Trong những năm qua mặc dù được Lãnh đạo ĐHQGHN và Lãnh đạo các đơn vịquan tâm tới công tác quản lý hồ sơ các hồ sơ nhưng do kinh phí có hạn; trình độ cán bộlàm công tác lưu trữ còn hạn
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
VĂN PHÒNG
-CHUYÊN ĐỀ 2THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC
TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
144 Xuân Thủy – 2016
Trang 2THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC
TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
I Thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Đại học Quốc gia Hà Nội
1 Thực trạng quản lý hồ sơ công việc mảng công tác tồ chức cán bộ
Hàng năm Đại học Quốc gia Hà Nội xử lý khoảng 250.000 hồ sơ các loại Trongquá trình hoạt động của Đại học Quốc gia Hà Nội hình thành một khối lượng rất lớn các
hồ sơ (chiếm khoảng 90% hồ sơ các sự việc, 10% hồ sơ, tài liệu quản lý Nhà nước) Các
hồ sơ công việc được hình thành theo quy định; việc thu thập, bảo quản, khai thác và sửdụng có hiệu quả các hồ sơ công việcmang một ý nghĩa hết sức to lớn trong việc giảiquyết các yêu cầu của cán bộ, giảng viên và người học cũng như giải quyết yêu cầu củacác đơn vị liên quan Để việc khai thác và sử dụng hồ sơ công việc của Đại học Quốc gia
Hà Nội đạt hiệu quả cao đáp ứng được yêu cầu của công tác hiện nay, thì việc nâng caochất lượng công tác quản lý hồ sơ các hồ sơ là một công việc hết sức cần thiết
Trong những năm qua mặc dù được Lãnh đạo ĐHQGHN và Lãnh đạo các đơn vịquan tâm tới công tác quản lý hồ sơ các hồ sơ nhưng do kinh phí có hạn; trình độ cán bộlàm công tác lưu trữ còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu công tác hiện nay…; việckhảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ công việc để đưa ra các giải phápnhằm giải quyết các vấn đề còn tồn tại để đưa công tác quản lý hồ sơ công việc trongtoàn ĐHQGHN đi vào nề nếp; công tác bảo quản, khai thác và sử dụng có hiệu quả hồ
sơ các hồ sơlà một vấn đề hết sức cấp thiết cần phải được tiến hành đồng bộ và triểnkhai trong toàn ĐHQGHN
Nhận thức được tầm quan trọng của khối hồ sơ công việc nên ngay từ khi mớiđược thành lập ĐHQGHN đã có phòng Lưu trữ hồ sơ với 05 biên chế, trong quá trìnhhoạt động xử lýcủa ĐHQGHN đã hình thành một khối lượng lớn hồ sơ công việc.Những năm gần đây nền kinh tế đất nước phát triển, bên cạnh những mặt tích cực củanền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa và quá trình hội nhập quốc tếthúc đẩy sự phát triển kinh tế thì mặt trái tác động tiêu cực đến xã hội, làm gia tăng cácvấn đề bất cập Nhiều hồ sơ qua nhiều cấp xử lýnên việc quản lý, khai thác và sử dụng
hồ sơ công việc là một yêu cầu cấp thiết để giải quyết các yêu cầu hiện nay
Trang 3Lónh đạo ĐHQGHN rất quan tõm đến cụng tỏc lưu trữ hồ sơ của Đội ngũ chuyờnviờn cỏc đơn vị Đối với cấp ĐHQGHN thành lập phũng Hành chớnh với biờn chế hiệnnay là 11 cỏn bộ Cỏc đơn vị thành viờn ĐHQGHN như Đại học KHTN, ĐH KHXHNV,
ĐH KT, ĐHCN,… cú tổ chức lưu trữ cú từ 3-5 cỏn bộ Phũng Hành chớnh cỏc đơn vịtrực thuộc bố trớ 01 cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ chuyờn trỏch, tuy nhiờn cú Một số cỏcphũng ban bố trớ 01 cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ và kiờm nhiệm cụng tỏc khỏc như làmvăn thư hay thủ quỹ cơ quan; Cỏc phũng ban bố trớ 01 cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ kiờmnhiệm
Cụng tỏc đào tạo và đào tạo lại được Lónh đạo ĐHQGHN và Lónh đạo cỏc đơn vịluụn quan tõm Hàng năm, cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ được tham gia cỏc lớp tập huấnnghiệp vụ, cỏc lớp đào tạo ngắn hạn, đối với ĐHQGHN 100% cỏn bộ lưu trữ đều đượcđào tạo về chuyờn mụn nghiệp vụ lưu trữ
Cỏc chớnh sỏch, chế độ đối với cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ đó được ngành quantõm đầy đủ, 100% cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ được hưởng chế độ phụ cấp độc hại Đốivới cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ ĐHQGHN do khối lượng hồ sơ rất lớn phải tiếp xỳc vàlàm việc thường xuyờn với hồ sơ tài liệu do đú theo quy định đều được trang bị bảo hộlao động Hàng năm, Văn phũng ĐHQGHN đó tổ chức cỏc đoàn đi kiểm tra và hướngdẫn nghiệp vụ cho một số Đơn vị Từ năm 2006-2012, ĐHQGHN đó tổ chức cỏc đoàn đikiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ cho 20/33 Phũng Hành chớnh cỏc đơn vị thành viờn vàtrực thuộc ĐHQGHN Đặc biệt trong năm 2007, ĐHQGHN tổ chức Hộinghị tập huấn công tác văn th, lu trữ tại Nhà Điều hành cho toànĐHQGHN
Thành phần tham dự Hội nghị gồm: Chánh Văn phòng, Trưởngphũng Hành chớnh và đội ngũ chuyờn viờn cỏc đơn vị thuộc ĐHQGHN
Nội dung tập huấn: Pháp lệnh lu trữ Quốc gia năm 2001, Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chínhphủ, Thông t liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ, Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nớc của ĐHQGHN, triểnkhai thực hiện nội dung Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007của Thủ tớng Chính phủ về tăng cờng bảo vệ và phát huy giá trị tàiliệu lu trữ
Trang 4Nhìn chung công tác quản lý hồ sơ công việc đã có nhiều chuyển biến tích cực,góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của Đại học Quốc gia HàNội.
Tuy nhiên, do nhận thức của một số Lãnh đạo trong Đại học Quốc gia Hà Nội cònhạn chế, chưa đánh giá đúng vị trí và tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ côngviệc nên chưa bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ theo đúng chuyên môn, nhiều Đơn vịcán bộ làm công tác lưu trữ chưa được tổ chức thi tuyển công chức theo đúng quy địnhcủa Nhà nước; Đơn vị trực thuộc nhỏ chưa có biên chế làm công tác lưu trữ mà chủ yếu
là thư ký hoạc thủ quỹ, văn thư làm kiêm nhiệm Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữtrong toàn ĐHQGHN vừa yếu lại vừa thiếu; cán bộ làm công tác lưu trữ ở đơn vị nhỏchỉ đơn thuần quản lý và sử dụng hồ sơ còn các khâu nghiệp vụ khác như chỉnh lý, xácđịnh giá trị tài liệu, nộp lưu… chưa được thực hiện Phòng Hành chính các đơn vị trựcthuộc ít chỉ đạo nghiệp vụ cho Các phòng ban Ngoài ra do cán bộ làm công tác lưu trữ ởđơn vị nhỏ phần lớn là kiêm nhiệm do đó không dành nhiều thời gian cho công tác này
Cán bộ làm công tác lưu trữ trong toàn ĐHQGHN không được đào tạo đúngchuyên môn nên việc hiện đại hóa công tác lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn (tính cho đếnnay có đến 80% cán bộ làm công tác lưu trữ ở đơn vị nhỏ chưa sử dụng máy vi tính vàcập nhật số liệu hồ sơ cũng như mục lục thống kê hồ sơ vào máy tính do đó việc quản lý
an toàn có hệ thống và công tác tra tìm vẫn còn thực hiện theo phương pháp thủ công làchính)
2 Công tác nghiệp vụ:
a Công tác thu thập hồ sơ công việc:
Căn cứ vào số liệu tại Báo cáo tổng kết công tác Đại học Quốc gia Hà Nội từ năm
2009 đến năm 2011, mỗi năm Đại học Quốc gia Hà Nội xử lýkhoảng 300.100 hồ sơ các
Trang 5Để quản lý và sử dụng có hiệu quả khối hồ sơ, tài liệu trên hàng năm cán bộ làmcông tác lưu trữ thu về lưu trữ hiện hành gần 90% số hồ sơ công việc đã được xử lý Do
hệ thống tổ chức đã được hình thành từ Trung ương đến đơn vị (đến cấp huyện) nêncông tác thu thập hồ sơ được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và của ngành
Do đặc thù của ngành nên tất cả hồ sơ các hồ sơkhi giao nộp vào lưu trữ đều đượckiểm đếm từng số bút lục; lên mục lục thống kê hồ sơ và giao nhận trực tiếp từng sựviệc Đối với những hồ sơ công việcnếu thiếu nhiều bút lục, thiếu những bút lục quantrọng như các bản án, bản cáo trạng, lời khai của các bị cáo, bút ký phiên tòa…, cán bộlưu trữ có quyền từ chối không nhận; biên bản giao nhận hồ sơ lập thành 02 bản mỗi bêngiữ một bản
Tài liệu thu về kho được cán bộ lưu trữ phân loại, lên mục lục thống kê, đánh số
bó, bó gói đưa vào tủ, hoặc xếp lên giá, kệ để bảo quản và khai thác sử dụng
* Tại ĐHQGHN:
Hàng năm, phòng Lưu trữ hồ sơ lên kế hoạch giao nhận hồ sơ của các đơn vị trựcthuộc Sau 01 năm các Tòa phúc thẩm và các Tòa chuyên trách bàn giao đầy đủ các hồ
sơ công việc đã giải quyết xong, phòng Lưu trữ hồ sơ nhận, phân loại, lên mục lục thống
kê trên máy, lên số bó tạm, xếp lên giá nên rất thuận tiện cho việc tra cứu
Năm 2009 thu về: 8.692 hồ sơ sự việc; 1.017 hồ sơ tài liệu QLNN;
Năm 2010 thu về: 7.588 hồ sơ sự việc; 1.103 hồ sơ tài liệu QLNN;
Năm 2011 thu về: 9.014 hồ sơ sự việc; 9.579 hồ sơ tài liệu QLNN
* Tại Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc:
Phần lớn việc thực hiện nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.Đối với Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc do phòng làm việc chật chội, tủ đựng
hồ sơ có hạn nên 03 tháng hoặc 06 tháng nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan một lần
Một số Đơn vị , hàng năm thực hiện một khối lượng lớn hồ sơ công việccụ thểnhư sau:
* Tại ĐH KHTN:
Năm 2009 thu thập được tổng số: 2.337 hồ sơ công việccác loại;
Năm 2010 thu thập được tổng số: 2.244 hồ sơ công việccác loại;
Trang 6* Tại ĐH KHXHNV:
Năm 2009 thu thập được tổng số: 5.521 hồ sơ công việccác loại;
Năm 2010 thu thập được tổng số: 4.658 hồ sơ công việccác loại;
Năm 2011 thu thập được tổng số: 4.880 hồ sơ công việccác loại
* Tại ĐH KT:
Năm 2009 thu thập được tổng số: 787 hồ sơ công việccác loại;
Năm 2010 thu thập được tổng số: 485 hồ sơ công việccác loại;
Năm 2011 thu thập tổng số: 501 hồ sơ công việccác loại
* Tại các đơn vị trực thuộc:
Do điều kiện Đơn vị trực thuộc trụ sở làm việc còn chật chội thậm chí một số Đơn
vị trực thuộc còn phải mượn hoặc thuê trụ sở làm việc nên không có chỗ để chứa hồ sơ,
đa số Đơn vị trực thuộc sau 03 tháng hoặc 06 tháng nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quanmột lần
Do quy định hồ sơ công việc được giao nhận trực tiếp và kiểm đếm theo số bútlục nên không để xẩy ra tình trạng nhầm lẫn tài liệu trong hồ sơ công việc Tuy nhiên dolàm công tác lưu trữ kiêm nhiệm nên một số cán bộ lưu trữ cấp huyện khi nhận hồ sơkhông kiểm đếm bút lục mà chỉ ký nhận theo đầu hồ sơ, dẫn đến tình trạng có nhiều hồ
sơ nộp lưu nhưng thiếu rất nhiều số bút lục, cán bộ làm lưu trữ cũng không xác địnhđược những bút lục thiếu ở đâu Do chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của Lãnhđạo Đơn vị trực thuộc nên công tác lưu trữ nói chung và công tác giao nhận hồ sơ nóiriêng còn nhiều bất cập Sổ giao nhận hồ sơ, tài liệu không ghi đầy đủ nội dung, việcgiao nhận hồ sơ, tài liệu không đúng quy định nên khi xẩy ra những sự việc như nhầmlẫn hay thất lạc hồ sơ rất khó khăn khi quy trách nhiệm
b Công tác chỉnh lý xác định giá trị tài liệu:
Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu là một khâu nghiệp vụ rất quan trọng được tiến hành mộtcách thường xuyên, liên tục, nhằm sắp xếp tài liệu một cách khoa học, loại hủy tài liệuhết giá trị, xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ Trung bình mỗinăm toàn Đại học Quốc gia Hà Nội thu về khoảng 320.000 hồ sơ công việc các loại;khối hồ sơ này đã được chỉnh lý (sơ bộ), sắp xếp một cách khoa học để đưa vào lưu trữ
và sử dụng có hiệu quả
Trang 7* Tại kho lưu trữ ĐHQGHN:
Trung bình một năm kho lưu trữ ĐHQGHN thu về khoảng trên 10.000 hồ sơ côngviệc các loại Hiện nay kho lưu trữ hồ sơ tại ĐHQGHN đang bảo quản khoảng 85.000
hồ sơ các loại; công tác chỉnh lý được thực hiện thường xuyên; các hồ sơ công việc thu
về từ năm 2009 trở về trước đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, đóng vào hộp, lên mục lụcthống kê trên máy vi tính, do vậy việc bảo quản, khai thác, sử dụng rất thuận lợi
Tại 02 kho lưu trữ của 02 ĐHKHTN và ĐHKHXHNV đang lưu trữ khoảng35.673 hồ sơ công việc các loại; do biên chế lưu trữ ít, vì vậy, hồ sơ công việc thu về chỉphân loại, đánh số bó, xếp lên giá, lên Mục lục thống kê hồ sơ mà không được chỉnh lý,
vì vậy còn có những tài liệu trùng, thừa, hết thời hạn bảo quản vần lưu giữ
Tuy nhiên, ĐHKHXHNV đã tiến hành tiêu hủy hồ sơ công việc từ năm 1995; ĐHKHTN đã tiêu hủy hồ sơ công việc từ năm 1960-1992.
1960-Năm 2009, ĐHQGHN đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Phônglưu trữ ĐHQGHN, do vậy, tại lưu trữ ĐHQGHN những hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảoquản đã được tiến hành tiêu hủy theo quy định Hiện nay tại kho lưu trữ ĐHQGHNkhông còn lưu trữ những tài liệu đã hết thời hạn bảo quản
Do tính đặc thù của hồ sơ các hồ sơnên khi giao nhận hồ sơ phải nhận theo số bútlục thực tế, do vậy khi chỉnh lý hồ sơ cán bộ lưu trữ phải sắp xếp theo thứ tự bút lục vàđóng thành quyển (đơn vị bảo quản) đối với tài liệu hết giá trị cán bộ làm công tác lưutrữ chưa chủ động loại ra để tiêu hủy theo quy định chung, công tác chỉnh lý còn mangnặng tính thủ công, chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, khai thác
hồ sơ, tài liệu
* Tại kho lưu trữ Đơn vị:
Các kho lưu trữ Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc, Đơn vị trực thuộc do chỉ
có 01 cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm, nên công tác chỉnh lý
hồ sơ chưa được tiến hành Vì ĐHQGHN chưa ban hành được Bảng thời hạn bảo quảnPhông lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho Phông lưu trữ Đơn vị, nên Đơn vị chưa tiến hành tiêuhủy hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản
Hiện nay, ĐHQGHN đã Dự thảo Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ hồ sơ, tài liệu Đơn vị và đã có Công văn xin ý kiến góp ý của các Đơn vị, nhưng đến nay ĐHQGHN mới nhận được 07 ý kiến đóng góp của đơn vị, còn lại 16 đơn vị chưa có ý
Trang 8kiến đóng góp, vì thế rất khó khăn cho việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ Đơn vị.
II Các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ hồ sơ công việc của Đại học Quốc gia Hà Nội:
1 Công tác thu thập:
Do đặc thù của Đại học Quốc gia Hà Nội nên hồ sơ lưu trữ chủ yếu là hồ sơ các
hồ sơnên công tác thu thập hồ sơ công việc, tài liệu của Đại học Quốc gia Hà Nội đượcthực hiện theo những bước cơ bản sau đây:
+ Hàng năm lưu trữ cơ quan, cán bộ phụ trách công tác lưu trữ xây dựng kế hoạchthu thập hồ sơ, tài liệu của các cá nhân, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu;
+ Căn cứ vào kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã được phê duyệt, lưu trữ cơ quan,các cá nhân, đơn vị có hồ sơ thuộc nguồn nộp lưu tiến hành những công việc sau:
- Lập Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu;
- Vệ sinh hồ sơ;
- Kiểm đếm số bút lục có trong hồ sơ (bút lục trong hồ sơ do các đơn vị liên quanđánh số liên tục từ tờ đầu tiên của hồ sơ đến tờ cuối của hồ sơ, đối với những hồ sơ cónhiều tập và nhiều hệ thống bút lục khi kiểm đếm, cán bộ làm lưu trữ phải cố định vị trícủa từng tập trong hồ sơ theo mục lục thống kê tài liệu trong hồ sơ) Trong quá trìnhkiểm đếm bút lục cần lưu ý loại bỏ những tài liệu trùng thừa và những tài liệu không liênquan đến hồ sơ
+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu tạikho lưu trữ;
+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ;
* Lưu ý: khi giao, nhận hồ sơ, cán bộ làm lưu trữ phải nhận trực tiếp từng hồ
sơ và kiểm đếm từng số bút lục mà các đơn vị liên quan đã đánh trong từng hồ sơ.
+ Đối với ĐHQGHN và Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc, việc nhận hồ sơđược chia thành từng đợt, do khối lượng hồ sơ lớn (nếu có), thì giữa bên giao và bênnhận phải nhận theo từng đầu hồ sơ, sau đó kiểm đếm bút lục trong hồ sơ theo đúng quytrình như đã nêu ở phần trên;
Trang 9+ Đối với các đơn vị thuộc ĐHQGHN, Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc
và cấp Huyện, hồ sơ do các Thẩm tra viên hoặc Thư ký nộp lưu sau khi án có hiệu lựcpháp luật, việc nộp lưu này phải được nhận theo quy định, vì số lượng hồ sơ khôngnhiều, do đó bên giao và bên nhận phải tiến hành kiểm đếm bút lục trong hồ sơ và kýnhận ngay tránh tình trạng nhầm lẫn thất lạc hồ sơ;
+ Kiểm đếm bút lục phải căn cứ vào Mục lục thống kê tài liệu trong hồ sơ Đốivới những hồ sơ thiếu bút lục thì cán bộ làm lưu trữ phải ký nhận trực tiếp từng hồ sơvới đơn vị có hồ sơ nộp lưu; Những hồ sơ thiếu nhiều bút lục hoặc thiếu những loại vănbản giấy tờ quan trọng trong hồ sơ (như những Biên bản nghi lời khai của bị cáo; cácBản án; Bản kết luận điều tra sự việc, Bản cáo trạng ) cán bộ làm công tác lưu trữkhông nhận mà phải báo cáo Lãnh đạo quyết định; khi kiểm đếm bút lục trong hồ sơ cầnlưu ý sắp xếp bản án cuối cùng lên phần đầu tiên của hồ sơ để thuận tiện cho việc theodõi và quản lý hồ sơ;
- Hai bên giao, nhận hồ sơ phải ký vào Biên bản giao nhận hồ sơ; Biên bản giaonhận hồ sơ phải thể hiện đúng, đầy đủ nội dung và thông tin đối với khối hồ sơ giaonhận; Biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu giữa hai bên phải có xác nhận của Lãnh đạo phụtrách công tác lưu trữ hoặc Lãnh đạo cơ quan; Biên bản được lập thành 02 bản có kèmtheo Mục lục thống kê hồ sơ giao nhận và mỗi bên giữ một bản;
* Thời hạn nộp lưu hồ sơ:
Đối với ĐHQGHN hồ sơ giải quyết xong sau 01 năm công tác nộp lưu vào lưu trữ
cơ quan;
Đối với Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc và Đơn vị trực thuộc hồ sơ, tàiliệu nộp lưu theo quy định của cơ quan có thể sau 03 tháng hoặc 06 tháng công tác
2 Công tác phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ:
Hồ sơ các hồ sơsau khi thu thập của các cá nhân đơn vị thuộc nguồn nộp lưu cán
bộ làm công tác lưu trữ tiến hành phân loại theo những bước sau:
- Xác định xem hồ sơ thuộc loại nào; phân loại sắp xếp thành từng loại hồ sơ;
Ví dụ: Phân loại hồ sơ đã nhận căn cứ theo năm (hình sự, dân sự, kinh tế ; năm
1999, năm 2000, năm 2001 ); phân loại hồ sơ theo cấp xử lýnhư hồ sơ hình sự, dân sự
sơ thẩm, phúc thẩm, giám đốc thẩm
Trang 10- Sau khi phân loại hồ sơ, cán bộ làm lưu trữ tiến hành lập Mục lục thống kê hồ sơtheo từng loại hồ sơ đã phân loại (Mục lục thống kê phải có đầy đủ các thông tin, cácthông tin phải chính xác để đảm bảo cho việc tra tìm hồ sơ, tài liệu;
- Đối với kho lưu trữ ĐHQGHN sau khi phân loại hồ sơ cán bộ làm lưu trữ tiếnhành kiểm đếm và chia hồ sơ thành từng đơn vị bảo quản (đơn vị bảo quản là một tập tàiliệu có trong hồ sơ, khoảng từ 250 đến 300 bút lục); 01 hồ sơ có thể là 01 đơn vị bảoquản nhưng cũng có thể 01 hồ sơ được chia nhiều đơn vị bảo quản
* Đối với một số Đơn vị việc lập Mục lục thống kê hồ sơ được thực hiện theo vần, theo địa danh (ví dụ theo vần A, B, C , theo địa danh cần lưu ý việc lập Mục lục thống kê hồ sơ công việc theo vần, theo huyện sẽ có hạn chế là số án không được đánh liên tục, do đó việc theo dõi và quản lý gặp nhiều khó khăn, có thể dẫn đến việc nhầm lẫn hoạc thất lạc hồ sơ mà không biết.
3 Công tác Chỉnh lý, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu:
a) Đối với ĐHQGHN căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữĐHQGHN để xác định thời hạn bảo quản đối với những loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại cơquan; xác định giá trị hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định và xácđịnh giá trị hồ sơ, tài liệu đã hết hạn bảo quản loại ra để tiêu hủy;
Ví dụ: Hồ sơ do Hội đồng thẩm phán xử lýcó thời hạn bảo quản vĩnh viễn, thì
lưu trữ toàn bộ hồ sơ;
C¸c tµi liÖu kh¸c cã trong hå s¬ (thêi h¹n b¶o qu¶n 20
n¨m).
b) Đối với Đơn vị do chưa ban hành được Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu,
vì vậy chưa thực hiện được việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu, nên vẫn bảo quản toàn bộ
hồ sơ theo quy định
Tuy nhiên, một số Đơn vị như ĐH KHXHNV, ĐH KT, Đơn vị Nam Định đã có Công văn gửi Lãnh đạo ĐHQGHN đề nghị cho tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu từ những năm 1987 trở về trước Qua khảo sat thực tế khối hồ sơ, tài liệu này không còn sử dụng hoặc sử dụng ít, nếu có chủ yếu khai thác các Bản án, phần lớn những
hồ sơ tài liệu này giấy đã cũ nát Lãnh đạo ĐHQGHN đã đồng ý với đề nghị của các đơn vị và đã cho tiêu hủy hồ sơ, tài liệu Thủ tục tiêu hủy được thực hiện theo đúng
Trang 11hướng dẫn của ĐHQGHN và cú sự tham gia của cỏn bộ Phũng Lưu trữ Hồ sơ thuộc Văn phũng ĐHQGHN
ĐHQGHN đó Dự thảo Bảng thời hạn bảo quản Phụng lưu trữ Đơn vị và Quy chế cụng tỏc văn thư lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội Đề nghi Đơn vị gúp ý kiến vào Dự thảo sớm để Văn phũng ĐHQGHN cú căn cứ trỡnh Lónh đạo ban hành Nếu
02 văn bản trờn được ban hành, đề nghị Đội ngũ chuyờn viờn cỏc đơn vị căn cứ vào
đú để xỏc định giỏ trị hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và tiến hành tiờu hủy hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản theo quy định chung.
* Căn cứ vào tính đặc thù của khối hồ sơ, tài liệu của ĐHQGHNthì trình tự, thủ tục tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản lutrữ đợc quy định nh sau:
1 Công văn của Giỏm đốc ĐHQGHN có hồ sơ, tài liệu xin tiêu huỷ gửi Lãnh đạo ĐHQGHN (kèm theo Danh mục hồ sơ, tài liệu xin tiêu hủy);
2 Tờ trình của Văn phòng ĐHQGHN về những hồ sơ, tài liệu xin tiêu hủy gửi Lãnh đạo ĐHQGHN;
3 Công văn trả lời về việc cho tiêu huỷ những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, lu trữ của Chỏnh Văn phũng;
4 Quyết định thành lập Hội đồng tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu
đã hết thời hạn bảo quản lu trữ của Toà án nhân dân tỉnh có
hồ sơ, tài liệu xin tiêu huỷ (căn cứ vào Điểm b, Điểm c; Khoản 3; Điều 11 Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08.4.2004);
5 Biên bản họp Hội đồng tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, lu trữ ;
6 Tờ trình xin tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, lu trữ của Hội đồng tiêu hủy;
7 Quyết định cho phép tiêu hủy hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, lu trữ của Giỏm đốc ĐHQGHN có hồ sơ, tài liệu xin tiêu hủy;
Trang 128 Hợp đồng tiêu hủy hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, lu trữ (lu ý khi tiêu hủy hồ sơ, tài liệu phải hủy hết các thông
tin và bằng phơng pháp tái chế);
9 Biên bản tiêu hủy hồ sơ, tài liệu theo Quyết định cho phép tiêu hủy hồ sơ, tài liệu của Giỏm đốc ĐHQGHN có hồ sơ, tài liệu xin tiêu hủy.
4 Cụng tỏc bảo quản hồ sơ, tài liệu:
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Đại học Quốc gia Hà Nội phải được bảo quản an toàntrong kho lưu trữ theo quy định; Hồ sơ, tài liệu lưu trữ bảo quản trong kho phải được đểtrong hộp, cặp, sắp xếp trờn giỏ, tủ một cỏch khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho cụngtỏc bảo quản và khai thỏc sử dụng
Kho lưu trữ hoặc Phũng lưu trữ hồ sơ phải được xõy dựng và bố trớ đỳng theo tiờuchuẩn quy định Kho lưu trữ phải đặt ở vị trớ cao rỏo, thụng thoỏng khụng bố trớ ở tầng 1,trỏnh xa những nơi cú độ ẩm cao, nhiều bụi, kho xăng dầu và những nơi cú vật liệu dễchỏy nổ;
Thường xuyờn thực hiện cỏc biện phỏp phũng, chống chỏy, nổ, chống thiờn tai,địch họa, phũng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ;
Trang bị đầy đủ cỏc thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản an toàn hồ sơ lưu trữ;Duy trỡ nhiệt độ, độ ẩm, ỏnh sỏng phự hợp với kho lưu trữ;
Kho lưu trữ phải được vệ sinh thường xuyờn, thực hiện cỏc biện phỏp phũng,chống con trựng, nấm mốc, khử a-xớt và cỏc tỏc nhõn khỏc gõy hư hỏng hồ sơ, tài liệu;
Tu bổ, phục chế đối với những hồ sơ, tài liệu cũ cú giỏ trị bị hỏng hoặc cú nguy cơ
Trang 13xâm hại Đối với những tỉnh hồ sơ đang trong tình trạng nêu trên đề nghị Lãnh đạo
cơ quan có biện pháp khắc phục để đảm bảo công tác lưu trữ đi vào nề nếp.
Đối với Tòa án cán bộ, giảng viên và người học Một số các phòng ban chuẩn bịxây dựng trụ sở mới cần có phương án xây kho lưu trữ theo tiêu chuẩn được quy định tạiThông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưutrữ chuyên dụng Vì hiện nay có rất nhiều Đơn vị có trụ sở làm việc khang trang nhưngkhông có kho lưu trữ do đó hồ sơ, tài liệu vẫn được bảo quản trong các phòng làm việchoặc tận dụng tầng áp mái để làm kho lưu trữ hồ sơ
5 Hệ thống công cụ tra cứu.
Công cụ tra cứu khoa học hồ sơ tài liệu lưu trữ là những phương tiện tra, tìmthông tin của các phòng và kho lưu trữ, nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trongtài liệu lưu trữ cho các cơ quan và cá nhân
Việc xây dựng công cụ tra cứu cần phải đảm bảo giới thiệu được đầy đủ và toàndiện về thành phần, nội dung, ký hiệu tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ nhanh chóng
có hiệu quả cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả
Công cụ tra cứu hiện hay tại kho lưu trữ ĐHQGHN bao gồm: Mục lục thống kê
hồ sơ, tài liệu và tra tìm trên hệ thống máy vi tính Mục lục thống kê hồ sơ tài liệu đượcbiên mục đầy đủ chính xác Công cụ này được dùng để thống kê các hồ sơ, đơn vị bảoquản trong Phông lưu trữ ĐHQGHN và nó cố định vị trí của hồ sơ, đơn vị bảo quảntrong Phông lưu trữ đó
Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu của Đơn vị chủ yếu là Mục lục thống kê truyềnthồng Hầu hết Đơn vị chưa nhập Mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu lên máy vi tính, do đórất hạn chế cho việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả khối hồ sơ, tài liệu mà đơn vị đangquản lý Tuy nhiên cũng có một số Tòa án cán bộ, giảng viên và người học các thànhphố lớn đã bước đầu tiến hành việc nhập Mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu vào máy tínhnhư: ĐH KHXHNV, Các đơn vị ĐHKHTN
Mục lục thống kê hồ sơ là công cụ tra cứu truyền thống đơn giản và dễ xây dựng.Việc lập Mục lục thống kê hồ sơ có ưu điểm: giới thiệu được thành phần và nội dụngcủa hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ đã được hệ thống hóa theo phương án phân loại trongPhông lưu trữ cơ quan; thống kê các hồ sơ trong một đơn vị, tổ chức của Phông lưu trữ
cơ quan Mục lục thống kê hồ sơ cung cấp cho cán bộ làm công tác lưu trữ những thông