TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN TRỊ CLOUDOFFICE Version 2.0

DANH MỤC CHUẨN VĂN BẢN Trước khi bắt đầu nhập văn bản vào hệ thống, người quản trị cần thiết lập các danh mục chuẩn cho văn bản như : loại văn bản, cơ quan ban hành, cấp độ bảo mật, cấp

1

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN TRỊ CLOUDOFFICE

Version 2.0

Đơn vị thực hiện:

CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ : B1-Tuổi Trẻ, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội Tel : 024-37545222 Fax: 024-37545223

Email : info@thaison.vn Website : www.thaison.vn

Hà Nội, tháng 9 năm 2014

2

MỤC LỤC

I DANH MỤC CHUẨN VĂN BẢN 3

1 Loại văn bản 4

2 Cơ quan ban hành 5

3 Cấp độ bảo mật 6

4 Cấp độ khẩn 6

5 Lĩnh vực liên quan 7

II ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC 8

III DANH MỤC CHỨC DANH 7

IV TẠO NHÓM VÀ PHÂN QUYỀN 10

V QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG 12

1 Thêm mới người dùng 13

2 Chỉnh sửa thông tin người dùng 15

3 Điều chỉnh quyền hạn từng người dùng 16

4 Cấp quyền truy cập bằng Mobile 18

5 Bàn giao tài khoản 18

6 Cấp quyền kiểm soát công việc 20

VI CÀI ĐẶT TÙY CHỌN QUẢN TRỊ 22

3

I DANH MỤC CHUẨN VĂN BẢN

Trước khi bắt đầu nhập văn bản vào hệ thống, người quản trị cần thiết lập các danh mục chuẩn cho văn bản như : loại văn bản, cơ quan ban hành, cấp độ bảo mật, cấp độ khẩn, lĩnh vực liên quan

Để vào chức năng cập nhật các danh mục, vào như sau : “Quản trị”  “Danh mục chuẩn văn

bản”

Vào thiết lập Danh mục chuẩn văn bản

4

1 Loại văn bản

Danh mục phân loại văn bản theo tiêu chuẩn như Luật, Nghị Định, Thông Tư, Quyết Định … Mặc định chương trình đã tạo ra một số phân loại văn bản, người quản trị có thể thêm bớt cho phù hợp với mục đích sử dụng của cơ quan mình

Màn hình chỉnh sửa danh mục phân loại văn bản

Một số mục cần lưu ý

- Viết tắt : từ viết tắt được sử dụng để chọn nhanh chóng tới một giá trị trong ô nhập sổ

xuống Ví dụ trong màn hình nhập văn bản đến Nhập kí tự viết tắt “DA” (tức là Dự án) vào

ô loại văn bản, thì ô nhập sổ xuống ở bên cạnh sẽ tự động chọn đến giá trị “Dự án”

5

Màn hình nhập thông tin văn bản đến

- Số riêng : khi đánh số đi cho văn bản đi của cơ quan, ngoài số thứ tự tăng liên tiếp cho tất

cả các loại văn bản, thì có thể đánh số riêng cho từng loại văn bản Theo quy định số riêng

sẽ áp dụng đối với một số loại văn bản như : Nghị Định, Thông Tư, Quyết Định …, người quản trị cần xem quy định đánh số riêng của cơ quan để cấu hình cho thích hợp

- Điền số : khi tích chọn mục này, khi nhập văn bản đi, thì số ký hiệu văn bản sẽ tự động

nhảy theo format : XXX/LOAIVANBAN-TENCOQUAN, mà văn thư không phải nhập tay nữa

- Thứ tự : quy định thứ tự hiển thị trong ô nhập sổ xuống

2 Cơ quan ban hành

Màn hình chỉnh sửa cập nhật danh mục cơ quan ban hành

6

3 Cấp độ bảo mật

Cấp độ bảo mật được sắp xếp theo “Giá trị”

Màn hình chỉnh sửa cập nhật danh mục cấp độ bảo mật

4 Cấp độ khẩn

Cấp độ khẩn được sắp xếp theo “Giá trị”

Màn hình chỉnh sửa cập nhật danh mục cấp độ khẩn

7

5 Lĩnh vực liên quan

Các lĩnh vực mà văn bản liên quan đến, tùy theo đơn vị triển khai mà phân loại lĩnh vưc này khác nhau, nhằm phù hợp với việc phân loại văn bản của đơn vị đó

Màn hình chỉnh sửa cập nhật danh mục Lĩnh vực liên quan

II DANH MỤC CHỨC DANH

Danh mục các cấp chức danh hiện có trong cơ quan Cách vào chức năng này : vào “Quản trị”

 “Danh mục chức danh”

Vào chức năng quản lý danh mục chức danh

8

Màn hình cập nhật danh sách chức danh trong cơ quan

III ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

Là danh sách các đơn vị phòng ban tham mưu, các đơn vị trực thuộc của cơ quan đang sử

chương trình Cách vào chức năng này như sau, vào “Quản trị”  “Đơn vị trực thuộc”

Vào chức năng cập nhật Đơn vị trực thuộc

9

Màn hình cập nhật Đơn vị trực thuộc

Một số mục cần lưu ý

- Ký hiệu : ký hiệu này sẽ được hiển thị trên phần văn bản đi khi phát hành

- Tên làm cơ quan ban hành : khi một đơn vị trực thuộc được thêm, CloudOffice sẽ tự động

thêm đơn vị đó vào danh mục cơ quan ban hành văn bản và dùng tên tại ô nhập này làm tên

cơ quan Văn bản đi do đơn vị này phát hành sẽ dùng tên này thay vì dùng tên đơn vị như ô

ở phía trên Sỡ dĩ tên này có thể không giống với tên đơn vị ở ô phía trên là vì trong cây phân cấp, các đơn vị con của các đơn vị khác nhau có thể trùng tên Người quản trị cần sửa lại làm sao để các đơn vị có thể nhận biết được đơn vị này thuộc đơn vị nào trong cây phân cấp

- Phân loại quan hệ

o Xử lý văn bản đến/đi phụ thuộc – P.Th Đến/Đi : chế độ này được áp dụng với các phòng ban tham mưu, không có con dấu riêng Văn bản đến/đi của cơ quan, cũng là văn bản đến/đi của các phòng ban này

o Xử lý văn bản đến/đi độc lập : chế độ này được áp dụng với đơn vị trực thuộc có quyết định, có con dấu riêng Ví dụ như các chi cục thuế, là đơn vị trực thuộc của cục thuế

o Cho phép xem văn bản Đến/Đi : Khi đơn vị trực thuộc được cài đặt ở chế độ xử lý văn bản đến độc lập, thì đơn vị đó chỉ nhìn thấy văn bản đến đơn vị mình Nếu được cho phép xem văn bản đến/đi của đơn vị cấp trên, thì ngoài các văn bản gửi đến đơn vị mình, còn có thể xem được thêm các văn bản gửi đến đơn vị cấp trên

- Muốn tạo các đơn vị nhỏ hơn nữa: chuột phải vào đơn vị cần tạo thêm đơn vị con, chọn

“Đơn vị cấp dưới nữa”

10

Cập nhật đơn vị cấp dưới của từng đơn vị thuộc và trực thuộc

Cập nhật đơn vị cấp dưới của từng đơn vị thuộc và trực thuộc

IV TẠO NHÓM VÀ PHÂN QUYỀN

Tạo và phân quyền cho nhóm người sử dụng Sau khi tạo nhóm, sẽ gán người dùng vào các

nhóm đã tạo Vào chức năng này như sau, vào “Quản trị”  “Tạo Nhóm & Phân Quyền”

11

Vào chức năng Tạo nhóm và phân quyền

12

Màn hình Tạo nhóm và phân quyền

Bấm chọn nhóm bên trái, và tích chọn quyền tương ứng cho mỗi nhóm ở danh sách quyền bên

phải Rồi nhấn “Ghi kết quả nội dung phân quyền”

V QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG

Vào chức năng này như sau : “Quản trị”  “Quản lý người dùng”

Vào chức năng Quản lý người dùng

13

Màn hình Quản lý người dùng

Giải thích màu sắc và các cột trên danh sách người dùng

- Dòng có chữ màu đen : biểu hiện tài khoản đó đang do mình quản lý

- Dòng có chữ màu đỏ : biểu hiện tài khoản đó do người khác quản lý

- Dòng có chữ màu xanh lam : biểu hiện tài khoản đó đang chờ ban giao

- Cột đơn vị màu tím : tài khoản xử lý kiêm nhiệm

- Cột nhóm quyền màu tím : tài khoản có sự thay đổi quyền so với quyền mặc định của

nhóm

- Cột tài khoản màu tím : tài khoản được phân công xử lý văn bản đến

- Các cột phía sau cùng, khi tích vào các ô trong cột đó, sẽ thực hiện nhanh những chức

năng sau

o XL: phân công xử lý văn bản đến

o M : cho phép tài khoản đó truy cập CloudOffice bằng mobile

o K : tích vào để khóa nhanh tài khoản

o S : tích vào để vào chức năng sửa thông tin tài khoản

o X : tích vào để xóa tài khoản

1 Thêm mới người dùng

Với mô hình đa cấp, ví dụ áp dụng cho mô hình Cục thuế - Các chi cục thuế Người quản trị hệ thống CloudOffice ở Cục thuế sẽ tạo danh sách tài khoản ở những phòng ban tham mưu của cục thuế Sau đó tạo thêm những tài khoản quản trị cho mỗi Chi cục thuế, những tài khoản này sẽ tiếp tục tạo và quản lý các tài khoản khác trong chi cục Như vậy áp lực quản lý đối với quản trị ở mức Cục thuế sẽ giảm đi rất nhiều, và rõ ràng nó cũng phù hợp với mô hình phân tầng đa cấp

14

Để tạo mới tài khoản của người dùng, kích chọn đơn vị phòng ban mà người dùng đó thuộc

vào, rồi nhấn “Thêm NSD”, hoặc chuột phải vào danh sách người dùng ở bên phải, chọn “1

Thêm mới tài khoản”

Cách thêm người dùng mới

15

Nhập thông tin người dùng mới

Một số mục cần lưu ý

- Mức độ truy cập : khi văn thư nhập văn bản vào sẽ chọn mức mật cho văn bản Người nào

được cấp phát quyền truy cấp ở mức bằng hoặc cao hơn mức do Văn thư đưa ra mới có thể tìm kiếm và xem được văn bản Tuy nhiên văn bản đó vẫn có thể được người dùng có cấp mật thấp hơn xem nếu được Lãnh đạo chuyển xử lý đích danh hoặc chuyển đến đơn vị do người đó công tác

- Đơn vị công tác: là đơn vị mà người dùng đang công tác theo biên chế tổ chức hành chính

Việc này nhằm tạo thuận lợi cho việc theo dõi, sắp xếp dưới góc nhìn Nhân sự Đây cũng là tiêu chí thông tin dùng để cài đặt đơn vị xử lý văn bản cho người sử dụng Khi người dùng

có sự thay đổi đơn vị công tác, thì sẽ đề xuất xin thay đổi đơn vị công tác (trong chức năng Thông tin cá nhân) Trên cơ sở đề xuất đó, người quản trị sẽ biết và tiến hành điều chỉnh, phân quyền lại cho phù hợp

- Chức danh : thông tin này giúp cho người quản trị tiện trong việc theo dõi, phân loại và áp

đặt quyền hạn truy cập theo cấp độ mật cho người sử dụng Chức danh cũng dùng để phân biệt quyền xử lý văn bản, công việc giữa Lãnh đạo và Nhân viên

2 Chỉnh sửa thông tin người dùng

Từ danh sách người dùng, chuột phải vào dòng chứa tên người dùng đó, chọn “2 Sửa” Trong

chức năng này, quản trị hệ thống có thể thay đổi thông tin cơ bản, hay thông tin mật khẩu, hoặc khóa tài khoản của người dùng

Vào màn hình sửa thông tin người dùng

16

Màn hình cập nhật thông tin người dùng

3 Điều chỉnh quyền hạn từng người dùng

Ngoài những quyền được phân mặc định khi người dùng nằm trong các nhóm quyền, người quản trị có thể thay đổi thêm hoặc bớt quyền đối với từng người dùng Những quyền bị bỏ đi hoặc được thêm vào, khác với quyền của nhóm, sẽ được đánh dấu màu đỏ trên danh sách quyền

Để điều chỉnh quyền hạn của một người dùng, từ danh sách người dùng, chuột phải vào dòng

chứa tên người dùng, chọn “4 Điều chỉnh quyền hạn”

17

Vào chức năng điều chỉnh quyền hạn từng người dùng

Màn hình điều chỉnh quyền hạn từng người dùng

Để điều chỉnh quyền của người dùng về đúng với quyền của nhóm mà họ thuộc vào, bấm vào

“Trả về quyền mặc định”

18

4 Cấp quyền truy cập bằng Mobile

Quyền truy cập bằng Mobile cho phép người dùng truy cập vào hệ thống CloudOffice từ điện thoại smartphone hoặc các tablet Mặc định người dùng sẽ không có quyền này Người quản trị cần cấp quyền truy cập bằng Mobile cho những ai có nhu cầu

Để cấp quyền này, từ danh sách người dùng, chuột phải vào dòng chưa tên người dùng cần

cấp, chọn “B Truy cập bằng Mobile”, hoặc tích chuột trái vào ô tại cột “M” trên dòng chứa tên

của người dùng đó

Cấp quyền truy cập bằng Mobile

5 Bàn giao tài khoản

Trong mô hình phân cấp, tài khoản là duy nhất, người dùng chuyển công tác về đơn vị nào trong cây phân cấp, thì quản trị tương ứng tại đơn vị cũ và đơn vị mới có trách nhiệm bàn giao tài khoản cho nhau để tiếp tục duy trì quản lý Mọi quyền lợi của tài khoản sẽ được áp dụng theo đơn

vị mới chuyển đến Còn các dữ liệu cá nhân như tài liệu, thư mục ảo sẽ luôn đi theo tài khoản, không bị ảnh hưởng khi di chuyển

19

Chú ý: chỉ bàn giao được tài khoản sang đơn vị mà người quản trị hiện tại không quản lý Nếu đơn vị mà người quản trị đang muốn chuyển tới, vẫn thuộc quyền quản lý của chính mình, thì phải dùng chức năng xem, sửa tài khoản để thực hiện

Để bàn giao tài khoản sang đơn vị khác, từ danh sách người dùng, chuột phải vào người dùng

cần chuyển, chọn “A Bàn giao tài khoản”

Bàn giao tài khoản sang đơn vị khác

Chọn đơn vị cần bàn giao, rồi nhấn “Ghi nhận”

20

6 Cấp quyền kiểm soát công việc

Ví dụ khi người dùng A được cấp quyền kiểm soát công việc của người dùng B, thì người dùng A sẽ thấy được tất cả những diễn biến, sự kiện, các đầu mục công việc, hay tất cả những gì liên quan đến công việc mà người B đang giao cho người khác làm Chức năng này phù hợp với việc cấp quyền cho các lãnh đạo xem được các công việc của các trưởng phòng đang bàn giao và

xử lý như thế nào

Để cấp quyền này cho một người dùng, từ danh sách người dùng, chuột phải vào dòng chứa họ

tên của người dùng đó, chọn “9 Cấp quyền kiểm soát công việc”

Cấp quyền kiểm soát công việc

Kích chuột phải vào màn hình, chọn “Thêm mới” để thêm những người dùng bị kiểm soát công việc

21

Thêm mời người dùng cần kiểm soát công việc

Tích vào ô vuông để chọn, rồi nhấn “Ghi Nhận”

22

VI CÀI ĐẶT TÙY CHỌN QUẢN TRỊ

Chức năng này giúp cho người quản trị cài đặt các thông số tùy chọn ảnh hưởng đến toàn bộ hệ

thống Cách vào như sau : vào chức năng “Quản trị”  “Cài đặt tùy chọn”  “Quản trị”

Vào chức năng cài đặt tùy chọn quản trị

23

Màn hình cài đặt tùy chọn quản trị

Về giải thích những mục nhỏ ở màn hình trên, đã có trong phần hướng dẫn trong phần mềm,

hãy sử dụng tính năng “F6”, rồi di chuột đến từng mục nhỏ để tìm hiểu

Những mục cần lưu ý

- A Quản lý CSDL

Phần mềm CloudOffice cho phép đưa các file đính kèm chứa nội dung thực sự của các văn bản vào hệ thống Quản trị hệ thống có thể quyết định cho phép lưu riêng phần file đính kèm này vào một cơ sỡ dữ liệu khác

o Lưu chung vào CLOUDOFFICE : chọn mục này để lưu file đính kèm vào chung với cơ

sở dữ liệu CLOUDOFFICE Việc lưu chung chỉ nên thực hiện đối với các trường hợp ít

sử dụng file đính kèm, hoặc sử dụng mô hình lưu tập trung trên Internet mà ở đó nhà cung cấp vì lí do bảo mật mà hạn chế việc truy xuất dữ liệu liên thông giữa các cơ sở dữ liệu

o Khởi tạo tên cơ sở dữ liệu lưu file đính kèm : theo khuyến cáo của chúng tôi, nếu dữ liệu nhiều, bạn nên đặt theo quý (ví dụ 2012Q01…2012Q04), nếu ít thì đặt theo năm Nếu dữ liệu ít nữa thì hãy để mặc định (FILES) Bạn cũng thể đặt lại tên của CSDL cũ (không cần bấm vào Khởi tạo nữa) để ghi thêm vào CSDL đó nếu thấy còn có thể lưu thêm

- Áp dụng quy trình xử lý văn bản

Nếu bật chức năng này, toàn bộ văn bản đến sẽ xử lý theo quy trình gồm :

o 1 Nhập hoặc nhận văn bản đến

o 2 Phân loại văn bản thành văn bản phải hoặc không cần xử lý

o 3 Phân công đơn vị xử lý

o 4 Truyền văn bản tới đơn vị đƣợc phân công xử lý

24

o 5 Khởi tạo công việc để xử lý văn bản

o 6 Khởi tạo tờ trình trả lời cho văn bản đến

o 7 Xác nhận kết quả đã xử lý để kết thúc quy trình

- E Tùy chọn áp dụng theo đơn vị hiện tại

o Lãnh đạo đơn vị kiểm soát văn bản đến : nếu chọn mục này, những người trong đơn vị chỉ có thể nhìn thấy văn bản nếu được Lãnh đạo đơn vị (người sử dụng chức năng phê duyệt) cho phép xem Nếu lãnh đạo đơn vị không chọn người được phép xem thì sẽ không có ai có thể nhìn thấy văn bản trừ phi văn bản đó được đính kèm vào khay công việc nhận được từ lãnh đạo

o Đánh số văn bản đi theo Loại văn bản : nếu chọn mục này, các văn bản đi do đơn vị cập nhật sẽ được đánh số theo loại văn bản thay vì đánh số tiến liên tục cho mọi loại văn bản

- Cơ chế bảo mật:

o Xác thực qua mã ổ cứng: CloudOffice hỗ trợ cơ chế bảo mật sử dụng tài khoản đi kèm với mã ổ cứng:

 Chỉ cho phép truy cập vào hệ thống từ một danh sách mã ổ cứng nhất định

Để thiết lập cơ chế này, Quản trị cần thực hiện theo trình tự sau:

+ Bật chế độ tự động ghi mã ổ cứng (Mục A.3 trên màn hình quản trị) Khi đó NSD truy cập vào hệ thống sẽ được hệ thống ghi lại mã ổ cứng vào danh sách mã ổ cứng Khi Quản trị nhận thấy toàn bộ NSD đã đăng nhập và đã được ghi lại mã ổ cứng thì có thể tắt chế độ tự động ghi mã ổ cứng đi và chuyển sang bước sau

+ Vào Danh sách NSD, thiết lập cho từng NSD cơ chế bảo mật, tích chọn Giới hạn mã ổ cứng chung

+ Bấm Ghi nhận

 Chỉ cho phép truy cập vào hệ thống từ máy tính của chính tài khoản đó:

+ Quản trị vào Danh sách NSD, bật chế độ Chờ ghi mã cho tài khoản muốn thiết lập và yêu cầu tài khoản này thực hiện đăng nhập hệ thống

+ Kiểm tra mã ổ cứng của tài khoản đã xuất hiện trong danh sách ổ cứng dùng riêng chưa (Có thể thiết lập cho phép tài khoản được phép đăng nhập ở một vài máy tính khác nhau: Máy ở cơ quan, máy ở nhà….) + Tích chọn chế độ

+ Bấm Ghi nhận