nhỏ trang cửa sổ.

II Cách sử dụng và ví dụ minh hoạ

1.Thanh New Window

Cho phép mở một cửa sổ MS Project mới bằng cách xem xét công việc dưới dạngnhiều biểu đồ khác nhau

Ví dụ:

Có các công việc được biểu diễn trong MS Project như sau:

Sử dụng New window để mở cửa sổ mới:

15

Nếu muốn mở một cửa sổ để xem công việc được biểu diễn dưới dạng biểu đồ mới

mà không phải biểu đồ GANTT thường dùng, trong mục View chọn loại biểu đồmuốn xem Ví dụ Biểu đồ Mạng dưới đây:

Các loại biểu đồ trong MS Project:

 Descriptive Network Diagram:

Biểu đồ miêu tả mạng lưới công việc

 Detail Gantt

Biểu đồ chi tiết các công việc và thời gian thực hiện công việc

 Leveling chart

 Milestone date rollup

Diễn tả công việc trên một biểu đồ ngang với các mốc thời gian bắt đầu công việc

 Milestone rollup

Diễn tả công việc trên biểu đồ ngang với các mốc công việc

 Mutiple baseline Gantt

Biểu đồ các đường cơ bản thể hiện các yếu tố thời gian và công việc

 Network Diagram

Thể hiện dưới dạng lưới công tác (sơ đồ mạng) và sự phụ thuộc giữa chúng Dùng

sơ đồ khung hình này có thể có cái nhìn bao quát công việc

 Resource Graph

Biểu đồ phân phối tài nguyên, dùng khung nhìn này để thể hiện thông tin và tàinguyên dưới tiêu chí khác nhau

 Resource name Form

Là một bảng cho biết tên từng công việc với thời gian bắt đầu và kết thúc của côngviệc

 Resource sheet

Xem lại danh sách các tài nguyên sử dụng trong dự án

 Resource usage

Thể hiện tất cả các tài nguyên trong dự án

 Task details Form:biểu mẫu chi tiết công việc

 Task Entry:

Trong phần này người sử dụng có thể quan sát được bảng chi tiết các công việc từ

đó có thể nhập mục công việc vào bảng phân chia công việc

19

 Task Form:

Biểu mẫu công việc

 Task name form:

Biểu mẫu tên công việc

Sắp xếp lại toàn bộ công việc : vào thanh công cụ Window chọn arrange all

thì máy tính sẽ tự sắp xếp lại toàn bộ các công việc ở các cửa sổ khác nhau

3 Hide

Ẩn giấu cửa sổ đang hiện

4.Unhide

Không ẩn giấu cửa sổ

5.Split : Chia nhỏ cửa sổ

Chọn split trên thanh công cụ Window máy tính sẽ tự chia nhỏ cửa sổ thành nhiềuphần,để chúng ta dễ dàng điền những thông tin chi tiết cho từng công việc

21