Quản lý hồ sơ nhân sự của trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

Tài liệu tham khảo chuyên ngành tin học Quản lý hồ sơ nhân sự của trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay trên thế giới, công nghệ thông tin đã có những bước phát triểnvượt bậc Ở nước ta hiện nay, ngành công nghệ thông trở thành ngành mũi nhọn,đẩy mạnh phát triển công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước Việc phát triển ngànhcông nghệ phần mềm đang là mục tiêu chính của nước ta Việc viết các chươngtrình phần mềm là niềm đam mê, sự khao khát của nhiều lập trình viên, sinh viênngành công nghệ thông tin Cũng giống như nhiều sinh viên ngành công nghệ thôngtin chúng em rất yêu thích lập trình phần mềm

Qua khảo sát thực tế công tác quản lý hồ sơ nhận sự của trường Đại học Sưphạm Kỹ thuật Hưng Yên, để giải quyết vấn đề quản lý hồ sơ bằng phương phápthủ công của người quản lý tại phòng tổ chức cán bộ trong trường, chúng em quyết

định xây dựng phần mềm “Quản lý hồ sơ nhân sự của trường Đại học Sư phạm

Kỹ thuật Hưng Yên” Phần mềm được hoàn thiện dưới sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn: Cô Chu Thị Minh Huệ và thầy Nguyễn Duy Tân, các thầy

cô trong khoa công nghệ thông tin và nhất là sự nhiệt tình giúp đỡ của các thầy côtrong phòng tổ chức cán bộ trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

Chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong suốt quá trình nhóm xâydựng phần mềm, nhóm đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của các thầy cô Chúng

em chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Duy Tân và cô Chu Thị Minh Huệ đã có

nhiều ý kiến đóng góp, hưỡng dẫn chúng em tận tình trong suốt quá trình hoàn thiện

đề tài tốt nghiệp của mình

Chúng em xin chân thành cảm các thầy cô trong khoa công nghệ thông tin,các thầy cô trong phòng tổ chức cán bộ đã giúp đỡ chúng em, cảm ơn các bạn trong

và ngoài lớp đã giúp đỡ và tạo điều kiện về thời gian và đóng góp ý kiến để chúng

em hoàn thiện phần mềm của mình

Chúng em mong sẽ nhận được nhiều ý kiến đóng góp hơn nữa của các thầy

cô và của các bạn để cho phần mềm được hoàn thiện hơn nữa đáp ứng được mọiyêu cầu thực tế trong công việc quản lý hồ sơ nhân sự của trường Đại học Sư phạm

Kỹ thuật Hưng Yên

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

Hưng Yên, Ngày10 tháng 08 năm 2008

Nhóm sinh viên thực hiện:

1.Trương Thị Na 2.Phùng Thị Hằng3.Nguyễn Thị Phương Nam

NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

-

-Hưng Yên, Ngày … tháng 08 năm 2008 Chữ ký của giáo viên hướng dẫn

NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

-

-Hưng Yên, Ngày tháng 08 năm 2008 Chữ ký của giáo viên phản biện

MỤC LỤC

PHẦN I:MỞ ĐẦU 6

1.1 Lý do chọn đề tài 6

1.2 Khách thể và đối tượng nghiên cứu: 7

1.3 Giới hạn và phạm vi nghiên cứu 7

1.4 Mục đích và nhiệm vụ 7

1.5 Phương pháp nghiên cứu 7

1.6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 8

PHẦN II NỘI DUNG ĐỀ TÀI 10

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 10

1.1 Giới thiệu đề tài 10

1.2 Mục đích và yêu cầu của đề tài 11

1.3 Hướng giải quyết 11

1.4 Đặc tả hệ thống 12

1.5.Khách thể và đối tượng nghiên cứu 12

1.5.1 Giới thiệu về trường đại học sư phạm kỹ thuật Hưng Yên 12

1.5 2 Cơ cấu tổ chức của trường 14

1.5.3 Đội ngũ giáo viên 16

1.6 Công cụ xây dựng chương trình 17

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 20

2.1 Khảo sát thực tế 20

2.2 Các chức năng của hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự của trường ĐHSPKT Hưng Yên 22

2.3 Các chức năng chính của hệ thống 22

2.4 Ưu nhược điểm và hạn chế của phần mềm 23

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 25

3.1 Phân tích hệ thống 25

3.1.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng 25

3.2 Thiết kế bảng dữ liệu 33

3.2.1 Hệ thống các bảng trong cơ sở dữ liệu 33

3.2 2 Mô hình quan hệ 48

3.3 Thiết kế thành phần 49

3.3.1 Form chính sử dụng trong chương trình 49

3.3.2 Report của chương trình 50

3.4 Thiết kế giao diện của chương trình 51

3.4.1 Giao diện chính của chương trình 51

3.4.2 Giao diện from đổi mật khẩu 52

PHẦN III: KẾT LUẬN 63

Hiện nay ngành giáo dục là một ngành mũi nhọn trong sự phát triển xã hội.

Vì vậy, Đảng và nhà nước ta đã dành sự quan tâm rất lớn cho sự nghiệp quản lýgiáo dục Công nghệ thông tin đã được ứng dụng nhiều hơn vào trong quản lý giáodục, những phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự đã đựơc nhiều trường đại học đưa vào

sử dụng nhưng không phải tất cả các trường đều có cách quản lý hồ sơ cán bộgiống nhau

Qua khảo sát thực tế tại trường Đại học sư phạm kỹ thuật Hưng Yên chúng

em thấy trường vẫn quản lý hồ sơ nhân sự một cách thủ công, mọi thông tin đều lưutrữ trên sổ sách, giấy tờ Việc quản lý hồ sơ của cán bộ phòng tổ chức cán bộ làcông việc rất khó khăn vất vả, mất nhiều thời gian và công sức, người quản lý phảiquản lý cả kho hồ sơ giấy tờ rất lớn Mỗi khi có sự thay đổi thông tin của một nhân

sự thì cán bộ quản lý phải tìm hồ sơ và thay đổi thông tin một cách thủ công, tỷ mỉ

Với lý do đó, được sự đồng ý của khoa công nghệ thông tin trường Đại học

sư phạm kỹ thuật Hưng Yên và sự đồng ý của giáo viên hướng dẫn: Cô Chu Thị Minh Huệ và Thầy Nguyễn Duy Tân Trong thời gian qua chúng em đã khảo sát

công tác quản lý hồ sơ nhân sự của trường và tiến hành xây dựng phần mềm phục

vụ cho công tác quản lý của cán bộ phòng tổ chức

Với mục đích muốn tăng hiệu quả cho công việc quản lý nhân sự tại trường,nhóm chúng em đã lừa chọn “xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự củatrường Đại học sư phạm kỹ thuật Hưng yên” Với phần mềm này các chức năngđược xây dựng phù hợp, sát với yêu cầu cách quản lý của trường Chúng em tinrằng nó sẽ giúp cho công việc quản lý hồ sơ nhân sự của cán bộ phòng tổ chức hiệuquả hơn nhiều, giảm được gánh nặng cho người quản lý về thời gian, công sức,giảm sự cồng kềnh về đống sổ sách giấy tờ, giúp cho người quản lý thông tin nhân

sự một cách chính xác đầy đủ, tìm kiếm nhanh, chính xác, dễ sử dụng cho ngườiquản lý

1.2 Khách thể và đối tượng nghiên cứu:

 Nghiên cứu cách thức quản lý hồ sơ nhân sự của phòng tổ chức cán bộ trườngĐại học sư phạm kỹ thuật (ĐHSPKT) Hưng Yên

 Xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự của trường Đại học sư phạm kỹthuật Hưng Yên bằng ngôn ngữ Visual Basic.Net

1.3 Giới hạn và phạm vi nghiên cứu.

 Hiện nay đã có nhiều phần mềm quản lý nhân sự với nhiều phân hệ chức năngnhưng với phạm vi đề tài chỉ nghiên cứu cách thức quản lý và xây dựng phầnmềm quản lý hồ sơ nhân sự đáp ứng yêu cầu thực tế của trường ĐHSPKT HưngYên

1.4 Mục đích và nhiệm vụ.

 Nắm được các thông tin về hồ sơ nhân sự và các nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân

sự của phòng tổ chức cán bộ trường Đại học sư phạm kỹ thuật Hưng Yên

 Xây dựng được phần mềm quản lý hồ sơ với các chức năng đáp ứng yêu cầuthực tế giúp cho người quản lý dễ sử dụng, quản lý đạt được hiệu quả cao

 Tìm hiểu ngôn ngữ Visual Basic.Net để xây dựng phần mềm áp dụng chotrường ĐHSPKT Hưng Yên

1.5 Phương pháp nghiên cứu

 Phương pháp nghiên cứu phân tích tổng hợp: Qua khảo sát thực tế thu thậpnhững thông tin hồ sơ nhân sự, cách quản lý hồ sơ nhân sự của phòng tổ chứccán bộ từ đó phân tích các chức năng của hệ thống

 Phương pháp phỏng vấn: phỏng vấn và lấy ý kiến của cán bộ quản lý tại phòng tổchức cán bộ về các chưc năng cần xây dựng từ hệ thống

 Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: Tham khảo ý kiến của giáo viên hướng dẫn,giáo viên trong khoa để có phương pháp xây dựng phần mềm hợp lý

1.6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.

 Khi chưa đưa các ứng dụng tin học vào trong quản lý hồ sơ nhân sự thì với sốlượng nhân sự nhỏ thì việc quản lý vẫn đơn giản nhưng với số lượng nhân sự lớnthì việc quản lý hồ sơ trở nên rất khó khăn, vất vả Người quản lý phải quản lýkhối lượng hồ sơ rất lớn trên giấy tờ sẽ làm hiệu quả công việc không cao, mấtnhiều thời gian, tốn nhiều công sức, cần nhiều người cùng làm công việc quản

lý hồ sơ nhân sự

 Chương trình quản lý hồ sơ nhân sự là phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ quản lý nguồnnhân lực cho phòng tổ chức cán bộ trường đại học sư phạm kỹ thuật Hưng Yên.Được xây dựng dựa trên mô hình quản lý nhân sự của trường có tham khảo cáctài liệu quản lý nhân sự trên mạng để đem lại hiệu quả cao trong công tác quản lýnhân sự của trường

 Chương trình “Quản lý hồ sơ nhân sự trường ĐHSPKT Hưng Yên” là phần mềmphù hợp với thực tế trường hiện nay và được xây dựng theo hướng mở:

 Khả năng thích ứng, tích hợp:

o Khi trường mở rộng thêm các phòng ban, khoa, tăng thêm các chức

vụ hay thay đổi các chính sách về lương của cán bộ theo quy định củanhà nước thì phần mềm vẫn có thể đáp ứng được

 Giao diện người dùng thân thiện:

o Phát triển trên nền Windowform, hệ thống menu, giao diện đồ họatheo luồng nghiệp vụ Người dùng dễ dàng học cách sử dụng chương

trình cũng như đội ngũ nhân viên mới có thể sử dụng một cách nhanhchóng thậm chí cả những người mới làm quen với máy tính.

 Hệ thống báo cáo đa dạng:

o Chương trình cung cấp hệ thống báo cáo đầy đủ, linh hoạt Phân tíchbáo cáo giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình và đưa ra quyết định nhanhchóng, kịp thời

 Tính đa người dùng:

o Hỗ trợ người dùng thao tác chương trình với nhiều nghiệp vụ khácnhau trên cùng một thời điểm, tại nhiều phòng ban

 Tìm kiếm, tra cứu thông tin nhanh chóng:

o Chương trình cung cấp các tính năng, tra cứu, tìm kiếm thông tin mộtcách nhanh chóng

PHẦN II NỘI DUNG ĐỀ TÀI

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI1.1 Giới thiệu đề tài.

Tên đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự trường Đại

học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên”.

Công tác quản lý nhân sự trong trường đại học đòi hỏi phải xử lý thông tinmột cách chính xác, kịp thời, chặt chẽ hiện nay ở một số trường đại học, vẫn quản

lý cán bộ của mình bằng phương pháp thủ công truyền thống, hồ sơ của cán bộ vẫnđược lưu trữ dưới dạng những túi đựng hồ sơ lý lịch, các tài liệu giấy tờ liên quan

về cán bộ được người quản lý lưu giữ trong túi đựng hồ sơ của từng người theo mộtnguyên tắc hay một phương pháp nào đó mà họ tự quy định Khi cần tìm một hồ sơcủa một cán bộ nào đó thì người quản lý phải tìm theo cách sắp xếp của riêng minh.Mỗi khi hồ sơ của một người có sự thay đổi thì việc tìm kiếm và cập nhật sự thayđổi đó không đơn giản chút nào.Với một lượng hồ sơ không lồ thì bắt đầu từ việctìm kiếm hồ sơ đã rất vất vả và mất rất nhiều thời gian, rồi đến việc chỉnh sửa thôngtin, thêm thông tin mới vào tập hồ sơ cuối cùng lại phải đặt nó về đúng vị trí của nótrước đó theo một nguyên tắc mà người quản lý đã đặt ra ngay từ đầu Việc cập nhậtlại hồ sơ cho một số cán bộ đã vất vả khó khăn như vậy nhưng việc tra cứu, thống

kê theo một yêu cầu nào đó thì càng phức tạp, vất vả hơn nhiều vì công tác này diễn

ra thường xuyên và các yêu cầu thi không giống nhau nên người quản lý muốn làmxong phải mất nhiều thời gian

Với những yêu cầu mang tính chất quản lý hồ sơ nhân sự đưa ra ở trên đòihỏi phải tạo ra một phần mềm trên máy vi tính giúp xử lý các công tác, các nghiệp

vụ quản lý đó, khắc phục các hạn chế của cách quản lý cũ (thủ công) là một vấn đềcấp thiết

Qua thực tế khảo sát chúng em biết, trường Đại hoc sư phạm kỹ thuật HưngYên đang quản lý hồ sơ nhân sự của trường bằng phương pháp thủ công mọi thông

tin của từng cán bộ vẫn được lưu giữ trong các tập hồ sơ riêng biệt và được cất cẩnthận trong tủ.

Vì vậy muốn khắc phục được những hạn chế nêu trên, giúp cho người quản

lý hồ sơ nhân sự của trường đỡ vất vả, nhóm chúng em đã quyết định lựa chọn đềtài xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự của trường ĐHSPKT Hưng Yên

Được sự hướng dẫn của thầy Nguyễn Duy Tân và cô Chu Thị Minh Huệ cùng sự

giúp đỡ của các thầy cô trong khoa công nghệ thông tin chúng em đã thiết kế và xâydựng phần mềm “Quản lý hồ sơ nhân sự trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật HưngYên” với các yêu cầu như sau:

+ Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server để quản trị cơ sở dữ liệu.+ Sử dụng ngôn ngữ Visual Basic.Net xây dựng hệ thống “Quản lý hồ sơnhân sự trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên”

Hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự khắc phục được các vấn đề nêu trên và giúpcho việc quản lý trở nên đơn giản, dễ dàng hơn, chính xác, chặt chẽ tiết kiệm sứclao động, thời gian và tiền của Nó sẽ giải quyết được những vấn đề nêu trên mộtcách tối ưu hiệu quả nhất

1.2 Mục đích và yêu cầu của đề tài

Phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ được xây dựng với mục đích chính là để cóthể ứng dụng vào công tác quản lý hồ sơ nhân sự của trường Đại học Sư phạm Kỹthuật Hưng Yên giúp cho công việc của người quản lý hồ sơ giảm bớt gánh nặng vàđạt hiệu quả cao trong công tác quản lý nhân sự

Giúp cho người quản lý nắm được những công việc của mình một cách đơngiản nhất, khiến cho họ có khả năng xử lý những yêu cầu thực tế đặt ra hiệu quả vàchính xác hơn đáp ứng thực tế

1.3 Hướng giải quyết

Từ yêu cầu thực tế đặt ra của công việc quản lý, chúng em đã khảo sát và đặt

ra các công việc mình cần phải làm để giải quyết vấn đề:

+ Khảo sát thực trạng của công tác quản lý hồ sơ nhân sự tại trường đại học

sư phạm kỹ thuât Hưng Yên bao gồm thông tin hồ sơ cán bộ cách quản lý

hồ sơ cán bộ

+ Xây dựng cơ sở dữ liệu cho phần mềm.

+ Xây dựng hệ thống chức năng dành cho phần mềm

+ Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình

+ Phân chia công việc thực hiện đề tài

+ Tiến hành thiết kế giao diện và xây dựng, từng bước hoàn thiện phần mềm

Trong quá trình công tác của cán bộ người quản lý sẽ theo dõi tất cả các hồ

sơ của cán bộ trong trường để khi cần thêm hồ sơ mới, sửa hồ sơ hay in hồ sơ khi cóngười thôi việc, chuyển đi nới khác hay nghỉ hưu thì huỷ hồ sơ và lưu hồ sơ chuyển.Người quản lý cũng có thể theo dõi quá trình công tác của các cán bộ, xem, tổnghợp báo cáo thống kê danh sách cán bộ khen thưởng hay kỷ luật trong trường Đếncuối tháng tính lương cho tất cả các cán bộ và in ra danh sách lương theo tháng,theo định kỳ thống kê các cán bộ tăng lương, danh sách dự kiến nghỉ hưu…

Trong quá trình quản lý, tuỳ theo yêu cầu công việc mà người quản lý tiếnhành các công việc cập nhật,xử lý, tìm kiếm, thống kê Quá trình đó là một côngviệc phức tạp, đòi hỏi phải có tính chính xác, tỷ mỉ, và đúng cách

1.5 Khách thể và đối tượng nghiên cứu.

1.5.1 Giới thiệu về trường đại học sư phạm kỹ thuật Hưng Yên.

Quyết định số 242/TTg ngày 03 tháng 12 năm 1970 của Thủ tướng Chínhphủ giao trường cho Tổng cục Đào tạo công nhân kỹ thuật(Bộ Lao động) với têngọi trường Giáo viên nghề 1, để đào tạo giáo viên dạy nghề cho các trường côngnhân kỹ thuật và các cơ sở đào tạo nghề.

Theo quyết định sô 80/TTg ngày 05/03/1979 của Thủ tướng chính phủ côngnhận trường là trường Cao đẳng Sư phạm kỹ thuật I thuộc Tổng cục dạy nghề

Từ tháng 7/1987 thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo

Ngày 06/01/2003 Thủ tướng chính phủ ký quyết định số 04/2003/QĐ-TTg

về việc thành lập trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên trên cơ sở trườngCao đẳng Sư phạm Kỹ thuật I

* Trường được giao nhiệm vụ:

- Đào tạo giáo viên dạy nghề trình độ đại học, cáo đẳng

- Đào tạo kỹ sư công nghệ, kỹ thuật viên các trình độ cao đẳng, trungcấp chuyên nghiệp

- Bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ:

- Nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ, triển khai áp dụng tiến

bộ khoa học kỹ thuật - công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Đặc biệt chocác khu kinh tế đang phát triển ở phía Bắc

b.Các cơ sở của trường

-Cơ sở I: + Địa điểm: Huyện Khoái Châu - tỉnh Hưng Yên

-Cơ sở II:+Địa điểm:Phố Nối - Mỹ Hào – Hưng Yên

+ Diện tích : Gần 28 ha + (Nhà trường đang chuẩn bị các đièu kiên để xây dựng cơ sở vật chất, dự kiến năm 2009 bắt đầu tổt chức đào tạo tại cơ sở II)

- Cơ sở III:+ Trung tâm Hải Dương

+ Địa điểm: Số 189 Đường Nguyễn Lương Bằng – TP.Hải Dương + Diện tích:Hơn 5000m2

+ Hiện tại trung tâm là cơ sở đào tạo của trường các trình độ đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề và liên kết với các trường đại học mở các khoá đào tạo đại học và cao học

1.5.2 Cơ cấu tổ chức của trường.

a Ban giám hiệu:

- Hiệu trưởng: - PGS.TS Trần Trung

- Các phó hiệu trưởng: - Th.S - Nguyễn Đức Giang

- CN - Nguyễn Văn Thời

b Đảng uỷ:

- Bí thư Đảng uỷ: - Th.S-Nguyễn Đức Giang

c Công đoàn:

- Chủ tịch công đoàn: - Th.S- Triệu Anh Tuấn

d Đoàn thanh niên:

- Bí thư Đoàn TNCSHCM: - Th.S-Phạm Thị Minh Huệ

đ.Hội sinh viên:

- Ban thư viện

- Ban quản trị thiết bị - Xây dựng

- Trạm Y tế

f Các đoàn thể

- Công đoàn trường

- Đoàn thanh niên

- Hội sinh viên

g Các khoa

- Khoa cơ khí

- Khoa Điện - Điện tử

- Khoa Sư phạm kỹ thuật

- Khoa công nghệ thông tin

- Khoa Khoa học cơ bản

- Khoa Kỹ thuật may và Thiết kế thời trang

- Trung tâm Hải Dương

- Trung tâm In - service training for technical

- Trung tâm Dạy nghề

- Trung tâm tại chức

- Trung tâm Multimedia

- Trung tâm FACT

- Trung tâm Aptech

- Trung tâm bảo dưỡng sửa chữa thiết bị

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức trường ĐHSPKT Hưng Yên

1.5.3 Đội ngũ giáo viên

Hiện tại, tổng số cán bộ CNVC, giảng viên: 280 người Tổng số cán bộ giảngdạy các chương trình đại học, cao đẳng: 190 người gồm:12 tiến sĩ , 97 thạc sĩ, 20giảng viên chính; 198 giảng viên; 12 trợ giảng Nhiều lượt cán bộ giáo viên đượcđào tạo, bồi dưỡng liên tục ở trong và ngoài nước về chuyên môn, nghiệp vụ giảngdạy và công nghệ mới

Đội ngũ giảng viên thỉnh thoảng bao gồm những người có học hàm học vịcao và có kinh nghiệm giảng dạy, nghiên cứu tại các viện, các cơ sở đào tạo và cáctrường đại học trong cả nước

Hình 1.2 Biểu đồ tỷ lệ trình độ CNVC trong 2 năm 1996 và 2006

Hồ sơ nhân sự bao gồm tất cả các thông tin của cá nhân và các giấy tờ liênquan kèm theo.Với một lượng hồ sơ nhân sự của một trường đại học thì việc quản

lý bằng phương pháp thủ công là rất vất vả cần phải có phương pháp quản lý thíchhợp Các thông tin đó cần phải lưu trữ cẩn thận và có quy tắc nhất định

Việc quản lý hồ sơ nhân sự trong trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật HưngYên được phòng tổ chức cán bộ của trường quản lý Việc tìm hiểu nghiệp vụ quản

lý của hệ thống cũ là vấn đề mà người lập trình cần phải làm ngay từ bước đầu, đây

là khâu cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng phần mềm quản lý

1.6 Công cụ xây dựng chương trình

Công nghệ ADO.NET;

o Công nghệ ADO.NET:ADO.NET là một tập các lớp nằm trong bộ thư việnlớp cơ sỏ của NET Framework để cho phép các ứng dụng Windows (nhưC#, VB.net) hay các ứng dụng Web(như ASP.Net) thao tác dễ dàng với cácnguồn dữ liệu.Vì nó là một phần nội tại của NET Frameworkdo vậy mà nó

có thể được sử dụng trong tất cả các ngôn ngữ hỗ trợ NET mà không có sựkhác biệt nào(Tức là các chức năng cũng như cách thức sử dụng hoàn toàngiống nhau)

o ADO.NET được thiết kế để kết nối với cả dữ liệu phi kết nối trong môitrường đa tầng Nó sử dụng XML để trao đổi dữ liệu phi kết nối do vậy dễdàng khi giao tiếp giứa các ứng dụng không phải trên nền Windowns

o ADO.NET hỗ trợ hoàn toàn XML, nghĩa là chúng ta có thể nạp dữ liệu từmột tệp XML và thoa tác như một CSDL, sau đó cũng có thể lưu kết quảngược trở lại XML do vậy có thể đi qua FireWall một cách dễ dàng

Insert, Update, Select, Delete

3 DataReader: Dùng để đón kết quả trả về từ đối tượng Command Nótương

tự một ReacordSet của ADO Tuy nhiên dữ liệu là chỉ đọc theo chiều tiến

4 DataAdapter: Có chức năng như một cầu nối giữa nguồn (tệp) dữ liệu và các bảng được cached trong bộ nhớ (đối tượng DataSet) DataAdapterđiền dữ liệu vào một DataSet hay DataTable từ một nguồn dữ liệu sửdụng phương thức Fill() Còn khi cập nhật dữ liệu ngược trở lại nguồn

dữ liệu thì sử dụng phương thức Apdate() của đối tượng DataAdapter.Tạo DataAdapter ta có thể tạo từ một đối tượng connection đang mởhoặc tù một chuỗi kết nối (Connection chưa mở)

5 Dataset: Đối tượng DataSet được coi như một kho chứa các bảng Người

sử dụng có thể thay đổi dữ liệu trong các bảng này và khi muốn cập nhật vào cơ sở dữ liệu thì thi hành phương thức Update của đối tượng DataAdapter Các bảng trong DataSet có thể do DataAdapter Fill vào hoặc nũng có thể là các bảng được tạo thành từ đối tượng DataTable Các bảng này được quản lý bởi tập hợp Table của lớp DataSet

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

o QSL server 2000 là phiên bản đánh dấu tầm quan trong của QSLServer QSL Server 2000 cung cấp một hệ thống quản lý dữ liệu lớndành cho doanh nghiệp.Trong tất cả các phiên bản trên, bản QSL Server

2000 Enterprise Edition được ứng dụng rộng rãi do hỗ trợ đầy đủ vàmạnh mẽ về khả năng đáp ứng và độ tin cậy

o Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được nhóm lựa chọn để xây dựng cơ sở dữliệu cho phần mềm chính là hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsort SQLServer 2000 Mặc dù hiện nay SQL 2000 không phải là hệ quản trị sốmột nhưng nhóm vẫn quyết định lựa chọn vì đây là hệ quản trị đã đượcnhiều người lập trình lựa chọn sử dụng

Ngôn ngữ lập trình:

o Visual Basic.Net là một ngôn ngữ lập trình thông dụng nó rất dễ tiếpcận nhất là đối với những người tự nghiên cứu ngôn ngữ mới thì VisualBasic.Net là một lựa chọn đúng đắn Trước khi quyết định lựa chọnngôn ngữ để xây dựng phần mềm chúng em đã tìm đến với VisualBasic.Net mặc dù vẫn biết đa số các code có sẵn cho Net là C# nhưng

vì sự thân thiện về giao diện, dễ sử dụng và cách gọi các methods củaClasses giữa VB.Net và C# là như nhau nên việc porting code từ C#qua VB.Net hay ngược lại là việc không khó Được sự đồng ý của thầy

cô hướng dẫn nhóm chúng em quyết định lựa chọn Visual Basic.Netlàm ngôn ngữ lập trình để xây dựng phần mềm

o Với sự tích cực tìm hiểu ngôn ngữ mới và khả năng khai thác thế mạnhcủa ngôn ngữ VB.Net, các thành viên trong nhóm đã cùng nhau nghiêncứu, giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình xây dựng phần mềm, cùng nhauchia sẻ những kiến về ngôn ngữ lập trình để hoàn thiện phần mềm

o Sử dụng ADO.NET Trong ADO.NET có 2 mô hình kết nối và phi kếtnối Trong phần mềm chúng em sử mô hình phi kết nối để thao tác với

cơ sở dữ liệu Để thao tác với cơ sở dữ liệu trong mô hình phi kết nốichúng ta cần sử dụng đến các đối tượng:

+ Dataconnection: Dùng để mở kết nối đến cơ sở dữ liệu.(Có thể có hoặc không)

+ DataAdapter+ DataSet+ Ngoài ra chúng ta còn sử dụng một số các đối tượng khác nhưDataTable DataRow…

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

 Quy trình hoạt động của hệ thống

 Lập kế hoạch khảo sát chi tiết các yêu cầu đặc thù

 Mô tả lại chi tiết thông tin cần xây dựng phần mềm: tài liệu phân tích yêu cầungười dùng, các biểu mẫu cần trong phần mềm, tài liệu này là cơ sở để đánhgiá, nghiệm thu phần mềm

 Demo phần mềm để người sử dụng góp ý chi tiết cho phần mềm

 Lập kế hoạch triển khai chi tiết

 Cài đặt, hướng dẫn sử dụng, chỉnh sửa lỗi, bàn giao phần mềm

 Cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng

 Tiến hành nghiệm thu phần mềm

 Bảo hành phần mềm sau khi nghiệm thu

2.1 Khảo sát thực tế.

Qua khảo sát thực tại phòng tổ chức cán bộ của trường ĐHSPKT Hưng Yên,nơi phụ trách việc quản lý hồ sơ nhân sự chúng em đã được trực tiếp nghe nhữngngười quản lý nói về cách quản lý, được nhìn thấy quá trình quản lý hồ sơ trên giấy

tờ của thầy cô và nhóm đã thu thập được những số liệu chính xác, nhiều thông tinphục vụ cho công việc xây dựng phần mềm, để có cơ sở xây dựng được phần mềmquản lý sát với thực tế và phù hợp với việc quản lý của trường Qua khảo sát thực tếtại trường ĐHSPKT Hưng Yên chúng em thấy việc quản lý hồ sơ nhân sự rất phứctạp Người quản lý phải xử lý rất nhiều các công việc khác nhau nên rất khó choviệc quản lý và điều hành nhân sự Người quản lý phải nắm được mọi thông tin vềcán bộ, viên chức đó Khi vào trường người cán bộ giáo viên, viên chức hành chínhphải có tập hồ sơ khai báo theo mẫu quy định Sau đó được lưu trữ tại phòng tổchức cán bộ tiếp theo là quá trình xử lý thông tin được tiến hành theo cách làm thủcông thực hiện bởi các bộ phận chuyên trách Khi xử lý hồ sơ các thông tin chung

nhất (họ tên, ngày sinh, quê quán, hệ số lương, trình độ, ngành nghề…) nói chung lànhững thông tin các nhân được lưu trữ tại các biểu mẫu riêng theo nhóm các thôngtin liên quan nhiều nhất.

Khi muốn lập một danh sách, hay thống kê số liệu để đáp ứng cho yêu cầuthực tế thì đây là một công việc rất vất vả và mất nhiều thời gian của người quản lý

Khi có yêu cầu liên quan đến nhân sự thì nhà quản lý phải tìm hồ sơ đượcsắp xếp theo cách riêng của mình

Phương pháp quản lý theo cách thủ công truyền thống chỉ phù hợp với hệthống với quy mô nhỏ Khi khối lượng hồ sơ lớn thì việc quản lý rất khó khănkhông đáp ứng được yêu cầu quản lý trong thời đại mà mọi công việc đều đòi hỏi

độ chính xác cao, tốn ít thời gian

 Ưu điểm của hệ thống cũ

o Hệ thống làm việc đơn giản

o Công cụ phục vụ cho việc quản lý rẻ tiền

o Ít phụ thuộc vào sự cố đột xuât và những tác động khách quan

 Hạn chế của hệ thống cũ

o Việc quản lý rất phức tạp, tốn nhiều thời gian, công sức

o Tính chính xác không cao

o Việc lưu chuyển thông tin chậm, kém hiệu quả

o Hồ sơ là sổ sách nên việc điều phối hoạt động mất nhiều thời gian, phảicẩn thận, tỉ mỉ

o Vì vậy hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự của trường có nhiều bất cập,trường quản lý nhân sự bằng sổ sách bởi vậy gặp rất nhiều khó khăn về vấn

đề lưu trữ, quản lý dữ liệu cũng như việc tìm kiếm các thông tin Từ tìnhhình thực tế của trường ĐHSPKT Hưng Yên chúng em đã tiến hành xâydựng hệ thống phần mềm “Quản lý hồ sơ nhân sự” với những yêu cầu đặt rachính là những mục tiêu của đề tài mà chúng em đã phân tích Với nhữngmục tiêu đó chúng em mong mình có thể xây dựng hoàn thiện các chứcnăng của một chương trình “Quản lý hồ sơ nhân sự” đáp ứng được yêu cầu

thực tế của trường ĐHSPKT Hưng Yên, cung cấp cho người quản lý mộtcông cụ hữu ích trong việc quản lý hồ sơ trong trường.

2.2 Các chức năng của hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự của trường ĐHSPKT Hưng Yên

Qua quá trình khảo sát thực tế tại trường ĐHSPKT Hưng Yên và dưới sự giúp

đỡ của thầy cô trong phòng tổ chức cán bộ, thầy cô hướng dẫn làm đồ án và cácthầy cô khác trong trường chúng em đã xây dựng hoàn thiện một phần mềm sát vớithực tế phù hợp với cách quản lý của trường Phần mềm được xây dựng dựa trênnhững chức năng chính sau:

 Quản lý cơ cấu tổ chức của trường, quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên, các phòngban, quản lý tiền lương cho các cán bộ, viên chức trong trường

 Cập nhật các thông tin mới, cũ làm cho thông tin của cán bộ luôn thống nhất

 Chức năng tìm kiếm theo các tiêu chí họ tên, trình độ, tuổi, năm công tác , tìmkiếm các nhân viên theo đơn vị phòng ban cụ thể, tìm kiếm theo chức vụ, tìmlương của cán bộ nhân viên để đưa ra các nhân viên phù hợp với tiêu chí màngười dùng đã đưa ra

 Thống kê báo cáo: Thống kê dữ liệu theo tiêu chí tìm kiếm, kết xuất thông tin,

in các báo cáo Các báo cáo về tổng hợp nhân sự, báo cáo tổng hợp về lương…

2.3 Các chức năng chính của hệ thống

 Quản trị:

o Đăng nhập

o Thêm tài khoản mới

o Thay đổi mật khẩu

 Chức năng cập nhật thông tin:

o Cập nhật thông tin về phòng ban, đơn vị

o Cập nhật thông tin chi tiết về cán bộ

o Cập nhật thông tin về các mối quan hệ của cán bộ

o Cập nhật thông tin chức vụ

o Cập nhật thông tin về các quá trình công tác theo dõi cán bộ: quá trìnhcông tác, theo dõi khen thưởng kỷ luật, quá trình bồi dưỡng

o Cập nhật thông tin về lương, điểm bình xét hàng tháng, ngạch, bậc của cánbộ

o Cập nhật thông tin về các hệ số phụ cấp của cán bộ

o Cập nhật thông tin về quá trình tăng lương của từng cán bộ

o Cập nhật thông tin về về người sử dụng

 Chức năng xử lý dữ liệu(Nghiệp vụ)

o Tính lương

o Thuyên chuyển cán bộ

o Xử lý thông tin cán bộ nghỉ hưu

 Chức năng tra cứu thông tin:

o Tìm kiếm thông tin cán bộ

o Tìm kiếm cán bộ nghỉ hưu

o Tìm kiếm cán bộ quản lý

o Tìm kiếm lương của cán bộ

o Tìm kiếm thông tin khen thưởng kỷ luật của cán bộ

 Chức năng thống kê báo cáo:

o Thống kê lý lịch cán bộ

o Thống kê danh sách cán bộ

- Tất cả cán bộ trong trường đang công tác

- Theo năm công tác

- Theo tuổi độ tuổi

- Trong độ tuổi nghỉ hưu

- Làm chức vụ kiêm nhiệm

o Thống kê lương cán bộ

2.4 Ưu nhược điểm và hạn chế của phần mềm.

 Ưu điểm của phần mềm:

o Phần mềm có giao diện thân thiện với người sử dụng.

o Yêu cầu sát với thực tế

o Cập nhật thông tinh nhanh gọn và chính xác

o Xử lý nhanh gọn các nghiệp vụ của công việc quản lý hồ sơ

o Phần mềm có hướng mở

Hạn chế của phần mềm

o Chương trình chưa có sự kết nối nhiều máy tính với nhau Cơ sở dữ

liệu vẫn đặt trên máy hiện hành

o Do thời gian hạn chế nên chương trình chưa thật hoàn thiện một số chứcnăng chưa được như ý muốn nhưng phần nào đã đáp ứng được yêu cầuthực tế

o Không có tính nghiệp vụ về việc quản lý nên có một số các ngôn từ, cáchthức hoạt động, các quy định về mã vv… chưa thật sự hiểu được hết

 Hướng phát triển của đề tài

o Khắc phục các khuyết điểm, bổ sung các chức năng

oTạo bộ cài đặt để có thể cài đặt và sử dụng trên bất kỳ máy nào

oTừ nhiều máy có thể sử dụng chung nguồn CSDL

Mặc dù phần mềm còn nhiều hạn chế nhưng chúng em rất mong phần mềmcủa mình có thể đưa vào ứng dụng được tại trường, nhưng để được như vậy thìchương chình cần phải được sự đóng góp của các thầy cô trong khoa đặc biệt là cácthầy cô trong phòng tổ chức cán bộ trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên đểchúng em có thể hoàn thiên chương chình của mình giải quyết hết các vấn đề đặt ratrong thực tế trong công việc quản lý hồ sơ nhân sự của trường

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

3.1 Phân tích hệ thống

3.1.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

Qua một thời gian khảo sát thực tế, đi tìm hiểu, khảo sát hiện trạng của hệthống quản lý hồ sơ nhân sự của trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên.Nhóm chúng em đã thu thập được rất nhiều những thông tin quý báu phục vụ chocông việc xây dựng phần mềm Từ những thông tin sãn có và những thông tin, tàiliệu thu được từ quá trình khảo sát và những yêu cầu thực tế đặt ra cho công việcquản lý hồ sơ nhân sự tại trường chúng em đã tiến hành xây dựng sơ đồ phân cấpchức năng cho phần mềm với nhiều chức năng chính từ những chức năng chính đólại chia thành những chức năng nhỏ hơn để các bạn có thể nhìn thấy một cách tổngquan các chức năng của chương trình Công việc xây dựng các chức năng có sư

tham khảo ý kiến của cán bộ quản lý như: Thầy Đăng, cô Hạnh tại phòng tổ chức

cán bộ, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, các thầy cô hướng dẫn và thamkhảo ý kiến của các thầy cô giáo trong khoa công nghệ thông tin chúng em đưa ra

sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống như sau

Tìm CB khen thưởng-kỷ luật

Tìm phòng chức vụTìm lương CB

ban-TRỢ GIÚP

QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ

T.KÊ BÁO CÁO

T.Kê lý lịch CB

T.Kê danh sách CBT.Kê Lương CB

Cập nhật cácquá trình

Cập nhật phòng Ban-chức vụ

Cập nhật TT lương

XỬ LÝ THÔNG TIN

Cập nhật chức

vụ kiêm nhiệm

quá trình

Tính lương

Thuyên chuyển cán bộ

Xử lý TTCB về hưu

Biểu đồ phân cấp chức năng mô tả các chức năng chính của chương trình, cụ thểnhư sau:

 Chức năng đăng ký tài khoản người dùng, đăng nhập.

 Chức năng cập nhật thông tin.

 Chức năng xử lý thông tin.

 Chức năng tìm kiếm thông tin.

 Chức năng thống kê, báo cáo.

a Chức năng quản trị hệ thống

Chức năng này phân quyền cho người dùng Người dùng ở đây là cán bộquản lý đã được cấp quyền Nếu quyền là nhà quản trị toàn bộ hệ thống thì đượcphép cập nhât thông tin (nhập, sửa, xóa…) cán bộ, các thông tin về quản trị, cán bộ,bậc, ngạch trong tính lương vv Các người dùng thì chỉ có thể xem thông tin hệthống

b Chức năng cập nhật thông tin

 Cập nhật hồ sơ nhân sự:

Với mỗi một cán bộ, giáo viên, viên chức, nhân viên khi vào công tác tạitrường thì cán bộ đó sẽ được người quản lý cập nhật đầy đủ các thông tin về lý lịchbản thân, các mối quan hệ gia đình của cán bộ đó vào hệ thông cơ sơ dữ liệu

Sau khi đã cập nhật đầy đủ các thông tin về bản thân, dựa vào điều kiệntuyển dụng người quản trị sẽ cập nhật về thông tin về đơn vị phòng ban công tác,công việc được giao và những thông tin khác cho cán sự đó

Chức năng này hiển thị toàn bộ thông tin của cán bộ trong trường, cho phépcập nhật thêm thông tin mới khi một nhân viên được vào làm việc tại trường và cóthể sửa những thông tin của mỗi cá nhân khi có sự thay đổi, xóa bỏ các cán bộ, nhânviên nếu họ không còn công tác tại trường hoặc nghỉ hưu

 Cập nhật chức vụ kiêm nhiệm:

Chức năng này để có thể nhập, sửa, hay xoá những người có chức vụ kiêmnhiệm tại các đơn vị phòng ban Khi người nhận chức vụ kiêm nhiệm mới thì sẽđược nhập mới vào vung lưu trữ để quản lý, những ai chuyển chức vụ kiêm nhiệmkhác thì có thể tim lại cán bộ đó và sửa lại chức vụ kiêm nhiệm của họ Còn nhữngngười không giữ chức vụ kiêm nhiệm nữa thì ta có thể xoá đi

 Cập nhật phòng ban, chức vụ

+Phòng ban: Ngoài những phòng ban hiện tại mà nhà trường đang hoạt động,khi muốn đào tạo thêm các ngành nghề khác hoặc muốn thay phòng ban thì có thể,thêm, sửa… phòng ban đó một cách dễ dàng

+Chức vụ: Chức năng này có thể thực hiện công việc như thêm bớt, sửa cácchức vụ trong trường

c Chức năng xử lý thông tin

 Tính lương:

Chức năng này cho phép người quản lý hệ thống sẽ có thể dễ dàng tính lươngcho nhân viên theo tháng, năm Ngoài ra họ còn theo dõi, quản lý các thông tin vềlương, các phụ cấp vv…của nhân sự

 Thuyên chuyển cán bộ:

Khi một cán bộ chuyển đơn vị từ phòng ban này sang đơn vị phòng ban khácthì các thông tin về công vệc, phòng ban công tác của cán bộ đó tại phòng ban cũ sẽđược lưu lại trong kho dữ liệu và cập nhật, sửa thông tin dữ liệu mới cho cán bộ đó

d Chức năng tra cứu thông tin

Thực hiện việc tra cứu các thông tin có liên quan đến cán bộ, giáo viên, viênchức hành chính theo các tiêu chí khác nhau như: Chức vụ, họ tên, năm công tác,phòng ban, trình độ, tuổi để thuận tiện cho người dùng muốn tìm kiếm những thôngtin về mỗi cá nhân

e Chức năng thống kê báo cáo

 Chức năng tổng hợp yêu cầu: Thực hiện tổng hợp theo yêu cầu người dùng

để phục vụ cho việc thống kê, kiết xuất thông tin

 Chức năng kết xuất thông tin: Thực hiện lọc trong cơ sở dữ liệu theo các

tiêu chí như thống kê số cán bộ nam, nữ, tổng số cán bộ trong trường, số tuổicủa cán bộ, số năm công tác, danh sách số cán bộ đã nghỉ hưu trong trường,thống kê lương của cán bộ theo tháng, năm Chức năng này giúp người quản

lý cảm thấy đơn giản, nhanh gọn và thuận tiện hơn cho công việc của mình

 Chức năng báo cáo: Đưa ra danh sách cán bộ nghỉ hưu, danh sách cán bộ

nam, nữ, số cán bộ đang làm việc, số tuổi, số năm công tác, báo cáo lươngcho cán bộ theo tháng, năm

3.1.2 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu

Chỉ nhìn vào biểu đồ phân cấp chức năng bạn vẫn chức thấy được hết cácchức năng hoạt động của chương trình, vì vậy để thấy được một cách chi tiết cụ thểthì chúng ta cần xây dựng các biểu đồ luồng dữ liệu Sau đây là các biểu đồ luồng

dữ liệu của chương trình

1 Biểu đồ mức khung cảnh

Hình 3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức bối cảnh

Quản lý hồ nhân sự

sơ-nhân sự