SOP 01 MUA THUOC

 Đối với dạng thuốc phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất; thuốc độc, thuốc, dược chất thuộc dan

Lần ban hành : 01

DSĐH Trần Nhựt Linh DSĐH Trần Nhựt Linh DSĐH Trần Nhựt Linh

Ngày 01/04/2021 Ngày 01/04/2021 Ngày 01/04/2021

Những thay đổi đã có

1- MỤC ĐÍCH YÊU CẦU:

Đảm bảo thuốc mua đạt tiêu chuẩn chất lượng, đáp ứng kịp thời, đúng đủ theo nhu cầu, đúng quy chế hiện hành

2- PHẠM VI ÁP DỤNG:

Tất cả các loại thuốc nhập vào cơ sở

3- ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN:

- Dược sĩ chủ cơ sở

- Nhân viên bán hàng tại cơ sở

4- GIẢI THÍCH TỪ NGỮ:

5- NỘI DUNG QUY TRÌNH:

5.1 Lập kế hoạch mua thuốc:

- Kế hoạch mua thuốc bao gồm:

 Các kế hoạch mua hàng thường kỳ (Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, đột xuất)

 Đối với dạng thuốc phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất; thuốc độc, thuốc, dược chất thuộc danh mục chất bị cấm sử dụng trong một số ngành, lĩnh vực lập dự trù hàng quý

- Khi lập kế hoạch phải căn cứ vào:

 Danh mục thuốc không kê đơn, danh mục thuốc thiết yếu

 Lượng hàng tồn kho tại cơ sở

 Khả năng tài chính của cơ sở

 Tình hình bệnh tật, nhu cầu thị trường trong kỳ kinh doanh

5.2 Giao dịch mua thuốc:

5.2.1 Lựa chọn nhà phân phối:

- Các nguồn để nắm bắt thông tin về nhà phân phối:

 Các cơ quan quản lý Nhà nước về y tế: Bộ Y tế, Sở Y tế các tỉnh, thàh phố trực thuộc Trung ương

 Các phương tiện truyền thông đại chúng: Báo, đài, truyền hình, tờ rơi,…

 Qua người giới thiệu thuốc, nhân viên bán hàng, người trung gian

 Qua kiểm tra điều kiện kinh doanh thực tế

 Qua liên lạc điện thoại hoặc tham quan trực tiếp

- Những thông tin về nhà sản xuất, nhà cung ứng cần được tìm hiểu:

 Có đủ tư cách pháp nhân, có uy tín trên thị trường

 Chính sách giá cả, chính sách phân phối, phương thức thanh toán phù hợp

 Chất lượng dịch vụ:

 Đáp ứng được yêu cầu bảo quản hàng hóa;

 Có đủ các điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển;

 Thái độ dịch vụ tốt (đáp ứng đơn hàng nhanh, dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, mọi lúc, mọi nơi…)

- Lập “Danh sách đầy đủ các nhà phân phối”: Điện thoại, địa chỉ, người cần liên hệ trong giao dịch,…

- Các thông tin về sản phẩm do nhà cung cấp giới thiệu cần được tìm hiểu:

 Phải được phép lưu hành trên thị trường

 Có chất lượng đảm bảo: Đã qua kiểm nghiệm, có công bố tiêu chuẩn chất lượng,…

5.2.2 Đàm phán, thỏa thuận, ký hợp đồng,…

5.2.3 Lập đơn đặt hàng: (Phụ lục SOP 01.GPP-1)

5.2.4 Gửi đơn hàng trực tiếp hoặc email, fax, điện thoại,…

5.2.5 Nhập thuốc, kiểm nhập và kiểm soát chất lượng thuốc:

 Qui định chung:

- Hàng nhập nếu ở khu vực kiểm nhập (trường hợp chưa kiểm nhập được

ngay phải dán nhãn chờ kiểm nhập)

- Khi nhập hàng phải kiểm tra, kiểm soát kỷ từng loại thuốc về số lượng, chất

lượng cảm quan; so sánh hóa đơn (phiếu xuất kho chứng từ giao nhận) với đơn đặt hàng

- Đọc yêu cầu bảo quản của nhà sản xuất ghi trên hôp thuốc để thực hiện

đúng qui định

- Sau khi kiểm nhập, kiểm soát chất lượng thuốc (bằng cảm quan), niêm yết

giá mới xếp thuốc vào các khu vực qui định

 Các bước tiến hành:

- Kiểm tra tính hợp pháp, nguồn gốc, xuất xứ của thuốc:

 Hóa đơn, chứng từ đầy đủ, hợp pháp theo đúng qui chế, qui định hiện hành

 Nhãn: đủ, đúng qui chế, hình ảnh, chữ/số in trên nhãn rõ ràng, không

mờ nhòe Nếu thuốc đạt yêu cầu trên tiến hành bước tiếp theo

- Kiểm tra cảm quan chất lượng:

 Kiểm tra bao bì phải còn nguyên vẹn, không móp méo, rách bẩn.

 Kiểm tra nhà sản xuất, SĐK, số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng

 Kiểm tra sự thống nhất giữa bao bì ngoài và các bao bì bên trong, bao bì trực tiếp

 Kiểm tra chất lượng cảm quan và ghi sổ theo dõi

 So sánh với mô tả cảm quan của nhà sản xuất (nếu có)

 Nhãn: đủ, đúng qui chế, hình ảnh, chữ/số in trên nhãn rõ ràng, không mờ nhòe tránh hàng giả

Nếu thuốc không đạt yêu cầu: phải để ở khu vực riêng, gắn nhãn hàng chờ

xử lý (biệt trữ) và khẩn trương báo cho phụ trách cơ sở và bộ phận nhập hàng

để kịp thời giải quyết

- Kiểm tra điều kiện bảo quảng của từng loại thuốc:

 Kiểm tra yêu cầu bảo quản của nhà sản xuất ghi trên nhãn, phân loại các

thuốc cần bảo quản đặt biệt

- Ghi chép sổ sách đầy đủ, đúng thực tế:

 Đối vơí thuốc mới nhập về ghi đầy đủ thông tin cần thiết vào sổ nhập thuốc hàng ngày (Phụ lục SOP 01.GPP-2 và Phụ lục SOP 01.GPP-4)

 Cột “Ghi chú”: ghi những thông tin cần lưu ý về hàng hóa hoặc chất

lượng có vấn đề (Bao gồm cả điều kiện bảo quản đặc biệt, hoặc khi hàng có hạn sử dụng ngắn)

 Dược sỹ phụ trách cơ sở ký xác nhận vào sổ sau một đợt kiểm nhập (Ký vào cột ghi chú và gạch ngang)

 Nhập vào phần mềm quản lý thuốc (nếu có)

5.2.6 Lưu các đơn đặt hàng: lưu 02 tại cơ sở.

5.2.7 Lập “Sổ theo dõi các nhà phân phối” ( Phụ lục SOP 01.GPP-3).

- Theo dõi số lượng, chủng loại hàng nhập về kho so với đơn đặt hàng để liên lạc với nhà phân phối

- Nắm được thông tin về các mặt hàng đang hết hoặc không có hàng, thông báo cho người bán hàng biết để thông tin lại cho khách hàng khi cần và có kế hoạch dự trù các mặt hàng thay thế

* Trường hợp nhà thuốc có kinh doanh thành phẩm dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất:

- Người nhận thuốc thành phẩm dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất phải có bằng tốt nghiệp trung cấp ngành dược trở lên

- Trước ngày 15 tháng 7 và trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, Nhà thuốc báo cáo

06 (sáu) tháng và báo cáo năm tương ứng về việc xuất, nhập tồn, sử dụng thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất theo mẫu Phụ lục SOP 01.GPP- 4 về Sở Y tế

6- PHỤ LỤC

- Phụ lục SOP 01.GPP- 1: Đơn đặt hàng

- Phụ lục SOP 01.GPP- 2: Sổ theo dõi nhà phân phối

- Phụ lục SOP 01.GPP- 3: Sổ theo dõi xuất, nhập, tồn kho thuốc gây nghiện, hướng thần, thuốc tiền chất, nguyên liệu làm thuốc là dược chất gây nghiện, dược chất hướng thần, tiền chất dùng làm thuốc, thuốc phóng xạ

- Phụ lục SOP 01.GPP- 4: Báo cáo xuất, nhập tồn, sử dụng thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất

7- HÌNH THỨC LƯU TRỮ:

SOP này được lưu trong tập hồ sơ “SOP” của cơ sở./

STT TÊN SẢN PHẨM, MÃ SỐ CÁCH QUY NHÀ SẢN XUẤT LƯỢNG SỐ GIÁ

Phương thức thanh toán:

Phương thức giao hàng:

Các điều kiện khác:

Ngày … tháng … năm 2021 Dược sĩ phụ trách quầy thuốc Người đặt hàng QUẦY THUỐC ………… SOP 01 GPP- 2 SỔ THEO DÕI NHÀ PHÂN PHỐI CÔNG TY:

- Người liên hệ:

- Địa chỉ:

- Điện thoại:……… Fax………

NỘI DUNG MUA HÀNG:

………,Ngày…… tháng… năm …

QUẦY THUỐC ……… SOP 01 GPP- 3

SỔ THEO DÕI XUẤT, NHẬP, TỒN KHO THUỐC GÂY NGHIỆN, THUỐC

HƯỚNG THẦN, THUỐC TIỀN CHẤT, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC LÀ DƯỢC

CHẤT GÂY NGHIỆN, DƯỢC CHẤT HƯỚNG THẦN, TIỀN CHẤT DÙNG LÀM

THUỐC,THUỐC PHÓNG XẠ

Tên nguyên liệu/Tên thuốc, nồng độ/ hàm lượng:

Đơn vị tính:

* Mỗi thuốc phải dành một số trang riêng, số trang nhiều hay ít tùy loại thuốc xuất, nhập nhiều hay ít

* Đối với thuốc phóng xạ không cần ghi hạn dùng

QUẦY THUỐC ……… SOP 01 GPP- 4

Số:

BÁO CÁO XUẤT, NHẬP TỒN, SỬ DỤNG THUỐC DẠNG PHỐI HỢP CHỨA DƯỢC CHẤT GÂY NGHIỆN/ THUỐC DẠNG PHỐI HỢP CHỨA DƯỢC CHẤT

HƯỚNG THẦN/ THUỐC DẠNG PHỐI HỢP CHỨA TIỀN CHẤT

lượng hoặc chưa

chia liều

sang

* Số lượng hao hụt bao gồm cả hỏng, vỡ, hết hạn dùng Nếu có, cần báo cáo chi tiết

** Chú ý: Số lượng báo cáo phải được cập nhật ngay trước thời gian lập đơn hàng đề nghị nhập khẩu

Báo cáo phải kèm theo danh sách chi tiết tên, địa chỉ khách hàng theo từng lần xuất hàng

Nơi nhận:

- Như trên;

- Lưu tại cơ sở

………… , ngày …… tháng …… năm …

Người đại diện pháp luật/ Người được ủy

quyền

(Ký, ghi rõ họ tên, chức danh đóng dấu (nếu

có)